Etätyöntekijöiden koulutus: 5 strategiaa menestykseen vuonna 2026
Siirtyminen hybridi- ja täysin etätyöhön on edellyttänyt koulutustiimeiltä ajan, budjetin ja energian sijoittamista nykyaikaisten, virtuaalilähtöisten etäkoulutuskokemusten suunnitteluun, kehittämiseen ja toteuttamiseen uusien työntekijöiden osaamisen kehittämiseksi.
Sekä suurissa yrityksissä että nopeasti kasvavissa teknologiayrityksissä kokemusta omaavana L&D-johtajana olen nähnyt käytännössä, kuinka tärkeää on tarjota etätyöntekijöille ammatillista kehittymistä verkkokoulutuksen avulla, jotta osaajia voidaan sitouttaa, kehittää ja pitää organisaatiossa.
Tässä artikkelissa jaan näkemykseni ja strategiani kattavien virtuaalisten koulutusohjelmien luomiseen, jotta etätyöntekijöidesi potentiaali voidaan maksimoida ja heidän osaamistaan kehittää.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Etätyöntekijöiden erityisten koulutustarpeiden tunnistaminen
Aloitetaan toteamalla, että vanha, kaikille sopivaksi suunniteltu koulutus, joka on muunnettu lähiopetuksesta ja kouluttajavetoisesta muodosta, ei tule olemaan erityisen tehokas tai vaikuttava etätyövoiman kannalta. Oppimateriaaliesi on muututtava, jotta ne olisivat tehokkaita!
Etätyöntekijöillä on ainutlaatuisia tarpeita ja osaamisaukkoja, jotka eroavat muiden kuin etätyöntekijöiden tarpeista ja osaamisaukoista. Siksi on tärkeää aloittaa ymmärtämällä keskeiset osaamisalueet, joita etätyöntekijät tarvitsevat organisaatiossasi.
Alla on muutamia etätiimien tarpeisiin liittyviä seikkoja, jotka kannattaa ottaa huomioon, kun alat rakentaa etäkoulutusohjelmaasi.
Arvioi digitaalinen lukutaito
Mitä digitaalinen lukutaito tarkoittaa? Microsoftin mukaan se on ”kykyä navigoida digitaalisessa maailmassamme lukemisen, kirjoittamisen, teknisten taitojen ja kriittisen ajattelun avulla. Se tarkoittaa teknologian – kuten älypuhelimen, tietokoneen, e-lukulaitteen ja muiden laitteiden – käyttöä tiedon löytämiseen, arviointiin ja viestintään.”
Tämä taito on ratkaisevan tärkeä kaikille etätyöntekijöille, ja osaamisaukkojen tunnistamisen tällä alueella tulisi olla ensisijainen tavoite.
Vaikka useimmilla etätyöntekijöillä voidaan olettaa olevan riittävät digitaaliset lukutaidot tai heidän voidaan ainakin odottaa kehittävän niitä kokemuksen myötä, ei pidä olettaa, että näin on kaikkien kohdalla.
Digitaalisten taitojen tasoa voidaan arvioida helposti kyselyiden, fokusryhmien ja keskeisten sidosryhmien tai satunnaisesti valittujen etätyöntekijöiden haastattelujen avulla.
Tue jatkuvasti kasvavan teknologiakokonaisuuden käyttöönottoa
Etätyön yleistyminen on johtanut virtuaalisten työkalujen käytön lisääntymiseen etätyöhön ensisijaisesti keskittyvissä organisaatioissa. Esimerkiksi keskivertoyritys otti vuonna 2015 käyttöön 58 uutta sovellusta tai työkalua, kun taas vuonna 2022 määrä oli kasvanut 89:ään. Suurilla työnantajilla luku on 187 (äskettäisen Freakonomics-podcastin mukaan)!
Tällainen investointi virtuaalisiin työkaluihin edellyttää vastaavaa ajan ja resurssien sijoittamista niiden tehokkaan käytön koulutukseen. Tämä auttaa edistämään käyttöönottoa ja käyttöastetta uuden työkalun käyttöönoton yhteydessä. Osaamisen kehittäminen tällä alueella on erityisen tärkeää uusille työntekijöille, jotka eivät tunne etäympäristössä työskentelyä.
