Kuinka valita suorituskyvyn hallintaohjelmisto

1. Paketin joustavuus

Valitse ohjelmisto, jonka tilausta on helppo päivittää tai supistaa tarpeidesi muuttuessa. Näin et joudu maksamaan ominaisuuksista tai moduuleista, joita et käytä.

Tarkista, tarjoaako toimittaja kuukausittain vaihtuvia sopimuksia vai edellyttääkö se pitkäaikaisia sopimuksia, ja kysy paketin muuttamiseen liittyvistä maksuista. Kokeilujakson aikana selvitä, kuinka helppoa tilauksen säätäminen on. Joustavuus varmistaa, että voit mukautua ilman tarpeettomia kustannuksia tai hankaluuksia.

2. Tietojen käyttö ja raportointi

Kattavat suorituskykytiedot ja raportointi ovat olennaisia työntekijöiden suorituskyvyn tehokkaassa seurannassa. Etsi työkaluja, jotka tarjoavat mukautettavia raportteja, reaaliaikaisia mittareita ja helpon tietojen viennin.

Testaa esittelyn aikana, kuinka nopeasti voit luoda raportteja ja kuinka selkeästi ne esittävät näkemyksiä päätöksenteon parantamiseksi. Helposti saatavilla oleva raportointi auttaa tekemään tietoon perustuvia päätöksiä ja havaitsemaan trendit ennen kuin niistä tulee ongelmia.

3. Integraatio teknologiakokonaisuuteesi

Suorituskyvyn hallintajärjestelmäsi pitäisi yhdistyä saumattomasti jo käyttämiisi työkaluihin, kuten henkilöstöhallinnon tietojärjestelmään, työntekijöiden sitouttamisalustaan tai OKR-järjestelmään.

Kysy, tarjoaako toimittaja ohjelmointirajapintoja tai valmiita integraatioita, ja pyydä esimerkkejä siitä, miten muut asiakkaat ovat hyödyntäneet niitä onnistuneesti. Tarkista kokeilujakson aikana, että suorituskykytiedot siirtyvät sujuvasti järjestelmien välillä. Hyvä integraatio säästää aikaa, vähentää manuaalista tietojen syöttämistä ja poistaa päällekkäisen työn.

4. Käyttöönotto ja tuki

Sujuva käyttöönottoprosessi ja luotettava asiakastuki helpottavat huomattavasti uuteen järjestelmään siirtymistä. Etsi toimittajia, jotka tarjoavat käytännönläheistä koulutusta, kattavia resursseja ja nopeaa apua.

Kysy toimittajan käyttöönottoprosessista ja testaa asiakastuen vastausaikaa esittämällä muutama kysymys. Luotettava tuki varmistaa, että tiimisi voi aloittaa uuden ohjelmistoratkaisun käytön luottavaisin mielin ja ilman tarpeettomia viivästyksiä.

5. Roolipohjaiset käyttöoikeudet

Roolipohjaiset käyttöoikeudet suojaavat arkaluonteisia tietoja ja pitävät samalla oikeat työkalut jokaisen tiimin jäsenen saatavilla.

Tarkista, että voit määrittää käyttöoikeuksia roolien perusteella ja mukauttaa niitä vastuiden muuttuessa. Tutustu esittelyn aikana siihen, miten käyttöoikeuksia hallitaan. Vahvat käyttöoikeuksien hallintakeinot auttavat pitämään tietosi suojattuina ja vaatimustenmukaisina.

6. Toimialakohtainen vaatimustenmukaisuus

Jokaisella toimialalla on omat vaatimustenmukaisuusvaatimuksensa, joten on tärkeää valita ohjelmisto, joka on suunniteltu juuri sinun tarpeitasi varten.

Kysy toimittajilta sertifioinneista, asiakastapauksista tai ominaisuuksista, jotka on räätälöity toimialallesi. Varmista kokeilun aikana, että vaatimustenmukaisuustoimintoja on helppo hallita ja että ne vastaavat velvoitteitasi. Tämä vähentää riskejä ja varmistaa, että suorituskyvyn hallintaratkaisu tukee sääntelyyn liittyviä tarpeitasi.

