Padroneggia la revisione dei talenti a 9 riquadri: una guida per i professionisti delle risorse umane

Alla base, la valutazione dei talenti con il modello a 9 caselle è una griglia 3x3 utilizzata per valutare i dipendenti sulla base dei due assi chiave che ho menzionato in precedenza:

• Prestazioni: Quanto bene un dipendente sta svolgendo attualmente il proprio ruolo.
• Potenziale: La capacità di un dipendente di crescere, assumere maggiori responsabilità o sviluppare qualità di leadership.

Questo quadro colloca i dipendenti in una delle nove categorie, a seconda della posizione che occupano rispetto alle prestazioni e al potenziale. In base allo strumento di gestione delle prestazioni che utilizzi, potresti essere in grado di sfruttare le funzionalità del software per riprodurre questo modello o, quantomeno, di integrare i relativi dati nel processo.

Scopo

La griglia a 9 caselle svolge diverse funzioni importanti nella gestione dei talenti:

• Identificare i dipendenti ad alte prestazioni e ad alto potenziale: Aiuta a mettere in evidenza i dipendenti che potrebbero diventare i futuri leader della tua organizzazione.
• Guidare i piani di sviluppo: Per i dipendenti che mostrano buone prospettive ma hanno bisogno di supporto per crescere, la griglia aiuta a stabilire la priorità delle iniziative di sviluppo mirate.
• Supportare la pianificazione della successione: Identificando i dipendenti ad alto potenziale, i team delle risorse umane possono pianificare le transizioni della leadership e costruire un solido bacino di talenti.

“La valutazione dei talenti con il modello a 9 caselle è uno strumento per la strategia dei talenti utilizzato per valutare e calibrare i dipendenti ai fini di decisioni relative alla retribuzione, ai piani di successione, ecc.”, ha dichiarato Heather Doshay, responsabile dei talenti presso SignalFire. “Identifica i talenti migliori, i dipendenti costanti e quelli che necessitano di sviluppo. Il suo punto di forza è la semplicità. Offre una rappresentazione visiva per valutare le persone e prendere decisioni rapidamente, ma presenta anche molti limiti.”

Perché è preziosa

La griglia a 9 caselle è, almeno in teoria, uno strumento decisionale basato sui dati. Posizionando i dipendenti in base alle prestazioni e al potenziale, i responsabili delle risorse umane possono prendere decisioni informate su promozioni, sviluppo professionale e pianificazione della successione. Questo approccio strutturato riduce i pregiudizi, aumenta la trasparenza e garantisce che la gestione dei talenti sia allineata agli obiettivi dell’azienda.

Per fornire ulteriori informazioni sui vantaggi pratici di questo strumento, abbiamo parlato con Heather Doshay, esperta manageriale di gestione dei talenti. Secondo Doshay, "La griglia a 9 caselle crea un quadro chiaro e obiettivo per discutere dello sviluppo dei talenti, aiutando i leader a prendere decisioni migliori e rafforzando in ultima analisi le prestazioni organizzative."

Elementi di una valutazione dei talenti con il modello a 9 caselle

La valutazione con il modello a 9 caselle è apprezzata per la sua semplicità. Diamo un’occhiata ai componenti principali alla base del suo funzionamento. 

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Asse delle prestazioni

L’asse delle prestazioni valuta il rendimento attuale di un dipendente nel proprio ruolo, considerando fattori come:

• Raggiungimento dei KPI (indicatori chiave di prestazione)
• Costanza nel conseguimento dei risultati
• Qualità del lavoro e attenzione ai dettagli
• Feedback da colleghi, responsabili e clienti

Ad esempio, un dipendente con prestazioni elevate su questo asse potrebbe essere una persona che supera costantemente gli obiettivi di vendita, offre un eccellente servizio clienti ed è riconosciuta per la sua affidabilità.

Asse del potenziale

L’asse del potenziale misura la capacità di un dipendente di crescere e assumere responsabilità future. Comprende fattori come:

• Capacità di leadership: Il dipendente dimostra il potenziale per guidare team o gestire progetti più complessi?
• Adattabilità: È in grado di affrontare nuove sfide o di adattarsi alle mutevoli esigenze aziendali?
• Agilità nell'apprendimento: Acquisisce rapidamente nuove competenze e prospera in situazioni non familiari?