Kehitä etäyhteistyötaitoja
Etätyöntekijät kohtaavat ainutlaatuisia yhteistyöhaasteita, koska he työskentelevät usein eri aikavyöhykkeillä, viestivät asynkronisesti, ovat päivän aikana vähemmän tekemisissä työtovereidensa kanssa ja joutuvat viestimään pääasiassa sähköpostin, pikaviestien tai videon välityksellä.
Siksi etätyöntekijöiden koulutuksessa tulisi keskittyä seuraaviin taitoihin, jotta etätyöympäristössä voidaan luoda ja ylläpitää tehokkaita viestintäprosesseja ja -käytäntöjä:
- Viestintäohjeet—luo rakenteen esimerkiksi sille, mitä viestintäkanavia (kuten Slackia tai sähköpostia) käytetään erityyppiseen viestintään, kuinka nopeasti eri viestintäkanavissa tulisi vastata ja mihin aikaan päivästä olet esimerkiksi käytettävissä kokouksia varten. Tämä voi myös auttaa asettamaan odotuksia ja vahvistamaan, mitä viestinnän parhaita käytäntöjä tulee noudattaa.
- Yhteistyötyökalut—jaetut asemat, projektinhallintaohjelmisto, jaetut kalenterit, muotoiluajattelun työkalut ja viestintäalustat voivat auttaa etätyöntekijöitä jakamaan tietoa helposti keskenään, pysymään yhteydessä ja työskentelemään yhdessä eri puolilta maata tai maailmaa. Työkaluja tulisi hyödyntää mahdollisuuksien mukaan, jos niistä on tiimille hyötyä, sillä ne voivat tehostaa yhteistyötä.
- Edistä osallisuutta—yksi tapa toteuttaa osallistavuutta etätyöntekijöiden kohdalla on varmistaa, että kaikki koulutusmateriaalisi soveltuvat myös vammaisille työntekijöille, esimerkiksi tarjoamalla koulutusvideoihin tekstitykset. Lisäksi virtuaaliympäristöissä työskentelevien on oltava aiempaa tietoisempia siitä, että kaikkia kannustetaan jakamaan näkemyksensä. Selkeiden prosessien luominen sille, miten ihmiset voivat jakaa ajatuksiaan, ideoitaan ja kommenttejaan asynkronisesti, on yksi tapa varmistaa, että kaikkien äänet tulevat kuulluiksi. Tämän tulisi alkaa heti ensimmäisestä päivästä perehdytyksen aikana, jotta uudet työntekijät voivat tuntea olonsa tervetulleiksi myös tutustuessaan oppimateriaaleihin.
Etäkoulutusstrategian luominen
Kun olet tehnyt alustavat arvioinnit etätyöntekijöiden tarpeista, on aika selkeyttää, mitkä ovat etäkoulutuksen painopisteesi jatkossa ja miten saavutat ne.
Jos käytät ulkopuolista tahoa työntekijöiden hallinnointiin, kuten työnantajapalveluorganisaatiota tai työnantajana toimivaa palveluntarjoajaa, sinun on viestittävä heidän kanssaan ja koordinoitava heidän kanssaan vaatimustenmukaisuuteen liittyviä koulutuksia
Toimintasuunnitelman laatiminen on olennaista vision ja tarkoituksen tunteen luomiseksi. Ne voivat auttaa lisäämään kiireellisyyden tunnetta näihin koulutustilaisuuksiin osallistumisen tarpeen ympärillä.
Onnistunut koulutusstrategia koostuu monista elementeistä, mutta etätyöntekijöiden kohdalla kannattaa huomioida ainakin seuraavat:
Keskeiset osaamisalueet ja painopisteet
Kuvaa selkeästi, millaisia osaamispuutteita havaittiin, mikä näiden taitojen merkitys on ja miten kyseisten alueiden koulutus tukee yrityksen strategiaa tai hyödyttää etätyöntekijöitä jollakin tavalla. Tässä tulisi kuvata lähestymistavan tarkoitus ja arvo, ei vain itse taitoja.
