Votre organisation est-elle prête pour la technologie RH ?

Coûts juridiques et d’approvisionnement

Cela peut vous surprendre, mais si vous envisagez d’acheter une technologie et que vous ne disposez pas d’un service interne des achats et d’un service juridique pour vous accompagner dans le processus, vous devrez peut-être dépenser de l’argent pour obtenir une assistance juridique et en matière d’approvisionnement.

Bien que la plupart des fournisseurs disposent de conditions générales standard que vous pouvez choisir d’accepter, vous voudrez peut-être les lire et les négocier afin qu’elles soient favorables à votre organisation. Toutefois, si vous ne souhaitez pas entrer dans les détails, préparez-vous à accepter les conditions générales du fournisseur.

Coût des logiciels

Il s’agit de la catégorie de coûts la plus courante et la plus connue. Si vous souhaitez acheter une technologie ou les droits de l’utiliser, vous devez payer des frais. Il s’agit généralement d’un montant annuel facturé pour chaque utilisateur, en particulier si vous achetez un logiciel infonuagique.

Il est important de noter que certains fournisseurs facturent également des frais variables selon le type d’utilisateur. Par exemple, si vous achetez des licences en lecture seule pour les utilisateurs finaux, elles peuvent être moins chères que les licences de super administrateur.

Autre point important à noter : les fournisseurs peuvent vous proposer un tarif réduit si vous souscrivez pour une durée de 3 à 5 ans (ou plus). C’est comme pour un forfait de téléphonie mobile : si vous choisissez un forfait sans engagement ou à la carte, les frais qui vous seront facturés seront plus élevés que si vous souscrivez à un contrat.

Coût des logiciels tiers

Si le logiciel que vous envisagez d’acheter nécessite des « extensions » ou des outils tiers supplémentaires, vous devrez également payer des frais pour ceux-ci. Les agrégateurs d’offres d’emploi constituent un excellent exemple de logiciels tiers. Lorsque vous achetez un logiciel de recrutement, vous pouvez avoir besoin d’un autre outil tiers pour publier simultanément vos offres d’emploi sur plusieurs sites.

Autre exemple : vous pouvez vouloir intégrer votre nouveau logiciel à un système interne existant. Pour transférer les données entre les systèmes et éventuellement effectuer des calculs ou modifier leur format, vous aurez peut-être besoin d’un outil d’intégration, ce qui représente des frais supplémentaires en plus du logiciel standard.

Coût de mise en œuvre

Contrairement à l’achat d’applications sur iTunes ou le Google Play Store, la plupart des logiciels professionnels (même les logiciels infonuagiques) nécessitent un certain niveau de configuration. Il ne suffit généralement pas de les activer pour être immédiatement prêt à les utiliser. Toutefois, si vous utilisez des outils de démarrage qui constituent une option peu coûteuse, vous n’aurez peut-être besoin d’aucune configuration.

Si votre fournisseur de logiciels ne fournit que le logiciel et s’attend à ce que vous l’« activiez vous-même », ou s’il autorise des sociétés de conseil à revendre ses produits, il est probable que des frais vous soient facturés pour ce service. Ce coût est lié à l’adaptation de la plateforme logicielle aux processus requis par votre entreprise pour cette fonctionnalité, à sa configuration, à ses tests et à sa mise en œuvre.

Ce coût peut comprendre différents éléments, tels que des consultants fonctionnels, des consultants techniques en RH, l’analyse opérationnelle des processus, la gestion de projet, les tests, le nettoyage des données, leur standardisation, leur formatage, etc. Il est également important de noter que tout logiciel tiers entraînera très probablement des frais de mise en œuvre ou de configuration.

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Coût de la mise en œuvre interne

Souvent, les entreprises ne calculent pas le coût des ressources internes ou des ressources de remplacement nécessaires à la mise en œuvre du projet. Il n’est pas rare que les entreprises aient besoin d’experts du domaine, de testeurs, de ressources techniques, de chefs de projet ou d’autres fonctions selon la taille et l’ampleur du projet.

N’oubliez pas de prévoir un budget pour ces ressources, en particulier si vous allez remplacer temporairement vos ressources internes pendant qu’elles travaillent sur le projet.

Coût de l’intégration

J’ai déjà mentionné le coût des outils d’intégration, mais vous devez également prendre en compte le coût de la conception, de la configuration ou de la création, des tests et du déploiement effectifs de l’intégration. Cela ressemble beaucoup aux coûts de mise en œuvre, mais cette fois, vous aurez besoin de ressources de type informatique.

