Perché la Connessione nei Team Remoti Deve Essere Progettata e Non Accadere per Caso (E Come Farlo)

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Dr. Adora Ikwuemesi: Quando le persone non dicono nulla, credimi, hanno fatto delle supposizioni. E le supposizioni sono il livello più basso della conoscenza. Stanno pianificando senza che ci sia conversazione. Dicono semplicemente, sai una cosa? Non vedo alcun senso di progresso qui. Non sembra che qui ci siano piani per me. E siccome non sanno, non ti chiederanno per scoprirlo. Si limiteranno a fare i propri piani, pianificare le uscite, pianificare qualcosa per loro stessi. Quindi direi che, se non comunichi a un livello più profondo, allora è un campanello d’allarme.

David Rice: Benvenuti al podcast di People Managing People. Siamo in missione per costruire un mondo del lavoro migliore e aiutarti a creare ambienti di lavoro felici, sani e produttivi. Io sono il tuo host, David Rice.

Oggi il mio ospite è Adora Ikwuemesi. Come forse si nota dalla qualità dell’audio in quel frammento di apertura, questo episodio è stato registrato in modo un po’ diverso. Io e Adora ci siamo incontrati a una conferenza all’inizio di maggio chiamata Running Remote. È una rassegna di due giorni su tutto ciò che riguarda il lavoro da remoto, dalle migliori pratiche a nuovi studi e nuove tecnologie. Adora ha preso la parola alla conferenza, presentando alcune ricerche da lei condotte sull’engagement remoto, osservando in particolare un gruppo di dipendenti in Nigeria. Volevo sedermi con lei per approfondire questo tema.

Così, tra una sessione e l’altra e durante il networking, abbiamo trovato un posto all’ombra al riparo dal caldo texano e abbiamo avuto la seguente chiacchierata. Perdonate gli uccelli e i rumori di fondo, ma questa è la sfida di registrare dal vivo e di persona. Quindi senza ulteriori indugi, ecco la mia conversazione con Adora.

Hai condotto uno studio qualitativo su 24 lavoratori remoti in Nigeria, e sono curioso: cosa ti ha spinto inizialmente a immergerti nella ricerca sull’engagement remoto e cosa ti ha sorpreso di più di quanto hai scoperto?

Dr. Adora Ikwuemesi: Direi che sono stata anch’io un’impiegata, tanto tempo fa. Gestisco la mia attività da 15 anni, ma c’è stato un periodo in cui ero io stessa disingaggiata, e sono sempre stata curiosa, soprattutto quando sono diventata manager. Ero curiosa. Ho vissuto io stessa il disingaggio e volevo capire cosa rendesse le persone coinvolte nel lavoro, poi è arrivata la pandemia e tutti abbiamo dovuto lavorare da remoto e io...

Abbiamo sempre trattato il tema dell’engagement, ma ora dovevamo lavorare da remoto. Così ho pensato, sai cosa? Potrebbe essere utile. Stavo appena cominciando una ricerca di dottorato e sapevo di voler studiare l’engagement, ma poi, dato che stavamo lavorando a distanza, ho pensato che sarebbe stato molto interessante studiare l’engagement nel lavoro remoto, perché sarebbe stato molto rilevante e…

Anche se all’epoca non era chiaro se avremmo continuato a lavorare a distanza o saremmo tornati in ufficio, sapevo che sarebbe stato un cambiamento importante se fossi riuscita a raccogliere qualche spunto per aiutare le persone che lavorano da remoto a comprendere l’engagement nel lavoro a distanza, ecc.

David Rice: Ora, il framework che hai creato identifica sette fattori chiave dell’engagement nel lavoro remoto. Puoi spiegarceli brevemente? E sono curioso: Quale fattore le organizzazioni tendono più facilmente a trascurare e perché è così importante?

Dr. Adora Ikwuemesi: Ok. La questione è che sono tutte cose positive. Sapevo che attraverso lo studio dell’engagement non sarebbero venute fuori cose che già non si conoscono, giusto?

Quindi questi sette fattori probabilmente non riguardano aspetti che non conosciamo già, giusto? Come, ad esempio, la leadership, come viene progettato il lavoro o l’ambiente, però… Il lavoro a distanza rappresenta un contesto diverso. Ok. Quando lavoriamo in ufficio, l’ambiente lavorativo è un altro.

