Suorituksen johtaminen: täydellinen opas + esimerkkejä
Suorituksen johtaminen on jatkuva prosessi, jossa asetetaan selkeitä tavoitteita, annetaan merkityksellistä palautetta ja kehitetään henkilöstöä. Kun se toimii, se on yksi suorimmista keinoista parantaa tuloksia. Ilman toimivaa järjestelmää tiimit ajautuvat sivuraiteille, osaajat lähtevät ja arvioinneista tulee muodollisuus, johon kukaan ei luota. Olen nähnyt tämän rapauttavan kulttuuria kaikenkokoisissa organisaatioissa.
Tässä artikkelissa opit tarkalleen, mitä suorituksen johtaminen tarkoittaa ja miten voit suunnitella ja hyödyntää sitä todellisten tulosten saavuttamiseksi organisaatiossasi sen sijaan, että siitä tulisi vain ruutujen rastittamista.
Mitä suorituksen johtaminen tarkoittaa?
Suorituksen johtaminen on prosessi, jonka avulla organisaatiot seuraavat, arvioivat ja parantavat työntekijöiden suoriutumista työssä. Esihenkilöt ja henkilöstöhallinnon tiimit käyttävät sitä selkeiden tavoitteiden asettamiseen, palautteen antamiseen ja työntekijöiden kehittymisen tukemiseen, jotta kaikki työskentelevät samojen tavoitteiden saavuttamiseksi.
Säännöllisten seurantakeskustelujen, arviointien ja kehittymissuunnitelmien avulla voit auttaa tiimiäsi pysymään motivoituneena, kehittämään taitojaan ja saavuttamaan parempia tuloksia työssä.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Miten suorituksen johtaminen toimii?
Suorituksen johtaminen toimii toistuvana syklinä. Tavoitteet asetetaan, edistymistä seurataan, palautetta annetaan ja seuraavan tavoitekierroksen tavoitteita mukautetaan tapahtuneen perusteella.
1. Aseta tavoitteet ja odotukset
Esihenkilöt ja työntekijät sopivat siitä, miltä onnistuminen näyttää, miten sitä mitataan ja miten yksilön työ tukee laajempia tiimin ja liiketoiminnan tavoitteita.
2. Tue ja seuraa edistymistä
Työntekijät työskentelevät tavoitteiden saavuttamiseksi, kun taas esihenkilöt poistavat esteitä, valmentavat ja seuraavat edistymistä säännöllisissä keskusteluissa.
Jos suoriutumisessa ilmenee puutteita, puutu niihin varhain sen sijaan, että odottaisit seuraavaa muodollista arviointia. Pitkittyneet ongelmat saattavat edellyttää suoriutumisen kehittämissuunnitelmaa.
3. Anna palautetta työn edetessä
Palautteessa tulisi kertoa työntekijöille, mikä toimii, mitä on muutettava ja mitä seuraavaksi tulee tehdä. Myös tunnustuksella on tässä merkitystä. Hyvää suoriutumista ei pitäisi joutua odottamaan arviointikauteen asti, jotta se huomioitaisiin.
4. Arvioi suoriutumista
Sovittuina ajankohtina, kuten neljännesvuosittaisissa arvioinneissa, esihenkilöt ja työntekijät arvioivat edistymistä suhteessa työntekijän tavoitteisiin ja keskustelevat saavutuksista, haasteista ja kehittymistarpeista.
5. Mukauta ja toista
Tavoitteiden, kehittymissuunnitelmien ja tuen tulisi muuttua prioriteettien muuttuessa. Organisaatiot voivat myös käyttää suoriutumisen kalibrointia auttaakseen esihenkilöitä soveltamaan standardeja johdonmukaisemmin eri tiimeissä.
Sen jälkeen sykli alkaa uudelleen päivitettyjen odotusten ja tavoitteiden myötä.
Suorituksen johtaminen vs. suoriutumisen arvioinnit
Tämän vertailun avulla ymmärrät, mikä rooli arvioinneilla on laajemmassa järjestelmässä:
| Suorituksen johtaminen | Suoriutumisen arviointi | |
|---|---|---|
| Tiheys | Jatkuvaa, ympäri vuoden | Määräajoin (neljännesvuosittain, vuosittain) |
| Painopiste | Tavoitteet, kehittyminen, palaute | Arviointi, arvosana |
| Vastuu | Jaettu: esihenkilö + työntekijä | Yleensä esihenkilövetoinen |
| Tarkoitus | Suoriutumisen jatkuva parantaminen | Aiemman suoriutumisen arviointi |
| Tulos | Valmennus, kehittymissuunnitelmat | Arvosanat, palkitsemista koskevat päätökset |
Suorituksen johtamisen viitekehykset
Suorituksen johtamisen viitekehys yhdistää tavoitteet, palautteen, arvioinnit, mittaamisen ja työntekijöiden kehittymisen yhdeksi johdonmukaiseksi prosessiksi. Sopiva viitekehys riippuu siitä, mitä sinun on arvioitava, kuinka usein prioriteetit muuttuvat ja kuinka paljon rakennetta esihenkilösi ja työntekijäsi tarvitsevat.
