Données des employés : types, utilisations et meilleures pratiques
Récemment, People Managing People a interrogé plusieurs responsables RH sur la manière dont les ressources humaines peuvent avoir un plus grand impact dans les organisations.
Presque tous ont évoqué l'importance d'utiliser les données pour orienter la prise de décisions, ce qui est cohérent avec l'essor de la discipline de l'analytique des ressources humaines.
Les données sur les employés sont nécessaires à des fins légales, mais elles permettent également de raconter l'histoire de ce qui se passe dans votre organisation et d'orienter votre stratégie de gestion des talents.
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Mais qu'entend-on exactement par données sur les employés, et comment les collecter ? Par ailleurs, quelles sont les considérations éthiques et comment garantir la sécurité de ces informations ?
Types de données sur les employés
Commençons notre exploration du monde des données sur les employés par un aperçu des différents types de données avec lesquelles nous traitons au quotidien.
Nous n'allons pas aborder ici de théorie complexe sur les données — considérez cela plutôt comme un moment d'échange détendu le temps d'une pause déjeuner.
Informations personnelles :
- Les informations de base : nom, date de naissance, adresse, etc.
Informations sur l'emploi :
- Description du poste, intitulé du poste et service
- Date de début
- Détails et statut de l'emploi (temps plein, temps partiel, contrat, etc.)
- Détails de la rémunération (salaire, primes, avantages)
- Lieu de travail et affectation du bureau
Formation et parcours professionnel :
- Diplômes universitaires (diplômes, établissements fréquentés)
- Certifications professionnelles
- Expériences professionnelles antérieures
Performance et historique de travail :
- Évaluations de performance et bilans
- Attributions de tâches et projets
- Historique des salaires
- Promotions et mutations
- Mesures disciplinaires et avertissements
Suivi du temps et des présences :
- Feuilles de temps et registres de présence
- Heures supplémentaires et demandes d'absences
- Historique du temps de présence et d'absence des employés
Avantages sociaux et rémunération :
- Informations sur l'assurance santé
- Détails du régime de retraite
- Options d'achat d'actions ou attributions d'actions
- Informations sur la retenue d'impôt
- Déductions et cotisations
Informations de contact en cas d'urgence :
- Noms et coordonnées des personnes à contacter en cas d'urgence ou des proches
Données de diversité et démographiques :
- Genre
- Origine ethnique/race
- Statut de handicap
- Statut de vétéran (le cas échéant)
Informations sur le personnel
- Effectif
Documents légaux et de conformité :
- Contrats de travail
- Accords de non-divulgation (NDA)
- Accords de confidentialité
- Formulaires I-9 (attestation d'éligibilité à l'emploi)
- Déclarations fiscales (W-4, W-2, 1099, etc.)
Indicateurs de performance et objectifs :
- Indicateurs clés de performance (KPI)
- Objectifs et buts
- Évaluations de performance incluant les données de performance
- Plans d'amélioration de la performance (PIP)
Formation et développement :
- Historique des formations et certifications
- Évaluations des compétences et des aptitudes
Documents de sortie et de fin de contrat :
- Entretiens de départ
- Durée de l'emploi
- Motifs de la rupture du contrat
- Information sur le dernier salaire et les avantages sociaux
Engagement des employés
- Retours issus des enquêtes
- Commentaires d'entretiens
- Indice de recommandation nette des employés
Indicateurs de recrutement
- Source de recrutement
- Taux d'acceptation des offres d’emploi
- Coût par recrutement
- Délai de recrutement
Les données ci-dessus peuvent être combinées de façons de plus en plus avancées pour améliorer les processus et l'expérience globale des employés.
Par exemple, vous pouvez vouloir analyser les taux d'attrition selon certains groupes démographiques, ou encore vérifier si les personnes quittent l'entreprise peu de temps après une promotion.
Vous pouvez ensuite présenter ces données aux parties prenantes concernées et allouer les ressources de façon appropriée.
Pourquoi les données des employés sont-elles utiles ?
Les données des employés sont essentielles pour prendre des décisions avisées sur la gestion de la main-d'œuvre et pour rester conforme au droit du travail, aux réglementations fiscales et aux règles sur la protection des données personnelles.
Par exemple, les organisations doivent tenir des registres de paie précis, comprenant les salaires versés, les prélèvements fiscaux et les contributions employeur, afin de respecter la législation fiscale et d'assurer un bon reporting auprès des administrations publiques.
C'est la partie la moins intéressante, mais, comme évoqué dans l'introduction, les données des employés telles que la démographie, les taux d'attrition et d'autres indicateurs RH peuvent raconter une histoire sur ce qui se passe dans votre organisation et vous aider à prendre des décisions stratégiques.
