Processus de recrutement : 8 étapes pour recruter les meilleurs talents dès aujourd’hui

Qu’est-ce que le recrutement ?

Le recrutement est le processus qui consiste à attirer, filtrer et sélectionner des candidats qualifiés pour un poste au sein d’une organisation. C’est ce à quoi nous pensons tous lorsque nous évoquons l’acquisition de talents, qui est une stratégie plus large englobant tout le cycle de vie de l’embauche – de l’identification du besoin de nouveaux talents à l’intégration des candidats retenus. 

Une solution de base de données de recruteurs peut vous aider à suivre l’évolution des candidats, rendant le processus de recrutement plus transparent et mieux organisé.

Mais le recrutement ne se limite pas à combler des postes vacants. Il s’agit de trouver les bonnes personnes qui contribueront aux objectifs et à la culture de l’entreprise.

Dans le contexte plus large des ressources humaines (RH) et de la stratégie organisationnelle, le recrutement est primordial. Une stratégie de recrutement bien définie et un processus clair garantissent qu’une organisation puisse répondre à ses besoins actuels et futurs en personnel, s’aligner sur les objectifs commerciaux et conserver un avantage concurrentiel. 

Les 8 étapes du processus de recrutement

La plupart des organisations peuvent commencer par ces huit étapes de base, mais comme vous pouvez l’imaginer, le recrutement dans une petite entreprise est tout autre chose que dans une plus grande structure disposant de plus de ressources. Ainsi, selon la taille de votre organisation, votre organigramme du processus de recrutement sera différent.

Chacune de ces étapes suit l’autre de façon séquentielle, afin que vous puissiez isoler chacune d’elles pour l’analyser et l’améliorer. Que vous ayez une approche de recrutement en cycle complet ou autre, votre processus comprendra au minimum ces étapes.

Étape 1 : Identification du besoin

La première étape du processus de recrutement consiste à reconnaître la nécessité de pourvoir un poste. Cela implique une évaluation approfondie de la main-d’œuvre actuelle pour déterminer s’il existe des lacunes à combler. 

Les organisations prévoient les besoins futurs en fonction de la croissance de l’activité, des exigences de projets ou de changements stratégiques. Identifier le besoin ne revient pas seulement à combler un poste vacant immédiat, il s’agit de planifier les effectifs pour la réussite à long terme et de s’assurer que l’organisation dispose du bon mélange de compétences et d’expériences pour atteindre ses objectifs.

Étape 2 : Création de la fiche de poste

Une fois le besoin d’un nouveau collaborateur identifié, l’étape suivante consiste à rédiger une fiche de poste. Une description claire et précise du poste, alignée sur les tactiques de référencement pour le recrutement, est idéale pour attirer les bons candidats. 

La description de poste doit inclure l’intitulé du poste, une liste détaillée des responsabilités, les qualifications et compétences requises, ainsi que toute autre information pertinente comme la hiérarchie et les conditions de travail.

Ce document constitue la base de tous les efforts de recrutement et fixe les attentes tant pour l’employeur que pour les candidats potentiels.

Étape 3 : Sourcing des candidats

Sourcer des candidats consiste à rechercher et attirer des personnes susceptibles de postuler à l’offre. Cela peut se faire par divers moyens, notamment :

• Annonces d’emploi — journaux, médias en ligne, en magasin, TV, radio, réseaux sociaux
• Agences de recrutement et chasseurs de têtes
• Page carrières/site internet
• Événements et conférences sectoriels
• Forums emploi
• Cooptation (parrainages de candidats)
• Médias sociaux — LinkedIn, Twitter, TikTok, etc.
• Communautés de talents — CRM, newsletters, réseaux d’anciens
• Sourcing direct
• Connexion B2C.

Lors de l’analyse de ces canaux, vous devez étudier les indicateurs et identifier quelles sont les meilleures sources de candidats pour votre entreprise, c’est-à-dire celles qui vous apportent les meilleurs candidats au regard des efforts et ressources investis.

Avec le temps, vous découvrirez lesquelles sont les plus percutantes selon votre combinaison unique de marketing auprès des candidats et de prospection. Vous pourrez alors affiner et veiller à mettre en avant votre marque employeur/proposition de valeur employeur (EVP) de la meilleure manière possible.