Il lavoro a distanza è caratterizzato da tre aspetti fondamentali. Primo: la solitudine lavorativa, cioè lavori da solo. Secondo: c’è una forte dipendenza dalla tecnologia, devi averla per restare connesso. E in terzo luogo, ma non meno importante, il fatto che comporta autonomia. E molti lavorano proprio da casa. Quindi guardando a questi aspetti, il contesto è diverso perché, quando siamo in ufficio, l’ambiente è standardizzato, giusto?

Ma se l’80% delle persone lavora da casa, significa che il tuo ufficio è diverso dal mio, è diverso da quello di lei, è diverso da quello di Tom, da quello di Sara. Quindi non abbiamo un ufficio standard. Magari io ho uno spazio dedicato, con una scrivania e una bella sedia, mentre tu, invece, potresti lavorare nella stessa stanza con tua sorella, o potresti condividere o stare seduto per terra.

Esatto. Oppure, se sei come alcuni dei lavoratori remoti con cui lavoro, magari condividi una stanza. Magari vivi in un ambiente molto rumoroso. Sì. Potresti non avere una bella scrivania o potresti usare semplicemente il tavolo della cucina. Sì. E poi, ovviamente, potresti essere in una città soggetta a interruzioni di corrente, come in Africa dove è frequente, oppure la connessione Internet potrebbe non essere delle migliori.

Quindi tutto questo cambia il contesto, l’ambiente, e questo era un aspetto fondamentale per lo studio. Quindi, quando parliamo di fattori, sono sette. Alcuni li conosciamo già. Anzi, in realtà, li conosciamo già tutti, e li elenco velocemente. I vantaggi dello stile di vita: è un fattore.

Cosa intendo? Le persone amano lavorare da remoto. La flessibilità è un beneficio. E se togli questa cosa, le persone saranno infelici. Questo è piuttosto ovvio. Perché se guardi ai dibattiti online, molti dicono: non voglio tornare in ufficio. Se mi costringono torno in ufficio, me ne vado.

Quindi credo sia ovvio. Leadership e management. Dai, una buona leadership è essenziale. Se la leadership ha a cuore i lavoratori, se senti che ci sono buone pratiche di gestione delle risorse umane, buone policy, queste sono ovvietà; migliorano l’engagement, perché alcune aziende hanno iniziato per caso a lavorare da remoto.

Quindi non avevano policy. Alcuni leader, alcune delle ragioni per cui si assiste al ritorno in ufficio stanno qui: la leadership non si fida dei dipendenti, pensa che non lavorino davvero. Cose così. Quindi leadership e management sono un altro driver. Un altro sono le relazioni e la comunicazione.

Questo è fondamentale perché una delle prime cose che si perde lavorando a distanza è la connessione, la relazione umana. Anche se molti dicono: “ma il lavoro è lavoro”, il lavoro remoto disconnette, e in ufficio la connessione avviene per caso. Succede spontaneamente.

Ah, passi davanti a qualcuno, lo saluti: “Ehi”. Vi aggiornate. Quando invece lavorate da remoto deve essere intenzionale. Devi essere molto intenzionale. Quindi relazioni e comunicazione erano uno dei fattori. Un’altra leva, molto importante, era la progettazione del lavoro. Il modo in cui il lavoro è strutturato, se è significativo, se è pieno di scopo, ed è anche divertente.

Hai parlato di sorprese. Davvero mi ha sorpreso quanto spesso le persone menzionassero il divertimento. Pensavo che il lavoro fosse solo lavoro. Ma divertirsi al lavoro con altre persone era centrale. Quindi, per me, il lavoro divertente è stato l’aspetto più sorprendente. Non potevo credere quante volte le persone menzionassero un altro fattore chiave, che ora sembra ovvio: l’ambiente.

Ricordo di aver già detto che il lavoro remoto è un ambiente lavorativo diverso, quindi i fattori ambientali sono fondamentali, e quando ne parliamo intendiamo l’ambiente immediato, che è il tuo spazio di lavoro, l’ergonomia, la sedia, ma anche rumore, caldo, aspetti che non vengono considerati.

