10 funzioni dei sistemi HRIS che devi conoscere
Un HRIS (sistema informativo delle risorse umane) è un software che ti aiuta a gestire in un unico luogo le principali attività delle risorse umane, come buste paga, benefit, dati dei dipendenti e reclutamento. In questo articolo scoprirai esattamente quali sono le funzioni di un HRIS, come funzionano e come possono rendere i tuoi processi quotidiani delle risorse umane più semplici ed efficienti.
Che cos'è un sistema informativo delle risorse umane?
Un HRIS (sistema informativo delle risorse umane) è un tipo di software per le risorse umane utilizzato dalle organizzazioni per archiviare e gestire i dati dei dipendenti.
Funziona come archivio centrale per i dati dei dipendenti e aiuta ad automatizzare e semplificare diverse attività delle risorse umane.
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Vantaggi degli HRIS
Gli HRIS sono componenti fondamentali della trasformazione digitale delle risorse umane. Anche le startup più piccole possono trarre vantaggio da un HRIS di base, mentre per le organizzazioni più grandi sono indispensabili. I principali vantaggi dell'utilizzo di un HRIS includono:
- Dati centralizzati: fornisce un'unica posizione per tutti i sistemi di database per il reclutamento, migliorando accessibilità e organizzazione.
- Maggiore efficienza: automatizza attività delle risorse umane come l'inserimento delle informazioni sui dipendenti, riducendo il lavoro manuale e facendo risparmiare tempo.
- Maggiore accuratezza: riduce al minimo gli errori umani nelle buste paga, nella rilevazione delle presenze e nella gestione dei documenti.
- Migliore processo decisionale: fornisce dati e report utili a definire le strategie di gestione dei talenti.
- Autonomia dei dipendenti: consente ai dipendenti di accedere alle proprie informazioni e gestirle, riducendo il carico di lavoro delle risorse umane.
- Supporto alla conformità: aiuta a garantire che l'organizzazione rispetti i requisiti legali e normativi.
- Risparmio sui costi: riduce i costi amministrativi semplificando i processi delle risorse umane e diminuendo la documentazione cartacea.
- Scalabilità: aiuta le organizzazioni ad adattarsi alla crescita grazie a moduli flessibili.
- Maggiore coinvolgimento dei dipendenti: aumenta la soddisfazione dei dipendenti offrendo un accesso semplice alle informazioni personali e ai servizi delle risorse umane.
10 funzioni chiave degli HRIS
Vediamo come un HRIS può apportare vantaggi alla tua azienda grazie a queste 10 funzioni chiave.
1. Gestione centrale delle risorse umane
La gestione centrale delle risorse umane si riferisce alle funzioni di base svolte dal dipartimento delle risorse umane e relative alle informazioni sui dipendenti:
- Dati personali
- Dettagli sul ruolo lavorativo
- Contratti
- Visti, permessi di lavoro e moduli I-9 (negli Stati Uniti).
- Storico della formazione e delle certificazioni.
Un HRIS fa risparmiare tempo ai professionisti delle risorse umane archiviando tutte le informazioni sui dipendenti in un'unica posizione centrale e facilmente accessibile (la tua banca dati delle risorse umane) e consente di risparmiare ancora più tempo grazie all'autonomia dei dipendenti (i dipendenti possono aggiornare le proprie informazioni, prenotare le ferie ecc.).
Un analista HRIS (ne parleremo più avanti) può generare diversi report per fornire informazioni utili sulla gestione della forza lavoro, sulle tendenze aziendali e sulle esigenze future, analizzando dati fondamentali delle risorse umane come dati demografici, tassi di ricambio del personale, requisiti dei ruoli lavorativi e persino competenze.
2. Pianificazione dei turni dei dipendenti
Un HRIS consente ai responsabili di creare, modificare e condividere i turni tenendo conto della disponibilità dei dipendenti, delle assenze e delle normative sul lavoro.
Le funzioni principali includono spesso strumenti per lo scambio dei turni, avvisi sui conflitti, aggiornamenti in tempo reale e integrazioni con i sistemi di rilevazione del tempo per garantire una pianificazione e una gestione accurate della forza lavoro.
3. Gestione delle buste paga
HRIS può aiutare nell'elaborazione delle buste paga automatizzando i calcoli e garantendo accuratezza e conformità.
Integra i dati relativi alle presenze e all'orario di lavoro, come le ore lavorate, gli straordinari e le detrazioni, per semplificare i calcoli degli stipendi e la conformità fiscale.
Inoltre, riduce gli errori, supporta i versamenti diretti e fornisce report dettagliati sulle buste paga per una gestione finanziaria efficiente.
4. Gestione dei benefit
Il software HRIS offre opzioni self-service per consentire ai dipendenti di consultare le informazioni sui propri benefit e semplifica i periodi di adesione.
I lavoratori possono apportare modifiche approvate alle informazioni sui propri benefit quando si verificano cambiamenti nella loro vita.
Questa funzione consente inoltre ai dipendenti di consultare le informazioni sui benefit quando hanno domande su aspetti come:
- Copertura sanitaria
- Assicurazione sulla vita
- Benefit per l'invalidità
- Informazioni sui benefit per i familiari a carico.
5. Formazione e sviluppo
I moduli di formazione HRIS aiutano a creare e distribuire la formazione obbligatoria e a tenere traccia delle qualifiche, delle certificazioni e delle competenze dei membri del team.
