Mobilité des employés : Guide complet

Utilisez ce guide pour relocaliser vos employés en douceur et efficacement.

Qu'est-ce que la mobilité professionnelle ?

La mobilité professionnelle désigne le processus consistant à déplacer un employé d'une localisation à une autre, souvent pour répondre à des besoins de l'entreprise. Cela peut concerner un transfert vers un nouveau bureau, une nouvelle ville, voire un autre pays.

La relocalisation comprend généralement un accompagnement, tel que la prise en charge des frais de déménagement, l'aide au logement, la gestion des visas, ainsi que la proposition de services pour aider l’employé, et souvent sa famille, à s'adapter à sa nouvelle vie.

L’objectif est d’assurer une transition fluide pour l’employé et de minimiser les perturbations dans son travail et sa vie personnelle.

Types de mobilité professionnelle

• Mobilité volontaire : Lorsque l'employé se porte volontaire pour se relocaliser.
• Mobilité imposée : Lorsque l'employé doit déménager pour conserver son emploi (situation nettement plus délicate à gérer).
• Mobilité permanente : Lorsque l'employé aura besoin d'aide pour trouver un nouveau logement, construire un nouveau réseau social, et éventuellement une école pour ses enfants ainsi qu’un emploi pour le/la conjoint(e).
• Mobilité temporaire : Lorsque vous devez couvrir les frais d'un logement temporaire pour un employé afin qu'il ne paie pas à la fois un loyer ou un crédit pour deux logements. Cependant, vous économiserez sur les coûts de relocalisation, car l’employé n’emportera pas tous ses effets personnels avec lui.
• Mobilité internationale : Plus complexe et plus coûteuse en raison des défis que comporte le déplacement d’un employé à l’étranger. Les employés doivent également recevoir un accompagnement supplémentaire pour s'adapter à une nouvelle culture.
• Mobilité groupée : Lorsque vous relocalisez plusieurs employés, généralement en cas d’acquisition, de fusion ou d’expansion sur un nouveau territoire.

Pourquoi les entreprises déplacent-elles leurs employés ?

La mobilité professionnelle représente un investissement conséquent, alors pourquoi la mettre en œuvre ? Les stratégies de mobilité comportent plusieurs enjeux stratégiques et opérationnels, par exemple :

• Expansion sur de nouveaux marchés : Les entreprises peuvent déplacer des employés pour établir ou soutenir leurs activités sur de nouveaux marchés géographiques où des talents expérimentés sont requis.
• Besoins en compétences et expertises : Certaines localisations exigent des compétences spécifiques ou un encadrement particulier, et relocaliser un collaborateur expérimenté permet de s’assurer que ces aptitudes soient présentes là où elles sont les plus nécessaires.
• Efficacité des coûts : Certaines entreprises déplacent des employés vers des zones où les coûts d’exploitation (par exemple, l'immobilier ou la main-d'œuvre) sont plus faibles, permettant ainsi de réduire les dépenses.
• Développement de carrière : Relocaliser des employés peut s’inscrire dans des plans de formation et développement, leur offrant de nouveaux défis, une exposition à différentes branches d’activité, à des cultures variées, ou bien des opportunités de leadership.
• Besoins spécifiques à un projet : Pour les grands projets ou les missions clés, les entreprises peuvent déplacer des employés pour qu’ils soient à proximité du site, assurant ainsi un meilleur pilotage et une bonne coordination.
• Fusions et acquisitions : Lors de fusions d'entreprises ou de rachats, la relocalisation peut s’avérer nécessaire pour intégrer des équipes ou harmoniser les cultures et pratiques d’entreprise.
• Regroupement de bureaux : Les entreprises peuvent regrouper plusieurs sites en un seul et déplacer des employés vers un pôle central pour simplifier leurs opérations.
• Fidélisation des employés : Certaines sociétés proposent la mobilité comme alternative à la perte de collaborateurs clés qui doivent déménager pour des raisons personnelles.

Composantes d’un programme de mobilité professionnel complet

Les programmes de mobilité professionnelle efficaces s’appuient sur les éléments suivants pour garantir un processus fluide et efficient.

1. Une politique de mobilité clairement définie

Donnez aux employés un document qui clarifie en toute transparence :

• Ce qui est couvert par votre politique de mobilité
• Ce qui n'est pas pris en charge
• À qui adresser les questions eventuelles.

« J’ai eu des cas où les personnes ne réalisaient pas qu’elles avaient accès à un logement temporaire ou même à un soutien linguistique avant que le déménagement ne soit déjà effectué », explique Tsvetelina Nasteva, responsable des ressources humaines et spécialiste de l’acquisition de talents chez Casino Reviews. « Tout mettre par écrit permet de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. »

2. Un point de contact désigné pour l’employé en mobilité

Votre travail ne s’arrête pas lorsque vous envoyez à un employé votre politique de mobilité.

« Les gens apprécient une aide personnalisée — quelqu’un pour les guider, pas seulement un document PDF », explique Nasteva. « Pensez-y plutôt comme à un coach en mobilité ou même simplement à une personne fiable des RH qui répond vraiment au téléphone. Cela à lui seul peut éviter beaucoup de stress inutile. »

3. Une estimation des coûts

« Estimer le coût d’une mobilité n’est pas uniquement une question de transport et d’immobilier », déclare Alice Ferretti, fondatrice de HumansR. « Voici comment j’aborde généralement l’estimation des frais de mobilité :

1. Inclure certains frais avant la mobilité :
   • 1 voyage pour l’employé et son conjoint (si applicable) vers le nouveau lieu pendant 1 semaine. Cela doit inclure un aller-retour, hôtels et per diem – estimation faite sur les coûts moyens de vols et hôtels dans la zone et la période considérée.
   • Frais de visa et d’immigration – estimés à partir des recherches sur les sites web des ambassades ou consulats.
2. Frais réels de mobilité :
   • 30 à 60 jours d’hébergement temporaire pour l’employé et sa famille (séjours longue durée ou hôtels), estimation basée sur une recherche Google pour la zone concernée.
   • Somme forfaitaire pour les frais d’expédition/déménagement — cela correspond en général à un pourcentage du salaire de l’employé ou à un montant fixe.
   • Frais de stockage (le cas échéant), estimation selon la surface nécessaire.
   • Allocation diverse pour toute pénalité que l’employé pourrait subir (comme une rupture anticipée de bail, frais d’agence immobilière pour la vente d’un logement ou services de changement d’adresse) – ceci est estimé selon le budget disponible.
   • Frais de scolarité pour les enfants mineurs (si l’employé s’installe dans un pays où ses enfants doivent fréquenter une école privée ou internationale afin de maintenir le même niveau d’éducation) — basé sur une recherche sur les sites web des écoles.
3. J’évaluerais ensuite s’il faut ajuster le salaire selon le lieu (par exemple si l’employé déménage dans une zone au coût de la vie plus élevé), ou si un versement temporaire est plus adapté pendant la durée de la mobilité.