| Viitekehys | Mihin se keskittyy | Mille sopii parhaiten | Mitä kannattaa huomioida |
|---|---|---|---|
| Tuloksiin perustuva | Tavoitteet, tuotokset ja KPI-mittarit | Roolit, joissa on selkeät ja mitattavat tulokset, kuten myynti, tuki tai projektien toimitus | Yhteistyö, oppiminen ja tulosten saavuttamisen tapa voivat jäädä huomiotta |
| Osaamisperusteinen | Taidot, käyttäytyminen ja roolikohtaiset valmiudet | Organisaatiot, jotka haluavat yhdenmukaiset odotukset ja selkeämmät kehittymismahdollisuudet | Epämääräiset osaamisalueet voivat johtaa subjektiivisiin arvioihin |
| Jatkuva | Tiheä palaute, valmennus ja tavoitteiden mukauttaminen | Nopeasti muuttuvat tiimit, joissa prioriteetit tai vastuut vaihtuvat säännöllisesti | Prosessista voi tulla yksi ylimääräinen kokousrasite ilman keskittyneitä keskusteluja |
| Tasapainotettu | Tulokset, käyttäytyminen, kehittyminen ja osallistuminen tiimin toimintaan | Johtotehtävät tai työtehtävät, joissa menestystä ei voi mitata yhdellä mittarilla | Esihenkilöt tarvitsevat selkeät ohjeet siitä, miten eri osa-alueita painotetaan |
| Työntekijälähtöinen | Itsearviointi, työntekijän asettamat tavoitteet ja vastuunotto omasta kehittymisestä | Työyhteisöt, joissa korostetaan autonomiaa, reflektointia ja urakehitystä | Työntekijät saattavat tarvita tukea asettaakseen olennaisia ja realistisia tavoitteita |
| Hybridi | Useiden lähestymistapojen yhdistelmä | Organisaatiot, joissa on erilaisia rooleja, tiimejä tai suoriutumiseen liittyviä tarpeita | Liian monet lomakkeet, arviot ja tarkistuspisteet voivat vaikeuttaa prosessin käyttöä |
Useimmat organisaatiot käyttävät jonkinlaista hybridimallia. Ne voivat esimerkiksi käyttää OKR-tavoitteita prioriteettien yhdenmukaistamiseen, osaamisalueita käyttäytymisen arviointiin, neljännesvuosittaisia keskusteluja valmennukseen ja vuosittaista arviointia palkitsemista koskeviin päätöksiin.
Miksi suorituksen johtaminen on tärkeää
Suorituksen johtamisen ei pitäisi tehdä muuta kuin kirjata aiempia tuloksia. Sen tarkoituksena on auttaa työntekijöitä onnistumaan ja samalla pitää heidän työnsä linjassa organisaation prioriteettien kanssa.
Hyvän järjestelmän pitäisi:
- Yhdistää yksilön työ liiketoiminnan tavoitteisiin: Työntekijöiden pitäisi ymmärtää, miten heidän vastuunsa ja tavoitteensa liittyvät laajempiin tiimin ja organisaation prioriteetteihin.
- Selkeyttää, miltä hyvä suoriutuminen näyttää: Esihenkilöiden on asetettava selkeät odotukset tuloksille, käyttäytymiselle ja vastuille, jotta työntekijät tietävät, miten onnistumista arvioidaan.
- Parantaa suoriutumista aiemmin: Säännölliset keskustelut auttavat esihenkilöitä havaitsemaan suoriutumisen puutteet ja puuttumaan niihin, kun parantamiseen on vielä aikaa.
- Tukea työntekijöiden kehittymistä: Suorituksen johtaminen voi auttaa tunnistamaan valmennuksen, koulutuksen, mentoroinnin ja urakehityksen mahdollisuuksia sen sijaan, että keskityttäisiin vain arviointiin.
- Rakentaa luottamusta oikea-aikaisen palautteen avulla: Työntekijöiden pitäisi saada täsmällistä palautetta silloin, kun siitä on vielä hyötyä. Tähän kuuluu sekä hyvän työn tunnustaminen että selkeät ohjeet tilanteisiin, joissa jotain on muutettava.
- Estää yllätykset arvioinnin yhteydessä: Muodollisten arviointien pitäisi koota yhteen jo käytyjä keskusteluja, ei tuoda huolenaiheita esiin ensimmäistä kertaa.
- Tukea parempia henkilöstöä koskevia päätöksiä: Yhdenmukaiset tiedot suoriutumisesta voivat auttaa esihenkilöitä tekemään tietoon perustuvia päätöksiä, jotka koskevat korkean potentiaalin työntekijöitä, ylennyksiä, palkitsemista, seuraajasuunnittelua ja kehittymisen tarpeita.
- Parantaa organisaation suoriutumista: Selkeät tavoitteet, säännöllinen palaute ja parempi kehittymisen tuki voivat edistää tuottavuutta, sitoutumista, henkilöstön pysyvyyttä ja liiketoiminnan tuloksia.
Kuten henkilöstöjohtaja ja johtajuusvalmentaja Elena Sarango-Muñiz toteaa, suorituksen johtaminen toimii parhaiten, kun sitä toteutetaan ”yksi keskustelu kerrallaan” sen sijaan, että sitä pidettäisiin erillisenä vuoden lopussa tehtävänä harjoituksena.
Suorituksen johtamisen sykli
Suorituksen johtaminen toimii parhaiten jatkuvana prosessina, joka perustuu rakentavaan palautteeseen ja luottamukseen ja auttaa työntekijöitä saavuttamaan täyden potentiaalinsa samalla, kun heidän ponnistelunsa sovitetaan yhteen organisaation tavoitteiden kanssa.
