Échelonnement des postes : avantages clés et comment le mettre en place
Il y a quelques années, je conseillais une jeune femme travaillant dans l'évaluation des risques. Elle était compétente et très qualifiée, mais elle m'a confié se sentir bloquée dans le poste qu'elle occupait depuis deux ans.
Elle n’arrivait pas à se projeter dans l’avenir et souhaitait plus d’autonomie ainsi que la possibilité de développer ses capacités de réflexion critique.
En conséquence, sa motivation et son engagement avaient fortement diminué et elle envisageait de chercher des opportunités ailleurs.
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Cette situation est malheureusement trop courante sur le marché du travail compétitif actuel, où les gens recherchent plus qu’un simple emploi – ils veulent une voie claire pour leur croissance et leur développement.
C’est là qu'intervient la classification des postes (job leveling).
Le job leveling ne concerne pas uniquement les intitulés de poste et la rémunération ; il s’agit de créer un cadre structuré qui permet aux membres de l’équipe de comprendre clairement l’évolution possible de leur carrière et donc d’augmenter la probabilité qu’ils restent dans l’entreprise.
Pour cette raison et quelques autres, nous avons récemment mené un projet de job leveling dans mon entreprise actuelle, une grande société de conseil multinationale. Je vais ici vous expliquer ce que nous avons fait et pourquoi.
Qu’est-ce que le job leveling ?
Essentiellement, le job leveling est le processus consistant à établir un système structuré pour catégoriser les emplois au sein d’une organisation, selon leur valeur et leur complexité relative.
Il s’agit d’évaluer divers facteurs tels que les responsabilités du poste, les compétences et qualifications requises, le niveau d’autorité décisionnelle et la portée de l’impact sur les objectifs de l’organisation.
En affectant chaque poste à un niveau ou un grade spécifique, la classification des postes permet aux organisations de mettre en place une méthode systématique et transparente de gestion des rôles et de la rémunération.
Un cadre de job leveling comprend généralement plusieurs niveaux ou grades, chacun étant doté de critères définissant le bon positionnement des postes.
Ces critères sont habituellement déterminés à partir de facteurs comme la complexité des tâches, le niveau de responsabilité et la philosophie globale de rémunération de l'entreprise.
Le cadre est généralement élaboré par les ressources humaines en collaboration avec les parties prenantes clés, comme les responsables de services et les cadres supérieurs, afin de garantir qu’il soit aligné sur les objectifs stratégiques de l'organisation.
Les avantages du job leveling
Il existe plusieurs avantages à mettre en place un cadre de job leveling au sein d’une organisation.
Structure de rémunération plus juste et équitable
Avant tout, le job leveling permet d’instaurer une structure de rémunération juste et équitable en veillant à ce que les emplois de valeur et de complexité similaires soient attribués au même niveau ou grade, quel que soit le service ou la fonction à laquelle ils appartiennent.
Cela aide à minimiser les écarts de salaires potentiels et favorise la transparence ainsi que la cohérence des pratiques de rémunération, ce qui peut renforcer le moral et l'engagement des employés.
C’est aussi un outil utile pour veiller à l’équité salariale lors de l’élaboration d’une stratégie de rémunération globale.
Des parcours professionnels plus clairs
Deuxièmement, le job leveling offre une trajectoire d’évolution professionnelle claire pour les employés. En définissant différents niveaux ou grades et les compétences associées à chacun, les membres de l’équipe peuvent visualiser comment leurs rôles évolueront avec le temps et comprendre ce qu’ils doivent accomplir pour progresser au sein de l’organisation.
Cela peut favoriser la rétention et le développement des talents, car les employés savent précisément ce qu’ils doivent améliorer pour évoluer dans leur carrière.
Une meilleure gestion des talents et planification de la relève
Enfin, le job leveling peut améliorer l’efficacité organisationnelle en permettant une meilleure gestion des talents et une planification de la relève plus efficace.
