Données des employés : types, utilisations et bonnes pratiques

Mais que sont exactement les données relatives aux employés et comment les recueillir ? En outre, quelles sont les considérations éthiques et comment garantir la sécurité des données ?

Types de données relatives aux employés

Commençons notre parcours à travers le monde des données relatives aux employés en examinant de plus près les différents types de données avec lesquels nous travaillons quotidiennement. 

Nous n’allons pas nous plonger ici dans une théorie complexe des données : considérez plutôt cela comme un déjeuner convivial suivi d’un moment d’apprentissage. 

Informations personnelles :

• Les éléments de base : nom, date de naissance, adresse, etc.

Informations relatives à l’emploi :

• Description du poste, intitulé du poste et service
• Date d’entrée en fonction
• Détails et statut de l’emploi (à temps plein, à temps partiel, sous contrat, etc.)
• Détails de la rémunération (salaire, primes, avantages)
• Lieu de travail et affectation à un bureau

Parcours scolaire et professionnel :

• Qualifications universitaires (diplômes, établissements fréquentés)
• Certifications professionnelles
• Expérience professionnelle antérieure

Performance et historique professionnel :

• Évaluations et appréciations des performances
• Affectations et projets professionnels
• Historique des salaires
• Promotions et mutations
• Mesures disciplinaires et avertissements

Suivi du temps et relevés de présence :

• Feuilles de temps et relevés de présence
• Demandes d’heures supplémentaires et de congés
• Historique du temps de travail et des présences des employés

Avantages et rémunération :

• Informations relatives à l’assurance maladie
• Détails du régime de retraite
• Options d’achat d’actions ou attributions de capitaux propres
• Informations relatives aux retenues fiscales
• Déductions et cotisations

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Coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence :

• Noms et coordonnées des proches ou des personnes à contacter en cas d’urgence

Informations sur la diversité et les caractéristiques démographiques :

• Genre
• Race ou origine ethnique
• Situation de handicap
• Statut d’ancien combattant (le cas échéant)

Informations sur le personnel

• Effectif

Documents juridiques et de conformité :

• Contrats de travail
• Accords de non-divulgation (NDA)
• Accords de confidentialité
• Formulaires I-9 (vérification de l’autorisation de travailler)
• Formulaires fiscaux (W-4, W-2, 1099, etc.)

Indicateurs et objectifs de performance :

• Indicateurs clés de performance (KPIs)
• Buts et objectifs
• Évaluations des performances, y compris les données de performance
• Plans d’amélioration des performances (PIPs)

Formation et développement :

• Historique des formations et certifications
• Évaluations des compétences et aptitudes

Dossiers de départ et de fin de contrat :

• Entretiens de départ
• Durée de l’emploi
• Motifs de fin de contrat
• Informations sur le salaire et les avantages finaux

Engagement des employés

• Retours issus des enquêtes
• Retours issus des entretiens
• Indice net de recommandation des employés

Indicateurs de recrutement

• Source du recrutement
• Taux d’acceptation des offres d’emploi
• Coût par recrutement
• Délai de recrutement

Les données ci-dessus peuvent être combinées de manières de plus en plus avancées afin d’améliorer les processus et l’expérience globale des employés.

Par exemple, vous pouvez souhaiter examiner les taux d’attrition au sein de certaines catégories démographiques, ou vérifier si des personnes quittent l’organisation peu après avoir été promues.

Vous pouvez ensuite présenter ces données aux parties prenantes concernées et affecter les ressources de manière appropriée.

Pourquoi les données sur les employés sont-elles utiles ?

Les données sur les employés sont essentielles pour prendre des décisions éclairées concernant les effectifs et rester en conformité avec le droit du travail, les règles fiscales et les réglementations relatives à la confidentialité des données.

Par exemple, les organisations doivent tenir des registres de paie précis, notamment des salaires versés, des retenues fiscales et des cotisations patronales, afin de respecter la législation fiscale et de garantir une déclaration correcte auprès des organismes publics.

Ce sont les aspects les moins passionnants, mais, comme indiqué dans l’introduction, les données sur les employés, telles que les données démographiques, les taux d’attrition et d’autres indicateurs RH, peuvent servir à raconter ce qui se passe dans votre organisation et à prendre des décisions stratégiques.

Par exemple, IBM a mené une analyse approfondie de l’attrition des employés afin d’identifier les principaux facteurs influençant le roulement du personnel. L’entreprise a découvert que les employés qui voyageaient fréquemment présentaient un taux d’attrition 2,4 fois plus élevé que ceux qui voyageaient rarement. 

En outre, les employés du service des ressources humaines étaient davantage susceptibles de partir. Ces observations ont permis à IBM de s’attaquer à des problèmes précis et d’élaborer des stratégies visant à réduire le roulement du personnel. ​

Comment recueillir les données sur les employés

La bonne nouvelle est que la collecte de toutes ces données est assez simple si vous disposez des bons outils.

