Come Inserire Nuove Risorse Nel Modo Giusto In Un Ambiente Di Lavoro Remoto (con Jordan Boogaard di EddyHR)

 

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Jordan Boogaard

Quando penso a un leader, direi che la prima cosa che mi viene in mente è qualcuno di cui ti puoi fidare, qualcuno di cui ti puoi fidare, a cui puoi guardare con ammirazione e che può essere un esempio da seguire. Quindi, per me, un leader è qualcuno di cui ti puoi fidare e disposto a fare un passo avanti e portare un'altra persona al livello successivo.

Tim Reitsma

Benvenuto al podcast People Managing People. La nostra missione è costruire un mondo del lavoro migliore e aiutare a creare ambienti di lavoro felici e produttivi. Io sono il tuo host, Tim Reitsma. Oggi sono qui con Jordan Boogaard, HR Evangelist di EddyHR. Parleremo di inserimento delle nuove risorse.

L’onboarding è, beh, semplice, giusto? Fai avere il computer al nuovo assunto, organizza un centinaio di riunioni di onboarding, dai un piano per i primi 30, 60, 90 giorni.

E così inizia a lavorare. Beh, non è sbagliato, ma sicuramente non è giusto. L’onboarding è innanzitutto dimostrare interesse, comunicare che cosa significa avere successo e quali sono le aspettative del ruolo. E anche far sentire ai nuovi assunti di aver fatto la scelta giusta. Abbiamo solo una possibilità per la prima impressione dell’onboarding. Quindi prendila molto sul serio.

In questo episodio, ascolteremo come Jordan gestisce il processo di inserimento in EddyHR e otterremo la sua prospettiva su come fare onboarding nel modo corretto.

Jordan, è un piacere averti qui sul podcast People Managing People. Sono entusiasta di parlare di questo argomento che è sempre attuale. Non importa se pubblichiamo questa conversazione oggi, domani o tra un anno, è una puntata senza tempo, ne sono già certo.

E prima di entrare nel vivo, perché non ci racconti qualcosa di te e cosa ti occupa la mente in questo periodo?

Jordan Boogaard

Sì. Prima di tutto, grazie Tim per avermi invitato, sono felice di parlare di questo tema. E come hai detto tu, è uno di quegli argomenti senza tempo. Negli ultimi 5-10 anni è cambiato molto grazie alla tecnologia, ma sono davvero contento di approfondirlo.

Allora, qualcosa su di me. Vengo dallo Utah. Sono sposato con la mia bellissima moglie, Erica, e abbiamo quattro figli. Sono davvero ossessionato da loro, qualsiasi cosa piaccia a loro piace anche a me: giocare a football americano con il mio figlio maggiore, andare alle gare di cheerleading con le ragazze, andare in bici con il mio bimbo di cinque anni.

Sono molto appassionato di questo. Nel mio tempo libero sono un appassionato ciclista di montagna, quindi la maggior parte delle mattine mi sveglio presto per andare in bici. Per quanto riguarda il mondo del lavoro, sono nel settore paghe e HR da quasi 14 anni. Ho lavorato in aziende come ADP, Heartland. Ho anche fondato una società di payroll tutta mia.

Poi mi sono unito, tre anni fa, con Eddy, l’azienda dove lavoro attualmente. Sono davvero impaziente di parlare con te del processo di inserimento.

Tim Reitsma

Onboarding. Già, ma prima di entrare nel vivo, vedo che le mie prime due domande si intrecciano sempre con ciò di cui parliamo oggi.

Sono una persona molto curiosa. Rischio sempre di perdermi su un filone di pensiero o in una ricerca su Google per ore. Quindi, la mia grande domanda è: che cosa significa essere un leader?

Jordan Boogaard

È una domanda profonda. Ci ho pensato proprio di recente, ripensando alle persone che mi hanno ispirato e guidato nella mia carriera e nella vita personale.

Perciò, quando penso a un leader, la prima cosa che mi viene in mente è qualcuno di cui ti puoi fidare, a cui puoi guardare con rispetto e che rappresenta un esempio che vorresti seguire. Ripensando alla mia storia e alle figure di riferimento, alcune delle mie favorite sono quelle che si sono connesse subito con me.