Sì, anche il contesto nazionale, il Paese. In Nigeria, i blackout erano un problema, l’infrastruttura. E come tutto questo influenza l’engagement? Vorrei lavorare, ma salta la corrente. Quindi, per quanto motivato ed energico io sia, qualcuno mi ha raccontato di partecipare a una call con la torcia accesa, giusto?

Sì, immagina di dover fare una call su Zoom con la torcia accesa. Non succede ovunque, magari non succede in America, ma a chi vive black-out capita. Quindi l’ambiente, quello è un fattore enorme. Vorrei ci fosse più ricerca lì sopra.

Sì, perché l’ambiente conta tantissimo, ed è un elemento che spesso viene sottovalutato. Quanti fattori ne abbiamo detti?

David Rice: Hai menzionato i blackout.

Dr. Adora Ikwuemesi: Sì.

David Rice: Io sono originario della Florida. Con l’arrivo degli uragani, la luce se ne va anche per tre settimane. Esatto. Dopo qualche giorno, quando finisci di fare pulizia, vorresti rimettere in piedi la tua vita.

Dr. Adora Ikwuemesi: Sì.

David Rice: Però qui parli di due settimane e mezzo senza elettricità.

Dr. Adora Ikwuemesi: Esatto.

David Rice: Devi vivere grazie a un generatore. Esattamente. E ci sono solo alcune cose che puoi far andare.

Se devi scegliere tra il portatile e il frigorifero. Esatto. Questo crea una vera tensione interna. I tuoi livelli di stress salgono alle stelle.

Dr. Adora Ikwuemesi: Sì. Un altro fattore importante sono quelli personali. Bisogna osservarli. Parliamo di fattori personali, come il contesto individuale, la tua competenza digitale, quanto sei bravo a lavorare in digitale. Anche la tua motivazione personale.

Uno dei CEO che ho intervistato mi ha detto una cosa rimasta impressa: alcune persone sono eccellenti, ma non lo sono da sole. Una cosa emersa dalla ricerca era la disciplina, l’autodisciplina. Sapersi autodisciplinare davvero incide quando si lavora a distanza.

Se sei una persona che fatica con la disciplina, lavorare da remoto può essere dura. Questa cosa è emersa anche in altre ricerche, e mi ha fatto piacere ritrovarla. Alcuni hanno detto che questa cosa impatta il coinvolgimento sul lavoro. E l’ultimo fattore, ma non per importanza, è chiaramente la tecnologia. La tecnologia è il legante del lavoro remoto. Senza tecnologia non c’è connessione.

Servono strumenti collaborativi. Più questi strumenti sono performanti, meglio si collabora, migliora la comunicazione, migliora la connessione. E la tecnologia è anche legata all’ambiente: corrente, internet, strumenti hardware, software. Ecco i fattori chiave. E, come dicevo, quello sorprendente era il divertimento. Quando gestisci persone, da giovane forse capisci l’importanza del divertimento, ma poi sembra sparire col tempo, quando sei manager: “Facciamo il lavoro, cosa stanno dicendo?”

David Rice: Finiamolo e andiamo a casa.

Dr. Adora Ikwuemesi: Sì. Ma ho visto quanto sia importante per le persone godersi il lavoro. Le persone sono più coinvolte in ciò che le diverte.

O che ha un significato per loro, un impatto. Quindi bisogna essere più intenzionali su questo aspetto nel remoto. Deve essere intenzionale. Non accadrà per caso, deve essere progettato. La connessione va progettata. Non nasce per caso.

David Rice: Alcuni leader pensano che l’engagement sia solo questione di frequenza della comunicazione. Ma dalla tua ricerca, che cos’è veramente l’engagement? Soprattutto per i dipendenti remoti?

Dr. Adora Ikwuemesi: Sì. Direi che la qualità è più importante della quantità. Quello che ho riscontrato è che la gente ritiene importante essere coinvolta. Lo ritiene importante, nessuno ha mai detto “no comunicazione”. Ma la cosa chiave era la qualità della comunicazione.

Potresti comunicare spesso con me, ma magari sembra che vuoi controllare ogni mia mossa perché mi tieni d’occhio di continuo. Quella è un’altra comunicazione, tipo: “A che punto siamo? Dove sei?”. Ma tipo l’altro giorno avevo una riunione e avevo un project manager eccezionale con cui la squadra non si vedeva da un po’, perché lavoriamo da remoto.

