I 4 Metodi per Formare Efficacemente i Dipendenti
Nel settore della formazione e dello sviluppo è successo qualcosa di importante intorno al 2016. Nuove ricerche hanno iniziato a emergere mostrando che offrire ai dipendenti opportunità di crescita e sviluppo di carriera (ovvero formazione aziendale) avrebbe aumentato il loro coinvolgimento e la loro permanenza in azienda.
Questa è stata una svolta importante perché, fino a quel momento, questi due aspetti—coinvolgimento e retention dei dipendenti—erano classificati come i due principali problemi per HR e team delle risorse umane.
Negli anni successivi, ciò ha portato a un enorme aumento degli investimenti nei programmi di formazione dei dipendenti, come si può vedere dal Workplace Learning Report 2019 di LinkedIn che mostra come il “budget” sia diventato una preoccupazione sempre meno rilevante per i team L&D.
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Improvvisamente, i leader aziendali volevano più formazione—e subito. E all’epoca non erano particolarmente selettivi sul tipo di formazione, perché le ricerche non avevano ancora specificato o analizzato in dettaglio le diverse tipologie.
Era semplicemente emerso che qualsiasi formazione—che fosse in aula, eLearning, formazione sul lavoro, ecc.—avrebbe inciso positivamente sui principali indicatori aziendali.
E così il settore è decollato. Strumenti come LinkedIn Learning sono nati da acquisizioni imponenti. Siti come MasterClass e Khan Academy hanno riscosso grande successo. I team L&D sono raddoppiati e triplicati. Anche i budget per lo sviluppo dei dipendenti sono aumentati.
E poiché nel settore si voleva agire in fretta, molte delle tecniche formative prioritarie sono state quelle più economiche, diffuse e di facile accesso come le grandi librerie di contenuti e i MOOC. Il COVID ha poi accelerato molte di queste tendenze nella formazione online (che già rientravano nella categoria delle più estese), e questo ci porta alla situazione attuale.
Oggi, molti programmi L&D aziendali si sono trasformati in portafogli che comprendono contenuti personalizzati creati internamente, fornitori esterni di contenuti e strumenti per accedere a corsi aperti online. All’interno di ciascuna di queste opzioni possono esserci decine di strumenti che confluiscono nel LMS aziendale e ne escono.
Per i dipendenti è diventato un vero guazzabuglio da districare, e ciò significa che ci sono innumerevoli percorsi, strade e modi diversi attraverso cui imparare.
Ecco perché ho riso quando mi è stato chiesto di scrivere un articolo sui metodi di formazione dei dipendenti più efficaci.
Primo, esistono centinaia di metodi. Questo articolo stesso è un metodo per formare le persone.
Secondo, il “migliore” preso in assoluto non esiste, dovrebbe sempre dipendere dai propri obiettivi. I migliori programmi di formazione per i dipendenti sono quelli allineati a esiti specifici.
Volevo quindi approcciare questo articolo dal punto di vista di quel boom di alcuni anni fa, osservare cosa abbia preso piede e perché, e analizzarlo sotto una lente che mi consentisse di esplorare il futuro dei programmi L&D.
Penso di esserci riuscito suddividendo i metodi di formazione dei dipendenti in 4 categorie, separando le offerte tra formazione asincrona e sincrona, e poi tra offerte attive e passive all’interno di queste.
Il resto dell’articolo sarà dedicato ad approfondire queste categorie, ma prima discutiamo brevemente perché è importante adattare la propria strategia di apprendimento a queste diverse tipologie.
Vogliamo varietà nella formazione aziendale perché sappiamo che gli stili di apprendimento tradizionalmente descritti non esistono (anche se ciò non toglie che beneficeremmo tutti di una formazione completamente personalizzata).
Gli adulti che vogliono sviluppare una competenza professionale portano spesso con sé esperienze e idee differenti su come affrontare l’apprendimento. Per venire incontro alle diverse persone, vogliamo offrire differenti modalità formative.
Non esiste una soluzione unica valida per tutti e un buon team L&D avrà diversi metodi pronti per aiutare i propri destinatari a soddisfare i bisogni di formazione. Questo garantisce una quantità sufficiente di contenuti di qualità per chiunque sia pronto a imparare.
I Quattro Metodi Dei Programmi Di Formazione
Asincrono Passivo
La nostra prima categoria ha visto il maggiore aumento di popolarità nell'ultimo decennio. L'apprendimento asincrono svolto passivamente—vale a dire assimilare informazioni leggendo, guardando o ascoltando—si è trasformato in un'industria da miliardi di dollari.
Generalmente, questa tipologia si presenta come apprendimento online (o eLearning), e il motivo principale della sua diffusione è che è economico e facile da realizzare.
