Données sur les employés : types, utilisations et meilleures pratiques

Mais qu’entend-on exactement par données des employés, et comment les recueillir ? De plus, quelles sont les considérations éthiques à prendre en compte et comment garder ces données sécurisées ?

Types de données des employés

Commençons notre voyage à travers le monde des données des employés en jetant un œil plus attentif aux différents types de données avec lesquelles nous traitons quotidiennement. 

Nous n’allons pas plonger dans la théorie complexe des données—considérez cela plutôt comme une session d’apprentissage conviviale autour d’un déjeuner. 

Informations personnelles :

• Les éléments de base : nom, date de naissance, adresse, etc.

Informations liées à l’emploi :

• Description de poste, intitulé et service
• Date d’embauche
• Détails et statut de l’emploi (temps plein, temps partiel, contrat, etc.)
• Détails de la rémunération (salaire, primes, avantages)
• Lieu de travail et affectation de bureau

Formation et parcours professionnel :

• Qualifications académiques (diplômes, établissements fréquentés)
• Certifications professionnelles
• Expérience professionnelle préalable

Performance et historique professionnel :

• Évaluations et appréciations de performance
• Affectations et projets
• Historique salarial
• Promotions et mobilités internes
• Sanctions disciplinaires et avertissements

Suivi du temps et des présences :

• Feuilles de temps et registres de présence
• Heures supplémentaires et demandes d’absence
• Historique des temps de travail et d’assiduité

Avantages sociaux et rémunération :

• Informations sur l’assurance santé
• Détails du plan de retraite
• Options d’achat d’actions ou attributions de parts
• Informations fiscales de retenue à la source
• Déductions et cotisations

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Coordonnées en cas d’urgence :

• Noms et coordonnées des personnes à prévenir ou proches

Données diversité et démographie :

• Genre
• Origine ethnique/race
• Statut de handicap
• Statut d’ancien combattant (si pertinent)

Informations de personnel

• Effectif

Documents légaux et de conformité :

• Contrats de travail
• Accords de confidentialité (NDA)
• Contrats de confidentialité
• Formulaires I-9 (vérification d’éligibilité à l’emploi)
• Documents fiscaux (W-4, W-2, 1099, etc.)

Indicateurs de performance et objectifs :

• Indicateurs clés de performance (KPIs)
• Objectifs et buts
• Évaluations de performance, y compris les données de performance
• Plans d'amélioration de la performance (PIPs)

Formation et développement :

• Historique de formation et certifications
• Évaluations des compétences et aptitudes

Dossiers de départ et de résiliation :

• Entretiens de départ
• Durée de l'emploi
• Motifs de la résiliation
• Informations sur le dernier salaire et avantages

Engagement des employés

• Commentaires aux enquêtes
• Commentaires des entretiens
• Indice de recommandation nette des employés

Métriques de recrutement

• Source de recrutement
• Taux d'acceptation des offres d'emploi
• Coût par recrutement
• Délai de recrutement

Les données ci-dessus peuvent être combinées de façons de plus en plus avancées pour améliorer les processus et l'expérience globale des employés.

Par exemple, vous pourriez vouloir examiner les taux d'attrition selon certaines catégories démographiques, ou si des personnes quittent l’entreprise peu de temps après une promotion.

Vous pouvez ensuite présenter ces données aux parties prenantes concernées et allouer les ressources en conséquence.

Pourquoi les données sur les employés sont-elles utiles ?

Les données sur les employés sont essentielles pour prendre des décisions éclairées concernant la main-d'œuvre et rester conforme aux lois du travail, aux règles fiscales et aux réglementations sur la confidentialité des données.

Par exemple, les organisations doivent tenir des dossiers de paie précis, incluant les salaires versés, les retenues fiscales et les contributions patronales, pour se conformer aux lois fiscales et garantir une déclaration correcte aux organismes gouvernementaux.

C'est la partie la plus administrative mais, comme indiqué dans l’introduction, les données sur les employés, telles que la démographie, les taux d’attrition et d’autres indicateurs RH peuvent servir à raconter une histoire sur ce qui se passe dans votre organisation et ainsi permettre une prise de décision stratégique.

Par exemple, IBM a mené une analyse approfondie de l’attrition des employés afin d'identifier les principaux facteurs influençant la rotation. Ils ont découvert que les employés qui voyageaient fréquemment présentaient un taux d’attrition 2,4 fois supérieur à celui de ceux qui voyageaient rarement. 

De plus, les employés du département des ressources humaines affichaient une plus grande tendance à quitter l’entreprise. Ces données ont permis à IBM de résoudre certains problèmes spécifiques et d’élaborer des stratégies pour réduire la rotation du personnel. 

