Come Creare Un Piano Strategico Di Assunzione: La Guida Di Un Esperto

Mariya Hristova

on Jun 23, 2026

Si stima che il costo di un’assunzione sbagliata sia di circa $17.000 (e direi che è una stima conservativa se si considera il costo opportunità).

Questa è una delle ragioni per cui la pianificazione corretta delle assunzioni è incredibilmente importante.

Che sia annuale, semestrale o trimestrale, riunire tutti i responsabili di team per discutere e capire come ogni squadra crescerà e si svilupperà è fondamentale per una crescita sostenibile.

In quanto veterano esperto di molti cicli di pianificazione delle assunzioni, qui ti spiegherò perché e come creare un piano di assunzioni efficiente e sostenibile.

Cos'è un piano di assunzioni?

Un piano di assunzioni è un documento strategico o un processo che delinea le necessità di assunzioni di un’organizzazione in un determinato periodo. Comprende la previsione delle esigenze future di talenti dell’azienda basandosi su fattori come prospettive di crescita, cambiamenti di strategia aziendale, tassi di turnover e carenze di competenze nella forza lavoro attuale.

Spesso, un piano di assunzioni è considerato più un piano operativo che strategico. Questo perché dovrebbe sempre essere radicato nella realizzazione entro un determinato budget di assunzione, tempo e risorse, ed è meno probabile che contenga un’analisi ampia.

Perché creare un piano di assunzioni?

Creare un piano di assunzioni è importante per diversi motivi:

Allineamento strategico

Un piano di assunzioni garantisce che le necessità di talento della tua organizzazione siano in linea con gli obiettivi strategici generali.

Prevedendo le esigenze future di talento, il piano assicura che le persone giuste siano al posto giusto per supportare gli obiettivi e le iniziative dell’organizzazione.

Efficienza nelle assunzioni

Senza un piano di assunzioni, le organizzazioni possono riscontrare inefficienze e costi maggiori associati a processi di assunzione affrettati o reattivi.

Un piano ben definito aiuta ad allocare efficacemente le risorse e a ridurre le spese non necessarie per il reclutamento e l’onboarding, portando a una migliore esperienza per i candidati. Aiuta anche a evitare errori di assunzione e sovra-assunzione.

Diversità della forza lavoro

Incorporando iniziative di diversità e inclusione nel piano di assunzioni, le organizzazioni possono attrarre una gamma più ampia di candidati e promuovere una cultura di inclusività all’interno della forza lavoro. Questo può portare a un migliore processo decisionale, maggiore innovazione e soddisfazione dei dipendenti.

Fidelizzazione dei dipendenti

Un piano di assunzioni eseguito correttamente tiene conto non solo del reclutamento di nuovi dipendenti, ma anche del loro successo e della permanenza a lungo termine nell’organizzazione.

Ad esempio, aiuta a definire ruoli e responsabilità e apre discussioni sulla mobilità interna e lo sviluppo.

In generale, un piano di assunzioni aiuta a fornire una roadmap per acquisizione e gestione efficace dei talenti, consentendo alle organizzazioni di costruire e mantenere una forza lavoro qualificata e motivata che guida il successo.

Chi dovrebbe essere coinvolto?

La pianificazione delle assunzioni è un processo collaborativo tra team di reclutamento, team di assunzione e leadership:

Responsabile delle assunzioni: Fornisce input sulle competenze e qualifiche necessarie per il ruolo.
Risorse umane: Gestisce il processo di pianificazione e ne cura l’implementazione.
Responsabili di dipartimento: Offrono prospettive su come i nuovi assunti interagiranno con i diversi team e sulle competenze richieste.
Membri del team: Raccolgono feedback dai membri sul necessario per il team.
Alta dirigenza: I dirigenti possono essere coinvolti, specialmente per ruoli strategici o di alto livello, per garantire l’allineamento con gli obiettivi e la visione aziendali.
Dipartimento finanziario: Garantisce che il piano di assunzioni sia in linea con il budget e la pianificazione finanziaria dell’organizzazione.

Se stai creando un diagramma di flusso per il processo di selezione, utilizzare un approccio a swimlane può aiutarti a tenere conto delle responsabilità di ogni dipartimento.

