Adattare le riunioni per il luogo di lavoro ibrido

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Jean Bays: Direi persino che, se non hai la tecnologia giusta nella sala riunioni, sì, è meglio che tutti siano davanti ai loro schermi per rendere la riunione davvero utile per tutti.

David Rice: Benvenuti al podcast People Managing People. La nostra missione è costruire un mondo del lavoro migliore e aiutarti a creare ambienti di lavoro felici, sani e produttivi. Io sono il vostro host, David Rice.

La mia ospite di oggi è Jean Bays. È la Chief People Officer di Neat. Parleremo di riunioni nel luogo di lavoro ibrido, dell'esperienza delle riunioni moderne e di cosa dovrebbero aspettarsi i dipendenti.

Jean, benvenuta!

Jean Bays: Grazie, David, per avermi invitata.

David Rice: Quindi, prima di tutto, raccontaci un po' di te, del tuo ruolo in Neat e di come sei arrivata dove sei oggi.

Jean Bays: Esattamente. Sentirete molti accenti divertenti. In realtà sono tedesca e vivo nel Regno Unito da circa 17 anni. Ho sempre avuto ruoli collegati alle risorse umane per 25 anni, sono molto appassionata di HR, o come lo chiamiamo adesso, l'organizzazione delle persone.

Sono in Neat, un'azienda tecnologica con sede principale in Norvegia, da circa due anni. Guido il dipartimento delle persone con il mio team. In totale, seguiamo 24 paesi dove ci occupiamo dei nostri Neaters, come ci piace chiamarli. È un ruolo molto internazionale che copre molti fusi orari.

È tutto tra molte riunioni e spazi virtuali. Sì, questa sono io e sono felice di essere qui.

David Rice: Molto interessante. Sì. Sono felice che tu sia qui perché sempre più aziende stanno affrontando questa sfida globale, vero? Quando pensano a come organizzare le riunioni.

Vorrei iniziare la conversazione parlando di come le riunioni siano cambiate negli ultimi anni e di quale impatto hanno avuto i nuovi modelli di lavoro. Secondo te, quali sono stati i maggiori cambiamenti nel modo in cui vediamo e viviamo una riunione, ad esempio nel 2020 rispetto ad oggi?

Jean Bays: Penso che, come tutti sappiamo, il cambiamento più importante è avvenuto nel 2020. La maggior parte di noi, per essere inclusa in una riunione, per partecipare a un progetto, doveva volare o spostarsi, fare la differenza, farsi sentire, essere parte di un team.

Credo che abbiamo imparato rapidamente che dovevamo cambiare questo approccio, altrimenti non avremmo potuto portare avanti le aziende o realizzare i progetti. Siamo stati costretti a un cambiamento enorme che, devo ammettere, inizialmente è stato molto scomodo. Molti possono capirci: non essere in una sala riunioni e dover fare tutto su Zoom restando davanti a uno schermo tutto il giorno.

Ma siamo stati costretti e da lì sono nate tecniche e comportamenti nelle riunioni che hanno permesso a tutti di sentirsi più o meno inclusi. Credo che ancora stiamo imparando come avere un impatto quando non si è presenti fisicamente. È stato un enorme cambiamento, talvolta positivo, talvolta no, su questo non ci sono dubbi.

E non lo dico solo perché lavoro per la mia azienda, ma indubbiamente la riunione faccia a faccia resta il miglior modo di comunicare. Tuttavia con lo sviluppo della tecnologia e certi comportamenti nelle riunioni, abbiamo fatto grandi progressi e non è più necessario viaggiare. Ho questo esempio: nel mio ruolo precedente volavo da Londra a San Francisco per 24 ore solo per una riunione. Pensate all'impronta di carbonio e al tempo.

Quindi, sì, grande cambiamento. Molto emozionante. È davvero entusiasmante quello che stiamo vivendo.

David Rice: Sì, credo che anche... la pandemia è iniziata nel 2020. All'inizio tutti usavano Zoom. Ci è voluto almeno un anno prima di vedere emergere altri strumenti. Questo è molto interessante.

Anche Neat lavora in questo settore: siete nati proprio dalla necessità di affrontare così questa realtà. E trovo interessante vedere tutte le diverse tipologie di esperienze create da questi strumenti.

Jean Bays: Ci sono strumenti diversi e devo dire che la tecnologia—in tutto questo, e mi scuso se cito Zoom, ma è diventato un marchio nel 2020.

David Rice: Sì, era ovunque.

Jean Bays: Era Zoom e nient'altro, all'epoca. Ma naturalmente ormai ci sono molte tecnologie e piattaforme che rendono inclusivo l'ambiente di lavoro portando le persone insieme, non solo in una sala riunioni ma anche virtualmente, permettendo a tutti di contribuire al successo dell’azienda.

