Former les travailleurs à distance : 5 stratégies pour réussir en 2026
Le passage au travail hybride et entièrement à distance a obligé les équipes de formation à investir leur temps, leur budget et leur énergie dans la conception, le développement et la livraison d'expériences de formation à distance modernes, conçues d'abord pour le virtuel, afin de renforcer les compétences des nouveaux employés.
En tant que responsable L&D ayant de l'expérience aussi bien dans de grandes entreprises que dans des start-ups technologiques en hyper-croissance, j'ai pu constater l'importance de proposer un développement professionnel aux travailleurs à distance via la formation en ligne afin d'engager, de faire évoluer et de fidéliser les talents.
Dans cet article, je partagerai mes idées et stratégies pour créer des programmes complets de formation virtuelle qui maximiseront le potentiel de vos travailleurs à distance et développeront leurs compétences.
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Identifier les besoins spécifiques en formation des travailleurs à distance
Commençons d'abord par reconnaître qu’une formation ancienne, uniforme, simplement convertie d’un format en présentiel dirigé par un instructeur, ne sera ni particulièrement efficace ni percutante pour une main-d’œuvre à distance. Vos supports pédagogiques devront évoluer pour être réellement pertinents !
Les travailleurs à distance ont des besoins et des lacunes en compétences spécifiques, différents de ceux des salariés non distants. Il est donc essentiel de commencer par cerner les compétences clés dont les employés à distance ont besoin au sein de votre organisation.
Voici quelques éléments à prendre en compte, propres aux besoins des équipes en télétravail, lorsque vous commencez à construire votre programme de formation à distance.
Évaluer la littératie numérique
Qu’est-ce que la littératie numérique ? Selon Microsoft, il s’agit « de la capacité à naviguer dans notre monde numérique grâce à la lecture, l’écriture, des compétences techniques et un esprit critique. C’est l’utilisation de la technologie — comme un smartphone, un ordinateur, une liseuse, etc. — pour rechercher, évaluer et communiquer des informations. »
Cette compétence est essentielle pour tout travailleur à distance, et identifier les lacunes dans ce domaine doit être une priorité.
Si la plupart des travailleurs à distance sont censés maîtriser de manière satisfaisante la littératie numérique, ou pourront au moins l’acquérir avec l’expérience, il ne faut pas partir du principe que ce sera le cas pour tous.
Les niveaux de compétence numérique peuvent facilement être évalués à l’aide de sondages, de groupes de discussion et d’entretiens avec les parties prenantes clés ou un échantillon aléatoire de salariés à distance.
Accompagner l’adoption d’une pile technologique en constante évolution
L’essor du travail à distance a conduit à une utilisation croissante d’outils virtuels pour les organisations en mode télétravail prioritaire. Par exemple, en 2015, une entreprise moyenne déployait 58 nouvelles applications ou outils, alors qu’en 2022, ce nombre est passé à 89. Chez les grands employeurs, ce chiffre atteint 187 (d’après un récent podcast Freakonomics) !
Ce type d’investissement dans les outils virtuels nécessite un investissement similaire en temps et en ressources pour former efficacement à leur usage, ce qui favorise l’adoption et l’utilisation lors de la mise en œuvre d’un nouvel outil. Le renforcement des compétences dans ce domaine est particulièrement important pour les nouveaux employés qui ne sont pas familiers avec le travail à distance.
Développer les compétences de collaboration à distance
Les travailleurs à distance font face à des défis uniques en matière de collaboration du fait d’être souvent répartis sur plusieurs fuseaux horaires, de communiquer de manière asynchrone, d’avoir moins d’interactions informelles avec leurs collègues au cours de la journée, et de devoir communiquer essentiellement via e-mail, messagerie instantanée ou visioconférence.
Par conséquent, la formation destinée aux salariés à distance doit se concentrer sur les ensembles de compétences suivants pour aider à établir et maintenir des processus et des normes de communication efficaces dans un environnement de travail à distance :
- Lignes directrices en matière de communication — fournissez un cadre sur des sujets tels que les canaux de communication à privilégier (par exemple Slack vs courriel) pour les différents types d'échanges, quels délais de réponse sont attendus selon les canaux, et à quel moment de la journée vous êtes disponible pour des réunions, par exemple. Cela peut également aider à fixer les attentes et à renforcer les bonnes pratiques de communication à suivre.
- Outils de collaboration — les espaces de stockage partagés, les logiciels de gestion de projet, les calendriers partagés, les outils issus du design thinking et les plateformes de messagerie permettent aux travailleurs à distance de partager facilement des informations, renforçant ainsi leur connexion et leur capacité à collaborer partout dans le pays ou dans le monde. Les outils qui apportent une réelle valeur à l'équipe doivent être exploités autant que possible car ils favorisent la collaboration.
