5 Metodi Per Aiutarti a Gestire Membri Difficili del Team
Ci siamo passati tutti.
I dipendenti difficili. I colleghi che ti fanno impazzire. Quelli che ti fanno sentire un peso ogni volta che devi avere a che fare con loro.
Nella mia personale Hall of Fame dei Colleghi Difficili, ricordo il Bugiardo Compulsivo, l’Allusivo con l’Occhiolino, la Regina del Dramma e l’Ostinato Burocrate, solo per citarne alcuni.
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E ovviamente, è molto probabile che anche loro ricordino me come un collega difficile!
Tuttavia, le cose si complicano quando si diventa manager. Ora il tuo ruolo è aiutare ogni membro del team a raggiungere il proprio potenziale, collaborare efficacemente e comunicare con successo. Invece di etichettare semplicemente un membro del team come difficile, sei responsabile di aiutarlo a diventare parte integrante del gruppo.
Potresti iniziare a dubitare di poter davvero cambiare il loro atteggiamento e trasformarli in collaboratori di successo. Dovrai forse rassegnarti a risolvere i problemi che creano?
Se ti sei mai trovato in difficoltà su come gestire un dipendente difficile, sei nel posto giusto. In questo articolo analizzeremo cosa rende alcune persone difficili con cui lavorare e ti daremo alcuni consigli pratici se dovessi trovarti una persona problematica nel tuo team.
Cos'è un dipendente difficile?
Ci sono molte caratteristiche che possono rendere una persona difficile con cui lavorare. Ad esempio, potrebbero essere:
- Disruptivi
- Oppositivi
- Disinteressati
- Tossici
- Poco produttivi
- Passivo-aggressivi
- Che ascoltano poco
- Poveri di empatia
O forse semplicemente non ti sopportano!
Tuttavia, vale la pena ricordare che la difficoltà, così come la bellezza, è negli occhi di chi guarda.
La dottoressa Louise Hamilton, psicologa consulente, consiglia ai manager di “prendersi un momento per riflettere e chiedersi perché una persona possa infastidirli così tanto.” Ti ricordano qualcun altro? Ci sono comportamenti specifici che trovi fastidiosi o che ti scatenano emotivamente?
Allo stesso modo, se il dipendente sta creando attrito con altri membri del team, potrebbe esserci dell’altro che non salta subito all’occhio.
Forse il problema non è il dipendente in sé, ma ciò che rappresenta. Ad esempio, il dipendente “difficile” è una nuova assunzione che ha preso un ruolo che qualcun altro si aspettava di ottenere? È stato raccomandato da un manager impopolare di un altro reparto? È la dinamica del team a essere sbagliata, piuttosto che il singolo individuo?
L’executive coach Greg Stephens osserva: “Tutti i colleghi possono essere "problematici" a volte. Dipende dalla persona, dal tipo di giornata che stanno avendo, dalle circostanze della questione in discussione e dalla relazione in quel momento.”
Dunque, anche se decidi che l’origine del problema è proprio il dipendente, vale comunque la pena di approfondire un po’. Dopotutto, come sottolinea Edoardo Binda Zane, formatore in comunicazione e business coach di leadership:
“La cosa da ricordare è che “difficile” è sempre soggettivo. Per gestire efficacemente un collega difficile, la prima cosa da fare è sempre cercare di capire qual è la causa del suo comportamento.”
In sostanza, se c’è un dipendente difficile nel tuo team, non saltare subito alle conclusioni senza avere tutti i dati. Ecco cosa fare, invece:
5 consigli su come gestire un dipendente difficile
Quando si tratta di gestire un dipendente con un atteggiamento negativo, ecco 5 passi concreti per affrontare il problema mantenendo la professionalità:
1. Riconosci il problema
Può essere forte la tentazione di evitare il confronto diretto. In fondo, a pochi piace affrontare conversazioni difficili.
Tuttavia, questo è un modo di pensare miope. L'executive coach Robin Pou fa notare: "Il confronto e il conflitto sono due cose diverse. Se affronti un problema, è possibile che si risolva—evitando così un conflitto. Tuttavia, se non affronti il problema, quasi sicuramente andrai incontro a un conflitto futuro... Affrontare i problemi è difficile e richiede tempo. Ma il conflitto è ancora più difficile e richiede ancora più tempo.”
Stephens spiega che, secondo la sua esperienza, il problema non è che i manager non vogliono affrontare un dipendente difficile—è che non sanno come fare.
“Sembra una mancanza di volontà, ma in realtà è una mancanza di competenza.” Molti manager temono di non essere in grado di affrontare efficacemente il comportamento problematico. Se non ti senti a tuo agio nell'avere conversazioni difficili, potrebbe valere la pena contattare il reparto risorse umane per chiedere risorse formative pertinenti.
2. Ascolta prima di tutto
Una volta che hai deciso di agire, potresti sentirti tentato di sedere il dipendente e spiegare l’impatto del suo cattivo comportamento. Tuttavia, Binda Zane avverte che questo potrebbe avere l’effetto opposto. Invece, ha scoperto che ascoltare prima di parlare o agire è molto più efficace quando si ha a che fare con persone difficili:
“Il collega più difficile che abbia mai avuto era qualcuno che non svolgeva i compiti assegnati. Quando veniva affrontato sul tema, si scusava semplicemente, prometteva che li avrebbe fatti, ma poi non li faceva mai. Continuava così all’infinito. Era frustrante e rallentava il lavoro di tutti.”