Hanno davvero cercato di capire chi ero come persona, cosa mi motivava e cosa mi entusiasmava della vita. E poi mi hanno motivato per tutto il tempo. Quindi, per me, un leader è qualcuno di cui ci si può fidare e che è disposto a portare un'altra persona al livello successivo.

Tim Reitsma

Bellissimo. Mi piace questa risposta concisa. La fiducia è una componente chiave della leadership. Essere in grado di fidarsi e di avere qualcuno che si fida di te, non solo di ricevere fiducia ma anche di offrirla. Poi, la prossima domanda. Il nostro scopo qui a People Managing People è costruire un mondo del lavoro migliore.

Se riuscissimo a risolvere questa sfida nei prossimi 5, 10, 20 anni, sarebbe fantastico. Persone come te, che stimo, mi fanno venire curiosità: quando senti l'espressione "costruire un mondo del lavoro migliore", che cosa ti viene in mente?

Jordan Boogaard

Negli ultimi tempi, penso che abbiamo vissuto esperienze molto particolari a livello globale.

Tu sei in Canada, io negli Stati Uniti, ma credo che tutti abbiamo vissuto l’esperienza della pandemia globale del COVID. Costruire un luogo di lavoro migliore per me significa essere flessibili. Negli ultimi anni il tema più importante per me in merito a questo è proprio la flessibilità.

Le persone lavorano da casa da molti anni, ma ora alcuni sono stati costretti a lavorare da casa o a distanza, a non andare in ufficio e rinunciare allo spazio comune. Quindi, se si vuole veramente costruire un luogo di lavoro migliore, e forse suona un po’ banale, ma tutto parte dall’onboarding.

La prima impressione che un'azienda trasmette appena arriva un nuovo dipendente. Quando viene inserito, impara a conoscere l’azienda, la cultura, chi sono i leader e chi sarà la persona di riferimento. E poi questi leader si siedono con lui e fissano le aspettative.

Se i leader e i manager fissano le giuste aspettative dall’inizio, e il dipendente comprende quali sono, e che essi siano supportati da obiettivi settimanali o trimestrali tenendosi reciprocamente responsabili, non importa se si lavora in ufficio o da remoto o, come nel mio caso, da Starbucks o da una pasticceria d’angolo o ovunque.

Io, ad esempio, lavoro dallo zaino il 99% delle volte. Finché tutti sono sulla stessa lunghezza d’onda e le aspettative sono chiare e vengono raggiunte, non importa dove lavori né come lo fai. L’importante è che si raggiungano gli obiettivi.

Penso che sia questo il modo per creare un luogo di lavoro migliore: essere allineati e responsabili rispetto alle aspettative.

Tim Reitsma

Siamo davvero allineati su questo punto. Ho scritto tempo fa un articolo sulla chiarezza che i leader devono dare alle organizzazioni, ai team, sulla visione. Dove andiamo? Cosa facciamo? Qual è la tua responsabilità? A livello di team e individuale, e quali sono le responsabilità.

A volte la parola responsabilità è vista in senso negativo, ma è anche come posso contribuire all’interno dell’organizzazione. Su larga scala, condividiamo la stessa visione: aspettative e responsabilità sono la chiave.

Non importa se lavoriamo entrambi da casa. E se non sapessi cosa devo fare oggi? Starei qui a fissare lo schermo per otto ore? Si tratta di creare una buona esperienza, un buon processo di inserimento. Ottimo spunto...

Jordan Boogaard

Proprio a questo riguardo, ogni maggio faccio questa iniziativa chiamata "come posso aiutarti?" su LinkedIn.

Provo ad aiutare le persone a trovare nuovo lavoro, sia chi è stato licenziato, sia chi vuole semplicemente cambiare o trovare un nuovo ambiente. Negli ultimi quattro anni, ho parlato con centinaia di persone. E la cosa che mi ha colpito di più è il numero di persone che, a distanza di sei mesi o due anni dall'assunzione, non avevano ancora chiaro quali fossero le aspettative del loro ruolo.

Avevano letto una job description che poi non corrispondeva affatto a ciò che effettivamente il manager richiedeva loro. Penso sia scioccante che tante persone si dimettano proprio perché le aspettative iniziali, quelle lette nell’annuncio di lavoro, risultano poi l’opposto di ciò che realmente l’azienda chiede loro.