Jos olet esimerkiksi tunnistanut tarpeen kehittää tiimin jäsenten priorisointi- ja ajanhallintataitoja kotoa työskenneltäessä, on tärkeää selittää, miten nämä taidot auttavat työntekijöitä hallitsemaan työmääräänsä tehokkaammin ja tarkoituksenmukaisemmin, vähentävät työntekijöiden stressiä ja lisäävät tuottavuutta koko yrityksessä.
Jos tämä taito liittyy myös laajempaan strategiseen tavoitteeseen, kuten Metan ”tehokkuuden vuoteen”, varmista esimerkiksi, että tuot esiin, miten tämä erityinen koulutus voi auttaa edistämään kyseistä strategiaa.
Osaamisen kehittämiseen tähtäävän hankkeen yhdistäminen yrityksen strategiseen tavoitteeseen auttaa edistämään niiden taitojen käyttöä ja omaksumista, joita haluatte kehittää.
Oppimismuodot
Miten etätyöntekijät pääsevät käsiksi sisältöösi? Miten tavoitat heidät? Tarjoatko ainoastaan reaaliaikaisia virtuaalisia työpajoja, yhdistelmäratkaisuja vai ehkä asynkronista verkko-oppimisen kautta toteutettavaa koulutusta ja muuta verkossa saatavilla olevaa oppimateriaalia? Mitä työkaluja sinulla on käytettävissäsi?
Vastaaminen näihin kysymyksiin auttaa sinua suunnittelemaan, miten voit kehittää koulutustasi ja miten etätyöntekijät pääsevät siihen käsiksi.
Koulutustiimeillä on yleensä käytössään yksi tai useampi sisällöntuotantotyökalu, ja ne voivat hyödyntää koulutusohjelmistoja, kuten oppimisen hallintajärjestelmää (LMS), tai muita tiedonhallinta-alustoja virtuaalisen koulutussisältönsä isännöintiin.
Viestintä
Selkeät ohjeet siitä, miten ja milloin laajamittaista viestintää voidaan lähettää, auttavat tekemään koulutusviestinnästä mahdollisimman vaikuttavaa ilman, että etätyöntekijät hukkuvat liian moniin tehottomiin viesteihin.
Strategiassasi tulisi määritellä, mitä viestintäkanavia käytetään minkäkin tyyppisiin viesteihin.
Esimerkiksi sähköpostia tulisi käyttää vain koko yrityksen tai osaston yhteisiin ilmoituksiin, ja silloinkin vain kerran tai kahdesti vuosineljänneksen aikana, kun taas yhteydenottoviestit tulisi lähettää Slackin ja Teamsin kaltaisten työkalujen kautta. Jos oppimateriaaleja jaetaan suoraan, mitkä kanavat ovat siihen järkevimmät?
Lisäksi näiden viestien tulisi olla riittävän kiinnostavia erottuakseen virtuaalisella viestintäalustalla samalla, kun ne kilpailevat kaikkien etätyön mukanaan tuomien häiriötekijöiden kanssa.
Esimerkiksi tilaston, tarinan tai kysymyksen avulla aloitettu viesti, joka houkuttelee ihmiset koulutukseen, on tehokkaampi kuin pelkkä oppimateriaalin esittely aloituksessa.
Viestin aloittaminen sanoilla ”Uusi priorisointi- ja ajanhallintakoulutus!” on hyvin erilaista kuin aloittaminen näin: ”Onko sinun vaikea keskittyä työssä? Oletko hukkunut keskenään kilpaileviin prioriteetteihin? Me autamme sinua…”
Toteutussuunnitelma
Laadi selkeä suunnitelma siitä, millaisia oppimateriaaleja tai resursseja tuotetaan ja milloin, sekä miten ja millä aikataululla ne toimitetaan, jotta oppimisen ammattilaisilla on selkeä etenemissuunnitelma seurattavanaan.