Le partenaire chargé de la mise en œuvre organisera généralement d’abord un atelier de cadrage avec vous afin de comprendre quelles intégrations vous souhaitez créer, quel type de données vous voulez connecter et à quelle fréquence vous souhaitez que les systèmes intégrés communiquent.

S’il s’agit par exemple de votre intégration de vos systèmes de paie et de suivi du temps, ils devront communiquer en permanence. Sur cette base, ils estimeront un coût d’intégration très différent de celui de deux systèmes pouvant être mis à jour une fois par semaine ou quelques fois par an.

Il est important de noter que si vous intégrez les produits de deux fournisseurs différents, vous devrez probablement rémunérer les deux fournisseurs pour l’étude et la facilitation de la conception, de la création, des tests et du déploiement de l’intégration.

Coût du support

Le support peut être classé en deux catégories simples :

1. L’assistance immédiate après la mise en production et pendant la garantie, et
2. Le fonctionnement courant (BAU).

La plupart des fournisseurs de logiciels incluent un support standard pour le fonctionnement courant dans les frais de licence. Toutefois, il est important de vérifier quel support est disponible pour les super-utilisateurs, les utilisateurs fonctionnels et les utilisateurs techniques immédiatement après la mise en œuvre. Une fois que vous commencerez à utiliser vos nouveaux outils, vous aurez certainement quelques questions.

Le support après la mise en production est plus délicat. Certains partenaires de mise en œuvre vous factureront des honoraires de conseil pour fournir une assistance supplémentaire à vos utilisateurs immédiatement après la mise en production. Il est également important de noter que lorsque vous avez des intégrations, vous aurez besoin d’un support pour tous les produits des fournisseurs qui sont intégrés, ce qui augmentera vos coûts opérationnels.

Dans certains cas, les entreprises peuvent choisir de former une personne en interne pour fournir un support d’intégration. Mais la montée en compétences aura également un coût, notamment en raison de la mise à jour de ces compétences chaque fois que le logiciel fera l’objet d’une mise à niveau.

Un coût de support indirect est l’augmentation du nombre de licences pour tout système de centre d’assistance ou de gestion des tickets nécessaire pour enregistrer les appels et e-mails de support en interne. Cela permettra de suivre et d’analyser le type de questions ou de problèmes rencontrés par les utilisateurs en raison de l’introduction du changement.

Coût de la gestion du changement

Espérons que, si vous mettez en œuvre une technologie, vous êtes conscient de la nécessité d’une gestion du changement. Il ne s’agit pas seulement du coût de la formation de vos utilisateurs. Bien qu’il s’agisse d’un élément important, ce n’est pas le coût total du changement.

Le coût du changement doit inclure les coûts liés à une ressource chargée du changement, capable d’évaluer les personnes, les processus et la technologie de votre organisation, ainsi que les effets de l’introduction du changement sur chacun de ces domaines. Sans oublier les coûts liés à l’identification et à la préparation des ambassadeurs du changement pour leur rôle, les récompenses liées à l’adoption du changement et, bien sûr, la préparation et la mise à disposition des supports de formation.

Un sous-coût qui constitue un moteur très précieux du changement est celui d’un analyste métier qui aidera à identifier et à créer ou mettre à jour la documentation des processus, selon les besoins, en raison de l’introduction de la technologie et de toute modification des rôles.

Quels sont les avantages ?

La plupart des organisations ont (vraisemblablement) suivi une démarche visant à déterminer si l’achat d’une technologie constitue le meilleur moyen de résoudre un problème.

Mais espérons que, dans la plupart des cas, elles analysent leurs options afin de vérifier s’il s’agit effectivement de la bonne réponse. Il est très courant que les investisseurs souhaitent voir une analyse des options disponibles pour résoudre le problème de l’entreprise. 

Les analyses de rentabilité incluent traditionnellement les coûts, les avantages et les inconvénients (le cas échéant), ainsi que les risques associés aux trois options de solution pour l’entreprise – Ne rien faire, Faire le minimum, Faire quelque chose.

Les options « Faire le minimum » et « Faire quelque chose » peuvent parfois être combinées en un seul projet parmi ceux de petite taille. Cette section est généralement suivie d’une évaluation des investissements pour toutes les options afin de déterminer la meilleure solution. Comme le laisse entendre le terme, les analyses de rentabilité sont axées sur les faits et les chiffres.

