Come Intervistare una Persona: Guida Esperta + Modello Gratuito
Nel mio articolo precedente, ho scritto sull'importanza di dare feedback regolari ai responsabili delle assunzioni e ai team riguardo al processo di colloquio.
Parallelamente, lavoro molto sulla formazione dei membri del team coinvolti nei colloqui affinché possano rendere i loro colloqui più focalizzati e allo stesso tempo più coinvolgenti per i candidati.
Negli anni ho scoperto che, in molti casi, possiamo ottenere di più in meno tempo senza far sentire i candidati come se fossero sotto torchio dall'Inquisizione spagnola.
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Dunque, senza ulteriori indugi, ecco la mia guida per creare colloqui focalizzati e coinvolgenti.
Perché sono importanti i colloqui?
Facciamo colloqui ai candidati per valutarne le qualifiche, le capacità comunicative e le motivazioni, verificando allo stesso tempo la veridicità della loro candidatura.
Dall'altro lato, chi cerca lavoro può mettere in mostra le proprie abilità, comprendere meglio il ruolo e instaurare un rapporto con i potenziali datori di lavoro.
Entrambe le parti possono chiarire le aspettative, negoziare i termini e prendere decisioni consapevoli, riducendo il rischio di turnover e garantendo un buon abbinamento.
Alla fine, l'obiettivo è indagare approfonditamente le competenze, i comportamenti e le motivazioni necessari e creare una esperienza del candidato positiva indipendentemente dall'esito.
Come condurre un colloquio: processo in 7 fasi
Non sono sicuro di voler mettere un numero a quante persone ho intervistato nel corso degli anni, e nessun colloquio è mai uguale all'altro (ed è parte del bello).
Qualunque sia il ruolo o l'organizzazione, questo è il mio processo per preparare e condurre un colloquio efficace:
1. Definire un obiettivo
Il primo passo è definire un obiettivo per i tuoi colloqui. Lo scopo è testare le competenze tecniche, i comportamenti, o entrambi?
Per capirlo, scrivi prima tutto ciò che devi sapere su una persona per poterla assumere con sicurezza nel ruolo. Questa sarà la base sia della struttura che dei contenuti del colloquio.
Esempio:
Stai cercando un venditore senior per lanciare il tuo prodotto in un nuovo mercato. Deve avere potenziali contatti con i clienti chiave che desideri raggiungere—concentrati su questo!
Cerchi anche che questa persona possa, in futuro, diventare un leader di team? Prevedi qualche domanda anche su questo aspetto.
Pensi che il tuo prodotto tragga vantaggio da un tipo di vendita piuttosto che un altro? Assicurati di comprendere il loro stile.
E così via, finché non hai tutto ciò di cui hai bisogno dalla persona per poterla assumere.
Successivamente, dai priorità alle domande di cui hai più bisogno delle risposte così da poter dedicare più tempo a quelle, e inizia a creare i modelli di domande (puoi utilizzare i miei a fondo articolo per aiutarti in questo).
Prenderti il tempo per fare questo esercizio ti darà un quadro di riferimento su ciò che cerchi in ogni colloquio e di cui potrai essere molto trasparente successivamente con i candidati.
In parallelo, inizia a valutare chi deve esaminare ciascuna parte e come saranno valutati i candidati. Consiglio di evitare di coinvolgere tutti (il CEO che incontra ogni candidato non è poi quel grande vanto come alcune aziende vogliono far credere—torneremo su questo più avanti).
Tuttavia, d'altro canto, affidarsi solamente al responsabile delle assunzioni può diventare problematico successivamente sia per il candidato che per l'azienda.
Si tratta di trovare il giusto equilibrio tra i rischi del giudizio di una sola persona e la decisione presa da una commissione (e quindi un processo di selezione prolungato). Il mio articolo su selezione collaborativa approfondisce questo tema e ti consiglio di dare un'occhiata agli esempi di flowchart del processo di selezione per vedere come potresti visualizzarlo.
Esempio:
Il ruolo di implementation manager comprende sia l’aspetto del rapporto con i clienti che quello tecnico. Chiedi a un account manager esperto di valutare il primo aspetto e a una persona del reparto Product o Engineering il secondo. In questo modo ognuno può concentrarsi e ottenere il meglio dal candidato nella propria area.
2. Sviluppare la struttura del colloquio
Una volta individuato l'obiettivo puoi pensare a quale struttura dovrebbe avere il colloquio.
Generalmente consiglio di strutturare i colloqui come un imbuto, iniziando cioè dalle competenze imprescindibili nelle fasi iniziali e passando a quelle opzionali nelle fasi successive.