- Favoriser l'inclusion — une façon de promouvoir l'inclusivité auprès des travailleurs à distance est de s'assurer que tous vos supports de formation soient accessibles aux personnes en situation de handicap, par exemple en proposant des sous-titres sur les vidéos de formation. En outre, il faut être intentionnel dans les environnements virtuels pour encourager chacun à exprimer ses points de vue. Mettre en place des processus clairs pour que chacun puisse partager ses réflexions, idées et commentaires de façon asynchrone est un moyen de s'assurer que toutes les voix soient entendues. Cela doit commencer dès le premier jour, pendant l'intégration, afin que les nouveaux employés se sentent accueillis, même lors de la consultation des supports d'apprentissage.
Élaborer une stratégie de formation à distance
Après avoir effectué les premières évaluations des besoins des travailleurs à distance, il est temps de clarifier quelles seront vos priorités de formation à distance et comment vous allez les atteindre.
Si vous faites appel à un prestataire externe pour la gestion de vos employés, comme une organisation professionnelle d'employeurs ou un service d'employeur officiel, il sera nécessaire de communiquer et de se coordonner avec eux concernant les formations liées à la conformité
Définir votre plan d’action est essentiel pour générer une vision et un sentiment de finalité qui contribueront à créer un sentiment d'urgence concernant la participation à ces sessions de formation.
Il existe de nombreux éléments qui composent une stratégie de formation réussie, mais en voici quelques-uns à considérer pour les travailleurs à distance :
Compétences clés et axes de formation
Exposez clairement les lacunes en compétences identifiées, l'importance de ces compétences et la manière dont la formation dans ces domaines contribuera à la stratégie de l'entreprise ou profitera aux travailleurs à distance. Cela doit présenter l’objectif et l’intérêt de cette approche, et pas seulement les compétences en elles-mêmes.
Par exemple, si vous constatez la nécessité d'améliorer les compétences des membres de l'équipe sur la priorisation et la gestion du temps en télétravail, il est important d’expliquer comment ces compétences leur permettront de gérer leur charge de travail de façon plus efficace, réduisant ainsi le stress et augmentant la productivité globale de l’entreprise.
Si cette compétence est également liée à un objectif stratégique plus large, comme la « Year of Efficiency » de Meta par exemple, veillez à mettre en évidence comment cette formation spécifique peut contribuer à faire progresser cette stratégie.
Lier votre initiative de développement des compétences à un objectif stratégique de l'entreprise favorisera l’adoption et l’utilisation accrue des compétences attendues.
Modalités d’apprentissage
Comment les travailleurs à distance accéderont-ils à vos contenus ? Comment allez-vous les atteindre ? Allez-vous proposer uniquement des ateliers virtuels en direct, des solutions hybrides, ou peut-être des formations en ligne en mode asynchrone et d’autres supports numériques ? Quels outils sont à votre disposition ?
Répondre à ces questions va vous aider à planifier le développement de vos formations et l’accès à celles-ci pour les travailleurs à distance.
Les équipes de formation disposent généralement d’un ou plusieurs outils de création de contenu et peuvent s’appuyer sur des logiciels de formation comme un Learning Management System (LMS) ou d'autres plateformes de gestion des connaissances pour héberger leurs contenus de formation en ligne.
Communication
Définir des lignes directrices claires sur la manière et le moment d’envoyer des communications à grande échelle permettra à vos messages d’être les plus percutants possible sans saturer les travailleurs à distance d’informations inefficaces.
Votre stratégie devrait préciser quels canaux de communication sont à utiliser pour chaque type de message.
Par exemple, les courriels ne devraient être utilisés que pour des annonces à l’échelle de l’entreprise ou d’un département, et seulement une ou deux fois par trimestre, tandis que vos messages de sensibilisation devraient être envoyés via des outils comme Slack et Teams. Si des supports de formation sont diffusés directement, quels canaux sont les plus adaptés ?
De plus, ces messages doivent être suffisamment accrocheurs pour se démarquer sur une plateforme de messagerie virtuelle tout en concurrençant toutes les distractions liées au travail à distance.
Par exemple, commencer par une statistique, une histoire ou une question pour attirer les gens vers votre formation est plus efficace que de présenter simplement votre support pédagogique d'emblée.
