Toimiston välipalat: Sarah-Jayne Lehtinen
Toimistovälipalasarjamme on paikka, jossa keskustelemme epämuodollisesti yhteisömme asiantuntijajäsenten kanssa perehtyäksemme heidän monipuolisiin kokemuksiinsa ja saadaksemme mukaamme mehukkaita oivalluksia ja ideoita.
Tällä kertaa keskustelimme Sarah-Jayne Lehtisen kanssa. Hän on entinen opettaja, projektipäällikkö ja operatiivisen toiminnan asiantuntija. Tällä hetkellä hän johtaa Prodigy Educationin henkilöstöhallintoa, jossa hän vastaa innovatiivisten ohjelmien kehittämisestä ja toteuttamisesta lahjakkuuksien houkuttelemiseksi, kehittämiseksi ja sitouttamiseksi.
Katso, kuuntele tai lue saadaksesi arvokkaita oivalluksia koulutuksesta ja kehityksestä, työntekijäkokemuksen suunnittelusta, tiedon keräämisestä ja analysoinnista, etätyöstä sekä tietenkin toimistovälipaloista!
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Becca Banyard
Hienoa, että olet täällä, Sarah-Jane. Tiedän, että urasi on ollut monipuolinen, joten voisitko kertoa meille hieman siitä, miten päädyit nykyiseen tilanteeseesi?
Sarah-Jayne Lehtinen
Aloitin urani luokkahuoneessa alakoulunopettajana opettaen viidettä luokkaa. Se oli todella hauskaa ja juuri sellaista kuin voi kuvitella. Koska olen asunut Yhdysvalloissa ja Kanadassa, kaikki pätevyyteni ovat amerikkalaisia. Kun mieheni ja minä päätimme muuttaa takaisin Ontarioon, joka on kotini, minun täytyi arvioituttaa pätevyyteni OCT:llä.
Siihen tuli väli, joten ajattelin: ”Hmm. Selvä. Ei ongelmaa. Katsotaanpa, mitä on tarjolla.” Sitten ilmailu- ja avaruustekniikan yrityksessä avautui mahdollisuus vuoden mittaiseen vanhempainvapaan sijaisuuteen, ja ajattelin: ”Tämä on täydellistä. Voin hoitaa sopimuksen loppuun, ja ensi syksynä olen taas valmis opettamaan luokkahuoneessa.”
Rakastuin kuitenkin liiketoimintaan ja tähän työhön, ja yksi asia, jota en ollut koskaan ymmärtänyt itsestäni, oli se, että olen hyvin prosessikeskeinen. Aloin tunnistaa kaikenlaisia toiminnallisia tehokkuuksia jo ennen kuin tiesin, mitä Six Sigma ja toiminnallisten tehokkuuksien koko käsite tarkoittivat. Lopulta menin toimitusjohtajan luo ja sanoin: ”Meillä on kaikki nämä siilot, ja jotta saisimme tiimin yhteen, meidän pitäisi yhdistää nämä liiketoiminnan osa-alueet, jotta voimme toimia yhtenä tiiminä ja tehdä todella hyvää yhteistyötä.”
Hän pani asian hautumaan ja päätyi lopulta yhdistämään kaikki nämä osa-alueet. Sitten minusta tuli koko alueen johtaja, joka raportoi suoraan hänelle. Astuin siis tavallaan tehtävään, kokeilin sitä ja annoin sille mahdollisuuden, ja se oli mahtavaa. Sain paljon mahdollisuuksia oppia.
Sen jälkeen useimmissa työtehtävissäni olen astunut johonkin, jota ei ole määritelty kovin tarkasti, ja saanut mahdollisuuden kokeilla jotain uutta. Jatkoin avointen ovien astumista ja ajattelin, että katsotaan, mihin tämä minut vie. Kun palasin Ontarioon, ensimmäistä kertaa ajattelin: ”Haluan suhtautua uraani tavoitteellisesti. Haluan löytää todella hienon työskentelykulttuurin. Haluan vahvan mission ja jotain sellaista, jonka tekemisestä innostun joka päivä”, koska ilmailu- ja avaruustekniikan yritys oli jännittävä, mutta sen kulttuuri ei ollut kovin hyvä.
Prodigy on ollut minulle uskomaton matka, koska täällä riittää aina valtavasti tekemistä jokaiselle, joka haluaa tarttua haasteeseen, ja meillä on todella hieno kulttuuri.
Sitoutumisessa on kyse siitä, että ymmärrät ihmiset organisaatiossasi ja todella tiedät, mikä heitä motivoi ja innostaa. Silloin voit mukauttaa tehtävän yksilölle sopivaksi. Kun kuitenkin huomaat jonkin olevan ristiriidassa, sinun on koulutettava esihenkilösi huomaamaan se ja esittämään oikeat kysymykset, jotta he voivat tunnistaa: ”Mitkä ovat tämän henkilön vahvuudet? Mitä hän tekee?”
Becca Banyard
Onpa upea matka. Mitä sanoisit henkilöstöpäällikölle tai -johtajalle, joka työskentelee organisaatiossa, jossa on hieno yrityskulttuuri, mutta jossa ei ole samanlaista sitoutumisen tasoa kuin sinä koit työskennellessäsi ilmailu- ja avaruustekniikan parissa?
