10 Funzioni Dell’HRIS Che Devi Conoscere
Un HRIS (sistema informativo delle risorse umane) è un software che ti aiuta a gestire tutte le principali attività HR come buste paga, benefit, dati dei dipendenti e reclutamento in un unico posto. In questo articolo scoprirai esattamente quali sono le funzioni di un HRIS, come funzionano e come possono rendere i tuoi processi HR quotidiani più semplici ed efficienti.
Cos’è un sistema informativo delle risorse umane?
Un HRIS (sistema informativo delle risorse umane) è un tipo di software HR utilizzato dalle organizzazioni per archiviare e gestire i dati dei dipendenti.
Funziona come repository centrale per i registri dei dipendenti e contribuisce ad automatizzare e semplificare diverse attività HR.
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Vantaggi di un HRIS
Gli HRIS sono componenti fondamentali della trasformazione digitale delle risorse umane. Anche le startup più piccole possono beneficiare di un HRIS di base e sono indispensabili per le organizzazioni più grandi. I principali vantaggi di un HRIS includono:
- Dati centralizzati: Fornisce un unico punto di raccolta per tutti i sistemi di database per il reclutamento, migliorando accessibilità e organizzazione.
- Maggiore efficienza: Automatizza attività HR come l’inserimento dei dati dei dipendenti, riducendo il lavoro manuale e risparmiando tempo.
- Maggiore accuratezza: Riduce gli errori umani in buste paga, presenze e gestione dei registri.
- Miglior supporto alle decisioni: Fornisce dati e report per definire strategie di gestione dei talenti.
- Self-service per i dipendenti: Consente ai dipendenti di accedere e gestire le proprie informazioni, riducendo il carico di lavoro HR.
- Supporto alla compliance: Aiuta l’organizzazione a rispettare i requisiti legali e normativi.
- Risparmio sui costi: Riduce i costi amministrativi semplificando i processi HR e tagliando la burocrazia cartacea.
- Scalabilità: Aiuta le organizzazioni ad adattarsi alla crescita grazie a moduli flessibili.
- Coinvolgimento dei dipendenti: Migliora la soddisfazione dei dipendenti grazie all’accesso semplice alle informazioni personali e ai servizi HR.
10 Funzioni Chiave di un HRIS
Scopriamo in che modo un HRIS può portare beneficio alla tua azienda attraverso queste 10 funzioni chiave.
1. HR Core
L’HR core si riferisce alle funzioni di base svolte dal dipartimento HR riguardanti le informazioni sui dipendenti:
- Dati personali
- Dettagli del ruolo lavorativo
- Contratti
- Visti, permessi di lavoro e moduli I-9 (negli Stati Uniti).
- Cronologia di formazione e certificazioni.
Un HRIS fa risparmiare tempo ai professionisti HR archiviando tutte le informazioni dei dipendenti in un unico luogo centrale e facilmente accessibile (il tuo database HR), e ancora di più grazie alle funzioni di self-service per i dipendenti (che possono aggiornare i propri dati, prenotare ferie, ecc.).
Un analista HRIS (approfondiremo tra poco) può eseguire diversi report per fornire insight sulla gestione della forza lavoro, sulle tendenze aziendali e sui bisogni futuri analizzando i dati core HR come demografia, tassi di turnover, requisiti dei ruoli e anche competenze.
2. Pianificazione dei turni dei dipendenti
Un HRIS consente ai manager di creare, modificare e condividere i turni tenendo conto delle disponibilità dei dipendenti, ferie e normative sul lavoro.
Le funzionalità principali comprendono spesso strumenti di cambio turno, avvisi di conflitti, aggiornamenti in tempo reale e integrazioni con sistemi di rilevazione presenze per garantire una pianificazione accurata e una gestione efficace della forza lavoro.
3. Buste paga
L'HRIS può aiutare con il processo delle buste paga automatizzando i calcoli e garantendo precisione e conformità normativa.
Integra i dati relativi a presenze e assenze, come le ore lavorate, gli straordinari e le detrazioni, per semplificare il calcolo degli stipendi e l'adempimento fiscale.
Inoltre, riduce gli errori, supporta i bonifici diretti e fornisce report dettagliati sulle buste paga per una gestione finanziaria efficiente.
4. Gestione dei benefit
Il software HRIS offre opzioni self-service per consentire ai dipendenti di consultare le proprie informazioni sui benefit e semplifica i periodi di iscrizione ai benefici.
I lavoratori possono apportare modifiche approvate alle informazioni sui propri benefit quando avvengono cambiamenti personali.
Questa funzione consente inoltre ai dipendenti di consultare le informazioni sui benefit quando hanno domande su:
- Copertura medica
- Assicurazione sulla vita
- Prestazioni di invalidità
- Informazioni sui benefit per i familiari a carico.
5. Formazione e sviluppo
I moduli di formazione dell'HRIS aiutano a creare e distribuire la formazione obbligatoria e a monitorare le qualifiche, le certificazioni e le competenze dei membri del team.
Le funzioni di formazione dell'HRIS consentono anche la rapida distribuzione di politiche e procedure aggiornate.
