6 migliori pratiche per integrare efficacemente i nuovi manager
L’onboarding è una fase fondamentale, ma spesso trascurata, nel ciclo di vita dei dipendenti e, troppo spesso, i nuovi assunti e i manager non ricevono il supporto di cui hanno bisogno per essere efficaci nel loro nuovo ruolo.
Considerando il ruolo essenziale che i manager ricoprono in un’organizzazione, garantire che i neoassunti siano adeguatamente inseriti è una scelta ovvia.
In questo articolo condividerò le migliori pratiche per inserire con successo i nuovi manager a tutti i livelli della vostra organizzazione.
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Cos’è l’onboarding dei manager e perché è importante?
L’onboarding dei manager è un processo strutturato che aiuta i dirigenti recentemente assunti o promossi a diventare efficaci nei loro nuovi ruoli.
Questo include fornire gli strumenti, le risorse, le informazioni e il supporto necessari per comprendere il proprio ruolo e le proprie responsabilità, orientarsi nella cultura aziendale e guidare efficacemente i membri del team verso il successo.
L’esperienza di onboarding dei manager va oltre la semplice orientazione dei dipendenti e si concentra specificamente sulle sfide e aspettative uniche associate a un ruolo di leadership.
Ogni nuovo assunto dovrebbe partecipare a un processo di onboarding dei dipendenti formale, ed è ancora più importante che i nuovi manager abbiano una solida roadmap per l’onboarding.
Un piano di onboarding formale garantisce che i nuovi manager ricevano le informazioni, la formazione e le risorse necessarie per mettersi rapidamente al passo.
Cosa includere nell’onboarding dei manager
Ci sono alcuni elementi che devono essere affrontati quando si inserisce qualsiasi nuovo dipendente nella vostra organizzazione, indipendentemente dalla loro anzianità. Questi includono:
- Una panoramica dello scopo, della missione e dei valori fondamentali dell’organizzazione,
- Una spiegazione della struttura aziendale (incluso un organigramma),
- Presentazioni ai colleghi rilevanti in tutta l’azienda,
- Formazione sugli strumenti e processi chiave che utilizzeranno,
- Informazioni sugli obiettivi aziendali, strategie e piani strategici,
- E come il loro ruolo contribuisce al successo complessivo dell’organizzazione.
Da qui l’esperienza varierà a seconda del ruolo e dell’anzianità. Questo significa che i manager a diversi livelli della vostra organizzazione avranno esigenze differenti dai loro piani di onboarding.
Per creare un piano di onboarding efficace per i manager, partite dal template di onboarding che utilizzate per tutti i vostri nuovi assunti, quindi adattatelo per ciascun individuo.
Nelle sezioni seguenti ho indicato i diversi dettagli su cui dovreste concentrarvi nell’onboarding di nuovi manager con diversi livelli di anzianità nella vostra azienda.
Onboarding dei team lead e dei manager junior
I team lead e i manager junior sono i vostri leader alle prime armi. Pur possedendo le competenze tecniche, potrebbero mancare delle capacità di leadership e di gestione delle persone richieste dal nuovo ruolo.
Per questo motivo, il piano di onboarding per i manager meno esperti dovrebbe includere check-in programmati e sessioni di feedback con manager più senior, in modo che possano immergersi nel processo di fornire feedback costruttivo, coaching e mentoring. Questo supporto continuo sarà fondamentale per aiutarli a migliorare e crescere nel loro nuovo ruolo.
Dovreste anche includere una formazione formale e opportunità di apprendimento per sviluppare e rafforzare le loro capacità di leadership e gestione delle persone, sia che si tratti di qualcosa di sviluppato internamente sia di un corso per nuovi manager disponibile tramite terzi. (Il vantaggio della formazione interna per i manager è che può essere personalizzata sulle esigenze specifiche di ciascun nuovo manager).
Onboarding dei manager senior
I manager senior e i responsabili di dipartimento probabilmente vantano già alcuni anni di esperienza gestionale, e il loro piano di onboarding può concentrarsi maggiormente sullo sviluppo del team.
Oltre agli elementi menzionati sopra, un piano di onboarding per i manager senior deve fornire chiarezza riguardo alle aspettative sulle prestazioni, agli obiettivi e agli indicatori chiave di prestazione (KPI), non solo per il loro ruolo ma per l’intero reparto.
Spiegate il processo di performance management della vostra organizzazione, comprese le valutazioni delle prestazioni e i meccanismi di feedback, e chiarite come viene dato e ricevuto il feedback quotidianamente rispetto alla tempistica formale della valutazione annuale.
Onboarding dei direttori e dei dirigenti
I direttori e i dirigenti svolgono un ruolo significativo nel modellare e rafforzare la cultura aziendale. Per questo motivo, il loro flusso di lavoro di onboarding deve prevedere un approfondimento sulla cultura, per aiutarli a comprendere e incarnare i valori e la missione dell’organizzazione.
I direttori e i dirigenti hanno anche bisogno di una comprensione approfondita delle iniziative aziendali, delle parti interessate, delle metriche e degli obiettivi, compresi quelli di cui saranno ritenuti responsabili.
Best practice per l’onboarding dei manager
Per aiutare voi e il vostro team delle risorse umane a creare un'esperienza lavorativa positiva per i nuovi assunti, ho riassunto alcune best practice che possono avere un grande impatto.
Crea un piano di onboarding
È opinione comune che siano necessari circa 90 giorni affinché una persona sia realmente operativa in un nuovo ruolo, e questo periodo può essere ancora più lungo per le posizioni più senior.
Un piano di onboarding a 30-60-90 giorni è un formato utile per programmare i compiti di onboarding, fissare traguardi intermedi e aumentare gradualmente le responsabilità.