Näin se yleensä toimii:
1. Tavoitteiden asettaminen
Prosessi alkaa asettamalla työntekijöille selkeät, täsmälliset ja mitattavat tavoitteet, jotka ovat linjassa organisaation laajempien päämäärien ja tavoitteiden kanssa.
2. Edistymisen seuranta
Työntekijöiden suoriutumista seurataan suhteessa heille asetettuihin tavoitteisiin. Esihenkilöt ja heidän alaisensa vastaavat edistymisen seuraamisesta, mahdollisten esteiden tunnistamisesta ja ratkaisemisesta sekä tarvittavien muutosten tekemisestä.
Säännölliset suoriutumista koskevat keskustelut varmistavat, että tavoitteet pysyvät olennaisina ja työntekijät etenevät suunnitelmien mukaisesti. Tähän sisältyvät epämuodolliset tilannekatsaukset, mentorointi ja valmennus, joiden avulla työntekijöitä ohjataan saavuttamaan tavoitteensa.
Kun suoriutumiskuiluja havaitaan, työntekijöille voidaan tarjota kehittymismahdollisuuksia, kuten koulutusohjelmia, työpajoja tai valmennusta.
Työntekijöille, jotka eivät jatkuvasti täytä odotuksia, voidaan laatia suoriutumisen kehittämissuunnitelma, jossa määritellään konkreettiset kehityskohteet, toteutettavat toimenpiteet ja uudelleenarvioinnin aikataulu.
Lopuksi toinen tärkeä näkökulma on varmistaa, että huippusuoriutujat saavat saavutuksistaan asianmukaisen tunnustuksen.
3. Muodolliset suoriutumisarvioinnit
Ennalta sovituin väliajoin (esimerkiksi neljännesvuosittaisissa arvioinneissa tai puolivuosittain tai vuosittain) tehdään muodollisia arviointeja, joissa suoriutumista arvioidaan suhteessa työntekijän tavoitteisiin.
Näihin arviointeihin sisältyy yksityiskohtainen keskustelu saavutuksista, haasteista ja kehityskohteista.
4. Tavoitteiden tarkastelu ja mukauttaminen
Liiketoiminnan painopisteiden muuttuessa suoriutumistavoitteita voi olla tarpeen mukauttaa. Säännöllinen tarkastelu varmistaa, että tavoitteet pysyvät linjassa organisaation muuttuvan strategian kanssa.
Organisaatiot voivat myös haluta järjestää ajoittain suoriutumisen kalibrointitilaisuuksia varmistaakseen oikeudenmukaisen ja kattavan suorituksen johtamisen koko organisaatiossa.
Suorituksen johtamisen menetelmät
Suorituksen johtaminen koostuu erilaisista toisiaan tukevista toiminnoista, ajattelutavoista ja menetelmistä, jotka yhdessä muodostavat kokonaisjärjestelmän. Mitkään kaksi järjestelmää eivät näytä samalta, mutta tässä on joitakin yleisiä elementtejä.
Tavoitejohtaminen (MBO)
Työntekijät ja esihenkilöt asettavat yhteistyössä organisaation painopisteiden kanssa linjassa olevia täsmällisiä ja mitattavia tavoitteita, mikä luo selkeän fokuksen ja vahvistaa vastuunottoa.
Esimerkiksi markkinointipäällikkö ja hänen tiiminsä jäsenensä asettavat tavoitteeksi sosiaalisen median sitoutumisen lisäämisen 20 prosentilla seuraavan vuosineljänneksen aikana. Yhdessä he määrittelevät konkreettiset ja mitattavat toimenpiteet tavoitteen saavuttamiseksi, kuten julkaisujen tekemisen kolme kertaa viikossa, kahden kohdennetun mainoskampanjan toteuttamisen ja sitoutumismittareiden analysoinnin joka toinen viikko strategioiden mukauttamiseksi.
He tapaavat vuosineljänneksen aikana seuratakseen edistymistä ja keskustellakseen mahdollisista haasteista. Jakson lopussa he vertaavat tuloksia 20 prosentin tavoitteeseen, arvioivat tiimin jäsenen suoriutumista saavutettujen tulosten ja toteutettujen toimenpiteiden perusteella sekä asettavat havaintojensa pohjalta uusia tavoitteita.
OKR:t (tavoitteet ja keskeiset tulokset)
OKR:t yhdistävät kunnianhimoiset tavoitteet mitattaviin keskeisiin tuloksiin ja kannustavat työntekijöitä ylittämään rutiinitehtävät sekä tavoittelemaan merkityksellisiä saavutuksia.
Tässä on lyhyt esimerkki OKR:ien käytöstä:
Tavoite: Parantaa asiakastyytyväisyyttä tukitiimissä.
Keskeiset tulokset:
- Kasvattaa asiakastyytyväisyyden keskimääräinen pistemäärä 4,2:sta 4,5:een vuosineljänneksen loppuun mennessä.
- Lyhentää tukipyyntöjen keskimääräinen vastausaika 8 tunnista 4 tuntiin.
- Ottaa käyttöön asiakaspalautekyselyn kaikille ratkaistuille tukipyynnöille ja saavuttaa 50 prosentin vastausasteen.
Tässä OKR:ssä tavoite on selkeä ja kunnianhimoinen päämäärä (asiakastyytyväisyyden parantaminen), kun taas keskeiset tulokset ovat täsmällisiä ja mitattavia tuloksia, jotka osoittavat edistymistä tavoitteen saavuttamisessa.