Quindi sì, interessante argomento.

Tim Reitsma

Già, è molto attuale. Prima che iniziassimo a registrare, stavo leggendo rapidamente un sondaggio fatto lo scorso anno su 700 persone negli Stati Uniti: persone che hanno iniziato un nuovo lavoro durante la pandemia. Sembra che il 62% di queste persone non avesse una chiara idea della cultura aziendale.

Quindi, anche dopo essere stati inseriti, restava confusione. E il 71% non sapeva nemmeno con chi instaurare relazioni lavorative. Puoi immaginare di essere inserito in remoto e non sapere con chi parlare?

In ufficio, puoi girare, prendere un caffè, incrociare qualcuno al “water cooler”, chiedere chi è e in che dipartimento lavora. Ma nello spazio virtuale, manca questa dinamica, ed è assurdo che non si dia la giusta attenzione a tutto ciò.

E quindi sono curioso, entriamoci: cosa significa inserire una risorsa nel modo giusto? Mi riferisco in particolare all’ambiente di lavoro remoto.

Jordan Boogaard

Bella domanda. L’onboarding di per sé è già complesso, e aggiungere “nel modo giusto” lo rende ancora più sfidante. Ogni azienda avrà la sua versione di “modo giusto”, ma se concordiamo su alcune basi, direi che la prima cosa per un buon inserimento è porsi la domanda su quali siano le aspettative.

E queste aspettative devono essere chiarite già nella job description. Molti sbagliano nella stesura delle job description: a volte sono troppo superficiali, a volte troppo dettagliate. Ultimamente sulle job board si trovano sia annunci super concisi (che apprezzo: punti elenco chiari su cosa si farà), sia annunci chilometrici, di 6 pagine, che elencano requisiti ed esperienze specifiche quasi impossibili da soddisfare.

Questo scoraggia molti candidati validi. Quindi, prima ancora dell’onboarding, bisogna porre le basi con le aspettative, perché poi, quando quella persona entra in azienda, la consideri davvero come un nuovo membro della tua famiglia lavorativa.

E quando decidi di portare qualcuno in azienda, questa persona entra a far parte della cultura, ti rappresenta. Se l’inserisci nel modo sbagliato, questa persona potrebbe raccontare in giro, anche sui social, esperienze negative, con ricadute potenzialmente molto serie sulla reputazione.

Se l’onboarding viene gestito male, ci sono molti rischi. Potremmo parlarne per ore, ma su come fare onboarding nel modo corretto — oggi la tecnologia ci aiuta moltissimo.

Il vero inserimento oggi non è consegnare una montagna di carta appena si entra. Nessuno vuole ricevere un manuale di 70 pagine e sentirsi dire: "Leggi tutto, se hai domande fai sapere", o essere chiuso in una stanza buia con delle scartoffie da compilare, solo perché serve per burocrazia.

In USA ci sono i moduli W-4, I-9, i dati del conto ecc. Burocrazia che ti porta via una settimana intera.

Immagina: sei un nuovo dipendente e per la prima settimana non fai altro che leggere di cultura aziendale e leggi legalese scritto dagli avvocati, senza capirci nulla, senza entusiasmo. Che impressione ti lascia tutto ciò? Tim, ti andrebbe?

Tim Reitsma

Assolutamente no. È capitato anche a me, anni fa, pre-pandemia. Mi assegnarono la scrivania, il portatile, il link al manuale del dipendente.

Qualcuno sarebbe passato a prendermi in mattinata. Intanto una montagna di scartoffie da firmare. Nessuno che mi presentasse agli altri. Sono rimasto da solo, imbarazzato, senza nemmeno sapere dove fossero bagno e acqua. Ho passato le ore a compilare modulistica — questa è la mia prima giornata.

Tutto parte da quell’impressione. E se in ufficio era già così, immagina da remoto: sei seduto a casa, ricevi una mail, qualcuno ti fisserà una call alle 11, ma devi collegarti alle 9 o alle 8. E ti chiedi, che faccio per tre ore?

