Come Condurre Indagini HR Eque: Guida in 6 Passi
Nei miei oltre 10 anni come HR Generalist, ho condotto numerose indagini sul posto di lavoro e ho imparato alcune lezioni preziose su come condurle correttamente.
In questo articolo, discuteremo perché potrebbe essere necessaria un’indagine, gli elementi chiave di un’indagine di successo e poi una guida passo dopo passo su come svolgere un’indagine HR.
Quando potrebbe essere necessario condurre un’indagine HR?
Esistono diversi motivi per cui potrebbe essere necessario condurre un’indagine interna all’interno di un’organizzazione. Vediamo alcune delle cause più comuni che i professionisti HR incontrano di solito.
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- Segnalazioni di dipendenti come molestie, discriminazione, bullismo o comportamento scorretto lieve. In questi casi, solitamente viene avviata un’indagine HR basata sulla segnalazione per raccogliere i fatti, valutare la situazione e determinare il corso d’azione appropriato.
- Un dipendente è sospettato di aver violato le politiche aziendali, come ad esempio comportamenti non etici, violazione della riservatezza o protocolli di sicurezza. Un’indagine HR deve essere avviata per aiutare a stabilire i fatti e prendere le opportune misure disciplinari.
- Accuse di gravi illeciti, tra cui frode, appropriazione indebita, furto o altre attività illegali all’interno dell’organizzazione. Questo garantisce un processo equo e imparziale per accertare la verità e affrontare eventuali violazioni legali o etiche.
- Nei casi in cui sorgano conflitti tra dipendenti o reparti, un’indagine HR può aiutare a scoprire le cause profonde, raccogliere informazioni pertinenti e facilitare una risoluzione che possa migliorare le relazioni lavorative.
- Per garantire la conformità agli obblighi legali e regolamentari. Ad esempio, potrebbe essere necessaria un’indagine HR per affrontare potenziali violazioni delle leggi sul lavoro, dei regolamenti sulla sicurezza sul lavoro o di standard specifici del settore.
- In situazioni in cui la performance di un dipendente risulta costantemente al di sotto delle aspettative, può essere condotta un’indagine HR per identificare eventuali problemi alla base, fornire supporto o formazione se necessario e determinare azioni appropriate come piani di miglioramento delle prestazioni.
Cosa serve a un’indagine HR per avere successo?
Se si scorre a lungo un thread HR su Reddit, si trovano molte storie su come queste indagini possono andare male, ma poche su come farle bene. Nel corso degli anni, ho imparato che ogni indagine deve essere:
Tempestiva
Rispondere rapidamente a tutte le segnalazioni, ma prendersi il tempo necessario per svolgere con la dovuta diligenza un’indagine approfondita e confidenziale (ne parleremo meglio più avanti).
Equa e obiettiva
Trattare tutte le parti con rispetto e dignità. Non pregiudicare mai l’esito dell’indagine prima che tutte le parti siano state ascoltate e che tutti i documenti pertinenti siano stati analizzati.
Questo garantirà che l’esito e le azioni intraprese a seguito dell’indagine saranno sia giusti che oggettivi.
Imparziale
Evita di esprimere opinioni durante i colloqui e concentrati sul raccogliere i fatti. Mantieni i colloqui d’indagine seri e professionali, rimanendo calmo e sotto controllo per tutta la durata. Probabilmente avrai una tua opinione, ma è importante restare imparziali.
Organizzata
Preparati all’indagine creando un piano di lavoro e un elenco di domande alle quali le varie parti dovranno rispondere.
Tuttavia, assicurati di lasciare spazio nel piano di lavoro per una certa flessibilità man mano che acquisisci una maggiore comprensione dei fatti durante l’indagine.
L’utilizzo di un software di gestione dei casi è un modo semplice per restare organizzati durante e dopo le indagini. Se non disponi di tale strumento, organizzare i casi in cartelle individuali su un’area di rete a accesso limitato funziona comunque bene.
Ben documentata
Documenta il contenuto dei colloqui e annota esattamente ciò che dice l’intervistato, usando citazioni dirette ogni volta che è possibile.
È preferibile che le dichiarazioni dei testimoni siano scritte o narrate dalle parti stesse, oltre alle tue note del colloquio.
Inoltre, documenta ogni altra prova presentata dalle persone che intervisti, annotando chi l’ha fornita e quando.
Ancora una volta, questo non è il luogo per inserire interpretazioni personali, opinioni o supposizioni; solo fatti!
Fasi per condurre un’indagine HR passo dopo passo
Prima di iniziare il processo di indagine HR, bisogna stabilire chi la condurrà.
Sebbene io gestisca la maggior parte delle indagini nel mio luogo di lavoro, il Direttore delle Risorse Umane si occupa delle indagini che coinvolgono chiunque a livello di Vicepresidente o superiore. E, se la questione riguarda un membro del team HR, sarà il nostro consulente legale generale a condurre l'indagine.
Ricorda che il processo di conduzione di un'indagine può variare a seconda delle circostanze specifiche e delle politiche della tua organizzazione; potresti aver bisogno di chiedere indicazioni al consulente legale durante il processo di indagine.
Vediamo ora un quadro di riferimento che puoi utilizzare per condurre indagini nel tuo luogo di lavoro.