Tämä rakenne tarjoaa tiimille kohdennetut tavoitteet, jotka edistävät laajempaa päämäärää. Voit tutustua OKR-tavoitteisiin tarkemmin artikkelissamme Mitä OKR-tavoitteet ovat?
SMART-tavoitteet
SMART-tavoitteet on jäsennelty siten, että ne ovat täsmällisiä, mitattavia, saavutettavia, merkityksellisiä ja aikataulutettuja, mikä auttaa varmistamaan, että tavoitteet ovat selkeitä ja saavutettavissa määritetyssä ajassa.
Esimerkki: Myyntiedustaja asettaa tavoitteekseen kuukausittaisen myyntituoton kasvattamisen.
- Täsmällinen: Kasvatetaan kuukausittaista myyntituottoa 15 %.
- Mitattava: Seurataan edistymistä kuukausittaisten tuottoraporttien avulla.
- Saavutettava: Tavoite asetetaan viimeaikaisten kuukausittaisten tuottotrendien ja käytettävissä olevien myyntiresurssien perusteella.
- Merkityksellinen: Tavoite linjataan yrityksen tuoton kasvua koskevan painopisteen kanssa.
- Aikataulutettu: Tavoite saavutetaan seuraavan vuosineljänneksen loppuun mennessä.
Tämä SMART-tavoite antaa myyntiedustajalle selkeän päämäärän, realistiset välitavoitteet ja määräajan, mikä helpottaa edistymisen seurantaa ja tavoitteen saavuttamista.
Lue lisää artikkelistamme, jossa käsitellään SMART-tavoitteiden asettamista.
360 asteen palaute
360 asteen palaute on yksi suosituimmista menetelmistä esihenkilöiden kehittämiseen organisaatioissa, mutta siitä on hyötyä kaikille.
Tämä menetelmä tarjoaa kattavan näkemyksen keräämällä palautetta kollegoilta, esihenkilöiltä, alaisilta ja joskus asiakkailta, mikä edistää kokonaisvaltaista ymmärrystä suoriutumisesta.
Menetelmä voi kuitenkin viedä paljon aikaa, ja se saattaa johtaa puolueelliseen palautteeseen, jos sitä ei hallita huolellisesti.
Tämä on itsessään laaja aihe, mutta Lockhart Lance jakaa erinomaisessa 360 asteen palautetta käsittelevässä artikkelissaan hyviä käytäntöjä:
- Esihenkilöiden tulisi pyrkiä tunnistamaan kullekin työntekijälle muutama henkilö, joiden kanssa tämä tekee aktiivisesti yhteistyötä. Ketä he palvelevat? Kuka on riippuvainen heidän tehokkaista työtuloksistaan? Keitä heidän sidosryhmänsä ovat? Keihin heidän työnsä vaikuttaa?
- Määrittele olennaiset suoriutumisen osa-alueet nykyisten tehtäväanalyysien tai ylimmän johdon niiden käyttäytymistapojen perusteella, joita he haluavat tulevaisuudessa kehittää ja palkita.
- Käytä arviointijärjestelmää, kuten Likert-asteikkoa, jossa pyydetään arviota tietyistä suoriutumisen osa-alueista numeerisella asteikolla, esimerkiksi 1–5 (1—täysin eri mieltä, 6—täysin samaa mieltä), sillä se on yksinkertainen mutta tarjoaa arvioijalle riittävästi joustavuutta erottaa toisistaan vain keskinkertainen ja erinomainen suoriutuminen.
Voit myös käyttää 360 asteen palautteen ohjelmistoa prosessin helpottamiseen.
Suoriutumisen arvioinnit
Joskus suorituksen johtaminen ja suoriutumisen arvioinnit menevät sekaisin.
Jälkimmäinen on säännöllisesti, usein vuosittain, suoritettava muodollinen arviointi, joka on osa suorituksen johtamisen käytäntöjä. Sen tarkoituksena on arvioida työntekijän saavutuksia, vahvuuksia ja kehitysalueita, ja se vaikuttaa tyypillisesti ylennyksiä, palkankorotuksia tai kehityssuunnitelmia koskeviin päätöksiin.
Esimerkki: Ohjelmistoinsinööri käy vuosittaisen suoriutumisen arvioinnin esihenkilönsä kanssa.
- Valmistelu: Esihenkilö ja insinööri käyvät läpi vuoden aikana valmistuneet keskeiset projektit keskittyen mitattaviin tuloksiin, kuten virheenkorjauksiin, ominaisuuksien kehittämiseen ja asiakaspalautteeseen.
- Arviointi: Esihenkilö arvioi insinöörin suoriutumista keskeisten osaamisalueiden (kuten teknisten taitojen, tiimityön ja ongelmanratkaisun) perusteella käyttäen standardoitua suoriutumisen arviointiasteikkoa.
- Palaute: Arviointikeskustelun aikana esihenkilö esittää suoriutumisen arviointia koskevia kysymyksiä, antaa rakentavaa palautetta, tunnustaa saavutukset ja keskustelee kehitysalueista.
- Tavoitteiden asettaminen: Arvioinnin perusteella he asettavat yhteistyössä tavoitteet seuraavalle ajanjaksolle, kuten uuden viitekehyksen oppimisen tai virheiden määrän vähentämisen 15 prosentilla.
