I 4 Metodi per Formare Efficacemente i Dipendenti
I metodi di formazione dei dipendenti più efficaci sono quelli personalizzati in base agli obiettivi specifici della tua azienda e quelli che combinano formati diversi come sessioni in presenza, e-learning, formazione sul posto di lavoro e contenuti di terze parti. Non esiste un unico approccio migliore. La varietà è fondamentale per coinvolgere dipendenti con background e preferenze di apprendimento differenti.
In questo articolo, suddividerò i metodi di formazione aziendale in quattro categorie principali (asincrono vs. sincrono e attivo vs. passivo) per aiutarti a scegliere la combinazione giusta per potenziare l’apprendimento e la ritenzione nella tua organizzazione.
I Quattro Metodi dei Programmi di Formazione
Asincrono Passivo
La nostra prima categoria ha visto la crescita più grande in popolarità nell’ultimo decennio. L’apprendimento asincrono svolto in modo passivo—ossia assimilando informazioni tramite la lettura, la visione o l’ascolto—è diventato esso stesso un’industria da miliardi di dollari.
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Più comunemente, questa modalità si presenta come apprendimento online (o eLearning) e la sua diffusione è dovuta al fatto che è economica e facile da realizzare.
Può essere resa disponibile e applicabile, con la stessa facilità di acquisto di una delle tante piattaforme esistenti, su larga scala per la maggior parte della tua forza lavoro.
Pensa a strumenti come LinkedIn Learning, Masterclass o Khan Academy. Si tratta di strumenti con librerie di migliaia di video, che offrono valore attraverso l’approfondimento sulle soft skill e la riflessione.
Sono perlopiù svolte individualmente e con poca o nessuna interazione (la parte "attiva" che descriverò sotto) con il discente. La maggior parte delle formazioni obbligatorie (anche questa un’altra industria miliardaria) segue questo modello, e i team delle Risorse Umane sembrano soddisfatti di mantenerlo così.
L’obiettivo della formazione asincrona passiva è spesso il trasferimento di informazioni o di idee.
Non eccelle nel cambiare i comportamenti proprio a causa della componente passiva, ma può essere fruita molto flessibilmente (in piccole dosi, ad esempio come micro-learning), offrendo dunque un enorme valore su larga scala alle organizzazioni.
I fornitori di questa tipologia di apprendimento hanno capito l'importanza di offrire materiale formativo di questo tipo nel flusso di lavoro, proprio perché così si colma il divario qui presente: la necessità di portare questo trasferimento di informazioni in uno stato più applicabile.
Questo la trasforma da passiva ad attiva, ma l’apprendimento in sé non richiede di fornire attività come formazione pratica, test attivi o adattivi, o ambienti di pratica dal vivo.
Quindi, perché scegliere questo metodo?
Perché
- Con ogni probabilità hai bisogno di distribuire un modulo eLearning a tutti, come avviene per la formazione obbligatoria aziendale, oppure
- Hai un cambiamento da comunicare a tutta l’azienda: un nuovo valore aziendale o dei casi studio che vuoi che il tuo team di vendita conosca. Puoi caricare un file SCORM nel tuo sistema di gestione della formazione, inviare un’email e aspettare che le persone interagiscano con la formazione.
Non dovresti però aspettarti con questo metodo un reale trasferimento di competenze, apprendimento sociale o cambiamento di comportamento, perché questi richiedono esercizio, spazi, o cura per essere sviluppati.
Tuttavia, la formazione asincrona passiva ha ancora alto valore dal punto di vista della trasmissione di informazioni e contesto. È necessaria tanto quanto quelle che seguono qui sotto.
Asincrono Attivo
Passiamo ora alla formazione asincrona attiva. Anche in questo caso, asincrono significa che può essere svolta al proprio ritmo, quando si preferisce o con flessibilità entro una finestra temporale.
Può essere svolta in gruppo o a livello di coorte ma si basa su comunicazioni come messaggistica o forum, perché i discenti saranno a diversi punti del loro percorso.
Questo si differenzia dalla modalità precedente perché si tratta di un’esperienza di apprendimento attiva: generalmente c’è un certo grado di interazione da parte del discente con qualcuno o qualcosa, come la tecnologia.
Alcuni esempi includono quiz, simulazioni personali e ambienti di pratica o codifica dal vivo: in generale, attività che possono essere svolte in autonomia e non implicano formazione in aula.
I migliori tra questi offrono feedback in tempo reale ai discenti, come individuazione di errori di codice, valutazioni adattive, o ambienti gamificati unici per ogni utente.
In generale, queste opportunità di apprendimento attivo sono esperienze più ricche rispetto ai metodi passivi di e-learning appena descritti. I metodi di formazione che includono l’interazione si è dimostrato che mantengono le competenze e favoriscono una maggiore ritenzione delle informazioni.
Ma ogni tipo di apprendimento attivo o partecipativo è più lento e costoso da sviluppare, quindi bisogna procedere con cautela.
Ad esempio, se il tuo obiettivo è informare i nuovi membri del team sulle risorse a loro disposizione durante l'onboarding, potresti non aver bisogno di una sessione attiva perché il tuo scopo è solo quello di informarli.
Tuttavia, se vuoi aiutare un gruppo di persone a sviluppare nuove competenze o migliorare quelle già esistenti, l’apprendimento attivo diventa quasi una necessità.
Quello che devi fare, in quanto professionista dell'apprendimento, è bilanciare il costo e i benefici di questo tipo di metodo formativo.
Se costruire (e non dimenticare di mantenere) una simulazione personale è costoso (e una buona lo sarebbe), devi allora misurare come le persone si sentono, si comportano e valutano dopo.
Quale comportamento volevi effettivamente influenzare e quanto bene la tua iniziativa formativa lo ha ottenuto?
La buona notizia è questa: l'apprendimento attivo sta diventando più economico e accessibile.
L’IA e le altre tecnologie definite “generative” significano che saremo in grado di creare contenuti ed esperienze più rapidamente e meglio rispetto al passato — e per molti ciò comporterà un enorme sviluppo di offerte asincrone disponibili per chiunque e in qualsiasi momento.
L’IA può personalizzare un’esperienza (come quiz o checkpoint unici) molto, molto più velocemente di quanto potrebbe un progettista o un ingegnere della formazione, e quindi potremmo ritrovarci a vedere notevolmente ridotti i costi e i tempi necessari per questo tipo di apprendimento. Questo sarebbe un cambiamento importante e l'apprendimento attivo di tutti i tipi dovrebbe vedere una partecipazione di massa in futuro.
Sincrono Passivo
Ora passiamo alla formazione sincrona, che si svolge in un determinato momento o luogo e secondo un programma.
Questo è migliore per la formazione di gruppo quando si desidera che tutti ricevano la stessa formazione contemporaneamente. La parte "passiva" qui indica nuovamente un discente che assorbe semplicemente informazioni senza agire o esercitarsi durante il programma formativo.
Esempi comuni sono iniziative come lezioni, dibattiti, formazione guidata da istruttori o demo, oppure webinar in diretta. Ad esempio, potresti inviare il tuo team HR principale a un workshop sulla gestione delle paghe per conoscere tendenze e innovazioni.
Ma possono anche essere offerte più particolari come lanci di prodotto, riunioni plenarie o anche situazioni di affiancamento dove una sessione è programmata affinché una persona osservi o supervisioni un’altra.
Poiché spesso i dipendenti fanno onboarding nelle prime settimane, molte aziende scelgono di includere questa categoria in quell’esperienza.
Non fraintendere: le offerte di formazione sincrona possono essere efficaci e sono uno strumento valido per le squadre di formazione per assicurare che le informazioni arrivino a determinate persone in determinati momenti. Per qualcosa come la preparazione al lancio di un prodotto, questo è preziosissimo.
