Come Condurre Indagini HR Eque: Guida in 6 Passi
Nei miei oltre 10 anni come HR Generalist, ho condotto numerose indagini sul posto di lavoro e ho imparato alcune lezioni preziose su come svolgerle correttamente.
In questo articolo, parleremo di perché potrebbe essere necessaria un'indagine, degli elementi chiave di un'indagine di successo e infine di una guida passo passo per condurre un'indagine HR.
Quando potrebbe essere necessario condurre un'indagine HR?
Ci sono diverse ragioni per cui un'indagine interna potrebbe dover essere condotta all'interno di un'organizzazione. Vediamo alcune delle ragioni più comuni che i professionisti HR incontrano di solito.
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- Reclami dei dipendenti come molestie, discriminazioni, bullismo o comportamenti scorretti minori. In questo caso, di solito viene avviata un'indagine HR in base al reclamo per raccogliere i fatti, valutare la situazione e determinare il corso d'azione appropriato.
- Un dipendente è sospettato di aver violato le politiche aziendali, come comportamenti non etici, violazione della riservatezza o delle norme di sicurezza. Un'indagine HR dovrebbe essere avviata per accertare i fatti e adottare le eventuali misure disciplinari necessarie.
- Accuse di gravi illeciti, tra cui frode, appropriazione indebita, furto o altre attività illegali all'interno dell'organizzazione. Questo garantisce un processo equo e imparziale per accertare la verità e affrontare eventuali violazioni legali o etiche.
- Nei casi in cui sorgano conflitti tra dipendenti o reparti, un'indagine HR può aiutare a svelare i problemi di fondo, raccogliere informazioni pertinenti e facilitare una risoluzione che possa migliorare le relazioni tra i dipendenti.
- Per garantire la conformità a obblighi normativi e legali. Ad esempio, può essere necessaria un'indagine HR per affrontare potenziali violazioni delle leggi sul lavoro, delle norme di sicurezza sul posto di lavoro o di standard specifici del settore.
- In situazioni in cui la performance di un dipendente risulta costantemente al di sotto delle aspettative, può essere condotta un'indagine HR per individuare eventuali problemi alla base, fornire supporto o formazione se necessario, e determinare le azioni adeguate come piani di miglioramento delle performance.
Cosa serve a un'indagine HR per avere successo?
Se si passa abbastanza tempo su un thread di Reddit su HR, si trovano molte storie di indagini finite male, ma poche su come condurle nel modo giusto. Negli anni, ho imparato che ogni indagine deve essere:
Tempestiva
Rispondi prontamente a tutti i reclami, ma prenditi il tempo necessario per garantire la dovuta diligenza per un'indagine approfondita e confidenziale (di questo parleremo più avanti).
Equa e obiettiva
Tratta tutte le parti con rispetto e dignità. Non giudicare in anticipo l'esito di un'indagine prima di aver intervistato tutte le parti e analizzato tutta la documentazione rilevante.
Questo garantirà che il risultato e qualsiasi azione intrapresa sull'indagine saranno sia equi che obiettivi.
Imparziale
Evita di esprimere opinioni durante le interviste e concentrati sul raccogliere i fatti. Mantieni le interviste serie e professionali, restando calmo e in controllo durante tutta la procedura. Probabilmente avrai delle opinioni sulla questione, ma è fondamentale rimanere imparziali.
Organizzata
Preparati all'indagine creando un piano di lavoro e una scaletta delle domande che dovranno essere poste alle varie parti coinvolte.
Tuttavia, assicurati di mantenere una certa flessibilità nel piano di lavoro man mano che acquisisci una maggiore comprensione dei fatti durante l'indagine.
L'utilizzo di un software di gestione dei casi è un modo semplice per rimanere organizzati durante e dopo le indagini. Se non fosse disponibile, organizzare i casi in cartelle individuali su un'unità di rete protetta funziona comunque bene.
Ben documentata
Documenta il contenuto delle interviste e riporta precisamente ciò che dice l'intervistato, utilizzando citazioni dirette ogni volta che è possibile.
È preferibile avere dichiarazioni scritte o narrate dai testimoni direttamente con le loro parole, oltre alle tue note dell'intervista.
Inoltre, documenta qualsiasi altra prova presentata dalle parti intervistate, specificando da chi proviene e quando.
Anche in questo caso, non è il momento per le tue interpretazioni personali, convinzioni o supposizioni: solo i fatti!
Guida passo passo per condurre un'indagine HR
Prima che inizi il processo di indagine HR, bisogna stabilire chi la condurrà.
Anche se mi occupo della maggior parte delle indagini nel mio luogo di lavoro, il Direttore delle Risorse Umane gestisce le indagini che riguardano chiunque abbia un ruolo di Vicepresidente o superiore. E, se la questione coinvolge un membro del team HR, il nostro consulente legale generale condurrà l'indagine.
Ricorda che il processo di conduzione di un'indagine può variare a seconda delle circostanze specifiche e delle politiche della tua organizzazione, e potresti dover richiedere consulenza legale durante il processo investigativo.
Esaminiamo ora un modello che puoi utilizzare per condurre indagini nel tuo ambiente di lavoro.
Primo passo - Incontrare la persona che solleva la preoccupazione
Incontra la persona che segnala le preoccupazioni per discutere la questione; questa persona può essere o meno direttamente coinvolta nel problema in esame. È importante ottenere dettagli circa chi, cosa, dove, quando, perché e come della situazione.