Avec une évaluation claire de la valeur et de la complexité des différents rôles, les organisations peuvent mieux identifier les talents à haut potentiel et leur offrir des opportunités de développement ciblées pour les préparer à des fonctions de leadership. Cela vous aidera également à instaurer une culture où la haute performance est récompensée.
Cela permet de bâtir un vivier solide de futurs dirigeants et d’assurer la pérennité des postes clés.
Exemple de job leveling
Un exemple de grille de classification pour un poste d’ingénieur logiciel/technologue.
1. Technologie et ingénierie
Ingénieur débutant/associé
- Responsabilités : Met en œuvre de petites fonctionnalités ou corrige des bugs sous la supervision d’ingénieurs plus expérimentés. Se concentre sur l’apprentissage de la base de code et des bonnes pratiques fondamentales.
- Compétences requises : Compréhension de base des langages de programmation pertinents pour le poste, compétences en résolution de problèmes et volonté d’apprendre.
- Expérience typique : Jeunes diplômés ou personnes ayant moins de deux ans d’expérience professionnelle.
Ingénieur / développeur logiciel
- Responsabilités : Travaille de façon autonome sur des fonctionnalités ou des projets d’envergure. Commence à se spécialiser sur des parties spécifiques de la base de code ou de la pile technologique. Participe aux relectures de code et peut commencer à encadrer des ingénieurs débutants.
- Compétences requises : Maîtrise d’au moins un langage de programmation ou d’une pile technologique et bonne compréhension du cycle de vie du développement logiciel.
- Expérience typique : 2 à 5 ans d’expérience professionnelle.
Ingénieur principal / développeur logiciel senior
- Responsabilités : Dirige des projets ou des fonctionnalités importantes de la conception au déploiement. Encadre les membres juniors de l’équipe et participe aux décisions techniques stratégiques. Peut également commencer à influencer les choix architecturaux.
- Compétences requises : Expertise sur plusieurs technologies ou expertise approfondie dans un domaine spécifique. Solides compétences en leadership et en communication. Capacité à encadrer de manière efficace.
- Expérience typique : 5 à 10 ans d’expérience professionnelle.
Ingénieur principal / architecte
- Responsabilités : Définit l’orientation technique de l’équipe ou du projet. Responsable des décisions architecturales de haut niveau, impliquant souvent plusieurs systèmes ou technologies. Collabore avec différentes équipes pour assurer la cohérence technique.
- Compétences requises : Expertise technique approfondie dans plusieurs domaines. Forte capacité de réflexion stratégique et de planification. Excellentes compétences en résolution de problèmes à l’échelle du système ou de l’organisation.
- Expérience typique : Plus de 10 ans d’expérience professionnelle, avec un historique de contributions techniques significatives.
Responsable technique
- Responsabilités : Gère une équipe d’ingénieurs, en se concentrant sur la livraison des projets, la croissance et le développement de l’équipe. Participe aux recrutements, aux évaluations de performance et à la gestion du budget. Équilibre responsabilités techniques et managériales.
- Compétences requises : Solides compétences en leadership et en gestion d’équipe. Bonne connaissance des technologies et des processus de développement logiciel. Capacité à gérer efficacement projets et parties prenantes.
- Expérience typique : Varie considérablement, mais nécessite généralement une expérience significative en tant qu’ingénieur ou développeur senior avant d’évoluer vers un poste managérial.
Directeur de l’ingénierie
- Responsabilités : Supervise plusieurs équipes ou l’ensemble du département d’ingénierie. Définit la stratégie, les objectifs et les priorités du département. Responsable de la performance, de la culture et du développement de l’ingénierie. Travaille en étroite collaboration avec d’autres départements et la direction.
- Compétences requises : Fortes compétences en leadership et en planification stratégique. Excellentes aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles. Connaissance approfondie des pratiques d’ingénierie et des tendances du secteur.
- Expérience typique : Expérience étendue dans l’ingénierie et la gestion, généralement plus de 15 ans, avec un historique avéré de leadership et de succès.
