Suorituksen johtaminen: kattava opas ja esimerkkejä
Suorituksen johtaminen on jatkuva prosessi, jossa asetetaan selkeitä tavoitteita, annetaan merkityksellistä palautetta ja kehitetään henkilöstöä. Kun se toimii, se on yksi suorimmista keinoista parantaa tuloksia. Ilman toimivaa järjestelmää tiimit ajautuvat sivuraiteille, osaajat lähtevät ja arvioinneista tulee muodollisuus, johon kukaan ei luota. Olen nähnyt tämän rapauttavan organisaatiokulttuuria kaiken kokoisissa organisaatioissa.
Tässä artikkelissa opit tarkalleen, mitä suorituksen johtaminen tarkoittaa ja miten voit suunnitella ja hyödyntää sitä todellisten tulosten saavuttamiseksi organisaatiossasi sen sijaan, että siitä tulisi vain tehtävä, joka kuitataan suoritetuksi.
Mitä suorituksen johtaminen tarkoittaa?
Suorituksen johtaminen on prosessi, jonka avulla organisaatiot seuraavat, arvioivat ja parantavat työntekijöiden suoriutumista työssä. Esihenkilöt ja henkilöstöhallinnon tiimit hyödyntävät sitä selkeiden tavoitteiden asettamiseen, palautteen antamiseen ja työntekijöiden kehittymisen tukemiseen, jotta kaikki työskentelevät yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi.
Säännöllisten keskustelujen, arviointien ja kehittymissuunnitelmien avulla voit auttaa tiimiäsi pysymään motivoituneena, kehittämään taitojaan ja saavuttamaan parempia tuloksia työssä.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Miten suorituksen johtaminen toimii?
Suorituksen johtaminen toimii toistuvana syklinä. Tavoitteet asetetaan, edistymistä seurataan, palautetta annetaan ja seuraavan tavoitekierroksen tavoitteita mukautetaan tapahtuneen perusteella.
1. Aseta tavoitteet ja odotukset
Esihenkilöt ja työntekijät sopivat yhdessä siitä, miltä onnistuminen näyttää, miten sitä mitataan ja miten yksilön työ tukee tiimin ja liiketoiminnan laajempia tavoitteita.
2. Tue ja seuraa edistymistä
Työntekijät työskentelevät tavoitteiden saavuttamiseksi samalla kun esihenkilöt poistavat esteitä, valmentavat ja seuraavat edistymistä säännöllisten keskustelujen avulla.
Jos suoriutumisessa ilmenee puutteita, puutu niihin varhain sen sijaan, että odottaisit seuraavaa virallista arviointia. Pitkäkestoisemmat ongelmat saattavat edellyttää suorituksen parantamissuunnitelmaa.
3. Anna palautetta työn edetessä
Palautteen tulisi kertoa työntekijöille, mikä toimii, mitä pitää muuttaa ja mitä tehdä seuraavaksi. Myös tunnustuksen antaminen on tässä tärkeää. Hyvän suoriutumisen tunnustamista ei pitäisi joutua odottamaan arviointikauteen asti.
4. Arvioi suoriutumista
Sovittuina ajankohtina, kuten neljännesvuosittaisissa arvioinneissa, esihenkilöt ja työntekijät arvioivat edistymistä suhteessa työntekijöiden tavoitteisiin sekä keskustelevat saavutuksista, haasteista ja kehittymistarpeista.
5. Mukauta ja toista
Tavoitteiden, kehittymissuunnitelmien ja tuen tulisi muuttua prioriteettien muuttuessa. Organisaatiot voivat myös hyödyntää suoritusten kalibrointia auttaakseen esihenkilöitä soveltamaan standardeja yhdenmukaisemmin eri tiimeissä.
Sitten sykli alkaa uudelleen päivitettyjen odotusten ja tavoitteiden myötä.
Suorituksen johtaminen ja suorituksen arvioinnit
Hyödynnä tätä vertailua ymmärtääksesi, miten arvioinnit sopivat laajempaan järjestelmään:
| Suorituksen johtaminen | Suorituksen arviointi | |
|---|---|---|
| Tiheys | Jatkuvaa, ympäri vuoden | Säännöllisin väliajoin (neljännesvuosittain, vuosittain) |
| Painopiste | Tavoitteet, kehittyminen, palaute | Arviointi, arvosana |
| Vastuu | Jaettu: esihenkilö + työntekijä | Tyypillisesti esihenkilövetoinen |
| Tarkoitus | Suoriutumisen jatkuva parantaminen | Aiempien suoritusten arviointi |
| Tulos | Valmennus, kehittymissuunnitelmat | Arvosanat, palkitsemista koskevat päätökset |
Suorituksen johtamisen viitekehykset
Suorituksen johtamisen viitekehys yhdistää tavoitteet, palautteen, arvioinnit, mittaamisen ja työntekijöiden kehittymisen yhdeksi johdonmukaiseksi prosessiksi. Sopiva viitekehys riippuu siitä, mitä sinun on arvioitava, kuinka usein prioriteetit muuttuvat ja kuinka paljon rakennetta esihenkilösi ja työntekijäsi tarvitsevat.