Ho provato di tutto, dall’ignorarlo (non ha funzionato), ad affrontarlo (non ha funzionato), fino a parlarne con il nostro responsabile (nemmeno questo ha funzionato). L’unica cosa che ha davvero funzionato è stata la più difficile da fare: l’ho ascoltato.”
Il fatto è che, il più delle volte, le persone vogliono solo essere ascoltate. Anche solo ascoltare le loro motivazioni più profonde può farle sentire comprese e motivarle a cambiare comportamento. È una questione di reciprocità di base: se tu ascolti me, io ascolterò te.”
Attraverso l’ascolto attivo, con empatia invece che giudizio o consigli, ti poni come una fonte di supporto e non di critica. Dopotutto, sia tu che il tuo collaboratore diretto volete la stessa cosa: un ambiente di lavoro positivo e produttivo per tutta la squadra.
3. Fornisci esempi specifici e fai domande aperte
Quando si tratta di discutere del comportamento del dipendente, attieniti ai fatti e alle osservazioni, piuttosto che alle opinioni.
Ad esempio, “Ho notato nell’ultima riunione che hai interrotto ripetutamente gli altri membri del team.” Questo aiuterà a mantenere la conversazione professionale e oggettiva, evitando di trasformarla in un dibattito o un litigio.
Nello stesso spirito, evita domande tendenziose—potrebbero indurre il dipendente problematico a mettersi sulla difensiva. Cerca di lasciare spazio al dialogo e invita alla discussione. Ad esempio, invece di dire “Perché interrompi sempre tutti? Non trovi utile il loro contributo?”, prova a riformularlo come “Come ti senti durante le riunioni del team?” o “Cosa pensi stia succedendo?”
4. Sii chiaro sulle aspettative
La consulente manageriale Liz Kislik avverte i manager di essere espliciti riguardo l’impatto negativo causato dal comportamento di un dipendente.
In un articolo su HBR, Kislik ricorda un manager restio a parlare con una collaboratrice diretta delle sue scarse prestazioni perché temeva di ferire i suoi sentimenti. Tuttavia, senza il feedback necessario, la performance della dipendente ha continuato a peggiorare, e alla fine è stata retrocessa.
In altre parole, non essendo stato chiaro sulle sue aspettative, il manager ha negato alla dipendente inadempiente la possibilità di migliorare i suoi risultati. Ogni dipendente, per quanto difficile, merita l’opportunità di imparare e crescere.
Attraverso le piattaforme di gestione dei casi HR, i manager possono monitorare gli andamenti comportamentali e mettere in atto soluzioni personalizzate per i dipendenti problematici.
5. Saper tracciare il limite
Detto questo, i manager devono anche essere pronti a prendere decisioni difficili.
Per citare Natasha Maddock, di Events Made Simple: “Gestire dipendenti difficili è probabilmente uno dei compiti più ardui per un manager. Tuttavia, se non si affronta rapidamente ed efficacemente un membro problematico del team, le implicazioni per il resto del gruppo possono essere catastrofiche. Purtroppo, una sola mela marcia può rovinare tutto il cesto e un solo individuo negativo può avere un’influenza significativa sull’ambiente di lavoro, creando un clima tossico che impatta la performance e il coinvolgimento di un intero reparto. Quindi è meglio agire tempestivamente, se puoi!”
Una volta fornito il feedback al dipendente e dopo avergli dato ampie opportunità e un tempo ragionevole per migliorare il suo comportamento negativo, è il momento di considerare ulteriori passi. Potresti voler procedere con un’azione disciplinare, o addirittura decidere di licenziare il dipendente. Gestire dipendenti difficili non è mai facile ma, in quanto manager, devi sempre considerare il bene del team nel suo complesso. Un solo dipendente tossico può danneggiare non solo il morale della squadra, ma anche la cultura aziendale nel suo insieme.
Per gestire i dipendenti difficili, cerca la causa principale.
Se hai difficoltà a gestire un collaboratore problematico, la chiave è capire quale sia il vero problema.
Il dipendente è davvero così difficile, oppure sta attraversando problemi personali? Ha un atteggiamento negativo perché si sente escluso da una promozione o perché si sente isolato rispetto al resto del gruppo?
Oppure forse il problema non è lui. Magari la tua storia personale o alcuni tuoi punti sensibili fanno sì che per te lavorare con questa persona sia più difficile, o forse la dinamica di squadra sta creando un ambiente eccessivamente conflittuale.
Indipendentemente da quale sia la questione, come buon manager è tuo compito affrontarla il prima possibile. Sii onesto e diretto, e affronta le conversazioni col dipendente problematico con sincerità e molta empatia. C’è sempre la possibilità di ribaltare la situazione e aiutare il tuo dipendente difficile a diventare un membro felice e produttivo della squadra.
Se sei un nuovo manager e cerchi altri consigli da leader aziendali esperti su come gestire le persone, dai un’occhiata al nostro Manuale per Nuovi Manager. Troverai interviste con esperti e suggerimenti sulle migliori pratiche per aiutarti a partire col piede giusto.
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