Comment créer une base de données de candidats : Guide en 5 étapes
Les bases de données de candidats sont d’excellents outils pour réduire le délai d’embauche et le coût par recrutement, trouver des candidats plus qualifiés, et optimiser l’efficacité organisationnelle.
Si vous souhaitez mettre en œuvre une solution de base de données de candidats pour le recrutement dans le monde réel, je vous accompagne !
Cet article explique comment créer et maintenir une base de données de candidats à partir de zéro – aussi bien pour les entreprises que les agences – avec de nombreux conseils et exemples concrets.
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Qu’est-ce qu’une base de données de candidats ?
Les bases de données de candidats servent à stocker les informations d’un candidat, telles que les coordonnées, le CV, les notes, etc., et à aider à établir une relation avec eux pour les recruter plus tard sur différents postes.
Vous pouvez utiliser deux types de systèmes de bases de données RH :
- Bases de données intégrées : Vous pouvez consulter et gérer les informations des candidats lorsque vous publiez une offre d’emploi sur une plateforme comme LinkedIn ou Indeed. Il s’agit de petites bases de données de candidats, propres à ces applications.
- Bases de données centralisées : Une base de données centralisée de gestion de personnel regroupe les candidats issus de plusieurs sources comme les candidatures spontanées, la recherche active, les recommandations, les événements hors ligne, etc. Les grandes entreprises et agences de recrutement utilisent ces solutions.
Les bases de données centralisées sont plus coûteuses, mais elles offrent des fonctionnalités bien plus avancées que les bases de données intégrées : possibilités de recherche, historique de communication, visibilité sur le tunnel de recrutement, nettoyage automatisé des données et intégration à d’autres applications. Cependant, le plus important reste la façon dont vous exploitez la base de données.
D’après Kirsi Maharaj, spécialiste des ressources humaines et consultante en recrutement, il existe deux approches pour utiliser une base de données de candidats :
- Transactionnelle : Vous ajoutez tous les postulants à votre base de données.
- Relationnelle : Vous sélectionnez soigneusement les candidats à intégrer dans votre base, puis vous tissez une relation durable avec eux. Les agences de recrutement adoptent généralement cette stratégie. Je dirige une agence de recrutement et j’essaie d’avoir des échanges téléphoniques avec les candidats pour mieux les connaître, cerner leur personnalité et finalement ajouter les meilleurs dans notre logiciel d’agence de recrutement.
Avantages d’une base de données de candidats
Maintenant que vous comprenez le « quoi », explorons le « pourquoi » de la nécessité d’une base de données de candidats.
Le premier avantage est de faciliter grandement le sourcing.
Même avec un logiciel de sourcing spécialisé, la recherche de candidats peut s’avérer frustrante et chronophage, et contacter quelqu’un à froid est toujours plus difficile que d’atteindre une personne qui connaît déjà votre organisation.
Ainsi, disposer d’une base regroupant des candidats dont vous possédez déjà les informations et avec lesquels vous avez noué un début de relation est une évidence.
Il arrive qu’une personne progresse presque jusqu’à la fin de votre processus de recrutement mais, pour une raison ou une autre, ne rejoigne pas l’entreprise cette fois-là. Peut-être manquait-elle d’expérience dans un domaine et quelqu’un d’autre était mieux qualifié.
Dans tous les cas, vous disposez d’informations précieuses à leur sujet et, en leur offrant une expérience positive, vous pourrez les recontacter lorsqu’un poste adapté se présentera à l’avenir.
Le deuxième avantage, étroitement lié, est l’économie de ressources : vous consacrerez moins de temps au sourcing et vous réduirez la dépendance à d’autres canaux comme les agences, les sites d’emploi ou LinkedIn.
Un autre point fort est la possibilité d’affiner votre processus de recrutement. Un logiciel d’analyse du recrutement peut fournir des données précieuses pour optimiser davantage vos stratégies.
Gaurav Bhardwaj, responsable du recrutement chez Innovaccer, estime que « Les bases de données de candidats sont d’excellentes sources d’analyses et de rapports approfondis. Vous pouvez ajuster votre processus de recrutement en conséquence. Par exemple, vous pouvez identifier les sources qui mènent aux meilleurs candidats et investir davantage dessus tout en réduisant sur les autres. »
Personnellement, dans mon agence, j’ai remarqué que je trouve les meilleurs candidats dans les communautés sectorielles comme les groupes Slack et certains subreddits sur Reddit. Poster des offres d’emploi y est souvent gratuit, et ces sources sont sous-exploitées contrairement à Indeed ou LinkedIn.
Les données issues de la base de candidats m’ont permis de le constater.
Comment créer et gérer une base de données de candidats
Avant d’entrer dans le vif du sujet concernant la création d’une base de données de candidats, il faut aborder un aspect souvent sous-estimé : établir un véritable argumentaire pour mettre en place une base de candidats.
Vous savez que votre organisation doit investir dans une base de données. Mais cela n’arrivera que si vous en parlez à vos dirigeants.
Et leur unique langage… c’est celui des chiffres !
Dans son ancienne entreprise, Kirsi note qu'ils avaient dépensé plus de 150 000 $ en frais de recruteur. Si ces fonds étaient réalloués à une base de données, ils réduiraient leur dépendance à LinkedIn, aux agences, etc., et remarqueraient une amélioration des indicateurs clés de performance du recrutement essentiels.