| Viitekehys | Mihin se keskittyy | Sopii parhaiten | Mitä kannattaa huomioida |
|---|---|---|---|
| Tuloksiin perustuva | Tavoitteet, tuotokset ja KPI-mittarit | Tehtäviin, joissa on selkeät ja mitattavat tulokset, kuten myyntiin, asiakastukeen tai projektien toteutukseen | Yhteistyö, oppiminen ja se, miten tulokset saavutettiin, voivat jäädä huomiotta |
| Osaamisperustainen | Taidot, käyttäytyminen ja tehtäväkohtaiset valmiudet | Organisaatioille, jotka haluavat yhdenmukaiset odotukset ja selkeämmät kehittymispolut | Epämääräiset osaamisvaatimukset voivat johtaa subjektiivisiin arvioihin |
| Jatkuva | Usein annettava palaute, valmennus ja tavoitteiden mukauttaminen | Nopeasti muuttuville tiimeille, joissa painopisteet tai vastuut vaihtuvat säännöllisesti | Prosessista voi tulla uusi kokoustaakka ilman keskittyneitä keskusteluja |
| Tasapainoinen | Tulokset, käyttäytyminen, kehittyminen ja panos tiimille | Johtotehtäviin tai tehtäviin, joissa menestystä ei voida mitata yhdellä mittarilla | Esihenkilöt tarvitsevat selkeät ohjeet siitä, miten kutakin osa-aluetta painotetaan |
| Työntekijälähtöinen | Itsearviointi, työntekijän asettamat tavoitteet ja vastuu kehittymisestä | Organisaatiokulttuureihin, joissa korostetaan autonomiaa, reflektiota ja urakehitystä | Työntekijät saattavat tarvita tukea olennaisten ja realististen tavoitteiden asettamiseen |
| Hybridi | Useiden lähestymistapojen yhdistelmä | Organisaatioille, joissa on erilaisia tehtäviä, tiimejä tai suoritustarpeita | Liian monet lomakkeet, arviot ja tarkistuspisteet voivat vaikeuttaa prosessin käyttöä |
Useimmat organisaatiot käyttävät jonkinlaista hybridimallia. Ne voivat esimerkiksi käyttää OKR-tavoitteita painopisteiden yhdenmukaistamiseen, osaamisvaatimuksia käyttäytymisen arviointiin, neljännesvuosittaisia tarkistuksia valmennukseen ja vuosittaista arviointia palkitsemispäätöksiin.
Miksi suorituksen johtaminen on tärkeää
Suorituksen johtamisen pitäisi tehdä muutakin kuin tallentaa aiemmat tulokset. Sen tarkoituksena on auttaa työntekijöitä onnistumaan ja samalla varmistaa, että heidän työnsä on linjassa organisaation painopisteiden kanssa.
Hyvän järjestelmän pitäisi:
- Yhdistää yksilön työ liiketoiminnan tavoitteisiin: Työntekijöiden pitäisi ymmärtää, miten heidän vastuunsa ja tavoitteensa edistävät tiimin ja organisaation laajempia painopisteitä.
- Selkeyttää, miltä hyvä suoriutuminen näyttää: Esihenkilöiden on asetettava selkeät odotukset tuloksille, käyttäytymiselle ja vastuille, jotta työntekijät tietävät, miten onnistumista arvioidaan.
- Parantaa suoriutumista aikaisemmin: Säännölliset tarkistukset auttavat esihenkilöitä havaitsemaan suoriutumisen puutteet ja puuttumaan niihin, kun parantamiseen on vielä aikaa.
- Tukea työntekijöiden kehittymistä: Suorituksen johtaminen voi auttaa tunnistamaan valmennuksen, koulutuksen, mentoroinnin ja urakehityksen mahdollisuuksia sen sijaan, että keskityttäisiin vain arviointiin.
- Rakentaa luottamusta oikea-aikaisen palautteen avulla: Työntekijöiden pitäisi saada täsmällistä palautetta silloin, kun siitä on vielä hyötyä, mukaan lukien tunnustus hyvästä työstä ja selkeät ohjeet tilanteisiin, joissa jotain on muutettava.
- Estää yllätykset arvioinnin yhteydessä: Virallisten arviointien pitäisi koota yhteen jo käydyt keskustelut eikä tuoda huolenaiheita esiin ensimmäistä kertaa.
- Tukea parempia henkilöstöpäätöksiä: Yhdenmukaiset tiedot suoriutumisesta voivat auttaa esihenkilöitä tekemään perustellumpia päätöksiä potentiaalisista huippuosaajista, ylennyksistä, palkitsemisesta, seuraajasuunnittelusta ja kehittymistarpeista.
- Parantaa organisaation suorituskykyä: Selkeät tavoitteet, säännöllinen palaute ja parempi kehittymisen tuki voivat edistää tuottavuutta, sitoutumista, henkilöstön pysyvyyttä ja liiketoiminnan tuloksia.
Kuten henkilöstöjohtaja ja johtamisvalmentaja Elena Sarango-Muñiz toteaa, suorituksen johtaminen toimii parhaiten, kun sitä toteutetaan ”yksi keskustelu kerrallaan” sen sijaan, että sitä pidettäisiin erillisenä vuoden lopun toimenpiteenä.
Suorituksen johtamisen sykli
Suorituksen johtaminen toimii parhaiten jatkuvana prosessina, joka perustuu rakentavaan palautteeseen ja luottamukseen ja auttaa työntekijöitä saavuttamaan täyden potentiaalinsa samalla, kun heidän työpanoksensa sovitetaan yhteen organisaation tavoitteiden kanssa.