Le tableau ci-dessous reprend les méthodes listées précédemment comme principales catégories et met en lumière les aspects du processus sur lesquels vous pouvez vous concentrer pour améliorer l’automatisation, optimiser l’expérience candidat ou ajouter des ressources.

J’ai réparti ces points en personnes, processus et systèmes.

Source	Améliorations liées aux personnes	Améliorations de processus	Améliorations de système
Annonces d’emploi	Former votre équipe à la rédaction d'annonces d’emploi—c’est une compétence spécifique. Échanger avec les managers et les candidats sur les endroits où ils cherchent des postes et y publier aussi.	Préparer à l’avance des annonces pour vos postes les plus courants.   Se rappeler qu'une annonce d’emploi n’est pas qu’une fiche de poste.  Sous-traiter à un acheteur média. Suivre la provenance des recrutements pour optimiser vos dépenses.	Lier votre ATS à vos canaux de publication les plus courants, certains ATS offrent d’excellentes fonctionnalités ici. Utiliser des liens de suivi sur les annonces pour savoir quel média fonctionne le mieux.
Cabinet de recrutement / Chasseur de têtes	Quel est le niveau d’implication de l’équipe interne avec le candidat—y a-t-il une pré-sélection ?	Mettre en place une liste de prestataires préférentiels. Créer une fiche d’informations pour les recruteurs à transmettre aux candidats. Organiser des briefings agences avec les managers. Mettre en place des protocoles clairs pour communiquer avec les agences. Conditions générales standardisées à signer pour les agences de recrutement afin d’éviter de devoir vérifier les conditions pour chaque nouveau fournisseur.	Lier directement les agences à votre ATS pour garantir une expérience manager cohérente. Utilisation d’outils marketplace pour les agences comme Hiring Hub (disponible au Royaume-Uni uniquement mais facile à rechercher si ce type de produit existe dans votre région)
Site carrière	Mises à jour régulières avec du contenu récent	Point central à surveiller ici : est-ce que votre site carrière fait partie de votre ATS ou est-il distinct et comment votre site corporate interagit-il avec votre site carrière. Pendant la réunion de lancement de poste, partagez le lien au manager pour qu’il le diffuse à son réseau.	Publication automatisée des offres d’emploi sur votre site carrière dès validation Liens vers les réseaux sociaux de l’entreprise
Événements et conférences sectoriels	Participation de votre équipe recrutement à un maximum d’événements, collecte de contacts, suivi et engagement avec les candidats potentiels	Disposer des bons supports : stands, brochures, prospectus, etc. réutilisables sur plusieurs événements pour éviter de n’avoir que des actions « one-shot »	Faire figurer la participation aux événements sur votre site carrière
Forums emploi	Participation de votre équipe recrutement aux bons événements. Besoin d’une équipe dédiée au recrutement sur campus si ce canal est important pour vous ?	Disposer des bons supports : stands, brochures, prospectus, etc., pouvant être réutilisés à plusieurs occasions pour éviter l'effet « one-shot »	Annonce de la participation aux salons sur votre site carrière et vos réseaux sociaux
Cooptation	Prendre le temps d’échanger avec vos collaborateurs, les questionner sur les personnes recommandables de leurs anciennes entreprises. Informer régulièrement l’entreprise sur les postes ouverts à la cooptation.	Revoir votre méthode et votre politique d’incitation à la cooptation.	Il existe des logiciels dédiés à la gestion et au suivi des cooptations et de leurs récompenses. De nombreux ATS proposent aussi cette fonctionnalité. Votre ATS permet-il de suivre les recommandations ?
Réseaux sociaux – LinkedIn, Twitter, TikTok, etc.	Publications régulières sur la culture d'entreprise et mise en avant des postes ouverts Responsabilité claire sur qui gère cet aspect : Comms, Talent Acquisition ou Marketing	S’assurer que les managers publient leurs besoins sur les réseaux sociaux	Création de liens de suivi pour les réseaux sociaux depuis votre ATS Publication automatique des offres sur les réseaux sociaux via votre ATS
Communautés de talents – CRM, newsletters, alumni, etc.	Créer une newsletter adaptée à différents groupes de candidats Recontacter les bons profils déjà rencontrés pour de nouveaux postes ou rester en contact	Inclure les anciens employés lors du départ – développer des programmes spécifiques d’incitation à la cooptation. Liens automatisés pour rejoindre les communautés de talents sur votre site carrière, pages de candidature, signatures automatiques des recruteurs, etc.	Alertes emplois automatiques et campagnes emailing à la base candidates Liens de suivi pour chaque communauté afin de mesurer l’efficacité de chaque canal.
Sourcing direct	Ajouter des ressources à l’équipe sourcing direct Développer des rôles de sourcing spécifiques.	Cartographier les talents : quels postes allez-vous ouvrir à l’avenir (croissance planifiée ou rotation prévue) et engager les profils intéressants en avance pour accélérer le process. Travailler avec les managers sur LinkedIn Recruiter pour les impliquer à ce stade du process.	Achat de LinkedIn Recruiter, Cord, ou d’outils de sourcing similaires