Sarah-Jayne Lehtinen
Kyse on siitä, ymmärrätkö, ovatko organisaatiossasi oikeat ihmiset oikeissa tehtävissä ja innostavatko heitä työn tekeminen. Minun kohdallani silloin ei ollut kyse siitä, etteikö tehtävä olisi ollut tärkeä, vaan siitä, ettei se ollut minusta yhtä kiinnostava.
Sitoutumisessa on kyse siitä, että ymmärrät ihmiset organisaatiossasi ja todella tiedät, mikä heitä motivoi ja innostaa. Silloin voit mukauttaa tehtävän yksilölle sopivaksi. Kun kuitenkin huomaat jonkin olevan ristiriidassa, sinun on koulutettava esihenkilösi huomaamaan se, esittämään oikeat kysymykset ja tunnistamaan: ”Mitkä ovat tämän henkilön vahvuudet? Mitä hän tekee?”
Tiedän, että omalla kohdallani parasta on joutua keskelle erittäin epäselvää ja monimutkaista ongelmaa. Kaikki eivät pidä siitä, vaan jotkut pitävät jäsennellyistä ja toistuvista tehtävistä, joissa he voivat keskittyä niiden parantamiseen. Etsi tällaisiin tehtäviin sopivat ihmiset, sillä se on todella tärkeää: jokaiselle löytyy paikka. Kyse on vain siitä, onko sinulla oikea henkilö.
Emme vähennä toimistotilojamme, koska uskomme vakaasti, että ihmiset haluavat palata toimistolle. Vaikka eivät aluksi, ajan myötä ihmiset löytävät hitaasti tiensä takaisin, kunhan he tuntevat olonsa mukavaksi tehdä niin.
Becca Banyard
Hienoa, kiitos. Puhutaanpa siis hieman yhdestä HR:n tämänhetkisestä kuumasta aiheesta, nimittäin etätyöstä. Uskotko, että se on tullut jäädäkseen?
Sarah-Jayne Lehtinen
Uskon, että jossain muodossa kyllä. Etätyö tarjoaa niin upeaa joustavuutta, kun työmatkoja ei tarvitse kulkea ja henkilökohtaisen elämän yhteensovittaminen työelämän kanssa on helpompaa.
Uskon siis, että jokin osa siitä on ehdottomasti tullut jäädäkseen. Uskonko kuitenkaan, että etätyö säilyy kokonaisuudessaan tai nykyisen kaltaisena? En. Olemme yhteisöllisiä ihmisiä. Haasteena on ollut se, miten ihmisyhteisö pidetään koossa, kun emme oikeasti ole yhdessä?
Aiheeseen liittyvä lukeminen: Paras videohaastatteluohjelmisto virtuaalihaastatteluihin
Becca Banyard
Aivan. Olen ehdottomasti yksi niistä ihmisistä, jotka tarvitsevat yhteisöä. Olen sopeutunut etätyöhön, mutta se ei todellakaan ole ollut ensisijainen toiveeni. Millaisen päätöksen Prodigy on tehnyt etätyön suhteen yrityksen tulevaisuutta ajatellen?
Sarah-Jayne Lehtinen
Jatkamme etätyön hyödyntämistä ja kutsumme sitä ”toimisto on valinnainen” -malliksi. Emme kuitenkaan vähennä toimistotilojamme, koska uskomme vakaasti, että ihmiset haluavat palata toimistolle. Vaikka eivät aluksi, ajan myötä ihmiset löytävät hitaasti tiensä takaisin, kunhan he tuntevat olonsa mukavaksi tehdä niin.
Meidän on siis työskenneltävä näiden hybridityön tehokkuuteen liittyvien kysymysten parissa: ”Miten työskentelemme yhdessä hybridiympäristössä?” Siihen liittyy varmasti kasvukipuja. Emme halua vain jättää etätyötä tekeviä huomiotta tai kohdella heitä toisen luokan kansalaisina. Sitä me emme todellakaan halua.
Meidän on keskityttävä paljon hybridityön osa-alueeseen, mutta aiomme ehdottomasti omaksua sen ja säilyttää tämän vaihtoehdon pysyvästi.
Becca Banyard
Hienoa. Uskon, että monet yritykset siirtyvät jatkossa todennäköisesti hybridimalliin. Haluaisin kuulla, miten pidätte työntekijänne sitoutuneina ja terveinä ilman tavanomaisia yhteisöllisiä ja toimistolla tapahtuvia kohtaamisia täysin etätyöhön perustuvan ajanjakson aikana.
Sarah-Jayne Lehtinen
Se on ollut hauska harjoitus, jossa luovuutta ja innovatiivisuutta on todella pitänyt venyttää. Aloitimme yksinkertaisista asioista, kuten päivittäisestä etähaasteesta. Meillä on Slackissa oma kanava, jolle kaikki voivat liittyä, ja annamme sille joka päivä uuden teeman.
Kyse on vain kysymyksestä – tänään se oli ”Mikä on suosikkielämäkertasi?” Viime perjantaina 13. päivä aiheena oli ”Mikä on suosikkikauhuelokuvasi?” Kaikki julkaisevat joko kuvia, hakevat kuvia internetistä tai vastaavat kysymykseen sanoin.