7. Mukautusmahdollisuudet

Ohjelmiston pitäisi mukautua prosesseihisi – ei päinvastoin. Mukautettavat työnkulut, koontinäytöt ja ominaisuudet säästävät aikaa, vähentävät aikaa vievää työtä ja parantavat käyttäjäkokemusta.

Kysy, voiko järjestelmässä mukauttaa arviointijaksoja, lomakkeita tai koontinäyttöjä. Testaa esittelyn aikana, kuinka helposti ohjelmistoa voi mukauttaa tiimisi suorituskyvyn arviointiprosessiin. Mukautettavuus varmistaa, että alusta tuntuu olemassa olevien prosessiesi luonnolliselta jatkeelta.

8. Automaatio-ominaisuudet

Automaatio säästää aikaa hoitamalla toistuvia tehtäviä, kuten arviointijaksojen aikatauluttamista ja muistutusilmoitusten lähettämistä. 

Etsi ohjelmistoa, joka automatisoi suorituskyvyn arvioinnit ja tukee jatkuvan palautteen jaksoja. Tarkista myös, voitko määrittää automaattisia hälytyksiä keskeisille suorituskykyindikaattoreille. 

Jotkin tekoälypohjaiset suorituskyvyn hallintatyökalut voivat jopa tarjota näkemyksiä ja suosituksia yksilöiden ja tiimien suorituskyvystä.

Testaa automaatio-ominaisuuksia kokeilujakson aikana nähdäksesi, kuinka hyvin ne tehostavat suorituskyvyn hallintaprosessejasi. Näin saat käsityksen siitä, kuinka paljon aikaa ohjelmisto vapauttaa muihin strategisiin tehtäviin.

9. Mobiili- tai monipaikkatuen saatavuus

Etätyötä tekeville tai hajautetuille tiimeille mobiilitoiminnot ovat välttämättömiä. Tiimisi pitäisi voida käyttää järjestelmää milloin ja missä tahansa.

Etsi responsiivista mobiilisovellusta tai verkkoversiota ja testaa, ovatko kaikki keskeiset ominaisuudet käytettävissä myös liikkeellä ollessa. Luotettava mobiilikäyttö varmistaa, että työntekijät ja esihenkilöt voivat osallistua suorituskykyprosesseihin sijainnistaan riippumatta.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

10. Työntekijäkokemus ja helppokäyttöisyys

Tehokkainkaan ohjelmisto ei menesty, jos tiimisi kokee sen vaikeaksi tai turhauttavaksi käyttää. Positiivinen työntekijäkokemus varmistaa paremman käyttöönottoprosentin ja järjestelmän johdonmukaisemman käytön.

Etsi intuitiivisia koontinäyttöjä, selkeää navigointia ja helppokäyttöisiä työnkulkuja. Kysy, tarjoaako toimittaja roolikohtaisia näkymiä, jotta esihenkilöt, työntekijät ja henkilöstöhallinto voivat kukin käyttää järjestelmää heille luontevalla tavalla.

Arvioi esittelyn aikana, kuinka nopeasti voit suorittaa tavallisia tehtäviä, kuten antaa palautetta, asettaa tavoitteita tai toteuttaa suorituskyvyn arvioinnin. Jos käyttö tuntuu monimutkaiselta, tiimisi saattaa vastustaa sen käyttöä, mikä vähentää investointisi arvoa.

Pohjimmiltaan oikean suorituskyvyn hallintaohjelmiston pitäisi tehdä muutakin kuin täyttää vaatimuksia – sen pitäisi voimaannuttaa tiimiäsi, yksinkertaistaa työnkulkuja ja tukea pitkän aikavälin kasvua. 

Keskittymällä näihin kymmeneen tekijään valintaprosessisi aikana sinulla on paremmat valmiudet valita suorituskyvyn hallinta-alusta, joka sopii organisaatiollesi tänään ja mukautuu tarpeidesi kehittyessä.