Étant donné que toutes les options de solution nécessitent de définir les avantages et les inconvénients, la section suivante met l’accent sur la présentation des catégories d’avantages et fournit quelques exemples pour chacune d’elles.

Stratégiques

La plupart des organisations, voire toutes, ont tendance à avoir une stratégie. Elle n’est pas toujours évidente pour les employés (oui, c’est tout un autre problème à aborder dans un autre article !), mais il y en a généralement une qui est réexaminée chaque année et redéfinie tous les 5 ans ou lorsque cela est approprié.

Cela devrait toujours constituer le premier ensemble d’avantages ou d’éléments d’alignement à prendre en compte avant de prendre toute décision. Cela peut ne pas être évident pour de nombreuses personnes qui rédigent l’analyse de rentabilité, MAIS cela devrait être le facteur le plus important à considérer.

Si l’orientation stratégique d’une entreprise est de devenir une entreprise axée sur la technologie, alors investir dans la technologie peut avoir un poids plus important que toute autre solution. Un autre excellent exemple de stratégie d’entreprise pourrait être de viser une position de leader en matière d’innovation dans le secteur XYZ. Pour être innovante dans ce secteur, la technologie joue généralement un rôle majeur.

Toutefois, si votre stratégie d’entreprise vise l’optimisation, investir dans une nouvelle technologie pourrait ne pas avoir le même poids que, par exemple, la réingénierie des processus opérationnels ou l’investissement dans des mises à niveau ou des restructurations, et ainsi de suite. En résumé, connaître la stratégie et aligner vos options de solution afin de soutenir cette stratégie constitue probablement l’avantage le plus important à mettre en évidence dans l’analyse de rentabilité.

Financier

Il s’agit sans aucun doute de la section la plus attendue de toute analyse de rentabilité. Un avantage financier se définit généralement simplement comme un avantage qui contribue soit à accroître la valeur, soit à réduire les coûts, ce qui conduit finalement à un bilan plus sain pour l’organisation.

Cela dit, déterminer ces avantages peut être difficile, en particulier si l’organisation n’a pas mesuré par le passé ses processus, ses collaborateurs, sa technologie et ses performances relatives. Sans avoir mesuré tous ces aspects, il est très difficile d’obtenir une évaluation précise des avantages pouvant être traduits en une valeur monétaire estimée. C’est là que la compréhension des structures tarifaires et des ventilations détaillées des coûts devient essentielle pour calculer précisément le ROI.

Cela dit, il est possible de formuler des hypothèses concernant tous ces aspects afin de calculer les économies monétaires. Il s’agit d’une option acceptable selon l’appétence au risque de l’organisation et selon le stade où elle se trouve dans le cycle de vie des solutions. 

Toutefois, si votre organisation ne se trouve pas dans une situation de crise ou à un point nécessitant de résoudre un problème, mesurer les collaborateurs, les processus et la technologie peut contribuer au calcul des économies monétaires, tout en permettant de mieux comprendre le problème afin de le résoudre.

Voici quelques éléments clés à prendre en compte lors de la mesure de chacun de ces composants et des calculs d’économies monétaires associés :

1. Collaborateurs

Combien de personnes faut-il pour effectuer XYZ ? Combien d’heures Monsieur A met-il pour accomplir la tâche XYZ ? Selon la nouvelle solution proposée, c’est-à-dire la technologie, comment celle-ci peut-elle :

1. Réduire le nombre de personnes nécessaires ? ou
2. Réduire le nombre d’heures nécessaires pour accomplir la tâche XYZ ? ou
3. Les deux, peut-être ?

Vous devez être en mesure d’indiquer comment les économies seront utilisées. Par exemple, allez-vous réduire les effectifs devenus inutiles, les réaffecter ou leur confier des tâches supplémentaires qui n’étaient auparavant pas réalisées en raison de contraintes de temps ?

Dans certains cas, des économies peuvent être réalisées en remplaçant une personne mieux rémunérée (hautement qualifiée) par une personne moins rémunérée. Toutefois, dans ce scénario, il est important de prendre en compte les coûts de recrutement liés au remplacement ainsi que les coûts associés à la formation. Une autre économie liée aux collaborateurs pourrait résulter de la suppression du besoin d’effectuer des tâches manuelles, et donc du personnel qui les prend en charge.