Näin se yleensä toimii:
1. Tavoitteiden asettaminen
Prosessi alkaa asettamalla työntekijöille selkeät, täsmälliset ja mitattavat tavoitteet, jotka ovat linjassa organisaation laajempien tavoitteiden kanssa.
2. Edistymisen seuranta
Työntekijöiden suoritusta seurataan suhteessa asetettuihin tavoitteisiin. Esihenkilöt ja heidän suorat alaisensa vastaavat edistymisen seurannasta, mahdollisten esteiden tunnistamisesta ja ratkaisemisesta sekä tarvittavien muutosten tekemisestä.
Säännölliset suoritusta koskevat keskustelut varmistavat, että tavoitteet säilyvät merkityksellisinä ja työntekijät pysyvät oikealla polulla. Tähän sisältyvät epämuodolliset seurantakeskustelut, mentorointi ja valmennus, joiden avulla työntekijöitä ohjataan saavuttamaan tavoitteensa.
Kun suorituseroja havaitaan, työntekijöille voidaan tarjota kehittymismahdollisuuksia, kuten koulutusohjelmia, työpajoja tai valmennusta.
Työntekijöille, jotka jatkuvasti jäävät odotuksista, voidaan laatia suorituksen kehittämissuunnitelma, jossa määritellään täsmälliset kehityskohteet, toteutettavat toimenpiteet ja uudelleenarvioinnin aikataulu.
Lopuksi toinen tärkeä näkökohta on varmistaa, että huippusuoriutujat saavat saavutuksistaan asianmukaisen tunnustuksen.
3. Muodolliset suoritusarvioinnit
Suunnitelluin väliajoin (esimerkiksi neljännesvuosittaisissa arvioinneissa tai puolivuosittain tai vuosittain) tehdään muodollisia arviointeja, joissa suoritusta arvioidaan suhteessa työntekijän tavoitteisiin.
Näihin arviointeihin sisältyy yksityiskohtainen keskustelu saavutuksista, haasteista ja kehityskohteista.
4. Tavoitteiden tarkastelu ja mukauttaminen
Liiketoiminnan painopisteiden muuttuessa suoritustavoitteita voi olla tarpeen mukauttaa. Säännöllinen tarkastelu varmistaa, että tavoitteet pysyvät linjassa organisaation kehittyvän strategian kanssa.
Organisaatiot voivat myös järjestää ajoittain suoritusten kalibrointitilaisuuksia varmistaakseen oikeudenmukaisen ja kattavan suorituksen johtamisen koko organisaatiossa.
Suorituksen johtamisen menetelmät
Suorituksen johtaminen koostuu erilaisista toisiaan tukevista toiminnoista, ajattelutavoista ja menetelmistä, jotka yhdessä muodostavat kokonaisjärjestelmän. Mitkään kaksi järjestelmää eivät näytä samanlaisilta, mutta seuraavassa on joitakin yleisiä elementtejä.
Tavoitejohtaminen (MBO)
Työntekijät ja esihenkilöt asettavat yhteistyössä organisaation painopisteiden mukaisia täsmällisiä ja mitattavia tavoitteita, mikä luo selkeän fokuksen ja vahvistaa vastuun tunnetta.
Esimerkiksi markkinointipäällikkö ja hänen tiiminsä jäsen asettavat tavoitteeksi sosiaalisen median sitoutumisen lisäämisen 20 prosentilla seuraavan vuosineljänneksen aikana. Yhdessä he määrittelevät täsmälliset ja mitattavat toimet tavoitteen saavuttamiseksi, kuten julkaisujen tekemisen kolme kertaa viikossa, kahden kohdennetun mainoskampanjan toteuttamisen ja sitoutumismittareiden analysoinnin joka toinen viikko strategioiden mukauttamiseksi.
Vuosineljänneksen aikana he tapaavat seuratakseen edistymistä ja keskustellakseen mahdollisista haasteista. Jakson lopussa he tarkastelevat tuloksia suhteessa 20 prosentin tavoitteeseen, arvioivat tiimin jäsenen suoritusta saavutettujen tulosten ja toteutettujen toimien perusteella sekä asettavat havaintojensa perusteella uudet tavoitteet.
OKR:t (tavoitteet ja keskeiset tulokset)
OKR:t yhdistävät kunnianhimoiset tavoitteet mitattaviin keskeisiin tuloksiin ja kannustavat työntekijöitä ylittämään rutiinitehtävien rajat sekä tavoittelemaan merkittäviä saavutuksia.
Tässä lyhyt esimerkki OKR:ien käytöstä:
Tavoite: Parantaa asiakastyytyväisyyttä tukitiimissä.
Keskeiset tulokset:
- Asiakastyytyväisyyden keskiarvon nostaminen arvosta 4,2 arvoon 4,5 vuosineljänneksen loppuun mennessä.
- Tukipyyntöjen keskimääräisen vastausajan lyhentäminen 8 tunnista 4 tuntiin.
- Asiakaspalautekyselyn toteuttaminen kaikille ratkaistuille tukipyynnöille siten, että vastausprosentiksi saavutetaan 50 %.
Tässä OKR:ssä tavoite on selkeä ja kunnianhimoinen päämäärä (asiakastyytyväisyyden parantaminen), kun taas keskeiset tulokset ovat täsmällisiä ja mitattavia tuloksia, jotka osoittavat edistymistä tavoitteen saavuttamisessa.