Vice-président de l’ingénierie
- Responsabilités : Définit la vision et la stratégie globale de l’ingénierie pour l’entreprise. Veille à l’alignement avec les objectifs commerciaux de l’entreprise. Supervise toutes les activités techniques, du développement de produits à l’infrastructure et aux opérations. Fait partie de l’équipe de direction et contribue à la stratégie et aux décisions à l’échelle de l’entreprise.
- Compétences requises : Capacités exceptionnelles en leadership et en stratégie. Large connaissance technique et compréhension approfondie des enjeux métier. Grandes compétences en communication et en négociation.
- Expérience typique : Nécessite généralement plusieurs décennies d’expérience en technologie et en gestion, avec une expérience significative à un poste de directeur ou supérieur.
Comment créer un cadre de classification des postes
La création d’un cadre de classification des postes nécessite une approche structurée et une analyse approfondie de différents facteurs.
J'ai aidé plusieurs clients à rédiger des documents approfondis qui servent de guide principal pour la classification des postes.
Voici un guide étape par étape pour créer un cadre de classification des postes similaire pour votre organisation.
1. Définir l'objectif et la portée
La première étape consiste à définir clairement l'objectif et la portée du cadre de classification des postes. Quels objectifs précis souhaitez-vous atteindre ?
Alignez le cadre avec la philosophie de rémunération et les objectifs stratégiques de votre organisation. Cela fournira une orientation claire et garantira que le cadre répond à son objectif initial.
Il est important de réussir cette étape car, une fois en place, votre cadre de classification sera utilisé à toutes les étapes du parcours collaborateur : lors du recrutement, des évaluations de performance et des revues de rémunération.
2. Réaliser une analyse des postes
L'étape suivante est de réaliser une analyse approfondie des postes afin de recueillir des informations sur les rôles à inclure dans le cadre de classification.
Cela implique de passer en revue les descriptions de poste, de mener des entretiens avec les employés et les responsables, et d'observer les tâches et responsabilités sur le terrain.
L'objectif est de comprendre les facteurs clés qui différencient les postes en termes de valeur et de complexité. Cette analyse constituera la base de votre cadre de classification.
Par exemple, pour une société de logiciels, l'analyse des postes pourrait impliquer un examen des fiches de poste pour les rôles tels qu’ingénieur logiciel, chef de projet, analyste qualité et chef de produit, ainsi que des entretiens avec les collaborateurs et managers afin de recueillir des informations sur les principales responsabilités, compétences, qualifications et impact sur les objectifs organisationnels pour chaque poste.
3. Identifier les critères clés
Sur la base de l'analyse des postes, identifiez les critères clés qui seront utilisés pour évaluer et différencier les postes au sein du cadre.
Ces critères peuvent inclure des facteurs tels que les responsabilités du poste, les compétences et qualifications requises, le niveau d'autonomie dans la prise de décision, ainsi que l'impact sur les objectifs et la stratégie de l’organisation.
Sélectionnez des critères pertinents, mesurables et alignés avec la philosophie de rémunération de votre structure. Une stratégie de rémunération est un plan élaboré par une organisation pour déterminer comment elle va récompenser ses employés. Cette stratégie tient compte des objectifs de l'organisation, de son budget et de sa position concurrentielle sur le marché du travail.
Par exemple, si votre entreprise valorise la rémunération basée sur la performance, il peut être pertinent d'inclure des critères liés à la performance dans votre cadre. En alignant vos critères de classification avec la philosophie de rémunération de votre structure, vous vous assurez que le cadre soutient votre stratégie globale de rémunération et qu’il contribue à l’atteinte de vos objectifs d’entreprise.
4. Définir les niveaux ou grades de postes
Une fois les critères clés identifiés, définissez des niveaux ou grades de postes reflétant les différents degrés de complexité et de valeur des postes.
Cela peut prendre la forme d’un système numérique ou alphabétique simple (par exemple : Niveau 1, Niveau 2, Niveau 3, etc.) ou d’un système descriptif (par exemple : Débutant, Intermédiaire, Senior, etc.).