Il processo di pianificazione delle assunzioni

Il flusso della strategia di assunzione si sviluppa all’incirca così:

Definizione degli obiettivi aziendali e di team per garantire che le priorità di assunzione siano allineate agli obiettivi strategici.
Valutazione dei bisogni/delle lacune di competenze specifiche. Spesso, il modo più semplice per identificare le proprie necessità è eseguire una analisi del gap di competenze. Inoltre, creare un organigramma da abbinare al nuovo piano di assunzione aiuta a visualizzare le linee di riporto e le relazioni di lavoro.
Valutazione se la lacuna di competenze sia colmabile attraverso la formazione del team attuale. Se non lo è—creare le nuove posizioni.
Collaborare con HR/Acquisizione Talenti per creare le job description
Collaborare con altri leader di team per discutere le proprie idee sull’assunzione di questa persona, così da evitare sovrapposizioni.
Creare un piano su quando assumere e come assumere nuovi dipendenti.

Il mio approccio consiste nell’organizzare una sessione di pianificazione delle assunzioni con ogni leader aziendale per i prossimi 12 mesi (o meno) durante la quale analizziamo aspetti come l’analisi delle lacune di competenze e la creazione di nuove posizioni.

Durante questo processo, pongo domande che ci portano nell’ambito della pianificazione della forza lavoro. Cerco di comprendere le attuali esigenze di performance dell’azienda e poi valuto se le eventuali lacune di competenze possono essere colmate con il team attuale.

Dopodiché, è importante raccogliere il conteggio del personale da tutti i leader (incluse le job description) e iniziare a individuare dove alcuni team potrebbero potenzialmente portare a doppi assunti.

Questa è una situazione a cui prestare attenzione nei seguenti team:

Vendite <> Marketing
Ingegneria <> Prodotto <> IT <> Dati
Finanza <> Operazioni aziendali <> Dati
HR <> Finanza
Finanza <> Approvvigionamenti (se non già inclusa in finanza).

Ad esempio, una volta sono dovuto intervenire quando il reparto Finanza voleva assumere una persona per guidare la funzione degli approvvigionamenti, mentre il team della supply chain stava già cercando qualcuno per guidare lo stesso reparto!

Spesso, queste situazioni si verificano perché un team sente di non ricevere abbastanza informazioni o supporto da un altro gruppo e pensa che assumere qualcuno che colmi il gap e si occupi della cosa possa essere la soluzione (ma in realtà non lo è mai).

Domande da porre durante la stesura di un piano di assunzione

Porsi le giuste domande renderà il piano di assunzione più strategico e sostenibile.

La maggior parte dei manager di linea dovrebbe essere in grado di rispondere alle seguenti domande in modo da aiutare sia sé stessi che voi a comprendere gli aspetti più importanti delle proprie esigenze di assunzione e la portata e l’urgenza di un ruolo. Che stiate cercando di assumere un assistente o ricoprire una posizione più specializzata, queste domande forniscono una chiarezza essenziale.

D: Quali risorse/budget hai a disposizione (se li hai)?

Diciamolo chiaramente, questo è il fattore decisivo. Se passi in rassegna l’intera checklist e ti accorgi che non riuscirai a trovare la persona di cui hai bisogno con il budget a disposizione, potrai tornare dal reparto finanza/dalla leadership per discutere di questo supportandoti con le risposte che seguono.

Se non disponi di un budget, tieni comunque in considerazione la spesa per poterlo comunicare a finanza. Potresti dover trovare compromessi su competenze specifiche o sul livello di seniority per rientrare in un budget più contenuto.

D. Cosa farà questa persona qui? Quali risultati specifici ci aspettiamo da questo ruolo nei primi 6 mesi/12 mesi/oltre?

Consiglio di parlare di risultati specifici così da avere un focus mirato sul motivo per cui questa persona è necessaria. È il modo migliore per evitare di assumere solo basandosi sulle competenze (ovvero: “Oh, le competenze di questa persona sarebbero utili nel team”—per fare cosa?).

D. Con chi interagirà di più all’interno dell’azienda? Serve il loro contributo durante il processo di selezione o nella stesura della job description?

Attualmente sono davvero pochi i ruoli che non prevedono interazioni cross-funzionali in azienda. Raccogliere opinioni esterne può allargare o restringere il ruolo, ma in entrambi i casi aiuterà a definire un inserimento più coerente.

Ad esempio, se il team Finance vuole assumere qualcuno per Data, cosa non sta fornendo loro l’attuale team Data?