Tämän suoriutumisen arvioinnin tavoitteena on antaa ohjelmistoinsinöörille jäsenneltyä palautetta hänen aiemmasta suoriutumisestaan, auttaa häntä ymmärtämään vahvuutensa ja keskittymään tulevan vuoden kehityskohteisiin.
Jos haluat perehtyä aiheeseen syvällisemmin, tutustu Liz Lockhart Lancen erinomaiseen artikkeliin siitä, miten suoriutumisen arviointi toteutetaan. Voit myös käyttää kätevää suoriutumisen arviointimalliamme.
Jatkuva suoriutumisen johtaminen
Jatkuva suoriutumisen johtaminen täydentää muodollisempia arviointeja säännöllisen ja jatkuvan palautteen sekä seurantakeskustelujen järjestelmällä (neljännesvuosittaiset ja vuoden puolivälin arvioinnit ovat myös yleistymässä), jotta työntekijät pysyvät tavoitteiden mukaisina ja saavat oikea-aikaista tukea kehittymiseen.
Esimerkki: Projektipäällikkö ja tiimin jäsen sopivat jatkuvan kehittämisen suunnitelmasta projektin tehokkuuden parantamiseksi.
- Tavoitteiden asettaminen: Aseta jokaisen vuosineljänneksen alussa selkeä tavoite, kuten projektin läpimenoajan lyhentäminen 10 prosentilla.
- Säännölliset seurantakeskustelut: Järjestä seurantakeskustelu joka toinen viikko edistymisen tarkastelemiseksi, haasteiden käsittelemiseksi ja projektin lähestymistavan mukauttamiseksi tarpeen mukaan.
- Reaaliaikainen palaute: Anna välitöntä palautetta merkittävien virstanpylväiden saavuttamisen tai haasteiden jälkeen, jotta tiimin jäsen voi oppia ja mukautua reaaliajassa.
- Kuukausittainen pohdinta: Tarkastele projektin aikatauluja koskevia kuukausittaisia tietoja ja tunnista tietyt alueet, joilla tehokkuus parani tai voisi parantua entisestään.
Hanki suoriutumisen arviointimallimme!
Näin parannat suoriutumisen johtamisen prosessia
Betterworksin tutkimukseen vastanneista hieman alle kolmannes (37 %) uskoo, että heidän yrityksensä suoriutumisen johtamisen prosessi auttaa heitä parantamaan suoriutumistaan.
Mainittuja syitä olivat oikeudenmukaisuuden puute, mahdollisuus sovittaa oma työ yrityksen strategisiin tavoitteisiin sekä urakehitys.
Kun haluat luoda tehokkaan suoriutumisen johtamisen prosessin, huomioi siis nämä suoriutumisen johtamisen parhaat käytännöt:
1. Varmista, että tavoitteet ovat selkeitä ja merkityksellisiä
Parhaan tavoitteiden asettamisen menetelmän valinnasta käydään paljon keskustelua, johon en tässä perehdy (mutta me pidämme SMART-tavoitteista).
Tavoitteiden tulisi kuitenkin vähintään olla linjassa koko organisaatiossa siten, että lähtökohtana ovat korkean tason organisaatiotavoitteet, jotka sitten ”valuvat” yksilötasolle.
Näin varmistetaan, että kaikkien työ on linjassa tavoitteiden kanssa, ja työntekijät näkevät, miten he osallistuvat organisaation toimintaan. Lockhart Lancen erinomainen artikkeli tavoitteiden jalkauttamisesta on hyödyllinen resurssi tähän.
2. Siirry jatkuvaan suoriutumisen johtamiseen
Betterworksin tutkimuksessa havaittiin, että jatkuvan suoriutumisen johtamisen prosessin käyttöön ottaneet organisaatiot ilmoittivat päihittävänsä tai päihittävänsä kilpailijansa merkittävästi 24 % useammin.
Mitä tämä siis tarkalleen tarkoittaa?
- Luovutaan vuosittaisista arvioinneista ja siirrytään jatkuvaan palautteeseen sekä säännöllisempiin keskusteluihin, kuten neljännesvuosittaisiin tai puolivuosittaisiin arviointeihin.
- Otetaan käyttöön epämuodollisia palautemahdollisuuksia, kuten valmennustilaisuuksia tai kahdenkeskisiä tapaamisia.
- Keskitytään sekä vahvuuksiin että kehityskohteisiin ja tarjotaan rakentavia ehdotuksia.
Toinen etu on se, että esihenkilöt ja työntekijät käyttävät paljon aikaa vuosittaisiin arviointeihin, ja jatkuvampi järjestelmä helpottaa tätä prosessia.
”Yksi lähestymistapa, joka on muuttanut suorituksen johtamisen prosessiamme, on ”kasvukatsaus”.
Nämä katsaukset on suunniteltu nopeiksi keskusteluiksi, joissa käsittelemme vain yhtä asiaa, jota tiimin jäsen pyrkii kehittämään, ja yhtä asiaa, josta hän on ylpeä.
Kun keskustelu pidetään yksinkertaisena ja henkilökohtaisena, se antaa tilaa merkityksellisille keskusteluille ilman kokonaisvaltaiseen arviointiin liittyvää kuormittavaa tunnetta. Samalla painopiste siirtyy edistymiseen ja itsereflektioon sen sijaan, että suorituksesta keskusteltaisiin vain kerran vuodessa.