Le funzioni di formazione HRIS consentono inoltre di distribuire rapidamente policy e procedure aggiornate.
Soluzioni come Lattice qui sotto consentono di creare percorsi di sviluppo della leadership e facilitano l'avvio di piani individuali di sviluppo professionale collegati alla gestione continua delle prestazioni.
Inoltre, gli strumenti possono essere integrati con un (sistema di gestione dell'apprendimento) per riunire la formazione disponibile e i relativi attestati in un'unica posizione facilmente accessibile.
6. Gestione delle prestazioni
Esigenze di gestione delle prestazioni come la definizione degli obiettivi, le autovalutazioni e i sondaggi anonimi sono tutte opzioni disponibili tramite un HRIS.
Queste funzionalità consentono ai team di condurre valutazioni delle prestazioni, condividere feedback e definire obiettivi.
Sebbene sia importante svolgere riunioni di valutazione coinvolgenti con il proprio personale, alcune aree delle valutazioni delle prestazioni possono essere completate autonomamente da un dipendente – un modo efficace per incoraggiare una riflessione sincera e una maggiore partecipazione.
Inoltre, questo consente di risparmiare tempo e semplifica il processo.
Per un approccio più completo alla gestione delle risorse umane, esplora il nostro elenco curato di piattaforme software per le risorse umane che possono integrarsi perfettamente con il tuo HRIS.
7. Monitoraggio dell'orario e gestione delle assenze
Il software HRIS consente di monitorare in modo semplice e accurato l'orario di lavoro e la quantità di ferie e permessi usufruiti.
Questa funzione favorisce una maggiore autonomia. I membri del team inseriscono autonomamente le proprie richieste di assenza per l'approvazione e si risparmia tempo riducendo la necessità di scambiarsi email, effettuare telefonate e gestire richieste di persona.
8. Selezione del personale
L'implementazione di un HRIS rappresenta una svolta nel processo di selezione del personale, grazie alla ricerca dei candidati e alle funzionalità di monitoraggio dei candidati:
- Crea annunci di lavoro e pubblicali automaticamente su più bacheche di annunci di lavoro
- Applica criteri di selezione alle candidature ricevute
- Raccogli curriculum e dati dei candidati
- Monitora i progressi dei candidati durante il processo di selezione
- Crea un database dei candidati per le assunzioni future.
Le funzionalità del software di selezione rendono il software HRIS particolarmente vantaggioso per le aziende con elevati tassi di turnover perché puoi migliorare le tue pratiche di assunzione e le aspettative relative agli standard dei dipendenti senza dover investire molto tempo e risorse.
9. Inserimento
Un HRIS semplifica il processo di inserimento automatizzando la raccolta dei documenti e consentendo ai nuovi assunti di completare moduli e documenti online.
Facilita flussi di lavoro di inserimento coerenti, aiutando a monitorare i progressi e garantendo che tutte le attività necessarie, come i controlli dei precedenti e la formazione, vengano completate tempestivamente.
Il sistema fornisce inoltre ai nuovi dipendenti l'accesso alle politiche aziendali e alle risorse essenziali, migliorando la loro comprensione del ruolo e della cultura aziendale.
10. Conformità
Un HRIS aiuta le organizzazioni a mantenere la conformità alle normative sulle risorse umane fornendo aggiornamenti sulle modifiche normative, mantenendo l'organizzazione informata sui nuovi requisiti e generando report dettagliati per gli audit.
Inoltre, l'HRIS tiene traccia di certificazioni, formazione e documentazione legale per garantire che i dipendenti soddisfino le qualifiche necessarie e gli standard di sicurezza.
Scegliere un HRIS
Le soluzioni HRIS offrono opzioni basate sulle esigenze specifiche della tua azienda. Per aiutarti a scegliere la soluzione HRIS migliore per te, dovrai considerare aspetti come i prezzi degli HRIS e porti domande come:
- Quanti dipendenti hai? Forse un HRIS per piccole imprese potrebbe essere un'opzione migliore?
- Quali sono le esigenze della tua azienda, ad esempio risparmiare tempo sulle attività amministrative e offrire una migliore esperienza ai dipendenti? Questo ti aiuterà a definire l'elenco delle funzionalità
- Quali sono i tuoi piani di crescita?
- Qual è il tuo budget?
- Quale ritorno sull'investimento (ROI) ti aspetti di ottenere?
- Chi utilizzerà il nuovo strumento? Dovrà coprire più giurisdizioni?
- Con quali strumenti del tuo ecosistema tecnologico HR il software dovrà integrarsi o quali dovrà sostituire?
Puoi consultare il processo completo nel nostro articolo sulla selezione del software HR oppure approfondire le differenze tra i sistemi HRIS, HRMS e HCM per avere un'idea più chiara del tipo di software per la gestione delle risorse umane più adatto alle tue esigenze.
Inoltre, conseguire una certificazione HRIS può aiutarti a sfruttare appieno le funzionalità dei sistemi HRIS.
10 Elenco dei migliori sistemi HRIS
Ecco un elenco dei migliori sistemi HRIS per semplificare le funzioni HR principali, tra le 30 opzioni che ho esaminato:
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Consiglio principale: se i tuoi requisiti sono complessi o li stai ancora definendo, potresti valutare la creazione di una RFP per un HRIS per aiutarti a definire i requisiti e ottenere offerte migliori dai fornitori.
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