Voici un aperçu rapide du fonctionnement des packages de mobilité dans la plupart des entreprises :

1. Accordé sous forme de somme forfaitaire : l’employé est responsable de respecter ce budget, tout dépassement est à sa charge. S’il dépense moins que le budget alloué, il peut conserver le solde restant.
2. Versé sous forme d’allocation après présentation de facture ou reçu. Cela garantit que l’employé est remboursé du montant réellement dépensé, ce qui peut générer des économies pour l’employeur, mais la gestion de ce système demande plus de temps et de ressources. »

4. Soutien à l’immigration/au permis de travail (le cas échéant)

Si vous déplacez un employé à l’étranger, l’aider à demander son visa de travail lui ôtera une part de stress pour le déménagement. Cela vous permettra aussi de vous assurer qu’il dispose de tous les documents nécessaires.

5. Documents signés

« Tout programme de mobilité devrait inclure un accord écrit clair qui précise les modalités et conditions du déménagement », indique Roy L. Kaufmann, président, avocat et juriste en contentieux civil pour le Servicemembers Civil Relief Act Centralized Verification Service.

« D’un point de vue juridique, c’est indispensable. Il faut tout détailler à l’avance : des points comme les plafonds de remboursement, les délais, les responsabilités pour chaque partie, et ce qui se passe si l’employé quitte l’entreprise peu de temps après son déménagement. »

6. Un processus d’intégration qui commence avant le premier jour

Les programmes d’intégration les plus efficaces démarrent bien avant le premier jour de l’employé dans ses nouveaux locaux. Assurez-vous de :

• Envoyer les documents d’intégration en amont
• Présenter les membres de l’équipe à leur futur collègue avant le déménagement
• Prévenir les employés sur les petites choses comme où déjeuner ou quelle sera la durée de leur trajet domicile-travail

« Une fois, un nouvel embauché m’a dit que la chose la plus utile était un simple email de son futur manager expliquant le code vestimentaire et les endroits où il prenait habituellement un café », raconte Nasteva. « Ça paraît anodin, mais cela a eu un immense impact sur son sentiment d’accueil. »

7. Soutien continu

Le type de soutien que vous offrez à vos employés après leur déménagement fera le succès ou l'échec de votre programme de mobilité.

Les meilleures pratiques incluent :

• Entretiens réguliers avec le service RH
• Formation continue à la culture et à la langue pour les employés ayant déménagé à l’étranger
• Accès aux ressources en santé mentale

Plus vous êtes en mesure d'offrir un solide accompagnement à vos collaborateurs relocalisés, plus leur fidélité sera élevée. 

Andrew Lokenauth, fondateur de The Finance Newsletter, explique que l’un des programmes les plus efficaces de son entreprise est une indemnité annuelle de “visite dans la ville d’origine” de 1,5K $.

« Permettre aux employés relocalisés de garder un lien avec leur communauté d'origine a nettement amélioré nos taux de fidélisation », explique-t-il. « Les données le confirment : notre taux de rotation après relocalisation est passé de 35 % à seulement 12 % après la mise en œuvre de ces dispositifs d’accompagnement. »

Comment fonctionne la mobilité des salariés ? Processus en 8 étapes

La mobilité des salariés suit généralement un processus structuré, pour garantir que les besoins de l'entreprise et de l'employé soient satisfaits lors de la transition. Voici une vue d'ensemble du fonctionnement :

1. Politique de mobilité et planification

• Politique de mobilité : Comme mentionné, les organisations disposent généralement d'une politique de mobilité officielle incluse dans leurs politiques RH qui définit le niveau d’aide fourni, par exemple frais de déménagement, indemnités de logement ou solutions de logement temporaire.
• Confirmation de la mission : L'entreprise identifie le besoin de mobilité, analyse le rapport coût / bénéfices puis, si cela est pertinent, valide le poste ou la mission sur le nouveau site.
• Accord de l'employé : L'employé est officiellement informé de la proposition de mobilité, et des points comme le calendrier, les avantages et les attentes sont discutés.

2. Estimation des coûts et budgétisation

L'entreprise estime les coûts associés au déménagement, tels que :

• Transports
• services de déménagement
• logement temporaire
• aide pour les personnes à charge (scolarisation des enfants par exemple)
• Voyages
• Autres avantages comme des cours de langue ou une assistance pour le visa (en cas de mobilité internationale).

Veillez simplement à prévoir une marge de sécurité dans votre budget. 

« Les dépassements de coûts arrivent toujours. Toujours », précise Lokenauth. « J’intègre une marge de 20 % dans chaque budget de mobilité, car il y a toujours un imprévu. Lors de notre dernier projet de mobilité, un camion de déménagement est tombé en panne au beau milieu de nulle part, ce qui nous a obligés à loger un salarié à l'hôtel une semaine supplémentaire. Une leçon coûteuse. »

3. Services et accompagnement pour la mobilité

• Aide au déménagement : Cela comprend la location de professionnels pour le déménagement, l’expédition des biens personnels et l’appui logistique via les services de mobilité de l’entreprise, pour le transport des meubles, des voitures, etc.
• Aide au logement : Les entreprises aident souvent les salariés à trouver un logement temporaire ou permanent sur le nouveau site. Cela peut inclure des voyages de prospection, le paiement de loyers ou une subvention pour l’acompte de l’achat d’un bien.
• Déplacement et logement temporaire :  Certaines entreprises proposent un hébergement temporaire si les salariés ont besoin de temps pour s’installer ou si une période s’écoule avant la prise de poste sur le nouveau site. Certaines offrent un aller-retour annuel au pays d’origine pour permettre à l’employé de gérer des besoins personnels ou familiaux.
• Accompagnement familial : De nombreux dispositifs de mobilité offrent une aide pour le conjoint et les enfants, par exemple une aide à l’insertion professionnelle du conjoint, l’aide à la recherche d’écoles pour les enfants ou une facilitation de l’intégration dans la nouvelle communauté. « Lorsque nous avons déplacé notre équipe tech à Boston, près de 40 % des candidats initiaux ont renoncé parce que leur conjoint ne trouvait pas un poste équivalent », indique Lokenauth. « Nous travaillons désormais avec des cabinets de recrutement locaux pour aider à l’emploi des conjoints. »

4. Immigration et conformité juridique

• Pour les mobilités internationales, l’entreprise gère les aspects juridiques, par exemple l’obtention de visas de travail, de permis de séjour, et s’assure de la conformité RH avec le droit du travail international.

5. Fiscalité, rémunération et ajustements des avantages

• Le package de rémunération de l’employé peut être ajusté pour refléter les différences de coût de la vie entre l’ancienne et la nouvelle localisation. Cela peut être effectué par une augmentation salariale ou une allocation de relocalisation. Dans le cas d’une allocation de relocalisation, l’avantage est temporaire et n’est applicable que tant que l’employé reste dans la nouvelle localisation. 
• Les entreprises peuvent offrir une assurance supplémentaire afin de maintenir le même niveau de couverture que celui dont bénéficiait l’employé dans sa localisation d’origine. Si la relocalisation se fait vers un pays à haut risque de menaces naturelles ou politiques, les entreprises peuvent proposer une assurance évacuation et assistance d’urgence.  
• L’entreprise peut également proposer une assistance fiscale ou gérer les déclarations d’impôts pour les employés relocalisés à l’international.

