Créer un Workflow d’Intégration des Employés : Guide + Modèle
Commencer un nouvel emploi est enthousiasmant, mais cela peut aussi être accablant tant pour les employés que pour les employeurs.
En fait, des études ont montré qu'environ 30 % des employés quittent leur poste dans les 90 premiers jours, et qu'en moyenne, les organisations disposent de 44 jours pour influencer la rétention à long terme d'une nouvelle recrue.
Tout cela pour dire que l'intégration va bien au-delà des papiers à remplir et des présentations ; c'est le socle permettant d'intégrer les nouveaux collaborateurs dans la culture de l'entreprise, de définir les attentes, et de leur permettre de réussir dans leur poste.
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Pourtant, malgré son importance, de nombreuses organisations sont confrontées à des défis lors de l'intégration, comme un manque de structure, une communication déficiente, ou une surcharge d'informations pour les nouveaux arrivants.
Dans cet article, nous allons voir pourquoi optimiser votre processus d'intégration est un atout majeur pour la réussite des employés et la croissance de l'organisation, les obstacles courants rencontrés par les entreprises, et comment créer un processus qui favorise la réussite des nouveaux arrivants — et de votre équipe.
Qu’est-ce que le workflow d’intégration ?
Un workflow d’intégration des employés est un processus structuré qui accompagne les nouvelles recrues lors de leur arrivée dans l’entreprise, afin de garantir une transition fluide et efficace vers leur poste.
Il définit les étapes, les tâches et les objectifs que les nouveaux employés doivent remplir pour réussir leur intégration dans l’organisation.
Comme nous le verrons, dans les organisations de référence, le workflow d’onboarding commence après l’acceptation de l’offre par le nouveau collaborateur, et peut parfois durer jusqu’à un an.
Parmi les activités courantes, on retrouve des éléments administratifs de base comme la complétion des documents d’embauche jusqu’aux cérémonies de remise de diplômes.
Étapes clés du workflow d’intégration
Pour simplifier, il est plus efficace de diviser le workflow d’intégration en différentes étapes, avec un point de suivi ou une enquête à la fin de chacune d’elles.
Pré-intégration
Vous vous souvenez comment j’ai dit que les organisations de référence commençaient l’intégration avant même l’arrivée officielle ? La phase de pré-intégration vise à préparer le nouvel employé pour son premier jour, afin qu’il soit prêt à démarrer sur les chapeaux de roues — ou au moins à un rythme confortable.
Cette étape inclut des tâches administratives telles que la signature des contrats, la complétion des documents, et la préparation de l’environnement informatique (par exemple, la création de comptes email, l’accès aux logiciels).
Ce sont aussi les petits détails qui atténuent les tensions et donnent une bonne première impression, comme envoyer une lettre de bienvenue, un planning pour la première semaine ou un livret d’accueil pour que le nouvel arrivant se sente informé et motivé.
Une pré-intégration bien préparée démontre le professionnalisme de votre organisation et réduit l’appréhension du premier jour.
Orientation
La première semaine est dédiée à faire une forte impression et à s'assurer que le nouveau collaborateur se sente accueilli et valorisé.
Les activités peuvent inclure une visite des locaux, la présentation de la mission, des valeurs et des politiques de l’entreprise, ainsi que la rencontre avec l’équipe et les parties prenantes clés.
L'objectif est de créer une expérience positive et engageante, en assurant la clarté sur leur rôle et comment il contribue aux objectifs de l’organisation.
Les études confirment que les employés qui se sentent accueillis lors de leur premier jour sont plus susceptibles de rester engagés et investis sur le long terme.
En créant très tôt un lien avec la culture d'entreprise, vous posez les bases d'une implication durable.
L’article de Mike Gibbon sur les activités d’orientation des employés est une excellente ressource à ce sujet.
0-30 jours
Au-delà de l’orientation, voyons ce qu’il faut inclure dans le workflow des 30 premiers jours du poste d’un nouveau collaborateur.
Le premier mois consiste essentiellement à aider les nouvelles recrues à s’adapter à leur rôle, à leur équipe et à la culture de l’entreprise.
Les managers assurent un accompagnement concret, favorisent les présentations inter-départementales et organisent des sessions régulières de feedback pour répondre rapidement aux premières questions et difficultés.
C’est aussi pendant ce temps qu’il y a le plus de points communs sur les sujets abordés, quels que soient le poste et le niveau hiérarchique, rendant cette phase idéale pour créer des éléments réutilisables.