David Rice: Quando pensiamo al futuro del lavoro, c'è molta attenzione sull'esperienza ibrida e sul significato che ha per i dipendenti. Hai parlato di inclusività. Se pensiamo alle riunioni in una realtà ibrida, qual è, secondo te, la sfida più grande per farle funzionare davvero bene oggi, in un periodo in cui le aspettative su etichetta e comportamenti sono piuttosto alte?

Quale pensi sia la sfida più importante per una buona riunione ibrida?

Jean Bays: Prima di tutto, vorrei evidenziare la consapevolezza. Questa può iniziare da una cosa molto piccola: se sei in una sala riunioni con persone che partecipano virtualmente, essere consapevoli che queste persone non sono presenti fisicamente per le chiacchiere informali, le risate, eccetera.

Per esempio, abbiamo appena fatto i quarterly business review e mi è piaciuto molto che il nostro CEO abbia sottolineato: "Ragazzi, sappiate che ci sono tre persone che non sono in questa sala. Siate tutti consapevoli, inclusivi e attenti a questo." È una cosa piccola, ma la più grande sfida è far sentire inclusi coloro che partecipano virtualmente, che spesso non vengono visti. Cerchiamo di affrontare questa questione.

Oggi ci sono tecnologie fantastiche con cui puoi persino zoomare su ogni speaker, così sembra di essere seduto accanto al collega: vedi espressioni facciali, assensi, disaccordi, piccoli segnali e suoni.

Un grande passo avanti è stato rispetto a prima del 2020: prima quando uno parlava, venivano tagliati tutti gli altri suoni. Ora con la tecnologia giusta non succede più, così puoi—per dirla all'inglese—interrompere educatamente senza zittire le conversazioni.

Nelle riunioni ibride secondo me è molto importante che anche chi si collega da casa con un MacBook, ad esempio, se in sala c’è la tecnologia adeguata, si può creare inclusività anche senza avere migliaia di euro di attrezzatura a casa.

Anche chi partecipa da remoto può sentirsi incluso. Le aziende devono trovare il giusto equilibrio su cosa offrire nei propri headquarters e uffici.

Bisogna sempre pensare: "e se il 50% dei partecipanti fosse virtuale? Quanto possiamo offrire dal punto di vista tecnologico per rendere l'esperienza inclusiva per chi non è fisicamente presente?" Per me, anche se molti non amano più la parola, è davvero un ambiente ibrido.

Non riesco a trovare un termine migliore, ma è importante dare scelte e rendere tutto il più fluido e inclusivo possibile, anche per chi non è in sede. È una sfida, ma ci sono fornitori eccezionali che la affrontano ogni giorno.

David Rice: Recentemente ho parlato con una designer di esperienze di lavoro da remoto e le ho chiesto proprio questo. Mi ha detto che per costruire una cultura inclusiva per chi lavora da remoto, bisognerebbe far collegare tutti—sia chi è in ufficio che chi no–alla riunione dalla piattaforma online (Zoom, Teams ecc).

E capisco il suo punto di vista e come questo potrebbe aiutare. Tuttavia penso che non sia sostenibile ora che molti stanno tornando in ufficio: per chi si trova lì credo potrebbe sembrare un po’... non voglio dire...

Ma potrebbe sembrare non necessario e forse potrebbe creare una divisione tra chi è in ufficio e chi no, fino a non invitare più tutti alle riunioni. Sono curioso di sapere poi cosa ne pensi tu!

Jean Bays: Sì. Posso capirlo benissimo, perché pure a me è capitato che mi dicessero: "Perché non sei stata invitata alla riunione?" E la risposta era: "Oh, scusa, non avevamo nessuno dell’IT che potesse avviare la video-conferenza." Ormai non accade più, è molto più semplice.

Rispondendo: sono davvero d'accordo con questo ragionamento. Anzi, direi che se non hai la tecnologia adeguata nella sala, è meglio che tutti si collegano dai propri schermi: così la riunione è più equa per tutti. Ma ora guardando al futuro c’è tecnologia che permette, anche quando si è seduti attorno a un tavolo, di zoomare su ogni volto.

Non bisogna più fare grossi sforzi—per molti è faticoso perfino guardare la telecamera in fondo al tavolo. Così puoi stare rilassato attorno al tavolo e conversare normalmente.

Con la giusta tecnologia, senza sforzi, i colleghi virtuali sono praticamente a un click e non devi installare chissà quale sistema né mobilitare il reparto IT per collegare persone da tutto il mondo.

Più facile lo rendi, meno la gente si sente infastidita, più inclusivo tutto sarà. Questo è il futuro. Ma sottolineo che, appena usciti dalla pandemia, non mi piaceva l’idea che metà fossero in sala e metà online. Chiedevamo: “Fate home office e collegati su Zoom, così la riunione funziona per tutti.”

Ma per il futuro ci sono opzioni davvero straordinarie. Saranno strumenti utili senza richiedere enormi sforzi e senza portare alle persone a escludere colleghi remoti.

