Créer un workflow d’intégration des employés : Guide + Modèle
Des recherches ont révélé qu’environ 30 % des employés ont quitté leur emploi dans les 90 premiers jours et qu’en moyenne, les organisations disposent de 44 jours pour influencer la fidélisation à long terme d’une nouvelle recrue.
L’intégration ne se limite pas à la paperasse et aux présentations : c’est le socle qui permet d’immerger les nouvelles recrues dans la culture de votre entreprise, de définir les attentes et de leur donner les clés de la réussite dans leur fonction. Pourtant, malgré son importance, de nombreuses organisations rencontrent des difficultés lors de l’intégration (manque de structure, communication insuffisante ou surcharge d’informations pour les nouveaux arrivants).
Dans cet article, nous allons examiner pourquoi optimiser votre processus d’onboarding change la donne pour la réussite des employés comme pour la croissance de l’organisation, les obstacles fréquemment rencontrés, et comment concevoir un processus qui met les nouvelles recrues — et votre équipe — sur la voie du succès.
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Qu’est-ce qu’un processus d’onboarding ?
Un processus d’onboarding pour les employés est une démarche structurée qui guide les nouveaux arrivants pendant leurs débuts dans l’entreprise, afin de garantir une prise de poste fluide et efficace.
Ce processus détaille les étapes, tâches et objectifs à compléter pour permettre à un nouvel employé de s’intégrer avec succès dans l’organisation.
Comme nous allons le voir, dans les entreprises les plus performantes, l’onboarding débute dès l’acceptation de l’offre par le candidat et peut parfois s’étendre jusqu’à un an.
Parmi les activités courantes, on retrouve l’administration de base comme le remplissage des formulaires nécessaires pour les nouvelles recrues jusqu’aux cérémonies de fin d’intégration.
Étapes clés du processus d’onboarding
Pour simplifier, il est plus facile de diviser le processus d’onboarding en différentes étapes, avec un point de contrôle ou un sondage à la fin de chaque phase.
Pré-intégration
Vous vous souvenez que j’ai dit que les organisations les plus performantes commençaient l’intégration avant même le premier jour officiel ? La phase de pré-intégration vise à préparer la nouvelle recrue pour qu’elle aborde sa première journée en toute confiance, prête à prendre le départ — ou au moins à commencer doucement.
Cette étape comprend des tâches administratives comme la signature du contrat, les formalités administratives, ainsi que la préparation de l’environnement informatique (par exemple : création de comptes e-mail, accès aux logiciels).
Il s’agit aussi de petits gestes destinés à rassurer et à donner une bonne première impression, comme l’envoi d’une lettre de bienvenue, le planning de la première semaine ou le livret d’accueil de l’entreprise afin que la recrue se sente informée et enthousiaste.
Une pré-intégration bien organisée témoigne du professionnalisme de votre organisation et réduit l’anxiété du premier jour.
Orientation
La première semaine vise à faire une forte impression et à ce que la nouvelle recrue se sente accueillie et valorisée.
Les activités peuvent inclure une visite des locaux, la présentation de la mission, des valeurs et des règles de l’entreprise, ainsi que la rencontre de l’équipe et des intervenants clés.
L’objectif est de créer une expérience positive et engageante, en assurant une bonne compréhension du poste et de son impact sur les objectifs de l’organisation.
Les études confirment que les employés se sentant bien accueillis dès le premier jour sont davantage susceptibles de rester engagés et impliqués sur le long terme.
En établissant rapidement un lien avec la culture d’entreprise, vous posez les bases d’une implication durable.
L’article de Mike Gibbon sur les activités d’orientation constitue une excellente ressource à ce sujet.
0 à 30 jours
Au-delà de la phase d’orientation, voyons ce qui doit figurer dans le processus des 30 premiers jours d’un nouvel employé.
Le premier mois sert surtout à aider les nouveaux collaborateurs à s’acclimater à leur poste, à leur équipe et à la culture de l’entreprise.
Les managers fournissent une accompagnement rapproché, organisent des présentations inter-départementales et mettent en place des points réguliers pour répondre aux premières interrogations et difficultés.
C’est également la période où il y aura le plus de recoupements dans le contenu abordé, quel que soit le poste ou le niveau hiérarchique, ce qui facilite la création d’éléments réutilisables.