Voici ce que vous voudrez que les nouveaux collaborateurs découvrent au cours de ces 30 premiers jours :
- Obtenir de la clarté sur le rôle et les responsabilités (super important)
- Être au courant des politiques d'entreprise et des comportements attendus
- Comprendre la technologie, les logiciels et les outils utilisés par votre organisation ainsi que les processus à suivre
- Découvrir la mission, la vision, les valeurs, les produits, le modèle économique et la clientèle de votre organisation
- Comprendre qui sont les parties prenantes au sein de l’organisation
- Se familiariser avec les projets actuels sur lesquels l’organisation se concentre et ceux liés à leur poste
- Avoir des réunions hebdomadaires avec leur manager
- Comprendre la culture d’entreprise et les règles d’équipe
- Faire connaissance avec les membres de leur équipe et savoir à qui s’adresser selon les besoins
- Identifier les lacunes en compétences et établir des objectifs à court et long terme pour la suite du plan.
Puisque les 30 premiers jours correspondent à l’arrivée du nouvel employé (en présentiel ou à distance), il est utile de mettre en place des activités d’intégration réutilisables comme des présentations de bienvenue, la lecture du manuel de l’employé, et des déjeuners d’équipe.
La période de 30 à 60 jours
Une fois passé le cap des 30 premiers jours, il est temps que les nouveaux collaborateurs aillent plus loin et s’impliquent davantage.
Les connaissances acquises durant les 30 premiers jours vont désormais être approfondies et mises en pratique. Les nouvelles recrues peuvent désormais prendre part activement aux projets et commencer à exprimer leurs idées et suggestions.
Les rôles et responsabilités évoqués lors de leur arrivée ? Ils peuvent désormais commencer à avancer sur ce point.
Les KPIs, objectifs et jalons fixés lors des 30 jours précédents ? Ils commenceront à progresser dessus.
C’est à ce stade du plan 30 60 90 jours que chaque feuille de route peut commencer à diverger selon le département, la personne ou le niveau hiérarchique.
La période de 60 à 90 jours
À ce stade, la nouvelle recrue continue d’avancer sur les KPIs, objectifs spécifiques et jalons définis lors des 30 premiers jours.
Comme cette période met davantage l’accent sur l’autonomie, cette partie du plan est beaucoup plus ouverte et adaptée à la personne.
Les nouveaux employés travaillent sur leurs projets avec moins de supervision, sont plus impliqués auprès de leur équipe et au sein de l’organisation dans son ensemble, et effectuent le suivi avec leur manager pour s’assurer qu’ils atteignent leurs objectifs.
À ce point, les membres de l’équipe peuvent commencer à solliciter la nouvelle recrue pour son expertise. Peut-être qu’ils formeront une nouvelle équipe autour d’un projet piloté par le collaborateur.
Des erreurs seront encore commises et c’est normal. Le collaborateur reste nouveau dans l’organisation et a encore beaucoup à apprendre.
Cependant, le niveau de responsabilité doit déjà être plus élevé qu’au début du plan 90 jours, et cela continuera à croître avec le temps.
Au-delà de 90 jours
Les études montrent qu’environ 72 % des nouveaux collaborateurs se sont approprié leur poste au bout de 3 mois, 22 % d’ici 9 mois, et le reste entre 10 et 12 mois.
Ainsi, même s’ils deviennent relativement autonomes, certaines personnes pourraient encore avoir besoin d’un peu plus d’indulgence et d’accompagnement.
De manière générale, cependant, les managers se concentrent désormais sur le soutien des aspirations professionnelles à long terme, en offrant des formations avancées, des opportunités de leadership ou des rôles de mentorat.
Des bilans individuels réguliers, des revues de performance et des discussions de carrière garantissent un alignement continu avec les objectifs de l’entreprise.
Les études confirment qu’un accent mis sur le développement continu augmente non seulement la rétention, mais améliore également la satisfaction générale et la contribution des employés.
L’une des meilleures initiatives que votre organisation peut mettre en place après la période de 90 jours est l’entretien de fidélisation.
L’entretien de fidélisation consiste à interroger les employés sur ce qui fonctionne bien et sur les axes d’amélioration possibles.
L’entretien de fidélisation est un excellent moyen d’améliorer votre processus d’intégration. C’est le moment idéal pour poser des questions sur la clarté du plan, sur son déroulement et sur les points pouvant être optimisés.
Les retours des entretiens de fidélisation peuvent être renforcés par une autre méthode de recueil de feedbacks comme les enquêtes d’onboarding.