Par exemple, IBM a réalisé une analyse approfondie de l'attrition des employés pour identifier les facteurs clés influençant le roulement. Ils ont découvert que les employés qui voyageaient fréquemment avaient un taux d'attrition 2,4 fois plus élevé que ceux qui voyageaient rarement.
De plus, les employés du département des ressources humaines présentaient une tendance plus forte à quitter l'entreprise. Ces informations ont permis à IBM de cibler les problèmes spécifiques et de développer des stratégies pour réduire le roulement.
Comment collecter des données sur les employés
La bonne nouvelle, c'est que collecter toutes ces données est assez simple si vous disposez des bons outils.
Système d'information des ressources humaines (HRIS)
Un HRIS vous aide à organiser et à stocker toutes vos données employé numériquement dans un emplacement centralisé, ce qui facilite leur accès et leur mise à jour.
Il automatise les tâches RH quotidiennes, comme le suivi des congés et la gestion des dossiers du personnel, et permet d'effectuer rapidement des rapports pour repérer des tendances ou rester en conformité avec les lois du travail.
Système de gestion des ressources humaines (HRMS)
Un HRMS est une solution plus complète qu'un HRIS car il s'intègre à d'autres fonctions métiers. Il ne se contente pas de faciliter la collecte de données, il soutient également la planification de la main-d'œuvre, le traitement de la paie et la gestion de la conformité.
Systèmes de suivi des candidatures (ATS)
En jouant un rôle clé dès les premières étapes de la collecte, notamment lors du recrutement, un ATS facilite la collecte de données sur les qualifications des candidats, leurs expériences et les retours d'entretiens. Ces données peuvent ensuite être transférées dans le HRIS ou le HRMS une fois le candidat embauché.
Logiciel d'analyse RH
Les logiciels spécialisés d’analytique des ressources humaines vous permettent non seulement de collecter, mais aussi d’analyser les données des employés afin d’obtenir des informations sur les tendances de la main-d’œuvre, les indicateurs de performance et des analyses prédictives. Souvent très spécialisés, ils permettent aux équipes RH de prendre des décisions stratégiques qui favorisent la réussite organisationnelle.
Logiciels d’analyse du recrutement
Les logiciels spécialisés d’analyse du recrutement sont conçus avec des capacités avancées d’analytique du recrutement pour approfondir les processus d’embauche.
Les professionnels RH et les équipes de recrutement les utilisent afin d’analyser l’efficacité de leurs stratégies de recrutement et de prendre des décisions fondées sur les données.
Enquêtes et entretiens avec les employés
Des méthodes comme les enquêtes, les entretiens hiérarchiques indirects et les entretiens de rétention vous fournissent des retours, ressentis et suggestions précieux de la part des employés.
Ces données qualitatives issues d’outils comme les logiciels de sondage employés complètent les données quantitatives stockées dans les SIRH/SGRH et offrent une vue d’ensemble de l’expérience et la perception des employés.
Logiciels d’évaluation de la performance
Les outils de gestion de la performance aident à suivre et centraliser les données clés des employés comme les objectifs, les retours, les évaluations et les plans de développement dans un seul endroit accessible.
Cela facilite l’identification des tendances, le soutien à la croissance et les décisions éclairées en matière de promotions ou de formations.
Meilleures pratiques pour la gestion des données des employés
La gestion des données des employés requiert de trouver un équilibre entre le respect des bonnes pratiques, la sécurité des données, la conformité réglementaire et un traitement éthique de votre personnel.
Meilleures pratiques pour l’hygiène des données
L’hygiène des données est essentielle pour garantir la qualité, l’exactitude et la pertinence de vos informations. Une mauvaise gestion des données peut entraîner toutes sortes d’erreurs, d’inefficacités et de pertes d’opportunités.
Voici ce qu’il faut faire :
- Exactitude et intégrité des données : Tenez des dossiers du personnel précis et à jour. Pour ce faire, auditez et vérifiez régulièrement les données pour garantir leur fiabilité. Des données inexactes peuvent entraîner des erreurs de paie, d’avantages sociaux et d’autres problèmes (voire des catastrophes).
- Politiques de conservation des données : Élaborez des politiques claires de conservation des données précisant la durée de conservation des données du personnel et le moment de leur suppression ou archivage sécurisé. Cela assure le respect des obligations légales et limite l’encombrement des données.
- Destruction des données : Lors de l’élimination de documents papier ou électroniques, appliquez des procédures sécurisées de destruction. Détruisez les documents papier à la déchiqueteuse et effacez de manière sécurisée les supports électroniques pour éviter toute fuite de données.