Pour les évolutions système, il se peut que vous vouliez mettre en place des actions que votre logiciel de gestion des candidatures (ATS), ou un autre logiciel de recrutement, ne propose pas actuellement.

Gardez ces fonctionnalités dans un coin comme votre liste de souhaits technologiques ; nous y reviendrons plus loin dans l’article lorsque nous analyserons comment choisir le meilleur prestataire technologique pour vous.

Astuce : Les plateformes de recrutement gratuites sont inestimables pour rationaliser et suivre chaque étape du processus de recrutement.

Étape 4 : Présélection et tri des candidats

Après l’identification des candidats, l’étape suivante consiste à sélectionner les postulants et à établir une liste restreinte d’options prometteuses. Ce processus implique d’analyser les CV et les candidatures pour repérer ceux qui correspondent aux critères du poste. 

Les solutions de présélection de CV sont essentielles lors de l’embauche à des postes de management pour garantir que vous vous concentrez sur les bons candidats.

Les fonctionnalités des logiciels de recrutement modernes peuvent aider à rationaliser ce processus en écartant les candidats non qualifiés et en classant les profils les plus prometteurs. La présélection est cruciale pour que seuls les candidats les plus adaptés avancent dans le processus de recrutement.

Il n’y a rien de pire que de se rendre compte, après 5 minutes d’entretien, que le candidat ne convient pas parce que ses attentes salariales sont totalement hors barème, ou qu’il n’a pas compris un aspect fondamental du poste qui s’oppose à sa vie personnelle, comme les horaires de travail, les attentes en matière de déplacements ou le nombre de jours requis au bureau, ou encore que ses compétences ne suivent pas.

Vous pouvez vous appuyer sur des logiciels de recrutement basés sur l’IA pour affiner ce processus, en analysant automatiquement les données et en mettant en évidence les conflits potentiels ou les compétences et expériences recherchées.

Voyons quels sont les points clés à vérifier et comment les valider.

Élément	Vérification humaine	Vérification du processus	Vérification système
Alignement des attentes salariales	Échange afin de clarifier les attentes	S’assurer que le salaire est indiqué dans le processus de candidature (même si cela reste une mesure grossière, car cela ne reflète pas l’ensemble du package) ; le candidat peut ainsi vérifier lui-même.
Diplômes requis pour le poste	Conversation pour confirmer et rappeler qu’un justificatif sera demandé à l’étape de l’offre.	Exigences clairement indiquées dans la description du poste. Questions posées lors de l’étape de candidature.	Possibilité de rejeter les candidats si le diplôme n’est pas présent.
Conditions de travail (horaires, temps de travail, déplacements, présence au bureau/hybride)	Conversation de confirmation.	Précisé clairement dans la description du poste. Questions posées lors de la candidature.	Possibilité de rejeter les candidats non alignés avec les conditions de travail.
Compétences en communication	Entretien pour évaluer les aptitudes en communication.	CV/Lettre de motivation Toutes les questions posées pendant la candidature.
Exigences essentielles du poste (maîtrise linguistique, compétences en programmation, vérification des mentions sur le CV, etc.)	Analyse du CV. Entretien pour évaluer les compétences de base.	Tests de base.	Possibilité de rejeter les candidats en cas d’échec aux tests.
Motivation	Lettre de motivation. Entretien pour mesurer la motivation.	Questions orientées sur la motivation.

