Kuinka valita suorituskyvyn hallintaohjelmisto

1. Sopimusten joustavuus

Valitse ohjelmisto, jonka avulla voit helposti siirtyä laajempaan tai suppeampaan pakettiin tarpeidesi muuttuessa. Näin et joudu maksamaan ominaisuuksista tai moduuleista, joita et käytä.

Tarkista, tarjoaako toimittaja kuukausittain uusittavia sopimuksia vai edellyttääkö se pitkäaikaisia sopimuksia, ja kysy sopimuksen muuttamiseen liittyvistä maksuista. Kokeilujakson aikana selvitä, kuinka helppoa tilaustasi on muuttaa. Joustavuus varmistaa, että voit mukautua tilanteisiin ilman tarpeettomia kustannuksia tai hankaluuksia.

2. Tietojen käyttö ja raportointi

Monipuoliset suorituskykytiedot ja raportointi ovat olennaisia työntekijöiden suoritusten tehokkaassa seurannassa. Etsi työkaluja, jotka tarjoavat mukautettavia raportteja, reaaliaikaisia mittareita ja helpon tietojen viennin.

Testaa esittelyn aikana, kuinka nopeasti voit luoda raportteja ja kuinka selkeästi ne esittävät päätöksenteon tueksi tarvittavat näkemykset. Helposti saatavilla oleva raportointi auttaa tekemään tietoon perustuvia päätöksiä ja havaitsemaan trendit ennen kuin niistä tulee ongelmia.

3. Integraatiot teknologia-ympäristöön

Suorituskyvyn hallintajärjestelmän tulisi yhdistyä saumattomasti jo käyttämiisi työkaluihin, kuten henkilöstötietojärjestelmään, työntekijöiden sitoutumisalustaan tai OKR-järjestelmään.

Kysy, tarjoaako toimittaja rajapintoja tai valmiita integraatioita, ja pyydä esimerkkejä siitä, miten muut asiakkaat ovat käyttäneet niitä onnistuneesti. Tarkista kokeilujakson aikana, että suorituskykytiedot siirtyvät sujuvasti järjestelmien välillä. Hyvä integraatio säästää aikaa, vähentää tietojen manuaalista syöttämistä ja poistaa päällekkäisen työn.

4. Käyttöönotto ja tuki

Sujuva käyttöönottoprosessi ja luotettava asiakastuki helpottavat uuteen järjestelmään siirtymistä huomattavasti. Etsi toimittajia, jotka tarjoavat käytännönläheistä koulutusta, kattavia materiaaleja ja nopeaa apua.

Kysy toimittajan käyttöönottoprosessista ja testaa asiakastuen vastausaikaa esittämällä muutama kysymys. Luotettava tuki varmistaa, että tiimisi voi aloittaa uuden ohjelmistoratkaisun käytön luottavaisin mielin ja ilman tarpeettomia viivästyksiä.

5. Roolipohjaiset käyttöoikeudet

Roolipohjaiset käyttöoikeudet suojaavat arkaluonteisia tietoja ja varmistavat samalla, että oikeat työkalut ovat jokaisen tiimin jäsenen käytettävissä.

Tarkista, että voit määrittää käyttöoikeudet roolien perusteella ja muuttaa niitä vastuiden vaihtuessa. Tutki esittelyn aikana, miten käyttöoikeuksia hallitaan. Vahva käyttöoikeuksien hallinta auttaa pitämään tietosi turvassa ja vaatimusten mukaisina.

6. Toimialakohtainen vaatimustenmukaisuus

Jokaisella toimialalla on omat vaatimustenmukaisuutta koskevat vaatimuksensa, joten on tärkeää valita ohjelmisto, joka on suunniteltu juuri sinun tarpeitasi ajatellen.

Kysy toimittajilta sertifioinneista, asiakasesimerkeistä tai toimialallesi räätälöidyistä ominaisuuksista. Varmista kokeilun aikana, että vaatimustenmukaisuustoimintoja on helppo hallita ja että ne vastaavat velvoitteitasi. Tämä vähentää riskejä ja varmistaa, että suorituskyvyn hallintaratkaisu tukee sääntelyyn liittyviä tarpeitasi.