Suunnitelman osat, kuten koulutusaikataulu, voivat auttaa etätyöntekijöitä näkemään koulutusvaihtoehtonsa, mikä lisää heidän sitoutumistaan tarjontaasi.
Tämä on erityisen tärkeää perehdytyksen läpikäyville uusille työntekijöille. He hyötyvät suuresti selkeästä suunnitelmasta, joka on laadittu heitä varten heidän aloittaessaan oppimateriaalien parissa.
Jatkuva tuki
Miten koulutusta vahvistetaan ja tuetaan pitkällä aikavälillä? Kasvokkain järjestettävät koulutukset ovat yleensä pidempiä, koko päivän kestäviä tapahtumia, mutta etätyöntekijät eivät pysty säilyttämään sitoutumistaan virtuaalisessa koulutusympäristössä yhtä pitkään.
Siksi aiemmin pitkinä kokonaisuuksina tarjottu sisältö tulisi pilkkoa ja muuntaa mikrokoulutukseksi, jota tarjotaan jatkuvasti oppimismatkan tukemiseksi. Tasainen mikrokoulutuksen virta voi auttaa
Lisäksi virtuaaliset työkalut tarjoavat runsaasti vaihtoehtoja tämän prosessin automatisointiin. Esimerkiksi monilla LMS-järjestelmillä on mahdollisuus lähettää ajastettuja resursseja sen jälkeen, kun henkilö on suorittanut verkko-oppimiskurssin.
Arviointi ja mittarit
Miten koulutusaloitteidesi vaikutusta mitataan? Määrittele verkkokoulutuksesi odotetut tulokset, luonnostele tavoitteet ja määritä, missä seuraat näitä mittareita ja miten jaat ne.
Tämä on strategiasi ratkaisevan tärkeä viimeinen vaihe.
Esimerkiksi ajanhallintakoulutuksen priorisointi voi auttaa parantamaan tiettyjä henkilöstön sitoutumista mittaavan kyselyn tuloksia tai osaston mitattavaa tuotosta. Kun uudet työntekijät kehittävät osaamistaan tietyillä taitoalueilla, haluamme pohtia, millainen vaikutus sillä tulee olemaan.
Voit jopa päättää hyödyntää työn seurantaohjelmistoa saadaksesi selkeämpää tietoa.
Lisäksi tavoitteita voidaan käyttää keinona lisätä sitoutumista koulutukseen. Jos ylempi johtaja ilmaisee tukensa tälle koulutukselle, yhdistää sen yrityksen strategiaan ja ilmoittaa tavoitteeksi, että 75 % työntekijöistä osallistuu, osallistumisaste on todennäköisesti korkeampi kuin silloin, jos tätä ei olisi kerrottu.
Etätyöntekijöiden koulutus: parhaat käytännöt käytännössä
Tehokkain etäkoulutus suunnitellaan ja toteutetaan tavalla, joka sekä mahdollistaa että motivoi etätyöntekijöitä ottamaan vasta oppimansa taidot käyttöön koulutuksen päätyttyä.
Tarkastellaan muutamia parhaita käytäntöjä, joiden avulla tämä voidaan varmistaa jokaisessa käynnistämässäsi koulutusaloitteessa.
Huomioi oppimismatka
Etäkoulutuksen ei tulisi olla yksittäinen tapahtuma, vaan sen tulisi koostua huolellisesti kuratoiduista resursseista (artikkeleista, podcasteista, videoista, kirjoista, työvälineistä jne.), joita täydentää yksi tai useampi pieni koulutustapahtuma matkan varrella.
Voisit esimerkiksi ilmoittaa etätyötä tekevän HR-tiimisi digitaaliseen palkkahallinnon työpajaan? Etsi verkkokonferensseja, tapahtumia ja esityksiä, joiden avulla voit edistää jatkuvia L&D-strategioita etätyöntekijöille.