Comment collecter les données sur les employés

La bonne nouvelle, c’est que la collecte de toutes ces données est assez simple si vous disposez des bons outils.

Système d'information des ressources humaines (HRIS)

Un HRIS vous aide à organiser et à stocker toutes les données de vos employés de façon numérique dans un emplacement centralisé, ce qui facilite leur accès et leur mise à jour. 

Il automatise les tâches RH quotidiennes comme le suivi des congés et la gestion des dossiers des employés, et permet également d’effectuer rapidement des rapports pour repérer les tendances ou rester en conformité avec la législation du travail.

Système de gestion des ressources humaines (HRMS)

Un HRMS est une solution plus complète qui va au-delà d’un HRIS en s'intégrant à d'autres fonctions de l’entreprise. Il facilite non seulement la collecte de données mais aussi la planification des effectifs, le traitement de la paie et la gestion de la conformité.

Systèmes de suivi des candidatures (ATS) 

Jouant un rôle central lors des premières étapes de la collecte de données, notamment durant le recrutement, un ATS facilite la collecte des informations sur les qualifications, les expériences et les retours d’entretien des candidats. Ces informations peuvent ensuite être transférées vers un HRIS ou un HRMS une fois le candidat embauché.

Logiciel d’analyse des données RH 

Des logiciels spécialisés d’analyse du personnel vous permettent non seulement de collecter mais aussi d’analyser les données des employés afin d’obtenir des informations sur les tendances de la main-d’œuvre, les indicateurs de performance et l’analytique prédictive. Souvent très spécialisés, ils permettent aux équipes RH de prendre des décisions stratégiques pour assurer la réussite organisationnelle.

Logiciels d’analyse du recrutement 

Un logiciel spécialisé d’analyse du recrutement, conçu avec des fonctionnalités avancées d’analyse du recrutement pour explorer en profondeur le processus d’embauche.

Les professionnels RH et les équipes de recrutement l’utilisent afin d’obtenir des informations sur leurs stratégies de recrutement et prendre des décisions fondées sur les données.

Enquêtes et entretiens avec les employés

Des méthodes comme les enquêtes, les entretiens transversaux et les entretiens de maintien vous fournissent des retours précieux, ressentis et suggestions des employés. 

Ces données qualitatives issues d’outils comme des logiciels d’enquête auprès des employés complètent les données quantitatives stockées dans un SIRH/GRH et offrent une vision globale de l’expérience et de la perception des employés.

Logiciels d’évaluation de la performance

Les outils de gestion de la performance aident à suivre et stocker les données clé des employés comme les objectifs, les retours, les évaluations et les plans de développement, le tout en un lieu accessible.

Cela facilite l’identification des tendances, le soutien à la croissance et la prise de décisions éclairées sur les promotions ou la formation.

Meilleures pratiques pour les données des employés

La gestion des données des employés est un exercice d’équilibre afin de respecter les meilleures pratiques et de garantir la sécurité des données, la conformité aux réglementations et le traitement éthique de votre personnel. 

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Meilleures pratiques d’hygiène des données

L’hygiène des données est essentielle pour garantir la qualité, la précision et l’utilité de vos données. Une mauvaise hygiène peut engendrer toutes sortes d’erreurs, d’inefficacités et de pertes d’opportunités.

Voici ce qu’il faut faire :

• Exactitude et intégrité des données : Maintenez des dossiers employés précis et à jour. Pour cela, auditez et vérifiez régulièrement les données pour garantir leur justesse. Des données incorrectes peuvent entraîner des erreurs de paie, des problèmes de prestations et d’autres difficultés (c’est-à-dire, catastrophe).
• Politiques de conservation des données : Développez des politiques claires de conservation des données spécifiant la durée de conservation des données des employés et le moment où elles doivent être supprimées ou archivées en toute sécurité. Cela garantit la conformité juridique et réduit l’encombrement des données.
• Élimination des données : Lors de la suppression des dossiers physiques ou électroniques, appliquez des procédures sécurisées de destruction des données. Broyez les documents papier et effacez de manière sécurisée les supports électroniques pour éviter toute fuite.
• Sauvegardes des données : Sauvegardez régulièrement les données des employés pour éviter les pertes en cas de défaillance système ou de corruption. Testez les procédures de restauration des données pour garantir la récupération en cas de besoin.

Conseil pro

Élaborez un plan pour classer la documentation régulièrement, à une fréquence adaptée pour vous. Par exemple, lorsque mon équipe traite des changements de données d’employés, elle classe la documentation au fur et à mesure du travail au lieu d’attendre la fin de la journée pour tout classer en bloc. Nous avons constaté que cette méthode est plus efficace pour ne rien oublier en lien avec chaque changement. — Jessica Cieslinski, Généraliste Ressources Humaines, Arhaus

Sécurité

La sécurité nous concerne tous et il est essentiel de protéger les données sensibles de votre organisation. 