Se on ollut todella hauska tapa nähdä ja oppia tuntemaan ihmiset eri tavalla, ja olemme myös suhtautuneet kahvihetkiin paljon tietoisemmin. Olemme integroineet Slackiin botin, joka muodostaa ihmisistä pareja, koska etämaailmasta puuttuvat juuri epämuodolliset keskustelut vesiautomaatilla ja kahvikupin äärellä.
Niistä voi syntyä luovuutta ja innovaatioita liiketoiminnan näkökulmasta, mutta niiden avulla voi myös rakentaa suhteita työntekijöihin. Kahvihetki onkin ollut hieno tapa käynnistää vuorovaikutusta muidenkin kuin päivittäin työskentelemiesi ihmisten kanssa, ja se on ollut todella hienoa.
Oakvillen toimistollamme on myös kuntokeskus, jossa työskenteli aiemmin oma valmentaja, joka järjesti harjoituksia ja tunteja. Kun siirryimme etätyöhön, hänkin siirtyi etätyöhön, ja toiminta näytti hieman erilaiselta. Joskus järjestettiin tunteja, mutta iltapäivisin – näet sen ilmestyvän kaikkien kalentereihin – ohjelmassa saattoi olla ohjattu venyttelytauko tai meditaatio. 15–30 minuuttia, jolloin vain pysähdytään. Otetaan hetki, hengitetään syvään.
Se on todella hienoa, ja ihmiset on saatu monin tavoin kokoontumaan yhteen myös kuntoilun ja hyvinvoinnin ympärille.
Lisäksi hankimme jäsenyyksiä Kahoot-tyyppisiin tietovisapeleihin, ja maailmalla on niin monia luovia ryhmiä, jotka järjestävät todella upeita tapahtumia. Viime viikolla tiimini ja minä osallistuimme Just Darn Fun -nimiseen tapahtumaan. Se koostui todella nopeatempoisista satunnaisista peleistä, kuten ”Kumman valitsisit?” ja ”Kaksi totuutta ja yksi valhe”, mutta tässä pelissä piti laskea sormi alas, jos oli tehnyt kyseisen asian aiemmin.
Järjestimme siis paljon erilaisia tapahtumia, joiden tarkoituksena oli tutustuttaa ihmisiä toisiinsa, yhdistää heitä ja yksinkertaisesti pysähtyä pitämään hauskaa.
Esihenkilöihin kohdistuu valtavia paineita, ja heidän roolinsa on muuttunut paljon COVID-19-pandemian ja tämän työympäristön myötä. On ollut todella hyödyllistä pystyä kuulemaan, mitä he kuulevat, ymmärtämään työntekijöiden laajemmin ja eri tasoilta esiin tuomia huolenaiheita sekä muuttamaan ne organisaation toimintasuunnitelmiksi.
Becca Banyard
Rakastan tuota, kaikki kuulostavat todella hyviltä ideoilta. Erityisesti pidän siitä, että henkilökohtainen valmentaja varataan kalenteriin. Mielestäni se on todella hyvä idea ihan kaikille kuuntelijoille. Minkä niminen Slack-sovellus teillä on käytössä kahvihetkiä varten?
Sarah-Jayne Lehtinen
Donut App, se on mahtava, koska sen voi lisätä kanavalle. Lisäsimme sen esihenkilöidemme kanavalle, joten heti aluksi tiedät, että teillä on jotain yhteistä, koska olet ihmisten esihenkilö.
Lisäsimme sen myös kahvihetkiin, jotta kuka tahansa voi tavata kenet tahansa eri puolilta yritystä. Sen voi myös lisätä omaan tiimiin ja osastolle, koska osastollani on nykyään 35 ihmistä, joten ajan järjestäminen on vaikeaa.
Becca Banyard
Niinpä. Se on todella mahtava idea. Kun työskennellään etänä ja yritetään tasapainottaa henkilökohtaista elämää ja työelämää, mitä yritysten mielestäsi pitäisi tehdä, jotta työntekijät eivät uupuisi?
Sarah-Jayne Lehtinen
Mielestäni olemme ainutlaatuisessa tilanteessa, koska olemme eläneet tätä jo 17 kuukautta, ja nyt julkaistaan paljon tutkimustietoa, joka osoittaa työmotivaation laskevan ja työuupumuksen lisääntyvän. Kyse ei ole vain työstä, vaan meidät heitettiin tilanteeseen, jossa saatamme joutua huolehtimaan lastenhoidosta, koulutuksesta, eristäytymisestä ja yksinäisyydestä. Tekijöitä on niin monia.
Jokainen kamppailee jonkin sellaisen asian kanssa, joka ei aiemmin ollut meille ongelma, mutta nyt se on kaiken muun lisäksi mukana. Lisäksi meidän on käsiteltävä maailmanlaajuista tilannetta, joka vaikuttaa meihin kaikkiin.