Oppimisen ammattilaiset ovat siirtymässä yksittäisen oppimiskokemuksen järjestämisestä useisiin vuorovaikutteisiin oppimiskokemuksiin, jotka sijoittuvat tietylle ajanjaksolle.
Kun koulutat etätyöntekijöitä, älä vain kouluta heitä ja jätä heitä sitten yksin. Suunnittele sen sijaan, miten koulutat, tuet ja vahvistat heidän oppimistaan koko matkan ajan. Tämä mahdollistaa harjoittelun ja reflektion, jotka johtavat todelliseen taitojen kehittymiseen.
Esimerkiksi sen sijaan, että työntekijöitä koulutettaisiin kolmen täyden päivän ajan kerralla, voit rakentaa uuden koulutusohjelman, jossa tarjoat yhden koulutustilaisuuden viikon alussa, viikon aikana suoritettavaa itsenäistä sisältöä ja lopuksi Zoomin tai muun videoneuvottelualustan kautta toteutettavan ryhmävalmennuksen, joka auttaa soveltamaan opittua ennen siirtymistä seuraavaan aiheeseen seuraavalla viikolla.
Tee siitä helposti saavutettavaa
Etätyöntekijöille suunnatun koulutuksen tulisi olla helposti saavutettavaa, ja siihen tulisi aina sisältyä tarvittaessa käytettävää sisältöä, joka on saatavilla juuri silloin, kun sitä tarvitaan.
Vaikka tämä saattaa koskea kaikkia työntekijöitä, kuten aiemmin mainittiin, etätyöntekijöiden välistä yhteistyötä mahdollistava jatkuvasti laajeneva teknologiakokonaisuus tekee tiedon löytämisestä usein vaikeaa.
Itsenäisesti suoritettavat koulutuksesi ja lisäresurssisi tulisi mahdollisuuksien mukaan keskittää yhteen paikkaan. Jos etäoppijoiden on siirryttävä koulutustyökalusta toiseen löytääkseen tarvitsemansa tiedon tai koulutuksen, se luo tarpeettomasti lisää esteitä.
Koulutus työnkulun yhteydessä
Käyttämämme järjestelmät ja työkalut kehittyvät niin nopeasti, että voimme nyt integroida koulutuksen suoraan henkilön työnkulkuun, jolloin koulutukseen pääsee helposti käsiksi silloin, kun sitä tarvitaan.
Kun kyse on niiden tiimin jäsenten koulutusmenetelmistä, joiden on käytettävä uutta järjestelmää, sovellusta tai alustaa päivittäisessä työssään, esimerkiksi WalkMen kaltaiset tuotteet voivat auttaa edistämään digitaalisten ratkaisujen käyttöönottoa.
Yleisten työnkulkuun liittyvien ongelmien ratkaiseminen heti voi tehostaa toimintaa ja samalla vähentää turhautumista sekä niitä kertoja, jolloin IT-tukeen otetaan yhteyttä työkalussa ilmenneen oletetun ongelman vuoksi, vaikka syynä on todennäköisesti inhimillinen virhe.
Myös kaikkien yhteisiin tehtäviin, kuten esimerkiksi suoriutumisen arviointeihin, voidaan tarjota tukea suoraan työkalussa.
Jos jollakulla on vaikeuksia kirjoittaa itsearviointia, sen sijaan että hän siirtyisi pois tekemästään tehtävästä, ohjeet tehokkaan itsearvioinnin kirjoittamiseen voidaan upottaa suoraan työkaluun tai linkittää siihen, jotta hän pääsee tarvitsemiinsa tietoihin suoraan tehtävää suorittaessaan.
Kouluttajien tulisi mahdollisuuksien mukaan miettiä, miten heidän sisältönsä voidaan upottaa suoraan niihin työkaluihin, joissa ihmiset tekevät työtään.
Pidä se tiiviinä
Paikan päällä järjestettyjä kokopäiväisiä lähikoulutustapahtumia ei voida siirtää suoraan virtuaaliympäristöön ja odottaa niiden toimivan samalla tavalla.