Système d’information des ressources humaines (HRIS)

Un HRIS vous aide à organiser et à stocker toutes les données de vos employés sous forme numérique, dans un emplacement centralisé, ce qui facilite leur consultation et leur mise à jour. 

Il automatise les tâches RH quotidiennes, comme le suivi des congés et la gestion des dossiers des employés, et vous pouvez générer rapidement des rapports pour repérer les tendances ou rester en conformité avec le droit du travail.

Système de gestion des ressources humaines (HRMS)

Un HRMS est une solution plus complète qui va au-delà d’un HRIS en s’intégrant à d’autres fonctions de l’entreprise. Il aide non seulement à collecter les données, mais prend également en charge la planification des effectifs, le traitement de la paie et la gestion de la conformité.

Systèmes de suivi des candidatures (ATS) 

Jouant un rôle essentiel aux premières étapes de la collecte de données, notamment lors du recrutement, un ATS facilite la collecte de données sur les qualifications, l’expérience et les retours d’entretien des candidats. Ces données peuvent ensuite être transférées vers un SIRH ou un SGRH lorsqu’un candidat devient une nouvelle recrue.

Logiciels d’analytique des ressources humaines 

Les logiciels spécialisés d’analytique des ressources humaines vous permettent non seulement de collecter, mais aussi d’analyser les données des employés afin d’obtenir des informations sur les tendances de la main-d’œuvre, les indicateurs de performance et les analyses prédictives. Souvent très spécialisés, ces outils permettent aux équipes RH de prendre des décisions stratégiques qui favorisent la réussite de l’organisation.

Logiciels d’analytique du recrutement 

Les logiciels spécialisés d’analytique du recrutement, conçus avec des capacités avancées d’analytique du recrutement, sont conçus pour examiner en profondeur le processus d’embauche.

Les professionnels des RH et les équipes de recrutement les utilisent pour mieux comprendre leurs stratégies de recrutement et prendre des décisions fondées sur les données.

Sondages et entretiens avec les employés

Des méthodes telles que les sondages, les entretiens avec un niveau hiérarchique supérieur et les entretiens de fidélisation vous fournissent des retours, des opinions et des suggestions précieux de la part des employés. 

Ces données qualitatives issues d’outils tels que les logiciels de sondage auprès des employés complètent les données quantitatives stockées dans le SIRH/SGRH et offrent une vision globale des expériences et des perceptions des employés.

Logiciels d’évaluation des performances

Les outils de gestion des performances aident à suivre et à stocker les principales données des employés, telles que les objectifs, les retours, les évaluations et les plans de développement, dans un emplacement accessible.

Cela facilite l’identification des tendances, le soutien au développement et la prise de décisions éclairées concernant les promotions ou la formation.

Bonnes pratiques relatives aux données des employés

La gestion des données des employés consiste à trouver un équilibre afin de respecter les bonnes pratiques, d’assurer la sécurité des données, de se conformer aux réglementations et de traiter votre personnel de manière éthique. 

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Bonnes pratiques d’hygiène des données

L’hygiène des données est essentielle pour préserver la qualité, l’exactitude et l’utilité de vos données. Une mauvaise hygiène des données peut entraîner toutes sortes d’erreurs, d’inefficacités et d’occasions manquées.

Voici ce qu’il faut faire :

• Exactitude et intégrité des données : Tenez à jour des dossiers exacts sur les employés. Pour cela, vérifiez et contrôlez régulièrement les données afin d’en garantir l’exactitude. Des données inexactes peuvent entraîner des erreurs de paie, d’avantages sociaux et des problèmes (c’est-à-dire une catastrophe).
• Politiques de conservation des données : Élaborez des politiques claires de conservation des données précisant pendant combien de temps vous conserverez les données des employés et à quel moment elles devront être supprimées ou archivées de manière sécurisée. Cela garantit le respect des exigences légales et réduit l’encombrement des données.
• Élimination des données : Lors de l’élimination de dossiers physiques ou électroniques, suivez des procédures sécurisées de destruction des données. Détruisez les documents papier et effacez de manière sécurisée les supports électroniques afin d’éviter les fuites de données.
• Sauvegardes des données : Sauvegardez régulièrement les données des employés afin d’éviter leur perte en cas de défaillance du système ou de corruption des données. Testez les procédures de restauration des données pour garantir leur récupération.

Conseil pratique

Établissez un calendrier régulier pour classer les documents, selon une fréquence qui vous convient. Par exemple, lorsque mon équipe traite des modifications concernant les données des employés, elle classe les documents au fur et à mesure au lieu d’attendre la fin de la journée pour tout archiver en une seule fois. Nous avons constaté que cette méthode nous aide davantage à ne pas oublier de classer tous les documents liés à chaque modification. — Jessica Cieslinski, Généraliste des ressources humaines, Arhaus

Sécurité

La sécurité nous concerne tous, et il est particulièrement essentiel de protéger les données sensibles de votre organisation. 