Questa è la prima impressione. Mi piace come hai detto che assumere qualcuno è quasi come accogliere un figlio: stai portando una persona nella tua organizzazione. Come vuoi farla sentire?

Vuoi che torni a casa entusiasta o che chiuda il pc e dica: "Ho fatto la scelta giusta" oppure finisca come quel 62% che non ha capito niente dell’azienda?

Jordan Boogaard

Esatto. Puoi anche usare la metafora del primo appuntamento: la prima impressione conta. Se parli di argomenti che non interessano all’altro, c’è una seconda uscita? No.

Così anche quando passi una settimana a fare solo scartoffie e vedere video obbligatori sulla prevenzione delle molestie o altro che serve solo per legge.

C’è modo migliore di fare le cose. Se la prima impressione è brutta, magari chi ha appena cominciato pensa subito a cambiare lavoro. Con il fenomeno della "grande dimissione" oggi non basta trovare nuovi talenti: se non li inserisci bene e non metti in chiaro le aspettative, li perdi subito.

Se impari ad assumere e a trattenere talenti nel modo corretto, puoi aiutare le persone a costruire la loro carriera, essere un leader eccellente e ottenere molto di più. Se invece sbagli subito l’approccio, tutto può andare storto e rischi di perderli.

Onestamente, con tutti i cambiamenti di lavoro che vediamo oggi ogni 2-3 mesi, penso che l'80-90% siano stati attratti da una visione aziendale che non rispondeva alla realtà e, alla prima impressione negativa (magari già dalla job description), abbiano subito iniziato a guardarsi intorno. Quindi, la prima impressione è fondamentale.

Tim Reitsma

Sì, la prima impressione è davvero fondamentale. Di recente ero a una conferenza HR e un relatore parlava di "boomerang employee" — persone che lasciano un’azienda, ne provano un’altra, ma si rendono conto che la realtà è tutt’altra rispetto a quanto promesso e chiedono di tornare indietro.

Ci sono molti dati su questo. E tanti si rendono conto solo dopo aver cambiato che hanno fatto la scelta sbagliata. Concordo su tutto: chi fa selezione deve essere chiarissimo nella job description, evitare il gergo inutile, assicurarsi che non sia una lista interminabile ma solo le cose davvero essenziali. Meglio cinque responsabilità chiave, come avevo imparato in una azienda: durante i colloqui si discutevano solo quelle cinque. Era efficacissimo ed era la chiave per un onboarding chiaro e semplice.

Jordan Boogaard

Fantastico. Sì, e questo vale in presenza: tu mi chiedi come lo si fa a distanza, che è ancora più difficile, soprattutto far capire la cultura aziendale, i valori e cosa si vuole ottenere. Ma ci sono pratiche virtuose anche nel remoto. Noi per esempio lo abbiamo "gamificato".

Abbiamo detto: ecco le aspettative, dobbiamo farti compilare questi documenti per motivi legali, leggere il manuale... Ma se concludi tutto in tempo, ti premiamo. Abbiamo già chiesto quali sono i negozi preferiti e il ristorante preferito — e se completi tutto nel tempo stabilito, ricevi una gift card da 150 dollari per Nike e una cena da Ruth’s Chris per te e la tua famiglia.

Così si spende comunque quello che avresti messo su un pranzo di benvenuto, si motiva davvero la persona, si fanno subito sentire valorizzati. Anche domande tipo "cosa ti motiva?", "dove ti piace fare acquisti?" — anche se sembrano piccole cose, fanno molta strada quando poi le usi davvero per premiare.

Se poi segui anche compleanno, anniversari di lavoro ecc., hai già tutti questi dati e puoi sorprendere le persone con attenzioni personalizzate: "Auguri, Tim! Ecco una gift card Nike!". La persona ricorda di averlo detto, si sente capita e apprezzata.

Ecco, ci sono molti modi per motivare e far sentire alle nuove risorse che sono davvero importanti. Se non ti interessa delle persone, perché assumerle? Mostra che tieni a loro e che le vuoi davvero nella squadra a lungo termine.

Tim Reitsma

Penso tu abbia toccato un punto fondamentale: come vogliamo far sentire quella persona nei primi giorni? Qual è l’esperienza che vogliamo creare per loro?