Le nombre de niveaux ou grades dépendra de la taille de votre organisation, de sa structure et de la complexité des postes.
Par exemple, en utilisant un système numérique, les niveaux pourraient être Niveau 1, Niveau 2, Niveau 3, etc., Niveau 1 correspondant aux postes débutants et Niveau 3 aux postes de direction ou seniors.
On peut également opter pour un système descriptif, comme Débutant, Intermédiaire et Senior, pour désigner les différents niveaux de responsabilité au sein de l’organisation.
5. Affecter les postes aux niveaux ou grades
En vous appuyant sur les critères définis à l’étape précédente, évaluez et attribuez chaque poste au niveau ou grade approprié au sein du cadre.
Cela peut nécessiter de comparer et d’étalonner les postes entre eux afin de déterminer leur valeur et leur complexité relatives. L'affectation aux niveaux ou grades se fait généralement en fonction de la valeur globale du poste pour l’organisation.
Ce n’est pas forcément basé sur les intitulés de poste, les rôles ou les départements spécifiques. Par exemple, un recruteur senior pourrait être classé au même niveau qu’un ingénieur logiciel senior si leur poste présente un niveau de complexité et de valeur comparable pour l’organisation.
En revanche, un ingénieur Python senior, un ingénieur Ruby senior et un ingénieur QA senior peuvent être attribués à des niveaux ou grades différents si leurs postes représentent des degrés distincts de complexité et de valeur pour l’organisation.
Lorsque je travaille avec des clients pour établir les critères de complexité et de valeur d’un poste, je recommande souvent de prendre en compte le niveau d’études et d’expérience requis, le degré d’autonomie de décision et l’impact sur le chiffre d’affaires de l’entreprise. Ensuite, j’évalue chaque poste selon ces critères et je l’affecte au niveau ou grade correspondant dans le cadre.
Il est important de s'assurer que le processus est transparent, cohérent, impartial et qu'il implique la contribution des parties prenantes concernées, telles que les responsables de services et les dirigeants.
6. Documenter et communiquer le cadre
Une fois le cadre de classification des emplois établi, il convient de le documenter de manière claire et concise. Cela signifie créer des directives ou des manuels écrits qui présentent les critères, les niveaux/grades, ainsi que le processus d’évaluation et d’attribution des postes.
Communiquez le cadre à toutes les parties prenantes pertinentes, y compris les employés, les responsables, le personnel RH et même les candidats potentiels. Cela peut être fait à travers des sessions de formation, des ateliers ou des communications écrites (plus de détails à ce sujet ci-dessous).
7. Réviser et mettre à jour régulièrement
Les rôles et les besoins organisationnels peuvent évoluer au fil du temps : il est donc essentiel de revoir et de mettre à jour régulièrement le cadre de classification des postes (une fois par an est recommandé).
Réalisez des analyses de postes périodiques, évaluez l’efficacité du cadre dans l’atteinte de ses objectifs et effectuez les ajustements nécessaires.
Pour évaluer l’efficacité du cadre de classification des emplois, les organisations peuvent effectuer régulièrement des analyses de postes, recueillir les retours des employés concernés, et mesurer les résultats tels que l’engagement, la fidélisation et la performance des employés.
Des révisions et des ajustements réguliers permettent de s’assurer que le cadre reste en adéquation avec les objectifs de l’organisation, tout en reflétant l’évolution des rôles et des conditions du marché.
Associez les parties prenantes concernées à ce processus pour garantir que le cadre demeure pertinent et aligné sur les objectifs de votre organisation.
Où et comment partager le cadre de classification des emplois
Une fois le cadre de classification établi, il est essentiel de le partager avec les parties prenantes concernées afin d’en garantir une mise en œuvre efficace.
Voici quelques suggestions sur où et comment partager ce cadre :
Canaux de communication internes
Utilisez les canaux de communication internes tels que les portails intranet, les newsletters par e-mail et les annonces à l’échelle de l’entreprise pour partager le cadre de classification avec les employés. Veillez à fournir une information claire et concise concernant le but, les critères et le fonctionnement du cadre, et à répondre à toutes les questions ou préoccupations des employés.