Esempio:
- Fase uno: Approfondimento della loro esperienza con domande specifiche, dando priorità all'esperienza indispensabile e poi passando a quella opzionale.
- Fase due: Colloquio “tecnico”, forse con un compito, in cui si valutano le competenze fondamentali e si può avere un’idea (in base alla performance nella prima intervista) delle competenze gradite ma non indispensabili.
- Fase tre: Focus sul contributo alla cultura aziendale e l'idoneità comportamentale.
Suddividendo il colloquio come nell'esempio sopra, non si svaluta la cultura mettendola per ultima, ma si evita di far avanzare persone che non hanno le competenze necessarie, evitando così di perdere tempo. Questo è particolarmente importante per le assunzioni senior.
Inoltre, questo schema di colloquio consente di utilizzare le interviste precedenti per determinare la profondità delle risposte attese nelle fasi successive.
Ad esempio, supponiamo che tu stia intervistando per un ruolo senior di financial controller e che tu abbia un candidato che al primo step ha raccontato di aver realizzato report finanziari complessi che si collegano al compito della seconda fase.
Durante il task, ti aspetteresti che il candidato applichi l’esperienza di cui ha parlato e puoi verificare se possiede davvero le competenze dichiarate.
3. Preparazione delle domande
Molto probabilmente hai già affrontato diversi colloqui, sia come intervistatore che come candidato.
È facile che tu ricordi un momento in cui hai risposto a una domanda che sembrava irrilevante o, al contrario, in cui hai ricevuto da un candidato una risposta che sembrava una recita teatrale.
La chiave per una domanda di colloquio efficace è coinvolgere il candidato in una conversazione.
Per fare ciò, poni domande aperte (Chi, Quando, Come, Perché, Dove) o chiedi esempi. Otterrai risposte più articolate e ricche di dettagli utili.
Esempio:
"Hai esperienza con il software testing?" (sbagliata) vs "Qual è la tua esperienza con il software testing?" (corretta)
Utilizza queste domande per comprendere l’esperienza della persona e il suo processo decisionale. Ho imparato tantissimo intervistando persone!
La cosa successiva più importante: "pelare la cipolla", ossia le domande di approfondimento.
Queste distinguono gli esperti nel loro campo e aiutano a mettere in luce le persone dal maggior potenziale. In genere, chi cerca di inventare una storia per far credere di avere esperienza, viene spesso smascherato già alla seconda o terza domanda di approfondimento.
Presta attenzione alla risposta della persona alla tua prima domanda generale e annota gli aspetti che vorresti approfondire, se non è possibile intervenire subito. Così i tuoi follow-up saranno più pertinenti, ma ecco alcuni esempi di domande universali:
- Perché hanno preso quella decisione?
- Quali erano le alternative e perché non erano adatte?
- Com’è andata a finire?
- Cosa si potrebbe migliorare?
- Come hanno accolto la decisione le altre persone nel team?
- Come hanno comunicato con gli altri?
Infine, sii curioso e aperto—ma non inquisitore!
Essere aggressivi nelle domande è segno di un intervistatore debole o insicuro e difficilmente si ottiene il meglio dai candidati assumendo una posizione “dura”.
L’unica eccezione è se quella è proprio la cultura aziendale— a quel punto, sii pure aggressivo quanto necessario, così i candidati sanno da subito a cosa vanno incontro!
Domande da evitare
Ci sono certi tipi di domande che spesso vengono poste ma, storicamente, quasi mai funzionano.
Domande trabocchetto
Esempi sono «Quante finestre ci sono a Canary Wharf?» o, il mio preferito, «Quanti accordatori di pianoforti ci sono nei Paesi Bassi?» (una domanda che mi è stata davvero fatta a un colloquio e che non dimenticherò mai).
Teoricamente queste domande dovrebbero valutare le "capacità di problem-solving" della persona. All’epoca avevo visto un pianoforte forse due volte in tutta la vita, quindi non avevo idea di come funzionasse l’accordatura.
Tuttavia ho molti amici con la chitarra e loro si accordano da soli. Quindi, la mia risposta fu chiedere a mia volta: «Intendi chi accorda il proprio o i professionisti?».
A quanto pare, quella risposta non piacque affatto all’intervistatore!
Queste domande portano le persone a recitare una parte e possono anche essere molto esclusive dal punto di vista culturale. Tutto ciò che ottengono è far perdere prezioso tempo di intervista che potrebbe essere usato per porre domande migliori.
Alternativa migliore:
Dai loro un piccolo scenario che potrebbero incontrare durante il loro periodo nel ruolo e chiedi di spiegarti come lo risolverebbero. Questo è un esempio radicato nella realtà e sarà più facile da comprendere per il candidato.