Yhtä tiettyä ratkaisua ei siis välttämättä ole, mutta olemme ehdottomasti nähneet, kuinka tärkeää on kerätä palautetta ja hyödyntää työntekijöiden ääntä. Emme siksi, että voisimme tehdä kaiken, mitä he pyytävät, vaan koska voimme ainakin alkaa toteuttaa erilaisia joustavia ratkaisuja, ja se auttaa meitä priorisoinnissa.
Tiedämme, miten voimme varustaa esihenkilömme tarvittavilla valmiuksilla. Esihenkilöihin kohdistuu valtava paine, ja heidän roolinsa on muuttunut paljon COVID-19-pandemian ja tämän uuden työympäristön myötä. On siis ollut todella hyödyllistä kuulla, mitä he kuulevat, millaisia huolenaiheita työntekijöillä yleisesti ja eri tasoilla on, ja pystyä sitten muuttamaan tämä organisaation toiminnansuunnitteluksi.
Becca Banyard
Kuinka usein keräätte palautetta työntekijöiltänne?
Sarah-Jayne Lehtinen
Teimme juuri työntekijäkokemusta koskevan kyselyn, mutta se riippuu hieman siitä, mitä on meneillään. Hyödynnämme pulssikyselyitä ja muita kyselyitä. Nyt ei kuitenkaan ole aivan tavanomainen ajankohta, sillä olemme myös juuri käynnistämässä yhdenvertaisuutta, monimuotoisuutta ja osallisuutta koskevan kyselyn, koska työskentelemme samalla kyseisen strategian rakentamisen parissa.
Olemme siis jakaneet sen useampiin teemoihin ja yritämme selvittää, mitä on meneillään, jotta tiedämme, mihin perehtyä seuraavaksi.
Becca Banyard
Hienoa. Edelleen työuupumuksen ja työntekijöiden onnellisuuden teemassa: miten mittaatte, ovatko työntekijänne tyytyväisiä vai eivät?
Sarah-Jayne Lehtinen
Käytämme Culture Ampia sekä sitoutumispisteitä ja kokemukseen vaikuttavia tekijöitä. Sitoutuminen koostuu muutamasta keskeisestä osa-alueesta, mutta seuraavalla tasolla ovat myös kokemukseen vaikuttavat tekijät: mitkä eri tekijät vaikuttavat ihmisten kokemukseen?
Culture Amp on osoittautunut todella hyväksi työkaluksi, joka auttaa meitä tekemään tämän turvallisesti ja nimettömästi. Samalla varmistamme, että meillä on koontinäytöt ja raportointi, jotta voimme seurata tilannetta ja edistää toimenpiteitä, koska loppujen lopuksi, jos emme tee näillä tiedoilla mitään, miksi edes kysymme niitä?
Becca Banyard
Niinpä, tuo on hyvä huomio. Haluaisin vaihtaa hieman aihetta ja puhua jälleen johtamisesta. Mainitsit, että esihenkilöt ovat tärkeitä. Miten näet heidän roolinsa organisaatiossa?
Sarah-Jayne Lehtinen
Esihenkilöt ovat kantaneet suuren osan muuttuneiden tilanteiden aiheuttamasta taakasta. Aiemmin heidän roolinsa oli hyvin pitkälti strategisen vision luomista, selkeyden tarjoamista, tiimin kokoamista yhteisen tavoitteen ympärille, esteiden poistamista, työntekijöille suorituksesta palautteen antamista ja heidän valmentamistaan jatkuvaan kehittymiseen.
Nyt heidän tehtävänään on myös tarjota lisätukea siihen, mitä heidän elämässään tapahtuu, ja yrittää selvittää, missä kukin työntekijä on tilanteensa kanssa. Kyse ei ole vain projektiin liittyvistä haasteista, vaan myös henkilökohtaisista vaikeuksista.
Voi olla, ettei minulla ole varsinaista estettä, joka estäisi minua viemästä tätä projektia loppuun, mutta ehkä taustalla on lapsi, joka ei anna minulle yli 30 minuuttia keskittynyttä työaikaa, enkä pysty tekemään tätä luovaa osuutta, koska tarvitsen pidempiä yhtäjaksoisen syventymisen jaksoja.
Juuri tässä esihenkilöiden rooli on todella kehittynyt, ja esihenkilöiden rooli on entistä kriittisempi.
Jos opit tuntemaan kollegasi ja ymmärrät, mitkä heidän vahvuutensa ovat, tiedät, kenen puoleen kääntyä, kun tarvitset lisätukea. Tämä on ohjelma, jonka otimme ensin käyttöön johtoryhmämme kanssa, ja nyt laajennamme sen johtajillemme.
Becca Banyard
Onko teillä esimerkiksi esimies- tai johtamiskoulutusohjelmia, jotka auttavat kehittämään esimiehiänne?
Sarah-Jayne Lehtinen
Kyllä. Meillä on melko suoraviivainen uusien esimiesten perehdytyspolku: mitä esimiehenä toimiminen Prodigyssä tarkoittaa? Mitkä ovat keskeiset yritysprosessimme? Mutta myös: miten määrittelemme hyvän esimiehen?
Meillä on siis erilaisia resursseja, ja käymme läpi erilaisia tapaustutkimuksia sekä valmentamista, empatiaa ja niiden soveltamista. Olemme myös alkaneet keskittyä siihen, mitä tapahtuu uusien esimiesten koulutuksen jälkeen, eli johtamisen kehitysohjelmaan.