Sessions de formation et de développement
Organisez des sessions de formation et de développement pour le personnel RH, les responsables et les employés afin de les sensibiliser au cadre de classification des emplois. Fournissez des informations détaillées sur le fonctionnement du cadre, la manière dont les postes sont évalués et attribués à un niveau ou à un grade et son impact sur la rémunération. Prévoyez des temps d’échanges interactifs et des sessions de questions/réponses pour garantir une compréhension claire du cadre.
Réunions d’évaluation des performances et de la rémunération
Intégrez le cadre de classification lors des réunions d’évaluation des performances et de la rémunération avec les employés. Utilisez-le comme point de référence pour évaluer la performance et déterminer les ajustements de rémunération. Cela aidera les employés à comprendre comment leurs postes sont évalués et rémunérés au sein de l’organisation.
Portails en libre-service pour les employés
Les employés doivent savoir précisément où ils se situent dans la classification. Si votre organisation dispose d’un portail en libre-service, intégrez-y le cadre de classification pour que les employés puissent accéder à des informations concernant leur niveau ou grade, ainsi que l’impact sur leur rémunération. Cela permettra aux employés de prendre en main leur progression de carrière et leurs choix de rémunération.
Processus de recrutement et d’intégration
Les futurs employés et les nouveaux arrivants doivent connaître la structure des rôles dès leur arrivée afin d’éviter toute confusion.
Au cours du processus de recrutement, informez les candidats du cadre de classification et du mode d’évaluation et de rémunération des postes dans l’organisation (KPMG publie un aperçu sur son site, par exemple).
Lors de l’intégration, offrez aux nouvelles recrues une présentation du cadre et de son impact sur leur évolution de carrière et leur rémunération. Cela permettra de s’assurer que les nouveaux employés soient informés dès le départ et puissent aligner leurs attentes.
Outils de gestion de la performance
Intégrez le cadre de classification des emplois dans les outils de gestion de la performance de votre organisation, tels que les formulaires d'évaluation, les indicateurs de performance et les processus de fixation d'objectifs.
Cela aidera les managers et les collaborateurs à comprendre comment leur niveau ou grade de poste est lié aux attentes de performance et aux décisions de rémunération, et garantira que le cadre est appliqué de façon cohérente dans toute l'entreprise.
Manuel de l'employé ou politiques internes
Incluez des informations concernant le cadre de classification des emplois dans le manuel du personnel ou les politiques de votre entreprise. Cela servira de référence pour permettre aux collaborateurs de comprendre les critères, le processus et les implications du cadre dans leur évolution professionnelle et leur rémunération.
Peu importe le contexte économique, recruter et fidéliser les talents reste presque toujours un défi de taille.
Disposer d'un cadre de classification des emplois bien défini peut faire une grande différence en matière d'équité perçue, de transparence et d'opportunités d'évolution dans une entreprise.
En suivant une approche systématique pour créer un cadre de classification des emplois, les organisations peuvent évaluer et différencier efficacement les postes selon leur valeur et leur complexité, et veiller à ce que les décisions salariales soient alignées avec les buts et les objectifs de l'entreprise.
Examiner et mettre à jour régulièrement ce cadre garantira son efficacité continue pour répondre à l'évolution des besoins de l'entreprise.
D'après mon expérience, trop d'organisations n'appliquent pas correctement un cadre de classification des emplois, ou alors elles s'inspirent d'un modèle issu d'une autre entreprise possédant une culture et une structure organisationnelle totalement différentes.
Pour éviter toutes sortes de problèmes, des salariés démotivés aux conflits liés à la rémunération et aux promotions, il serait judicieux pour les organisations d’auditer leur structure actuelle de classification des emplois puis de mettre en œuvre un cadre personnalisé.
Je sais que certains outils de gestion de la rémunération peuvent vous aider dans la classification des emplois et la création d'architectures de postes si vous envisagez d'utiliser un logiciel.