Ma, come puoi vedere sotto, le lezioni hanno i più bassi livelli di ritenzione tra i tipi di apprendimento elencati.
Questo è dovuto principalmente alla passività qui (e anche nell’apprendimento asincrono passivo sopra). Puoi vedere altri tipi di iniziative formative in questo gruppo che hanno tassi di ritenzione migliori, come la Dimostrazione.
Il mio punto è che questa categoria non è da evitare. Le lezioni, ancora più dell’eLearning, richiedono una delle minori quantità di preparazione e risorse disponibili.
Trova un esperto e mettilo di fronte a una platea e BOOM stai facendo formazione! E, se guardi bene, chi tiene quella lezione sta in realtà vivendo l’esperienza di apprendimento con il più alto tasso di ritenzione (Insegnare agli altri).
Per le organizzazioni, questa è probabilmente la meno efficace delle categorie perché, se già porti le persone insieme, perché non aggiungere un po’ di apprendimento partecipativo, giusto? Perché far sedere i tuoi dipendenti ad ascoltare un discorso o guardare un lungo video formativo senza renderli partecipi?
Ciononostante, non c’è motivo per cui le sessioni sincrone passive non possano essere un modo efficace per i dipendenti di apprendere. Un buon esempio qui è una riunione plenaria in cui un leader si pone davanti ai propri collaboratori e li ispira a raggiungere insieme un obiettivo impegnativo.
Sincrono Attivo
La nostra ultima categoria è la più difficile da realizzare con costanza, ma le ricompense possono essere notevoli.
Richiede di portare uno o più partecipanti in un’esperienza formativa sincronizzata (stesso luogo o tempo) offrendo loro qualcosa di interattivo.
Esempi comuni sono le simulazioni e i giochi di ruolo, ma può anche trattarsi di programmi a lungo termine come la rotazione in diversi ruoli lavorativi.
In tutti questi esempi, le persone arrivano alla esperienza di apprendimento e prendono parte attivamente.
Generalmente, si tratterà di una forma di feedback o interazione con un gruppo — una discussione, un dibattito o un’attività di team building.
Il beneficio qui non sta solo nel meccanismo di feedback immediato, ma anche nella possibilità di riflettere — da soli o con altri — su quanto accaduto.
Si può affermare con sicurezza che questo è generalmente il tipo di formazione più gratificante per sviluppare competenze all’interno di una comunità.
Se lavori in un’organizzazione e stai costruendo la tua libreria di metodi di formazione per i dipendenti, in genere dovresti aspirare a creare questa esperienza di apprendimento quando possibile.
I partecipanti imparano insieme, crescono insieme e condividono un’esperienza coerente che possono riportare nel loro lavoro.
La formazione sincrona abilita l’apprendimento di gruppo o di coorte, che presenta il grande vantaggio di incorporare opportunità di riflessione, condivisione, mentoring e coaching (per citarne alcune).
E poiché può potenziare o riqualificare un intero gruppo contemporaneamente, allineando gruppi di persone (come manager o leader) su singole competenze, è molto apprezzata dalle aziende che vogliono sincronizzare leader o responsabili verso uno specifico insieme di competenze.
Opportunità personali come il mentoring spesso vengono incluse qui, anche se un buon mentore probabilmente trova modi per influenzare anche in modo asincrono.
Solitamente, un mentore può pianificare momenti per confrontarsi (come farebbe anche un coach) e quindi ti ritrovi a svolgere attività sincrone con un’altra persona.
Tra i tipi di formazione per dipendenti, questo può anche risultare il più familiare. Prima di internet, la maggior parte della formazione veniva svolta in un determinato luogo e orario e molte aziende hanno mantenuto questa prassi—non perché sia solo familiare ma perché funziona!
Dopotutto, il nucleo dell’approccio accademico standard K-12 si basa su un programma presenziale e settimanale.
