6 migliori pratiche per integrare efficacemente i nuovi manager
L'onboarding è una fase fondamentale, ma spesso trascurata, nel ciclo di vita dei dipendenti e, troppo spesso, ai nuovi assunti e ai manager non viene fornito il supporto necessario per essere efficaci nel loro nuovo ruolo.
Considerando il ruolo vitale che i manager svolgono in un’organizzazione, garantire che i manager appena assunti vengano correttamente inseriti è una scelta ovvia.
In questo articolo, condividerò le migliori pratiche per un onboarding efficace dei nuovi manager a tutti i livelli della vostra organizzazione.
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Cos'è l'onboarding dei manager e perché è importante?
L'onboarding dei manager è un processo strutturato che aiuta i manager recentemente assunti o promossi a diventare efficaci nei loro nuovi ruoli.
Questo include fornire loro gli strumenti, le risorse, le informazioni e il supporto necessari per comprendere il proprio ruolo e le responsabilità, orientarsi nella cultura aziendale e guidare efficacemente i membri del team verso il successo.
L’esperienza di onboarding dei manager va oltre l’orientamento generale dei dipendenti e si concentra specificamente sulle sfide e aspettative uniche tipiche di un ruolo di leadership.
Ogni nuovo assunto dovrebbe partecipare a un formale processo di onboarding dei dipendenti, ed è ancora più importante che i nuovi manager abbiano una solida roadmap di onboarding.
Un piano di onboarding formale garantisce che i nuovi manager ricevano le informazioni, la formazione e le risorse necessarie per essere operativi rapidamente.
Cosa includere nell'onboarding dei manager
Ci sono alcuni elementi che devono essere trattati quando si inserisce qualsiasi nuovo dipendente nella tua organizzazione, indipendentemente dal loro livello di anzianità. Questi includono:
- Una panoramica dello scopo, della missione e dei valori fondamentali dell’organizzazione,
- Una spiegazione della struttura aziendale (incluso un organigramma),
- Presentazione dei colleghi rilevanti in tutta l'azienda,
- Formazione sugli strumenti e sui processi chiave che utilizzeranno,
- Informazioni sugli obiettivi aziendali, sulle strategie e sui piani strategici,
- E su come il loro ruolo contribuisce al successo complessivo dell’organizzazione.
Da qui in poi, l’esperienza sarà diversa a seconda del ruolo e dell’anzianità. Questo significa che i manager a diversi livelli della tua organizzazione avranno bisogni diversi dal loro piano di onboarding.
Per creare un piano di onboarding efficace per i manager, parti dal modello di onboarding che utilizzi per tutti i nuovi assunti, quindi adattalo per ciascun individuo.
Nelle sezioni che seguono, ho illustrato i diversi dettagli su cui dovresti concentrarti durante l’onboarding dei nuovi manager con diversi livelli di anzianità nella tua azienda.
Onboarding di Team Leader e Manager Junior
I team leader e i manager di livello junior sono i tuoi leader alle prime armi. Pur possedendo le competenze tecniche, potrebbero non avere le necessarie capacità di leadership e gestione delle persone richieste per la nuova posizione.
Ecco perché il piano di onboarding per i manager meno esperti dovrebbe includere incontri pianificati e sessioni di feedback con manager più senior affinché possano immergersi nel processo di fornire feedback costruttivi, coaching e mentoring. Questo supporto continuo sarà fondamentale per aiutarli a migliorare e crescere nel nuovo ruolo.
Dovresti inoltre includere una formazione formale e opportunità di apprendimento per rafforzare e sviluppare le loro abilità di leadership e di gestione delle persone, sia attraverso programmi sviluppati internamente sia tramite un corso per nuovi manager disponibile da terze parti. (Il vantaggio della formazione interna è che può essere adattata alle esigenze specifiche di ciascun nuovo manager).
Onboarding dei Manager Senior
I manager senior e i responsabili di dipartimento probabilmente hanno già diversi anni di esperienza manageriale, quindi il loro piano di onboarding può concentrarsi maggiormente sullo sviluppo del team.
Oltre agli elementi già menzionati, un piano di onboarding per manager senior deve fornire chiarezza sulle aspettative di performance, sugli obiettivi e sui principali indicatori di performance (KPI), non solo per il loro ruolo, ma anche per l’intero dipartimento.
Spiega il processo di gestione delle performance della tua organizzazione, compresi le valutazioni e i meccanismi di feedback, e chiarisci come il feedback viene dato e ricevuto quotidianamente all’interno dell’organizzazione rispetto alla tempistica formale della valutazione annuale delle performance.
Onboarding di Direttori ed Executive
I direttori e gli executive svolgono un ruolo significativo nel modellare e rafforzare la cultura aziendale. Per questo motivo, il loro flusso di lavoro di onboarding deve includere un approfondimento sulla cultura per aiutarli a comprendere e incarnare i valori e la mission dell’organizzazione.
Anche i direttori e i dirigenti hanno bisogno di una comprensione approfondita delle iniziative aziendali, degli stakeholder, delle metriche e degli obiettivi, compresi quelli di cui saranno direttamente responsabili.
Migliori pratiche per l'onboarding dei manager
Per aiutare te e il team delle risorse umane a creare un'esperienza lavorativa positiva per i nuovi assunti, ho riassunto alcune best practice che possono davvero fare la differenza.
Crea un piano di onboarding
Il consenso generale è che ci vogliono circa 90 giorni perché una persona sia davvero operativa nel nuovo ruolo, e questo periodo può essere ancora più lungo per posizioni di maggiore responsabilità.
Un piano di onboarding 30-60-90 giorni è un formato utile per programmare le attività di onboarding, fissare traguardi e aumentare gradualmente le responsabilità.