Esempio per una figura commerciale senior:
"Come affronteresti un nuovo mercato dominato da un paio di marchi consolidati, con un nuovo marchio emergente di cui pochi sono a conoscenza?"
Questo può addirittura far nascere una vera e propria sessione di ideazione!
Domande eccentriche
"Qual è il tuo Pokémon iniziale?" oppure "Se fossi un animale, che animale saresti?".
Vorrei davvero essermelo inventato. La domanda sul Pokémon è arrivata da qualcuno durante una sessione di formazione per i colloqui che, con notevole coraggio, ha dichiarato di chiederlo a tutti.
Ho chiesto perché e ha risposto: "Capirò tutto quello che devo sapere di loro da quella risposta". Gli sarò sempre grato per averlo ammesso durante la formazione, così ho potuto stroncare la pratica sul nascere. A questo punto, potresti anche chiedere il loro segno zodiacale!
Ho giocato a molti videogiochi ma mai a Pokémon. Chissà cosa dice questo di me?
Alternativa migliore:
Non esiste un'alternativa migliore a queste domande. Vai avanti e usa il tuo tempo per chiedere domande più utili!
Vendi X
Maledirò per sempre The Wolf of Wall Street per aver fatto entrare nella testa delle persone la domanda "vendi questa penna", come se fosse la chiave del successo in tutte le vendite.
Una recente alternativa che mi è capitato di incontrare durante un colloquio è stata quando mi è stato chiesto di vendere l'azienda per cui stavo facendo il colloquio.
Sono un recruiter e ci si aspetta che io sappia più di quanto scritto sul sito, cosa che si ottiene solo lavorando realmente in azienda. Altrimenti, i candidati possono semplicemente leggere da soli!
Alternativa migliore:
"Vendi il tuo attuale prodotto o la tua azienda attuale".
Così puoi testare le loro doti narrative o il loro stile di vendita su qualcosa per cui dovrebbero essere sicuri di sé.
Domande troppo generiche
"Parlami di te".
"Beh, vengo da [inserire paese], sono Pesci, adoro nuotare."
Ho risposto alla domanda? - Sì. Otterrò il lavoro? Naturalmente no.
Un altro esempio: "Che problemi puoi risolvere per noi" - Che problemi avete?
"Quali sono i tuoi punti deboli?" - Questa sì che è una domanda debole!
Alternativa migliore:
Parla loro di un problema che hai attualmente e coinvolgili su questo. Fai una domanda più guidata, come "Raccontami della tua esperienza con il progetto X", scegliendo qualcosa dal loro CV.
Un'alternativa alla domanda sulle debolezze è chiedere quando non hanno avuto successo in qualcosa e cosa hanno imparato da questa esperienza.
Perché dovremmo assumerti?
Beh, è proprio per questo che serve il colloquio, no?
4. Crea un quadro di valutazione
Il framework di valutazione serve a garantire che la struttura e le domande vengano applicate in modo uniforme in ogni colloquio.
Esistono diversi modi per valutare le risposte, ad esempio valori numerici (1-5 o 1-10) oppure punti di forza/pro e punti deboli/contro.
Il mio preferito è Deciso No, No, Sì e Deciso Sì, perché è una scala semplice e non lascia spazio all'indecisione.
Qualunque metodo tu scelga, assicurati di spiegare il significato dei punteggi così che gli intervistatori sappiano cosa cercare.
A meno che non si tratti di una domanda tecnica specifica che ha una risposta corretta, il framework serve più che altro a far capire agli intervistatori come dovrebbe essere una buona risposta, non quale sia la risposta “giusta” da un candidato.
Ad esempio, per una recente assunzione di uno staff engineer, abbiamo preso in considerazione parametri tecnici e comportamentali e abbiamo identificato 3-4 domande per ciascuna area e 3-4 skill/competenze corrispondenti per ogni domanda.
Uno dei criteri per lo staff engineer era comprendere perché avesse implementato determinati framework, quindi abbiamo creato quanto segue per valutare questo criterio:
- No deciso - nessuna comprensione dei framework implementati
- No - nessuna comprensione del motivo per cui i framework sono stati implementati e nessuna introspezione su cos'altro avrebbe potuto essere preso in considerazione.
- Sì - Buona comprensione dei framework implementati e delle ragioni che ne stanno alla base
- Sì deciso - Comprensione molto approfondita dei diversi framework e del perché potrebbe essere scelto ciascuno, oltre a saper spiegare quali altre soluzioni alternative sono state prese in considerazione e perché non hanno funzionato.