Il piano dovrebbe includere elementi standardizzati come le scadenze per l'iscrizione ai benefit e le attività che tutti i nuovi dipendenti devono completare (ehm... la formazione sulla conformità!) offrendo allo stesso tempo una struttura da personalizzare per ogni nuovo assunto.
L'utilizzo di software di onboarding specializzati può anche ottimizzare i processi di onboarding rendendo più semplice la creazione di programmi di inserimento personalizzati e il monitoraggio del progresso.
Fornisci risorse in anticipo
Per aiutare i manager a iniziare con il piede giusto, è utile fornire loro materiali scritti, come i manuali del dipendente, prima del primo giorno. Se possibile, dare loro accesso anche all’intranet aziendale aiuta i nuovi manager ad assimilare cultura, valori e mission dell'azienda prima del primo giorno.
Queste risorse possono essere facilmente distribuite in un pacchetto di orientamento contenente informazioni sui benefit e le politiche aziendali, preferibilmente in formato digitale per velocizzare la preparazione e rendere il pacchetto accessibile e pratico anche a distanza. (Leggi questo articolo per altri consigli per un onboarding da remoto!)
La mia azienda invia un kit di benvenuto con oggetti brandizzati come un quaderno e una borraccia, insieme a un codice QR che permette di accedere al portale dedicato ai nuovi dipendenti, dove queste informazioni sono facilmente reperibili.
Un’altra risorsa da offrire anticipatamente sono informazioni di settore, soprattutto se il nuovo manager proviene da un ambito diverso. Si possono includere network di settore e pubblicazioni da conoscere.
Favorisci connessioni precoci con il team
Presentare un nuovo manager al team prima della data di inizio ufficiale può favorire la fiducia, ridurre la tensione del primo giorno e facilitare una transizione fluida. Inoltre, offre al manager l’occasione di fare una buona impressione già prima di assumere ufficialmente il ruolo.
Inizia fornendo al nuovo manager informazioni essenziali sui membri del team, come i loro ruoli, le principali responsabilità e eventuali successi o progetti significativi. Questo aiuterà il manager a comprendere meglio la dinamica di gruppo e a prepararsi per interazioni costruttive di persona.
Inoltre, incoraggia il nuovo manager a entrare in contatto con i membri del team su piattaforme come LinkedIn. Questa semplice azione non solo favorisce la creazione di un rapporto, ma consente anche al manager di familiarizzare con il background professionale e gli interessi del singolo componente.
Consiglio inoltre di programmare brevi presentazioni virtuali o incontri informali prima del primo giorno. Se non è possibile fissarli in anticipo, questi incontri possono diventare parte della checklist di onboarding, da pianificare autonomamente nella prima settimana.
Questi primi incontri dovrebbero essere un’opportunità informale per il team di dare il benvenuto al manager, condividere aspetti della propria cultura lavorativa e stabilire un primo contatto, aiutando tutti a sentirsi più a proprio agio nella transizione.
Definisci aspettative chiare
Le aspettative per i nuovi manager dovrebbero essere chiare fin dall'inizio, ma soprattutto devono essere misurabili e raggiungibili.
Condividi con loro gli obiettivi e le iniziative strategiche attuali e future della compagnia e spiega come il ruolo del manager e del suo team si inserisce in questi obiettivi.
Il modello di definizione degli obiettivi SMART è il mio metodo preferito poiché richiede una riflessione critica sulla fissazione di obiettivi realistici e raggiungibili.
Durante la prima settimana, il nuovo manager e il suo team di leadership dovrebbero collaborare per sviluppare obiettivi a breve e lungo termine.
Fornisci supporto continuo
I manager, soprattutto quelli alle prime esperienze, hanno bisogno di supporto continuo: potete aiutarli abbinandoli a un mentore che abbia già vissuto il ruolo di nuovo manager. Questo tipo di mentorship può offrire al nuovo manager spunti preziosi in un contesto collaborativo.
Un altro modo per fornire supporto continuo è presentare i nuovi manager tra loro, in modo che possano formare una coorte. Avere questo supporto può aiutare i nuovi manager a sentirsi accolti, sostenuti e coinvolti.
Esplora a fondo la cultura aziendale
Fornisci un organigramma che spieghi le linee di riporto, le gerarchie e le relazioni interdipartimentali. Questo aiuterà il nuovo manager a capire come il suo ruolo si inserisce nel quadro generale.
Informa il nuovo manager su eventuali eventi aziendali ricorrenti, tradizioni o incontri sociali per favorire il legame tra i membri del team, l’integrazione culturale e un senso di appartenenza.
Ad esempio, la mia azienda festeggia Halloween con una gara di costumi, un concorso di decorazione di zucche e una festa pomeridiana. Si incoraggiano i dipendenti a decorare la propria postazione di lavoro per tutto il mese di ottobre e a travestirsi per la festa di Halloween.
Questa celebrazione raggiunge un alto livello di coinvolgimento dei dipendenti ed è stata la cosa più sorprendente da scoprire sulla mia azienda.
Per Concludere
L’onboarding dei manager influisce direttamente sul successo dell’organizzazione fornendo ai nuovi leader le competenze, le conoscenze e le risorse di cui hanno bisogno per guidare efficacemente i propri team, migliorare le prestazioni e contribuire agli obiettivi complessivi dell’azienda.
Ricorda, un programma di onboarding efficace dovrebbe essere adattato alle specifiche esigenze del nuovo manager e alla cultura organizzativa.
Esistono diversi strumenti che possono aiutarti in questo, oltre a corsi di onboarding che puoi seguire per continuare a sviluppare le tue competenze.
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