Näin valitset suorituskyvyn hallintaohjelmiston: 5-vaiheinen viitekehys

Oikean suorituskyvyn hallintaohjelmiston valinta voi tuntua ylivoimaiselta, mutta vaiheisiin jakaminen tekee siitä hallittavaa. Keskity siihen, mikä on tiimillesi todella tärkeää, ja vältä tarpeettomien ominaisuuksien aiheuttamaa harhautumista. 

Tämä vaiheittainen opas auttaa sinua tekemään viisaan valinnan:

Vaihe 1: Tunnista tarpeesi

Aloita määrittelemällä tiimisi tarpeet varmistaaksesi, että valitsemasi ohjelmisto todella tukee niitä:

Kerää sidosryhmien näkemykset

Ota mukaan keskeiset sidosryhmät, kuten henkilöstöhallinto, palkkahallinto, taloushallinto, johto, IT ja työntekijät, jotta saat monipuolisia näkemyksiä. Järjestä kokouksia tai kyselyitä ymmärtääksesi heidän erityiset haasteensa ja tarpeensa. Näiden yhteisten näkemysten avulla saat kattavan kuvan siitä, mihin ohjelmiston on vastattava. Kun osallistat kaikki, luot sitoutumista ja varmistat ratkaisun sopivan tiimisi kulttuuriin.

Listaa ja priorisoi kipukohdat

Tunnista ja priorisoi nykyisen järjestelmäsi kipukohdat tai esteet. Tee luettelo ongelmista, kuten tehottomista prosesseista, puutteellisista integraatioista tai heikosta käyttäjäkokemuksesta. Aseta ne tärkeysjärjestykseen vaikutuksen ja toistuvuuden perusteella. Näin voit keskittyä ensin kiireellisimpien ongelmien ratkaisemiseen ja varmistaa, että uusi ohjelmisto tuottaa todellista arvoa.

Sovita yhteen sisäisten käytäntöjen kanssa

Varmista, että vaatimuksesi ovat linjassa sisäisten käytäntöjen, toimittajamieltymysten, turvallisuusprotokollien ja sääntelytavoitteiden kanssa. Keskustele IT- ja vaatimustenmukaisuustiimien kanssa ristiriitojen välttämiseksi. Tämä yhteensopivuus varmistaa sujuvan käyttöönoton ja vähentää vaatimustenmukaisuuteen liittyvien ongelmien riskiä. Se auttaa myös rajaamaan toimittajavaihtoehtojasi.

Erota välttämättömät ominaisuudet muista

Erota välttämättömät ominaisuudet hyödyllisistä mutta ei pakollisista ominaisuuksista. Välttämättömät ominaisuudet ovat tiimisi päivittäisen toiminnan kannalta olennaisia, kun taas hyödylliset ominaisuudet parantavat toimintaa mutta eivät ole tarpeellisia. Luo tarkistuslista, jonka avulla voit arvioida ohjelmistotoimittajia näiden kriteerien perusteella. Näin keskityt ratkaisuihin, jotka täyttävät ydintarpeesi, etkä harhaudu tarpeettomien lisäominaisuuksien pariin.

Esitä nämä kysymykset:

• Mitä valituksia tai esteitä esiintyy useimmin?
• Mitä tarpeita ei tällä hetkellä täytetä?
• Mitkä ominaisuudet ratkaisisivat kolme suurinta kipukohtaasi?
• Millaista sijoitetun pääoman tuottoa odotat tältä investoinnilta?
• Miten ohjelmisto on linjassa turvallisuusprotokolliemme kanssa?

Vaihe 2: Tutki suorituskyvyn hallintaohjelmistojen toimittajia

Tutki ja vertaile toimittajia löytääksesi tiimillesi parhaiten sopivan vaihtoehdon:

Tee toimittajien alustava kartoitus

Aloita alustavalla kartoituksella hyödyntämällä arvostelusivustoja, ranking-listoja ja tapaustutkimuksia. Jos suoritusarvioinnit ovat ensisijainen tarpeesi, vertaile työntekijöiden arviointiohjelmistovaihtoehtoja rajataksesi haun työkaluihin, jotka on rakennettu jäsenneltyjen arviointien ja palautteen ympärille. Etsi palautteesta ja arvioista toistuvia malleja. Kiinnitä huomiota toimittajiin, jotka mainitaan usein menestystarinoissa. Tämä auttaa tunnistamaan hyvämaineiset vaihtoehdot ja saamaan tietoa niiden toiminnasta käytännössä.