2. Processus

Il s’agit généralement d’un domaine qui offre d’importantes possibilités d’économies. Toutefois, pour réaliser ces économies, il est essentiel, au préalable, de disposer de processus documentés avec des indicateurs de référence de la performance des services. Sans référence de départ, il est difficile de calculer l’amélioration de l’exécution des processus ainsi que l’amélioration des performances, réduisant ainsi le nombre d’erreurs ou de reprises nécessaires.

Les améliorations des processus peuvent être mesurées en réduisant le nombre d’étapes du processus grâce à l’automatisation rendue possible par la technologie. Elles peuvent également être mesurées par la réduction du temps consacré de bout en bout à la fourniture d’un service donné au client. Cela permettra d’augmenter le nombre de transactions traitées et de faciliter le transfert ou le partage de la responsabilité du processus.

3. Technologie

Il s’agit d’un autre domaine qui n’est généralement pas mesuré par les services RH. Dans certains cas, les services informatiques mesurent les performances des systèmes, mais pas leur facilité d’utilisation, et certainement pas en combinaison avec le processus. Il s’agit véritablement d’un domaine offrant un immense potentiel d’apprentissage et d’autonomisation lorsqu’il est mesuré et exploité.

À quoi cela ressemble-t-il ? Commencez par mesurer les éléments de base : combien d’utilisateurs « actifs » sont présents dans le système ; quel est leur taux d’achèvement pour les tâches ou transactions clés qu’ils sont censés effectuer ? Combien de temps les différents types d’utilisateurs mettent-ils à effectuer leurs tâches, en particulier lorsque vous mesurez le temps total de bout en bout, y compris les étapes du processus ne relevant pas du système ? ; et ainsi de suite.

Non financier

Il s’agit d’un domaine du dossier d’affaires qui est généralement bien traité par la plupart des organisations. Voici des exemples que j’ai observés au fil des ans lors de mises en œuvre technologiques :

1. Améliorer les services destinés à l’entreprise

Bien qu’il s’agisse d’un avantage très vaguement défini et non financier, il peut être justifié lorsqu’il est associé à des avantages financiers. Il est ici question d’une amélioration de la qualité et peut-être de la quantité des services et des transactions fournis à l’entreprise, c’est-à-dire aux utilisateurs finaux.

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2. Amélioration des capacités des RH

Il s’agit d’un avantage couramment utilisé. Je ne suis pas entièrement convaincu par celui-ci, notamment parce que le simple fait de remplacer les transactions manuelles par la technologie et de donner davantage de temps aux RH pour être « stratégiques » ne rend pas les RH stratégiques.

Toutefois, ce qui améliore réellement les capacités des RH, c’est le processus de mise en œuvre de la technologie et les compétences qu’elles acquièrent (ou désapprennent). L’apprentissage ou l’amélioration de la gestion de projet, de la négociation, de la gestion des fournisseurs, de la gestion des données, de la gestion de la configuration, de la planification, des tests, et ainsi de suite, sont d’excellents moyens de renforcer les capacités des RH. J’irais même jusqu’à dire que ces éléments peuvent être associés à des avantages liés à l’évitement des coûts dans les projets futurs, contribuant ainsi à la réalisation des avantages financiers.

3. Réduction des erreurs et des reprises

Il s’agit d’un avantage financier limité. Il réduit le coût associé aux clients ou aux utilisateurs finaux insatisfaits ainsi qu’aux reprises, et donc le nombre d’heures nécessaires au traitement des transactions. Il s’agit encore une fois d’un avantage lié à la réduction et à l’évitement des coûts, qui peut être utile dans la planification de la réalisation des avantages financiers.

4. Amélioration de l’intégrité des données

Il s’agit d’un autre avantage financier limité. En mettant en œuvre un système constituant une source unique de vérité, il est beaucoup plus facile d’améliorer la qualité des données disponibles. Mais cela n’est vrai que lorsque des règles métier sont mises en place pour déterminer ce qui peut être saisi dans le système. Lors du passage de plusieurs systèmes à un système unique ou à des systèmes intégrés, cet avantage est souvent mis en avant.

En résumé

Il existe de nombreux domaines et méthodes pour définir les avantages et les mesurer. Toutefois, veiller à prendre en compte toutes les catégories d’avantages pertinentes permettra d’élaborer un dossier d’affaires plus solide.

Vous avez des questions ou des réflexions à partager ? Vous souhaitez savoir comment un SIRH peut être bénéfique pour votre entreprise ? Vous pourriez envisager d’assister à une conférence consacrée aux technologies RH pour en apprendre davantage sur ces solutions.

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