Come Intervistare Una Persona: Guida Esperta + Modello Gratuito
Nel mio articolo precedente, ho scritto sull'importanza di fornire feedback regolari ai responsabili delle assunzioni e ai team riguardo il processo di colloquio.
Oltre a questo, lavoro molto sulla formazione dei membri del team coinvolti nei colloqui con i candidati per focalizzare le interviste, rendendole allo stesso tempo più coinvolgenti per i candidati.
Negli anni ho scoperto che, in molti casi, possiamo ottenere di più con meno tempo e senza far sentire i candidati come se fossero sotto interrogatorio dall'Inquisizione Spagnola.
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Quindi, senza ulteriori indugi, ecco la mia guida per creare colloqui focalizzati e coinvolgenti.
Perché i Colloqui Sono Importanti?
Facciamo i colloqui con i candidati per valutare le loro qualifiche, le capacità comunicative e le motivazioni, verificando allo stesso tempo l'accuratezza della loro candidatura.
Dall'altro lato, chi cerca lavoro può mostrare le proprie abilità, comprendere meglio il ruolo e instaurare un rapporto con i potenziali datori di lavoro.
Entrambe le parti possono chiarire aspettative, negoziare i termini e prendere decisioni informate, riducendo il rischio di turnover e garantendo una buona corrispondenza.
In definitiva, l'obiettivo è indagare approfonditamente le competenze, i comportamenti e le motivazioni necessarie, creando un'esperienza positiva per il candidato indipendentemente dal risultato.
Come Fare un Colloquio: Processo in 7 Passaggi
Non sono sicuro di voler contare quante persone ho intervistato negli anni; ognuna è sempre diversa (ed è anche questo il bello).
Qualunque sia il ruolo o l'organizzazione, ecco il mio processo per preparare e condurre un colloquio efficace:
1. Definisci un obiettivo
Il primo passo è definire un obiettivo per i tuoi colloqui. Lo scopo è testare le competenze tecniche, i comportamenti, o entrambi?
Per capirlo, scrivi tutto ciò che devi sapere su una persona per poterla assumere con sicurezza nel ruolo proposto. Questa sarà la base sia della struttura che dei contenuti del colloquio.
Esempio:
Stai cercando un commerciale senior per lanciare il tuo prodotto in un nuovo mercato. Deve avere potenziali contatti con i clienti chiave che stai cercando—concentrati su questo!
Vuoi anche che questa persona, in futuro, diventi responsabile di un team? Prepara alcune domande anche su questo aspetto.
Pensi che il tuo prodotto possa trarre vantaggio da un tipo di vendita rispetto a un altro? Assicurati di capire il suo stile.
E così via finché non hai tutte le informazioni necessarie per poter assumere quella persona.
Successivamente, dai priorità alle domande di cui hai più bisogno delle risposte, così da poterci dedicare più tempo, e inizia a creare i template delle domande (puoi utilizzare i miei in fondo a questo articolo per aiutarti).
Prendersi il tempo per questo esercizio fornirà una struttura da seguire in ciascun colloquio, che potrai poi comunicare in maniera trasparente ai candidati.
Inoltre, inizia a valutare chi deve occuparsi di valutare ciascuna parte e come saranno valutati i candidati. Ti consiglio di evitare di coinvolgere troppe persone (il CEO che incontra ogni candidato non è affatto il vanto che alcune aziende vogliono far credere—ne parleremo più avanti).
Tuttavia, delegare tutto solo al responsabile delle assunzioni può essere problematico sia per il candidato che per l'azienda sul lungo periodo.
Si tratta di trovare un equilibrio tra il rischio di basarsi sull'opinione di una sola persona e quello di una decisione collettiva (con conseguente processo di assunzione prolungato). Il mio articolo sulla selezione collaborativa approfondisce questo argomento e può essere utile vedere degli esempi di flowchart del processo di selezione per capire come visualizzare questa fase.
Esempio:
Il manager dell'implementazione è un ruolo che prevede sia l'aspetto relazionale con il cliente sia competenze tecniche. Chiedi a un account manager esperto di valutare il primo aspetto e a qualcuno di Prodotto o Ingegneria il secondo. In questo modo ognuno può concentrarsi e ottenere il meglio dal candidato nella propria area.
2. Sviluppa la struttura del colloquio
Una volta definito l'obiettivo, puoi pensare a quale struttura dovrà avere il colloquio.
Di solito consiglio di strutturare i colloqui come un imbuto, iniziando con le competenze essenziali nelle prime fasi e passando poi a quelle opzionali nelle fasi successive.