7. Mukautusmahdollisuudet

Ohjelmiston tulisi mukautua prosesseihisi – ei päinvastoin. Mukautettavat työnkulut, koontinäytöt ja ominaisuudet säästävät aikaa, vähentävät aikaa vievää työtä ja parantavat käyttökokemusta.

Kysy, voiko järjestelmän avulla mukauttaa arviointijaksoja, lomakkeita tai koontinäyttöjä. Testaa esittelyn aikana, kuinka helppoa ohjelmiston mukauttaminen tiimisi suorituskyvyn arviointiprosessiin on. Mukautettavuus varmistaa, että alusta tuntuu nykyisten prosessiesi luontevalta jatkeelta.

8. Automaatio-ominaisuudet

Automaatio säästää aikaa hoitamalla toistuvia tehtäviä, kuten arviointijaksojen aikatauluttamista ja muistutusilmoitusten lähettämistä. 

Etsi ohjelmistoa, joka automatisoi suorituskyvyn arvioinnit ja tukee jatkuvan palautteen jaksoja. Tarkista myös, voitko määrittää automaattisia hälytyksiä keskeisiä suorituskykyindikaattoreita varten. 

Jotkin tekoälyä hyödyntävät suorituskyvyn hallintatyökalut voivat jopa tarjota näkemyksiä ja suosituksia yksilöiden ja tiimien suorituskyvystä.

Testaa automaatio-ominaisuuksia kokeilujakson aikana nähdäksesi, kuinka hyvin ne tehostavat suorituskyvyn hallintaprosessejasi. Näin saat käsityksen siitä, kuinka paljon aikaa ohjelmisto vapauttaa muihin strategisiin tehtäviin.

9. Mobiili- tai monipaikkaisen työskentelyn tuki

Etä- tai hajautetuille tiimeille mobiilitoiminnot ovat välttämättömiä. Tiimisi pitäisi pystyä käyttämään järjestelmää milloin ja missä tahansa.

Etsi responsiivinen mobiilisovellus tai verkkoversio ja testaa, ovatko kaikki keskeiset ominaisuudet käytettävissä liikkeellä ollessa. Luotettava mobiilikäyttö varmistaa, että työntekijät ja esihenkilöt voivat osallistua suorituskykyprosesseihin sijainnistaan riippumatta.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

10. Työntekijäkokemus ja helppokäyttöisyys

Tehokkainkaan ohjelmisto ei menesty, jos tiimisi kokee sen vaikeaksi tai turhauttavaksi käyttää. Positiivinen työntekijäkokemus varmistaa järjestelmän paremman käyttöönoton ja johdonmukaisemman käytön.

Etsi intuitiivisia koontinäyttöjä, selkeää navigointia ja helppokäyttöisiä työnkulkuja. Kysy, tarjoaako toimittaja roolikohtaisia näkymiä, jotta esihenkilöt, työntekijät ja henkilöstöhallinto voivat käyttää järjestelmää kukin itselleen järkevällä tavalla.

Harkitse esittelyn aikana, kuinka nopeasti voit suorittaa tavallisia tehtäviä, kuten antaa palautetta, asettaa tavoitteita tai tehdä suorituskyvyn arvioinnin. Jos käyttö tuntuu monimutkaiselta, tiimisi saattaa vastustaa sen käyttöä, mikä vähentää investointisi arvoa.

Pohjimmiltaan oikean suorituskyvyn hallintaohjelmiston pitäisi tehdä muutakin kuin rastittaa ruutuja – sen pitäisi vahvistaa tiimisi toimintakykyä, yksinkertaistaa työnkulkuja ja tukea pitkän aikavälin kasvua. 

Keskittymällä näihin kymmeneen tekijään valintaprosessisi aikana sinulla on paremmat valmiudet valita suorituskyvyn hallinta-alusta, joka sopii organisaatiollesi tänään ja mukautuu tarpeidesi kehittyessä.