6. Calendrier de la relocalisation

• Un calendrier de relocalisation est élaboré afin de s’assurer que toutes les étapes, telles que la recherche de logement, le déménagement et la prise de poste dans la nouvelle localisation, soient coordonnées efficacement. Cela inclut également toute période de transition nécessaire pour former ou recruter un remplaçant sur le lieu d’origine.

7. Intégration et accueil

• Une fois arrivé dans la nouvelle localisation, les entreprises offrent un accompagnement pour aider l’employé à s’adapter au nouvel environnement professionnel, à la culture de travail ou au nouveau pays. Cela peut inclure une session d’intégration, des opportunités de réseautage ou une formation culturelle (pour les déplacements à l’international).

8. Soutien continu

• Selon la politique de l’entreprise, les employés peuvent recevoir une assistance continue à la relocalisation, telle qu’une formation linguistique, une aide juridique ou un soutien financier supplémentaire pour couvrir les frais accessoires de déménagement après leur installation dans la nouvelle localisation.

7 avantages de la relocalisation des employés pour les employeurs

La relocalisation des employés offre plusieurs avantages stratégiques aux employeurs, aidant à améliorer le fonctionnement de l’entreprise et à réaliser les objectifs organisationnels à long terme. Voici les principaux bénéfices pour les employeurs :

1. Accès à des talents spécialisés

La relocalisation permet aux entreprises d’intégrer des collaborateurs disposant de compétences ou d’expertises spécifiques requises à un emplacement particulier, garantissant ainsi que les postes clés soient occupés par des talents de confiance.

Lead Smarter in the Age of AI

Join the People Managing People community for access to exclusive content, practical templates, member-only events, and weekly leadership insights—it’s free to join.

Sign up with LinkedIn

Or sign up with email:

Name*

First name Last name

Business email*

LinkedIn profile

Seniority*

Select an optionExecutive / C-suiteVPDirectorManagerIndividual ContributorOther

Company's AI adoption maturity*

Select an optionExploring opportunitiesRunning pilotsScaling adoptionEmbedded in the business model

This field is hidden when viewing the form

Job title

This field is hidden when viewing the form

Department

Select an optionExecutive LeadershipOperationsPeople & CultureTechnologyFinanceMarketingSales & Business DevelopmentProduct & InnovationCustomer SuccessLegal & ComplianceOther

This field is hidden when viewing the form

Company size

Select an option1–5051–200201–1,0001,001–5,0005,001–10,00010,000+

This field is hidden when viewing the form

Industry

Select an optionTechnology / SoftwareProfessional Services / ConsultingFinancial ServicesHealthcare & Life SciencesManufacturing & IndustrialRetail & Consumer GoodsMedia & CommunicationsGovernment & Public SectorEducationNonprofit / NGOEnergy & UtilitiesOther

This field is hidden when viewing the form

Company website

By submitting this form, you agree to receive our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. You can unsubscribe at any time. For more details, please review our privacy policy.

This field is hidden when viewing the form

Reg Wall Module

InlineBottom BarFooterLanding PagePop UpSidebarSSO

2. Expansion sur de nouveaux marchés

Déplacer des employés peut soutenir la croissance de l’entreprise en aidant à établir une présence dans de nouveaux marchés géographiques. Cela garantit la présence de collaborateurs expérimentés sur place, pour gérer les opérations et développer des relations locales.

3. S’assurer que vos meilleurs collaborateurs ont le plus grand impact

Déplacer les meilleurs éléments ou les dirigeants vers des sites stratégiques peut améliorer les performances de l’entreprise, en s’assurant que les personnes ayant fait leurs preuves soient placées là où elles auront le plus d’impact.

4. Réduction des coûts

Dans certains cas, la relocalisation des collaborateurs peut générer des économies sur le long terme, en particulier si le nouveau site présente des coûts d’exploitation moins élevés (ex. taxes, immobilier ou main-d’œuvre réduits).

5. Développement et fidélisation des employés

Proposer la relocalisation dans le cadre de plans de développement professionnel aide à fidéliser et à former les meilleurs talents. Les employés peuvent voir la relocalisation comme une opportunité d’évolution de carrière, de nouvelles expériences ou de prise de responsabilités, ce qui augmente leur satisfaction et réduit le turnover.

6. Meilleure collaboration internationale

Dans les entreprises multinationales, la mobilité des collaborateurs favorise une meilleure coopération entre les différents bureaux dans le monde. Les employés qui connaissent la culture et le fonctionnement de diverses régions servent de ponts, optimisant la communication et la coordination.

7. Renforcement de la marque employeur

Proposer des packages de relocalisation attractifs démontre l’engagement de l’entreprise à investir dans ses collaborateurs, ce qui peut renforcer la marque employeur.

Cela facilite l’attraction de talents de qualité, qui voient les opportunités de mobilité comme un signe de potentiel de développement et d’attention portée aux employés.

4 avantages de la relocalisation des employés pour l’employé

La relocalisation présente de nombreux avantages pour les employés, allant du développement de carrière à la découverte d’une nouvelle culture. Voici les principaux atouts :

1. Avancement professionnel

La mobilité interne via des programmes de mobilité interne s’accompagne souvent d’opportunités d’évolution professionnelle, telles que des promotions ou la prise de fonctions plus importantes dans une nouvelle localisation. Cela peut accélérer l’évolution de carrière et exposer à différents aspects de l’entreprise.

3. Rémunération accrue

De nombreuses entreprises offrent des incitations financières aux salariés qui déménagent, telles que des salaires plus élevés, des primes de relocalisation ou des ajustements pour le coût de la vie, surtout si le déménagement concerne une région plus chère ou implique plus de responsabilités.

3. Meilleure sécurité de l'emploi

Accepter un déménagement pour répondre à un besoin métier ou prendre un poste de direction dans un nouveau bureau peut offrir aux employés une place plus solide dans l'entreprise. Cela démontre l’engagement et la flexibilité, ce qui peut renforcer la sécurité de l’emploi, notamment si le déménagement vise à accompagner une initiative commerciale clé.

4. Aventure et nouvelles expériences

Certains employés verront le fait de déménager comme une opportunité excitante de découvrir de nouvelles villes, régions ou pays. Cette aventure peut mener à de nouveaux loisirs, expériences et amitiés.

Coûts liés à la relocalisation des salariés

Relocaliser des salariés peut représenter un investissement conséquent pour les entreprises, car cela implique généralement divers coûts directs et indirects. 