Étape 5 : Conduite des entretiens

Les entretiens sont une composante clé du processus de recrutement. Ils permettent à l’employeur d’évaluer les qualifications, l’expérience et l’adéquation du candidat au poste. L’utilisation d’un logiciel de planification d’entretiens garantit une organisation optimale et évite tout conflit d’agenda.  

Différents types d’entretiens—téléphoniques, en visioconférence ou en présentiel—remplissent des objectifs différents. Par exemple, les entretiens téléphoniques sont adaptés au premier tri, alors que les entretiens physiques sont généralement réservés aux candidats finalistes. 

Il est essentiel de bien préparer les entretiens. Les recruteurs doivent avoir une idée claire du poste et des critères à évaluer.

Selon moi, le principe le plus simple et direct à suivre est le suivant : vous devez évaluer toutes les attentes et exigences listées dans la description de poste, les missions à réaliser ainsi que les compétences et expériences nécessaires, et associer chacune d’entre elles à une étape du processus (plusieurs si besoin).

Par exemple :

• 5 ans d’expérience en développement logiciel peuvent être vérifiés à l’étape de l’analyse de la candidature et lors de l’entretien téléphonique.
• Piloter le département RH dans la zone EMEA doit être abordé lors du premier entretien téléphonique et confirmé en entretien, en expliquant au candidat ce que cela implique et en évaluant sa vision et sa méthode.
• Le sens du design et de l’exigence (pour un poste de designer) peut être testé à travers l’analyse d’un portfolio et l’organisation d’un test pratique d’évaluation.

Vous voyez l’idée : n’ajoutez rien à la description de poste que vous ne souhaitez pas réellement évaluer, et faites en sorte que tout ce qui s’y trouve soit effectivement évalué dans le processus (sinon supprimez-le).

Voici donc à quoi pourrait ressembler un processus d’entretien (j’ai ajouté le recruteur comme intervenant mais cela dépend évidemment de vos ressources).

Étape	Qui	À couvrir
1ère	Responsable du recrutement (avec d'autres personnes potentiellement impliquées si vous passez l'entretien en binôme ou en groupe).	Compétences requises pour le poste (c'est évidemment l'évaluation principale du manager hiérarchique—le candidat peut-il faire le travail). Alchimie—pouvons-nous travailler ensemble ? Motivation—nous devrions déjà en avoir une idée mais il est possible d'approfondir. Culture et valeurs—c'est lié à l'alchimie mais il s'agit davantage de la compatibilité avec l'organisation.
2ème (première partie)	Recruteur (si c'est le rôle de la fonction TA, sinon c'est probablement traité lors du 1er entretien).	Culture et valeurs—cette personne est-elle adaptée à l'organisation ?  Revue de tout point soulevé lors du 1er entretien ou non abordé. Vérification des attentes salariales et des conditions de travail.
2ème (deuxième partie)	Manager du responsable du recrutement	Motivation Alignement avec l'équipe Revue de tout point soulevé lors du 1er entretien ou non abordé Toute présentation requise

Il s'agit d'un modèle standard que j'utilise comme point de départ pour planifier votre processus d'entretien mais, évidemment, chaque poste est différent et vous pouvez vouloir privilégier un processus de recrutement collaboratif.

Dans certains marchés et cultures, avoir trop d'étapes ralentit énormément le processus, donc j'essaie de ne jamais dépasser deux entretiens, mais pour certains postes il est acceptable d'en prévoir davantage.

Prévoir deux entretiens dans un processus présente des avantages évidents et le fait de disposer de temps pour réfléchir et comparer les candidats avant de les revoir est très utile.

J'ai participé à de nombreux processus où nos attentes sur les candidats potentiels n'étaient pas conformes à la réalité. 

Quand vous avez rencontré cinq personnes bien sélectionnées, aucune n’est parfaite mais toutes exigent la fourchette haute de votre grille salariale, cela signifie que vous devrez probablement faire un compromis sur un point.  

Étape 6 : Évaluation et sélection des candidats

Une fois les entretiens réalisés, l'étape suivante consiste à évaluer et sélectionner le meilleur candidat. Cela implique d'examiner les candidats selon leurs qualifications, leur expérience et leur adéquation avec la culture d'entreprise.