Pohjimmiltaan kyseessä on ohjelma, jossa kokoamme esimiehet ryhmäksi, ja he keskustelevat siitä, miten he soveltavat materiaaleja jokapäiväisessä työssään. Tarkoituksena ei ole opettaa materiaaleja uudelleen, koska ymmärrämme, että kaikki ovat kuulleet ne aiemmin, vaan pikemminkin muistuttaa materiaaleista, kerrata käsitteitä ja siirtyä sitten siihen, minkä kanssa he saattavat johtajina kamppailla päivittäisessä työssään tai mitä heidän eteensä tulee, kun käymme läpi keskeisiä yritysprosessejamme.
Jos esimerkiksi suoritusarviointi tai palkitsemisarviointi on lähestymässä, kysymme heiltä, millaisia haasteita heillä on ja miten voimme hyödyntää näitä periaatteita ja soveltaa niitä. Mikä on toiminut hyvin ja mikä ei? Palkkasimme ulkopuolisen valmennusyrityksen järjestämään meille nämä tapaamiset.
Tapaamisia on kaksi kertaa kuukaudessa. Toinen on enemmän työpajamuotoinen, ja toinen muistuttaa valmentajan vastaanottoa – kyseessä on vahvasti fasilitoitu tapaaminen, jossa he oppivat myös luottamaan kollegoihinsa ja hyödyntämään heidän osaamistaan, koska kaikilla on erilaisia vahvuuksia.
Kun opit tuntemaan kollegasi ja ymmärrät, mitkä ovat heidän vahvuuksiaan, tiedät, kenen puoleen kääntyä, kun tarvitset lisätukea. Aloitimme tämän ohjelman johtoryhmästämme, ja nyt laajennamme sen johtajiimme.
Tavoitteena on, että kaikki osallistuvat tähän ohjelmaan uusien esimiesten koulutuksesta alkaen oppiakseen, mistä Prodigyssä on kyse, ja osallistuvat sen jälkeen johtamisen kehitysohjelmaan, jossa kehitetään jatkuvasti vertaisosaamista ja valmennetaan muita.
Aiheeseen liittyvää luettavaa: 10 parasta työntekijöiden palkitsemisen hallintaohjelmistoa
Becca Banyard
Kuulostaa todella hienolta ohjelmalta, sillä tiedän, ettei monilla yrityksillä ole mitään vastaavaa virallista järjestelyä. Mainitsit siis, että Prodigyllä on oma käsityksensä siitä, millainen on hyvä esimies. Haluaisitko kertoa siitä lisää?
Sarah-Jayne Lehtinen
Suuri osa siitä perustuu Googlen Project Oxygen -hankkeeseen. He määrittelivät 10 erilaista hyvän esimiehen tunnusmerkkiä, ja käymme jokaisen esimiehen kanssa läpi Googlen Project Oxygen -hankkeen. Se on erinomainen resurssi.
Sen jälkeen käymme läpi kulttuuriarvomme. Lisäksi määrittelimme viisi keskeistä osaamista, jotka auttavat yhdenmukaistamaan kulttuuriarvoja ja edistämään niitä sekä konkretisoimaan, miltä ne näyttävät organisaation eri tasoilla. Mitä nämä keskeiset osaamiset tarkoittavat tiimin jäsenelle, esimiehelle, johtajalle, varatoimitusjohtajalle ja johtoryhmän jäsenelle?
Käymme läpi nämä keskeiset osaamiset, koska ne tarjoavat loppujen lopuksi objektiivisemman mittarin sille, miten toimit ja miten lähestyt erilaisia tilanteita. Nämä osaamiset tukevat kulttuuriarvojamme ja varmistavat, että ne ovat kaiken toimintamme ytimessä.
Yksi asioista, joita kysyn aina, on: ”Tarvitsetko minua esimiehenä, työparina vai valmentajana?” Tiimini jäsenet tulevat luokseni ja sanovat: ”Tarvitsen juuri nyt oikeastaan esimiestä, joten voisitko käydä tämän kanssani läpi varmistaaksesi, että hallitsen sen?” Ja minä vastaan: ”Kyllä, ehdottomasti.”
Becca Banyard
Mahtavaa. Entä oma johtamistyylisi – mistä se ammentaa tai mihin se perustuu?
Sarah-Jayne Lehtinen
Omaan tyyliini vaikuttaa vahvasti rakkauteni joukkuelajeihin. Kyse on todella siitä, että toimii valmentajana. Valmentaja ei voi astua kentälle ja pelata pelaajan puolesta, vaan hänen on pystyttävä varustamaan pelaaja niin, että tämä voi juosta, suoriutua ja lopulta onnistua. Siksi keskitytään yksilöön ja siihen, mitä hän tarvitsee, mutta samalla otetaan askel taaksepäin ja tarkastellaan, miten joukkue toimii yhdessä.
Rakastan joukkuelajeihin liittyvien vertausten käyttämistä elämässä, koska ne soveltuvat todella moniin asioihin. On keskityttävä yksilöön, tiettyyn pelipaikkaan tai kentän osa-alueeseen, mutta samalla on tarkasteltava joukkuetta kokonaisuutena ja varmistettava, että kaikki suoriutuvat parhaalla mahdollisella tasolla jokaisella pelipaikalla.