Ad esempio, un dipendente che si impegna attivamente nel fare da mentore agli altri o che ha espresso interesse per la formazione alla leadership può ottenere un punteggio elevato sull'asse del potenziale.

Secondo Doshay, ridurre il contributo di una persona all'azienda ai due assi coinvolti nell'approccio della griglia a 9 caselle semplifica eccessivamente le cose e richiede alcuni aggiustamenti da parte vostra. 

“Queste due semplici variabili, prestazioni e potenziale, non costituiscono input ottimali se sono le uniche due variabili utilizzate per determinare decisioni così importanti, dalle promozioni ai risultati dei bonus”, ha scritto Doshay in un post sul blog di SignalFire. “Adeguare le linee degli assi in modo che si allineino al meglio al caso d'uso in questione è fondamentale per garantire che lo strumento lavori a vostro favore e non contro di voi.” 

Le 9 categorie

La griglia a 9 caselle è suddivisa in nove caselle distinte in base alla combinazione di prestazioni e potenziale. Ecco una rapida panoramica:

1. Alte prestazioni/alto potenziale: Si tratta di dipendenti che ottengono costantemente buoni risultati e hanno un significativo potenziale di crescita, spesso considerati futuri leader.
2. Alte prestazioni/potenziale moderato: Questi dipendenti svolgono bene i loro ruoli attuali, ma possono avere un potenziale di leadership più limitato. Sono eccellenti collaboratori, ma potrebbero aver bisogno di piani di sviluppo specifici per crescere.
3. Prestazioni moderate/alto potenziale: Questi dipendenti hanno margini di miglioramento nei loro ruoli attuali, ma mostrano buone prospettive di crescita e leadership.
4. Prestazioni moderate/potenziale moderato: Questi dipendenti sono affidabili nei loro ruoli attuali, ma potrebbero aver bisogno di un sostegno sostanziale per un ulteriore sviluppo.
5. Basse prestazioni/alto potenziale: Questi dipendenti stanno ottenendo risultati inferiori alle aspettative, ma hanno la capacità di migliorare e potenzialmente eccellere con il giusto sviluppo e supporto.
6. Basse prestazioni/potenziale moderato: Questi dipendenti necessitano di un miglioramento immediato delle prestazioni e possono avere un potenziale limitato.
7. Basse prestazioni/basso potenziale: Questi dipendenti possono incontrare difficoltà sia in termini di prestazioni sia di potenziale, diventando potenzialmente candidati a una rivalutazione o all'uscita dall'azienda.
8. Prestazioni moderate/basso potenziale: I dipendenti di questa categoria possono mantenere i loro ruoli attuali, ma potrebbero non essere adatti a una crescita professionale a lungo termine.
9. Alte prestazioni/basso potenziale: Questi dipendenti eccellono nelle loro posizioni attuali, ma difficilmente saranno adatti a futuri ruoli di leadership o a posizioni più avanzate.

Vediamo quindi per un momento come apparirebbe concretamente. 

Visualizzazione

Supponiamo di voler osservare i diversi tipi di personalità all'interno di un team e il modo in cui l'organizzazione considera il loro potenziale futuro. Questo può far parte di una più ampia valutazione delle prestazioni del team. Immaginiamo qualcosa del genere. 

La griglia a 9 caselle viene generalmente presentata come una matrice 3x3. Per maggiore chiarezza, i professionisti delle risorse umane possono creare la griglia utilizzando strumenti come modelli Excel o software per le risorse umane.

Posizionando i dipendenti in questo modo, è possibile individuare aree di miglioramento, lacune nelle competenze e candidati alla leadership futura.

Sfide e soluzioni

Come qualsiasi strumento, la griglia a 9 caselle presenta alcune sfide. Un problema comune è il pregiudizio nelle valutazioni. È essenziale assicurarsi che le valutazioni si basino su dati oggettivi, come gli indicatori delle prestazioni e i feedback, anziché su impressioni soggettive.