Voici quelques bonnes pratiques à considérer pour garantir la sécurité :

• Évaluations régulières des risques liés aux données : Réalisez des évaluations régulières des risques et vulnérabilités afin d’identifier les menaces potentielles et faiblesses dans vos pratiques de gestion des données et d’entreprendre les actions correctives nécessaires. Si vous avez besoin d’aide pour mettre ces systèmes en place, n’hésitez pas à contacter un consultant en gouvernance des données pour vous accompagner.

• Plan d'intervention en cas d’incident : Élaborer et documenter un plan d'intervention complet pour traiter rapidement les violations de données ou les incidents de sécurité. Assurez-vous que les employés connaissent les démarches à suivre en cas de violation et intégrez ce processus dans la culture de votre entreprise.
• Mesures de cybersécurité : Mettez en œuvre des mesures de cybersécurité solides, telles que le chiffrement, les pare-feu et l’authentification multi-facteurs, afin de protéger les informations sensibles.
• Contrôle d’accès : Instaurez des contrôles d’accès stricts pour limiter qui peut accéder aux données des employés. Vous ne devez accorder l'accès qu’au personnel autorisé, selon leur rôle et leurs responsabilités. Passez régulièrement en revue et mettez à jour les autorisations d’accès pour minimiser le risque de violation des données.
• Gestion des risques liés aux fournisseurs et tiers : Si vous utilisez un logiciel RH tiers ou des services externes, effectuez une vérification approfondie afin d’évaluer leurs pratiques de sécurité des données. Par exemple, vérifiez la présence de certifications telles que ISO 27001, SOC 2 et assurez-vous qu’ils respectent les mêmes normes de protection des données que celles que vous appliquez en interne.
• Conformité à la confidentialité des données : Restez à jour sur les réglementations en matière de confidentialité des données telles que le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), le CCPA (California Consumer Privacy Act) et d’autres lois pertinentes. Assurez-vous de collecter, stocker et traiter les données des employés conformément à ces réglementations. N’oubliez pas, il vous faudra obtenir leur consentement lorsque cela est requis.
• Pistes d’audit et journalisation : Maintenez des pistes d’audit et des journaux relatifs à l’accès et aux modifications des données. Ces enregistrements peuvent s’avérer utiles pour enquêter sur des incidents de sécurité et démontrer la conformité aux réglementations de protection des données.

Éthique

Donnez la priorité aux considérations éthiques dans tous les aspects de votre gestion des données afin d’assurer l’équité, le respect et la confiance dans les pratiques de votre organisation.

• Encouragez des pratiques responsables de gestion des données dès le début (intégration des nouveaux employés) et découragez la mauvaise utilisation ou le partage non autorisé des informations des employés.
• Obtenez un consentement éclairé de la part des employés avant de collecter et de traiter leurs données. Soyez transparents sur l’usage qui sera fait de leurs données et fournissez des avis de confidentialité clairs.
• Programmes de formation pour former les professionnels RH ainsi que les employés sur la bonne conservation des données et les meilleures pratiques de protection des données. Installez une culture de sensibilisation à la confidentialité des données dans tout l’environnement de travail afin de réduire le risque d’exposition accidentelle des données.

Données des employés : Attention à ne pas les gérer à la légère 

Dans la routine quotidienne de la gestion d'une équipe, on collecte et on conserve naturellement une multitude d’informations sur les employés, et il est essentiel de garder à l'esprit que ce n’est pas une tâche à prendre ou à laisser à la légère.

La gestion des données des employés est une mission complexe qui nécessite de trouver un équilibre délicat entre la conformité légale, la sécurité des données et les considérations éthiques. Ce n’est pas pour les âmes sensibles.

Ainsi, souvenez-vous : en matière de données des employés, mieux vaut être trop prudent que de les gérer avec désinvolture. La confiance de vos employés et la réputation de votre organisation sont en jeu.

Mais pour ne pas finir sur une note trop sérieuse, rappelez-vous également que les données des employés sont comme un super-pouvoir pour aider les RH à devenir des partenaires plus stratégiques. Vous pouvez même en retirer un peu de plaisir !

Découvrez comment présenter au mieux les données dans l’excellent article de Liam Reese sur l’analyse des données RH.

Vous pourriez vouloir améliorer vos compétences en données en assistant à une conférence sur l’analyse RH ou en suivant une formation en analyse RH et/ou une certification en gestion des documents.

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