Usein ihmisiä on vaikeampi sitouttaa virtuaalisesti yli pariksi tunniksi kerrallaan (90 minuuttia on ihanteellinen aika), vaikka välissä olisi riittävästi taukoja ja toimintaa. Siksi helposti saavutettava, tiivis sisältö koko oppimismatkan ajan on usein tehokkaampaa kuin kaiken yrittäminen omaksua kerralla.
Suuri osa siitä, mitä aiemmin oli opetettava paikan päällä, voidaan nyt suunnitella uudelleen muihin muotoihin ja antaa ennakkotehtäväksi, jolloin luokkahuoneen toimintatapa käännetään toisin päin.
Etätyöntekijöitä voidaan kannustaa lukemaan tai katsomaan sisältöä ennen varsinaista live-tilaisuutta. Näin tilaisuudessa jää enemmän aikaa vertaisten kanssa tehtäville harjoituksille, keskustelulle ja varsinaisten taitojen harjoittelulle sen sijaan, että niistä vain opittaisiin.
Mahdollista yhteydenpito
Virtuaalinen koulutus tarjoaa etätyöntekijöille erinomaisen mahdollisuuden kokoontua ja viettää aikaa yhdessä oppien. Tämä johtaa parempaan viestintään, tiedon jakamiseen ja yhteistyöhön koulutuksen jälkeenkin.
Siksi kaikessa virtuaalisesti toteutettavassa live-koulutuksessa on tarkoituksellisesti varattava hetkiä etätyöntekijöiden väliselle yhteydenpidolle. Koska heidän työpäiväänsä sisältyy vähemmän luontevia kohtaamisia, yhteistä aikaa tulisi varata runsaasti toimintaan, joka on suunniteltu nimenomaan kokoamaan ihmiset yhteen.
Etätyöntekijöille suunnatun koulutuksen tulisi aina tuottaa myös yhteydenpitoa edistävä sivuhyöty. Esimerkiksi mentorointiohjelmat ovat erinomainen tapa mahdollistaa etätyöntekijöiden välinen yhteydenpito, kehittää heitä ja rakentaa oppimiskulttuuria.
Kokonaisuuden yhdistäminen
Asianmukaisen koulutuksen tarjoaminen on yksi etätyövoiman johtamisen haasteista.
Kun kuitenkin ymmärrät selkeästi, mitä he tarvitsevat, voit varmistaa, että heillä on täsmälleen ne taidot ja tiedot, joita he tarvitsevat suoriutuakseen työstään tehokkaasti.
Oikeanlaisen koulutuksen avulla työntekijöillä voi olla kaikki tarvittavat taidot parhaaseen suoritukseen ilman niitä yleisiä turhautumisen aiheita, joita etätyössä ilmenee.
Lisäksi koulutus voi auttaa lisäämään sitoutumista ja parantamaan henkilöstön pysyvyyttä, mikä vaikuttaa edelleen myönteisesti organisaatioosi. Aluksi voi riittää esimerkiksi yksinkertainen etätyökurssi.
Kaiken kaikkiaan etätyöntekijöiden koulutukseen investoimisella voi oikein toteutettuna olla suuri vaikutus organisaation etätyövoiman potentiaalin maksimointiin.
Lisäresursseja koulutuksen vaikuttavuuden parantamiseen:
- Koulutusohjelman mallipohja
- Etätyö paransi tuottavuuttamme, mutta entä tiimidynamiikka?
- 4 oppimisen ja kehittämisen mittaria, jotka todella edistävät liiketoiminnan menestystä
- Näin luot oppimis- ja kehittämisstrategian 7 vaiheessa
- 10 parasta koulutuksenhallintaohjelmistoa taitojen kehittämiseen
- 10 parasta työntekijöiden koulutusohjelmistoa verkko-oppimiseen ja -kehitykseen
- 10 parasta organisaatioiden oppimisenhallintajärjestelmää
Tilaa People Managing People -uutiskirje, niin saat säännöllisesti artikkeleita, jotka auttavat sinua kehittymään urallasi sekä rakentamaan terveitä ja tuottavia organisaatioita.