Un'altra sfida è l'uso eccessivo della griglia, che può portare alla “stanchezza da caselle” o a fare affidamento sulla griglia per risolvere ogni problema relativo alle risorse umane. Per evitarlo, i team HR dovrebbero utilizzare la griglia a 9 caselle come parte di un più ampio processo di valutazione dei talenti, anziché farvi affidamento isolatamente.

Cosa fare con l'analisi

La comunicazione rappresenta un ostacolo significativo alla sua efficacia, ma non nel modo che si potrebbe pensare. La griglia a 9 riquadri è uno strumento di valutazione dei talenti che non è pensato per essere condiviso con la persona valutata in questo modo. Non è propriamente uno strumento di gestione delle prestazioni, bensì uno strumento di valutazione dei talenti e pianificazione della successione. 

Reazioni come quella che si vede sopra da parte di un utente di Reddit non sono insolite quando i dipendenti vengono esposti all'analisi della griglia a 9 riquadri. I commentatori nella discussione osservano che, indipendentemente dalla posizione assegnata ai dipendenti nella griglia, è meglio che siano esclusivamente il loro manager e i team dirigenziali ad avere accesso a queste informazioni. 

Un approccio moderno

La griglia a 9 riquadri non è una novità e, di conseguenza, molti dipendenti e professionisti che analizzano le tendenze della forza lavoro sono pronti a parlare dei suoi difetti. Per questo motivo, spesso non è particolarmente apprezzata.

Doshay promuove un processo moderno di valutazione con la griglia a 9 riquadri in cui i dirigenti possono rappresentare le prestazioni utilizzando tre diversi formati di griglia a 9 riquadri. Sono: 

• Incentrato sulle prestazioni, dove l'asse X = Prestazioni; l'asse Y = Comportamento (allineamento ai valori)
• Incentrato sulle promozioni, dove l'asse X = Prontezza individuale; l'asse Y = Esigenza aziendale
• Incentrato sulla successione, dove l'asse X = Valore/Criticità del ruolo; l'asse Y = Rischio di abbandono

La griglia a 9 riquadri incentrata sulle prestazioni è abbastanza simile al modello tradizionale, mentre le altre due delineano i passaggi successivi per la gestione. In particolare, si concentrano sulla definizione degli obiettivi e sullo sviluppo. Doshay le ha viste utilizzare efficacemente per orientare le discussioni sulla retribuzione e le promozioni. 

«Offrono un valore maggiore se un'azienda sta cercando di capire come allineare una strategia retributiva basata sulle prestazioni, ma vuole anche mantenere in primo piano i comportamenti culturali», afferma. «Ho visto utilizzare la nostra griglia moderna a 9 riquadri sostituendo il potenziale con l'"allineamento culturale" e riuscendo ad allineare gli importi delle ricompense in base al riquadro calibrato.»

Come funziona?

Il processo di valutazione dei talenti con la griglia a 9 riquadri prevede quattro passaggi principali che aiutano a valutare, collocare e analizzare efficacemente le prestazioni e il potenziale dei dipendenti. Ogni passaggio è essenziale per garantire decisioni basate sui dati e dare priorità alle giuste strategie di sviluppo per la forza lavoro.

Passaggio 1: Valutare le prestazioni

Il primo passaggio del processo di valutazione dei talenti con la griglia a 9 riquadri consiste nel valutare le prestazioni attuali del dipendente. Le valutazioni delle prestazioni effettuate da manager formati aiutano a identificare quanto efficacemente un dipendente svolge il proprio ruolo e raggiunge gli obiettivi legati alla mansione. Ecco come procedere:

• Definire metriche chiare: iniziare stabilendo indicatori di prestazione specifici, in linea con le responsabilità del ruolo e gli obiettivi dell'organizzazione. Queste metriche possono includere i KPI (indicatori chiave di prestazione), i tassi di completamento dei progetti o i punteggi di soddisfazione dei clienti. 
• Raccogliere feedback: le valutazioni delle prestazioni non riguardano solo i numeri. Integrare i feedback di manager, colleghi e persino collaboratori subordinati offre una visione completa del contributo di un dipendente. Gli strumenti di feedback a 360 gradi aiutano a ridurre i pregiudizi e forniscono una valutazione più equilibrata.
• Considerare la costanza: cercare prestazioni sostenute nel tempo. I successi o i fallimenti isolati possono essere fuorvianti. Ad esempio, un dipendente che raggiunge costantemente gli obiettivi di vendita nel corso di diversi trimestri dovrebbe ricevere una valutazione più alta rispetto a qualcuno che ha ottenuto buone prestazioni solo durante un periodo, ma fatica a mantenerle.
• Utilizzare dati oggettivi: assicurarsi di utilizzare dati oggettivi e misurabili, come gli obiettivi di vendita mensili, il feedback dei clienti o i report sulla produttività dei dipendenti. Evitare giudizi soggettivi che possono alterare la valutazione. Considerare l'integrazione di strumenti come le revisioni delle prestazioni, i test psicometrici, le valutazioni della leadership, le valutazioni comportamentali e le analisi della produttività per supportare la valutazione.

«Una griglia a 9 riquadri può offrire un'indicazione della profondità e dell'ampiezza dei talenti, ma è priva di significato senza contesto», ha dichiarato Tim Toterhi, CHRO e coach presso Ploterline Leadership. «Il processo di valutazione dei talenti dovrebbe iniziare con una valutazione dello stato dell'organizzazione/del dipartimento, che analizzi le esigenze future. Si possono avere ottimi dipendenti oggi, ma se il settore o il mercato cambiano, anche le migliori prestazioni potrebbero non essere sufficienti per le esigenze di domani.»

"Le revisioni dei talenti e i piani di successione sono inutili senza azioni che portino avanti il piano. Se i tuoi piani sono uguali anno dopo anno, hai fallito."

Passaggio 2: Valuta il potenziale

Il passaggio successivo consiste nel valutare il potenziale di un dipendente, ovvero la sua capacità di crescere, assumersi maggiori responsabilità o ricoprire ruoli di leadership in futuro. La valutazione del potenziale può essere più soggettiva rispetto a quella delle prestazioni, ma esistono metodi e indicatori chiave che possono aiutare. 

Valuta il potenziale esaminando indicatori come le capacità di leadership, l'agilità nell'apprendimento e l'adattabilità. Strumenti come i sondaggi sulle aspirazioni professionali, le valutazioni dei corsi di formazione sulla leadership e le valutazioni delle competenze dei dipendenti possono aiutarti a valutare con maggiore precisione il potenziale di crescita di un dipendente.

In definitiva, vuoi capire come la persona si colloca nelle seguenti aree:

• Adattabilità: Osserva come i dipendenti gestiscono i cambiamenti o affrontano nuove sfide. Riescono a prosperare in situazioni incerte? Un dipendente che si adatta rapidamente a nuove tecnologie o processi ha probabilmente un potenziale elevato.
• Qualità di leadership: Valuta le qualità di leadership di un dipendente osservando come motiva e sostiene gli altri. Questo include la capacità di ispirare i colleghi, delegare i compiti e promuovere la collaborazione.
• Agilità nell'apprendimento: Valuta la disponibilità e la capacità di un dipendente di apprendere nuove competenze. I dipendenti che dimostrano curiosità, proattività nell'apprendere nuove tecnologie o desiderio di migliorarsi hanno spesso un potenziale elevato.
• Preparazione al futuro: Esamina le aspirazioni professionali e l'allineamento con i ruoli futuri. Utilizza le valutazioni dei talenti e i colloqui comportamentali per individuare le opportunità di crescita e la preparazione ad assumere maggiori responsabilità.

Coinvolgi i manager 

Le opinioni dei manager sulla capacità di un dipendente di assumersi maggiori responsabilità o gestire progetti complessi sono alcune delle informazioni più preziose a tua disposizione. Il loro contributo sul potenziale di crescita e sviluppo di un dipendente guiderà le decisioni su come collocarlo nella griglia.