Primo passo - Incontra la persona che solleva la preoccupazione
Incontra la persona che esprime le preoccupazioni per discutere la questione; questa persona può essere coinvolta direttamente o meno dal problema in questione. Vorrai ottenere dettagli riguardo a chi, cosa, dove, quando, perché e come della situazione.
Ottieni il maggior numero di dettagli possibile durante il colloquio. Fai domande aperte per incoraggiare l'intervistato a rispondere; cerca di evitare domande chiuse che portano a semplici risposte sì/no.
Per esempio:
- "Dal tuo punto di vista, dimmi cosa hai visto quando sei tornato dalla pausa pranzo quel giorno" invece di "Hai visto questo incidente accadere?"
- "Puoi dirmi cosa hai sentito durante quella riunione?" al posto di "Hai sentito se litigavano durante la riunione?"
Chiedi se ci sono testimoni o persone che hanno conoscenza dell'incidente discusso e l'entità delle loro conoscenze (più su questo nel prossimo passo).
Allo stesso modo, chiedi se esistono prove che possano fare luce sulle accuse presentate, come email, appunti, registrazioni audio/video, messaggi, ecc.
Secondo passo - Incontra i possibili testimoni
Incontra i possibili testimoni nominati nel primo passo. Potresti anche scoprire che emergono nuovi testimoni mentre conduci l'indagine.
Quando prepari le domande per i testimoni, pensa a come formularle per ridurre o eliminare la necessità di rivelare la fonte dei fatti alla base delle tue domande. Tieni a mente che, a seconda della natura del problema, ciò potrebbe non essere sempre possibile.
Prima di colloquiare ciascun testimone, spiega la necessità di risposte complete e sincere e ricordagli la politica aziendale contro le ritorsioni. Se opportuno, comunica che l'indagine è ancora in corso e chiedi di mantenere la riservatezza per tutta la sua durata.
Raccogli eventuali prove fornite dai testimoni che corroborino le loro dichiarazioni o siano correlate alla questione, e invita l'intervistato a contattarti se dovesse ricordare o apprendere nuove informazioni, oppure se emergessero nuove preoccupazioni, come possibili ritorsioni.
Terzo passo - Incontra il dipendente accusato
Incontra il dipendente accusato. Come per le domande preparate per i testimoni, cerca di ridurre al minimo la necessità di rivelare la fonte dei fatti.
Sulla base dei colloqui con il segnalante e i testimoni, avrai un elenco di domande a cui l'accusato dovrà rispondere. È importante restare obiettivi e non esprimere opinioni durante questo colloquio.
Raccogli le prove che l'accusato potrebbe avere e che riguardano la questione. Potrebbero essere gli stessi documenti già ricevuti da altri, ma vanno comunque raccolti.
Ancora una volta, spiega la necessità di piena collaborazione e ricordagli la politica aziendale contro le ritorsioni prima di iniziare il colloquio.
Quarto passo - Rivedi e analizza
Rivedi e analizza tutte le informazioni raccolte durante l'indagine. Cerca eventuali incongruenze, schemi ricorrenti o prove aggiuntive che possano aiutare a raggiungere una conclusione equa e imparziale.
Prepara una relazione dettagliata sull'indagine documentando le conclusioni. Includi un riassunto della denuncia o dell'incidente, i colloqui svolti, le dichiarazioni scritte, tutte le prove raccolte e le eventuali conclusioni raggiunte.
Sulla base dei risultati dell'indagine, determina il corso d'azione appropriato. Questo può comportare azioni correttive o disciplinari, mediazione, risoluzione dei conflitti o altre azioni in base alla gravità e alla natura del problema.
Quinto passo - Condividi i risultati e le azioni proposte
Condividi prima i risultati e i passi d'azione proposti con la leadership, ove opportuno. Fornisci informazioni sulle azioni che verranno intraprese e sulle eventuali azioni di follow-up.
Successivamente condividi la decisione finale con l'accusato e adotta le misure individuate al punto 5 per risolvere la situazione, se opportuno.
Infine, comunica i risultati dell'indagine a chi ha segnalato la questione, ma senza condividere informazioni riservate, che possono includere l'esito finale e le azioni intraprese nei confronti dell'accusato. Questa può essere una conversazione difficile e va gestita con la dovuta attenzione.
Sesto passo - Verifica dell'efficacia
Rivedi regolarmente l'efficacia delle azioni intraprese e monitora la situazione per garantire che il problema sia stato affrontato in modo adeguato.
Fai un follow-up con le parti interessate se necessario. Questo è un passaggio cruciale spesso trascurato e che può portare all'aggravarsi del problema o addirittura generare un caso di ritorsione.
Una nota sulla ritorsione
La ritorsione è il motivo più frequentemente allegato per discriminazione, secondo la EEOC.
Ricordare ai partecipanti all’indagine la politica aziendale contro le ritorsioni è stato menzionato in diversi dei passaggi sopra. Tutte le parti devono comprendere che non viene tollerata alcuna forma di ritorsione sul posto di lavoro.
Un'investigazione HR tempestiva, imparziale e corretta
È importante ricordare che le investigazioni HR devono essere condotte con equità, riservatezza e nel rispetto dei requisiti legali e delle politiche aziendali. L’obiettivo primario è garantire un ambiente di lavoro sicuro, inclusivo e conforme, affrontando eventuali problemi che possano insorgere.
Seguendo i passaggi sopra descritti, la vostra prossima indagine sarà tempestiva, imparziale e corretta.
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