Ottieni il maggior numero possibile di dettagli durante il colloquio. Fai domande aperte per incoraggiare l’intervistato a rispondere; cerca di evitare domande chiuse con un semplice sì/no.
Ad esempio:
- “Dal tuo punto di vista, dimmi cosa hai visto quando sei tornato dal pranzo quel giorno” invece di “Hai visto l’incidente?”
- “Puoi dirmi cosa hai sentito durante quella riunione?” al posto di “Hai sentito se hanno discusso durante la riunione?”
Chiedi se ci sono testimoni o persone a conoscenza dell’incidente in questione e qual è il livello della loro conoscenza (ulteriori dettagli nel prossimo passaggio).
Allo stesso modo, chiedi se c’è qualche prova che possa far luce sulle accuse sollevate, come email, appunti, registrazioni audio/video, messaggi di testo, ecc.
Secondo passo - Incontrare i potenziali testimoni
Incontra i testimoni potenziali segnalati nel primo passo. Potresti anche scoprire che emergono altri testimoni durante l’indagine.
Quando prepari le domande da porre ai testimoni, pensa a come formularle per ridurre al minimo o evitare la necessità di rivelare la fonte dei fatti alla base delle domande. Tieni presente che, a seconda della natura della questione, questo potrebbe non essere sempre possibile.
Prima di intervistare ciascun testimone, spiega l’importanza di risposte pienamente sincere e ricorda la politica aziendale contro le ritorsioni. Se opportuno, informa che l’indagine è in corso e chiedi riservatezza per tutta la durata.
Raccogli ogni prova presentata dai testimoni che possa corroborare le loro dichiarazioni o essere rilevante per la questione e consiglia all’intervistato di contattarti nel caso ricordasse o venisse a sapere qualcosa di nuovo, o se ha nuove preoccupazioni, incluse eventuali ritorsioni.
Terzo passo - Incontrare il dipendente accusato
Incontra il dipendente accusato. Come per le domande preparate ai testimoni, anche qui vuoi ridurre al minimo la necessità di rivelare la fonte dei fatti.
Sulla base dei colloqui con il denunciante e i testimoni, avrai una lista di domande a cui il dipendente accusato dovrà rispondere. È fondamentale mantenere l’obiettività e non esprimere opinioni durante questo colloquio.
Raccogli tutte le prove che il dipendente accusato possa avere e che riguardano la questione. Questa documentazione potrebbe essere la stessa fornita da altri, ma deve comunque essere raccolta.
Ancora una volta, spiega la necessità di una piena collaborazione e ricorda la politica aziendale contro le ritorsioni prima di iniziare il colloquio.
Quarto passo - Revisionare e analizzare
Revisiona e analizza tutte le informazioni raccolte durante l’indagine. Cerca eventuali incongruenze, schemi o ulteriori prove che possano aiutare a giungere a una conclusione equa e imparziale.
Prepara un rapporto dettagliato della tua indagine documentando i risultati. Includi un riassunto della segnalazione o dell’incidente, i colloqui condotti, le dichiarazioni scritte, tutte le prove raccolte e le conclusioni raggiunte.
Sulla base dei risultati dell’indagine, determina la linea d’azione più appropriata. Questo può includere azioni correttive o misure disciplinari, mediazione, risoluzione del conflitto o altre azioni in base alla gravità e natura del problema.
Quinto passo - Condividere i risultati e le azioni proposte
Condividi dapprima risultati e azioni proposte con i livelli di leadership, se appropriato. Fornisci informazioni sulle prossime azioni da intraprendere e su eventuali passaggi successivi.
Poi comunica la decisione finale all’accusato e metti in atto ciò che hai previsto al punto 5 per sanare la situazione, se opportuno.
Infine, comunica l’esito dell’indagine a chi ha sollevato la questione, ma senza fornire informazioni riservate, quali l’esito o le azioni prese nei confronti dell’accusato. Può trattarsi di una conversazione difficile e deve essere gestita con attenzione.
Sesto passo - Verificare l’efficacia
Esamina regolarmente l’efficacia delle azioni intraprese e monitora la situazione per assicurarti che il problema sia stato affrontato adeguatamente.
Se necessario, effettua un follow-up con le parti coinvolte. Questo passo è cruciale, spesso trascurato e può portare al peggioramento del problema o addirittura alla creazione di un caso di ritorsione.
Una nota sulle ritorsioni
Le ritorsioni sono la motivazione più frequentemente segnalata come base per la discriminazione, secondo la EEOC.
Ricordare ai partecipanti all'indagine la politica aziendale anti-ritorsione è stato menzionato in diversi dei passaggi sopra indicati. Tutte le parti devono comprendere che non è tollerata alcuna forma di ritorsione sul posto di lavoro.
Un'indagine HR tempestiva, imparziale ed equa
È importante sottolineare che le indagini HR devono essere condotte con equità, riservatezza e in conformità ai requisiti legali e alle politiche aziendali. L'obiettivo principale è garantire un ambiente di lavoro sicuro, inclusivo e conforme, affrontando eventuali problematiche che possano sorgere.
Seguendo i passaggi sopra indicati, la tua prossima indagine sarà tempestiva, imparziale ed equa.
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Alcune ulteriori risorse per aiutarti nelle questioni di relazioni con i dipendenti:
