Comment maximiser le retour sur investissement de l’intégration des employés
Selon une étude de Leena AI, le coût moyen d'intégration est compris entre 600 et 1 800 $ par employé pour les PME, et plus de 3 000 $ pour les grandes organisations.
Ces coûts s'accumulent, sans compter le coût d'opportunité d'un nouvel embauché qui partirait ou mettrait plus de temps à devenir productif.
L'onboarding est l'étape cruciale du parcours collaborateur, car il permet de faire bonne impression dès le départ et d'aider un nouveau salarié à poser les bases de sa réussite sur le long terme.
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Utilisez cet article pour vous aider à obtenir le meilleur retour sur investissement (ROI) possible de vos activités d'onboarding.
Quel est l'impact de l'onboarding sur vos résultats financiers ?
L'objectif d'un processus d'onboarding efficace est d'aider les nouveaux collaborateurs à s'intégrer et à devenir productifs le plus efficacement possible. De plus, il permet de réduire le turnover et de renforcer la culture d'entreprise.
Par exemple, une enquête de Talmundo révèle que plus de 50 % des personnes interrogées estiment que l'onboarding a raccourci la courbe d'apprentissage.
Une autre étude menée par la SHRM indique que les organisations considèrent qu’un onboarding efficace améliore le taux de rétention (52 %), le délai avant productivité (60 %) et la satisfaction globale des clients (53 %).
Comme remplacer un collaborateur coûte environ 21 % du salaire annuel, il y a un retour sur investissement considérable à tirer de l’onboarding rien qu’en augmentant le taux de rétention.
Comment augmenter le ROI de votre onboarding ?
Maintenant que nous avons vu combien coûte l'onboarding, comment maximiser votre ROI ?
Inclure des activités de pré-intégration
Démarrer le processus d’onboarding avant le premier jour, par exemple en envoyant des emails d’accueil, des guides, des tutoriels et la paperasse RH, peut le rendre plus efficace.
La pré-intégration implique les nouveaux collaborateurs en amont, augmente leur confiance et accélère le processus d'intégration. En effet, une étude menée par Aberdeen Group constate que 83 % des entreprises les plus performantes démarrent l’onboarding avant le premier jour.
Nous ne patientons pas jusqu’au premier jour pour lancer les choses. Quand quelqu’un arrive (ou se connecte à distance), son matériel est déjà prêt, ses comptes sont créés et il ou elle connaît déjà son planning pour la première semaine.
Faites une excellente première impression
D’après les études, 20 % des départs volontaires ont lieu dans les 45 premiers jours, d’où l'importance de l'accueil.
La pré-intégration pose les bases, puis viennent la période d’orientation et le premier mois environ. C’est le moment de partager la mission, la vision et les valeurs de l’organisation, mais aussi ses perspectives d’évolution, en utilisant des histoires ou exemples concrets pour tisser un lien émotionnel.
Parmi les activités d’orientation les plus efficaces :
- Rencontrer l'équipe dirigeante
- Avoir un binôme ou un mentor
- Découvrir concrètement les produits et/ou services de l’entreprise
- Fixer des objectifs, incluant des "quick wins" pour créer une dynamique
- Planifier formations et développement professionnel.
De plus, de petites attentions comme un kit d'accueil ou un espace de travail personnalisé peuvent laisser une impression positive durable.
Assurez un processus cohérent
Un onboarding irrégulier se traduit par des résultats inégaux et des difficultés à en mesurer l’efficacité.
Comme pour beaucoup de choses, le meilleur moyen de garantir la cohérence est de concevoir un plan d’onboarding pouvant être adapté à chaque personne.
Certains éléments, tels que les présentations de bienvenue de la direction, peuvent être standardisés dans les différents plans, ce qui laisse la possibilité de personnaliser l'expérience d'intégration.
L'orientation est le point où il y a le plus de chevauchement entre les rôles, et il est recommandé d'élaborer un plan d'intégration sur 90 jours au minimum, mais, comme je vais l'expliquer, cela ne devrait pas s'arrêter là.
Consacrez plus de temps à l'intégration
Bien que 90 jours constituent une bonne référence, comme souligné dans cet article de la HBR, il faut parfois presque une année aux nouvelles recrues pour atteindre une pleine maîtrise de leur poste, en particulier pour les postes plus avancés.
Ainsi, après les trois premiers mois, assurez-vous que la nouvelle recrue bénéficie toujours d'un accompagnement régulier, sous forme de retours fréquents comme des entretiens individuels avec les managers.
Inclure l'intégration sociale
Les recherches ont montré que des interactions sociales positives au travail influencent directement les processus physiologiques de l'organisme et que ces interactions renforcent la capacité de résilience physiologique.
En résumé, encourager des relations de travail accélère la productivité et l’engagement. Un bon moyen d’y parvenir est la mise en place d’un système de parrainage.