Tämä rakenne tarjoaa tiimille kohdennettuja tavoitteita, jotka edistävät laajempaa päämäärää. Voit perehtyä OKR-malliin tarkemmin artikkelissamme Mitä OKR:t ovat?
SMART-tavoitteet
SMART-tavoitteet ovat täsmällisiä, mitattavia, saavutettavia, relevantteja ja aikasidonnaisia. Näin varmistetaan, että tavoitteet ovat selkeitä ja saavutettavissa määritellyssä ajassa.
Esimerkki: Myyntiedustaja asettaa tavoitteekseen kuukausittaisen myyntiliikevaihdon kasvattamisen.
- Täsmällinen: Kasvatetaan kuukausittaista myyntiliikevaihtoa 15 %.
- Mitattava: Seurataan edistymistä kuukausittaisten liikevaihtoraporttien avulla.
- Saavutettava: Tavoite asetetaan viimeaikaisten kuukausittaisten liikevaihtotrendien ja käytettävissä olevien myyntiresurssien perusteella.
- Relevantti: Tavoite sovitetaan yhteen yrityksen liikevaihdon kasvattamiseen keskittymisen kanssa.
- Aikasidonnainen: Tavoite saavutetaan seuraavan vuosineljänneksen loppuun mennessä.
Tämä SMART-tavoite antaa myyntiedustajalle selkeän päämäärän, realistiset välitavoitteet ja määräajan, mikä helpottaa tavoitteen seurantaa ja saavuttamista.
Lue lisää artikkelistamme, jossa käsitellään SMART-tavoitteiden asettamista.
360 asteen palaute
360 asteen palaute on yksi suosituimmista johtajien kehittämismenetelmistä organisaatioissa, mutta siitä on hyötyä kaikille.
Tämä menetelmä tarjoaa kattavan näkemyksen keräämällä palautetta kollegoilta, esihenkilöiltä, alaisilta ja joskus asiakkailta. Näin muodostuu monipuolinen käsitys suoriutumisesta.
Menetelmä voi kuitenkin viedä paljon aikaa, ja se saattaa johtaa puolueelliseen palautteeseen, jos sitä ei hallita huolellisesti.
Tämä on oma aiheensa, mutta Lockhart Lance jakaa erinomaisessa 360 asteen palautetta käsittelevässä artikkelissaan hyviä käytäntöjä:
- Esihenkilöiden tulisi pyrkiä tunnistamaan kourallinen ihmisiä, joiden kanssa kukin heidän työntekijänsä tekee aktiivisesti yhteistyötä. Ketä he palvelevat? Kuka luottaa heihin tehokkaiden työtulosten saavuttamisessa? Keitä heidän sidosryhmiinsä kuuluu? Keihin heidän työnsä vaikuttaa?
- Määrittele olennaiset suoriutumisen ulottuvuudet nykyisten tehtäväanalyysien tai ylimmän johdon näkemysten perusteella. Näin voidaan tunnistaa käyttäytymismallit, joita organisaatiossa halutaan tulevaisuudessa kehittää ja palkita.
- Käytä arviointijärjestelmää, kuten Likert-asteikkoa, jossa pyydetään arvioimaan tiettyjä suoriutumisen ulottuvuuksia numeerisella asteikolla, esimerkiksi 1–5 (1—täysin eri mieltä, 6—täysin samaa mieltä). Tämä on yksinkertainen menetelmä, mutta tarjoaa arvioijalle riittävästi joustavuutta erottaa toisistaan keskinkertainen ja erinomainen suoriutuminen.
Voit myös käyttää 360 asteen palautteen ohjelmistoa prosessin helpottamiseen.
Suoriutumisen arvioinnit
Joskus suoriutumisen johtaminen ja suoriutumisen arvioinnit sekoitetaan keskenään.
Jälkimmäinen on määräajoin, usein vuosittain, suoritettava muodollinen arviointi, joka on osa suoriutumisen johtamisen käytäntöjä. Sen avulla arvioidaan työntekijän saavutuksia, vahvuuksia ja kehityskohteita, ja se vaikuttaa tyypillisesti ylennyksiä, palkankorotuksia tai kehittymissuunnitelmia koskeviin päätöksiin.
Esimerkki: Ohjelmistoinsinööri käy vuosittaisen suoriutumisen arvioinnin esihenkilönsä kanssa.
- Valmistautuminen: Esihenkilö ja insinööri käyvät läpi vuoden aikana valmistuneet keskeiset projektit keskittyen mitattaviin tuloksiin, kuten virheiden korjaamiseen, ominaisuuksien kehittämiseen ja asiakaspalautteeseen.
- Arviointi: Esihenkilö arvioi insinöörin suoriutumista keskeisten osaamisalueiden perusteella (esim. tekniset taidot, tiimityö ja ongelmanratkaisu) käyttäen standardoitua suoriutumisen arviointiasteikkoa.
- Palaute: Arviointikeskustelun aikana esihenkilö esittää suoriutumisen arviointiin liittyviä kysymyksiä, antaa rakentavaa palautetta, tunnustaa saavutukset ja keskustelee kehitysalueista.
- Tavoitteiden asettaminen: Arvioinnin perusteella he asettavat yhteistyössä tavoitteet seuraavalle ajanjaksolle, kuten uuden viitekehyksen oppimisen tai virheiden määrän vähentämisen 15 prosentilla.