Yksi asioista, joita kysyn aina, on: ”Tarvitsetko minua esimiehenä, työparina vai valmentajana?” Tiimini jäsenet tulevat luokseni ja sanovat: ”Tarvitsen juuri nyt oikeastaan esimiestä, joten voisitko käydä tämän kanssani läpi varmistaaksesi, että hallitsen sen?” Ja minä vastaan: ”Kyllä, ehdottomasti.”
Olen huomannut, että näiden sanojen käyttäminen tavallisissa keskusteluissa tekee helpommaksi pyytää johonkin asiaan enemmän apua ja toiseen vähemmän. Siitä on ollut minulle todella paljon hyötyä.
Becca Banyard
Rakastan tuota. Mielestäni urheiluvertaus on todella hyvä. Se, ettei johtaja voi itse asiassa pelata kentällä, vaan hänen täytyy astua taaksepäin ja valmentaa, on erinomainen tapa kuvata tätä.
Sarah-Jayne Lehtinen
Se palautuu aikaan, jolloin työskentelin alakoulunopettajana. Menestys ei tarkoita sitä, että istun alas ja teen lapsen läksyt hänen puolestaan, vaan sitä, että ohjaan lasta, kunnes hän pääsee siihen pisteeseen, että ymmärtää asian ja pystyy tekemään sen itse.
Haluamme opettaa ihmiset kalastamaan, emme kalastaa heidän puolestaan. Se on vanha vertaus, mutta se on todella tärkeä ja sopii tähän erittäin hyvin. Epäonnistuminen on sitä, kun joudun tekemään asian heidän puolestaan. Ja se on epäonnistuminen molemmille osapuolille – se ei auta ketään tuntemaan oloaan hyväksi.
Heille täytyy tarjota oikean tasoista tukea, ja tässä tulevat mukaan sanat ”tarvitsetko minua valvomaan, työskentelemään kanssasi vai valmentamaan sinua?”, mutta heidän pitäisi tehdä asia itse. Lopuksi voimme juhlia yhdessä sitä, miten hienoa työtä he tekivät.
Becca Banyard
Tuo on todella hienoa. Mielestäni näiden kolmen eri kysymyksen esittäminen on todella fiksu tapa toimia, koska ihmiset eivät aina tarvitse samaa tuen tasoa eri tehtävissä tai projekteissa.
Sarah-Jayne Lehtinen
Aivan. Henkilöstöhallinnon ammattilaisena olet ehkä hoitanut paljon työntekijäsuhteisiin liittyviä asioita, joten ajattelet: ”Tämä on hallussa”, mutta et ehkä ole koskaan käynnistänyt koko yrityksen kattavaa ohjelmaa, joten silloin ajattelet: ”Ei, ottaisin mielelläni hieman lisätukea.”
Becca Banyard
Ehdottomasti. Vaihdetaan siis jälleen aihetta. Tiedän, että hyödynnät paljon dataa strategiasi ohjaamisessa. Millaisia mittareita tarkastelet?
Sarah-Jayne Lehtinen
Tarkastelen monia mittareita. Rakastan analytiikkaa ja sitä, miten se on nyt nousemassa keskiöön, erityisesti henkilöstöhallinnon alalla.
Meillä on yksilökohtaisia KPI-mittareita ja muita mittareita, alayksiköitä – tiimissäni on useita toimintoja, ja kullakin toiminnolla on omat mittarinsa – sekä osastokohtaisia mittareita ja lisäksi organisaation terveyttä kuvaavia mittareita.
Raportoin johtoryhmälle paljon organisaatiomme terveydestä, esimerkiksi siitä, ”miten kasvamme”.
Kun tarkastelemme henkilöstömäärän kehitystä, se johtaa tietysti keskusteluun rekrytoinneistamme. Miltä rekrytointimme näyttää? Onko vaihtuvuus terveellä tasolla? Rekrytoinnissa tarkastelemme myös laatua, emme vain määrää, koska voimme palkata kaikki ajallaan ja täsmälleen silloin, kun heitä tarvitaan, mutta jos he eivät ole oikeita valintoja, he lähtevät pian, eikä se lopulta auta ketään.
Tarkastelemme myös palvelusvuosia, emme vain nykyisen organisaation rakenteen kannalta, vaan myös lähtevien ihmisten palvelusvuosia. Kertovatko ne jostakin? Lähtevätkö ihmiset Prodigylta tietyssä vaiheessa uraansa, ja jos lähtevät, miksi?
Sen jälkeen on kokemuskysely. Kokemuskysely kattaa sitoutumisen, mutta myös kokemukseen vaikuttavat tekijät, ja sen avulla pystymme tarkastelemaan perusteellisesti monia ohjelmamme osa-alueita sekä yleisiä painopisteitä, joihin meidän pitäisi keskittyä kyselyn tulosten perusteella.