Dans cette optique, voici quelques bonnes pratiques à prendre en compte pour aborder la sécurité :

• Évaluations régulières des risques liés aux données : Effectuez régulièrement des évaluations des risques et des vulnérabilités liés aux données afin d’identifier les menaces et les faiblesses potentielles de vos pratiques de gestion des données et de prendre des mesures correctives. Si vous avez besoin d’aide pour mettre ces systèmes en place, contactez un consultant en gouvernance des données pour bénéficier du soutien dont vous avez besoin.

• Plan de réponse aux incidents : Élaborez et documentez un plan complet de réponse aux incidents afin de traiter rapidement les violations de données ou les incidents de sécurité. Assurez-vous que les employés connaissent les étapes à suivre en cas de violation de données et intégrez ce plan à la culture de votre entreprise.
• Mesures de cybersécurité : Mettez en place des mesures de cybersécurité robustes telles que le chiffrement, les pare-feu et l’authentification multifacteur afin de protéger les informations sensibles.
• Contrôle des accès : Mettez en œuvre des contrôles d’accès stricts afin de limiter les personnes pouvant accéder aux données des employés. Vous devrez accorder l’accès uniquement au personnel autorisé, en fonction de ses rôles et responsabilités. Examinez et mettez régulièrement à jour les autorisations d’accès afin de réduire le risque de violation de données.
• Gestion des risques liés aux fournisseurs et aux tiers : Si vous utilisez des logiciels ou services RH tiers, effectuez une vérification préalable afin d’évaluer leurs pratiques de sécurité des données. Recherchez par exemple des certifications telles que la norme ISO 27001 et la certification SOC 2, et assurez-vous qu’ils respectent les mêmes normes de protection des données que celles que vous appliquez en interne.
• Conformité en matière de confidentialité des données : Tenez-vous au courant des réglementations relatives à la confidentialité des données, telles que le GDPR (règlement général sur la protection des données), le CCPA (loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs) et les autres lois pertinentes. Assurez-vous de collecter, de stocker et de traiter les données des employés conformément à ces réglementations. N’oubliez pas que vous devrez obtenir leur consentement lorsque cela est nécessaire. Pour les professionnels responsables de ces exigences, les certifications en conformité peuvent contribuer à officialiser leur expertise dans des domaines tels que la confidentialité et la protection des données.
• Journaux d’audit et traçabilité : Conservez des pistes d’audit et des journaux des accès aux données et des modifications apportées. Ces enregistrements peuvent contribuer à enquêter sur les incidents de sécurité et à démontrer la conformité aux réglementations relatives à la protection des données.

Éthique

Accordez la priorité aux considérations éthiques dans tous les aspects de votre traitement des données afin de garantir l’équité, le respect et la confiance dans les pratiques de votre organisation.

• Encouragez des pratiques responsables en matière de données dès le début (intégration des employés) et découragez toute utilisation abusive ou tout partage non autorisé des informations relatives aux employés.
• Obtenez un consentement éclairé des employés avant de collecter et de traiter leurs données. Soyez transparent sur la manière dont leurs données seront utilisées et fournissez des avis de confidentialité clairs.
• Programmes de formation destinés à former les professionnels des RH et les employés au stockage des données et aux bonnes pratiques de protection des données. Favorisez une culture de sensibilisation à la confidentialité des données dans tout votre environnement de travail afin de réduire le risque d’exposition accidentelle des données.

Données des employés : gérez-les avec négligence à vos risques et périls 

Dans le cadre de la gestion quotidienne des effectifs, nous recueillons et conservons naturellement une multitude d’informations sur les employés, et il est essentiel de garder à l’esprit qu’il ne s’agit pas d’une tâche que l’on peut traiter à la légère.

La gestion des données des employés est une tâche multidimensionnelle qui exige un équilibre délicat entre la conformité juridique, la sécurité des données et les considérations éthiques. Elle n’est pas destinée aux âmes sensibles.

Alors, souvenez-vous-en : lorsqu’il s’agit des données des employés, mieux vaut être excessivement protecteur que d’adopter une approche désinvolte. La confiance de vos employés et la réputation de votre organisation en dépendent.

Pour ne pas terminer sur une note aussi sérieuse, rappelez-vous également que les données des employés sont comme un superpouvoir qui aide les RH à devenir un partenaire plus stratégique. Vous pouvez même vous amuser un peu avec celles-ci.

Découvrez comment présenter au mieux les données dans l’excellent article de Liam Reese sur l’analyse des données RH.

Vous pourriez améliorer votre maîtrise des données en participant à une conférence sur l’analytique des personnes ou en suivant une formation en analytique RH et/ou en obtenant une certification en gestion des documents.

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