Voici quelques points que vous souhaiterez que les nouvelles recrues valident dans leurs 30 premiers jours :
- Obtenez une compréhension claire du rôle et des responsabilités (super important)
- Familiarisez-vous avec les politiques internes et les comportements attendus
- Appropriez-vous la technologie, les logiciels et les outils utilisés par votre organisation ainsi que les processus à suivre
- Découvrez la mission, la vision, les valeurs, les produits, le modèle économique et la clientèle de votre organisation
- Comprenez qui sont les parties prenantes de l'organisation
- Comprenez les projets actuels sur lesquels l'organisation est concentrée et ceux qui seront en lien avec votre poste
- Organisez des réunions hebdomadaires avec votre manager
- Développez une compréhension de votre culture d'entreprise et des normes d'équipe
- Faites connaissance avec les autres membres de l'équipe et identifiez à qui s'adresser selon les besoins
- Identifiez les écarts de compétences et fixez des objectifs à court et long terme pour le reste du plan.
Puisque les 30 premiers jours sont les tout premiers du nouvel employé dans l'entreprise (physique ou virtuelle), il est utile de mettre en place des activités d'intégration des nouveaux collaborateurs réutilisables, telles que des présentations de bienvenue, la lecture du livret d'accueil ou des déjeuners d'équipe.
La période de 30 à 60 jours
Maintenant que les nouvelles recrues ont dépassé la barre des 30 jours, il est temps pour elles de s'impliquer davantage et de s'intégrer plus profondément.
Les connaissances acquises au cours des 30 premiers jours vont maintenant être intensifiées et mises en pratique afin que les nouveaux collaborateurs puissent s’impliquer davantage dans les projets et exprimer plus librement leurs idées et points de vue.
Les rôles et responsabilités que les nouvelles recrues ont découverts lors de leur arrivée ? Elles peuvent maintenant commencer à avancer sur ce terrain.
Les KPI, objectifs et jalons définis durant les 30 premiers jours ? Ils commencent maintenant à progresser dessus.
C’est à ce stade du plan d'intégration 30-60-90 jours que chaque plan commence à différer selon le service, l’individu ou le niveau de séniorité.
La période de 60 à 90 jours
À cette étape, la nouvelle recrue continue de progresser sur les KPI, les objectifs spécifiques et les jalons établis durant les 30 premiers jours.
Comme cette période accorde une place bien plus importante à l’autonomie, cette rubrique du plan est beaucoup plus ouverte et adaptée à l’individu.
Les nouveaux arrivants travaillent désormais sur des projets avec moins de supervision, sont plus impliqués auprès de leurs équipes et de l’organisation dans son ensemble, et font le point avec leur manager pour s’assurer qu’ils atteignent leurs objectifs.
Désormais, les membres de l’équipe peuvent solliciter la nouvelle recrue pour son expertise. Parfois même, elle pourra monter une nouvelle équipe autour d’un projet sur lequel elle travaille.
Des erreurs seront encore commises, et c'est normal. Ils sont encore nouveaux dans l'organisation et ont encore beaucoup à apprendre.
Cela dit, un plus grand niveau de responsabilité est requis par rapport au début du plan sur 90 jours, et cela continuera à se renforcer avec le temps.
Au-delà de 90 jours
Des études montrent qu'environ 72 % des nouveaux employés auront pris leurs marques dans leur nouveau poste en trois mois, 22 % d’ici neuf mois, et le reste en 10 à 12 mois.
Ainsi, même s'ils seront en grande partie autonomes, certaines personnes auront parfois besoin d’un peu plus de temps, de bienveillance et d’accompagnement.
En général, cependant, les managers portent désormais leur attention sur le soutien aux aspirations de carrière à long terme, en offrant des formations avancées, des opportunités de leadership ou des rôles de mentorat.
Des entretiens individuels réguliers, des évaluations de performance et des discussions de carrière assurent une adéquation continue avec les objectifs de l’entreprise.
La recherche confirme qu’un accent mis sur le développement continu augmente non seulement la fidélisation, mais améliore également la satisfaction générale et la contribution des collaborateurs.
Une des meilleures pratiques que votre organisation peut adopter après la période de 90 jours est l’entretien de fidélisation.
L’entretien de fidélisation consiste à interroger les salariés sur ce qui fonctionne bien et les axes d’amélioration possibles.
L’entretien de fidélisation est un excellent moyen d’améliorer votre processus d’intégration. C’est le moment idéal pour poser des questions sur la clarté du plan, sur son exécution et sur les points perfectibles.
Le retour obtenu lors de ces entretiens peut être complété par une autre méthode de feedback comme les enquêtes d’intégration.
