Le 8 migliori pratiche per l’inserimento dei dipendenti

Perché l’onboarding dei dipendenti è importante?

Le ricerche dimostrano che implementare un efficace processo di onboarding dei nuovi assunti (che spesso include un programma di orientamento strutturato) può avere un impatto estremamente positivo sul successo aziendale e sull’impegno, la fidelizzazione e la produttività a lungo termine dei dipendenti.

Alcuni dei benefici dell’onboarding dei dipendenti includono:

1. Massimizzare la fidelizzazione e la lealtà: secondo Click Boarding, un’azienda di software di onboarding, il 69 percento dei dipendenti è più propenso a restare in azienda per tre anni se ha vissuto un ottimo onboarding.

2. Rafforzare la cultura aziendale: un processo di onboarding efficace aiuterà i nuovi membri del team a comprendere la visione, la missione e i valori dell’azienda, rafforzando i comportamenti e gli atteggiamenti attesi che nel loro insieme costituiscono la cultura aziendale. 

3. Favorire il senso di appartenenza e inclusione: il 93 percento dei partecipanti al sondaggio Deloitte 2020 Global Human Capital Trends ha indicato che il senso di appartenenza determina le prestazioni organizzative. Un grande onboarding può ridurre notevolmente l’ansia e aumentare la sensazione di appartenenza di un nuovo dipendente al suo nuovo team.

4. Massimizzare la produttività: secondo una ricerca di Glassdoor, un forte processo di onboarding può aumentare la produttività di oltre il 70%, chiarendo obiettivi lavorativi e aspettative organizzative, riducendo gli errori e facendo risparmiare tempo e frustrazione.

5. Ridurre i rischi aziendali: ci sono contratti di lavoro da firmare, moduli per le retribuzioni da compilare e politiche e procedure aziendali da rivedere. La maggior parte di queste attività serve a proteggere sia l’azienda che il dipendente.

6. Ridurre i costi del turnover: secondo il Human Capital Benchmarking Report di SHRM, il costo medio di assunzione negli Stati Uniti era di $4.129 e in media occorrevano 42 giorni per coprire una posizione. Un ottimo onboarding può portare a un coinvolgimento a lungo termine dei dipendenti.

7. Attrarre i migliori talenti: il mondo è piccolo e siti come Glassdoor e LinkedIn permettono ai dipendenti di condividere le proprie esperienze lavorative con altri potenziali candidati. Se crei un’esperienza di onboarding eccellente che supporta i nuovi membri del team al loro arrivo, la voce si spargerà.

Quali sono alcuni fattori chiave di successo per un efficace processo di onboarding dei dipendenti?

Le migliori pratiche descritte in questo articolo avranno successo solo se tieni a mente anche alcuni fattori chiave:

• Avere uno scopo chiaro: Avere una visione chiara del perché l’onboarding sia importante, quale esperienza vuoi che viva il nuovo assunto e persino cosa vorresti che dicesse sui social o su forum pubblici come Glassdoor.

• Minimizzare le sorprese: Può essere difficile per chiunque entrare in una situazione e un ambiente sconosciuti. Riduci al minimo le sorprese per il nuovo assunto, incluse informazioni su codice di abbigliamento o su come saranno il suo primo giorno e la sua prima settimana di lavoro.

• Sii preparato: Il tuo nuovo membro del team arriverà il primo giorno pronto a iniziare e anche tu dovresti esserlo. Inizia impostando una checklist per i nuovi assunti. Pianifica incontri e sessioni formative in anticipo, prepara le attrezzature informatiche e la postazione di lavoro, e coinvolgi anche gli altri membri del team per aiutare. Ho persino realizzato un modello di checklist per i nuovi assunti per aiutare.

• Esercita la pazienza: Il nuovo membro del team commetterà quasi certamente degli errori, dimenticherà parti del programma di orientamento e potrebbe saltare qualche passaggio mentre si ambienta. “La pazienza è una virtù”, soprattutto quando si tratta di inserire nuovi dipendenti.

• Imposta un ritmo ragionevole: A nessuno piace essere sommerso da troppe informazioni tutte insieme, quindi evita di sovraccaricarli, il che può portare a perdere o dimenticare cose importanti. Cerca di ricordare quanto tempo hai impiegato tu stesso a imparare tutto!

• Fornisci risorse: Presentali alle persone chiave e mostra loro dove possono trovare risorse come il manuale del dipendente e le policy aziendali.