Ma ci sono dei rischi. Stai impiegando molto tempo dei partecipanti. Riunire un gruppo di persone richiede non solo una logistica importante (specialmente se in presenza) da parte del team di formazione, ma anche un impegno di tempo da parte dei partecipanti.
Se desideri approfondire esperienze di apprendimento come le simulazioni, stai chiedendo alle persone di abbandonare per un certo periodo le loro normali mansioni per apprendere nuove competenze.
Inoltre, è più complesso costruire questo tipo di formazione. Generalmente si cerca di applicare un programma di apprendimento attivo o partecipativo a un gruppo che probabilmente si presenta con livelli ed esperienze variegate.
Potresti non ottenere, e probabilmente non otterrai, lo stesso effetto su tutti i partecipanti. La formazione pratica secondo questa metodologia è anche la soluzione più costosa, quindi questi rischi non vanno sottovalutati.
Il mio consiglio è di non adottare in automatico questo metodo ma di usarlo con attenzione. Se eseguito bene, può avere effetti molto positivi e superiori alla media. Ma un’occasione mancata qui, diversamente da altri formati, può davvero danneggiare l’immagine della formazione e la fiducia dei partecipanti nel percorso che stai costruendo.
Considerazioni Quando Si Sceglie Un Metodo Di Formazione
Come si decide quale di queste quattro categorie adottare?
Beh, devi considerare ed essere intenzionale rispetto a ciò che vuoi ottenere.
Se si tratta di un semplice trasferimento di conoscenze e non vuoi impiegare troppo tempo, potresti scegliere di creare un eLearning che i dipendenti possono seguire in modo asincrono e passivo.
Ovviamente, elementi come la sede, il budget, le risorse e la tempistica influenzeranno questa decisione. Lo capisco. Ma considerali come variabili e compromessi.
Se puoi prevedere che la formazione sincrona sia l’opzione migliore, ma budget e tempistiche non lo consentono, siamo automaticamente in una posizione di compromesso e dovremmo riflettere e condividere i rischi derivanti dallo spostamento verso un’altra categoria.
La regola semplice è che la migliore opportunità di apprendimento è quella che consente ai partecipanti di adottare il comportamento desiderato o acquisire le informazioni che vuoi trasmettere.
Che sia svolto tramite formazione interattiva, un facilitatore specializzato o semplicemente un articolo approfondito con belle illustrazioni, alla fine conta il risultato.
Il Futuro Dei Programmi Di Formazione Per I Dipendenti
Come già accennato, il futuro è davvero promettente per tutte e quattro queste categorie.
L’apprendimento, in ogni sua forma, migliorerà grazie alle nuove tecnologie e alla personalizzazione abilitata dall’IA.
Allo stesso modo, ciascuna di queste categorie ha margini per migliorare il valore formativo offerto agli utenti, siano essi nuovi assunti o leader di alto livello.
Le sessioni di formazione del futuro dovrebbero e saranno diverse da quelle attuali.
Tuttavia, una tendenza che mi sento di prevedere è che le soluzioni di apprendimento asincrono otterranno una quota maggiore dell’innovazione futura nell’ambito della formazione.
In poche parole, il nostro mondo sempre più impegnato e globale cercherà soluzioni eque che permettano alle persone di apprendere e formarsi secondo i propri tempi.
La tecnologia sarà il fattore abilitante per portarci la ricchezza delle esperienze condivise in modo autonomo; anche se occorre prestare attenzione a non abbandonare del tutto le opzioni sincrone.
Per restare aggiornato sull'evoluzione di questi temi, prenderei in considerazione di seguire alcuni corsi sulle tecniche di apprendimento e sviluppo e di abbonarmi a pubblicazioni che sono sempre aggiornate sulle novità dell'ambito L&D. La newsletter di People Managing People è un ottimo esempio, poiché offre approfondimenti di esperti e contenuti utili direttamente nella tua casella di posta.