Étapes pour créer un processus d’intégration efficace
Si, comme moi, vous considérez l’expérience employé comme un produit auquel on souscrit en rejoignant une organisation, l’onboarding, c’est comme ce qui se passe lorsqu’on achète un nouveau logiciel RH, par exemple.
Les chefs de produit s’adressent à l’utilisateur final et analysent les données afin de créer des parcours d’intégration fluides pour leurs clients, alors il est temps d’adopter cette approche !
1. Définir les objectifs
Pour créer un parcours d’intégration pertinent, commencez par définir clairement ce que vous souhaitez atteindre.
Par exemple, les objectifs peuvent inclure la familiarisation des nouvelles recrues avec la réglementation, leur intégration à la culture d’entreprise, ou encore l’assurance que toutes les formations requises sur les nouveaux outils et processus ont bien été suivies.
Meilleures pratiques :
- Identifiez les indicateurs clés de performance (KPI) pour mesurer le succès, tels que le taux de complétion des formations ou un certain eNPS.
- Alignez les objectifs d’intégration avec ceux de l’entreprise, comme l’augmentation de la fidélisation ou l’amélioration de la collaboration en équipe.
- Utilisez les retours des managers, RH et nouveaux collaborateurs pour vous assurer que les objectifs répondent à des enjeux concrets.
2. Concevoir le processus
La conception du parcours d’intégration doit être le fruit d’une collaboration entre les RH, les managers et l’équipe formation (L&D), chacun apportant son expertise sur le développement des employés et les besoins spécifiques aux postes.
L’implication des parties prenantes de différents services garantit que le processus est complet, aligné avec les objectifs de l’organisation, et permet d’attribuer clairement les responsabilités aux RH, managers et autres intervenants afin d’éviter les blocages.
Par exemple, assurez-vous qu'une personne compétente supervise la formation réglementaire et que la documentation idoine soit facilement disponible.
Pour chaque étape, dans la mesure du possible, essayez de spécifier les tâches, objectifs et supports nécessaires.
Meilleures pratiques :
- Créez une checklist d’intégration pour standardiser le processus et ne rien oublier.
- Préparez à l’avance les ressources comme le livret d’accueil, les supports de formation et les guides d’installation informatique. Rendez ces documents facilement accessibles, par exemple via un intranet d’entreprise.
- Prévoyez de la flexibilité pour adapter l’intégration selon les postes, par exemple les profils techniques versus les managers.
3. Mettre en œuvre le parcours
Une mise en œuvre fluide nécessite une coordination interdépartementale afin de fournir à chaque nouvel employé tout ce dont il a besoin.
Utilisez des solutions technologiques comme des plateformes de gestion des services informatiques (ITSM, par exemple Jira) pour gérer efficacement les accès au matériel, aux logiciels et aux réseaux, ainsi que des logiciels d’onboarding, HRMS ou LMS pour suivre la progression et piloter le processus.
Ces outils peuvent permettre d’automatiser les tâches d’intégration comme l’envoi des documents administratifs ou la notification des intervenants concernant les tâches restantes, assurant ainsi une expérience cohérente.
Ils constituent une solution relativement simple pour augmenter le ROI de l’onboarding.
Meilleures pratiques :
- Planifiez et communiquez les tâches d'intégration bien à l'avance pour éviter les problèmes de dernière minute.
- Attribuez un point de contact dédié aux nouveaux employés pour répondre rapidement à leurs questions ou préoccupations.
4. Surveillez et recueillez des retours
Recueillez régulièrement les retours des nouveaux employés et de leurs managers afin d’évaluer l’efficacité du processus d’intégration.
Combinez les données issues des enquêtes d'intégration, des entretiens individuels et des indicateurs de performance pour identifier les axes d’amélioration.
Portez une attention particulière à la question de savoir si les nouveaux employés se sentent préparés à réussir et s’ils sont à l’aise pour demander de l’aide.
Bonnes pratiques :
- Utilisez des indicateurs de performance tels que le délai d’atteinte de la productivité ou le taux de rétention à 90 jours pour mesurer la réussite.
- Organisez des bilans réguliers avec les managers pour discuter de la progression des nouveaux employés et recueillir des idées sur ce qui fonctionne bien.
5. Évaluez et améliorez
Utilisez les retours et données de performance pour mesurer dans quelle mesure le processus d’intégration répond à ses objectifs initiaux.
Identifiez les points faibles, comme les lacunes dans la formation ou les attentes mal définies, et ajustez le processus en conséquence.
Les retours des employés quittant l’entreprise peuvent aussi fournir de précieux axes d’amélioration.
Bonnes pratiques :
- Planifiez des bilans trimestriels du processus d’intégration pour garantir qu’il reste pertinent et efficace.
- Impliquez toutes les parties prenantes—RH, managers et même les nouvelles recrues—dans la recherche de solutions aux problèmes identifiés.
- Mettez à jour en continu le matériel de formation et les procédures pour refléter les évolutions des politiques ou outils de l’entreprise.
Bonnes pratiques pour le processus d’intégration
L’intégration implique de nombreuses tâches et acteurs, il est donc facile d’oublier certaines étapes ou de créer des inefficacités.
Cependant, suivre quelques bonnes pratiques aide à fluidifier et à rendre le processus plus efficace :
- Commencez tôt : Démarrez l’intégration avant le premier jour du nouvel employé en fournissant des documents de bienvenue, en configurant les accès et en partageant un planning afin de réduire le stress du premier jour.
- Attribuez une responsabilité claire : Veillez à ce que les RH, managers et chefs d’équipe connaissent leurs tâches à chaque étape afin d’éviter les retards ou la confusion.
- Personnalisez l’expérience : Autant que possible, adaptez le processus au poste et aux préférences de l’employé. Une belle attention consiste par exemple à utiliser un questionnaire pour connaître le plat ou le goûter préféré du nouvel arrivant, puis à organiser un déjeuner ou un cadeau de bienvenue personnalisé.
- Tirez parti de la technologie : Utilisez des outils comme les logiciels d’intégration, les systèmes de gestion de l’apprentissage (LMS), des plateformes de gestion des services informatiques (ITSM) et les HRIS pour automatiser les tâches et suivre la progression.
- Favorisez l’intégration culturelle : Ne négligez pas les activités qui mettent en avant les valeurs de l’entreprise, comme les événements de team building, les programmes de mentorat et les discussions ouvertes sur les objectifs de l’organisation.
- Offrez des retours réguliers : Planifiez des points réguliers pour évaluer la progression, répondre aux questions et adapter le plan d’intégration si nécessaire.
- Pensez au-delà des 90 jours : Considérez l’intégration comme un processus continu en proposant des opportunités de développement à long terme, des formations avancées et des échanges sur l’évolution de carrière afin de maintenir l’engagement des collaborateurs.
Outils et ressources :
Enfin, voici un récapitulatif d’outils et de ressources utiles pour vous aider à concevoir un excellent processus d’intégration :
- Logiciel d'intégration : Les avantages des plateformes d'intégration telles que Sapling, Enboarder ou Rippling résident dans leur capacité à proposer des solutions d'intégration de bout en bout et à intégrer les tâches RH, l'engagement des employés et les flux de travail automatisés.
- Systèmes de gestion de l'apprentissage (LMS) : Des outils comme Leapsome, Docebo ou TalentLMS permettent de diffuser des supports de formation, de suivre les progrès et de s'assurer que les employés terminent les formations requises.
- SIRH/SHRM : Des plateformes comme BambooHR, Workday ou UKG simplifient les tâches administratives telles que la gestion documentaire, l'inscription aux avantages sociaux et la configuration de la paie.
- Logiciel de gestion des tâches : Des outils comme Asana, Trello ou Monday organisent les checklists d'intégration et assurent le suivi de l'avancement des tâches dans les différents services.
- Plateformes de gestion des services informatiques (ITSM) : Des solutions comme Jira Service Management garantissent le bon déploiement du matériel, des logiciels et des accès réseau pour les nouveaux arrivants.
- Enquêtes et feedback des employés : Des outils d'enquête auprès des employés tels que SurveyMonkey, Qualtrics ou Culture Amp recueillent des retours sur l'expérience d'intégration afin d'améliorer les processus.
- Plateformes de signature numérique : Des services comme DocuSign ou Adobe Sign rendent la signature de contrats, NDA et autres documents d'intégration simple et à distance.
- Outils de partage de connaissances : Des wikis ou des plateformes intranet comme Confluence ou Notion centralisent les documents d'intégration et les rendent accessibles aux nouveaux employés.
- Outils de mentorat et de collaboration : Des applications comme Together Platform ou MentorcliQ facilitent la mise en relation des mentors et mentorés et encouragent la collaboration pour une intégration réussie.
Si vous vous sentez dépassé par le choix, nous pouvons aussi vous donner des conseils pour choisir votre logiciel d'intégration. Vous pouvez également télécharger notre modèle de plan 30-60-90 jours pour vous aider à bâtir votre processus d'intégration :
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