Io sono stato inserito sia in presenza che da remoto, e ora a People Managing People lavoriamo quasi sempre da remoto. Da remoto mi è capitato di iniziare senza nemmeno avere il computer il primo giorno: esperienza davvero frustrante.

Alla base sta appunto il chiedersi: come vogliamo che si sentano le nostre persone? E questo torna di nuovo alla figura del leader e alla fiducia.

Hai mai sentito qualche storia horror di inserimento fatto male, specie nel remoto? Hai qualche esempio di “da non fare assolutamente” da condividere?

Jordan Boogaard

Sì, la prima che mi viene in mente non è remota ma personale. Ero stato assunto in un’azienda con promozione, grande entusiasmo. Ma arrivo il primo giorno, il responsabile HR mi guarda e chiede: “Come ti chiami?” e “Ah, non sapevamo iniziassi oggi.” C’erano altri dieci neoassunti, tutti con maglietta, gadget, computer, kit di benvenuto personalizzato.

A me improvvisano qualcosa al volo. Gli altri hanno materiale personalizzato col nome, tazze, etc. Io mi sono sentito subito demotivato. Infatti me ne sono andato nel giro di un anno, principalmente per quella brutta sensazione iniziale. Era una realtà tecnologica, ma quella prima impressione mi è rimasta.

Ho gestito migliaia di inserimenti e la cosa più fallimentare, specie da remoto, è la mancanza di organizzazione e preparazione. Con Eddy, per esempio, prepariamo computer, email, gadget, decoriamo la scrivania (anche da remoto…), fissiamo incontri con tutti i dirigenti già dal primo giorno: presentano storia aziendale, obiettivi, e permettono al nuovo di conoscere subito la realtà.

Tutto deve essere organizzato con settimane di anticipo. Se sei strutturato, puoi davvero inserire rapidamente chiunque: significa avere il pc già ordinato, gli account software già pronti (Slack ecc.), tutto spedito prima del primo giorno. L'organizzazione e la struttura sono la chiave.

Tim Reitsma

Sì, anche solo una checklist aiuta. Se guidi HR in azienda e non hai una checklist per l’onboarding remoto, ti serve. Pensa a tutte le persone e i processi che devono essere coinvolti, cosa serve dal responsabile, se avete un piano di inserimento 30-60-90 giorni, assicurati che esista davvero. Cosa farà questa persona nei primi giorni? Se la risposta è "non lo so, ma sarà impegnata", non va bene!

Serve chiarezza assoluta — la mancanza di chiarezza spegne entusiasmo e motivazione immediatamente. Struttura e poi puoi anche decidere di essere meno invasivo se la persona è autonoma.

Jordan Boogaard

100%. Il modo migliore per farlo secondo me è pianificare a ritroso: parti da giorno 90, poi torni indietro fino al giorno uno. Se ogni cosa è chiara, puoi implementare. Più si automatizza, meglio è. Questa pianificazione all’indietro fa davvero la differenza.

Tim Reitsma

Mi incuriosisce EddyHR. Avevi detto che è la migliore esperienza di inserimento vissuta. Quali sono uno o due aspetti che adotti e che secondo te dovrebbero applicare anche altre aziende?

Jordan Boogaard

Grazie per la domanda. Direi che il punto forte di Eddy è la semplicità. Sia che tu sia in HR da 20 anni, sia che tu sia stato promosso perché la tua azienda ha 10 dipendenti e sei passato da assistente amministrativo a occuparti anche di HR, puoi realmente gestire il software e le procedure senza nemmeno bisogno di formazione (ma la forniamo comunque!).

La chiave è la semplicità: non complicare i processi. Se, ad esempio, il regolamento ferie è incomprensibile anche per il dipendente meno esperto, va semplificato. Stessa logica per l’onboarding: serve una procedura talmente semplice da poterla replicare 100 volte di fila senza errori.

Con Eddy puoi rendere firmabili tutti i documenti (moduli legali inclusi), il manuale aziendale, tutto online, niente carta. Tutto è automatizzato, accessibile anche da cellulare. Gli ultimi 10 colleghi che ho inserito hanno impiegato tra 15 e 45 minuti per completare tutta la modulistica — tutto fatto da computer. Al termine, puoi premiarli con un regalo, come detto prima. Veramente semplice e intuitivo: questo è il valore.