• Inserisci flessibilità: Dopo il COVID-19, molte aziende si sono orientate verso il lavoro da remoto e altre pratiche virtuali. Inserisci flessibilità nei processi di onboarding in modo che possano essere adattati sia per i dipendenti in presenza che da remoto.
• Formazione e sviluppo: Integrare la formazione e lo sviluppo (L&D) nel workflow di onboarding significa creare piani di sviluppo personalizzati che siano in linea sia con gli obiettivi dell’organizzazione che con le aspirazioni individuali. Questo approccio non solo permette ai nuovi dipendenti di acquisire le competenze necessarie, ma dimostra anche un impegno verso la loro crescita professionale facilitando un percorso strutturato verso la competenza.
• Gestione del sovraccarico informativo: Gestisci la consegna dei contenuti in modo strategico. L’utilizzo di percorsi di apprendimento personalizzati permette ai dipendenti di assimilare le informazioni secondo il proprio ritmo, migliorando la memorizzazione e il coinvolgimento. L’uso di tecniche di microlearning, come moduli brevi e mirati, rende la formazione più facile da assimilare e meno impegnativa.

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8 migliori pratiche per l’onboarding dei dipendenti

Possono volerci mesi per fornire a un nuovo dipendente le conoscenze, le competenze e i comportamenti necessari affinché possa iniziare a contribuire al successo dell’organizzazione. 

A causa della lunga durata dell’onboarding, che può continuare fino al primo anno di lavoro, è quasi impossibile creare un’agenda, un programma o un modello di onboarding specifico.

Invece, prova a seguire alcune di queste migliori pratiche mentre definisci obiettivi a lungo termine e metriche per determinare se l’onboarding è efficace.

Migliore pratica n. 1: Inizia l’onboarding prima del primo giorno di lavoro del nuovo assunto

Dopo quello che si spera sia stato un processo di selezione rapido ed efficiente, molte organizzazioni commettono l’errore di aspettare il primo giorno di lavoro del nuovo dipendente per iniziare l’orientamento e l’onboarding.

In molti casi, tuttavia, passeranno giorni, settimane o persino mesi tra il ricevimento dell’offerta e l’effettivo inizio del lavoro da parte del nuovo assunto.

Questa attesa rappresenta un’ottima occasione per sfruttare il tempo prima del primo giorno per creare entusiasmo, farli sentire i benvenuti e cominciare a fornire le informazioni di cui avranno bisogno per ambientarsi rapidamente.

La fase che va dall’accettazione dell’offerta alla data di inizio si chiama preboarding. Ecco qualche risorsa utile in merito: Come gestire al meglio il preboarding di un nuovo dipendente 

Migliore pratica n. 2: Crea pratiche di assunzione e accoglienza davvero efficaci

Creare una grande esperienza di onboarding significa anche creare una prima impressione positiva e duratura. Questa esperienza, tuttavia, è composta da diversi elementi oltre all’invio della tazza aziendale o all’elenco delle policy.

Per aiutare il nuovo assunto a partire subito con il piede giusto e renderlo preparato non solo per il primo giorno, ma per il primo mese nella nuova posizione, valuta di introdurre una checklist di onboarding che includa alcune delle seguenti pratiche:

• Dai il benvenuto al nuovo assunto con una chiamata e una email di benvenuto
• Invia un pacchetto di benvenuto (può includere qualche gadget)
• Prepara strumenti e risorse di lavoro per il nuovo assunto
• Prepara un programma di orientamento e un’agenda
• Offri opportunità di incontrare e conoscere i colleghi

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Tracy McDonald di Thinkific, pubblica su LinkedIn il pacchetto di benvenuto che ha ricevuto da loro.

Best Practice #3: Coinvolgi i leader senior per trasmettere la cultura aziendale

L’onboarding non è solo responsabilità del team delle risorse umane. Sebbene spesso i professionisti HR partecipino alla creazione del programma di onboarding per i nuovi assunti, l’esecuzione delle attività di onboarding è responsabilità di tutta l’organizzazione: colleghi, manager e leader senior.

Coinvolgere un leader senior come, ad esempio, un fondatore, offre l’opportunità di aiutare i nuovi dipendenti a comprendere la cultura aziendale, informarli sulla storia dell’azienda e spiegare i valori e i comportamenti attesi.

Ci sono molti modi per coinvolgere i leader senior, ad esempio:

• Tenere una presentazione aziendale;
• Fare una visita guidata dell’edificio o della struttura;
• Presentare un argomento di formazione specifico; e/o
• Portare il nuovo membro del team a prendere un caffè o a pranzo.

Best Practice #4: Sfrutta i software di onboarding

Un processo di onboarding efficace comprende molteplici attività e compiti diversi, dal completamento della documentazione per i nuovi assunti alla realizzazione di orientamenti e programmi di formazione.

Molti sistemi informativi per le risorse umane includono soluzioni integrate di automazione dell’onboarding che eliminano le ridondanze nell’inserimento dati, riducono l’uso di moduli cartacei e rendono più efficiente l’intero processo.