5. Conduci il colloquio
Per quanto riguarda l’esperienza dei candidati, il colloquio è dove puoi davvero fare la differenza — in positivo o in negativo.
È questo il momento in cui i candidati trascorrono più tempo con te e, anche se non hai avuto il tempo di creare una pagina carriere super accattivante ricca di interattività, offrire un’esperienza di colloquio piacevole può compensare questa mancanza.
Ciò non significa che il colloquio debba essere facile! I candidati validi, in realtà, preferiscono colloqui che li mettano alla prova e li spingano a ragionare nel proprio ambito di competenza, quindi i consigli sopra per un colloquio efficiente restano validi.
Tuttavia, quello su cui voglio richiamare la tua attenzione in questa sezione sono le basi che, se fatte correttamente, probabilmente non verranno lodate, ma, se sbagliate, attireranno le critiche meritate. Quindi, assicurati sempre di:
- Presentarti e spiegare quale ruolo hai in azienda
- Se si tratta del primo colloquio, presentare anche l’azienda
- Dare un contesto su ciò che desideri trattare durante questo colloquio
- Rassicura il candidato, sia online che in presenza, che se ha bisogno di prendersi una pausa per bere o andare in bagno, può farlo. Siamo tutti umani.
- Assicurati di aver rivisto il suo CV in anticipo e di avere domande pertinenti pronte
- Assicurati di essere puntuale (possibilmente anche un po’ in anticipo come intervistatore)
- Gestire bene il tempo e lasciare spazio al candidato per fare domande
- Sorridi e sii curioso della persona davanti a te!
Sembra banale ma ancora oggi vedo situazioni in cui queste cose vengono dimenticate e si nota sempre.
Sapere come condurre un colloquio in modo efficace include anche una buona gestione del tempo con software di coordinamento dei colloqui.
Suggerimenti per prendere appunti efficaci durante i colloqui
Prendere buoni appunti durante i colloqui è un’abilità che dovrai sviluppare e, temo, non esistono scorciatoie.
All’inizio, trovavo più semplice avere carta e penna davanti a me. Scrivevo le domande dell’intervista e le numeravo, segnando il numero quando emergeva una nuova domanda. Successivamente, sono passato a scrivere le risposte direttamente al computer.
Che siano in forma abbreviata o in prosa completa, la cosa importante è che tu abbia abbastanza informazioni su ciò che ha detto il candidato per poter giustificare le tue decisioni.
La maggior parte dei moderni sistemi di tracciamento dei candidati (ATS) mette a disposizione uno strumento di qualche tipo per prendere appunti durante il colloquio (può chiamarsi "interview kit", "scorecard" o "modulo di feedback").
A seconda dell’ATS, potresti anche avere la possibilità di assegnare stelle, "sì" o "no" o un punteggio numerico. Parla con il fornitore del tuo ATS o con il team di selezione per configurare queste funzioni qualora ti siano utili.
Assicurarsi che ognuno nel panel di selezione abbia preso buoni appunti offre un quadro completo di come ciascun candidato si comporta durante il processo di selezione.
Personalmente, ho sempre trovato più utile utilizzare le diciture No deciso, No, Sì e Sì deciso.
Punteggi numerici e stelle solitamente richiedono molto tempo, un team di selezione molto rodato e tanti dati ed esempi di feedback per formare tutti i membri della squadra a distinguere, ad esempio, tra un 3 e un 4 stelle. Questo può introdurre maggiore soggettività.
6. Valuta il candidato e prendi una decisione
Valuta il candidato utilizzando i criteri di valutazione dal punto 4.
Ricevere feedback da più persone è utile per prendere decisioni e ridurre i pregiudizi, ma come probabilmente sai, raggiungere un consenso di gruppo può essere una sfida.
Una decisione deve essere presa da una persona o da un gruppo che potrebbe non rispecchiare i sentimenti di alcuni partecipanti al processo.
La decisione finale deve essere rispettata e accettata, con la consapevolezza che non può creare attriti all'interno dei team esistenti.
Il team di selezione collaborativo dovrebbe creare una shortlist di candidati e fornire feedback su ciascuno affinché il responsabile delle assunzioni o il panel possa riflettere.
Il decisore all'interno del processo dovrebbe quindi poter esprimere le proprie opinioni e motivare qualsiasi decisione venga presa.
7. Fornisci e chiedi feedback
L'esperienza del candidato non termina nel momento in cui chiudi la chiamata Zoom o lo accompagni all'uscita.
I momenti tra le fasi di colloquio o immediatamente prima dell'offerta sono cruciali, quindi assicurati di sfruttarli al meglio.
Feedback tempestivo
Il feedback è davvero importante, soprattutto per i candidati che non sono avanzati nelle fasi successive.