Et ceux-ci peuvent exploser si vous n’intégrez pas l’ensemble des frais cachés ou variables dans vos prévisions. « Les pièges fréquents incluent les frais de visa ou juridiques (qui peuvent atteindre 10 000 $ pour une famille), les coûts de résiliation de bail pour le logement actuel de l’employé, ainsi que le chargement/l’expédition de meubles ou de voitures, » explique Lee Baldwin, responsable des services gérés chez Pay Check Limited.

Voici les principaux coûts associés à la relocalisation des employés pour vous aider à vous assurer que votre budget couvre tous les aspects :

Frais de déménagement

• Emballage et transport des biens ménagers : Cela inclut l'embauche de déménageurs professionnels pour emballer, transporter et déballer les biens d’un employé. Pour les déménagements internationaux, les frais de transport peuvent aussi inclure le fret aérien ou maritime.
• Transport du véhicule : Si la voiture de l’employé doit être déplacée dans la nouvelle ville, l’entreprise peut prendre en charge le coût d’expédition du véhicule.

Coûts liés au logement

• Aide à la vente du domicile ou à la rupture du bail : Les entreprises aident souvent les salariés à vendre leur logement ou à résilier leur bail. Cela peut inclure le paiement de frais d’agence immobilière, la prise en charge des frais de résiliation anticipée ou la mise à disposition d’un logement temporaire jusqu’à ce qu’une solution permanente soit trouvée.
• Aide pour l’apport initial ou loyer : Les employeurs peuvent proposer une aide financière pour l’apport d’une nouvelle maison ou une aide au loyer dans la nouvelle localité, en particulier si le coût de la vie y est plus élevé.
• Logement temporaire : Avant de trouver une habitation permanente, les salariés peuvent avoir besoin d’un hébergement provisoire, tel qu’un hôtel ou un appartement d’entreprise, dont le coût peut être pris en charge par l’entreprise.

Frais de déplacement

• Déplacement pour la relocalisation : Les entreprises prennent généralement en charge les déplacements de l’employé et de sa famille vers leur nouvelle destination.
• Voyages de repérage : Certaines entreprises offrent un soutien financier pour des voyages préparatoires afin que l'employé et sa famille puissent rechercher un logement, des écoles ou se familiariser avec la région.
• Voyages réguliers vers la localisation d'origine : Les entreprises prennent parfois en charge les coûts de voyages pour permettre à l’employé et à sa famille de retourner dans leur région d'origine, notamment pour fêter les vacances en famille ou gérer des démarches personnelles (comme des rendez-vous médicaux spécialisés, le renouvellement de pièces d’identité, etc.).

Ajustements pour le coût de la vie (COLA)

• Si la nouvelle destination présente un coût de la vie nettement supérieur, les entreprises peuvent proposer un ajustement COLA afin d’assurer que le niveau de vie de l’employé reste stable. Il peut s’agir d’un ajustement salarial temporaire ou permanent.

Aide fiscale

• Dans certains cas, les frais de relocalisation sont imposables, notamment lors de déménagements internationaux. Pour réduire la charge fiscale des salariés, les entreprises proposent souvent une aide ou des remboursements pour couvrir la fiscalité supplémentaire générée par le déménagement.

Frais d’immigration et juridiques

• Pour les déménagements à l’international, les entreprises doivent couvrir les frais d’obtention de permis de travail, de visas, ainsi que tout accompagnement juridique lié à la conformité aux lois sur l'immigration et le travail dans le pays de destination.

Soutien à la famille

• Aide à l'emploi pour le conjoint : Les entreprises peuvent fournir une aide à la recherche d’emploi ou rembourser les frais de recherche d’emploi si le conjoint d’un salarié a besoin d’aide pour retrouver un poste dans la nouvelle région.
• Aide à la scolarisation et à la garde d’enfants : Les entreprises peuvent accompagner la recherche d’écoles pour les enfants, ou financer les frais de scolarité dans le privé, la crèche ou les services de garde durant la période de transition.

Primes de déménagement

• Pour inciter au déménagement ou compenser les désagréments liés au changement de résidence, les entreprises peuvent offrir une prime forfaitaire de déménagement. Ce paiement unique aide les employés à couvrir divers frais liés à la mobilité qui ne sont pas toujours pris en charge directement par l’entreprise.

Indemnités d'installation

• Certaines entreprises offrent une indemnité “d’installation” pour aider l’employé et sa famille à s’adapter à leur nouvel environnement. Cela peut couvrir des éléments comme le mobilier, des biens ménagers ou les frais liés à la mise en place des services et des abonnements dans le nouveau logement.

Frais de stockage

• En cas de délai entre le déménagement et l’installation dans la résidence définitive, les entreprises peuvent prendre en charge le stockage des effets personnels.

Coûts d'assurance

• Les entreprises peuvent proposer une couverture d’assurance pour protéger les biens du salarié pendant le déménagement, incluant une assurance pour les biens transportés et une couverture santé supplémentaire en cas de mobilité internationale.

Coûts de perturbation des projets

• Dans certains cas, des coûts peuvent survenir lors de la période de transition du salarié. Si ce dernier est absent du bureau pendant une durée prolongée pour gérer sa mobilité, l’entreprise peut devoir recruter un remplaçant temporaire ou absorber le coût d’une baisse de productivité le temps du déménagement.

Coûts de soutien continu

• Les entreprises peuvent proposer des services d’accompagnement à la mobilité sur le long terme, comme des formations interculturelles (pour les déplacements internationaux), des cours de langue, ou un accompagnement psychologique pour faciliter l’adaptation du salarié et de sa famille à leur nouvel environnement.

Coûts de rapatriement (en cas de mobilité internationale)

• Si le transfert est temporaire, l’entreprise doit également prévoir un budget pour le rapatriement, c’est-à-dire la relocalisation de l’employé vers son lieu d’origine à la fin de la mission.

Défis liés à la mobilité des salariés

La mobilité des salariés présente plusieurs défis tant pour les employeurs que pour les employés. Ces défis peuvent être d’ordre logistique, financier, émotionnel ou culturel. Voici les principaux obstacles :

Gestion des coûts

• Coûts élevés : Comme démontré ci-dessus, les coûts de relocalisation peuvent rapidement augmenter, et leur gestion tout en respectant le budget reste un défi de taille.
• Différences de coût de la vie : Les salariés peuvent être amenés à s’installer dans des régions où le coût de la vie est plus élevé. Ajuster la rémunération ou offrir des indemnités compensatrices peut peser sur les finances de l’entreprise.
• Conséquences fiscales : « Le principal piège pour un nouvel employé est l’impact fiscal d’un package de mobilité », explique Cara Heilmann, présidente de l’International Association of Career Coaches. « Les employés peuvent être surpris d’apprendre que le soutien à la mobilité, qu’il soit en espèces ou en nature — par exemple les frais de déménagement, le logement temporaire ou les paiements forfaitaires — peut figurer sur leur formulaire W-2, être considéré comme revenu imposable, et donc imposé à leur taux marginal fédéral. L’employeur doit bien informer sur la part imposable, et les candidats doivent en être conscients afin de pouvoir en négocier les modalités, par exemple en ajustant le montant versé pour couvrir les impôts supplémentaires. »