D. C’è una sovrapposizione tra la persona in questo ruolo e qualcun altro in azienda? Se sì, quanto è rilevante la sovrapposizione e quali sono le differenze che rendono questo ruolo necessario?

Continuando con l’esempio precedente, se il Finance assume una persona Data, dovrà collaborare con il team Data. Ma è opportuno avere così tanta sovrapposizione, o il team Data può liberare capacità per fornire a Finance le informazioni di cui ha bisogno? Oppure, dovrebbe semplicemente essere il team Data ad assumere la persona per tenere chiare le linee di riporto?

D. Quali esperienze e/o competenze dovrà avere il candidato ideale per avere successo in questo ruolo?

Questo serve a consentire a te e al responsabile delle assunzioni di avere un’idea di ciò che si sta cercando. Idealmente, dovrebbero esserci alcuni criteri che sono “indispensabili” e altri che sono “preferibili”.

Questo dovrebbe rafforzare ulteriormente la necessità del ruolo e farti iniziare a pensare all’urgenza. Dovresti evitare di essere troppo vago, ad esempio se tutto ciò che ti viene in mente sono abilità generiche come comunicazione e automotivazione, potresti dover tornare agli obiettivi. Naturalmente, essere troppo prescrittivi è anche un ostacolo.

(Parlo di questo più in dettaglio nel mio articolo su come trovare candidati).

D. Quando è necessario coprire questo ruolo—ieri, tra 3 mesi, tra 6 mesi?

Qui si inizia a riflettere sull’urgenza del ruolo. Questo ti aiuterà, insieme al team talent acquisition, a pianificare quando pubblicare l’annuncio, qual è il livello di urgenza e quante risorse dedicarvi subito.

D. Cosa succede se non assumiamo la persona tra 6 mesi?

Questa è più un’esercitazione mentale per riflettere sull’urgenza. È facile rispondere “Beh, non raggiungeremo i nostri obiettivi” e chiudere qui.

Prenditi del tempo per pensare a cosa accadrà se non avrai questa risorsa ma le esigenze del tuo team rimarranno invariate. Questo è il modo per comprendere realmente l’urgenza del ruolo.

Nella mia carriera, solo una volta un manager mi ha detto “Ehi Mariya, il mio ruolo non è urgente ma volevo avvisarti che mi serve questa risorsa fra 6 mesi e sarà una ricerca difficile, quindi iniziamo la selezione subito.” Mi sono commossa—cerca di essere così!

D. Chi può/prenderà il testimone nell’interim?

Ancora una volta, questo aiuta a valutare l’urgenza del ruolo e fa pensare anche al responsabile di linea a creare un obiettivo di crescita per qualcuno internamente o inserirlo in un piano di sviluppo.

Ho visto molte volte che la selezione è la prima soluzione a cui si pensa, ma, arrivati a questa domanda, scopriamo che ci sono già molte persone poco utilizzate nel team.

D. Qual è il percorso di carriera (se esiste)?

Questa è una cosa che ogni manager dovrebbe valutare quando vuole assumere qualcuno. A volte la risposta è che non c’è, perché si tratta di una posizione molto senior (es. si cerca di assumere un ruolo C-level).

Altre volte, invece, è perché l’azienda ha bisogno di quella persona solo per un periodo limitato dopo un’attenta valutazione. In tal caso, è bene chiedersi se è meglio un collaboratore autonomo o un dipendente che poi resterebbe inattivo dopo il progetto.

D. Hai tempo per assumere ora? Quando lo avrai?

Il processo di selezione dovrebbe occupare una buona parte della settimana e, più il ruolo è urgente, più tempo bisogna essere pronti a dedicare al processo di reclutamento.

Pubblicare annunci di lavoro, controllare il sistema per la gestione delle candidature, postare sui social, scremare i CV e fare colloqui richiede tempo.

Altre cose a cui vedo che spesso non si dedica tempo sufficiente sono il fornire un adeguato feedback ai candidati dopo i colloqui (i talenti migliori richiedono buoni feedback), le verifiche dei precedenti e l’onboarding.

Spesso, le discussioni che ho con i responsabili delle assunzioni che desiderano espandere rapidamente i team riguardano la capacità del loro gruppo di gestire un ottimo processo di onboarding per tutti i nuovi assunti. Se la capacità è un ostacolo, si può valutare l’uso di un software per onboarding per semplificare il processo.

