Perfezionare la gestione continua delle prestazioni nella tua organizzazione
Le revisioni annuali delle prestazioni hanno un problema di tempistiche: quando arriva il riscontro, il momento per intervenire potrebbe essere già passato.
La gestione continua delle prestazioni (CPM) sostituisce quel ciclo annuale con confronti periodici, riscontri costanti e aggiornamenti più frequenti degli obiettivi. Il software per la gestione delle prestazioni può aiutare i team a documentare queste conversazioni e gli obiettivi senza trasformare il processo in ulteriore attività amministrativa.
In questa guida spiegherò come funziona la CPM, dove può migliorare il processo tradizionale di revisione e come introdurla senza sovraccaricare responsabili o dipendenti.
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Che cos'è la gestione continua delle prestazioni?
La gestione continua delle prestazioni è un sistema per fornire riscontri regolari e mantenere conversazioni costanti tra responsabili e dipendenti. I professionisti delle risorse umane e i responsabili dei team la utilizzano per sostituire le revisioni annuali con confronti e aggiornamenti in tempo reale. Questo aiuta tutti a rimanere sulla buona strada, apportare miglioramenti rapidi e sentirsi più motivati durante tutto l'anno.
Stili tradizionali e continui di gestione delle prestazioni
| Gestione tradizionale delle prestazioni | Gestione continua delle prestazioni |
|---|---|
| Revisioni annuali o semestrali | Confronti periodici durante tutto l'anno |
| Esamina le prestazioni passate | Si concentra sulle prestazioni attuali e sui prossimi passi |
| Gli obiettivi possono rimanere invariati per mesi | Gli obiettivi possono cambiare al variare delle priorità |
| Il riscontro si concentra intorno al periodo della revisione | Il riscontro viene fornito più vicino al momento in cui si svolge il lavoro |
| Lo sviluppo viene spesso discusso periodicamente | L'affiancamento e lo sviluppo sono continui |
| I registri delle prestazioni vengono aggiornati al momento della revisione | I progressi vengono documentati continuamente |
La differenza principale riguarda le tempistiche. La gestione tradizionale delle prestazioni registra i risultati a posteriori. La CPM è progettata per aiutare i responsabili a influenzare le prestazioni mentre il lavoro è ancora in corso.
Come funziona la gestione continua delle prestazioni
Nella sua forma più semplice, la gestione continua delle prestazioni consiste in 4 passaggi fondamentali:
- Stabilire o aggiornare gli obiettivi.
- Confrontarsi regolarmente.
- Fornire riscontri e affiancamento.
- Adeguare gli obiettivi o i piani di sviluppo in base ai progressi.
Componenti fondamentali della CPM
Ecco una panoramica di ciò che la CPM include generalmente:
- Confronti regolari: responsabili e dipendenti si incontrano regolarmente, spesso ogni mese, per discutere dei progressi, affrontare le difficoltà e stabilire obiettivi a breve termine. Questi confronti aiutano a mantenere i dipendenti concentrati, motivati e sulla buona strada per raggiungere gli obiettivi sia a breve sia a lungo termine.
- Riscontri continui: la CPM incoraggia i riscontri continui sulle prestazioni in tempo reale o il più vicino possibile agli eventi. Questo può includere riscontri da parte di responsabili, colleghi e persino clienti (riscontri a 360 gradi).
- Definizione e adeguamento frequenti degli obiettivi: nella CPM gli obiettivi sono più flessibili; vengono aggiornati con l'evolversi dei progetti o il cambiamento delle priorità aziendali. Questa agilità consente ai dipendenti di rimanere allineati agli obiettivi aziendali in evoluzione e di concentrarsi su ciò che conta di più.
- Focus sullo sviluppo: grazie al monitoraggio e ai riscontri continui, viene attribuita maggiore importanza alla crescita dei dipendenti e allo sviluppo delle competenze. I responsabili possono individuare prima le esigenze di sviluppo, offrire risorse e monitorare i progressi con maggiore frequenza, rendendo lo sviluppo una parte fondamentale del processo di gestione delle prestazioni.
- Autovalutazione e riflessione dei dipendenti: molti modelli di CPM incoraggiano i dipendenti a riflettere regolarmente sulle proprie prestazioni e sui propri progressi. Questa autovalutazione favorisce l'assunzione di responsabilità per il proprio sviluppo e una comprensione più chiara dei risultati raggiunti e delle aree di crescita.