David Rice: In effetti la logistica si è complicata.

Pensi che le aspettative dei dipendenti sulle riunioni stiano cambiando? Siamo circondati da tecnologia incredibile anche nella vita privata: VR, realtà aumentata, metaverso... stanno diventando comuni. E siamo tutti cresciuti con immagini hollywoodiane del futuro. È il momento di reinventare le riunioni e sperimentare?

Jean Bays: Se ricordate, all'inizio della pandemia, quando la tecnologia è diventata centrale, moltissime persone—parlo di riunioni di team—non mostravano mai la loro faccia. Erano senza videocamera, magari mandavano un messaggino o poco più.

Poi è arrivata l’era di tutti i gadget: ricordiamo il giudice col filtro da gatto… una vera tendenza. Ma nel futuro quel che la gente si aspetta è, secondo me, una nuova modalità di lavoro.

Ci si aspetta che le aziende e la leadership si impegnino a introdurre nuove modalità e piattaforme. Pensiamo a strumenti come Microsoft Teams o Zoom: con un click puoi lanciare una riunione istantanea, come andare da un collega per una chiacchierata.

Credo che il futuro non sarà nella spettacolarità, ma nella pratica della comunicazione. Check-in veloci; io con il mio team ogni tanto in mattinata faccio una breve chiamata: se qualcuno è disponibile bene, se no, va bene lo stesso.

Come accadrebbe in ufficio? Se sto lavorando e non posso, lo faccio sapere. Non so se ho risposto, ma credo che il futuro sia molto sulla pratica e i comportamenti nella comunicazione, sulle regole che stabiliremo assieme.

David Rice: Prima di salutarci, ci sono due cose che faccio sempre. La prima è darti l'opportunità di raccontare agli ascoltatori dove possono trovarti e saperne di più su di te.

Jean Bays: Sì, potete connettervi con me tramite il nostro sito: neat.no. “NO” sta per Norvegia. Lì trovate la pagina dell’azienda e il mio profilo, che rimanda anche al mio LinkedIn. Sono disponibile anche via email per domande specifiche o per chi volesse approfondire.

Andate sul nostro sito, trovate il mio profilo e quello LinkedIn, sarò felice di discutere, condividere idee o ascoltarvi ovunque siate, basta farmelo sapere.

David Rice: L’ultima cosa è che abbiamo una piccola tradizione: l’ospite può farmi una domanda, quindi ti passo la parola.

Puoi chiedermi qualsiasi cosa, anche non inerente a quanto discusso oggi.

Jean Bays: Oh, questa è bella. David, tu parli con tanti esperti e ne sentirai di tutti i colori. Per te—solo per te—quando pensiamo al datore di lavoro ideale, dopo che abbiamo sistemato tutto su benefit, ambiente di lavoro, lavoro ibrido... cosa pensi debbano fare le aziende per diventare il datore di lavoro del futuro? Vedi qualche trend segreto o consiglio da suggerire?

David Rice: Penso sia una questione di competenze, perché molti compiti che abbiamo sviluppato verranno probabilmente delegati a qualcosa che li farà più in fretta, magari anche meglio. Dobbiamo chiederci: cosa significa essere umani al lavoro?

Quali sono le qualità che vogliamo dalle persone e come aiutarle nello sviluppo? Le aziende devono supportare attivamente, non lasciare che i dipendenti se la vedano da soli. Devono guidarli e costruire percorsi insieme.

Forse, tra 30 anni lavorare sarà una scelta, una questione di senso personale, di valore nel quotidiano. Alcuni lavori saranno sempre svolti dalle persone, ma in particolare nel campo della conoscenza, sarà importante individuare quello che rende unico il nostro contributo umano. Credo che dovremo abbandonare ruoli e profili tradizionali e puntare sulle competenze uniche che ognuno può portare.

Ci saranno sicuramente tanti esperimenti, alcuni fallimenti clamorosi, ma anche successi: col tempo troveremo cosa funziona per noi.

Probabilmente ci saranno periodi difficili, ma rientra nel percorso. Questo è quello che penso.

Jean Bays: Interessante, grazie. Mi fai pensare a quando, tempo fa, usavamo la rotazione dei ruoli per sviluppare competenze e conoscenza.

Anche allora abbiamo imparato molto e, sì, è stato nel complesso molto utile.

David Rice: Un buon esperimento, in effetti. Grazie, Jean, per essere stata con noi. È stata davvero una bella chiacchierata.

Jean Bays: Grazie a te, David.

David Rice: Cari ascoltatori, alla prossima! Se non vi siete iscritti alla nostra newsletter, andate su peoplemanagingpeople.com/subscribe e registratevi! Ci risentiamo prestissimo.

Nel frattempo godetevi il sole: finalmente esce ovunque! Mettete i pantaloncini e trovate uno specchio d’acqua dove rilassarvi.