D'autres outils comme les prises de références, les systèmes de vérification de dossiers RH ou les tests d'évaluation peuvent donner davantage d'informations sur l'adéquation du candidat. Le processus de sélection doit être mené avec attention afin d'assurer le meilleur recrutement possible.

Vous avez besoin de critères objectifs pour évaluer les candidats rencontrés mais je me méfie des dangers d'une focalisation excessive sur la note, car cela peut favoriser celui qui dit ce qu’il faut plutôt que celui qui sait faire.

Une notation est utile pour écarter ceux qui ne correspondent vraiment pas, mais il est risqué de considérer systématiquement que l’offre doit revenir à la personne ayant le meilleur score.

Terminez par une synthèse collective et une évaluation des candidats (je recommande de commencer par le plus faible score), voici quelques principes pour encadrer cela :

• Transmettre les évaluations au recruteur après l'entretien
• Éviter les discussions parallèles sur les candidats avant la réunion de synthèse (c’est difficile mais cela limite le risque de pensée de groupe)
• Le recruteur compile les notes et commence par la plus basse avec l’ordre du jour suivant :
  • Le recruteur partage la synthèse, avec son avis et donne une intention d'embauche : oui/non/peut-être
  • Le manager du responsable du recrutement donne également son avis et son intention (oui/non/peut-être)
  • Le responsable du recrutement fait de même
  • Collecter les retours à donner et désigner la personne chargée de les transmettre
  • Répéter pour tous les candidats
  • Examiner ceux ayant le plus de "oui" et déterminer à qui faire une proposition (en se mettant d’accord sur la personne qui aura la décision finale).

Étape 7 : Proposition d'embauche

Après avoir sélectionné le meilleur candidat, l'organisation doit lui adresser une offre d'emploi. Cette étape inclut la négociation des modalités du contrat, telles que le salaire, les avantages et la date de prise de poste.

Une communication claire est essentielle à ce stade, afin que les deux parties soient alignées sur les attentes. Une bonne offre d'emploi, qui prend en compte les besoins et préoccupations du candidat, permet d'obtenir son accord et d'engager la future relation de travail sur une base saine.

Une leçon que j’ai apprise au fil des années est que cette partie du processus est très émotionnelle.

Nous avons traversé un long processus de sélection qui a demandé beaucoup d'investissement aux deux parties et désormais une question d'argent se pose.

J’ai vu des responsables vouloir proposer un salaire bien inférieur à ce qu’un candidat demande, car eux-mêmes étaient entrés à ce tarif ou bien parce qu’ils veulent tester l’engagement avec une offre basse, ou encore refuser quelques % supplémentaires pour des raisons de budget de recrutement ou d’équité dans l’équipe.  

Les choses peuvent rapidement se gâter à cette étape et, si les tensions montent entre le candidat et le manager, la future relation de travail peut s’en retrouver durablement affectée.  

J’ai appris certaines de ces leçons à la dure. Lorsque les marchés de l’emploi évoluaient rapidement et que nous avions pris du retard sur ce que nous aurions dû payer, notre équipe d’acquisition de talents avait un avis, notre équipe RH avait un avis, et les managers avaient chacun le leur.

La situation est vite devenue chaotique. En mesurant notre ratio d’acceptation des propositions, nous avons rapidement pu utiliser des données concrètes pour harmoniser les perspectives de chacun et corriger le problème.

Je crois fermement que les équipes d’acquisition de talents doivent jouer un rôle central dans ces discussions, car elles sont en contact direct avec le marché en temps réel. Voici une ébauche de processus impliquant le manager recruteur, le recruteur, et le candidat.

Encore une fois, il ne s’agit que d’une suggestion et votre organisation fonctionnera différemment, mais cette ébauche constitue un bon point de départ et les éléments clés des étapes sont assez universels.

De toute évidence, les attentes, les retours d’entretien et l’analyse comparative des salaires sont des données indispensables à ce sujet.

Il est important d’être clair sur l’auteur de la décision finale, mais selon moi l’avis du recruteur est ici essentiel afin d’éviter une proposition trop basse et d’assurer une cohérence à l’échelle de l’entreprise conformément à votre philosophie de rémunération.