Esempio: Uno specialista IT che risolve proattivamente i problemi, fa da mentore ai colleghi junior ed esprime interesse per la formazione sulla leadership potrebbe essere considerato dotato di un potenziale elevato. La sua capacità di insegnare agli altri e innovare lo rende un ottimo candidato per futuri ruoli di leadership.

Passaggio 3: Colloca i dipendenti nella griglia

Una volta valutate le prestazioni e il potenziale, il passaggio successivo consiste nel collocare accuratamente i dipendenti nella griglia a 9 caselle. Per farlo devi:

• Utilizzare un sistema di valutazione coerente: Assicurati che sia le prestazioni sia il potenziale siano valutati secondo una scala coerente per tutti i dipendenti. Ad esempio, potresti valutare sia le prestazioni sia il potenziale su una scala da 1 a 5, dove 1 indica un livello basso e 5 un livello alto.
• Essere obiettivi e coerenti: Quando collochi i dipendenti nella griglia, sii il più obiettivo possibile. Mantieni le tue valutazioni coerenti con gli standard di valutazione dell'azienda.
• Documentare le motivazioni: Fornisci esempi specifici o prove a sostegno del motivo per cui un dipendente è stato collocato in una determinata casella. Se un dipendente viene collocato nella casella "Prestazioni moderate/Potenziale elevato", indica i progetti o i comportamenti specifici che dimostrano il suo potenziale di crescita, nonostante le attuali difficoltà nelle prestazioni.
• Utilizzare software o modelli per le risorse umane: Strumenti come le piattaforme software per le risorse umane o anche i modelli di Excel possono semplificare questo processo, consentendoti di monitorare e visualizzare dove sono collocati i dipendenti nella griglia. Questi strumenti possono inoltre aiutare ad analizzare le tendenze e fornire informazioni sui punti di forza e di debolezza dell'organizzazione.

Passaggio 4: Analizza e interpreta i risultati

Una volta collocati i dipendenti nella griglia, è il momento di analizzare e interpretare i risultati. È qui che inizi a individuare le tendenze e a determinare le azioni strategiche da intraprendere.

• Individua le lacune di talento: Cerca schemi come la mancanza di dipendenti nel quadrante "Alto potenziale/Alte prestazioni". Se la maggior parte dei tuoi dipendenti è concentrata nella categoria “Basse prestazioni/Basso potenziale”, ciò indica la necessità di migliorare i processi di reclutamento, formazione o gestione delle prestazioni.
• Affronta le esigenze di sviluppo: L'analisi dovrebbe evidenziare i dipendenti che necessitano di un'attenzione immediata. Ad esempio, coloro che rientrano nella categoria "Basse prestazioni/Alto potenziale" potrebbero aver bisogno di piani mirati di miglioramento delle prestazioni, mentre quelli nella categoria "Prestazioni moderate/Basso potenziale" potrebbero trarre beneficio dal coaching professionale o da una rivalutazione.
• Dai priorità alle risorse: Utilizza la griglia per allocare strategicamente le risorse. I dipendenti con prestazioni elevate e alto potenziale dovrebbero essere avviati rapidamente ai percorsi di sviluppo, mentre quelli con prestazioni basse potrebbero richiedere una formazione più intensiva o, in alcuni casi, una rivalutazione della loro adeguatezza all'interno dell'organizzazione.

"Una volta ho collaborato con un HRBP per guidare una sessione con un team di vendita di circa 15 persone. Prima dell'esercizio, i manager del team valutavano tutti positivamente sia in termini di prestazioni sia di potenziale. Una volta introdotto lo strumento e riportato su una lavagna, mentre il team discuteva e posizionava ciascun membro, è diventato più chiaro per loro in cosa differissero i due aspetti e come i dipendenti si distinguessero in base ai criteri", ha dichiarato Catherine Rymsha, autrice di La decisione sulla leadership e docente di Leadership manageriale presso la Università del Massachusetts Lowell.

"Lo strumento, insieme al posizionamento effettuato dal team di leadership e alla discussione, conferisce all'esercizio un valore complessivo maggiore. Educare i leader sull'importanza di questo processo e segmentare correttamente i talenti è fondamentale."

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