Quel team di progetto. Lui è andato diretto sull’agenda e io “aspetta”. Non ci siamo visti da un po’, tutti insieme. Ho chiesto: prima di cominciare, possiamo dedicarci a un momento di check-in? Ho chiesto a ognuno com’era andato l’anno, il momento più bello e il più brutto.

Così, casuale. Ho iniziato io. Era una riunione prevista di un’ora? Sì, siamo andati oltre. Siamo finiti a due ore, ma quei trenta minuti di check-in hanno rivelato moltissimo che altrimenti non avremmo scoperto. E sai una cosa? Dopo quella riunione la partecipazione volontaria era molto più alta. Dopo ho ricevuto dei messaggi “grazie, temevo la riunione ma è stata utile”.

La qualità era molto più alta. Connettersi a livello personale ti dà il contesto umano utile. Ho appreso fatti che non conoscevo. Alcuni colleghi avevano bisogno di condividere, anche se non se lo aspettavano. Quindi, spesso emerge che serve qualcuno con cui condividere. Non era programmato, sembrava una sessione terapeutica, invece era una riunione di prodotto.

Non ricevo spesso messaggi dopo così dai colleghi. Ho visto che ne è valsa la pena.

David Rice: Parli dell’importanza di condurre un audit sull’engagement.

Dr. Adora Ikwuemesi: Sì.

David Rice: E per i leader HR e di People Ops, quali sono i primi segnali di disingaggio cui fare attenzione nei team remoti?

Dr. Adora Ikwuemesi: Sì, la disconnessione. È molto facile essere… Torniamo alla questione: quando la gente dice “il lavoro è lavoro”, quando non si parla da tempo, non si sa cosa sia successo nel frattempo e se è avvenuta una conversazione significativa. Non si tratta di report di avanzamento: “a che punto siamo?”. Si tratta di tutte le attività non dette, e a volte la gente non fa domande perché teme di doversi caricare di risolvere il problema. “Non lo chiedo”, si pensa. Quindi si finisce a chiedere solo “Come va?” – “Tutto bene.” La gente risponde così perché non vuole impicciarsi. Ma la verità è che, se mancano conversazioni profonde, quello è un segnale d’allarme. Perché la conoscenza è ridotta al minimo, si fanno piani senza conversare. Si pensa: “Non vedo prospettive qui”. E poiché non sanno, non chiedono. Semplicemente pianificano la propria uscita.

Quindi se non si comunica in profondità, quello è un segnale. Pensare che “tanto tutto bene”, se non si comunica, è sbagliato. Se non conosci niente a un livello più profondo, è un campanello d’allarme. Potresti rimanere scioccato quando emergerà.

David Rice: Un problema per i leader è conservare l’engagement sul lungo periodo, giusto?

Sì. Sì. E secondo il tuo framework, quali strategie distinguono le aziende che ottengono solo piccoli aumenti temporanei da quelle che portano cambiamenti di lunga durata?

Dr. Adora Ikwuemesi: Sì, credo che qui… Come dire… Sembra che stiamo ripetendo lo stesso concetto.

C’è il cambiamento trasformativo e quello transazionale, giusto? Il cambiamento transazionale serve per alzare temporaneamente il coinvolgimento, magari con incentivi economici. Ma quello vero nasce da relazioni e connessioni durature, vera comunicazione, esperienze condivise. Se non crei intenzionalmente forum per conversazioni autentiche e umane, non si costruisce vero engagement. E quando parliamo di engagement, parliamo di autenticità: essere se stessi al lavoro.

Le persone devono sentirsi connesse. E cosa significa connessione? È un sentimento, un’esperienza. Vanno a lavoro per sentirsi viste, ascoltate, considerate. Se non vivono questa esperienza, si disconnettono.

David Rice: Sì.

Dr. Adora Ikwuemesi: Quindi come fare per far sentire le persone viste?

“Come stai? Com’è andata la tua giornata? Il tuo anno?” E voler davvero ascoltare la risposta.

David Rice: Sì.

Dr. Adora Ikwuemesi: Poi, è fondamentale dare voce alle persone nelle riunioni. Se qualcuno non parla, invece di contentarsi, coinvolgilo, fagli una domanda. Poi, il sentirsi valorizzati.