On hämmästyttävää, kuinka paljon 15 minuutin katsaus voi paljastaa, ja olen huomannut sen johtavan syvempään sitoutumiseen ja vahvempaan tarkoituksentunteeseen tiimissämme.”—Kalli Hale, yleishammaslääkäri, The Airway Dentist.
3. Kouluta johtajia tehokkaaseen suorituksen johtamiseen
Vaikka esihenkilöillä on tärkeä rooli suorituksen johtamisessa, johdannossa mainitussa Willis Towers Watsonin tutkimuksessa vain puolet vastaajista oli samaa tai täysin samaa mieltä siitä, että heidän organisaatioidensa esihenkilöt arvioivat (55 %) tai erottelevat (50 %) tehokkaasti suorien alaistensa suoritusta.
Monista tulee esihenkilöitä vähäisellä tai olemattomalla muodollisella koulutuksella. Siksi esihenkilöille kannattaa jo suorituksen johtamisen alkuvaiheessa opettaa organisaation suorituksen johtamisen prosessi ja tarjota heille taidot tavoitteiden luomiseen, rakentavan palautteen antamiseen, arviointien tekemiseen, valmentamiseen ja työntekijöiden kehittymisen tukemiseen (tämä voisi olla esimerkiksi esihenkilön suoritustavoite).
Tämä on erityisen tärkeää aloilla, joilla vaihtuvuus on suurta. Esimerkiksi vähittäiskaupan suorituksen johtamisen strategioille on paljon kysyntää työntekijöiden keskuudessa: noin 80–90 % kertoo ottavansa mielellään vastaan enemmän palautetta.
4. Hyödynnä 360 asteen palautetta
Vaikka esihenkilöillä pitäisi olla käsitys tiiminsä jäsenten suoriutumisesta, he eivät ole ainoita, joilla on näkemyksiä asiasta. Ja kuka olisi parempi antamaan palautetta esihenkilöistä kuin heidän suorat alaisensa?
Yksi huomioitava asia on, että kyse on enemmänkin kehittämismenetelmästä, jonka avulla työntekijät saavat monipuolisen kuvan vahvuuksistaan ja kehityskohteistaan, kuin menetelmästä, jota käytettäisiin ylennyksiä, palkankorotuksia tai muita vastaavia päätöksiä varten.
5. Kannusta työntekijöitä osallistumaan
Kuten useimpien henkilöstöhallinnon tuotteiden kohdalla, niiden luomiseen on hyvä ottaa mukaan loppukäyttäjä.
Suorituksen johtamisen yhteydessä tämä tarkoittaa työntekijöiden osallistamista tavoitteiden asettamiseen ja itsearviointiin sitoutumisen ja omistajuuden tunteen lisäämiseksi sekä heidän kannustamistaan antamaan palautetta suorituksen johtamisen prosessista ja ehdottamaan parannuksia.
Kuten Neighborin luova johtaja Mike Fretto korostaa: ”Kun annan tiimini vastuulle tavoitteiden asettamisen ja edistymisen arvioinnin, vähennän huomattavasti omaa työtaakkaani ja autan samalla työntekijöitäni kehittämään taitojaan, itsenäisyyttään ja ammatillista suuntaansa”
6. Keskity kehittymiseen, älä vain arviointiin
Aseta työntekijöiden kehittyminen etusijalle laatimalla yksilöllisiä kehittymissuunnitelmia, jotka tarjoavat työntekijöille etenemissuunnitelman ja joiden kehitystavoitteet he voivat sisällyttää omiin tavoitteisiinsa.
Tarjoa koulutusta, mentorointia ja resursseja, joiden avulla työntekijät voivat kehittää taitojaan ja edetä urallaan.
Oman kehittymisesi tueksi voit harkita suorituksen johtamista käsittelevää kurssia, joka auttaa sinua hiomaan suorituksen johtamisen lähestymistapaasi ja löytämään uusia tapoja auttaa työntekijöitä kehittymään.
7. Tunnista ja palkitse hyvä suoriutuminen
Ei ole mikään salaisuus, että suoritustulosten yhdistäminen palkkioihin, kuten bonuksiin tai ylennyksiin, on erittäin tehokas keino, mutta sen toteuttaminen on helpommin sanottu kuin tehty.
Mahdollisia ongelmakohtia ovat subjektiivisuus, monimutkaisuus, myrkyllinen kulttuuri ja lyhytnäköinen ajattelu.
Tämän torjumiseksi Alex Link tarjoaa erinomaisessa suoritusperusteista palkitsemista käsittelevässä artikkelissaan hyviä käytäntöjä, joiden avulla asia voidaan toteuttaa oikein:
- Edistä tiimityötä tasapainottamalla yksilösuoritukseen perustuvia kannustimia ja tiimin panoksen tunnustamista. Luo tiedon jakamista tukeva kulttuuri, joka lisää mahdollisuuksia yhteistyöhön.
- Ole avoin suoritusperusteisen palkitsemisen rakenteesta ja siitä, miten se liittyy suoriutumiseen. Avoimuus vähentää epävarmuutta ja vahvistaa työntekijöiden luottamusta. Tässä on neuvoja siitä, miten palkitsemisesta kannattaa keskustella.
- Ole joustava strategiassasi ja varaudu tekemään muutoksia liiketoiminnan tarpeiden muuttuessa. Ota palautetta vastaan ja kehitä palkitsemisjärjestelmääsi säännöllisesti.