Tämän suoriutumisen arvioinnin tavoitteena on antaa ohjelmistoinsinöörille jäsenneltyä palautetta hänen aiemmasta suoriutumisestaan, auttaa häntä ymmärtämään vahvuutensa ja keskittymään seuraavan vuoden kehityskohteisiin.
Jos haluat perehtyä aiheeseen tarkemmin, tutustu Liz Lockhart Lancen erinomaiseen artikkeliin siitä, miten suoriutumisen arviointikeskustelu käydään. Voit myös käyttää kätevää suoriutumisen arviointimalliamme.
Jatkuva suoriutumisen johtaminen
Jatkuva suoriutumisen johtaminen täydentää muodollisempia arviointeja säännöllisen ja jatkuvan palautteen sekä seurantakeskustelujen järjestelmällä (neljännesvuosittaiset ja vuoden puolivälin arvioinnit ovat myös yleistymässä), jotta työntekijät pysyvät tavoitteiden mukaisella linjalla ja saavat oikea-aikaista tukea kehittymiseen.
Esimerkki: Projektipäällikkö ja tiimin jäsen sopivat jatkuvan kehittämisen suunnitelmasta projektin tehokkuuden parantamiseksi.
- Tavoitteiden asettaminen: Asettakaa kunkin vuosineljänneksen alussa selkeä tavoite, kuten projektin läpimenoajan lyhentäminen 10 prosentilla.
- Säännölliset seurantakeskustelut: Järjestäkää kahden viikon välein seurantakeskusteluja edistymisen arvioimiseksi, haasteiden ratkaisemiseksi ja projektin lähestymistavan mukauttamiseksi tarvittaessa.
- Reaaliaikainen palaute: Antakaa välitöntä palautetta merkittävien virstanpylväiden saavuttamisen tai haasteiden jälkeen, jotta tiimin jäsen voi oppia ja mukautua reaaliaikaisesti.
- Kuukausittainen pohdinta: Tarkastelkaa projektin aikatauluja koskevia kuukausittaisia tietoja ja tunnistakaa erityiset alueet, joilla tehokkuus on parantunut tai voisi parantua entisestään.
Hanki suoriutumisen arviointimallimme!
Miten voit parantaa suoriutumisen johtamisen prosessia
Betterworksin tutkimukseen vastanneista hieman alle kolmannes (37 %) uskoo, että heidän yrityksensä suoriutumisen johtamisen prosessi auttaa heitä parantamaan suoriutumistaan.
Mainittuja syitä olivat oikeudenmukaisuuden puute, mahdollisuus sovittaa oma toiminta yhteen yrityksen strategisten tavoitteiden kanssa sekä urakehitys.
Kun siis luot tehokasta suoriutumisen johtamisen prosessia, harkitse näitä suoriutumisen johtamisen parhaita käytäntöjä:
1. Varmista, että tavoitteet ovat selkeitä ja merkityksellisiä
Siitä, mikä tavoitteiden asettamisen menetelmä on paras, käydään paljon keskustelua, johon en tässä perehdy (mutta me kannatamme SMART-tavoitteita).
Tavoitteiden tulisi kuitenkin vähintään olla linjassa koko organisaatiossa siten, että lähtökohtana ovat organisaation korkean tason tavoitteet, jotka sitten ”jalkautuvat” yksilötasolle.
Näin varmistetaan, että kaikkien työ on linjassa yhteisten tavoitteiden kanssa ja työntekijät näkevät, miten he edistävät organisaation toimintaa. Lockhart Lancen erinomainen artikkeli tavoitteiden jalkauttamisesta on hyödyllinen lähde tähän.
2. Siirry jatkuvaan suoriutumisen johtamiseen
Betterworksin tutkimuksessa havaittiin, että jatkuvan suoriutumisen johtamisen prosessin käyttöön ottaneet organisaatiot ilmoittivat päihittävänsä tai päihittävänsä kilpailijansa merkittävästi 24 prosenttia useammin.
Mitä tämä siis tarkalleen tarkoittaa?
- Siirrytään vuosittaisista arvioinneista jatkuvaan palautteeseen ja säännöllisempiin tapaamisiin, kuten neljännesvuosittaisiin tai puolivuosittaisiin arviointeihin.
- Otetaan käyttöön epämuodollisia palautemahdollisuuksia, kuten valmennustilaisuuksia tai kahdenkeskisiä tapaamisia.
- Keskitytään sekä vahvuuksiin että kehityskohteisiin ja tarjotaan rakentavia ehdotuksia.
Toinen etu on se, että esihenkilöt ja yksittäiset työntekijät käyttävät paljon aikaa vuosittaisiin arviointeihin, ja jatkuvampi järjestelmä auttaa tekemään tästä prosessista helpomman.
“Yksi lähestymistapa, joka on muuttanut suorituskyvyn hallinnan prosessiamme, on ”kasvun tilannekuva”.
Nämä tilannekuvat on suunniteltu lyhyiksi keskusteluiksi, joissa käsittelemme vain yhtä asiaa, jonka parissa tiimin jäsen työskentelee kehittyäkseen, sekä yhtä asiaa, josta hän on ylpeä.
Kun keskustelu pidetään yksinkertaisena ja henkilökohtaisena, merkityksellisille keskusteluille jää tilaa ilman koko arviointiin liittyvää kuormittavaa tunnetta. Tämä siirtää painopisteen myös edistymiseen ja itsearviointiin sen sijaan, että suorituskyvystä keskusteltaisiin vasta kerran vuodessa.