Voimme esimerkiksi tarkastella perehdytystä. Miten perehdytys sujui? Se liittyy kokemuskyselyyn, mutta uusille työntekijöille esitetään hieman erilaisia kysymyksiä, koska heidän näkökulmansa on erilainen. Tarkastelemme siis kaikkea ehdokaskokemuksesta perehdytyskokemukseen, keskivaiheen työntekijäkokemukseen työntekijän polulla ja lopulta lähtökokemukseen.
Kokemuskyselymme kattaa siis jokaisen työntekijän polun vaiheen. Siinä on määrällinen ja laadullinen osio, ja tarkastelemme myös suoriutumista.
Aiheeseen liittyvä lukeminen: 25 hyödyllistä lähtöhaastattelukysymystä + malli
Suoriutumista tarkastellessamme pilkomme sen muutamalla eri tavalla. Katsomme, kuinka paljon meillä on huippusuoriutujia, kuinka moni sijoittuu keskitasolle ja mitä teemme asian hyväksi. Miten varmistamme, että kaikki suoriutuvat parhaalla mahdollisella tasolla?
Yhdistämme tämän kuitenkin myös liiketoiminnan tuloksiin. Jos tarkastelemme tietyn tiimin suoriutumista, ei ole väliä, ovatko kaikki huippusuoriutujia vai eivät. Miten tiimillä menee? Saavuttavatko he tarvitsemamme liiketoimintatulokset? Tiimin dynamiikka ei ehkä ole kunnossa, joten meidän täytyy tarkastella asiaa, ja joskus yhden henkilön vaihtaminen voi parantaa liiketoiminnan tuloksia huomattavasti, koska tiimin dynamiikka on parempi.
Lopuksi tarkastelemme kokonaispalkitsemista. Katsomme, miten sijoitumme markkinoilla ja mitä kilpailijamme tekevät. Tarkastelemme myös rekrytoinnin näkökulmasta sitä, mitä uusia vaatimuksia esitetään ja mitä ihmiset ansaitsevat. Kun ihmiset lähtevät, mistä he siirtyvät? Tulevatko he ansaitsemaan 10,000-20,000 enemmän, vai tavoittelevatko he jotakin muuta kokonaispalkitsemisen osa-aluetta?
Kun yhdistämme kaiken tämän markkina-asemaamme ja omaan rakenteeseemme, näemme yleisen kokonaiskuvan terveydestämme.
Minusta työntekijän matkan ja työntekijäkokemuksen esiin tuominen on vaikuttanut todella paljon siihen, miten tarkastelemme tyypillisiä HR-projekteja. Tarkastelemme työntekijän matkaa ja sitä, miten henkilö kulkee täällä yrityksessä oman matkansa elinkaaren läpi, millaisia kokemuksia hänellä matkan varrella on ja miten voimme auttaa näissä kokemuksissa?
Becca Banyard
Kuulostaa siltä, että kyse on monista erilaisista tietoaineistoista. Onko sinulla suosimaasi menetelmää tietojen keräämiseen tai työkalua, jota käytät kaikkien tietojen yhdistämiseen?
Sarah-Jayne Lehtinen
Haluaisin jonain päivänä käyttää yhtä ainoaa työkalua, mutta emme tee niin, koska tarjolla on niin paljon hyviä ratkaisuja. Käytämme siis Leveriä ATS-järjestelmänä ja Bamboo HR:ää HRS-järjestelmänä. Käytämme Culture Ampia kaikkiin kyselyihimme ja Paycoria kaikkiin OKR-tavoitteisiimme. Kaikissa näissä työkaluissa on tietyn tasoinen raportointi, joissakin parempi kuin toisissa
Olemme myös käyttäneet BI- eli liiketoimintatietotyökalua ja rakentaneet tiedoillemme yksityisen tietovaraston, jotta voimme viedä henkilöstötiedot erilliseen yksityiseen tietovarastoon, erilleen yrityksen tiedoista. Kiitos data-insinöörit!
Henkilöstöanalytiikasta vastaava henkilö voi sitten rakentaa kaikkien näiden tietojen pohjalta useita mukautettuja koontinäyttöjä. Käytämme Periscopea, jonka nimi on tietääkseni nykyään Sisense, ja näin voimme visualisoida kaikki todella hienot koontinäyttömme.
Aiheeseen liittyvä lukemisto: 10 parasta OKR-ohjelmistoa vertailussa
Becca Banyard
Voitko kertoa hieman lisää lähestymistavastasi siihen, miten varmistatte työntekijöiden saavan tarvitsemaansa koulutusta, jotta he voivat kehittyä ammatillisesti ja auttaa liiketoimintaa paremmin?
Sarah-Jayne Lehtinen
Kyllä. Meillä on muutamia erilaisia toimintatapoja. Ensinnäkin tarjoamme oppimisrahaa, joka on sata dollaria kuukaudessa jokaista työntekijää kohden. Kysymyksiä ei esitetä, vaan sen voi käyttää mihin tahansa, mikä edistää omia oppimistavoitteita.
Henkilökohtaiset oppimistavoitteet syntyvät esihenkilöiden kanssa käydyissä kahdenkeskisissä keskusteluissa, joissa tarkastellaan nykyistä suoriutumista, selvitetään seuraavat askeleet ja pohditaan, miten voimme tukea oppimista. Meillä on sisäisesti muutamia erilaisia työkaluja, joiden avulla päätetään, miltä tämä näyttää. Kyse voi olla esimerkiksi teknisestä osaamisesta tai roolikuvauksista.