- Seuraa tarkasti kielteisiä vaikutuksia, kuten työntekijöiden keskittymistä ainoastaan lyhyen aikavälin tavoitteisiin tai epätervettä kilpailua, ja puutu ongelmiin nopeasti.
Palkintojen ja tunnustuksen ei kuitenkaan aina tarvitse olla rahallisia. Työntekijöiden tunnustusohjelmiin kuuluu myös julkinen ja yksityinen tunnustus esimerkiksi kokouksissa, Slack-kanavilla, uutiskirjeissä tai yrityksen sosiaalisen median kanavissa.
8. Pidä se yksinkertaisena
Kuten kaikessa muussakin, suorituskyvyn hallinnassa on löydettävä tasapaino vaivannäön ja hyödyn välillä. Seuraavat periaatteet auttavat pitämään sen yksinkertaisena ja lisäävät käyttöönoton todennäköisyyttä:
- Täydennä vuosittaista arviointia lyhyemmillä ja useammin toistuvilla keskusteluilla (esimerkiksi kuukausittain tai neljännesvuosittain) sekä jatkuvalla palautekäytännöllä, joka tekee suorituskyvyn hallinnasta osan normaalia työnkulkua.
- Luo yhden sivun mittainen malli, johon kirjataan olennaiset tiedot: tavoitteet, edistyminen, vahvuudet ja yksi tai kaksi kehityskohdetta. Tämä vähentää paperityötä ja pitää arvioinnin keskittyneenä.
- Selitä miksi. Kuten Jumpstart HR:n toimitusjohtaja Joey Price selittää: ”Varmista, että tiimin jäsenet tietävät, miksi heidän on osallistuttava suorituskyvyn hallinnan prosessiin, millaisia käsittelyaikoja heiltä odotetaan ja miten työmäärä priorisoidaan suoritusarviointikauden aikana. Tämä antaa ylhäältä alaspäin ulottuvan näkemyksen siitä, miksi suorituskyvyn hallinta on organisaation prioriteetti, ja auttaa kaikkia kantamaan vastuunsa työn saattamisesta valmiiksi ajoissa.”
- Hyödynnä teknologiaa ja automaatiota (tästä lisää alla).
Suorituskyvyn hallinnan automatisointi
Suorituskyvyn hallintaohjelmiston käyttäminen voi helpottaa jatkuvan suorituskyvyn hallinnan prosessin ylläpitämistä erityisesti organisaation kasvaessa. Taulukkolaskentojen, kalenterimuistutusten ja toisistaan irrallisten asiakirjojen sijaan tiimit voivat käyttää ohjelmistoa tavoitteiden hallintaan, tehtävien automatisointiin sekä palautteen, arviointien ja kehityssuunnitelmien hallintaan yhdessä paikassa.
Suorituskyvyn hallinta-alustat eroavat huomattavasti painotuksiltaan. Jotkin on rakennettu jäsenneltyjen arviointien ympärille, kun taas toiset painottavat jatkuvaa palautetta, työntekijöiden kehittämistä, tavoitteiden yhdenmukaistamista tai tekoälyn tukemia oivalluksia.
Alla olevassa videossa vertailemme viittä johtavaa vaihtoehtoa, mukaan lukien niiden vahvimmat käyttötapaukset, tekoälyominaisuudet ja hinnat.
BambooHR:n, SAP SuccessFactorsin ja Workdayn kaltaiset työkalut voivat automatisoida toistuvat arviointikierrokset, tavoitteiden päivitykset, muistutukset ja suorituskykyä koskevan dokumentoinnin. Erikoistuneemmat alustat, kuten Leapsome, voivat myös kehottaa työntekijöitä ja esihenkilöitä vaihtamaan palautetta projektien, virstanpylväiden tai suunniteltujen keskustelujen jälkeen.
Prosessistasi riippuen hyödyllisiä ominaisuuksia voivat olla esimerkiksi:
- Automatisoidut arviointi- ja tavoitteenasetantatyönkulut
- 360 asteen palautetyökalut palautteen keräämiseen useilta sidosryhmiltä
- Raportointi, joka auttaa esihenkilöitä tunnistamaan suorituksen ja sitoutumisen kehityssuuntia
- Integraatiot työntekijöiden tunnustamisalustojen, palkanmaksutyökalujen ja oppimisenhallintajärjestelmien kanssa
- Tekoälyn tukemat yhteenvedot, kehityssuositukset tai suoritusta koskevat näkemykset
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Tehokkaan suorituksenhallintajärjestelmän keskeiset elementit
| Mikä on tärkeää | Mitä kannattaa etsiä |
|---|---|
| Selkeät odotukset | Työntekijät ymmärtävät, mistä he ovat vastuussa, miten onnistumista mitataan ja miten heidän työnsä tukee laajempia tavoitteita. |
| Säännölliset keskustelut | Esihenkilöt keskustelevat edistymisestä, esteistä, palautteesta ja kehittymisestä koko vuoden ajan – eivät ainoastaan virallisten arviointien yhteydessä. |
| Toimintaan ohjaava palaute | Palaute annetaan oikea-aikaisesti ja täsmällisesti, sitä tuetaan esimerkeillä ja siinä kerrotaan selkeästi, mitä pitäisi tapahtua seuraavaksi. |
| Työntekijöiden osallistuminen | Työntekijät osallistuvat tavoitteiden määrittelyyn, arvioivat edistymistään ja tunnistavat tarvitsemansa tuen tai kehityksen. |
| Valmistautuneet esihenkilöt | Esihenkilöt osaavat valmentaa, dokumentoida huolenaiheita, arvioida oikeudenmukaisesti ja käydä haastavia keskusteluja. |
| Johdonmukainen arviointi | Kriteerit ovat tehtävän kannalta olennaisia ja läpinäkyviä, ja niitä sovelletaan oikeudenmukaisesti toisiaan vastaaviin työntekijöihin. |
| Merkitykselliset jatkotoimet | Hyvästä suorituksesta annetaan tunnustusta, kehitystarpeet johtavat tuen tarjoamiseen ja suoritusongelmiin puututaan. |
| Yksinkertaiset prosessit | Työntekijät ja esihenkilöt tietävät, mitä tehdä, milloin se tehdään ja mihin tiedot kirjataan. |
| Mahdollisuus kehittää | Henkilöstöhallinto tarkastelee säännöllisesti palautetta, osallistumista, arviointimalleja ja tuloksia prosessin kehittämiseksi. |
Esimerkkejä suorituksenhallinnasta
Kuten aiemmin mainittiin, mitkään kaksi suorituksenhallintajärjestelmää eivät näytä samanlaisilta. Ne heijastavat organisaation kulttuuria siinä missä muutkin tekijät, ja ne voivat jopa vaihdella saman organisaation sisällä.