Tim Reitsma

Assolutamente, l’hai centrato: non deve essere complicato. Non bisogna programmare ogni minuto, ma nell’inserimento da remoto lasciare la persona in attesa per ore senza sapere cosa succede dopo è un errore.

Recentemente un’azienda ha perso risorse solo per un onboarding remoto disastroso: è la prima impressione, vanno investite energie e risorse. Hai colto il punto: impressione, aspettative, semplicità, gamification, con tante risorse e template disponibili.

Da EddyHR ai Mavericks, o People Managing People, ce ne sono ovunque — ma bisogna prima progettare il proprio processo, e solo dopo cercare template o checklist da riempire. Sei d’accordo? Qual è la tua opinione?

Jordan Boogaard

Concordo pienamente e aggiungo altro.

I dati sono là fuori, è vero, e le risorse gratuite abbondano. Ma la chiave è personalizzare sulle proprie esigenze. Quando accogli una persona nella tua cultura aziendale, devi chiederti: su cosa puntiamo? Quali sono i nostri obiettivi a cinque anni?

Se il nuovo assunto non lo sa da subito e non viene motivato a riguardo… Un altro fallimento che ho visto per esempio è quando il manager a cui viene affidata la nuova risorsa è spento e demotivato: nessuno vorrebbe avere relazioni lavorative con una persona così. Quindi bisogna fare attenzione anche a queste dinamiche e assicurarsi che chi trasmette la cultura sia motivato al massimo. Saranno questi a rappresentare l’azienda e la prima impressione per i nuovi colleghi.

Guardando al proprio team è fondamentale assicurarsi che siano entusiasti della cultura e che sappiano trasmettere lo stesso entusiasmo ai nuovi.

Tim Reitsma

Certo. Mi piace sempre concludere chiedendo: qual è una cosa che chi ascolta può fare SIN DA OGGI, sia che guidi persone che HR, per migliorare l’onboarding? Da dove partire?

Jordan Boogaard

Domanda profonda. Sono un chiacchierone, difficile limitarla a una cosa sola! Ma la risposta è questa: mostra che ti interessa davvero.

Mostrare attenzione alla persona e far capire che vuoi che abbia successo vale più di qualsiasi premio materiale. Sono abituato ad incentivi, premi, viaggi — sono un commerciale! — ma preferisco avere un manager che crede in me come persona e come professionista, anziché vincere il premio più prestigioso. Questo vale molto di più.

Oggi, tra l’altro, si parla tanto di salute mentale. Avere un manager che si cura di te e con cui puoi parlare di tutto fa la differenza. Perché tutti cercano quella sicurezza data da persone che tengono davvero a te.

Tim Reitsma

Bellissimo chiudere su questa nota. In un mondo ricco di checklist e template per onboarding, quello che conta davvero è trattare le persone con umanità. Stiamo invitando delle persone nella nostra vita lavorativa, e mostrare che ci interessa davvero è la cosa più importante.

Jordan, grazie mille per essere stato con noi. Come possono contattarti le persone che vogliono saperne di più?

Jordan Boogaard

Grazie ancora Tim. Apprezzo davvero che mi abbia invitato sul podcast. Il modo migliore per trovarmi è sicuramente LinkedIn.

Basta cercare Jordan Boogaard su LinkedIn: trovate tutti i miei contatti, email e numero di cellulare. In alternativa, consultate il sito web della nostra azienda: ww.eddy.com. Ma LinkedIn è il modo più semplice per parlarmi.

Tim Reitsma

Perfetto, grazie. Metteremo il link ai tuoi contatti anche nelle note dell’episodio. E di nuovo, grazie mille per essere stato con noi.

A chi ci ascolta: attendo sempre vostri feedback, impressioni e suggerimenti sugli argomenti da trattare. Scrivetemi pure a tim@peoplemanagingpeople.com oppure su LinkedIn. Spero vi sia arrivata un po’ di ispirazione e delle azioni concrete su come ripensare o ristrutturare l’esperienza di onboarding nella vostra organizzazione.

Grazie ancora e buona giornata.

Jordan Boogaard

Grazie Tim!