Inoltre, garantiscono che nessuna attività venga dimenticata nei primi giorni, grazie a promemoria e workflow visivi.

Puoi inoltre sfruttare software di workflow HR per automatizzare le attività di onboarding ripetitive come approvazioni, notifiche e condivisione di documenti.

Best Practice #5: Crea un accordo di fiducia dinamico con il tuo dipendente

Un accordo di fiducia costituisce le fondamenta per una relazione lavorativa positiva, sia tra i componenti di un gruppo, sia tra un manager e i propri collaboratori. Dovrebbe essere creato in modo collaborativo, messo per iscritto e rivisto e aggiornato regolarmente come un “documento vivente”.

Secondo Lorie Corcuera, Head of HR di DNEG, “Il processo di selezione e onboarding sono momenti chiave per creare appartenenza. Per completare il tuo programma di onboarding, lavora insieme al tuo dipendente per creare un accordo di fiducia. Chiedi al nuovo assunto di definire e condividere ciò di cui ha bisogno per sentirsi parte dell’azienda. Condividi anche la tua risposta. Questo dimostra che inclusione e appartenenza sono importanti per te.”

Best Practice #6: Conduci regolarmente incontri individuali

Lo scopo principale degli incontri regolari one-to-one (1:1) (chiamati anche “check-in”) con i propri collaboratori è favorire relazioni positive e produttive tra te (il manager) e i singoli membri del tuo team.

È importante inserire questi incontri 1:1 nella normale routine lavorativa del nuovo dipendente e farli diventare un’abitudine il prima possibile. Come parte del programma di onboarding e orientamento, prendi in considerazione di svolgere il primo incontro 1:1 proprio nel suo primo giorno di lavoro. Questo creerà le basi per gli incontri futuri.

Best Practice #7: Offri opportunità di connessione con i colleghi

Non è facile essere il nuovo arrivato. Puoi sostenere il tuo nuovo dipendente nei suoi sforzi di entrare in sintonia con i nuovi colleghi e favorire un senso di appartenenza e inclusione in diversi modi, come ad esempio:

• Pianifica brevi incontri introduttivi con i colleghi.
• Chiedi a un membro esistente del team di fare da mentore o compagno alla nuova assunzione.
• Organizza un pranzo di team o un evento di team building per creare un ambiente più rilassato e informale dove conoscersi meglio.
• Condividi un video di benvenuto con il nuovo assunto, prima del suo primo giorno di lavoro, presentando i membri del suo nuovo team.
• Per l'onboarding globale o l'inserimento di lavoratori da remoto, se possibile, consiglierei di farli venire in sede per la prima o le prime due settimane.

Idea Divertente: Rookie Cookies

In un’azienda dove ho lavorato, avevano l’usanza chiamata “Rookie Cookies”. I nuovi dipendenti erano incoraggiati a preparare (o comprare) biscotti, e le persone passavano, si presentavano, prendevano un biscotto e chiacchieravano. Era un ottimo modo (e gustoso!) per conoscere i nuovi colleghi per la prima volta!

Best practice n.8: Raccogli il feedback

L'onboarding è composto da una serie di attività, molte delle quali puntano a creare una grande esperienza lavorativa. Un modo per perfezionare questo processo è raccogliere feedback attraverso strumenti come interviste, sondaggi di onboarding e i check-in già menzionati.

I feedback derivati da questa ricerca ti aiuteranno a ottimizzare il processo di onboarding.

L'onboarding è più della prima settimana

Un processo di onboarding efficace deve assicurare che il dipendente si senta preparato e motivato nel suo nuovo ruolo e che abbia preso la decisione giusta ad unirsi all’azienda.

Dedicare tempo e risorse a un processo di inserimento adeguato ripagherà in termini di produttività e retention del personale, oltre a incrementare il tuo ROI dell’onboarding.

Inoltre, ti aiuterà a rispettare le normative sul lavoro relative alla conformità dell’onboarding.

Anche laddove tu debba investire in formazione specifica per l'onboarding per responsabili delle assunzioni e team HR, l’investimento darà sicuramente i suoi frutti.

Come già menzionato, l’onboarding è molto più della sola prima settimana, e può richiedere fino a un anno perché qualcuno sia perfettamente operativo nel proprio nuovo ruolo.

La prassi comune consiglia di predisporre un piano di inserimento per i primi 90 giorni circa.

Per supportarti nella creazione di uno di questi piani, leggi Come Scrivere un Piano 30 60 90 Giorni per l’Onboarding della Tua Organizzazione + Modello

Scarica il nostro modello di checklist per le nuove assunzioni!

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