Commencer un message par, « Nouvelle formation : Priorisation & Gestion du temps ! » est très différent de démarrer avec, « Avez-vous du mal à rester concentré au travail ? Êtes-vous submergé par des priorités concurrentes ? Nous avons la solution… »
Plan de mise en œuvre
Décrivez précisément le type de supports pédagogiques ou de ressources qui seront produits et quand, ainsi que le mode de diffusion et le calendrier, afin que les professionnels de la formation disposent d’un plan clair à suivre.
Des éléments de ce plan, comme votre calendrier de formation, peuvent aider les travailleurs à distance à avoir une meilleure visibilité sur leurs options de formation, ce qui favorise l’engagement envers vos offres.
Cela est particulièrement important pour les nouveaux employés en cours d’intégration. Ils bénéficieront fortement d’un plan clair structuré pour eux dès qu’ils commencent à découvrir leur parcours d’apprentissage.
Soutien continu
Comment toute formation sera-t-elle renforcée et soutenue sur le long terme ? Alors que la formation en présentiel se déroule généralement sous forme d’événements plus longs, sur toute une journée, les employés en télétravail ne peuvent pas rester engagés aussi longtemps dans un environnement virtuel.
Par conséquent, le contenu autrefois dispensé lors de longues séances devrait être scindé et converti en microapprentissages diffusés de façon continue, pour soutenir l’évolution du participant dans son parcours de formation. Un flux régulier de microapprentissages peut aider
En outre, les outils virtuels offrent une multitude d’options pour automatiser ce processus. Par exemple, de nombreux LMS permettent d’envoyer des ressources programmées après la fin d’un module e-learning.
Évaluation et indicateurs
Comment mesurerez-vous l’impact de vos initiatives de formation ? Définissez clairement les résultats attendus de votre formation en ligne, rédigez vos objectifs et précisez où et comment vous allez suivre et partager ces indicateurs.
Il s’agit d’une étape finale essentielle dans votre stratégie.
Par exemple, accorder la priorité à une formation sur la gestion du temps peut permettre d’améliorer certains scores dans les enquêtes d’engagement ou d’augmenter des résultats mesurables d’un département. À mesure que de nouveaux employés développent des compétences spécifiques, il est important d’anticiper l’impact que cela produira.
Vous pourriez même décider de vous appuyer sur un logiciel de suivi du travail pour obtenir des données plus claires.
Par ailleurs, les objectifs peuvent être utilisés pour encourager l’engagement avec vos formations. Si un dirigeant exprime son soutien à cette formation, la rattache à la stratégie de l’entreprise et annonce un objectif de 75% de participation des employés, il y a de fortes chances que la participation soit plus élevée que si cela n’avait pas été communiqué.
Formation des employés à distance : les meilleures pratiques en action
La formation à distance la plus efficace sera conçue et mise en œuvre de façon à permettre et motiver les employés à distance à mettre en pratique leurs nouvelles compétences après la formation.
Explorons quelques bonnes pratiques pour garantir ce résultat lors de chaque initiative de formation que vous lancez.
Penser au parcours
La formation à distance ne doit pas être un événement ponctuel mais plutôt une série de ressources soigneusement sélectionnées (articles, podcasts, vidéos, livres, fiches pratiques, etc.) ponctuées d’un ou plusieurs petits événements de formation tout au long du parcours.
Par exemple, pourquoi ne pas inscrire votre équipe RH en télétravail à un atelier en ligne sur la paie ? Recherchez des conférences virtuelles, des événements et des présentations pour renforcer des stratégies d’apprentissage et développement (L&D) continues adaptées au télétravail.
Les professionnels de la formation s’éloignent d’une expérience d’apprentissage unique au profit de plusieurs expériences d’apprentissage interactives réparties sur une période donnée.
Lorsque vous formez des télétravailleurs, ne vous contentez pas de les former avant de « passer à autre chose ». Au contraire, élaborez un plan sur la façon dont vous allez les former, les accompagner et renforcer leurs acquis tout au long de leur parcours. Cela permet la mise en pratique et la réflexion, menant à un véritable développement des compétences.
Par exemple, au lieu d’opter pour une approche intensive de formation des employés sur trois journées complètes, vous pourriez structurer un nouveau programme de formation en proposant une seule session de formation en début de semaine, suivie de contenus en autoformation répartis sur la semaine, pour finir par une séance de coaching de groupe via Zoom ou toute autre plateforme de visioconférence afin de favoriser la mise en pratique avant de passer au sujet suivant la semaine d’après.
Rendez-la accessible
La formation destinée aux travailleurs à distance doit être facilement accessible et inclure systématiquement un dispositif à la demande pour offrir de l’aide au moment où cela est nécessaire, sur le vif.
