Comment construire une base de données de candidats : guide en 5 étapes
Les bases de données de candidats sont d’excellents outils pour réduire le délai et le coût d’embauche, trouver des candidats plus qualifiés et améliorer l’efficacité organisationnelle.
Si vous souhaitez mettre en place une solution de base de données de candidats pour le recrutement dans la vie réelle, je suis là pour vous aider !
Cet article vous expliquera comment construire et maintenir une base de données de candidats à partir de zéro – aussi bien pour les entreprises que pour les agences – avec de nombreux conseils et des exemples concrets.
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Qu’est-ce qu’une base de données de candidats ?
Les bases de données de candidats sont des outils permettant de stocker les informations d’un candidat, comme ses coordonnées, son CV, des notes, etc., et d’aider à établir une relation avec lui afin de l’embaucher ultérieurement pour différents postes.
Vous pouvez utiliser deux types de systèmes de bases de données RH :
- Bases embarquées : Vous pouvez consulter et gérer les informations des candidats lorsque vous publiez une offre d’emploi sur une plateforme comme LinkedIn ou Indeed. Il s’agit de petites bases de données de candidats propres à ces applications.
- Bases centralisées : Une base de données de recrutement centralisée regroupe les candidats issus de différentes sources comme les candidatures, le sourcing, les recommandations, les événements hors ligne, etc. Les grandes entreprises et les agences d’intérim utilisent ces solutions.
Les bases de données centralisées sont plus coûteuses, mais elles offrent des fonctionnalités bien plus avancées que les bases embarquées, telles que la recherche avancée, l’historique des échanges, la visibilité sur le processus de recrutement, l’hygiène automatisée des données et l’intégration à d’autres applications. Cependant, la chose la plus importante reste la façon dont vous utilisez la base de données.
D’après Kirsi Maharaj, responsable People & Culture et consultante en recrutement, il existe deux approches pour utiliser les bases de données de candidats :
- Transactionnelle : Vous ajoutez tous les candidats à votre base de données.
- Relationnelle : Vous sélectionnez soigneusement les personnes à intégrer dans la base de données puis vous développez une relation de long terme avec elles. Les agences de recrutement privilégient généralement cette approche. Je dirige une agence de recrutement et j’essaie d’échanger par téléphone avec les candidats pour mieux les connaître, cerner leur personnalité, puis, éventuellement, ajouter les meilleurs à la base dans notre logiciel d’agence de recrutement.
Avantages d’une base de données de candidats
Maintenant que vous comprenez le « quoi », voyons pourquoi il vous faut une base de données de candidats.
Le premier avantage est de faciliter grandement le sourcing.
Même avec un logiciel spécialisé dans le sourcing, trouver des candidats peut vite devenir frustrant et chronophage, et contacter une personne à froid est toujours plus délicat que de solliciter quelqu’un qui a déjà entendu parler de votre entreprise.
Donc, disposer d’une base de données de candidats avec lesquels vous avez déjà une relation (même légère) et des informations à leur sujet est un vrai atout.
Il se peut qu’une personne soit allée très loin dans votre processus de recrutement mais, pour une raison ou une autre, n’a finalement pas rejoint votre entreprise à ce moment-là. Peut-être lui manquait-il de l’expérience sur un point, et quelqu’un d’autre était mieux qualifié.
Quoi qu’il en soit, vous avez encore beaucoup d’informations sur elle et, espérons-le, vous lui avez offert une bonne expérience. Ainsi, lorsqu’un poste adapté se présentera à l’avenir, vous pourrez la recontacter facilement.
Le deuxième avantage, étroitement lié, est que cela permet d’économiser des ressources puisqu’on passe moins de temps à sourcer et qu’on dépend moins de solutions coûteuses comme les agences de recrutement, les job boards et LinkedIn.
Un autre avantage est la possibilité d’affiner votre processus de recrutement. Un logiciel d’analyse de recrutement peut fournir des données précieuses pour optimiser encore vos stratégies.
Gaurav Bhardwaj, Recruitment Leader @ Innovaccer, estime que « Les bases de données de candidats sont d’excellentes sources pour produire des analyses et des rapports riches. Vous pouvez ainsi ajuster votre processus de recrutement. Par exemple, vous pouvez identifier les sources qui mènent aux candidats de meilleure qualité et renforcer ces canaux tout en réduisant les autres. »
Personnellement, dans mon agence, j’ai remarqué que je trouve les meilleurs candidats dans des communautés sectorielles comme des groupes Slack spécialisés ou des subreddits sur Reddit. Publier une offre d’emploi y est souvent gratuit, et ce sont des viviers largement inexploités, contrairement à Indeed ou LinkedIn.
Ce sont les données issues de la base qui m’ont permis d’identifier cette opportunité.
Comment créer et gérer une base de données de candidats
Avant de rentrer dans le vif du sujet sur la création d’une base de données de candidats, parlons d’un point souvent négligé : construire l’argumentaire pour justifier une base de données de candidats.
Vous savez que votre organisation doit investir dans une base de données. Mais cela n’arrivera pas si vous ne le présentez pas clairement à vos dirigeants.
Et le seul langage qu’ils comprennent, c’est celui des chiffres !
Dans son ancienne entreprise, Kirsi note qu'ils avaient dépensé plus de 150 000 $ en frais de recrutement. S'ils avaient réalloué ce montant à une base de données, ils auraient réduit leur dépendance à LinkedIn, aux agences, etc., et constaté une amélioration des indicateurs clés de performance du recrutement les plus essentiels.