Poter accedere e renderlo disponibile a grandi porzioni dei tuoi dipendenti è semplice quanto acquistare una delle tante piattaforme disponibili.
Pensa a strumenti come LinkedIn Learning, Masterclass o Khan Academy. Queste sono piattaforme con librerie di migliaia di video, che offrono valore tramite attività di coinvolgimento e riflessione sulle soft skill.
Vengono per lo più completati individualmente con poca o nessuna interazione (la parte “attiva” la descriverò sotto) con il discente. Anche la maggior parte della formazione sulla conformità (ancora, un'altra industria da miliardi di dollari) è così, e i team delle Risorse Umane sembrano essere contenti di mantenerla in questo modo.
L’obiettivo della formazione asincrona passiva è spesso il trasferimento di informazioni o idee.
Non eccelle nell’indurre cambiamenti comportamentali a causa dell’aspetto passivo, ma può essere consumata in modo estremamente flessibile (in piccole dosi, ad esempio come micro-learning), offrendo così un enorme valore su larga scala alle organizzazioni che la offrono.
I fornitori di questo tipo di apprendimento hanno colto l’idea di fornire questo genere di materiale formativo nel flusso di lavoro, perché questo aiuta a colmare la lacuna principale: rendere il trasferimento di informazioni immediatamente applicabile.
Questo lo trasforma da passivo ad attivo, ma l’apprendimento in sé non richiede obbligatoriamente attività come pratica diretta, test attivi o adattivi, o ambienti di pratica dal vivo.
Quindi perché scegliere questo metodo?
Perché
- Probabilmente avrai bisogno di distribuire un modulo eLearning a tutti, com’è il caso della formazione aziendale sulla conformità, oppure
- Devi comunicare un cambiamento a tutta l’organizzazione: un nuovo valore aziendale o casi di studio che vuoi che il team di Vendite conosca. Puoi caricare un file SCORM nel tuo sistema di gestione dell’apprendimento, inviare un’email e attendere che le persone partecipino alla formazione.
Da questo metodo, ciò su cui non dovresti puntare è il trasferimento diretto di competenze, l’apprendimento sociale o il cambiamento comportamentale, perché questi richiedono pratica, contesto o cura per svilupparsi.
Tuttavia, l’apprendimento asincrono passivo offre ancora un grande valore in termini di diffusione delle informazioni e del contesto. È necessario quanto le categorie che seguono.
Asincrono Attivo
Passiamo ora alla formazione asincrona attiva. Anche in questo caso, "asincrona" significa che può essere fruita liberamente, al proprio ritmo o a piacimento (o comunque entro una finestra flessibile).
Può essere svolta in coorte o in gruppo, ma si basa su comunicazioni come messaggistica o forum, perché i partecipanti si troveranno a punti diversi del loro percorso.
Si differenzia dalla categoria precedente perché è un’esperienza di apprendimento attiva—in generale significa che il discente interagisce con qualcuno o qualcosa, per esempio una tecnologia.
Alcuni esempi sono quiz, simulazioni personali, ambienti di live coding o di pratica: in generale attività che possono esser svolte individualmente e senza coinvolgere sessioni d’aula.
Le migliori proposte includono loop di feedback in tempo reale per i discenti, come la rilevazione di errori di codice, valutazioni adattive o ambienti gamificati, personalizzati per ciascun utente.
In generale, queste opportunità di apprendimento attivo offrono esperienze più ricche rispetto agli esempi passivi di apprendimento online sopra descritti. I metodi che comprendono l’interazione hanno dimostrato di mantenere competenze e conoscenze più a lungo.
Tuttavia, qualsiasi apprendimento attivo o partecipativo richiede più tempo e risorse da sviluppare, quindi affrontalo con attenzione.
Ad esempio, se il tuo obiettivo è semplicemente informare i nuovi membri del team sulle risorse a loro disposizione durante l’onboarding, probabilmente non serve una sessione attiva perché l’intento è solo quello informativo.
Ma se vuoi aiutare un gruppo di persone a sviluppare nuove competenze o potenziare quelle esistenti, l’apprendimento attivo diventa praticamente indispensabile.
Come formatore professionista dovrai bilanciare costi e benefici di questa metodologia di formazione.
Se realizzare (e non dimenticare di mantenere) una simulazione personale è oneroso (e una buona simulazione lo sarebbe), allora dovrai misurare come le persone percepiscono, si comportano e si valutano dopo.
Quale comportamento volevi davvero cambiare e quanto ha funzionato il tuo intervento formativo?
La buona notizia è questa: l’apprendimento attivo diventerà sempre meno costoso e sempre più diffuso.
Le tecnologie AI e altre definite “generative” significano che saremo in grado di creare contenuti ed esperienze più rapidamente e meglio di prima—e per molti ciò comporterà una notevole crescita dell’offerta asincrona disponibile per chiunque, in qualsiasi momento.