Soluzioni come Lattice di seguito permettono la creazione di percorsi di sviluppo della leadership e facilitano l'avvio di piani di crescita professionale individuali integrati con la gestione continua delle performance.
Inoltre, gli strumenti possono essere integrati con un (sistema di gestione dell'apprendimento) per convogliare la formazione disponibile e le trascrizioni in un'unica posizione facilmente accessibile.
6. Gestione delle performance
Le esigenze di gestione delle performance come la definizione degli obiettivi, l'autovalutazione e i sondaggi anonimi sono tutte funzionalità disponibili tramite un HRIS.
Queste funzionalità permettono ai team di condurre revisioni delle performance, condividere feedback e fissare obiettivi.
Anche se è importante affrontare i colloqui di valutazione insieme al personale, alcune aree delle valutazioni possono essere completate autonomamente dal dipendente – un modo efficace per incoraggiare una riflessione onesta e una maggiore partecipazione.
Inoltre, ciò consente di risparmiare tempo e semplifica il processo.
Per un approccio più completo alla gestione delle risorse umane, esplora la nostra lista curata di piattaforme software HR che si integrano perfettamente con il tuo HRIS.
7. Rilevazione presenze e gestione delle assenze
Il software HRIS permette di rilevare facilmente e con precisione le ore di lavoro e la quantità di permessi fruiti.
Questa funzione favorisce una maggiore autonomia. I membri del team inseriscono autonomamente le proprie richieste di permessi da sottoporre ad approvazione, facendo risparmiare tempo e riducendo la necessità di inviare email, fare telefonate o avanzare richieste di persona.
8. Reclutamento
L'implementazione di un HRIS rappresenta una svolta per il reclutamento grazie a funzionalità di ricerca dei candidati e a funzioni di tracciamento delle candidature:
- Crea annunci di lavoro e pubblicali automaticamente su più portali di lavoro
- Applica criteri di selezione alle candidature ricevute
- Raccogli curriculum e dati dei candidati
- Monitora l'avanzamento dei candidati attraverso il processo di selezione
- Crea un database di candidati per future assunzioni.
Le funzionalità dei software di recruiting rendono i software HRIS particolarmente vantaggiosi per le aziende con un alto tasso di turnover perché puoi migliorare le pratiche di assunzione e le aspettative di standard dei dipendenti senza dover investire troppo tempo e risorse.
9. Onboarding
Un HRIS semplifica il processo di onboarding automatizzando la raccolta dei documenti, consentendo ai nuovi assunti di completare moduli e documenti online.
Favorisce flussi di lavoro di onboarding coerenti, aiutando a monitorare i progressi e garantendo che tutte le attività necessarie, come controlli dei precedenti e formazione, vengano completate tempestivamente.
Il sistema fornisce inoltre ai nuovi dipendenti l'accesso alle principali politiche e risorse aziendali, migliorando la loro comprensione del ruolo e della cultura aziendale.
10. Conformità
Un HRIS aiuta le organizzazioni a mantenere la conformità HR fornendo aggiornamenti sulle modifiche normative, tenendo informata l'organizzazione sui nuovi requisiti e generando report dettagliati per audit.
Inoltre, HRIS tiene traccia di certificazioni, formazione e documentazione legale per garantire che i dipendenti soddisfino le qualifiche e gli standard di sicurezza necessari.
Come scegliere un HRIS
Le soluzioni HRIS offrono opzioni in base alle esigenze specifiche della tua azienda. Per aiutarti a scegliere la migliore soluzione HRIS per te, considera aspetti come il costo di un HRIS e poniti domande come:
- Quanti dipendenti hai? Forse un HRIS per piccole imprese potrebbe essere un'opzione migliore?
- Quali sono le esigenze aziendali, ad esempio risparmiare tempo sulle attività amministrative e offrire una migliore esperienza ai dipendenti? Questo ti aiuterà a definire la lista delle funzionalità
- Quali sono i tuoi piani di crescita?
- Qual è il tuo budget?
- Quale tipo di ritorno sull'investimento (ROI) ti aspetti di vedere?
- Chi utilizzerà il nuovo strumento, dovrà esser utilizzato in più giurisdizioni?
- Quali strumenti nella tua suite tecnologica HR il software andrà a sostituire o dovrà integrarsi?
Puoi vedere l’intero processo nel nostro articolo su come selezionare un software HR oppure approfondire le differenze tra sistemi HRIS, HRMS e HCM per capire meglio quale tipologia di software per la gestione HR risponde alle tue esigenze.
Inoltre, ottenere una certificazione HRIS può aiutarti a sfruttare pienamente le capacità dei sistemi HRIS.
10 Migliori sistemi HRIS in breve
Ecco una breve lista dei migliori sistemi HRIS per ottimizzare le funzioni principali delle risorse umane, tra le 30 opzioni che ho esaminato:
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Consiglio utile: Se le tue esigenze sono complesse o ancora in via di definizione, potresti valutare la creazione di una RFP per HRIS per aiutarti a definire i requisiti e ricevere offerte migliori dai fornitori.
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