Boom ! Sa PDG a approuvé l’investissement dans un système sophistiqué de base de données de candidats !
Parfait, construisons maintenant notre base de données !
Première étape : choisir les bons outils
Les bases de données de candidats peuvent aller de l’extrêmement simple au très complexe. Il existe différentes façons de les mettre en place.
J’utilise un système de suivi des candidatures (ATS) appelé Zoho Recruit pour publier des offres d’emploi, recevoir des candidatures et stocker les données des candidats potentiels.
Il existe également une variété de CRMs pour le recrutement et même de plateformes de marketing de recrutement qui offrent un service similaire et vous aideront dans votre marketing de recrutement.
Si vous avez un budget très serré, vous pourriez envisager d'utiliser une feuille Google comme base de données de candidats, mais je ne le recommanderais pas. Son usage à grande échelle est chronophage, vous aurez besoin d’un logiciel d'automatisation du recrutement en plus, et elle ne dispose pas des outils complémentaires proposés par les logiciels de recrutement dédiés.
Cependant, si votre budget est limité, un logiciel de recrutement conçu pour les petites entreprises est généralement plus abordable et beaucoup plus performant que Google Sheets ou Excel.
Deuxième étape : collecter les données des candidats
Vous pouvez ajouter les données des candidats à votre base à partir de diverses sources. Les candidatures, les recommandations, la prospection/le sourcing, les CV d’agences, les sites d’emploi, etc., sont parmi les plus courantes.
Au fur et à mesure que quelqu’un progresse dans votre processus de recrutement, vous aurez de plus en plus d’informations sur lui, alors veillez à bien tout collecter et à les stocker correctement.
Une astuce « secrète » que j’utilise pour attirer des candidats passifs consiste à créer des « candidatures spontanées » sur le site carrière de mon entreprise. Ainsi, chacun peut soumettre ses informations même s’il n’y a pas de poste à pourvoir à ce moment-là, et ces profils seront ajoutés à votre base.
Pour vous aider à mettre cela en place, recherchez un logiciel de recrutement qui inclut des outils de gestion de site d’emploi faciles à utiliser.
Troisième étape : hygiène des données
L’hygiène des données est un élément essentiel de l’utilisation de votre base de données de recrutement. Trop de données ou des informations mal gérées rendront plus difficile la recherche de bons candidats et l’extraction d’enseignements utiles.
Commencez par définir des critères stricts sur les personnes qui peuvent entrer dans votre base de données. Par exemple, seuls les nouveaux candidats répondant à toutes les exigences de l’offre d’emploi, ou ceux qui ont réalisé un projet test, etc.
Ensuite, vous devrez régulièrement vérifier que tous les champs sont renseignés et que le type de données est correct. Assurez-vous également que les CV et coordonnées des candidats soient à jour.
Former votre équipe à ces bonnes pratiques est essentiel, car vous vous servirez des champs et des données stockées pour suivre, mesurer et analyser vos recrutements.
Enfin, c’est une bonne pratique de taguer les candidats selon leurs compétences ou d’autres critères pour faciliter les recherches booléennes (requêtes oui/non) et les recherches avancées par la suite.
Les meilleures certifications HRIS permettent d’acquérir les compétences clés pour organiser et exploiter des bases de données de candidats.
Quatrième étape : rester en conformité
La gestion des données personnelles est un sujet très sensible. Une mauvaise pratique peut conduire à de lourdes sanctions financières.
Si votre base de données contient des candidats issus de l’UE ou du Royaume-Uni, vous devez vous conformer au RGPD, ainsi qu’à la CCPA pour les résidents de Californie.
Vous devez toujours obtenir le consentement des candidats avant d'ajouter leurs données, offrir la possibilité de les supprimer sur demande et effacer leurs informations conformément à la législation.
Par exemple, au Canada, vous devez supprimer les données des candidats tous les deux ans.
Cinquième étape : engager régulièrement les candidats
Échanger régulièrement avec les candidats de façon pertinente est la meilleure manière de créer une relation avec eux. Voici quelques méthodes que vous pouvez utiliser :
- Ajoutez-les aux newsletters de l'entreprise et partagez des messages pertinents comme des actualités de l'entreprise, des témoignages d'employés, etc.
- Organisez des événements en personne et des webinaires
- Questionnaires tout au long du processus de candidature pour les garder engagés et récolter des données
- Prendre rendez-vous pour échanger avec les candidats les plus prometteurs (notamment ceux de niveau senior)
J’ajoute les candidats prometteurs à certains de mes groupes Slack pour garder le contact avec eux. C’est plus rapide et plus pratique que l’email, et cela offre une expérience candidat plus personnalisée.
Vous pouvez également recontacter les candidats tous les 6 à 12 mois en utilisant le RGPD comme prétexte.
Pour conclure
Une base de données de candidats est un élément essentiel de l'ensemble des outils de recrutement. Et le meilleur, c’est qu’en créer une est assez facile et qu’il existe une multitude d’outils pour vous aider.
N’oubliez pas que le simple fait d’avoir une base de données ne suffit pas. Ce qui compte, c’est la façon dont vous l’utilisez. C’est un excellent outil pour rendre votre travail moins stressant et améliorer vos KPIs.