On hämmästyttävää, kuinka paljon 15 minuutin tilannekuva voi paljastaa, ja olen huomannut sen johtavan syvempään sitoutumiseen ja vahvempaan tarkoituksentunteeseen tiimimme keskuudessa.”—Kalli Hale, yleishammaslääkäri, The Airway Dentist.
3. Kouluta johtajia tehokkaaseen suorituskyvyn hallintaan
Vaikka esihenkilöillä on keskeinen rooli suorituskyvyn hallinnassa, johdannossa mainitussa Willis Towers Watsonin tutkimuksessa vain puolet vastaajista oli samaa tai täysin samaa mieltä siitä, että heidän organisaatioidensa esihenkilöt ovat tehokkaita suorien alaistensa suoritusten arvioinnissa (55 %) tai erottelussa (50 %).
Monista tulee esihenkilöitä vähäisellä tai olemattomalla muodollisella koulutuksella. Siksi osana suorituskyvyn hallintaa on alusta alkaen kannattavaa kouluttaa esihenkilöt suorituskyvyn hallinnan prosessiinne ja antaa heille taidot tavoitteiden luomiseen, rakentavan palautteen antamiseen, arviointien tekemiseen, valmentamiseen ja työntekijöiden kehityksen tukemiseen (tämä voisi olla myös esihenkilön suorituskykytavoite).
Tämä pitää erityisesti paikkansa aloilla, joilla vaihtuvuus on suurta. Esimerkiksi vähittäiskaupan suorituskyvyn hallinnan strategiat ovat työntekijöiden keskuudessa erittäin haluttuja, ja noin 80–90 % sanoo ottavansa mielellään vastaan enemmän palautetta.
4. Hyödynnä 360 asteen palautetta
Vaikka esihenkilöillä tulisi olla käsitys tiiminsä jäsenten suoriutumisesta, he eivät ole ainoita, joilla on näkemyksiä asiasta. Ja kuka olisi parempi antamaan palautetta esihenkilöistä kuin heidän suorat alaisensa?
Yksi huomioitava asia on, että kyseessä on pikemminkin kehitysmenetelmä, jonka avulla työntekijöille annetaan monipuolinen näkemys heidän vahvuuksistaan ja kehitysalueistaan, kuin menetelmä, jota käytettäisiin ylennyksiä, palkankorotuksia ja muita vastaavia päätöksiä varten.
5. Kannusta työntekijöitä osallistumaan
Kuten useimpien henkilöstöhallinnon tuotteiden kohdalla, niiden luomiseen on hyvä ottaa mukaan loppukäyttäjät.
Suorituskyvyn hallinnan yhteydessä tämä tarkoittaa työntekijöiden osallistamista tavoitteiden asettamiseen ja itsearviointiin sitoutumisen ja omistajuuden tunteen lisäämiseksi sekä heidän kannustamistaan jakamaan palautetta suorituskyvyn hallinnan prosessista ja ehdottamaan parannuksia.
Kuten Neighborin luova johtaja Mike Fretto korostaa: ”Kun annan tiimini vastuulle tavoitteiden asettamisen ja edistymisensä arvioinnin, vähennän omaa työtaakkaani huomattavasti ja autan samalla työntekijöitäni kehittämään taitojaan, itsenäisyyttään ja ammatillisen suunnan tunnettaan”
6. Keskity kehitykseen, älä pelkästään arviointiin
Aseta työntekijöiden kasvu etusijalle laatimalla henkilökohtaiset kehityssuunnitelmat, jotka tarjoavat työntekijöille etenemissuunnitelman kehitykselle ja jotka he voivat sisällyttää tavoitteisiinsa.
Tarjoa koulutusta, mentorointia ja resursseja, jotta työntekijät voivat kehittää taitojaan ja edetä urallaan.
Oman kehityksesi tueksi voit harkita suorituskyvyn hallintaa käsittelevää kurssia, joka auttaa sinua hiomaan suorituskyvyn hallinnan lähestymistapaasi ja löytämään uusia tapoja auttaa työntekijöitä kehittymään.
7. Tunnusta ja palkitse hyvä suoriutuminen
Ei ole mikään salaisuus, että suoritusten yhdistäminen palkkioihin, kuten bonuksiin tai ylennyksiin, on erittäin tehokas keino, mutta se on helpommin sanottu kuin tehty.
Mahdollisia ongelmakohtia ovat subjektiivisuus, monimutkaisuus, myrkyllinen kulttuuri ja lyhytnäköinen ajattelu.
Tämän torjumiseksi Alex Link tarjoaa erinomaisessa suoritusperusteista palkitsemista käsittelevässä artikkelissaan parhaat käytännöt, joiden avulla se voidaan toteuttaa oikein:
- Edistä tiimityötä tasapainottamalla yksilön suoritukseen perustuvat kannustimet tiimin panoksen tunnustamisen kanssa. Luo tiedon jakamisen kulttuuri, joka lisää mahdollisuuksia tiimityöhön.
- Ole avoin suoritusperusteisen palkitsemisen rakenteesta ja siitä, miten se liittyy suoriutumiseen. Avoimuus vähentää epävarmuutta ja vahvistaa työntekijöiden luottamusta. Tässä on neuvoja siitä, miten palkitsemisesta keskustellaan.
- Ole joustava strategiassasi ja varaudu tekemään muutoksia liiketoimintasi tarpeiden muuttuessa. Ota palautetta vastaan ja kehitä palkitsemisjärjestelmääsi säännöllisesti.