Esempio:
- Fase uno: Analisi approfondita della loro esperienza con domande specifiche, dando priorità alle esperienze indispensabili e successivamente a quelle opzionali.
- Fase due: Colloquio “tecnico”, forse con una prova pratica, dove puoi valutare le competenze fondamentali e potenzialmente comprendere (basandoti sulla prestazione del candidato nel primo colloquio) le sue competenze accessorie.
- Fase tre: Focus sull’integrazione nella cultura aziendale e sull’idoneità comportamentale.
Suddividendo il colloquio come nell’esempio sopra, non si svaluta l’importanza della cultura mettendola per ultima, ma si evita di far avanzare candidati che non possiedono le competenze e quindi di perdere tempo. Questo è particolarmente importante per le assunzioni di figure senior.
Inoltre, questa struttura di colloquio ti consente di usare le interviste precedenti per calibrare la profondità delle risposte che ti aspetti nelle fasi successive.
Ad esempio, mettiamo che tu stia intervistando un candidato per un ruolo di financial controller senior e che questa persona abbia descritto, nella prima fase, alcune attività di reporting finanziario complesso che ha gestito e che queste esperienze corrispondano proprio al compito della seconda fase.
Durante il compito, ti aspetti che applichi le competenze che ha menzionato e puoi valutare se possiede davvero la padronanza di cui ha parlato.
3. Preparare le domande
Probabilmente hai già sostenuto diversi colloqui fino a questo momento, sia come intervistatore che come candidato.
Con ogni probabilità, ricordi almeno una volta in cui ti è sembrato di rispondere a una domanda poco rilevante oppure, al contrario, in cui hai ricevuto una risposta da un candidato che sembrava una scenetta teatrale.
La chiave per una grande domanda di colloquio è coinvolgere il candidato in una conversazione.
Per raggiungere questo obiettivo, poni domande aperte (Chi, Quando, Come, Perché, Dove) o richiedi degli esempi. Così otterrai risposte più articolate e con molto più valore grazie ai dettagli.
Esempio:
"Hai esperienza nel testing software?" (sbagliato) vs “Qual è la tua esperienza nel testing software?” (giusto)
Usa queste domande per approfondire la reale esperienza e il processo decisionale della persona. Ho imparato moltissimo intervistando persone!
La prossima cosa più importante: "spelare la cipolla", ovvero fare domande di approfondimento.
Queste distinguono i veri esperti nel loro settore e aiutano le persone davvero competenti a emergere. Di solito, se qualcuno inventa una storia per sembrare esperto, cade alla seconda o terza domanda di approfondimento.
Presta attenzione alla risposta della persona alla tua prima domanda ampia e, se non è il momento giusto per interrompere, annota le aree su cui vuoi tornare. Questo renderà le tue domande di approfondimento più pertinenti, ma ecco alcune domande universali:
- Perché hanno preso quella decisione?
- Quali erano le alternative e perché non erano valide?
- Come sono andate le cose?
- Cosa si potrebbe migliorare?
- Come hanno reagito gli altri membri del team alla decisione?
- Come hanno comunicato con gli altri?
Infine, sii curioso e indagatore—ma non inquisitore!
Essere aggressivi con le domande è tipico di chi si sente insicuro e raramente fa emergere il meglio dai candidati se imposti un atteggiamento "duro".
L’unica eccezione è se questa è la cultura aziendale – in quel caso, sii pure aggressivo come necessario, in modo che i candidati sappiano subito a cosa vanno incontro!
Domande da evitare
Ci sono alcune tipologie di domande che molti amano fare ma che, storicamente, funzionano quasi mai.
Domande trabocchetto
Esempi: "Quante finestre ci sono a Canary Wharf?", oppure una delle mie preferite, "Quanti accordatori di pianoforte ci sono nei Paesi Bassi?" (domanda che mi è realmente stata posta in un colloquio e che ricorderò per sempre).
Queste domande dovrebbero servire a valutare le "capacità di problem solving" della persona. All’epoca avevo visto un pianoforte forse due volte nella mia vita, quindi non avevo idea di come si accordasse.
Tuttavia, ho vari amici che hanno una chitarra e semplicemente la accordano da soli. Quindi la mia risposta a quella domanda fu: "Intende persone che accordano da sole o professionisti?".
A quanto pare, all’intervistatore la mia risposta non piacque affatto!
Questo tipo di domande fa sì che le persone si mettano in mostra e possono essere molto esclusive dal punto di vista culturale. L’unico risultato che ottengono è far perdere tempo prezioso all'intervista, che potrebbe essere usato per porre domande migliori.
