Comment Embaucher Votre Premier Employé : Processus en 7 Étapes
Vous êtes propriétaire d'une petite entreprise et votre activité est en plein essor, vous en avez assez de travailler 12 heures par jour, sept jours sur sept, et vous avez décidé que vous avez besoin d'aide.
Peut-être avez-vous besoin d’aide pour ces tâches administratives simples mais chronophages, ou pour développer vos ventes ou vos produits. Peu importe qui est votre nouvel employé et ce qu’il fera, vous voulez vous assurer d’avoir bien tout vérifié, que tout soit en ordre et conforme.
Si vous êtes prêt à embaucher votre premier salarié et que vous ne voulez pas faire d’erreur, ce guide est fait pour vous.
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Pourquoi embaucher un salarié ?
Embaucher un nouvel employé est une responsabilité et un coût importants, alors pourquoi le faire ?
- Productivité renforcée : Avec une main-d’œuvre supplémentaire, les projets peuvent être menés à bien plus efficacement, ce qui améliore la productivité globale. Par exemple, un fondateur débordé pourrait avoir besoin de recruter un assistant.
- Idées nouvelles : Les nouveaux employés apportent des points de vue inédits et des idées innovantes, ouvrant la voie à des solutions créatives et à des améliorations de processus.
- Compétences spécialisées : Les nouvelles recrues possédant une expertise spécifique peuvent combler certaines lacunes au sein de votre équipe, permettant à l'organisation d'entreprendre de nouveaux projets ou d'améliorer les opérations existantes.
- Réduction du stress : Le partage de la charge de travail permet de réduire le niveau de stress et de favoriser un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.
Responsabilités liées à l'embauche d'une personne
Bien sûr, embaucher quelqu’un constitue un engagement important. Du jour au lendemain, vous devenez responsable de :
- Rémunération et paiement équitables : Payer les employés équitablement et à temps, respecter les lois sur le salaire minimum, les réglementations sur les heures supplémentaires, la retenue et la déclaration des impôts.
- Conditions de travail sûres : Offrir un lieu de travail sain et sécuritaire, conforme à la législation en matière de santé et de sécurité au travail.
- Ajustements raisonnables : Fournir des aménagements raisonnables pour les employés en situation de handicap, comme l'exige la loi.
- Avantages : Proposer des avantages tels que l’assurance santé, des plans de retraite, et des congés payés comme cela est applicable et promis dans les contrats de travail.
- Équilibre vie professionnelle-vie personnelle : Favoriser l’équilibre vie pro/vie perso par des horaires raisonnables, une flexibilité dans la planification et des politiques de congés.
- Formation et développement professionnel : Offrir la formation nécessaire pour aider les employés à exercer leurs fonctions efficacement et en toute sécurité, et proposer des opportunités de développement professionnel et d’évolution de carrière.
L’utilisation de solutions de recrutement pour petites entreprises peut rendre l’embauche de votre premier employé simple et fluide.
Comment embaucher son premier salarié : le processus en 7 étapes
Les employeurs débutants peuvent tirer profit des conférences sur le recrutement, qui leur enseignent des stratégies efficaces pour réussir leur premier recrutement. Mais voici également un résumé pratique à utiliser. Suivez ce processus en 7 étapes pour embaucher votre premier salarié avec succès.
1. Préparer l'entreprise sur le plan légal
Avant d’embaucher qui que ce soit, vous devez vous assurer d’être légalement enregistré en tant qu’employeur et d’avoir les infrastructures nécessaires pour rémunérer du personnel, etc.
Administratif, youpi !
Heureusement, ce n’est pas si compliqué :
- Établissez votre entité commerciale : Tout d’abord, vous devez légalement créer votre entreprise. Cela peut impliquer de s’enregistrer en tant qu’entreprise individuelle, société de personnes, SARL ou société anonyme. La structure choisie influera sur vos impôts, votre responsabilité et d’autres aspects juridiques.
- Obtenez un numéro d'identification d'employeur (EIN) : Demandez un EIN auprès de l'Internal Revenue Service (IRS). Il s’agit d’un numéro unique qui identifie votre entreprise à des fins fiscales et qui est requis pour déclarer les informations concernant vos employés.
- Enregistrez-vous auprès des organismes d’État : Selon l’endroit où vous vous situez, vous devrez peut-être vous enregistrer auprès de plusieurs organismes d’État :
- Département du travail de l’État : pour l’assurance chômage.
- Agence fiscale d’État : pour gérer la retenue d’impôt d’État.
- Assurance accidents du travail : Inscrivez-vous à l’assurance accidents du travail, généralement obligatoire dans la plupart des États.
- Installez un système de paie et retenez les impôts : Mettez en place un système de paie bimensuel pour retenir les impôts fédéraux et d’État. Ceux-ci comprennent l’impôt sur le revenu, la Sécurité sociale et Medicare. Reversez régulièrement ces montants à l’IRS et à votre agence fiscale d’État.
- Affichez les avis obligatoires : Les employeurs doivent afficher certains avis des lois du travail sur leur lieu de travail, afin d'informer les employés de leurs droits. Ces avis diffèrent selon l’État et le type d’entreprise.
- Respectez les réglementations de sécurité et de santé au travail : Comprenez et respectez les réglementations de l’Occupational Safety and Health Administration (OSHA) pour garantir un environnement de travail sûr.
- Respectez la législation du travail : Soyez attentif à diverses lois fédérales, locales et d’État concernant le salaire minimum, les heures supplémentaires, la discrimination à l’embauche et le congé familial.
- Rédigez un manuel de l’employé : Bien que ce ne soit pas une obligation légale, disposer d’un manuel de l’employé peut aider à clarifier les politiques et procédures de votre entreprise et garantir une application uniforme des règles.
- Demandez un avis juridique : Envisagez de consulter un avocat spécialisé en droit du travail afin de vérifier que vous respectez bien toutes les obligations légales et de rester informé des évolutions législatives.
2. Rédigez une description de poste claire
Vous avez identifié les compétences qui vous manquent pour développer votre entreprise et vous connaissez le profil de la personne que vous souhaitez attirer.
Il est temps de rédiger une description de poste !
Une description de poste (JD en abrégé) est un document qui détaille les exigences du poste, compétences, qualifications, activités, responsabilités et missions d’un rôle spécifique au sein de l’entreprise. Elle peut aussi inclure des informations comme l’échelle salariale (ce qui est même légalement obligatoire dans certains États).
Le but d’une description de poste est de faire la promotion de votre rôle auprès des candidats potentiels et de les informer sur le poste et votre organisation.
Elle doit contenir suffisamment d'informations pour susciter l'intérêt d’un chercheur d’emploi et l’inciter à postuler.
C’est aussi l’occasion d’offrir un aperçu de la culture, de la mission et des valeurs de votre entreprise.
Avec cela à l’esprit, voici comment en rédiger une.
- Créez un intitulé de poste simple et compréhensible
- Définissez les responsabilités et résultats attendus
- Décrivez les compétences et qualités requises
- Soulignez pourquoi votre entreprise est un excellent lieu de travail.
Pour aller plus loin, consultez l’excellent article de Mariya Hristova comment rédiger une description de poste.
3. Trouvez des candidats
Munis de votre description de poste, il est temps de promouvoir ce poste et peut-être aussi de chasser certains candidats. Si votre budget recrutement le permet, utiliser une combinaison de ces méthodes pour construire votre stratégie de sourcing vous permettra d’obtenir de meilleurs candidats.
Voici quelques endroits où publier votre offre et trouver des personnes intéressantes.
- Votre site web (utilisez ce guide pour vous aider à créer une page carrière attrayante).
- Sites d'offres d'emploi en ligne : Indeed, LinkedIn, Glassdoor, etc. Prenez le temps de rechercher celui qui correspond le mieux à votre secteur et au poste à pourvoir.
- Médias sociaux : Instagram, Facebook, TikTok
- Associations professionnelles : De nombreux groupes et associations professionnels disposent de leurs propres sites d'offres d'emploi ou bulletins d'information où vous pouvez publier des annonces ciblées par secteur.
- Communautés en ligne : découvrez où les candidats potentiels se retrouvent et voyez si vous pouvez y publier votre fiche de poste. Si les règles ne sont pas claires, veillez à demander la permission d'abord !
- Cabinets de recrutement : Ils peuvent être particulièrement utiles pour des postes spécialisés ou pour gérer le processus d'embauche à votre place. Ils disposent souvent d'une réserve de candidats présélectionnés.