- Seuraa tarkasti kielteisiä vaikutuksia, kuten sitä, että työntekijät keskittyvät vain lyhyen aikavälin tavoitteisiin tai että syntyy epätervettä kilpailua, ja puutu ongelmiin nopeasti.
Palkintojen ja tunnustuksen ei kuitenkaan aina tarvitse olla rahallisia. Työntekijöiden tunnustusohjelmiin kuuluu myös julkinen ja yksityinen tunnustus esimerkiksi kokouksissa, Slack-kanavilla, uutiskirjeissä tai yrityksen sosiaalisen median kanavissa.
8. Pidä se yksinkertaisena
Kuten kaikessa muussakin, suorituksen johtamisessa on löydettävä tasapaino vaivannäön ja hyödyn välillä. Seuraavien periaatteiden avulla voit pitää sen yksinkertaisena ja lisätä käyttöönoton todennäköisyyttä:
- Täydennä vuosittaista arviointia lyhyemmillä ja useammin järjestettävillä seurantakeskusteluilla (esimerkiksi kuukausittain tai neljännesvuosittain) sekä jatkuvalla palautemenettelyllä, joka tekee suorituksen johtamisesta osan normaalia työnkulkua.
- Luo yhden sivun mittainen lomake, joka sisältää olennaiset tiedot: tavoitteet, edistymisen, vahvuudet sekä yhden tai kaksi kehityskohdetta. Tämä vähentää paperityötä ja pitää arvioinnin keskittyneenä.
- Selitä miksi. Kuten Jumpstart HR:n toimitusjohtaja Joey Price selittää: ”Varmista, että tiimin jäsenet tietävät, miksi heidän on osallistuttava suorituksen johtamisen prosessiin, mitä käsittelyaikoja heiltä odotetaan ja miten työmäärä asetetaan tärkeysjärjestykseen suoritusarviointikauden aikana. Tämä antaa ylhäältä alaspäin ulottuvan näkemyksen siitä, miksi suorituksen johtaminen on organisaation prioriteetti, ja auttaa kaikkia kantamaan vastuunsa siitä, että työ valmistuu ajoissa”.
- Hyödynnä teknologiaa ja automaatiota (tästä lisää alla).
Suorituksen johtamisen automatisointi
Suorituksen johtamisen ohjelmiston käyttö voi helpottaa jatkuvan suorituksen johtamisen prosessin ylläpitämistä erityisesti organisaation kasvaessa. Taulukkolaskentojen, kalenterimuistutusten ja erillisten asiakirjojen sijaan tiimit voivat käyttää ohjelmistoa tavoitteiden hallintaan, tehtävien automatisointiin sekä palautteen, arviointien ja kehityssuunnitelmien tarjoamiseen yhdessä paikassa.
Suorituksen johtamisen alustat eroavat huomattavasti toisistaan painopisteiltään. Jotkin on rakennettu jäsenneltyjen arviointien ympärille, kun taas toiset painottavat jatkuvaa palautetta, työntekijöiden kehittämistä, tavoitteiden yhdenmukaistamista tai tekoälyn tukemia näkemyksiä.
Alla olevalla videolla vertailemme viittä johtavaa vaihtoehtoa, mukaan lukien niiden vahvimmat käyttötapaukset, tekoälyominaisuudet ja hinnat.
BambooHR:n, SAP SuccessFactorsin ja Workdayn kaltaiset työkalut voivat automatisoida toistuvat arviointikierrokset, tavoitteiden päivitykset, muistutukset ja suoritusta koskevan dokumentoinnin. Erikoistuneemmat alustat, kuten Leapsome, voivat myös kehottaa työntekijöitä ja esihenkilöitä vaihtamaan palautetta projektien, virstanpylväiden tai suunniteltujen seurantakeskustelujen jälkeen.
Prosessistasi riippuen hyödyllisiä ominaisuuksia voivat olla:
- Automatisoidut arviointi- ja tavoitteenasetantatyönkulut
- 360 asteen palautetyökalut palautteen keräämiseen useilta sidosryhmiltä
- Raportointi, joka auttaa esihenkilöitä tunnistamaan suoriutumisen ja sitoutumisen kehityssuuntia
- Integraatiot henkilöstön huomiointialustojen, palkkahallinnon työkalujen ja oppimisen hallintajärjestelmien kanssa
- Tekoälyn tukemat yhteenvedot, kehitysehdotukset tai suoriutumista koskevat oivallukset
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Tehokkaan suorituksenhallintajärjestelmän keskeiset elementit
| Mikä on tärkeää | Mitä kannattaa etsiä |
|---|---|
| Selkeät odotukset | Työntekijät ymmärtävät, mistä he ovat vastuussa, miten onnistumista mitataan ja miten heidän työnsä tukee laajempia tavoitteita. |
| Säännölliset keskustelut | Esihenkilöt keskustelevat edistymisestä, esteistä, palautteesta ja kehittymisestä koko vuoden ajan – eivät ainoastaan muodollisten arviointien aikana. |
| Toimintaan ohjaava palaute | Palaute annetaan oikea-aikaisesti ja täsmällisesti, sitä tuetaan esimerkeillä ja siinä kerrotaan selkeästi, mitä seuraavaksi pitäisi tapahtua. |
| Työntekijöiden osallistuminen | Työntekijät osallistuvat tavoitteiden määrittelyyn, pohtivat edistymistään ja tunnistavat tarvitsemansa tuen tai kehityksen. |
| Valmistautuneet esihenkilöt | Esihenkilöt osaavat valmentaa, dokumentoida huolenaiheita, arvioida oikeudenmukaisesti ja käydä vaikeita keskusteluja. |
| Johdonmukainen arviointi | Kriteerit ovat tehtävän kannalta olennaisia ja läpinäkyviä, ja niitä sovelletaan oikeudenmukaisesti vertailukelpoisiin työntekijöihin. |
| Merkityksellinen seuranta | Hyvä suoriutuminen huomioidaan, kehitystarpeet johtavat tukeen ja suoriutumiseen liittyviin ongelmiin puututaan. |
| Yksinkertaiset prosessit | Työntekijät ja esihenkilöt tietävät, mitä tehdä, milloin se tehdään ja minne tiedot kirjataan. |
| Tilaa parantamiselle | Henkilöstöhallinto tarkastelee säännöllisesti palautetta, osallistumista, arviointimalleja ja tuloksia prosessin kehittämiseksi. |
Esimerkkejä suorituksenhallinnasta
Kuten aiemmin mainittiin, mitkään kaksi suorituksenhallintajärjestelmää eivät näytä samanlaisilta. Ne heijastavat organisaation kulttuuria siinä missä moni muukin asia, ja ne voivat jopa erota organisaatioiden sisällä.