Näin jotkin tunnetut ja menestyneet organisaatiot lähestyvät asiaa.
Google – tavoitteet ja avaintulokset (OKR:t)
Google oli tunnetusti edelläkävijä OKR:ien käytössä yhdistäessään työntekijöiden henkilökohtaiset tavoitteet koko yrityksen tavoitteisiin.
Jokainen työntekijä asettaa mitattavia tavoitteita ja niille erityiset avaintulokset, jotka edistävät yrityksen laajempia tavoitteita.
OKR:t tarkistetaan neljännesvuosittain, mikä mahdollistaa ketterät muutokset ja jatkuvan linjauksen nopeasti muuttuvassa teknologiaympäristössä.
Tämä lähestymistapa edistää läpinäkyvyyttä, sillä OKR:t ovat nähtävissä koko organisaatiossa, mikä kannustaa yhteistyöhön ja vastuullisuuteen.
Microsoftin kasvun ajattelutapa ja jatkuva palaute
Microsoft siirtyi perinteisistä vuosittaisista arvioinneista jatkuvaan suorituksenhallintajärjestelmään ja painotti kasvun ajattelutapaa.
Esihenkilöt keskustelevat säännöllisesti työntekijöiden kanssa ja antavat jatkuvaa palautetta auttaakseen heitä kehittämään taitojaan, sopeutumaan muutoksiin ja saavuttamaan tavoitteensa. Näin luodaan oppimiseen ja kasvuun keskittyvä ympäristö.
Adoben seurantamalli
Adobe korvasi vuosittaiset suoritusarvioinnit ”seurantamallilla”, jossa esihenkilöt ja työntekijät käyvät säännöllisiä, epämuodollisia palautekeskusteluja.
Tässä lähestymistavassa korostuvat reaaliaikainen palaute ja kehittyminen ilman muodollisia arviointeja, mikä vähentää arviointeihin liittyvää stressiä ja pitää työntekijät sitoutuneina omaan kehittymiseensä.
Deloitten yksinkertaistetut ja tulevaisuuteen suuntautuvat arvioinnit
Deloitte uudisti suorituksen johtamisen prosessinsa keskittymään reaaliaikaiseen palautteeseen, säännöllisiin seurantakeskusteluihin ja ”suorituskykykuviin”, joissa työntekijöitä arvioidaan tulevien mahdollisten toimien, kuten ylennysten tai palkankorotusten, perusteella. Tämä tulevaisuuteen suuntautuva lähestymistapa keskittyy kasvuun ja vähentää taaksepäin suuntautuvien arviointien tarvetta.
General Electricin ketterä suorituksen kehittäminen
GE siirtyi vuosittaisista arvioinneista ketterämpään, jatkuvan palautteen malliin nimeltä ”Suorituksen kehittäminen”.
Räätälöidyn PD@GE-sovelluksen avulla työntekijät saavat reaaliaikaista palautetta ja voivat päivittää tavoitteitaan usein, mikä auttaa yritystä reagoimaan nopeasti ja pysymään mukana toimialan muutoksissa.
Mitä seuraavaksi?
Suorituksen johtamisen ymmärtäminen on ensimmäinen askel. Seuraavaksi sinun on päätettävä, miten organisaatiosi toteuttaa sen käytännössä.
Tutustu erilaisiin suorituksen johtamisen järjestelmätyyppeihin vertaillaksesi yleisiä lähestymistapoja ja määrittääksesi, mikä rakenne sopii parhaiten tavoitteisiisi, henkilöstöösi ja yrityskulttuuriisi.
Tilaa People Managing People -uutiskirje
Pysyäksesi ajan tasalla kaikista suorituksen ja osaamisen johtamisen uusimmista kehityskuluista tilaa viikoittainen uutiskirjeemme henkilöstöhallinnon ja liiketoiminnan johtajille. Saat kaiken uusimman sisältömme, joka auttaa sinua kehittymään urallasi ja saavuttamaan suuremman vaikutuksen organisaatiossasi.