Alternativa migliore:
Fornisci uno scenario concreto che il candidato si troverà ad affrontare durante il suo incarico e chiedigli di illustrarti passo dopo passo come lo risolverebbe. Questo è un esempio ancorato alla realtà e sarà più attinente per il candidato.
Esempio per un venditore senior:
"Come approcceresti un nuovo mercato, dominato da un paio di brand molto affermati, con un nuovo marchio sfidante di cui pochi sono a conoscenza?"
Questo può persino dare il via a un’intera sessione di brainstorming!
Domande stravaganti
"Qual è il tuo Pokémon iniziale?" oppure "Se fossi un animale quale animale saresti?"
Vorrei essermelo inventato. La domanda sui Pokémon veniva da qualcuno che partecipava a una formazione per i colloqui e che, con grande coraggio, ha ammesso apertamente che la poneva a tutti.
Gli ho chiesto il motivo e ha risposto: "Capirò tutto ciò che mi serve da quella risposta". Sono eternamente riconoscente che lo abbia confessato durante la formazione, così ho potuto stroncarlo sul nascere. A questo punto, tanto vale chiedere il segno zodiacale!
Ho giocato a molti videogiochi, ma mai a Pokémon. Chissà cosa significa questo su di me?
Alternativa migliore:
Non esiste un’alternativa migliore a queste domande. Passa oltre e usa il tempo per porre domande più utili!
Vendimi X
Non smetterò mai di maledire The Wolf of Wall Street per aver diffuso la domanda “vendimi questa penna” come se fosse la chiave di ogni colloquio di vendita.
Una recente alternativa che mi è capitata durante un colloquio è stata quando mi hanno chiesto di vendere l’azienda per cui mi stavo candidando.
Sono un recruiter e dovrei sapere più di quanto sia scritto sul sito web, cosa possibile solo lavorandoci davvero. Altrimenti i candidati possono semplicemente leggere da soli!
Alternativa migliore:
"Vendimi il tuo prodotto attuale o la tua attuale azienda".
In questo modo puoi valutare le capacità di storytelling o lo stile di vendita partendo da qualcosa su cui dovrebbero sentirsi sicuri.
Domande troppo generiche
"Parlami di te".
"Beh, vengo da [inserire paese], sono Pesci, adoro nuotare."
Ho risposto alla domanda? - Sì. Otterrò il lavoro? Ovviamente no.
Un altro esempio: "Quali problemi potresti risolvere per noi" - Quali problemi avete?
"Quali sono i tuoi punti deboli?" - Questa è una domanda debole!
Alternativa migliore:
Parla loro di un problema che stai affrontando attualmente e coinvolgili su questo. Chiedi una domanda più mirata del tipo "Raccontami la tua esperienza con il progetto X", scegliendo qualcosa dal loro CV.
Un'alternativa alla domanda sui punti deboli è chiedere un esempio di una volta in cui non hanno avuto successo in qualcosa e cosa hanno imparato dall’esperienza.
Perché dovremmo assumerti?
Beh, è proprio questo lo scopo del colloquio, giusto?
4. Crea un framework di valutazione
Il framework di valutazione serve a garantire che struttura e domande vengano applicate in modo uniforme in ogni colloquio.
Esistono diversi modi per valutare le risposte, ad esempio valori numerici (1-5 o 1-10) oppure punti di forza/pro e punti deboli/contro.
Il mio preferito è: Forte No, No, Sì e Forte Sì, perché è una scala semplice e non consente posizioni intermedie.
Qualunque metodo tu scelga, dai sempre un significato ai punteggi così che chi conduce il colloquio sappia cosa cercare.
A meno che non sia una domanda tecnica specifica che abbia una risposta corretta, il framework serve di più a far capire ai selezionatori cosa distingue una buona risposta, non qual è la cosiddetta “risposta giusta” per un candidato.
Ad esempio, per una recente selezione di un ingegnere di staff, abbiamo valutato parametri tecnici e comportamentali e identificato 3-4 domande per ognuno e 3-4 abilità/caratteristiche corrispondenti a ciascuna domanda.
Uno dei criteri per l’ingegnere di staff era capire perché avesse implementato determinati framework, quindi abbiamo creato il seguente metodo per valutare tale criterio:
- Deciso No - nessuna comprensione dei framework implementati
- No - nessuna comprensione del motivo per cui i framework sono stati implementati e nessuna riflessione su cosa altro si sarebbe potuto considerare.
- Sì - Buona comprensione dei framework implementati e delle ragioni alla base della loro implementazione
- Deciso Sì - Comprensione molto approfondita dei diversi framework e del motivo per cui ognuno può essere scelto, oltre alla capacità di spiegare quali altre soluzioni alternative sono state considerate e perché non hanno funzionato.
