Qu’est-ce que le suivi du temps et comment peut-il vous être bénéfique ?
Le suivi du temps est le processus qui consiste à enregistrer le nombre d'heures travaillées par les employés, sur une certaine période ou sur un projet particulier.
Si le terme « suivi du temps » vous évoque les ouvriers poinçonnant leur carte dans une usine, ce n’est pas la seule chose sur laquelle nous allons nous concentrer ici. Nous allons aller plus loin pour expliquer ce qu’est le suivi du temps et pourquoi il est indispensable pour les chefs d’entreprise et responsables RH.
Pourquoi le suivi du temps est-il important ?
Noël approche à grands pas, et j’essaie de finir le travail tôt la plupart des jours. Je contacte mon ami après avoir terminé pour lui demander s’il veut sortir manger après sa journée de travail.
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« Apporte à manger ! » me dit-il. Et c’est ce que j’ai fait.
En dégustant un délicieux plat thaï, la conversation s’est engagée. Je lui ai demandé si son responsable était contrarié qu’il prenne une pause imprévue en pleine journée. « Non, il ne me reste plus qu’une heure de travail pour finir le projet. »
J’ai pensé un moment que ce n’était qu’une pause innocente… mais l’est-ce vraiment ?
Les pauses personnelles apportent de nombreux bienfaits. Mais mon esprit est formaté pour penser comme un comptable. Il m’est immédiatement apparu évident que la pause personnelle de mon ami finirait forcément par ressortir… dans le résultat net de l’entreprise.
Comment ? Bonne question.
Imaginez par exemple que votre entreprise utilise la méthode du coût standard pour établir ses tarifs avec précision. Sans logiciel de suivi du temps, l’entreprise ne disposera pas des données nécessaires pour prendre en compte les heures non productives – ou temps mort normal dans le jargon comptable – dans son coût standard. Par conséquent, le coût standard ne reflétera pas le vrai coût de l’entreprise.
Ce dont vous avez besoin pour surmonter ce défi – entre autres – c’est un suivi du temps.
Comment un logiciel de suivi du temps peut-il aider ?
Toutes les entreprises partagent le même objectif : disposer de systèmes de flux de travail RH efficaces, maîtriser le coût de la main-d’œuvre et limiter les pertes de productivité. Mais sans données, il est impossible de chanter victoire. Pour atteindre vos objectifs de productivité et d’efficacité, il vous faut des données fiables sur le temps travaillé.
Dans cette optique, voyons comment un logiciel de gestion du temps apporte de la valeur aux entreprises et leur permet de réaliser leurs objectifs.
Automatiser les feuilles de temps et la facturation
Éviter de se perdre dans des montagnes de paperasse est le premier avantage, basique et évident, d’une application de suivi du temps. Qui a besoin d’une trace papier ou de tableaux Excel lorsqu’un salarié peut enregistrer lui-même ses heures facturables ?
Les tableaux Excel traditionnels ne suffisent plus. Vous avez besoin d’une solution automatisée, qui donne accès en temps réel aux données de pointage, et intégrée à vos outils de facturation et de gestion de projets.
Plus les employés remplissent leur feuille de temps régulièrement, plus elles sont exactes.
« Les personnes qui saisissent leur temps au moins une fois par jour sont précises à 66 %, alors que celles qui le font une fois par semaine ne le sont qu’à 47 %, et celles qui complètent leur feuille de temps moins d’une fois par semaine n’atteignent que 35 % », selon une étude d’AffinityLive.
Ces chiffres soulignent l’importance d’un suivi en temps réel, qui réduit les erreurs potentielles et économise beaucoup d’argent à l’entreprise.
Si vous avez recruté des freelances ou sous-traitants et convenu d’un tarif horaire, ils peuvent enregistrer leur temps facturable afin qu’il soit reporté directement auprès du chef de projet.
Inversement, si vous facturez vos clients à l’heure, l’enregistrement du temps supprime la nécessité d’utiliser des feuilles de temps manuelles. Une fois le projet terminé, l’intégration de la facturation et de la paie du logiciel de suivi génère la facture automatiquement.
Une rentabilité améliorée
Avec un outil de suivi du temps, vous obtenez des données plus détaillées sur les coûts d’un projet, y compris ceux liés aux reprises, à la communication et à la production.
Une fois que vous disposez de suffisamment de données sur le suivi du temps, vous serez mieux placé pour élaborer une structure de coûts précise pour vos projets futurs et les tarifer de manière plus compétitive.
Une fois les données des feuilles de temps collectées, vous pouvez analyser combien de temps vos employés ont mis, en moyenne, pour la tâche X par le passé. Ajoutez le nombre moyen d'heures d'inactivité habituelle, puis calculez les coûts de main-d'œuvre pour un projet. Si vous ne prenez pas en compte ces heures d'inactivité, vous finirez par sous-évaluer le projet.
Les données de suivi du temps peuvent ouvrir les yeux et motiver les équipes à améliorer leur gestion du temps. Réfléchissez-y : comment vous sentiriez-vous en apprenant que vous passez 30 minutes de votre journée de travail à faire défiler votre fil Twitter ?
Une tarification appropriée et une meilleure gestion du temps peuvent collectivement améliorer la rentabilité. Vous pourriez même décider d'utiliser des outils de surveillance des employés afin d'automatiser le suivi et la génération de rapports.
Rationalisez la gestion de projet grâce aux intégrations
Lorsque les employés n'entrent pas de données exactes dans leurs feuilles de temps, cela coûte cher à l'entreprise. Pour cette raison, en intégrant votre application de suivi du temps à votre logiciel de gestion de projet comme Trello ou Asana, vous vous rendez service.