Adaptation de l’employé et de sa famille

• Stress émotionnel : Déménager peut être source de stress émotionnel pour les employés et leurs familles. Quitter un environnement familier, des amis et des réseaux de soutien peut entraîner des sentiments d’isolement et de stress, ce qui peut affecter les performances au travail. Aider les employés à se créer une nouvelle communauté peut faire une énorme différence pour leur bien-être — et pour votre taux de rotation du personnel. « Nous créons des groupes locaux sur les réseaux sociaux pour les employés relocalisés et leurs familles, » explique Lokenauth. « C’est devenu un incroyable réseau de soutien où les gens partagent des conseils sur les médecins, les restaurants et les événements communautaires. » 
• Questions familiales : Si l’employé a une famille, trouver de nouvelles écoles, des modes de garde et un emploi pour le ou la conjoint(e) peut être difficile. Les membres de la famille peuvent résister au déménagement ou avoir du mal à s’adapter au nouvel environnement.

Logement et immobilier

• Disponibilité du logement : Trouver un logement adapté dans la nouvelle ville peut être difficile, surtout dans les zones où les options sont limitées ou sur des marchés immobiliers très concurrentiels. « J’ai déjà géré une relocalisation de Londres à San Francisco et le logement temporaire seul coûtait plus de 8 000 $ par mois — une dépense non prévue, car c’était pendant la haute saison, » explique Baldwin.
• Vente ou location de l’habitation actuelle : Les employés peuvent rencontrer des difficultés à vendre ou à louer leur logement actuel, ce qui peut retarder le processus de relocalisation ou engendrer une pression financière.

Barrières culturelles et linguistiques (dans le cas d’une relocalisation internationale)

• Adaptation culturelle : Les employés qui déménagent dans un autre pays peuvent rencontrer des difficultés à s’adapter à de nouvelles normes culturelles, valeurs et environnements de travail. Une mauvaise compréhension des coutumes locales peut entraîner de la frustration et compliquer l’intégration dans l’entreprise. 
• Barrières linguistiques : Les employés qui s’installent dans un pays dont ils ne parlent pas couramment la langue peuvent avoir des difficultés à communiquer, aussi bien sur le plan professionnel que personnel, ce qui peut provoquer de l’isolement ou de la frustration.

Questions juridiques et d’immigration

• Permis de travail et visas : Les relocalisations internationales nécessitent souvent d’obtenir des permis de travail et des visas, ce qui peut s’avérer complexe, long et coûteux. Les services d’employer of record (EOR) comme Deel peuvent vous assister dans ces démarches.
• Respect de la législation locale : Les employeurs doivent se conformer à la législation du travail locale, aux réglementations fiscales et aux usages en vigueur dans le pays d’accueil, ce qui peut être complexe et nécessiter une expertise juridique. Un EOR ou une organisation professionnelle d’employeurs peut accompagner ces démarches. 

Intégration sur le lieu de travail

• Productivité de l’employé : Les employés relocalisés peuvent mettre du temps à prendre leurs marques, ce qui peut entraîner une baisse temporaire de la productivité. La durée de cette période d’adaptation varie et les employés peuvent être distraits par des préoccupations liées à leur déménagement. « J’estime que nous perdons environ deux semaines de productivité totale lors de chaque relocalisation, ce qui représente un coût d’environ 5 à 8 K$ par employé en production perdue, » indique Lokenauth.
• Création de nouveaux réseaux : Dans une nouvelle région, les employés peuvent avoir du mal à créer des réseaux professionnels ou à nouer des liens avec leurs nouveaux collègues, ce qui peut affecter la dynamique d’équipe et l’intégration à la culture de l’entreprise.

Incertitude professionnelle

• Impact sur la carrière : Les employés peuvent se demander comment la relocalisation influera sur leur trajectoire de carrière à long terme. Les inquiétudes sur le fait d’être « loin des yeux, loin du cœur » ou de devoir s’adapter à une nouvelle culture d’entreprise peuvent engendrer de l’anxiété.
• Défis liés à la réintégration : Pour les relocalisations temporaires, le retour à l’entreprise ou au pays d’origine constitue aussi un défi. Les employés peuvent se sentir déconnectés du siège ou avoir du mal à se réintégrer après un séjour à l’étranger.

Résistance des employés

• Réticence à déménager : Tous les employés ne sont pas disposés à déménager, surtout si le changement perturbe leur vie familiale ou leurs projets personnels. Convaincre des employés de partir, même avec des incitations financières, peut s’avérer difficile.

Timing et coordination

• Complexités logistiques : Orchestrer un déménagement implique de gérer de nombreux aspects logistiques comme l’emballage, l’expédition et l’organisation de l’hébergement. Veiller à ce que tout se déroule en temps voulu peut être difficile, en particulier si de nombreuses parties prenantes sont impliquées (déménageurs, agents immobiliers, avocats, etc.).
• Moment du déménagement : Le moment choisi pour la relocalisation peut ne pas coïncider avec la vie personnelle de l’employé, entraînant stress et insatisfaction. Par exemple, un déménagement en milieu d’année scolaire pour des enfants ou lors d’un événement personnel important peut entraîner des perturbations.

Que sont les services de relocation pour employés ?

Les services de relocation pour employés sont des programmes spécialisés ou des solutions fournis par les entreprises, ou par des prestataires externes, pour aider les salariés à effectuer sans encombre leur transition vers un nouveau lieu pour des raisons professionnelles.

Ces services de mobilité du personnel sont conçus pour réduire au minimum le stress et les défis logistiques liés au déménagement, tant pour l’employé que pour l’employeur, en proposant une gamme complète d’assistance. 

L’objectif est de permettre à l’employé de se concentrer sur son travail pendant que les aspects pratiques de la relocalisation sont gérés efficacement.

Avantages à utiliser des services de relocation :

• Réduction des tâches administratives : Recourir à un prestataire externe soulage les équipes internes de la gestion du processus de relocalisation.
• Moins de stress pour les employés : En fournissant un soutien logistique et émotionnel, les services de relocalisation permettent aux employés de se concentrer sur leur travail plutôt que sur les difficultés du déménagement.
• Expertise et valeur ajoutée : En faisant appel à des spécialistes de la relocation, les entreprises bénéficient du support nécessaire. De plus, certains prestataires peuvent avoir des partenariats ou obtenir des remises pour certains coûts liés à la relocalisation (par exemple, des tarifs préférentiels avec des sociétés de déménagement).
• Productivité accrue : Lorsque la relocalisation est prise en charge efficacement, les employés peuvent s’installer dans leurs nouvelles fonctions plus rapidement, réduisant ainsi les temps morts et les perturbations.
• Rétention des talents : Des services de relocation complets montrent l’engagement de l’entreprise envers ses collaborateurs, ce qui améliore la satisfaction et la fidélisation des employés.
• Conformité : Garantit que l’entreprise et le collaborateur respectent la législation locale, la réglementation fiscale et les obligations en matière d’immigration, évitant ainsi tout risque juridique.