- Services carrières des écoles et universités : Pour les stages et postes débutants, entrer en contact avec des établissements d'enseignement supérieur peut vous permettre d'accéder à une réserve de jeunes talents.
- Événements de recrutement : Il existe de nombreux événements de recrutement orientés vers différents groupes de candidats. Par exemple, des salons pour jeunes diplômés, start-ups, postes techniques, etc.
- Programmes de stages : Un programme de stage bien structuré permet de recruter des talents, d'apporter des idées et perspectives nouvelles, et d'améliorer l'image de votre entreprise en tant qu'employeur.
- Programmes de "returnships" : Une forme de stage rémunéré conçu spécialement pour les personnes ayant interrompu leur carrière pendant une longue période ou sous-employées.
Pour aller plus loin, consultez ces articles utiles sur le marketing du recrutement et l'approvisionnement des candidats.
4. Sélectionner les candidats
Maintenant que vous avez reçu des candidatures, il est temps de séparer le bon grain de l'ivraie, pour ainsi dire.
C'est autant un art qu'une science, et je recommande la lecture de l'article de Mariya sur la sélection des candidats, mais voici quelques bonnes pratiques générales et éléments à surveiller :
- Les bonnes compétences sont-elles mentionnées ?
- Les bonnes compétences sont-elles mentionnées de manière inattendue ?
- Pouvez-vous vérifier s'ils disposent des bonnes compétences ?
- Le candidat a-t-il clairement indiqué son poste et ses responsabilités dans chaque fonction ?
- Y a-t-il un accent mis sur les résultats et une compréhension de l’impact de leur travail ?
- Le CV présente-t-il clairement l'évolution de leur parcours professionnel jusqu'à présent ?
- Les compétences et expériences recherchées sont-elles présentes dans le CV ?
- Si des éléments comme la taille de l'entreprise ou la localisation sont importants pour le poste, ces critères sont-ils remplis ?
- Sauf illisibilité, gardez à l’esprit que parfois votre système de suivi des candidatures (ATS) peut altérer la mise en forme d’un CV.
5. Faire passer des entretiens aux candidats
Il est probable qu'à un moment de votre carrière, vous ayez quitté un entretien sans vraiment savoir quoi en penser.
Peut-être qu’il y a eu une confusion avec le poste, ou que les questions posées étaient un peu étranges ou hors sujet.
L’entretien est un échange à double sens. Le candidat doit évidemment faire bonne impression, mais il vous évalue également. Les entretiens sont essentiels pour offrir une excellente expérience candidat !
Comme pour beaucoup de choses, la clé d'un bon entretien réside dans la préparation. Je vous recommande vivement de lire le guide approfondi de Mariya sur comment mener un entretien, mais voici un résumé pour bien démarrer.
Étape 5.1 : Définir un objectif
La première étape consiste à fixer un objectif pour vos entretiens. S'agit-il de tester des compétences techniques, les soft skills, ou les deux ?
Pour y parvenir, commencez par noter tout ce que vous avez besoin de savoir sur une personne afin de pouvoir l'embaucher en toute confiance. Cela doit servir de base à la structure et au contenu de l'entretien.
Ensuite, priorisez les questions auxquelles vous devez absolument obtenir des réponses pour pouvoir y consacrer un maximum de temps et commencez à créer vos modèles de questions.
Une fois l’objectif défini, qui sert de guide à l’élaboration des questions, vous pouvez réfléchir à la structure à adopter.
Mariya recommande de structurer l’entretien comme un entonnoir, en commençant par les compétences indispensables lors des premières étapes, puis en abordant les compétences optionnelles par la suite.
Étape 5.2 : Préparer les questions
La clé d'une bonne question d'entretien est d'engager le candidat dans une conversation.
Pour y parvenir, posez des questions ouvertes (Qui, Quand, Comment, Pourquoi, Où) ou demandez des exemples. Cela amènera des réponses plus longues, ce qui vous permettra d’obtenir bien plus de valeur grâce à des détails approfondis.
Utilisez ces questions pour comprendre l'expérience de la personne et ses prises de décision. J'ai tellement appris en interviewant des gens !
La chose la plus importante ensuite : "peler l’oignon", c'est-à-dire poser des questions de relance.
Ce sont ces questions qui distinguent les experts dans leur domaine et permettent aux personnes les plus prometteuses de se démarquer. Généralement, lorsqu’une personne essaie d’inventer une histoire pour se faire passer pour expérimentée, elle échoue à la 2ème ou 3ème relance.
6. Faire une offre
Vous avez beaucoup travaillé à publier des offres d’emploi, rechercher des candidats, les évaluer et maintenir leur engagement tout au long de votre processus de recrutement.
Le candidat sélectionné correspond parfaitement au poste, vous souhaitez donc lui faire une proposition d’embauche. Moment excitant ! Mais comment aborder la proposition et la potentielle négociation ?
Astuce : le processus a commencé bien plus tôt, dès les premières étapes du recrutement !
Encore une fois, je vous recommande de lire l’article de Mariya sur comment faire une proposition d’embauche pour un aperçu détaillé, mais voici quelques bonnes pratiques :
Créer une relation
Créer une relation et un lien avec le candidat est essentiel afin de mieux le comprendre, ainsi que ses motivations pour envisager un changement.
Bien sûr, la rémunération reste un facteur important (les gens ont des factures à payer !), mais d'autres éléments peuvent aussi influencer leur décision : temps de trajet, opportunités de développement, flexibilité, etc.
C’est à vous de découvrir lesquels pour voir si votre offre d’emploi correspond également à leurs attentes.
« Vendre » votre entreprise
« Vendre » est entre guillemets parce que cela n’a rien à voir avec vendre des tomates au marché !
Avant tout, votre rôle consiste à fournir de l’information.
Maintenant que vous connaissez leurs moteurs, voici quelques idées pour les relier à votre entreprise :
- Parlez du potentiel de votre entreprise, de vos dernières nouveautés, levées de fonds ou de vos ambitions
- Mettez en avant l’opportunité : n’ayez pas peur d’aider les candidats à estimer le potentiel du marché !
- Partagez la feuille de route produit, le futur de vos projets, et expliquez comment ce poste s’intègre dans l’ensemble
- Parlez des autres membres de l’équipe et de leur niveau de compétence
- Abordez les possibilités d’apprentissage (pas nécessairement d’évolution hiérarchique) et ce que le candidat pourra développer, ainsi que ce que vous pourrez apprendre de lui en retour. Plutôt que de parler de parcours tout tracé (trop d’incertitudes), racontez peut-être votre propre évolution au sein de l’entreprise en termes d’impact et de responsabilités.
- Expliquez comment vous vivez vos valeurs au quotidien dans l’équipe, par exemple à travers une situation où ces valeurs ont guidé une prise de décision.
Astuce : les services de vérification des employés ou les services de dépistage de drogues permettent de s’assurer que les vérifications d’antécédents nécessaires sont réalisées efficacement.
7. Intégration
C’est un bon match ! Le candidat a accepté votre offre, et vous êtes prêts à tenter l’aventure ensemble.
Mais, comme rien n’est jamais acquis, vous souhaitez continuer à leur offrir une excellente expérience, comme cela a déjà été le cas jusqu’ici.
Ce qui importe le plus pour cette étape, c’est d’être clair sur les étapes à venir et de bien préparer tous les aspects légaux.
Quelques bonnes pratiques :
- Contactez régulièrement la nouvelle recrue.
- Veillez à ce que le plus de documents possible soient complétés avant l’arrivée de la personne.
- Veillez à expliquer verbalement (pas juste par SMS ou email) cette phase du processus au candidat. L’attente avant de commencer un nouveau poste peut être étrange, donc gardez le lien.
- Automatisez autant que possible cette étape, selon les capacités de vos outils (toute automatisation facilitera aussi un processus d’embauche à distance).
- Assurez-vous que le nouveau salarié sache précisément ce qui l’attend le premier jour/la première semaine/le premier mois.
Pour aller plus loin, consultez nos guides sur le pré-boarding, la création d’un plan d’intégration 30/60/90 jours, et la gestion de toutes les formalités administratives d’arrivée.
Embaucher votre premier employé : meilleures pratiques
Les gens sont des êtres humains et ils agissent parfois de manière étrange. Ce qui les motive n’est pas toujours évident et des imprévus surviennent.