Étapes pour créer un parcours d'onboarding efficace
Si, comme moi, vous considérez l’expérience collaborateur comme un produit auquel les gens souscrivent en rejoignant une organisation, l’onboarding s’apparente à ce qui se passe lorsque vous achetez, par exemple, un nouveau logiciel RH.
Les chefs de produit échangent avec l’utilisateur final et analysent les données pour concevoir une expérience d’onboarding fluide pour leurs clients, donc c’est le moment de revêtir ce rôle !
1. Définir les objectifs
Pour créer un parcours d’onboarding pertinent, commencez par définir clairement ce que vous souhaitez accomplir.
Par exemple, les objectifs peuvent être de familiariser les nouveaux collaborateurs avec la conformité, de les intégrer à la culture d’entreprise ou de s’assurer que toutes les formations nécessaires sur les nouveaux outils et processus sont suivies.
Bonnes pratiques :
- Identifiez les indicateurs clés de performance (KPI) pour mesurer la réussite, tels que le taux de complétion des formations ou un certain eNPS.
- Alignez les objectifs de l’onboarding sur les objectifs globaux de l’entreprise, comme l’augmentation de la rétention ou l'amélioration de la collaboration en équipe.
- Utilisez les retours des managers, du service RH et des récents embauchés pour vous assurer que les objectifs répondent à des problématiques concrètes.
2. Concevoir le processus
La conception du parcours d’onboarding doit être une collaboration entre les RH, les managers et l’équipe L&D, car tous apportent une expertise en développement des employés et pour les besoins spécifiques à chaque poste.
Impliquer les parties prenantes de différents départements garantit un processus complet, aligné avec les objectifs organisationnels, et permet d’attribuer clairement les responsabilités à chaque acteur (RH, managers, etc.) afin d’éviter les goulots d’étranglement.
Par exemple, assurez-vous qu’une personne compétente supervise la formation à la conformité et que la documentation pertinente est facilement accessible.
Pour chaque étape, essayez autant que possible de spécifier les tâches, objectifs et ressources nécessaires.
Bonnes pratiques :
- Créez une checklist d’onboarding pour standardiser le processus et n’omettre aucune étape.
- Préparez en amont toutes les ressources comme le livret d’accueil, les supports de formation et les guides de configuration informatique. Rendez-les facilement accessibles sur, par exemple, un intranet d’entreprise.
- Prévoyez de la flexibilité pour adapter l’onboarding à chaque métier : rôle technique, management, etc.
3. Mettre en œuvre le parcours
Une mise en œuvre réussie suppose une coordination interservices pour fournir aux nouveaux collaborateurs tout ce dont ils ont besoin.
Utilisez des outils technologiques tels que les plateformes de gestion des services informatiques (ITSM – par exemple Jira) pour gérer l’accès au matériel, aux logiciels et aux réseaux, ainsi que des logiciels d’onboarding, SIRH ou LMS pour suivre les progrès et superviser le processus.
Ces outils permettent d’automatiser l’onboarding sur des tâches comme l’envoi de documents administratifs ou la notification des parties prenantes concernant les tâches en attente, garantissant ainsi une expérience cohérente d’intégration.
Ils constituent un moyen assez simple d’augmenter le ROI de l’onboarding.
Bonnes pratiques :
- Planifiez et communiquez les tâches d'intégration bien à l'avance afin d'éviter les problèmes de dernière minute.
- Désignez un point de contact dédié pour les nouvelles recrues afin de répondre rapidement à leurs questions ou préoccupations.
4. Surveillez et recueillez les retours
Recueillez régulièrement les retours des nouveaux employés et de leurs managers afin d’évaluer l’efficacité du processus d’intégration.
Combinez les données issues des enquêtes d’intégration, des entretiens individuels et des indicateurs de performance pour identifier les axes d’amélioration.
Portez une attention particulière au fait que les nouvelles recrues se sentent équipées pour réussir et à l’aise pour demander de l’aide.
Bonnes pratiques :
- Utilisez des indicateurs de performance tels que le temps nécessaire pour atteindre la productivité ou le taux de rétention sur les 90 premiers jours pour mesurer le succès.
- Organisez des points réguliers avec les managers pour discuter des progrès des nouvelles recrues et recueillir des informations sur ce qui fonctionne bien.
5. Évaluer et affiner
Utilisez les retours et les données de performance pour mesurer l’atteinte des objectifs initiaux du processus d’intégration.
Identifiez les points faibles, tels que les lacunes dans la formation ou des attentes peu claires, et ajustez le flux de travail en conséquence.
Les retours des employés quittant l’entreprise peuvent également fournir de précieuses informations pour s’améliorer.