Comment choisir un prestataire de services de relocation pour employés

Trois éléments à surveiller lorsque vous choisissez un prestataire chargé de la relocation de vos employés :

1. Flexibilité

« Après avoir travaillé avec six sociétés de relocation différentes, j’ai appris à donner la priorité à la flexibilité sur le coût », explique Lokenauth. « Le prestataire le moins cher nous a finalement coûté plus cher à cause de ses politiques rigides. »

Nasteva confirme : « Je regarde s’ils sont réellement à l’écoute. Certaines sociétés essaient d’imposer leur système et ne s’adaptent pas à vos processus internes. Cela crée des frictions. »

2. Plateformes technologiques performantes

« Cherchez des sociétés disposant de plateformes technologiques solides », recommande Lokenauth. « Notre prestataire actuel propose une application excellente qui permet aux employés de suivre leurs expéditions et de soumettre leurs dépenses instantanément. »

3. Bonne communication

Vous ne souhaitez pas confier une relocation à quelqu’un en qui vous ou vos employés ne pouvez pas avoir confiance pour vous tenir informés de tout changement ou imprévu rencontré en cours de route.

« J’ai obtenu les meilleurs résultats avec des prestataires qui sont réactifs, flexibles et transparents sur leurs tarifs », affirme Nasteva. « Si je dois courir après quelqu’un pour une mise à jour, c’est déjà non pour moi. »

Que comprend un service de relocation pour employés ?

Voici les principaux éléments généralement inclus dans les services de relocalisation :

Déménagement et transport

• Emballage et expédition : Des déménageurs professionnels sont engagés pour emballer, transporter et déballer les effets personnels de l’employé, y compris les objets personnels, le mobilier et parfois les véhicules.
• Transport de véhicules : Certains services incluent l’acheminement de la ou des voitures de l’employé vers le nouveau lieu, en particulier pour les relocalisations longue distance ou internationales.

Recherche et aide au logement

• Logement temporaire : Avant de trouver un logement permanent, les employés peuvent avoir besoin d’un hébergement de courte durée, comme des hôtels ou des appartements meublés. Les services de relocalisation organisent et prennent en charge le coût de ce logement temporaire.
• Aide à la recherche de logement : Les employés sont accompagnés dans la recherche d’un nouveau domicile, avec le soutien d’un agent immobilier, des visites, ainsi que la négociation de baux ou d’actes d’achat. Ce service inclut également la coordination des inspections et des démarches administratives.
• Aide à la vente ou à la rupture de bail : Si l’employé doit vendre son logement actuel ou rompre un bail, les services de relocalisation peuvent l’assister dans la vente, prendre en charge les pénalités de résiliation anticipée, ou même racheter le logement à l’employé pour accélérer la démarche. « Lorsque nous avons relocalisé du personnel à Miami, l’expertise locale de notre prestataire nous a permis d’économiser environ 50 000 $ en frais immobiliers et coûts de logement temporaire », souligne Lokenauth.

Coût de la vie et aides financières

• Adaptations au coût de la vie (COLA) : Aide à l’ajustement du salaire pour tenir compte des différences de coût de la vie entre la localisation actuelle et la nouvelle destination de l’employé.
• Indemnités/Primes de relocalisation : Certains services de relocalisation fournissent des paiements forfaitaires aux employés pour couvrir les frais annexes liés au déménagement.
• Gestion des dépenses : Suivi, gestion et remboursement des dépenses liées au déménagement, telles que les voyages, l’hébergement provisoire et les indemnités de repas.

Soutien pour le voyage et la logistique

• Voyages de repérage : Les entreprises organisent souvent pour les employés (et leurs familles) des visites dans la nouvelle localité avant le déménagement afin de trouver un logement, visiter des écoles et découvrir la région.
• Organisation du voyage : Réservation des moyens de transport pour l’employé et sa famille, incluant les vols, les transports terrestres et autres aspects logistiques du déplacement.

Services de soutien pour la famille

• Aide à l’emploi du conjoint : Assistance au conjoint ou partenaire de l’employé relocalisé pour trouver un emploi sur le nouveau lieu, à travers l’aide à la recherche d’emploi, à la rédaction du CV et ressources de réseautage.
• Services de placement scolaire : Aide pour trouver des écoles adaptées aux enfants, organiser des visites, accompagner les démarches d’inscription et naviguer dans les systèmes éducatifs locaux.
• Recherche de garde d’enfants et d’aînés : Fourniture de ressources pour localiser et organiser la garde d’enfants ou de personnes âgées dans la nouvelle région afin de faciliter l’adaptation des familles.

Assistance immigration et juridique (pour les relocalisations internationales)

• Visas et permis de travail : Aide pour l’obtention de visas de travail, de permis de résidence et la conformité aux lois locales sur l’immigration pour les employés et leurs familles. « Si un prestataire a déjà géré des cas internationaux, c’est un atout : vous ne voulez pas qu’il apprenne sur votre projet », explique Nasteva.
• Conformité juridique : Gestion de la conformité avec les lois locales, la réglementation du travail et les exigences fiscales dans le nouveau pays, assurant ainsi une transition fluide et l’évitement de complications juridiques.

Fiscalité et conseils financiers

• Égalisation fiscale : Assistance pour la gestion de toute charge fiscale supplémentaire liée à la relocalisation, notamment lors de mouvements internationaux. Cela garantit que les employés ne paient pas plus d’impôts qu’ils n’en auraient payé dans leur pays d’origine.
• Conseils financiers : Conseils sur la gestion des aspects financiers liés au déménagement, incluant la compréhension de l’impact fiscal, l’adaptation aux changements de coût de la vie et la gestion des transactions immobilières.

Formation culturelle et linguistique

• Formation culturelle : Pour les relocalisations internationales, les employés et leurs familles peuvent bénéficier de formations afin de les aider à s’adapter aux coutumes, à la culture de travail et aux normes sociales du nouveau pays.
• Cours de langue : Des formations linguistiques sont souvent proposées pour aider les employés et leurs familles à apprendre la langue du nouveau pays ou de la région, facilitant ainsi leur intégration dans la communauté et sur le lieu de travail.

Services d’installation

• Mise en service des abonnements et utilités : Aide pour la souscription aux services essentiels (électricité, internet, eau, etc.) et autres services comme la banque, les forfaits téléphoniques et l’assurance dans la nouvelle localité.
• Orientation et ressources locales : Organisation de visites pour aider les employés à se familiariser avec leur nouvel environnement, notamment la localisation de commerces, de prestataires de santé et d’activités récréatives.