Des analystes de données de Microsoft, écrivant pour la Harvard Business Review, ont constaté que plus un parrain rencontrait souvent une nouvelle recrue, plus cette dernière percevait une montée rapide en productivité :
- 56 % des nouvelles recrues ayant rencontré leur parrain au moins une fois durant les 90 premiers jours estiment que cela les a aidées à devenir rapidement efficaces dans leur rôle.
- 73 % pour celles qui se sont rencontrées deux à trois fois
- 86 % pour celles ayant eu quatre à huit rencontres
- 97 % pour celles ayant eu plus de huit rencontres.
Une autre idée amusante, tirée de l’article de Mike Gibbon sur les meilleures pratiques pour l'onboarding, s’intitule Rookie Cookies :
« Dans une entreprise où j’ai travaillé, il existait une pratique appelée “Rookie Cookies”. Les nouveaux employés étaient encouragés à préparer (ou acheter) des cookies, et les collègues venaient se présenter, prenaient un cookie, et discutaient. C’était une excellente (et délicieuse !) façon de rencontrer ses nouveaux collègues pour la première fois ! »
Également, répartir les tâches d’intégration entre différents membres de l’équipe ou même entre plusieurs départements contribue à créer des liens et allège la charge de travail des managers.
Si vous intégrez des employés à l’international, il peut être judicieux d’investir pour les faire venir au bureau au moins la première semaine.
Utilisez l'automatisation
L'automatisation améliore le ROI de l'onboarding en réduisant les tâches manuelles, minimisant les erreurs et rationalisant les opérations répétitives, ce qui génère des économies de temps et d'argent.
« Nous comptons sur la technologie pour rendre l'intégration moins pénible », explique Tetiana Burda, CAO chez Syndicode. « Par exemple, nous avons des outils d'onboarding pour automatiser les tâches répétitives comme l’envoi des emails de bienvenue, l’organisation des modules de formation ou la signature des contrats numériquement avant le premier jour. Les gens sous-estiment souvent la quantité de frictions que l’on peut supprimer avec une automatisation simple. Cela libère les RH pour se concentrer sur l’essentiel : la connexion humaine. »
Comment mesurer le ROI de l’onboarding
Pour mesurer le ROI de l’onboarding, il faut utiliser des outils comme des logiciels d’intégration, un HRMS, etc. afin de suivre les indicateurs suivants :
- Taux de rétention des employés : Comparez les taux de rétention des employés ayant suivi un parcours d'intégration structuré avec ceux qui n'en ont pas bénéficié. Un taux de rétention plus élevé parmi les employés intégrés est un indicateur du succès du programme.
- Délai de productivité : Mesurez le temps nécessaire aux nouvelles recrues pour atteindre leur pleine productivité ou compétence dans leurs fonctions. Une montée en compétences plus rapide peut signifier un processus d'intégration réussi.
- Scores d'engagement des employés : Utilisez des enquêtes d’intégration pour comprendre comment les nouveaux employés perçoivent l'expérience d'intégration et évaluer leur niveau d'engagement pendant et après cette période. Un engagement élevé est généralement corrélé avec un meilleur ROI.
- Indicateurs de performance : Suivez la performance des nouveaux collaborateurs au cours de leur première année. Une amélioration de la performance au fil du temps peut indiquer l'efficacité du programme d'intégration à les préparer à leurs rôles.
- Coût de l'intégration par rapport aux résultats : Comparez le coût de l'intégration (y compris les supports, la formation, les coûts des logiciels d’intégration et le temps du personnel) à la valeur générée, comme l'amélioration de la rétention, une productivité accrue ou des coûts de recrutement réduits.
- Mobilité interne et taux de promotion : Suivez la rapidité avec laquelle les nouvelles recrues progressent au sein de l’organisation. Les employés qui sont bien intégrés sont souvent mieux préparés à évoluer et à gravir les échelons.
- Retour des managers : Recueillez les avis des managers sur la préparation et la performance des nouveaux employés après leur intégration. Un retour positif indique que le programme prépare efficacement les collaborateurs.
En combinant ces indicateurs, les organisations peuvent obtenir une vue d’ensemble de l’impact de leurs programmes d’intégration sur le ROI et identifier les axes d’amélioration possibles.
Ce qu’il faut retenir sur le ROI de l’intégration
Investir dans un processus d’intégration structuré est une solution gagnante pour toutes les raisons évoquées ci-dessus. Tout ce qu’il faut, c’est un peu d’investissement pour créer une démarche bien organisée et, éventuellement, quelques nouveaux outils comme un logiciel d’intégration, un SIRH ou un système de gestion de l’apprentissage.
Les principaux bénéfices d’un logiciel d’intégration sont d’aider les nouveaux collaborateurs à devenir rapidement opérationnels et d’augmenter leurs chances de rester. Cela facilite également la vie des équipes internes et favorise une culture d’entreprise plus cohésive.
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