- Sauvegardes de données : Sauvegardez régulièrement les données des employés pour prévenir toute perte en cas de défaillance ou de corruption des systèmes. Testez les procédures de restauration pour garantir la récupérabilité des données.
Sécurité
La sécurité concerne chacun d’entre nous, mais il est particulièrement crucial de protéger les données sensibles de votre organisation.
Cela étant, voici quelques bonnes pratiques à garder à l’esprit pour la sécurité des données :
- Évaluations régulières des risques liés aux données : Réalisez des évaluations régulières des risques et vulnérabilités liés aux données afin d’identifier les menaces potentielles et les faiblesses dans vos pratiques de gestion, puis d’y remédier. Si vous avez besoin d’aide pour mettre ces systèmes en place, vous pouvez contacter un consultant en gouvernance des données pour obtenir le soutien nécessaire.
- Plan de réponse aux incidents : Développez et documentez un plan complet de réponse aux incidents afin de traiter rapidement toute violation de données ou tout incident de sécurité. Assurez-vous que les employés connaissent les étapes à suivre en cas de fuite de données et intégrez ce plan dans la culture de votre entreprise.
- Mesures de cybersécurité : Mettez en œuvre des mesures de cybersécurité robustes telles que le chiffrement, les pare-feux et l’authentification multi-facteurs pour protéger les informations sensibles.
- Contrôle d’accès : Appliquez des contrôles d’accès stricts pour limiter l’accès aux données des employés. Accordez l’accès uniquement au personnel autorisé, selon leurs fonctions et responsabilités. Révisez et mettez régulièrement à jour les autorisations d’accès afin de minimiser le risque de fuite de données.
- Gestion des risques des fournisseurs et tiers : Si vous utilisez un logiciel RH tiers ou des services, effectuez un contrôle préalable afin d’évaluer leurs pratiques de sécurité des données. Par exemple, vérifiez des certifications telles que ISO 27001, SOC 2, et assurez-vous qu'ils respectent les mêmes normes de protection des données que vous appliquez en interne.
- Respect de la confidentialité des données : Restez informé des réglementations relatives à la confidentialité telles que le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), la CCPA (California Consumer Privacy Act) et d’autres lois applicables. Veillez à collecter, stocker et traiter les données des employés conformément à ces réglementations. N’oubliez pas, il est nécessaire d’obtenir le consentement lorsque cela est requis.
- Pistes d’audit et journalisation : Conservez des pistes d’audit et des journaux des accès et modifications de données. Ces enregistrements peuvent aider à enquêter sur des incidents de sécurité et démontrer la conformité aux réglementations sur la protection des données.
Éthique
Privilégiez les considérations éthiques dans tous les aspects de votre gestion des données afin d’assurer l’équité, le respect et la confiance dans les pratiques de votre organisation.
- Encouragez des pratiques responsables de gestion des données dès le départ (intégration des nouveaux employés) et découragez tout usage abusif ou partage non autorisé d’informations concernant les employés.
- Obtenez le consentement éclairé des employés avant de collecter et de traiter leurs données. Soyez transparent sur la façon dont leurs données seront utilisées et fournissez des notifications de confidentialité claires.
- Programmes de formation pour former les professionnels RH et les employés sur la manière de stocker les données et les bonnes pratiques de protection des données. Favorisez une culture de sensibilisation à la confidentialité des données dans votre environnement de travail afin de minimiser le risque de divulgation accidentelle de données.
Données Employés : Gérez-les Avec Rigueur, Pas Avec Désinvolture
Dans la routine quotidienne de la gestion d’une équipe, nous collectons et conservons naturellement un grand nombre d’informations sur les employés et il est essentiel de garder à l’esprit qu’il ne s’agit pas d’une activité anodine à prendre à la légère.
La gestion des données des employés est une tâche à multiples facettes nécessitant un juste équilibre entre conformité légale, sécurité des données et considérations éthiques. Ce n’est pas pour les timorés.
Ainsi, souvenez-vous : quand il s’agit des données des employés, mieux vaut être trop protecteur que de les traiter avec légèreté. La confiance de vos collaborateurs et la réputation de votre organisation en dépendent.
Mais pour ne pas finir sur une note trop sérieuse, rappelez-vous également que les données des employés sont comme un super-pouvoir pour aider les RH à devenir des partenaires plus stratégiques. Vous pouvez même vous amuser un peu avec ces données aussi.
Découvrez comment mieux présenter les données dans l’excellent article de Liam Reese sur l’analyse des données RH.
Vous pourriez vouloir accroître vos compétences en données en participant à une conférence sur l’analyse des personnes ou suivre une formation en analyse RH et/ou une certification en gestion des documents.
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