È utile per tutti i candidati sapere cosa è andato bene nel loro colloquio e cosa meno, e, se hanno superato la fase, quali saranno i prossimi step.
Per un aiuto a riguardo dai un'occhiata al mio articolo su come fornire feedback dopo un colloquio.
Chiedi feedback
Tra un colloquio e l'altro è un ottimo momento per chiedere un feedback. Personalmente non sono favorevole al processo in cui si invia un sondaggio o un modulo di feedback dopo ogni fase: possono diventare noiosi.
Tuttavia, una semplice domanda nella mail in cui notifichi il feedback o il passaggio allo step successivo può essere sufficiente a farti capire cosa è piaciuto al candidato e cosa non ha davvero compreso.
Aggiornamenti rapidi
Se hai bisogno di qualche giorno o stai aspettando qualcosa di specifico che possa ritardare il feedback al candidato (sia nel caso di una conclusione negativa che di un avanzamento alle diverse fasi), avvisali!
Idealmente, i candidati dovrebbero essere informati sull'esito del colloquio entro pochi giorni—l’obiettivo è un massimo di 72 ore dopo il colloquio, quando possibile.
Tuttavia, se ci sarà un ritardo, invio ai candidati una nota veloce per far sapere loro che non li ho dimenticati, che l’azienda non sta facendo ghosting, semplicemente qualcosa ci sta rallentando, qualsiasi sia la causa del ritardo.
Checklist per il colloquio
Prima di cominciare, assicurati di aver spuntato i seguenti punti:
- Hai una lista standard di domande da porre a ogni candidato?
- Questa lista è suddivisa per colloquio e per intervistatore?
- Ogni domanda ha uno scopo preciso che si collega alla descrizione della posizione?
- Hai pensato ad alcune domande di approfondimento?
- Le fasi del colloquio sono standardizzate e già impostate (magari vuoi inserirle anche nell'annuncio di lavoro)?
- Se il colloquio è online, sei in un luogo dove non verrai disturbato da altri o da rumori di fondo?
- Se si svolge da remoto, la tua piattaforma per i colloqui video è aggiornata e pronta all'uso?
- Se in presenza, hai prenotato la stanza e ti sei assicurato di essere pronto ad accogliere la persona?
Uno dei modi migliori per garantire un'ottima esperienza ai candidati è essere preparati, quindi ho creato un modello scaricabile che ti aiuterà a suddividere il tuo pensiero per ogni colloquio e a prepararti insieme alla tua commissione di selezione.
Modello per il Colloquio
Ottieni il tuo modello per il colloquio!
Questo modulo passa in rassegna le domande una per una, in particolare quelle che il responsabile delle assunzioni lascia agli altri della commissione di selezione.
Anche se all'inizio può sembrare lungo, presto lo farai in modo istintivo ed è fondamentale che tutti i partecipanti al colloquio siano allineati. Altrimenti, intervisterai lo stesso candidato per cose molto diverse e nessuno può essere tutto per tutti!
Best practice per i colloqui
Un ripasso di alcune delle best practice trattate sopra:
- Sii chiaro sull'obiettivo: Prima di fare qualsiasi cosa, chiarisci lo scopo del colloquio, cioè cosa devi sapere per offrire il lavoro a qualcuno. Questo determinerà la struttura e le domande del colloquio.
- Domande aperte: Fai domande aperte (Chi, Quando, Come, Perché, Dove) o chiedi degli esempi.
- Sfrutta la tecnologia: I sistemi di tracciamento dei candidati e altri tipi di software per il recruiting possono aiutarti a prendere appunti e valutare i candidati.
- Feedback tempestivo: Fornisci feedback tempestivi e dettagliati in base all'avanzamento del candidato nel processo. Ricordati anche di chiedere un feedback.
Verso colloqui mirati e coinvolgenti
Un colloquio di lavoro non dovrebbe essere una sfida, puoi ottenere molto di più dalle persone trattandole semplicemente come... persone!
Arrivo persino a inviare ai candidati consigli generali per il colloquio o suggerimenti su cosa verrà affrontato in ogni fase prima del colloquio. Pur non fornendo le risposte, questo aiuta a ridurre ulteriormente la pressione.
Assicurati di mantenere, per tutta la durata del colloquio, le normali cortesie che riserveresti agli ospiti in casa tua e sii curioso nei loro confronti come individui. Ovviamente, non dimenticare di lasciare del tempo alla fine per permettere anche a loro di fare domande!
Fare i colloqui è la tua ricompensa al termine di un lungo ed estenuante periodo di ricerca dei candidati, quindi goditelo!