Riconosci i loro risultati? Li elogi quando fanno progressi? Essere visti, ascoltati e valorizzati sono i tre ingredienti per una buona connessione. Più i leader si allenano in questi aspetti, meglio va. La pratica porta alla perfezione.

David Rice: C’è discussione sulle differenze culturali nel lavoro remoto, qualcuno l’ha citato anche durante la tua sessione. Hai scoperto spunti utili per le organizzazioni globali che gestiscono team remoti distribuiti tra paesi diversi?

Dr. Adora Ikwuemesi: Sì, bisogna capire il contesto. Come dicevi tu, lavorando su scala globale emergono problemi che non si possono nemmeno immaginare se non vivi quel contesto.

Mi ricordo un caso, quando un dipendente se ne andò e restituì il portatile. Io ero arrabbiata per lo stato del computer, ho detto: “Questa persona deve averlo usato per terra! Era tutto graffiato, rovinato”. Poi però mi sono fermata e ho pensato: magari non aveva altra scelta. Da dove lavorava davvero? Aveva uno spazio tutto suo? Magari divideva la stanza, magari era davvero seduta per terra.

David Rice: Sì.

Dr. Adora Ikwuemesi: Bisogna cogliere queste sfumature.

Bisogna ammettere che ogni situazione è diversa, soprattutto per i più giovani. Si parla tanto di generazione Z, ma non voglio sentirne più! Il loro contesto è diverso. Non hanno ancora una casa, uno spazio tutto loro. E parliamoci chiaro: da giovani nessuno è consapevole. Anch’io da giovane ero demotivata; non facciamo finta di essere stati tutti responsabili.

David Rice: Avevi tutto sotto controllo, sì.

Dr. Adora Ikwuemesi: Macché. Nessuno di noi era impeccabile a quell’età, e va bene così. Quindi il contesto conta.

David Rice: Se un’azienda potesse fare solo una cosa da domani per migliorare subito l’engagement remoto… Cosa consiglieresti?

Dr. Adora Ikwuemesi: Direi: progettate la connessione, non lasciatela al caso. Ecco cosa vi direi.

David Rice: Bella risposta. Prima di salutarci, faccio sempre due cose in ogni podcast.

Ok. Prima cosa: voglio darti la possibilità di dire dove ti possono trovare per seguire il tuo lavoro.

Dr. Adora Ikwuemesi: Fantastico. Il posto migliore è LinkedIn. Cercatemi, Adora Ikwuemesi, e mi trovate lì. È il modo più semplice.

David Rice: La seconda cosa: ho una tradizione, chiudo sempre lasciando all’ospite una domanda da farmi. Quindi chiedimi qualsiasi cosa.

Dr. Adora Ikwuemesi: Cosa ti tiene coinvolto nel lavoro?

David Rice: Tante cose. Sono una persona di natura molto motivata. Ho molto orgoglio nel mio lavoro e voglio creare qualcosa di nuovo, che sia di utilità o magari che dia la carica a qualcuno dei miei colleghi. Ma sarò onesto: in parte è dovuto a traumi dell’infanzia legati alla paura dell’insicurezza finanziaria.

La mancanza, il non poter provvedere a me stesso o alla mia famiglia, questa era la mia infanzia, non avevamo molto. Sì, e ci sono state tensioni su questo piano, anche tra i miei genitori. Le esperienze vissute hanno plasmato la mia percezione e sono molto onesto e aperto. Devo ricordarmi che ora posso stare più tranquillo, non devo più muovermi per istinto di sopravvivenza. Sì, sì… Non devo lottare ogni giorno per sopravvivere. Posso essere semplicemente me stesso e va bene così. Ma è difficile spegnere questo istinto, resta sempre sullo sfondo.

Dr. Adora Ikwuemesi: È sempre lì, la nostra infanzia ci segna, che lo ammettiamo o meno.

Paura o amore: le due facce della stessa medaglia. Sì, era una domanda tosta. Sì, grazie.

David Rice: Grazie per avermi dedicato il tuo tempo oggi per raccontarci qualcosa in più sul tuo lavoro.

Dr. Adora Ikwuemesi: Grazie, grazie davvero. Un piacere, grazie David.