Vertaile yrityksen koon perusteella

Arvioi työkaluja yrityksesi koon, tarvittavien integraatioiden ja sen perusteella, haluatko ulkoistaa mallien luomisen vai toteuttaa ne itse. Pienemmät tiimit saattavat tarvita yksinkertaisempia ratkaisuja, kun taas suuremmat organisaatiot voivat tarvita monipuolisempia ominaisuuksia. Tarkista, integroituvatko ohjelmistot nykyiseen teknologiaasi, jotta ratkaisu skaalautuu kasvusi mukana.

Tunnista keskeiset erot

Keskity keskeisiin eroihin, kuten käyttöönottotukeen, käyttökokemukseen ja joustavuuteen erityisissä käyttötapauksissa. Etsi toimittajia, jotka tarjoavat kattavaa käyttöönoton tukea ja helppokäyttöisiä käyttöliittymiä. Selvitä, tarjoavatko ne mukautettavia ominaisuuksia yksilöllisiin tarpeisiin. Nämä tekijät voivat vaikuttaa merkittävästi käyttäjien omaksumiseen ja tyytyväisyyteen.

Dokumentoi havainnot

Pidä tutkimustuloksesi järjestelmällisesti tallessa. Luo taulukko tai asiakirja, jossa vertailet ominaisuuksia, hinnoittelua ja tukivaihtoehtoja. Listaa kunkin toimittajan hyvät ja huonot puolet. Tämä dokumentaatio auttaa tekemään perustellun päätöksen ja tarjoaa vertailukohdan tulevia arviointeja varten.

Esitä nämä kysymykset:

• Mitä kukin työkalu tekee parhaiten?
• Sopiiko se tiimisi kokoon, budjettiin ja teknologiaan?
• Millaista tukea ja dokumentaatiota on saatavilla?
• Miten käyttäjät arvioivat käyttökokemustaan työkalusta?
• Mitkä ainutlaatuiset ominaisuudet erottavat sen kilpailijoista?

Parhaat harkitsemisen arvoiset suorituskyvyn hallintatyökalut

Tässä on luetteloni kymmenestä parhaasta saatavilla olevasta suorituskyvyn hallintaohjelmistosta, joiden avulla pääset alkuun haussasi:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Performance Pro — Sopii parhaiten yksittäisten osaamisten arviointiin
2. 2. PerformYard — Parhaiten mukautettuihin suoritusarviointiprosesseihin
3. 3. Mitratech Perform — Sopii parhaiten kaikenkokoisille organisaatioille
4. 4. Deel HR — Paras jatkuvaan 1:1-suorituskykypalautteeseen
5. 5. Engagedly — Sopii parhaiten mukautettaviin työntekijöiden kehityssuunnitelmiin
6. 6. Primalogik — Paras skaalautuviin arviointiprosesseihin
7. 7. Betterworks — Idéal pour la gestion des performances et la définition des objectifs
8. 8. Factorial — Parhaimmillaan yritysten tekoälyratkaisuna
9. 9. Teamflect — Paras Teamsissä tapahtuvaan suorituskyvyn hallintaan
10. 10. Express Evaluations — Parhaimmillaan pienille yrityksille, viranomaisorganisaatioille ja voittoa tavoittelemattomille organisaatioille

Vaihe 3: Tee suorituskyvyn hallintaohjelmistoista esivalinta ja ota yhteyttä

Rajaa toimittajavaihtoehtojasi ja aloita keskustelut potentiaalisten kumppaneiden kanssa:

Tee toimittajista esivalinta

Rajaa tutkimuksesi perusteella vaihtoehdot 2–4 toimittajaan. Valitse ne, jotka vastaavat parhaiten tiimisi tarpeita ja budjettia. Jos kustannukset ovat etusijalla, sisällytä vertailuun myös ilmainen suorituskyvyn hallintaohjelmisto. Ota huomioon esimerkiksi ominaisuudet, maine ja käyttäjäpalautteet. Tämä rajattu esivalinta auttaa perehtymään jokaiseen vaihtoehtoon tarkemmin ilman, että kokonaisuus käy ylivoimaiseksi.

Lähetä RFI- tai RFP-pyyntö

Kun olet tehnyt esivalinnan, lähetä tietopyyntö (RFI) tai suorituskyvyn hallintaohjelmistoa koskeva tarjouspyyntö (RFP) saadaksesi yksityiskohtaisia tietoja. Tämä muodollinen pyyntö auttaa ymmärtämään toimittajien valmiuksia ja tarjontaa. Esitä tarkkoja kysymyksiä ominaisuuksista, hinnoittelusta ja asiakastuesta. RFI- ja RFP-pyynnöt ovat molemmat hyödyllisiä välineitä toimittajien syvällisempään vertailuun.

Varaa esittelyjä ja esitä kysymyksiä

Varaa esittelyt esivalitsemiesi toimittajien kanssa ja valmistele kohdennetut kysymykset. Tutustu esittelyjen aikana tiimillesi tärkeisiin keskeisiin ominaisuuksiin ja toimintoihin. Kysy käyttökokemuksesta ja integrointimahdollisuuksista. Tämä käytännön kokemus antaa selkeämmän kuvan siitä, miten kukin ohjelmisto vastaa tarpeitasi.

Käytä yhdenmukaisia arviointikriteerejä

Sovella kaikkiin toimittajiin yhdenmukaisia suorituskyvyn arviointikriteerejä varmistaaksesi reilun vertailun. Arvioi jokainen toimittaja tarkistuslistan avulla esimerkiksi käytettävyyden, tuen ja kustannusten perusteella. Tämä järjestelmällinen lähestymistapa auttaa tekemään objektiivisen ja tietoon perustuvan päätöksen. Se tuo myös esiin kunkin ratkaisun mahdolliset puutteet tai vahvuudet.

Esitä nämä kysymykset:

• Voitko käydä läpi tosielämän asiakastarinan, joka vastaa meidän tilannettamme?
• Mitä tuki- tai käyttöönottoresursseja tarjoatte?
• Mitkä ominaisuudet edellyttävät päivitystä?
• Miten ohjelmistonne integroituu olemassa oleviin työkaluihin?
• Mikä on tyypillinen käyttöönoton aikataulu?

Vaihe 4: Laadi liiketoimintaperustelut

Muunna toimittajatutkimuksesi vakuuttaviksi liiketoimintaperusteluiksi, jotka johtoryhmäsi ymmärtää ja joita se tukee:

Tiivistä kipupisteet ja tulokset

Tiivistä selkeästi tiimisi kipupisteet ja uuden ohjelmiston käyttöönotolta odotetut tulokset. Korosta, miten ohjelmisto ratkaisee tiettyjä ongelmia, kuten tehottomia prosesseja tai integraatioiden puutetta. Käytä luettelomerkkejä, jotta tiedot on helppo omaksua. Tämä auttaa johtoryhmääsi näkemään näiden haasteiden ratkaisemisen suoran arvon.

Esitä kustannusarviot ja aikataulut

Hanki toimittajien tarjouksista alustavat kustannusarviot ja käyttöönoton aikataulut tai tutustu suorituskyvyn hallintaohjelmistojen hintaoppaisiin. Esitä nämä selkeässä ja tiiviissä muodossa, esimerkiksi taulukkona tai kaaviona. Sisällytä mukaan mahdolliset kustannussäästöt tai tehokkuushyödyt. Näin saat realistisen kuvan siitä, mitä taloudellisesti ja operatiivisesti on odotettavissa.