Services de rapatriement (pour les affectations internationales temporaires)

• Assistance au retour : Pour les employés en mission internationale temporaire, les services de rapatriement gèrent la logistique du retour de l’employé et de sa famille dans leur pays d’origine, incluant l’expédition des biens, la recherche d’un nouveau logement et le bon déroulement de la réintégration.
• Réorientation culturelle : Soutien à la réadaptation à la culture et à l’environnement de travail du pays d’origine après une mission internationale de longue durée.

Soutien permanent et accompagnement

• Programmes d’assistance aux employés (EAP) : Certains services de relocalisation incluent des conseils et un accompagnement pour les employés et leurs familles qui rencontrent des défis émotionnels ou logistiques liés au déménagement.
• Coaching de transition : Proposer un accompagnement continu pour aider les employés à s’adapter à leurs nouvelles fonctions, à s’intégrer à de nouvelles équipes, ou à se familiariser avec la culture d’entreprise du nouveau site.

Meilleures pratiques pour la relocalisation des employés

Je terminerai par un résumé de quelques bonnes pratiques à garder à l’esprit lors de la relocalisation des employés :

• Communication claire : Garder les employés informés du processus de relocalisation, des options, des attentes et du soutien disponible.
• Proposer des packages de relocalisation complets : Prendre en charge les principaux frais comme les coûts de déménagement, le logement temporaire et les indemnités de déplacement pour réduire le stress des employés.
• Personnaliser le soutien : Adapter l’accompagnement aux besoins individuels, y compris l’aide à la recherche d’emploi pour le conjoint ou les considérations spécifiques à la famille telles que la scolarité.
• Offrir une formation culturelle : Proposer une orientation culturelle afin d’aider les employés à s’adapter à la nouvelle région et à l’environnement de travail. Cela peut inclure des cours de langue.
• Soutenir l’intégration : Faciliter les opportunités de réseautage social et professionnel dans la nouvelle région pour adoucir la transition.

6 exemples de packages de relocalisation d’employés

Les packages de relocalisation varient selon la politique de l’entreprise, le poste de l’employé, la distance du déménagement et s’il s’agit d’un déménagement national ou international. 

Voici quelques exemples courants de ce que pourrait inclure un package de relocalisation typique :

1. Package de relocalisation de base (national)

Ce package de relocalisation est généralement proposé pour des déménagements à l’intérieur d’un même pays et est souvent accordé aux employés de niveau intermédiaire.

Inclut :

• Frais de déménagement : Prend en charge les frais d’emballage, d’expédition et de transport des biens ménagers.
• Remboursement des frais de voyage : Rembourse les frais de déplacement (avion, carburant, etc.) pour l’employé et sa famille vers le nouveau lieu.
• Logement temporaire : Fournit un logement provisoire à l’employé jusqu’à ce qu’il trouve un logement permanent (généralement jusqu’à 30 jours).
• Allocation de déménagement : Offre une somme forfaitaire unique pour couvrir les frais annexes liés au déménagement comme l’installation ou l’achat de mobilier.

Exemple :

• Distance de déménagement : 500 miles à l’intérieur du même pays.
• Avantage de relocalisation : Forfait de 5 000 $ pour les frais de déménagement, billet d’avion aller simple pour la famille et 1 mois de logement temporaire.

2. Package de relocalisation complet (national)

Ce package est plus étendu, souvent proposé aux cadres supérieurs ou à ceux qui déménagent sur de longues distances à l’intérieur du pays.

Inclut :

• Services complets de déménagement : Des déménageurs professionnels emballent, transportent et déballent les biens ménagers, et cela peut inclure le transport de voiture.
• Aide à la revente du logement : Aide l’employé à vendre son logement actuel, en couvrant les frais de clôture, les commissions d’agent immobilier ou la moins-value à la revente.
• Aide à la recherche de logement : Met à disposition un agent immobilier et couvre les frais de déplacement pour trouver un nouveau logement.
• Logement temporaire : Offre jusqu’à 60 à 90 jours de logement d’entreprise ou de solutions temporaires.
• Ajustement au coût de la vie (COLA) : Offre un ajustement salarial si le coût de la vie dans la nouvelle région est plus élevé.
• Prime de relocalisation : Offre une prime forfaitaire pour compenser les désagréments liés au déménagement.
• Soutien au conjoint : Fournit une aide à la recherche d’emploi pour le ou la conjointe de l’employé.

Exemple :

• Distance de déménagement : 1 500 miles à travers le pays.
• Avantage de relocalisation : Services complets de déménagement, aide d’un agent immobilier, 2 mois de logement temporaire, 10 000 $ d’ajustement au coût de la vie et une prime de relocalisation de 5 000 $.

3. Package de relocalisation à l’international

Ce package est typiquement proposé aux employés qui déménagent dans un autre pays, en particulier pour des missions de longue durée ou des relocalisations permanentes.

Inclut :

• Services complets de déménagement : Emballage, expédition et transport des biens ménagers, y compris l'expédition internationale et le dédouanement.
• Soutien à l'immigration : Obtention de visas, de permis de travail et de résidence pour l'employé et sa famille.
• Formation linguistique et interculturelle : Cours de langue et formation sur la culture pour aider l'employé et sa famille à s'adapter au nouveau pays.
• Aide à la recherche de logement : Aide à la recherche d'un logement dans le nouveau pays, y compris la prise en charge des déplacements de prospection et des frais d'agence immobilière.
• Ajustement du coût de la vie (COLA) : Ajuste la rémunération en fonction du coût de la vie et des services disponibles dans le nouveau pays.
• Indemnité de logement : Offre une allocation de logement si le marché immobilier du nouveau lieu de résidence est beaucoup plus cher ou fournit un appartement payé par l'entreprise.
• Aide à la scolarisation : Aide à trouver et prend potentiellement en charge les frais de scolarité dans une école privée pour les enfants.
• Égalisation fiscale : Garantit que l'employé ne paie pas plus d'impôts qu'il ne le ferait dans son pays d'origine, en couvrant les différences entre les systèmes fiscaux.
• Soutien au conjoint : Offre une aide à la recherche d'emploi ou au réseautage pour le conjoint de l'employé dans le nouveau pays.
• Assistance au rapatriement : Offre un soutien pour le retour dans le pays d'origine, y compris le déménagement de retour, à la fin de la mission.

Exemple :

• Lieu du déménagement : Des États-Unis vers l'Allemagne.
• Avantage de relocalisation : Services complets de déménagement international, soutien à l'immigration pour la famille, cours de langue, allocation de logement de 50 000 $, COLA de 15 000 $, égalisation fiscale et prise en charge des frais de scolarité pour les enfants.

4. Forfait de relocalisation pour cadres

Ce type de forfait de relocalisation d'entreprise est généralement réservé aux cadres supérieurs ou aux employés de haut niveau et offre le soutien le plus complet pour garantir une transition en douceur.