Boom ! Sa PDG a approuvé l’investissement dans un système sophistiqué de base de données de candidats !
Très bien, construisons maintenant notre base de données !
Première étape : déterminer quels outils utiliser
Les bases de données de candidats peuvent aller de très simples à extrêmement complexes. Plusieurs moyens existent pour les mettre en place.
J'utilise un logiciel de suivi des candidatures (ATS) appelé Zoho Recruit pour publier des offres d’emploi, recevoir des candidatures et stocker les données des candidats potentiels.
Il existe également différentes solutions de gestion de la relation candidat (CRM) ou même des plateformes de marketing de recrutement qui offrent un service similaire et vous aideront dans votre marketing de recrutement.
Si votre budget est vraiment serré, vous pouvez envisager d’utiliser un Google Sheet comme base de données de candidats, mais je ne le recommande pas. Son utilisation à grande échelle prend beaucoup de temps, il vous faudra un logiciel d’automatisation du recrutement séparé, et il ne dispose pas des outils de soutien apportés par un logiciel spécialisé.
Cela dit, si votre budget reste limité, les logiciels de recrutement conçus pour les petites entreprises sont généralement plus abordables et bien plus sophistiqués que Google Sheets ou Excel.
Deuxième étape : collecter les données des candidats
Vous pouvez ajouter des données candidates à votre base à partir de différentes sources. Candidatures, recommandations, sourcing/prospection, CV envoyés par des agences, sites d’emploi, etc., figurent parmi les sources les plus courantes.
Au fur et à mesure que quelqu’un avance dans votre processus de recrutement, vous disposerez de plus d’informations à son sujet. Veillez donc à ce que toutes ces données soient bien collectées et stockées correctement.
Un ‘secret’ que j’utilise pour attirer des candidats passifs consiste à créer des « candidatures spontanées » sur le site carrière de mon entreprise. Cela permet aux personnes d’y enregistrer leurs informations, même s’aucun poste n’est ouvert, et toutes ces données peuvent ainsi intégrer votre base de données.
Pour vous aider à mettre ce système en place, recherchez une solution de recrutement qui propose des outils de gestion de job boards conviviaux.
Troisième étape : hygiène des données
L’hygiène des données est un facteur essentiel pour bien exploiter sa base de recrutement. Trop de données, ou des données mal gérées, compliqueront la recherche de profils pertinents et l'extraction d'informations utiles.
Commencez par définir des critères stricts concernant ceux qui peuvent entrer dans votre base. Par exemple, seules les nouvelles candidatures répondant à tous les critères du poste peuvent être enregistrées, ou seulement les tests réalisés, etc.
Pensez également à vérifier régulièrement que tous les champs sont complétés, que les types de données sont corrects, et que les CV et contacts candidats sont à jour.
Former les membres de votre organisation à ce processus est essentiel car vous utiliserez les champs et données de votre base pour le suivi et le reporting.
Enfin, il est recommandé d’ajouter des tags aux candidats selon leurs compétences ou d’autres caractéristiques pour faciliter les requêtes booléennes (requêtes oui/non) et recherches avancées par la suite.
Les meilleures certifications SIRH fournissent les compétences essentielles à l’organisation et à la valorisation des bases de données de candidats.
Quatrième étape : rester en conformité
La gestion des données des utilisateurs est un sujet très sensible. Elle peut entraîner de lourdes amendes en cas de mauvaise gestion.
Si votre base comprend des candidats de l’UE ou du Royaume-Uni, vous devez respecter le RGPD, ainsi que le CCPA pour les résidents californiens.
Vous devez toujours obtenir le consentement des candidats avant d’ajouter leurs données, proposer la suppression de leurs informations à la demande, et les effacer selon la législation applicable.
Par exemple, au Canada, vous devez supprimer les données d’un candidat tous les deux ans.
Cinquième étape : impliquer régulièrement les candidats
Engager régulièrement vos candidats de façon appropriée est le meilleur moyen de développer une relation avec eux. Voici quelques méthodes que vous pouvez utiliser :
- Ajoutez-les aux bulletins d'information de l’entreprise et partagez des messages pertinents tels que les actualités de l’entreprise, des témoignages d'employés, etc.
- Organisez des événements en présentiel et des webinaires
- Envoyez des enquêtes tout au long du processus de candidature pour maintenir l’engagement et recueillir des données
- Organisez des appels de réseautage avec les candidats les plus prometteurs (notamment ceux de niveau senior)
J’ajoute les candidats prometteurs à certains de mes groupes Slack pour rester en contact avec eux. C’est plus rapide et plus pratique que l’e-mail et cela offre une expérience candidat plus personnalisée.
Vous pouvez également recontacter les candidats tous les 6 à 12 mois en utilisant le RGPD comme prétexte.
Pour conclure
Une base de données candidats est un élément essentiel de votre pile de recrutement. Et le mieux, c’est que la créer est plutôt simple et qu’il existe de nombreux outils pour aider.
N’oubliez pas, disposer d’une base de données ne suffit pas. Ce qui compte, c’est la façon dont vous l’utilisez. C’est un excellent outil pour rendre votre travail moins stressant et améliorer vos indicateurs clés de performance.