Bien que cela s’applique à tous les travailleurs, comme évoqué précédemment, le nombre croissant d’outils technologiques favorisant la collaboration à distance rend souvent difficile la recherche d’informations.
Vos formations en autoformation et ressources complémentaires doivent autant que possible être regroupées en un seul et même endroit. Si les apprenants à distance doivent passer d’un outil de formation à un autre pour trouver les informations ou formations nécessaires, cela crée des obstacles inutiles.
Formation intégrée au fil du travail
Les systèmes et outils que nous utilisons évoluent à une telle vitesse que nous pouvons désormais intégrer la formation directement au sein du flux de travail d’un collaborateur, ce qui facilite grandement l’accès à l’apprentissage lorsque le besoin s’en fait sentir.
Concernant les méthodes de formation pour les membres d’équipe qui doivent utiliser un nouveau système, une nouvelle application ou plateforme dans leur quotidien, il existe des produits comme WalkMe qui peuvent favoriser l’adoption digitale.
Proposer une assistance immédiate sur des problématiques récurrentes de workflow peut permettre de gagner en efficacité tout en réduisant la frustration et le nombre d’appels au support informatique pour un problème supposé de l’outil qui relève en réalité souvent d’une erreur humaine.
Par ailleurs, les tâches courantes auxquelles chacun participe, comme les entretiens d’évaluation par exemple, peuvent aussi être accompagnées directement dans l’outil.
Si quelqu’un rencontre des difficultés pour rédiger une autoévaluation, au lieu de quitter ce qu’il est en train de faire, l’aide pour rédiger une autoévaluation efficace peut être directement intégrée ou liée à l’outil, permettant ainsi aux utilisateurs d’accéder à l’information dont ils ont besoin directement lors de la réalisation de cette tâche.
Autant que possible, les formateurs doivent réfléchir à la façon d’intégrer directement leur contenu dans les outils utilisés par les collaborateurs.
Soyez concis
Les séances de formation en présentiel d’une journée complète ne peuvent pas simplement être transposées à l’identique dans un environnement virtuel et donner les mêmes résultats.
En général, il est plus difficile de capter l’attention des gens à distance pendant plus de quelques heures d’affilée (90 minutes étant l’idéal), même en intégrant pauses et activités variées. C’est pourquoi il s’avère plus efficace d’offrir des contenus accessibles et concis au fil du parcours d’apprentissage, plutôt que de vouloir tout assimiler d’un seul coup.
La majeure partie de ce qui nécessitait autrefois un apprentissage en présentiel peut maintenant être repensée dans d’autres formats et assignée comme travail préparatoire, ce qui revient à inverser la salle de classe.
Les travailleurs à distance peuvent être incités à lire ou regarder des contenus avant toute session en direct, ce qui permet de consacrer le temps en collectif aux activités en groupe, à la discussion et à la mise en pratique des compétences, plutôt qu’à leur apprentissage théorique.
Favorisez la connexion
La formation virtuelle constitue une excellente opportunité pour les travailleurs à distance de se retrouver, d’apprendre ensemble, et ainsi de favoriser une meilleure communication, partage des connaissances et collaboration après la formation.
Aussi, toute formation virtuelle en direct doit intentionnellement inclure des moments de connexion entre les participants à distance. Avec moins de points de contact spontanés au fil de la journée, il faut prévoir suffisamment de temps pour des activités spécifiquement conçues pour favoriser les échanges.
La formation destinée aux travailleurs à distance doit toujours avoir comme bénéfice secondaire de favoriser une meilleure connexion entre eux. Par exemple, les programmes de mentorat sont un excellent moyen de tisser des liens entre employés, tout en les faisant progresser et en créant une culture d’apprentissage.
Tout rassembler
Fournir une formation adéquate fait partie des défis de la gestion d’une équipe à distance.
Mais une fois que vous comprenez clairement quels sont leurs besoins, vous pouvez vous assurer qu’ils disposent des compétences et connaissances exactes pour accomplir leur travail efficacement.
Avec la bonne formation, les collaborateurs peuvent être pleinement équipés pour donner le meilleur d’eux-mêmes sans les frustrations courantes que le travail à distance peut engendrer.
De plus, la formation peut également favoriser l'engagement et la rétention, ce qui a un impact positif supplémentaire sur votre organisation. Peut-être qu’une simple formation au travail à distance suffit au début.
Dans l’ensemble, investir dans la formation des travailleurs à distance, lorsqu’elle est réalisée correctement, peut avoir un impact important pour maximiser le potentiel de la main-d’œuvre distante d’une organisation.
Ressources supplémentaires pour vous aider à optimiser l’efficacité de la formation :
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