Vantaggi della gestione continua delle prestazioni
La statistica sulla gestione delle prestazioni riportata sopra evidenzia qualcosa di abbastanza semplice: i dipendenti vogliono ricevere feedback e un feedback regolare può contribuire a migliorare le prestazioni dei dipendenti.
Aziende come Accenture stanno riconoscendo questa tendenza e stanno già abbandonando le valutazioni annuali a favore di conversazioni più frequenti sulle prestazioni. Il CPM trasforma questo feedback frequente in un processo continuo, anziché in qualcosa che i dipendenti ricevono una o due volte all’anno. Questo può essere particolarmente utile in ambienti dinamici come la gestione delle prestazioni nel commercio al dettaglio, dove obiettivi, priorità e problemi relativi alle prestazioni possono cambiare rapidamente.
Cosa dice la ricerca
Tra i principali vantaggi riportati del CPM figurano:
- Maggiore coinvolgimento: Betterworks ha rilevato che in alcune organizzazioni che utilizzano la gestione continua delle prestazioni il coinvolgimento dei dipendenti è aumentato del 58%.
- Maggiore fidelizzazione: lo stesso studio ha riportato una maggiore fidelizzazione dei migliori talenti tra le organizzazioni che utilizzano il CPM, pari al 63% contro il 41%.
- Maggiore adattabilità: secondo Betterworks, le organizzazioni che adottavano il CPM erano più efficaci del 47% nell’adattarsi ai cambiamenti.
- Decisioni migliori sulle persone: in uno studio sul CPM condotto in 27 organizzazioni, il 91% ha dichiarato di disporre di dati migliori per prendere decisioni relative alle persone.
Dietro questi numeri ci sono anche vantaggi pratici. I colloqui periodici offrono ai manager più opportunità per monitorare le prestazioni dei dipendenti, individuare tempestivamente i problemi, riconoscere il buon lavoro, adeguare gli obiettivi e discutere dello sviluppo prima che arrivi il momento della valutazione annuale.
Possono inoltre rafforzare la comunicazione tra manager e dipendenti e facilitare il collegamento degli obiettivi individuali con gli obiettivi delle risorse umane in evoluzione.
Forse ancora più importante, il CPM rende la gestione delle prestazioni più utile nel momento stesso in cui serve. Invece di documentare ciò che è andato storto mesi prima, i manager possono affrontare i comportamenti difficili dei dipendenti, fornire coaching e utilizzare la gestione delle prestazioni in tempo reale quando c’è ancora tempo per cambiare il risultato.
Domanda rapida: partecipa al nostro sondaggio di 60 secondi per condividere ciò che pensi davvero dell’utilizzo degli agenti di intelligenza artificiale nelle valutazioni delle prestazioni, nelle promozioni e nel coaching. Il tuo contributo ci aiuta a comprendere meglio le sfide reali che i team HR affrontano nell’utilizzo dell’intelligenza artificiale per la gestione delle prestazioni.
Come implementare il CPM nella tua organizzazione
Non è necessario sostituire tutto il processo di gestione delle prestazioni in una sola volta. Inizia decidendo cosa dovrebbe avvenire più spesso, chi ne è responsabile e dove verrà documentato.
1. Decidi cosa sostituirà il CPM
Inizia dalle parti del processo attuale che sono troppo lente o si verificano troppo raramente. Ciò potrebbe significare sostituire la definizione annuale degli obiettivi con aggiornamenti trimestrali, aggiungere colloqui mensili o spostare parte del feedback al di fuori delle valutazioni formali.
Metti in relazione questo aspetto con il tuo ciclo di gestione delle prestazioni esistente, così da sapere cosa rimane, cosa cambia e cosa scompare.
2. Stabilisci una cadenza per i colloqui periodici
Decidi con quale frequenza manager e dipendenti dovrebbero incontrarsi e quali argomenti dovrebbe includere ogni colloquio.
Ad esempio, una conversazione mensile potrebbe includere:
- Progressi verso gli obiettivi
- Ostacoli attuali
- Feedback recenti
- Esigenze di sviluppo
- Priorità per il mese successivo
Mantieni il formato abbastanza coerente, in modo che i dipendenti sappiano cosa aspettarsi. La nostra guida agli incontri individuali periodici può aiutarti a strutturare queste conversazioni.
3. Rendi più facile aggiornare gli obiettivi
Gli obiettivi annuali diventano rapidamente obsoleti. Dai a manager e dipendenti la possibilità di adeguare gli obiettivi quando cambiano le responsabilità o le priorità aziendali.