L’AI può personalizzare un’esperienza (come quiz o checkpoint unici) molto, molto più velocemente di quanto possa fare un progettista didattico o un ingegnere, e quindi potremmo trovarci a vedere una drastica riduzione dei costi e dei tempi necessari per questo tipo di apprendimento. Questo sarebbe un cambiamento importante e l’apprendimento attivo di ogni tipo dovrebbe vedere in futuro una partecipazione massiccia.
Sincrono Passivo
Ora passiamo alla formazione sincrona, che avviene in un certo momento o luogo e secondo una precisa programmazione.
Questa è preferibile per la formazione di gruppo quando vuoi che tutti ricevano la stessa formazione contemporaneamente. La parte “passiva” si riferisce ancora una volta a un discente che assorbe semplicemente le informazioni senza agire o esercitarsi durante il programma di apprendimento.
Esempi comuni sono iniziative come lezioni frontali, tavole rotonde, formazione guidata da un istruttore o demo, o webinar in diretta. Ad esempio, potresti mandare il tuo team HR a un workshop sulla retribuzione per apprendere tendenze e innovazioni.
Ma possono essere anche offerte più uniche come il lancio di un prodotto, riunioni plenarie, o persino iniziative come l’affiancamento in cui una sessione è programmata perché una persona osservi o supervisioni un’altra.
Poiché spesso i dipendenti seguono un onboarding nelle prime settimane, molte aziende scelgono di includere questa categoria in quell’esperienza.
Non fraintendete, le soluzioni di formazione sincrona possono essere efficaci e un veicolo valido per i team di formazione per garantire che le informazioni arrivino a determinate persone in un momento specifico. Per qualcosa come la preparazione a un lancio di prodotto, è impagabile.
Tuttavia, come si vede dalla figura qui sotto, le lezioni frontali hanno il tasso di ritenzione più basso tra i diversi tipi di apprendimento elencati.
Questo è dovuto principalmente alla passività presente qui (e anche nell’apprendimento asincrono passivo qui sopra). Si può notare che altre proposte formative in questa categoria, come la Dimostrazione, presentano un tasso di ritenzione migliore.
Il mio punto è che questa categoria non deve essere evitata. Le lezioni frontali, anche più dell’eLearning, richiedono tra la minore preparazione e risorse disponibili.
Trova un esperto, mettilo di fronte a un pubblico e BOOM: stai facendo formazione! E, se osservi bene, la persona che tiene la lezione sta in realtà vivendo l’esperienza di apprendimento con il più alto tasso di ritenzione (Insegnare ad Altri).
Per le organizzazioni, questa è probabilmente la meno efficace tra le categorie perché, se si fa lo sforzo di riunire le persone, perché non aggiungere anche un po’ di apprendimento partecipativo, giusto? Perché far sedere i tuoi dipendenti semplicemente ad ascoltare un discorso o a guardare un lungo video senza coinvolgerli?
Detto ciò, non c’è alcun motivo per cui le sessioni sincrone passive non possano essere un modo efficace per i dipendenti di apprendere. Un buon esempio è la riunione plenaria, quando un leader si rivolge ai propri dipendenti e li ispira insieme a raggiungere un obiettivo difficile.
Sincrono Attivo
La nostra categoria finale è la più difficile da organizzare in modo continuativo, ma le ricompense possono essere molte.
Richiede di coinvolgere uno o più discenti in un’esperienza di formazione sincronizzata (stesso luogo o momento) e offrire loro qualcosa di interattivo.
Esempi comuni sono giochi di ruolo e apprendimento tramite simulazione, ma può essere anche qualcosa di lungo periodo come un programma di job rotation.
In ognuno di questi esempi, le persone si recano a un’esperienza formativa e vi partecipano attivamente.
Generalmente, si tratta di qualche forma di feedback o scambio con un gruppo—una discussione, un dibattito, o un’attività di team building.
Il beneficio qui non è solo il feedback immediato ma anche il potenziale di riflessione—da soli o con altri—su quanto accaduto.
Si può dire con sicurezza che questa sarà generalmente la tipologia di formazione più gratificante per sviluppare competenze all’interno di una comunità.
Se ti trovi in un’organizzazione e stai costruendo la tua libreria di metodi di formazione per i dipendenti, in genere vorresti mirare a creare questa esperienza di apprendimento, quando possibile.
I discenti lavorano insieme, crescono insieme e condividono un’esperienza coerente che possono riportare nel loro lavoro quotidiano.
La formazione sincrona favorisce l’apprendimento in gruppo o a coorte, che ha l’incredibile potere della riflessione, della condivisione, del mentoring e del coaching (per citarne alcuni) integrati.
E poiché può potenziare o riqualificare un intero gruppo in una volta sola, allineando gruppi di persone (come manager o leader) alle stesse competenze, è popolare tra le aziende che vogliono sincronizzare i loro leader o manager su specifici set di competenze.
Opportunità personali come il mentoring spesso vengono inserite in questa categoria, anche se un buon mentore troverà probabilmente modi per influire anche in modo asincrono.
Tipicamente, un mentore può fissare degli orari per parlare (come farebbe anche un coach) e ti ritrovi quindi a svolgere attività sincrona con un'altra persona.
Tra i vari tipi di formazione per i dipendenti, questa può anche sembrare la più familiare. Prima di internet, la maggior parte della formazione avveniva in un determinato momento e luogo e molte aziende hanno mantenuto questa modalità—non perché sia familiare, ma perché funziona!
Dopotutto, il cuore di un approccio accademico standard K-12 si basa su un programma settimanale in presenza stabilito.
Ma ci sono dei rischi qui. Stai richiedendo molto tempo alle persone. Riunire un gruppo di apprendenti richiede non solo logistica (soprattutto se in presenza) da parte del team di formazione, ma anche la disponibilità di tempo da parte dei partecipanti.
Se vuoi approfondire un'esperienza di apprendimento come le simulazioni, stai chiedendo alle persone di lasciare temporaneamente il loro lavoro abituale per imparare nuove competenze.
È anche più difficile costruire questo tipo di formazione. Generalmente cerchi di applicare un programma di apprendimento attivo o partecipativo a un gruppo che probabilmente arriva con livelli ed esperienze diverse.
Potresti non ottenere, e probabilmente non otterrai, lo stesso effetto su tutti gli apprendenti. La formazione pratica con questa metodologia è anche l'approccio più costoso quindi questi rischi non vanno ignorati.
Il mio consiglio è di non prediligere di default questa modalità, ma di valutare attentamente quando utilizzarla. Quando viene eseguita correttamente può generare effetti positivi sopra la media. Ma un'occasione mancata qui, a differenza di altri formati, può davvero danneggiare il brand della formazione e la fiducia degli apprendenti in ciò che stai costruendo.
Considerazioni nella scelta di un metodo di formazione
Come decidi con quale di queste quattro categorie andare avanti?
Beh, dovrai considerare ed essere intenzionale rispetto a ciò che vuoi davvero raggiungere.
Se si tratta di un semplice trasferimento di conoscenze e non vuoi che richieda molto tempo, potresti scegliere di creare un eLearning che i dipendenti possano svolgere in modo asincrono e passivo.
Ovviamente, fattori come la posizione, il budget, le risorse e le tempistiche influenzeranno questa decisione. Capisco. Ma considera questi come variabili e compromessi.
Se puoi prevedere che la formazione sincrona sia l'opzione migliore, ma budget e tempistiche non lo permettono, allora automaticamente ci troviamo in una situazione di compromesso e dovremmo riflettere e condividere i rischi nello spostarsi su un'altra categoria.
La regola semplice è che la migliore opportunità di apprendimento è quella che porterà gli apprendenti ad adottare il comportamento che cerchi o a trasferire le informazioni desiderate.
Che ciò avvenga con una formazione interattiva, un facilitatore specializzato o semplicemente un articolo lungo con qualche bella grafica, alla fine è il risultato ciò che conta.
Il futuro dei programmi di formazione per i dipendenti
Come detto, il futuro è davvero luminoso per tutti e quattro questi ambiti.
L'apprendimento, in ogni singolo modo, migliorerà grazie alle nuove tecnologie e alla personalizzazione abilitata dall'intelligenza artificiale.
Allo stesso modo, ciascuno di questi ambiti ha margine di miglioramento su come offre valore formativo ai suoi destinatari, che si tratti di nuovi assunti in un'organizzazione o di leader a livello C.
Le sessioni di formazione del futuro dovrebbero e saranno molto diverse da quelle di oggi.
Tuttavia, c'è una tendenza dominante che mi sento di prevedere: le modalità di apprendimento asincrono avranno una quota maggiore dell'innovazione formativa futura.
Detto semplicemente, il nostro mondo frenetico e globale cercherà soluzioni eque che consentano alle persone di formarsi e apprendere nei propri tempi.
La tecnologia sarà l'abilitatore per portarci la ricchezza delle esperienze condivise individualmente; anche se dovremmo fare molta attenzione a non abbandonare del tutto le opzioni sincrone.
Per rimanere aggiornato sull'evoluzione di questi aspetti, ti consiglio di seguire qualche corso su tecniche di formazione e sviluppo e iscriverti a pubblicazioni che hanno il polso della L&D. La newsletter di People Managing People è un ottimo esempio, offrendo approfondimenti di esperti e contenuti utili direttamente nella tua casella di posta.