Une fois l'intégration effectuée, l’outil de suivi du temps alimentera automatiquement le gestionnaire de projets avec des données temporelles précises.
Selon les tâches que vous attribuez à vos employés, ils peuvent également avoir besoin d'enregistrer leur temps lorsqu'ils travaillent en dehors des locaux de l'entreprise. Un outil de suivi du temps disposant d'une application mobile pour tous les appareils, y compris Android et iOS, permettra à vos employés de continuer à suivre leur temps, où qu'ils soient.
Gestion de la performance
La gestion de la performance vise aujourd'hui l'amélioration plutôt que la responsabilité. L'objectif n'est pas de réprimander un employé pour son inefficacité, mais d’avoir des discussions constructives pour l’aider à améliorer ses performances futures.
Bien sûr, pour aider les membres de l'équipe à progresser, vous avez toujours besoin de données. Il est nécessaire d’examiner le temps qu'ils ont pris pour une tâche donnée et de le comparer avec le temps standard requis.
Avec ces données, vous pouvez utiliser des outils de gestion de la performance ou des techniques comme l’analyse des écarts. Une fois que vous avez un aperçu des performances de vos employés, vous pouvez offrir des primes afin de les encourager à devenir plus productifs.
Comment utiliser les données temporelles
Vous vous êtes doté de données de temps sur les employés.
Alors, quelle est la prochaine étape ?
Maintenant que vous savez comment les données temporelles peuvent vous aider, voyons comment les utiliser. Avant de pouvoir prendre des décisions à partir de ces données, il faut comprendre les différents types de données temporelles.
Les données de temps des employés peuvent être classées comme productives ou improductives.
Heures productives
Les heures productives sont celles où les choses avancent. Ce sont les heures pour lesquelles un client veut payer. Il s'agit, par exemple, du temps passé à faire fonctionner une machine, à emballer un produit ou à fournir un service client – selon la nature de votre entreprise.
Heures improductives
Les heures improductives regroupent toutes les heures rémunérées mais non dédiées à un travail productif. Ces heures sont incluses dans votre tarification mais, idéalement, votre client ne voudrait pas les payer. Il s'agit du temps passé à consulter les e-mails, à obtenir des validations du manager ou à prendre des pauses personnelles.
Vous devriez viser à minimiser les heures improductives dans vos efforts de maîtrise des coûts, mais elles ne peuvent pas être totalement supprimées et tel n’est de toute façon pas votre objectif.
L'objectif est de minimiser, non d'éliminer, car ces périodes contribuent souvent à optimiser la productivité globale d’un employé. Idéalement, les heures improductives doivent rester raisonnables. Et surtout, elles doivent être prises en compte lors de la fixation du prix de votre produit ou service.
Voici un exemple simple de l'utilisation des données temporelles dans votre entreprise.
Supposons que vous soyez consultant. Vous avez fixé le tarif de vos services pour un certain type de projet – projet A – à 1000 $. En général, vous avez besoin d’un employé par client pour un projet de type A, qui requiert dix heures productives pour être mené à terme.
La rémunération de votre employé est de 1500 $ par semaine pour 30 heures de travail. Cela signifie aussi que le coût salarial d’un employé pour un projet A s’élève à 500 $. En supposant qu’il n’y ait pas de frais généraux, vous gagnez 500 $ par projet A achevé (c'est-à-dire 1000 $ – 500 $ de coût salarial).
Cependant, après avoir commencé à suivre le temps, vous réalisez que votre employé passe en réalité 12 heures sur tous les projets de type A. L’employé consacre deux heures de son temps à communiquer avec le client à propos du projet – donner des mises à jour, répondre aux questions et demander des informations.
Ces deux heures supplémentaires vous coûtent 100 $ à chaque fois que vous terminez un projet de type A. Sans données de suivi du temps, vous ne sauriez pas combien de temps votre employé consacre à un projet en particulier, et vous échoueriez ainsi à le tarifer de manière appropriée.
Le suivi du temps peut vous aider à identifier rapidement les écarts dans votre tarification aussi bien pour les grandes que les petites entreprises. Une fois que vous avez les données, il s’agit simplement de faire les calculs. Vous serez surpris de voir à quel point les données temporelles peuvent être pertinentes, surtout lorsque vous commencez à les utiliser.
Mais il y a un bémol : annoncer aux employés que vous allez suivre les données de temps peut souvent être mal perçu.
Intégrer progressivement les employés au suivi du temps
Vous connaissez les avantages des outils de suivi du temps, mais vos employés non. Et il est probable qu'ils ne seront pas enthousiastes à l'idée d'utiliser un outil de suivi du temps. Personne n’aime être surveillé, donc il n’est pas étonnant qu’il y ait de la résistance.
Les craintes de vos employés reposent sur l’idée fausse que les données de temps seront utilisées pour faire du micro-management. Il incombe néanmoins au manager d’expliquer la véritable logique derrière cette démarche.
Il est important de comprendre qu’il ne faut pas les forcer. Montrez-leur que le suivi du temps apporte de la valeur tant pour eux que pour l’entreprise en ayant des discussions avant de mettre en place un système de suivi du temps. Communiquer sur le changement est essentiel pour limiter les frictions et réussir à l’implémenter.
Maintenant que vous savez ce qu’est le suivi du temps, ses avantages et les défis potentiels liés à son utilisation, vous devriez investir un peu de temps pour en apprendre plus sur la manière de faciliter le changement pour vos employés et de l’implémenter sans perturber vos opérations.
Il est également intéressant d’explorer les atouts des logiciels de gestion du temps et de la présence pour compléter vos efforts de suivi du temps. Ces applications et outils RH peuvent offrir une perspective plus large, et vous aideront à affiner vos stratégies pour une productivité et une efficacité accrues.