Definisci obiettivi di prestazione raggiungibili per manager e dipendenti, e rivedili durante incontri di aggiornamento regolari invece di aspettare il periodo delle valutazioni.
Obiettivi e risultati chiave (OKR) possono funzionare bene in questo caso perché collegano risultati misurabili a priorità più ampie. Puoi anche utilizzare queste pratiche per definire gli obiettivi delle valutazioni delle prestazioni quando esamini i progressi alla fine di un trimestre, semestre o anno.
4. Forma i manager a fornire riscontri utili
Un maggior numero di riscontri è utile solo se il riscontro stesso è utile.
Forma i manager su come dare e ricevere riscontri, a porre domande migliori durante l'affiancamento, a definire le aspettative e ad affrontare tempestivamente i problemi relativi alle prestazioni.
Se i manager hanno difficoltà a trovare le parole per affrontare conversazioni difficili, queste formulazioni per le valutazioni delle prestazioni possono offrire loro un punto di partenza.
5. Crea un ambiente sicuro in cui i dipendenti possano esprimersi
Il riscontro continuo deve funzionare in entrambe le direzioni. I dipendenti devono poter dissentire, chiedere aiuto, segnalare problemi e dare riscontri ai manager senza temere di essere puniti per questo.
In questo modo la sicurezza psicologica diventa parte del sistema, non solo un'iniziativa culturale.
6. Scegli un unico luogo per monitorare i progressi
Decidi dove verranno archiviati gli obiettivi, i riscontri, gli appunti degli incontri di aggiornamento e i piani di sviluppo. Se ogni manager conserva il proprio foglio di calcolo o documento, il CPM diventa più difficile da mantenere e più difficile da valutare per le risorse umane.
Il software per OKR può aiutare a monitorare gli obiettivi, mentre la nostra selezione dei migliori software per la gestione delle prestazioni include strumenti creati per riscontri, valutazioni, obiettivi e conversazioni continue sulle prestazioni.
7. Integra il riconoscimento nel processo
Non rendere la gestione continua delle prestazioni sinonimo di correzione continua.
Utilizza gli incontri di aggiornamento per riconoscere i progressi, il buon lavoro e le tappe importanti man mano che si verificano. Le piattaforme per il riconoscimento dei dipendenti possono inoltre aiutare le squadre a rendere il riconoscimento più costante.
8. Sperimentalo prima di estenderlo a tutta l'azienda
Prova prima il processo con una squadra o un reparto. Dopo alcuni cicli, chiedi a manager e dipendenti cosa ritengono utile, cosa ripetitivo e cosa stanno saltando.
Quindi modifica la frequenza, i modelli e le aspettative prima di estendere il CPM a tutta l'organizzazione.
Esempi reali di CPM in azione
Dubiti ancora che il CPM possa apportare benefici alla tua organizzazione? Ecco alcuni esempi reali di come il CPM abbia contribuito a trasformare le organizzazioni.
Come il passaggio di Adobe agli incontri di aggiornamento regolari ha aumentato il coinvolgimento dei dipendenti
Problema: Le valutazioni annuali richiedevano circa 80.000 ore della dirigenza.
Cambiamento: Gli incontri di aggiornamento regolari hanno sostituito le valutazioni annuali e le classifiche imposte.
Risultato: Si è registrato un marcato aumento del coinvolgimento dei dipendenti e una diminuzione del 30% del ricambio volontario del personale dall'introduzione degli incontri di aggiornamento, a indicare una maggiore produttività e una forza lavoro più motivata.
Come il passaggio di Fossil Group alle valutazioni regolari delle prestazioni ha migliorato l'allineamento
Problema: Gli obiettivi individuali non erano allineati con quelli aziendali.
Cambiamento: Conversazioni sulle prestazioni più frequenti e definizione strutturata degli obiettivi.
Risultato: il 92% dei dipendenti ha partecipato alle revisioni della definizione degli obiettivi, definendo in media sei obiettivi per dipendente, a indicare una forza lavoro più coinvolta e allineata.
Inizia con la gestione continua delle prestazioni
Il cambiamento non avviene dall'oggi al domani.
Inizia aumentando la frequenza dei colloqui di aggiornamento e migliorando la formazione sulla valutazione delle prestazioni. L'obiettivo è semplice: ridurre il divario tra ciò che è accaduto e il momento in cui ne parli.
Con così tanti vantaggi del software per la gestione delle prestazioni, lo strumento giusto può anche essere un punto di partenza pratico.
Ottieni il nostro modello di valutazione delle prestazioni!