Meillä on sisäisesti myös muutamia erilaisia kehittymisen viitekehyksiä, joiden avulla työntekijät ymmärtävät, missä he ovat nyt, minne he haluavat päästä ja mitkä ovat seuraavat askeleet.
Siinä on siis ensimmäinen osa, mutta järjestämme myös koulutusehdotuksia. Koulutus voi olla yksilöllistä tai suunnattu tiimille. Koulutusta voi hakea pyynnöllä, ja meillä on erityinen budjetti koulutusten tarjoamiseen.
Olemme tuoneet asiantuntijoita kouluttamaan myyntiosastoamme uudella tavalla myymiseen sekä ketterää tiimiämme vahvistamaan ketterää lähestymistapaamme. Meillä on myös johtamisen kehittämisohjelma, jossa tuomme mukaan ulkopuolisia konsultteja ja järjestämme enemmän oikea-aikaista, tämänhetkisiin tarpeisiin keskittyvää valmennusta.
Yritämme tukea yksilöitä monin eri tavoin, koska kaikki oppivat eri tavalla.
Becca Banyard
Onko sinulla HR-ammattilaisena jokin aloite tai muutos, jonka olet joskus ottanut käyttöön ja josta olet erityisen ylpeä?
Sarah-Jayne Lehtinen
Minulla on ollut etuoikeus rakentaa ohjelma. Olen nähnyt useita eri versioita, ja on ollut hauskaa seurata alusta alkaen ensimmäistä versiota ja sitten sitä, miten tiimini on tullut mukaan ja tehnyt siitä paremman.
Se on ollut fantastista, mutta minusta työntekijän matkan ja työntekijäkokemuksen esiin tuominen on vaikuttanut todella paljon siihen, miten tarkastelemme tyypillisiä HR-projekteja. Kyse ei ole vain siitä, että HR-ammattilaisena sinun pitäisi toteuttaa suoritusarviointeja. Tarkastelemme työntekijän matkaa, sitä, miten henkilö kulkee täällä yrityksessä oman matkansa elinkaaren läpi, millaisia kokemuksia hänellä matkan varrella on ja miten voimme auttaa näissä kokemuksissa?
Suunnittelussa, myynnissä ja asiakastyössä on jo pitkään ollut käytössä prosessi, jossa kartoitetaan asiakkaan matka. Sovellamme samaa lähestymistapaa ja kartoitamme, miten työntekijämme kulkevat oman matkansa läpi, minkä jälkeen muunnamme tämän kokemuksenhallintaohjelmaksi. Siinä painotetaan analytiikkaa, jotta voimme tehdä tietoon perustuvia päätöksiä siitä, mitä ohjelmia toteutamme ja miksi.
Miten priorisoimme työn, jonka haluamme tehdä? Kun on kyse ihmisten palvelemisesta, kaikilla on tietenkin erilainen mielipide – ja jokaisella on mielipide.
On siis todella vaikeaa varmistaa, että toteutamme oikeita ohjelmia, jotka vahvistavat liiketoiminnan tavoitteita ja kulttuuria ja tekevät työpaikasta lopulta hienon. Tämä ohjelma on se, josta olen kaikkein ylpein, koska sillä on todella suuri vaikutus ja kehitämme sitä edelleen.
Becca Banyard
Mahtavaa. Sarah-Jane, aikamme alkaa olla tältä päivältä lopussa. Halusin esittää vielä yhden viimeisen kysymyksen, jonka esitän kaikille. Mikä on lempi välipalasi toimistolla?
Sarah-Jayne Lehtinen
Voi, hyytelökarkkeja tai mitä tahansa makeaa! Meillä on näitä annostelijoita, joten toimiston tiimi täyttää ne todella hauskoilla, sokerisilla karkeilla. Olipa kyse sitten hyytelökarkeista, jujubeista tai kumimakeisista, kahvin hakeminen keskellä iltapäivää pienen makean herkun kera on ehdottomasti suosikkini.
Becca Banyard
Aivan! No niin, siinä kaikki tältä päivältä. Kiitos todella paljon, että vietit tämän viimeisen tunnin kanssani jutellen. Tämä on ollut suuri ilo, ja minusta tuntuu, että olen oppinut niin paljon. Kiitos siis, että annoit minulle hieman aikaasi tänään.
Sarah-Jayne Lehtinen
Kiitos, että kutsuit minut, Becca. Minulla oli todella mukavaa.
Piditkö tästä ja haluatko kuulla lisää Sarah-Janesta ja muista henkilöstöhallinnon asiantuntijoista? Liity People Managing People -yhteisöön, joka on kannustava HR-johtajien yhteisö, jossa jaetaan tietoa ja autetaan toisia.
Tässä on toinen yhtä mielenkiintoinen ja opettavainen podcast, josta saat varmasti paljon hyötyä: Miten käsitellä epävarmuutta työpaikalla (vieraana Melanie Pump, teoksen DETOX: Epävarmuuden käsittely työpaikalla kirjoittaja)