Kuvaa sijoitetun pääoman tuotto ja riskit

Selitä sijoitetun pääoman tuotto (ROI), tehokkuushyödyt sekä toimimatta jättämisen taloudelliset tai operatiiviset riskit. Käytä konkreettisia esimerkkejä, kuten sitä, miten ohjelmisto voisi vähentää manuaalista työtä 30 % tai parantaa organisaation tavoitteiden seurantaa ja lisätä hyödynnettävissä olevia oivalluksia. Näiden näkökohtien korostaminen osoittaa, miksi investointi on tarpeen ja mitä viivyttelystä voi seurata.

Esitä nämä kysymykset:

• Minkä liiketoimintaongelman tämä ratkaisee?
• Mitä riskejä toimimatta jättämiseen liittyy?
• Mitä taloudellisia ja operatiivisia hyötyjä tästä saadaan?
• Miten tämä parantaa tiimimme tehokkuutta?
• Mitä pitkän aikavälin hyötyjä voimme odottaa?

Vaihe 5: Ota suorituskyvyn hallintaohjelmisto käyttöön ja perehdytä käyttäjät

Suunnittele perusteellinen käyttöönottoprosessi, kun olet valinnut suorituskyvyn hallintaohjelmistosi toimittajan:

Viestitä käyttöönottosuunnitelmasta

Viestitä käyttöönottosuunnitelmasta selkeästi kaikille käyttäjille. Kerro aikatauluista, tärkeistä päivämääristä ja siitä, mitä siirtymän aikana on odotettavissa. Pidä kaikki ajan tasalla sähköpostien, kokousten tai sisäisen portaalin avulla. Näin kaikki tietävät roolinsa ja epäselvyydet vähenevät.

Nimeä sisäiset vastuuhenkilöt

Nimeä sisäiset vastuuhenkilöt ja yhteyshenkilöt käyttöönoton eri osa-alueille. Valitse tiimin jäseniä, jotka tuntevat ohjelmiston ja pystyvät vastaamaan kysymyksiin tai ratkaisemaan ongelmia. Tämä luo vastuullisuutta ja varmistaa sujuvan koordinoinnin. Selkeät yhteyshenkilöt auttavat käyttäjiä tietämään, kenen puoleen kääntyä saadakseen apua.

Varmista koulutus ja käyttöönotto

Varmista, että tiimit suorittavat koulutuksen ja ottavat työkalun yhdenmukaisesti käyttöön. Järjestä koulutustilaisuuksia ja tarjoa resursseja, kuten oppaita tai videoita. Seuraa osallistumista ja ole yhteydessä niihin, jotka tarvitsevat lisäapua. Yhtenäinen käyttö koko tiimissä maksimoi suorituskyvyn hallintaohjelmiston hyödyt.

Luo palautesilmukoita

Luo käyttöönoton aikana palautesilmukoita, joiden avulla voit kerätä näkemyksiä ja tehdä parannuksia. Kerää käyttäjäpalautetta kyselyillä tai kokouksissa. Tee yhteistyötä toimittajan resurssien kanssa saadaksesi lisätukea tai -koulutusta. Näin voit ratkaista ongelmat nopeasti ja parantaa perehdytysprosessia.

Esitä nämä kysymykset:

• Mikä on muutoksenhallintasuunnitelma?
• Kuka vastaa käyttöönotosta?
• Miten seuraatte varhaista menestystä?
• Mitä koulutusresursseja on saatavilla?
• Miten keräätte käyttäjäpalautetta?

Mitä seuraavaksi?

Jos parhaillaan tutkit suorituskyvyn hallintaohjelmistoja, ota yhteyttä SoftwareSelect-neuvonantajaan saadaksesi maksuttomia suosituksia.

Täytät lomakkeen ja käyt lyhyen keskustelun, jossa perehdytään tarpeidesi yksityiskohtiin. Sen jälkeen saat tarkoin valitun listan ohjelmistoista tutustuttavaksi. He tukevat sinua jopa koko ostoprosessin ajan, mukaan lukien hintaneuvottelut.