Étape 8 : Intégrer 

L’intégration des employés est l’étape finale du processus de recrutement. L’intégration inclut l’orientation, la formation, et l’intégration du nouvel employé dans la culture de l’entreprise.

Un processus d’intégration complet aide le nouvel arrivant à comprendre son rôle, tisser des liens avec ses collègues et devenir un membre productif de l’équipe. Une intégration réussie favorise aussi la rétention et la satisfaction des employés.

Les points essentiels à surveiller ici sont de clarifier qui sera le principal point de contact pour votre nouvelle recrue, qui communiquera avec le candidat, et quels documents doivent être complétés avant l’arrivée du nouveau collaborateur.

Votre organisation et le niveau d’automatisation du processus devraient déterminer quel est le meilleur interlocuteur dans votre entreprise, mais je pense qu’il y a quelques points à considérer.

• Le manager doit rester en contact régulier avec la nouvelle recrue.
• Quelqu’un des RH doit veiller à ce que le maximum de documents soient complétés avant l’embauche. Cette personne doit bien connaître les avantages et le processus d’intégration — et, à mon avis, ce ne devrait pas être le recruteur, dont la mission est de recruter le prochain talent.
• Veillez à expliquer oralement (et non seulement par SMS ou e-mail) cette phase au candidat. Attendre de commencer un nouvel emploi est une période étrange, il est donc important de rester en contact avec lui.
• Mettez en place le maximum d’automatisation possible à cette étape, selon les possibilités offertes par vos systèmes.
• Veillez à ce que le nouvel arrivant comprenne parfaitement ce qui se passera lors de son premier jour/semaine/mois.

Les avantages d’un processus de recrutement efficace

Évidemment, mettre en place un tel processus demande du travail. Mais pourquoi se donner cette peine ? Voici quelques avantages que vous pourrez probablement constater en améliorant la manière dont vous recrutez.

Amélioration de la qualité de l’embauche

Un processus de recrutement bien structuré mène directement à de meilleures décisions d’embauche. En suivant une démarche définie, les organisations peuvent s’assurer qu’elles sélectionnent des candidats qui possèdent non seulement les compétences et l’expérience requises, mais qui s’intègrent aussi bien dans la culture de l’entreprise.

Résultat : des employés de plus grande qualité, plus susceptibles de bien performer et d’apporter une contribution positive à l’organisation.

Rétention accrue et économies de coûts

Optimiser le processus de recrutement permet d’économiser du temps et des ressources, ce qui réduit significativement les coûts d’embauche. De plus, recruter dès le départ les bons candidats diminue le taux de rotation, générant ainsi des économies à long terme.

Selon Gallup, remplacer un salarié peut coûter entre la moitié et le double de son salaire annuel. Pour une entreprise de 100 personnes axée sur la fidélisation des talents, cela se traduit par plus de 2 millions de dollars d’économies annuelles potentielles.

Une forte rétention favorise aussi une équipe plus stable et engagée, ce qui est bénéfique pour la productivité globale.

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Valorisation de la marque employeur

Le processus de recrutement est souvent le premier point de contact entre un employé potentiel et l’organisation. Une expérience de recrutement positive peut améliorer la réputation de l’entreprise comme un employeur attractif. Cela peut, à son tour, attirer à l’avenir des talents de haut niveau et renforcer la marque employeur.

En résumé

Avoir un processus de recrutement bien compris profite à votre entreprise grâce à la répétition. Cela ne veut pas dire que votre processus devient robotisé : si tout le monde suit les mêmes étapes encore et encore, vous gagnerez en efficacité et en rapidité, et prendrez de meilleures décisions, plus cohérentes, en matière d’embauche.  

Vous deviendrez également plus habile à utiliser les données et analyses de recrutement pour identifier des opportunités d’optimiser votre processus de recrutement et découvrir des possibilités d’automatisation du recrutement.

N’hésitez pas à écouter, utilisez vos cartes de processus pour discuter des points à améliorer, et travaillez avec les parties prenantes pour les perfectionner. Une approche interactive est toujours la plus efficace.

FAQ

Qui supervise le processus de recrutement ?

Combien de temps dure le processus de recrutement typique ?

Qui décide quel candidat embaucher ?