5. Conduci il colloquio
Quando si parla di esperienza del candidato, il colloquio è il momento in cui davvero puoi fare la differenza.
È il momento in cui i candidati trascorrono più tempo con te e, anche se non hai avuto il tempo di creare una pagina carriere super accattivante piena di interattività, creare una bella esperienza di colloquio può compensare questa mancanza.
Questo non significa però che il colloquio debba essere facile! I buoni candidati preferiscono infatti colloqui che li mettano alla prova e li facciano riflettere sulla propria area di competenza, quindi i consigli di cui sopra per un colloquio efficace restano validi.
Tuttavia, quello su cui voglio attirare la tua attenzione in questa sezione sono le basi che, se fatte bene, probabilmente non ti faranno ricevere grandi elogi, ma, se sbagliate, ti esporranno a critiche meritate. Dunque, assicurati sempre di:
- Presentarti e spiegare cosa fai in azienda
- Se è il primo colloquio, presentare anche l'azienda
- Dare il contesto su ciò che si vorrà trattare in questo colloquio
- Rassicurare il candidato, sia online che di persona, che può prendersi una pausa per bere un po’ d’acqua o andare in bagno se necessario. Siamo tutti umani.
- Assicurarti di aver visionato prima il suo CV e di avere domande pertinenti per lui o lei
- Assicurarti di essere puntuale (meglio ancora se arrivi un po’ prima come host)
- Gestire il tempo e assicurarti che il candidato abbia il tempo per fare domande
- Sorridere ed essere curioso della persona che hai di fronte!
Sembra banale ma vedo ancora situazioni in cui le persone si dimenticano uno o più di questi punti e si nota sempre.
Saper fare un buon colloquio significa anche gestire bene il tempo con software di coordinamento dei colloqui.
Consigli per prendere appunti efficaci durante il colloquio
Prendere buoni appunti durante il colloquio è una competenza che dovrai sviluppare e temo di non avere scorciatoie.
All’inizio, per me era più semplice avere carta e penna davanti. Scrivevo le domande del colloquio e le numeravo, annotando il numero quando emergeva una nuova domanda. Dopo, sono passato a scrivere le risposte mentre parlavo.
Che siano appunti in stenografia o frasi intere, l'importante è che tu abbia informazioni sufficienti su ciò che il candidato ha detto per poter supportare la tua decisione.
La maggior parte dei moderni sistemi di tracciamento delle candidature (ATS) include uno strumento che consente di prendere appunti durante i colloqui (potrebbe chiamarsi "colloquio kit", "scheda di valutazione" o "modulo di feedback").
A seconda dell'ATS, potresti anche poter assegnare stelle, "sì" o "no", oppure un punteggio numerico. Parla con il tuo fornitore ATS o con il team di selezione per configurare queste opzioni se ritieni che possano esserti utili.
Assicurarsi di raccogliere buoni appunti da tutti i membri della commissione di selezione offre la panoramica migliore su come ogni candidato si comporta durante il processo di selezione.
Personalmente, ho sempre trovato il Deciso No, No, Sì e Deciso Sì i più efficaci.
I punteggi numerici e le stelle di solito richiedono molto tempo, un team di selezione molto preparato e molti dati e esempi di feedback sui colloqui per formare tutto lo staff su cosa rappresenti una valutazione 3 o 4 stelle. Può essere fonte di maggiore soggettività.
6. Valuta il candidato e prendi una decisione
Valuta il candidato utilizzando i criteri di valutazione definiti allo step 4.
Anche se ricevere feedback da più persone è molto utile per prendere decisioni e ridurre i bias, come probabilmente saprai, raggiungere il consenso di gruppo può essere una sfida.
La decisione deve essere presa da una persona o un gruppo anche se questo potrebbe non riflettere l’opinione di tutti coloro che hanno partecipato.
La decisione finale deve essere rispettata e lasciata passare con la consapevolezza che non deve creare frizioni all'interno dei team esistenti.
Il team di assunzione collaborativo dovrebbe stilare una shortlist di candidati e fornire feedback su ciascuno di essi, così che il responsabile delle assunzioni o il panel possa riflettere.
La persona con il compito decisionale nel processo dovrebbe poi poter offrire le sue riflessioni e una giustificazione riguardo qualsiasi decisione venga presa.
7. Fornisci e chiedi feedback
L’esperienza del candidato non finisce appena chiudi la chiamata Zoom o accompagni il candidato alla porta.
I periodi tra una fase del colloquio e l’altra oppure prima della proposta sono fondamentali, quindi assicurati di sfruttarli al meglio.