Näin valitset suorituskyvyn hallintaohjelmiston: 5-vaiheinen viitekehys

Oikean suorituskyvyn hallintaohjelmiston valinta voi tuntua ylivoimaiselta, mutta vaiheisiin jakaminen tekee siitä hallittavaa. Keskity siihen, mikä on tiimillesi todella tärkeää, ja vältä tarpeettomien ominaisuuksien aiheuttamaa sivuraiteille joutumista. 

Tämä vaiheittainen opas auttaa sinua tekemään viisaan valinnan:

Vaihe 1: Tunnista tarpeesi

Aloita määrittelemällä tiimisi tarpeet varmistaaksesi, että valitset ohjelmiston, joka todella tukee niitä:

Kerää sidosryhmien näkemykset

Ota mukaan keskeiset sidosryhmät, kuten henkilöstöhallinto, palkanlaskenta, taloushallinto, johto, IT ja työntekijät, jotta saat monipuolisia näkemyksiä. Järjestä kokouksia tai kyselyitä ymmärtääksesi heidän erityiset haasteensa ja tarpeensa. Tämä yhteinen näkemys antaa kattavan kuvan siitä, mihin ohjelmiston on vastattava. Kun osallistat kaikki, luot sitoutumista ja varmistat, että ratkaisu sopii tiimisi kulttuuriin.

Listaa ja priorisoi kipukohdat

Tunnista nykyisen järjestelmäsi kipukohdat tai esteet ja aseta ne tärkeysjärjestykseen. Laadi luettelo ongelmista, kuten tehottomista prosesseista, integraatioiden puutteesta tai heikosta käyttäjäkokemuksesta. Aseta ne järjestykseen vaikutuksen ja esiintymistiheyden perusteella. Näin voit keskittyä ratkaisemaan ensin kiireellisimmät ongelmat ja varmistaa, että uusi ohjelmisto tuottaa todellista arvoa.

Sovita yhteen sisäisten käytäntöjen kanssa

Varmista, että vaatimuksesi ovat linjassa sisäisten käytäntöjen, toimittajamieltymysten, turvallisuusprotokollien ja sääntelytavoitteiden kanssa. Keskustele IT- ja vaatimustenmukaisuustiimien kanssa konfliktien välttämiseksi. Tämä yhteensopivuus varmistaa sujuvan käyttöönoton ja vähentää vaatimustenmukaisuusongelmien riskiä. Se auttaa myös rajaamaan toimittajavaihtoehtojasi.

Erota välttämättömät ominaisuudet muista

Erota toisistaan välttämättömät ja hyödylliset mutta ei välttämättömät ominaisuudet. Välttämättömät ominaisuudet ovat tärkeitä tiimisi päivittäisen toiminnan kannalta, kun taas hyödylliset mutta ei välttämättömät ominaisuudet parantavat toimintaa, mutta eivät ole tarpeellisia. Luo tarkistuslista, jonka avulla voit arvioida ohjelmistotoimittajia näiden kriteerien perusteella. Näin keskityt ratkaisuihin, jotka vastaavat ydintarpeitasi, etkä häiriinny tarpeettomista lisäominaisuuksista.

Esitä nämä kysymykset:

• Mitä valituksia tai esteitä ilmenee useimmiten?
• Mitä tarpeita ei tällä hetkellä täytetä?
• Mitkä ominaisuudet ratkaisisivat kolme tärkeintä kipukohtaanne?
• Millaista ROI:ta odotatte tältä investoinnilta?
• Miten ohjelmisto sopii yhteen turvallisuusprotokolliemme kanssa?