Bonnes pratiques :
- Planifiez des revues trimestrielles du processus d’intégration pour vous assurer qu’il reste pertinent et efficace.
- Impliquez toutes les parties prenantes — RH, managers, et même les récentes recrues — dans la recherche de solutions aux problèmes identifiés.
- Mettez à jour en continu les supports et workflows de formation pour refléter les évolutions des politiques ou des outils internes.
Bonnes pratiques pour le workflow d’intégration
L’intégration est une période intense impliquant de nombreux acteurs, il est donc facile d’oublier quelque chose ou de générer des inefficacités.
Cependant, suivre quelques bonnes pratiques peut rendre le processus plus fluide et efficace :
- Commencez tôt : Lancez l’intégration avant le premier jour du nouvel employé en fournissant des documents de bienvenue, en créant les comptes et en partageant un planning pour réduire le stress du premier jour.
- Désignez clairement les responsabilités : Assurez-vous que les RH, les managers et les responsables d’équipe connaissent leurs missions à chaque étape afin d’éviter les retards ou la confusion.
- Personnalisez l’expérience : Dans la mesure du possible, adaptez le processus aux rôles et préférences individuels. Une attention sympathique consiste, par exemple, à utiliser un questionnaire pour découvrir la nourriture ou la collation préférée d’une nouvelle recrue et organiser un déjeuner ou un cadeau de bienvenue en conséquence.
- Tirez parti de la technologie : Utilisez des outils comme les logiciels d’intégration, les systèmes de gestion de l’apprentissage (LMS), les plateformes de gestion des services IT (ITSM), et les HRIS pour automatiser les tâches et suivre les progrès.
- Favorisez l’intégration culturelle : Ne négligez pas les activités qui mettent en avant les valeurs de l’entreprise, telles que les événements d’équipe, les programmes de mentorat, et les discussions ouvertes sur les objectifs organisationnels.
- Fournissez des retours réguliers : Prévoyez des points réguliers pour échanger sur les progrès, répondre aux questions et adapter le plan d’intégration si nécessaire.
- Poursuivez l’intégration au-delà de 90 jours : Considérez l’intégration comme un processus continu, offrant des opportunités de développement à long terme, des formations avancées et des discussions sur l’évolution de carrière pour maintenir l’engagement des employés.
Outils et ressources :
Enfin, voici un résumé d’outils et de ressources utiles pour vous aider à élaborer un excellent workflow d’intégration :
- Logiciel d'intégration : Les avantages des plateformes d’intégration telles que Sapling, Enboarder ou Rippling sont qu’elles offrent des solutions d’intégration de bout en bout et intègrent les tâches RH, l’engagement des employés et des flux de travail automatisés.
- Systèmes de gestion de l’apprentissage (LMS) : Des outils comme Leapsome, Docebo ou TalentLMS aident à diffuser les supports de formation, à suivre la progression et à garantir que les employés terminent les modules requis.
- SIRH/SGRH : Des plateformes comme BambooHR, Workday ou UKG simplifient la gestion administrative comme la gestion des documents, l'inscription aux avantages sociaux et la mise en place de la paie.
- Logiciel de gestion des tâches : Des outils comme Asana, Trello ou Monday organisent les listes de contrôle d'intégration et assurent le suivi de l’avancement des tâches entre les différents services.
- Plateformes de gestion des services informatiques (ITSM) : Des solutions telles que Jira Service Management assurent une configuration fluide du matériel, des logiciels et des accès réseau pour les nouveaux arrivants.
- Retours et enquêtes employés : Les outils d’enquête auprès des employés tels que SurveyMonkey, Qualtrics ou Culture Amp recueillent des retours sur l’expérience d’intégration afin d’améliorer les processus.
- Plateformes de signature numérique : Des services comme DocuSign ou Adobe Sign simplifient la signature à distance des contrats, des accords de confidentialité et de toute la documentation d'intégration.
- Outils de partage des connaissances : Les wikis ou plateformes intranet comme Confluence ou Notion centralisent les documents d’intégration et les rendent accessibles aux nouveaux employés.
- Outils de mentorat et de collaboration : Des applications comme Together Platform ou MentorcliQ facilitent les mises en relation entre mentors et mentorés et encouragent la collaboration lors de l’intégration.
Si vous vous sentez dépassé par toutes ces options, nous pouvons aussi vous donner des conseils pour choisir un logiciel d’intégration. De plus, vous pouvez télécharger notre modèle de plan 30-60-90 jours pour vous aider à démarrer la création de votre processus :
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