Comprend :

• Déménagement tout compris : Prend en charge toutes les dépenses liées au déménagement, y compris l'emballage, l'expédition et le déballage des biens ménagers, ainsi que le transport de véhicules.
• Aide à la vente/achat de logement : Aide les cadres à vendre leur logement actuel, en couvrant tous les frais et pertes potentielles, et assiste à l'achat d'un nouveau logement, y compris l'aide au versement initial ou la prise en charge des frais de clôture.
• Logement temporaire : Fournit un logement d'entreprise jusqu'à 6 mois si nécessaire.
• Ajustement du coût de la vie (COLA) : Ajuste le salaire en fonction du coût de la vie dans la nouvelle localisation.
• Prime de relocalisation : Une prime unique importante (par exemple 20 000 $+) pour couvrir divers frais liés au déménagement.
• Soutien au conjoint/à la famille : Prise en charge complète de la carrière du conjoint, de la scolarisation des enfants et de la formation culturelle ou linguistique.
• Conseil financier et fiscal : Services de conseil financier pour aider le cadre à gérer les conséquences fiscales du déménagement et la gestion d'investissements immobiliers.
• Frais de scolarité en école privée : Prise en charge des frais de scolarité en école privée pour les enfants si besoin.

Exemple :

• Lieu du déménagement : Un cadre déménage du Royaume-Uni à Singapour.
• Avantage de relocalisation : Services complets de déménagement, aide à l'achat de logement, allocation de logement de 100 000 $, frais de scolarité en école privée, égalisation fiscale, prime de relocalisation de 25 000 $ et 6 mois de logement temporaire.

5. Forfait de relocalisation à somme forfaitaire

Certaines entreprises proposent un forfait de relocalisation à somme forfaitaire, où les employés reçoivent un montant déterminé pour gérer eux-mêmes leur déménagement. Cela offre une certaine flexibilité aux employés, mais leur confie la responsabilité de la gestion de la relocalisation.

Comprend :

• Paiement unique : Un montant fixe, généralement basé sur le poste de l'employé, la distance du déménagement ou les coûts moyens de déménagement.
• Déménagement géré par l'employé : L'employé est responsable de tous les aspects du déménagement, y compris l'embauche de déménageurs, la réservation des voyages et la recherche de logement.

Exemple :

• Distance du déménagement : 800 miles au sein du même pays.
• Avantage de relocalisation : Paiement forfaitaire unique de 10 000 $ pour couvrir tous les frais de déménagement.

6. Forfait de relocalisation temporaire

Pour les employés qui sont relocalisés pour une mission de courte durée (par exemple, 6 à 12 mois), le package de relocalisation est adapté afin de couvrir les besoins essentiels pendant la mission.

Comprend :

• Frais de déplacement : Couvre les vols aller-retour ou le transport pour l’employé et sa famille vers le lieu temporaire.
• Logement temporaire : Offre un logement d’entreprise meublé ou une allocation logement pendant la durée de la mission.
• Per diem : Allocation journalière ou mensuelle pour les repas et autres frais de subsistance.
• Rapatriement : Prend en charge les frais de retour de l’employé vers son lieu d’origine à la fin de la mission.

Exemple :

• Lieu de mutation : L’employé est temporairement relocalisé du Canada au Brésil pour 1 an.
• Avantage de relocalisation : Frais de déplacement, logement d’entreprise, allocation de vie de 2 000 $ par mois, et frais de retour.

FAQ sur la relocalisation des employés

Les frais de relocalisation sont-ils imposables pour l’employé ?

Selon la législation fiscale américaine actuelle :

• Toutes les dépenses de relocalisation payées par l’employeur sont imposables pour l’employé.
• Ces remboursements doivent être inclus dans le revenu W-2 de l’employé et sont soumis à l’impôt fédéral sur le revenu, à la Sécurité sociale et aux taxes Medicare.
• Les employés ne peuvent plus déduire les frais de déménagement sur leur déclaration de revenus personnelle.
  

Seule exception :

• Les militaires en service actif qui déménagent en raison d’un ordre militaire peuvent toujours déduire certains frais de déménagement.

Éléments généralement imposables

• Frais de société de déménagement payés par l’employeur
• Frais de voyage, d’hébergement et de repas durant le déménagement
• Coûts du logement temporaire
• Assistance à la vente ou à l’achat d’un logement

Ce que font souvent les employeurs

• De nombreuses entreprises « brutalisent » (« gross-up ») les avantages de relocalisation – c’est-à-dire qu’elles paient un supplément pour couvrir la charge fiscale supplémentaire afin que l’employé reçoive l’avantage net prévu.
  

Ainsi, sauf pour le personnel militaire actif, tous les avantages de relocalisation accordés par l’employeur sont considérés comme un revenu imposable.

Combien de temps les employés ont-ils généralement pour déménager ?

Le calendrier de relocalisation varie selon l’entreprise et la complexité du déménagement.

• Délai habituel : La plupart des organisations accordent 30 à 90 jours à compter de l’acceptation de l’offre de relocalisation par l’employé. Ce délai permet de trouver un logement, transporter les biens et gérer les besoins familiaux.
• Postes seniors ou internationaux : Les relocalisations pour des fonctions exécutives ou internationales peuvent nécessiter des délais plus longs (90–180 jours) pour les démarches de visa, la scolarisation des enfants ou la vente/achat d’une propriété.
• Flexibilité : Les employeurs autorisent parfois des prolongations si l’employé rencontre des difficultés comme la vente d’une maison ou la recherche d’un logement dans une zone très demandée. Une communication claire entre les RH et l’employé est essentielle.
• Déménagements échelonnés : Certaines entreprises autorisent un déménagement en deux temps — l’employé déménage d’abord puis la famille suit plus tard — pour limiter la perturbation.

Que se passe-t-il si l’employé quitte après avoir été relocalisé ?

De nombreuses organisations incluent une clause de remboursement ou de «clawback» pour protéger leur investissement sur la relocalisation.

• Période de remboursement : Généralement de 12 à 24 mois. Si l’employé quitte volontairement ou est licencié pour motif valable durant cette période, il peut devoir rembourser tout ou partie des frais de relocalisation.
• Modalités de remboursement : Certaines entreprises font un remboursement au prorata. Par exemple :
  • Remboursement à 100 % si départ dans les 6 mois
  • Remboursement à 50 % si départ après 12 mois
  • Aucun remboursement après 24 mois
• Exceptions : Le remboursement est souvent annulé si :
  • L’employé est licencié pour réduction d’effectif
  • L’employé change de poste à la demande de l’entreprise
• Contrat écrit : Les modalités de remboursement sont généralement précisées dans un accord de relocalisation que l’employé signe avant le déménagement.
  

Cela garantit que les deux parties comprennent les implications financières d’un départ peu de temps après un déménagement financé par l’entreprise.

Abonnez-vous à la newsletter People Managing People

Pour en savoir plus sur la mobilité des employés et d’autres initiatives de gestion des talents, abonnez-vous à notre newsletter hebdomadaire destinée aux responsables RH et dirigeants d’entreprise. Vous recevrez tous nos derniers contenus partageant des connaissances et des meilleures pratiques pour vous aider à progresser dans votre carrière et avoir un impact plus fort au sein de votre organisation.