Vaihe 2: Tutki suorituskyvyn hallintaohjelmistojen toimittajia

Tutki ja vertaile toimittajia löytääksesi tiimillesi parhaiten sopivan vaihtoehdon:

Tee toimittajista yleisluonteinen kartoitus

Aloita yleisluonteisella kartoituksella hyödyntämällä arvostelusivustoja, ranking-listoja ja tapaustutkimuksia. Jos suoritusarvioinnit ovat ensisijainen tarpeesi, vertaile työntekijöiden arviointiohjelmistovaihtoehtoja rajataksesi haun työkaluihin, jotka perustuvat jäsenneltyihin arviointeihin ja palautteeseen. Etsi palautteesta ja arvioinneista toistuvia havaintoja. Kiinnitä huomiota toimittajiin, jotka mainitaan usein menestystarinoissa. Näin voit tunnistaa hyvämaineisia vaihtoehtoja ja saada tietoa niiden toimivuudesta käytännössä.

Vertaile yrityksen koon perusteella

Arvioi työkaluja yrityksesi koon, tarvittavien integraatioiden sekä ulkoistamis- tai itse kehitettyjen mallien tarpeen perusteella. Pienemmät tiimit saattavat tarvita yksinkertaisempia ratkaisuja, kun taas suuremmat organisaatiot voivat tarvita monipuolisempia ominaisuuksia. Tarkista, integroituvatko ohjelmistot nykyiseen teknologiajärjestelmääsi, jotta ratkaisu skaalautuu kasvusi mukana.

Tunnista keskeiset erot

Keskity keskeisiin eroihin, kuten käyttöönottotukeen, käyttäjäkokemukseen tai joustavuuteen erityisissä käyttötapauksissa. Etsi toimittajia, jotka tarjoavat vahvaa apua perehdytykseen ja intuitiivisia käyttöliittymiä. Selvitä, tarjoavatko ne mukautettavia ominaisuuksia erityistarpeisiin. Nämä tekijät voivat vaikuttaa merkittävästi käyttäjien omaksumiseen ja tyytyväisyyteen.

Dokumentoi havainnot

Pidä tutkimustuloksistasi kirjaa jäsennellyllä tavalla. Luo taulukko tai asiakirja ominaisuuksien, hinnoittelun ja tukivaihtoehtojen vertailemiseksi. Listaa kunkin toimittajan hyvät ja huonot puolet. Tämä dokumentaatio auttaa sinua tekemään perustellun päätöksen ja tarjoaa vertailukohdan tulevia arviointeja varten.

Kysy nämä kysymykset:

• Mitä kukin työkalu tekee parhaiten?
• Soveltuuko se tiimisi kokoon, budjettiin ja käytössä olevaan teknologiapinoon?
• Millaista tukea ja dokumentaatiota on saatavilla?
• Miten käyttäjät arvioivat kokemuksensa työkalusta?
• Mitkä ainutlaatuiset ominaisuudet erottavat sen kilpailijoista?

Tärkeimmät suorituskyvyn hallinnan työkalut, joita kannattaa harkita

Tässä on luetteloni kymmenestä parhaasta saatavilla olevasta suorituskyvyn hallintaohjelmistosta, jonka avulla pääset alkuun etsinnässäsi:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Deel HR — Paras jatkuvaan kahdenkeskiseen suorituspalautteeseen
2. 2. Rippling — Paras palkkaukseen yhdistettyyn suorituskyvyn kalibrointiin
3. 3. Performance Pro — Sopii parhaiten yksittäisten osaamisten arviointiin
4. 4. PerformYard — Paras mukautettuihin suoritusarviointiprosesseihin
5. 5. Mitratech Perform — Sopii parhaiten kaikenkokoisille organisaatioille
6. 6. Engagedly — Sopii parhaiten mukautettaviin työntekijöiden kehityssuunnitelmiin
7. 7. Primalogik — Paras skaalautuviin arviointiprosesseihin
8. 8. Betterworks — Sopii parhaiten yritystason suorituskyvyn hallintaan ja tavoitteiden asettamiseen
9. 9. Factorial — Parhaiten pk-yritysten HR-prosessien automatisointiin
10. 10. Teamflect — Paras Teamsissa tapahtuvaan suorituskyvyn hallintaan

Vaihe 3: Tee suorituskyvyn hallintaohjelmiston esilista ja ota yhteyttä

Rajaa toimittajavaihtoehtojasi ja aloita keskustelut mahdollisten kumppaneiden kanssa:

Tee toimittajista esilista

Rajaa tutkimuksesi perusteella vaihtoehtosi 2–4 toimittajaan. Valitse ne, jotka vastaavat parhaiten tiimisi tarpeita ja budjettia. Jos kustannukset ovat etusijalla, sisällytä vertailuun ilmainen suorituskyvyn hallintaohjelmisto. Huomioi esimerkiksi ominaisuudet, maine ja käyttäjäpalaute. Tämä kohdennettu esilista auttaa perehtymään jokaiseen vaihtoehtoon tarkemmin ilman, että vaihtoehtojen määrä käy ylivoimaiseksi.

Lähetä RFI tai RFP

Kun olet laatinut esilistan, lähetä tietopyyntö (RFI) tai suorituskyvyn hallintaohjelmistoa koskeva tarjouspyyntö (RFP) yksityiskohtaisten tietojen keräämiseksi. Tämä muodollinen pyyntö auttaa ymmärtämään toimittajien valmiuksia ja tarjontaa. Esitä tarkkoja kysymyksiä ominaisuuksista, hinnoittelusta ja asiakastuesta. Sekä RFI:t että RFP:t ovat arvokkaita työkaluja toimittajien perusteellisempaan vertailuun.

Varaa esittelyjä ja esitä kysymyksiä

Varaa esittelyt esilistasi toimittajien kanssa ja valmistele kohdennetut kysymykset. Tutustu esittelyjen aikana tiimillesi tärkeisiin keskeisiin ominaisuuksiin ja toimintoihin. Kysy käyttäjäkokemuksesta ja integrointimahdollisuuksista. Tämä käytännön kokemus antaa selkeämmän kuvan siitä, miten kukin ohjelmisto vastaa tarpeitasi.

Käytä yhdenmukaisia arviointikriteerejä

Sovella kaikkiin toimittajiin yhdenmukaisia suorituskyvyn arviointikriteerejä reilun vertailun varmistamiseksi. Arvioi jokainen toimittaja tarkistuslistan avulla esimerkiksi käytettävyyden, tuen ja kustannusten perusteella. Tämä jäsennelty lähestymistapa auttaa tekemään objektiivisen ja tietoon perustuvan päätöksen. Se tuo esiin myös kunkin ratkaisun mahdolliset puutteet tai vahvuudet.

Kysy nämä kysymykset:

• Voitteko kertoa todellisen asiakastarinan, joka vastaa meidän tilannettamme?
• Millaista tukea tai käyttöönottoresursseja tarjoatte?
• Mitkä ominaisuudet edellyttävät päivitystä?
• Miten ohjelmistonne integroituu olemassa oleviin työkaluihin?
• Mikä on käyttöönoton tyypillinen aikataulu?

Vaihe 4: Laadi liiketoimintaperustelu

Muuta toimittajatutkimuksesi vakuuttavaksi liiketoimintaperusteluksi, jonka johtoryhmäsi ymmärtää ja jota se tukee:

Tiivistä kipupisteet ja tulokset

Tiivistä selkeästi tiimisi kipupisteet ja uuden ohjelmiston käyttöönotolta odotetut tulokset. Korosta, miten ohjelmisto ratkaisee tiettyjä ongelmia, kuten tehottomia prosesseja tai puutteellista integraatiota. Käytä luettelomerkkejä, jotta sisältö on helppo omaksua. Tämä auttaa johtoa näkemään näiden haasteiden ratkaisemisen suoran arvon.

Esitä kustannusarviot ja aikataulut

Hanki toimittajien ehdotuksista alustavat kustannusarviot ja käyttöönottoaikataulut tai tutustu suorituskyvyn hallintaohjelmistojen hinnoitteluoppaisiin. Esitä nämä selkeässä ja tiiviissä muodossa, esimerkiksi taulukkona tai kaaviona. Sisällytä mukaan mahdolliset kustannussäästöt tai tehokkuushyödyt. Tämä antaa realistisen kuvan taloudellisista ja toiminnallisista odotuksista.