Un recrutement réussi repose sur la confiance, la transparence, l’organisation, la ténacité et la communication.
Voici quelques bonnes pratiques pour vous aider à attirer et retenir les talents dont vous avez besoin
Créez une proposition de valeur employeur (EVP)
Une EVP est un ensemble d’avantages et d’offres uniques qu’un employeur s’engage à fournir à ses employés en échange de leurs compétences, de leur expertise et de leur engagement.
C’est essentiellement la valeur qu’une organisation apporte à ses employés en contrepartie de leurs contributions.
L’EVP permet d’attirer, de fidéliser et d’engager les talents en communiquant efficacement ce qui rend l’organisation désirable en tant qu’employeur. Elle englobe plusieurs composantes telles que :
- But, vision et mission
- Valeurs de l’organisation
- Rémunération globale
- Culture
- Opportunités de développement de carrière
- Flexibilité
- Équilibre vie professionnelle/vie personnelle
- L’expérience globale des employés.
Pour approfondir le sujet, je vous recommande l’excellent guide de Mariya sur la création d’une EVP.
Cultivez une image employeur forte
Après avoir défini votre EVP, il est temps de travailler votre image d’employeur.
En substance, votre marque employeur est votre réputation en tant qu'employeur. C'est la façon dont vous vous présentez sur vos réseaux sociaux, dans vos descriptions de poste, vos entretiens, et tout ce qui fait face aux candidats.
C’est aussi votre comportement en tant qu’entreprise. Êtes-vous éthique, vos collaborateurs sont-ils bien traités, appliquez-vous réellement vos valeurs ?
Une citation de Warren Buffet que je retiens toujours à propos de la marque : « Il faut 20 ans pour construire une réputation et cinq minutes pour la ruiner. Si vous y pensez, vous agirez différemment. »
Pour aller plus loin, consultez le guide de Mariya sur l’image employeur.
Utilisez un processus d’entretien structuré
Nous avons évoqué l’importance des entretiens plus haut et j’insiste ici.
Mettre en place une structure d’entretien cohérente est essentiel pour garantir que tous les candidats soient évalués selon les mêmes critères. Cela contribue à créer une expérience identique pour tous les candidats, à réduire les biais et à rendre le processus plus équitable.
Exploitez la technologie
Au début, vous pouvez probablement vous en sortir avec un simple système de gestion des employés pour constituer votre équipe.
Cependant, si le recrutement s’intensifie, il existe des outils utiles pour améliorer le processus pour toutes les parties impliquées. Vos besoins peuvent dépasser les avantages qu’offrent les systèmes de gestion des employés.
Le véritable roi/reine des logiciels de recrutement est le système de suivi des candidatures (ATS). Ces systèmes utilisent l’automatisation pour publier des offres, planifier des entretiens, suivre et communiquer avec les candidats tout au long du processus d’embauche, filtrer les CV et interpréter les retours.
Pour aller plus loin, découvrez notre sélection des meilleurs ATS.
Faites appel à des professionnels
Le recrutement est notoirement complexe, en particulier la phase de sourcing, d’où l’intérêt parfois de recruter ou de contracter un professionnel. Plusieurs solutions existent :
- Constituer une équipe de recrutement interne.
- Utiliser une agence spécialisée en recrutement, en régie ou au succès. Celles-ci sont particulièrement adaptées au recrutement de cadres ou de profils difficiles à trouver.
- Recourir à une organisation professionnelle d’employeurs ou à un employeur de référence. Ces solutions sont très utiles pour embaucher à l’international, là où la conformité du recrutement peut s’avérer complexe.
Pour plus d’informations, consultez notre article sur comment recruter un recruteur.
En savoir plus sur le recrutement
Si vous souhaitez rester à jour sur toutes les dernières évolutions du recrutement, il y a plusieurs choses que vous pouvez faire.
L'une d'elles est d'envisager de suivre un cours sur le recrutement qui vous aidera à garder une perspective sur toutes les dernières technologies et les exigences du marché en lien avec votre entreprise.
L'autre solution consiste à vous abonner à la newsletter People Managing People. Nous travaillons en permanence pour rester à l'affût des nouveautés en matière de recrutement et pour partager les analyses tirées de discussions en panel et d'entretiens avec des experts – vous pouvez recevoir tout cela directement dans votre boîte mail !