Feedback tempestivo
Il feedback è molto importante, specialmente per i candidati che non hanno superato le varie fasi.
È utile che tutti i candidati sappiano cosa è andato bene nel loro colloquio e cosa meno, e nel caso siano avanzati, quali saranno i prossimi step previsti.
Per un approfondimento leggi il mio articolo su come dare un feedback ai candidati dopo il colloquio.
Chiedi feedback
Tra un colloquio e l’altro è un ottimo momento per chiedere un feedback. Personalmente non sono favorevole alla pratica di inviare un sondaggio o un modulo dopo ogni fase—possono diventare ripetitivi.
Tuttavia, una semplice domanda nella mail in cui notifichi l’esito del colloquio o il passaggio allo step successivo può essere sufficiente per farti capire cosa gli sia piaciuto e cosa non abbiano capito completamente.
Aggiornamenti rapidi
Se hai bisogno di qualche giorno o stai aspettando qualcosa di particolare che ritarderà il feedback al candidato (sia un rifiuto che il passaggio alla fase successiva), faglielo sapere!
Idealmente, i candidati dovrebbero essere informati sull’esito del colloquio entro pochi giorni — l’obiettivo è di massimo 72 ore dopo il colloquio, dove possibile.
Tuttavia, se ci sarà un ritardo, io invio sempre una breve nota ai candidati per far sapere che non me ne sono dimenticato, che l’azienda non li sta ignorando ma che c’è semplicemente un ritardo dovuto a vari motivi.
Checklist del colloquio
Prima di iniziare, verifica di aver spuntato quanto segue:
- Hai una lista standard di domande di partenza da porre ad ogni candidato?
- Questa lista è suddivisa per colloquio e per intervistatore?
- Ogni domanda ha uno scopo specifico collegato alla descrizione della posizione?
- Hai già pensato ad alcune domande di follow-up?
- Hai standardizzato e definito le fasi del colloquio (puoi anche inserirle nell’annuncio di lavoro)?
- Se il colloquio è online, sei in un luogo dove non sarai interrotto da altre persone o rumori di fondo?
- Se il colloquio è virtuale, la tua piattaforma per i colloqui in video è aggiornata e pronta all’uso?
- Se il colloquio è in presenza, hai prenotato la stanza e ti sei assicurato di essere pronto ad accogliere la persona?
Uno dei modi migliori per garantire un'ottima esperienza del candidato è essere preparati, quindi ho creato un modello scaricabile che ti aiuterà a suddividere il tuo pensiero per ogni colloquio e a preparare te stesso e il tuo panel d'intervistatori.
Modello di Colloquio
Scarica il tuo modello di colloquio!
Questo modulo affronta le domande una per una, in particolare quelle che il responsabile delle assunzioni delega ad altri membri del panel di intervista.
Anche se all'inizio può sembrare lungo, presto lo farai in modo istintivo ed è fondamentale che tutti coloro che intervistano siano allineati. Altrimenti, intervisterete lo stesso candidato su aspetti molto diversi e nessuno può essere tutto per tutti!
Best practice per l'intervista
Un riepilogo di alcune delle best practice trattate sopra:
- Sii chiaro sull'obiettivo: Prima di fare qualsiasi cosa, chiarisci lo scopo dell'intervista, cioè cosa devi sapere per offrire il lavoro a qualcuno. Questo determinerà la struttura dell'intervista e le domande da porre.
- Domande aperte: Fai domande aperte (Chi, Quando, Come, Perché, Dove) oppure chiedi esempi.
- Sfrutta la tecnologia: I sistemi di tracciamento dei candidati e altre forme di software per il reclutamento possono aiutarti a prendere appunti e valutare i candidati.
- Feedback tempestivi: Fornisci un feedback tempestivo e dettagliato adeguato al livello raggiunto dal candidato nel processo. Ricorda anche di chiedere un feedback.
Verso colloqui mirati e coinvolgenti
Un colloquio di lavoro non dovrebbe essere una sfida: puoi ottenere molto di più dalle persone trattandole semplicemente da persone!
Arrivo persino a inviare ai candidati alcuni consigli generali sul colloquio o informazioni su ciò che verrà trattato in ogni fase, prima dell'incontro. Non fornisco le risposte, ma aiuta a ridurre ulteriormente la pressione.
Assicurati di estendere durante il colloquio le normali cortesie che riserveresti agli ospiti nella tua casa e sii curioso di loro come individui. Ovviamente, non dimenticare di lasciare tempo alla fine del colloquio affinché anche loro possano fare domande!
L'intervista è la tua ricompensa al termine di quello che può essere un periodo di ricerca dei candidati lungo ed estenuante, quindi goditela!