Näin jotkin tunnetut ja menestyvät organisaatiot lähestyvät asiaa.
Google – tavoitteet ja avaintulokset (OKR)
Google oli tunnetusti edelläkävijä OKR-mallin käytössä yhdistääkseen työntekijöiden henkilökohtaiset tavoitteet koko yrityksen tavoitteisiin.
Jokainen työntekijä asettaa mitattavia tavoitteita ja niille erityisiä avaintuloksia, jotka edistävät yrityksen laajempia tavoitteita.
OKR:t tarkistetaan neljännesvuosittain, mikä mahdollistaa ketterät muutokset ja jatkuvan linjauksen nopeasti muuttuvassa teknologiaympäristössä.
Tämä lähestymistapa edistää läpinäkyvyyttä, sillä OKR:t ovat nähtävissä koko organisaatiossa, mikä kannustaa yhteistyöhön ja vastuullisuuteen.
Microsoftin kasvun ajattelutapa ja jatkuva palaute
Microsoft siirtyi perinteisistä vuosittaisista arvioinneista jatkuvaan suorituksenhallintajärjestelmään ja painotti ”kasvun ajattelutapaa”.
Esihenkilöt keskustelevat säännöllisesti työntekijöiden kanssa ja antavat jatkuvasti palautetta, joka auttaa heitä kehittämään taitojaan, sopeutumaan muutoksiin ja saavuttamaan tavoitteensa. Näin luodaan oppimiseen ja kasvuun keskittyvä ympäristö.
Adoben seurantakeskustelumalli
Adobe korvasi vuosittaiset suoritusarvioinnit seurantakeskustelumallilla, jossa esihenkilöt ja työntekijät käyvät säännöllisiä, epämuodollisia palautekeskusteluja.
Tässä lähestymistavassa korostuvat reaaliaikainen palaute ja kehittyminen ilman muodollisia arvioita, mikä vähentää arviointeihin liittyvää stressiä ja pitää työntekijät sitoutuneina omaan kehittymiseensä.
Deloitten yksinkertaistetut ja tulevaisuuteen suuntautuvat arviot
Deloitte uudisti suorituksen johtamisen prosessinsa keskittyäkseen reaaliaikaiseen palautteeseen, usein käytäviin seurantakeskusteluihin ja suorituskykykuvauksiin, joissa työntekijöitä arvioidaan mahdollisten tulevien toimien, kuten ylennysten tai palkankorotusten, perusteella. Tämä tulevaisuuteen suuntautuva lähestymistapa keskittyy kasvuun ja vähentää taaksepäin katsovien arviointien tarvetta.
General Electricin ketterä suorituskyvyn kehittäminen
GE siirtyi vuosittaisista arvioinneista ketterämpään, jatkuvaan palautemalliin nimeltä suorituskyvyn kehittäminen.
Räätälöidyn PD@GE-sovelluksen avulla työntekijät saavat reaaliaikaista palautetta ja voivat päivittää tavoitteitaan usein, mikä auttaa yritystä reagoimaan nopeasti ja pysymään mukana toimialan muutoksissa.
Mitä seuraavaksi?
Suorituksen johtamisen ymmärtäminen on ensimmäinen askel. Seuraavaksi sinun on päätettävä, miten organisaatiosi toteuttaa sen käytännössä.
Tutustu erilaisiin suorituksen johtamisen järjestelmätyyppeihin vertaillaksesi yleisiä lähestymistapoja ja selvittääksesi, mikä rakenne sopii parhaiten tavoitteisiisi, henkilöstöösi ja yrityskulttuuriisi.
Tilaa People Managing People -uutiskirje
Jos haluat pysyä ajan tasalla suorituksen ja osaamisen johtamisen uusimmista kehityssuunnista, tilaa viikoittainen uutiskirjeemme HR- ja yritysjohtajille. Saat kaiken uusimman sisältömme, joka auttaa sinua kehittymään urallasi ja saamaan aikaan suuremman vaikutuksen organisaatiossasi.