Il piano dovrebbe includere elementi standard come scadenze per compiti come l'iscrizione ai benefit e tutte le attività che ogni nuovo dipendente deve completare (ehm...formazione sulla conformità!) offrendo al tempo stesso una struttura flessibile, che permetta la personalizzazione in base alle esigenze della nuova risorsa.
L'utilizzo di software specializzati per l'onboarding può anche ottimizzare i processi di onboarding facilitando la creazione di programmi personalizzati e il monitoraggio costante dei progressi.
Offri risorse in anticipo
Per consentire ai manager di partire con il piede giusto, è utile fornire loro delle risorse scritte, come i manuali dipendenti, prima del loro primo giorno. Se possibile, dagli accesso anche all'intranet aziendale: li aiuterà a comprendere cultura, valori e mission prima ancora del primo giorno.
Queste risorse possono essere facilmente raccolte in un pacchetto di benvenuto che include anche informazioni sui benefit e sulle policy aziendali, preferibilmente in formato digitale per snellire la preparazione e renderlo facilmente accessibile e fruibile anche da remoto. (Leggi questo articolo per altri consigli di onboarding a prova di remoto!)
La mia azienda invia un kit di benvenuto che include gadget brandizzati come un blocco note e una borraccia, oltre a un codice QR che permette di accedere al portale dei nuovi dipendenti, dove tutte queste informazioni sono facilmente consultabili.
Un'altra risorsa da offrire in anticipo sono le informazioni sul settore, soprattutto se il nuovo manager proviene da un contesto diverso. Questo può includere reti di settore specifiche e pubblicazioni di riferimento da cui iniziare a informarsi.
Favorisci i primi contatti col team
Presentare un nuovo manager al team prima della data di inizio ufficiale può favorire la fiducia, ridurre l'ansia del primo giorno e garantire una transizione più fluida. Offre inoltre al nuovo responsabile la possibilità di lasciare una buona prima impressione prima di assumere ufficialmente l'incarico.
Inizia fornendo al nuovo manager informazioni chiave sui futuri colleghi: ruoli, responsabilità principali e risultati o progetti rilevanti. Questo aiuterà il responsabile a comprendere meglio la dinamica del team e a prepararsi per interazioni significative di persona.
Invita inoltre il nuovo manager a entrare in contatto con i membri del team su piattaforme come LinkedIn. Questo semplice gesto aiuta a creare subito rapporti e offre la possibilità di conoscere il background professionale e gli interessi di ogni collega.
Consiglio anche di programmare brevi incontri virtuali o momenti informali di conoscenza prima del primo giorno, se possibile. Se non è fattibile fissarli in anticipo, possono essere inseriti nella checklist di onboarding e autogestiti nella prima settimana.
Questi primi incontri dovrebbero essere occasioni informali in cui il team può dare il benvenuto al manager, condividere informazioni sulla cultura lavorativa e instaurare un primo contatto, aiutando tutti a sentirsi più a proprio agio con il cambiamento.
Definisci aspettative chiare
Le aspettative verso i nuovi manager devono essere chiare fin dall'inizio, oltre che misurabili e raggiungibili.
Condividi gli obiettivi e le iniziative strategiche attuali e future dell'azienda, evidenziando il ruolo e l'allineamento del manager e del suo team con questi obiettivi.
Il modello di definizione SMART degli obiettivi è il mio preferito perché obbliga a riflettere criticamente su risultati realistici e concretamente raggiungibili.
Durante la prima settimana, il nuovo manager e il team di leadership dovrebbero lavorare insieme alla definizione di obiettivi a breve e lungo termine.
Fornisci supporto costante
I manager, e soprattutto i nuovi responsabili, necessitano di supporto continuo: puoi facilitarlo affiancandoli a un mentore che abbia già affrontato la stessa esperienza. Questa modalità di mentoring può offrire al nuovo manager suggerimenti preziosi all’interno di un rapporto collaborativo.
Un altro modo per fornire supporto continuo è presentare i nuovi manager tra loro affinché possano formare una coorte. Avere questo tipo di supporto può aiutare i nuovi manager a sentirsi accolti, supportati e coinvolti.
Approfondire la Cultura Aziendale
Fornisci un organigramma che spieghi le linee di riporto, le gerarchie e le relazioni interdipartimentali. Questo aiuterà il nuovo manager a comprendere come il suo ruolo si inserisca nel quadro generale.
Informa il nuovo manager su eventuali eventi aziendali regolari, tradizioni o incontri sociali per favorire la coesione del team, l’integrazione culturale e un senso di appartenenza.
Ad esempio, la mia azienda festeggia Halloween con un concorso di costumi, una gara di decorazione di zucche e una festa pomeridiana. I dipendenti sono incoraggiati a decorare la propria postazione di lavoro per tutto il mese di ottobre e a vestirsi in costume per la festa di Halloween.
Questa celebrazione vede un alto livello di coinvolgimento dei dipendenti ed è stata la cosa più sorprendente da scoprire sulla mia azienda.
Conclusione
L’onboarding dei manager ha un impatto diretto sul successo di un’organizzazione, perché fornisce ai nuovi leader le competenze, le conoscenze e le risorse di cui hanno bisogno per guidare efficacemente i propri team, stimolare le performance e contribuire agli obiettivi complessivi dell’azienda.
Ricorda, un programma di onboarding efficace dovrebbe essere adattato alle esigenze specifiche del nuovo manager e alla cultura organizzativa.
Esistono diversi strumenti che possono aiutarti in questo, oltre a corsi di onboarding che puoi seguire per continuare a sviluppare le tue competenze.
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