D. E la cultura aziendale?

Nota che in nessuna delle precedenti affermazioni parlo di "adattamento alla cultura aziendale". Questo perché sono fermamente convinto che questo aspetto possa essere molto limitante in questa fase e rappresentare una fonte di pregiudizi.

Concentrati su elementi come comportamenti, competenze e l'adeguatezza dell'esperienza del candidato ideale e così eviterai che tutte le nuove assunzioni sembrino fatte con lo stampino.

Con le risposte a queste domande in mano, torna dal tuo responsabile o dal team di leadership e discuti il piano di assunzione.

Se hai un team o una risorsa dedicata alle assunzioni, preparati a discutere l'urgenza della tua posizione rispetto ad altri team che hanno ruoli altrettanto o più urgenti.

Le risposte alle domande precedenti hanno anche il vantaggio di guidare sia il processo di selezione che la decisione di assunzione nel tempo, svolgendo quindi una doppia funzione!

Checklist per la pianificazione delle assunzioni

La maggior parte delle aziende opera con un piano strategico di assunzioni annuale o semestrale, quindi ecco una checklist di ciò che dovresti verificare e pianificare entro l'inizio del periodo di assunzione che hai previsto.

Un piano di assunzioni generale per l'azienda
Uno spazio per ogni team per assumere durante il periodo per i diversi ruoli che hanno
Hai verificato con gli stakeholder trasversali circa il ruolo che stai aggiungendo
Hai risposto a tutte le domande nella sezione sopra
Hai iniziato a creare le job description con HR/Talent
Hai iniziato a pensare a come assumere questa persona (come trovare dipendenti, le domande per il colloquio o i compiti nel processo di assunzione)
Una volta pubblicato e iniziato il processo di assunzione per il ruolo, inizi a pensare a come sarà la prossima versione del tuo team per il prossimo giro.

Prendersi il tempo per pianificare le assunzioni ripaga

Un piano di assunzione richiede tempo. Può essere impegnativo e può portarti a pensare a cose per cui non hai risposte pronte.

Tuttavia, questo non dovrebbe fermarti dal seguire il processo e dal cercare di andare un po' più a fondo nella pianificazione per renderla più sostenibile e accurata.

Come se fosse arrivata al momento giusto, proprio mentre scrivevo questo articolo, un amico mi ha contattato con la seguente storia.

Era in trattativa con un'azienda a cui piacevano le sue competenze ma che, nel corso di quasi 9 mesi, continuava a cambiare i ruoli per cui il mio amico veniva valutato.

Questo è uno spreco di tempo per tutti e probabilmente un segnale che non avevano davvero un piano quando hanno coinvolto il mio amico nella conversazione.

Mi fa pensare che abbiano visto la sua esperienza e siano caduti nella trappola del “Ci piacerebbe avere qualcuno con quell'esperienza nel team” senza sapere realmente cosa fargli fare.

Alla fine, si sono ritirati improvvisamente dal processo, facendo perdere tempo a tutti e lasciando l'amaro in bocca.

Vorrei dirti che questo è un esempio isolato di una pessima esperienza per un candidato, ma non è così. Sembra essere la norma in questo ambiente da “assumere subito poi vediamo” che abbiamo alimentato.

Anch'io ho fatto parte di questi sforzi di scaling—ho raddoppiato e perfino triplicato i team in un anno—ma ho sempre cercato di essere la voce fuori dal coro in quelle stanze.

Questa attitudine ha aiutato le squadre con cui ho lavorato ad avere un obiettivo più chiaro, in modo da poter offrire ai candidati giusti la migliore candidate experience e mantenere un ottimo employer brand.

Gli obiettivi di assunzione dovrebbero essere trattati come qualsiasi altro obiettivo—ogni minuto che spendi pianificando prima di eseguire freneticamente è almeno qualche minuto che non dovrai sprecare a correggere e tornare indietro.

Non sto dicendo che così non licenzierai mai, ma è sempre salutare mettere tutto in discussione di tanto in tanto per verificare se stai seguendo la strada giusta.

Per te assumere e licenziare potrà anche sembrare solo una questione di numeri o voci di bilancio, ma per le persone si tratta della loro vita.

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Una è prendere in considerazione la possibilità di seguire un corso di recruiting che ti aiuti ad avere una panoramica sulle ultime tecnologie e sulle esigenze del mercato nel contesto della tua azienda.

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