Selitä sijoitetun pääoman tuotto ja riskit

Selitä sijoitetun pääoman tuotto (ROI), tehokkuushyödyt sekä toimimatta jättämisen taloudelliset tai toiminnalliset riskit. Käytä konkreettisia esimerkkejä, kuten sitä, miten ohjelmisto voisi vähentää manuaalista työtä 30 % tai parantaa organisaation tavoitteiden seurantaa ja lisätä hyödynnettäviä oivalluksia. Näiden näkökohtien korostaminen osoittaa, miksi investointi on tarpeellinen ja mitä viivyttelystä voi seurata.

Esitä nämä kysymykset:

• Minkä liiketoimintaongelman tämä ratkaisee?
• Mitä riskejä toimimatta jättämiseen liittyy?
• Mitkä ovat taloudelliset ja toiminnalliset hyödyt?
• Miten tämä parantaa tiimimme tehokkuutta?
• Mitä pitkän aikavälin hyötyjä voimme odottaa?

Vaihe 5: Ota suorituskyvyn hallintaohjelmisto käyttöön ja perehdytä käyttäjät

Suunnittele perusteellinen käyttöönottoprosessi, kun olet valinnut suorituskyvyn hallintaohjelmiston toimittajan:

Viestitä käyttöönottosuunnitelmasta

Viestitä käyttöönottosuunnitelmasta selkeästi kaikille käyttäjille. Kerro aikatauluista, tärkeistä päivämääristä ja siitä, mitä siirtymän aikana on odotettavissa. Pidä kaikki ajan tasalla sähköpostien, kokousten tai sisäisen portaalin avulla. Näin kaikki tietävät roolinsa ja epäselvyydet vähenevät.

Nimeä sisäiset vastuuhenkilöt

Nimeä sisäiset vastuuhenkilöt ja yhteyshenkilöt käyttöönoton eri osa-alueille. Valitse tiimin jäseniä, jotka tuntevat ohjelmiston ja voivat vastata kysymyksiin tai ratkaista ongelmia. Tämä luo vastuullisuutta ja varmistaa sujuvan koordinoinnin. Selkeät yhteyshenkilöt auttavat käyttäjiä tietämään, kenen puoleen he voivat kääntyä saadakseen apua.

Varmista koulutus ja käyttöönotto

Varmista, että tiimit suorittavat koulutuksen ja ottavat työkalun käyttöön yhdenmukaisesti. Järjestä koulutustilaisuuksia ja tarjoa resursseja, kuten oppaita tai videoita. Seuraa osallistumista ja ota yhteyttä niihin, jotka tarvitsevat lisäapua. Yhdenmukainen käyttö koko tiimissä maksimoi suorituskyvyn hallintaohjelmiston hyödyt.

Luo palautesilmukoita

Luo käyttöönoton aikana palautesilmukoita, jotta voit kerätä näkemyksiä ja tehdä parannuksia. Kerää käyttäjäpalautetta kyselyillä tai kokouksissa. Tee yhteistyötä toimittajan resurssien kanssa saadaksesi lisätukea tai -koulutusta. Tämä auttaa ratkaisemaan ongelmat nopeasti ja parantamaan perehdytysprosessia.

Esitä nämä kysymykset:

• Mikä on muutosjohtamisen suunnitelma?
• Kuka vastaa käyttöönotosta?
• Miten seuraatte varhaista onnistumista?
• Mitä koulutusresursseja on saatavilla?
• Miten keräätte käyttäjäpalautetta?

Mitä seuraavaksi?

Jos parhaillasi tutkit suorituskyvyn hallintaohjelmistoja, ota yhteyttä SoftwareSelect-neuvonantajaan saadaksesi maksuttomia suosituksia.

Täytät lomakkeen ja keskustelet lyhyesti, jolloin he perehtyvät tarpeidesi yksityiskohtiin. Sen jälkeen saat tarkasteltavaksesi lyhyen luettelon ohjelmistoista. He tukevat sinua jopa koko ostoprosessin ajan, mukaan lukien hintaneuvottelut.