Come creare un piano strategico di assunzioni: la guida di un esperto’s

Avendo maturato una vasta esperienza in numerosi cicli di pianificazione delle assunzioni, qui ti illustrerò perché e come creare un piano di assunzioni efficiente e sostenibile.

Cos'è un piano di assunzioni?

Un piano di assunzioni è un documento o processo strategico che delinea le esigenze di assunzione di un'organizzazione in un determinato periodo. Prevede una previsione delle future esigenze di talenti dell'organizzazione sulla base di fattori quali le previsioni di crescita, i cambiamenti nella strategia aziendale, i tassi di turnover e le lacune nelle competenze dell'attuale forza lavoro.

Spesso, un piano di assunzioni viene considerato più un piano operativo che strategico. Questo perché dovrebbe essere sempre basato sulla realizzazione di obiettivi entro un determinato budget per il reclutamento, periodo di tempo e risorse, ed è meno probabile che contenga analisi approfondite.

Perché creare un piano di assunzioni?

Creare un piano di assunzioni è importante per diversi motivi:

Allineamento strategico

Un piano di assunzioni garantisce che le esigenze di talenti della tua organizzazione siano allineate agli obiettivi strategici complessivi.

Prevedendo i requisiti futuri in termini di talenti, il piano contribuisce a garantire la presenza delle persone giuste per sostenere gli obiettivi e le iniziative dell'organizzazione.

Efficienza nelle assunzioni

Senza un piano di assunzioni, le organizzazioni possono affrontare inefficienze e costi più elevati associati a processi di assunzione affrettati o reattivi.

Un piano ben definito aiuta ad allocare le risorse in modo efficace e a ridurre al minimo le spese superflue per il reclutamento e l'inserimento, portando a una migliore esperienza dei candidati. Aiuta inoltre a evitare assunzioni errate e un numero eccessivo di assunzioni.

Diversità della forza lavoro

Incorporando iniziative di diversità e inclusione nel piano di assunzioni, le organizzazioni possono attrarre un gruppo più diversificato di candidati e promuovere una cultura inclusiva all'interno della forza lavoro. Questo può portare a un migliore processo decisionale, maggiore innovazione e più soddisfazione dei dipendenti.

Fidelizzazione dei dipendenti

Un piano di assunzioni ben attuato considera non solo il reclutamento di nuovi dipendenti, ma anche il loro successo a lungo termine e la loro permanenza nell'organizzazione.

Ad esempio, aiuta a definire ruoli e responsabilità e apre il dialogo sulla mobilità interna e sullo sviluppo.

Nel complesso, un piano di assunzioni aiuta a fornire una tabella di marcia per un'acquisizione e una gestione efficaci dei talenti, aiutando le organizzazioni a costruire e mantenere una forza lavoro qualificata e motivata che favorisca il successo.

Chi dovrebbe essere coinvolto?

La pianificazione delle assunzioni è un processo collaborativo tra i team di reclutamento e di assunzione e la leadership:

• Responsabile delle assunzioni: fornisce indicazioni sulle competenze e qualifiche necessarie per il ruolo.
• Risorse umane: gestiscono il processo di pianificazione e mettono in pratica il piano.
• Responsabili di dipartimento: offrono prospettive su come i nuovi assunti interagiranno con i diversi team e su quali competenze siano necessarie.
• Membri del team: raccolgono il feedback dei membri del team su ciò che ritengono necessario.
• Dirigenti: potrebbe essere necessario coinvolgere i dirigenti, soprattutto per posizioni strategiche o di alto livello, per garantire l'allineamento con gli obiettivi e la visione dell'azienda.
• Ufficio finanziario: garantisce che il piano di assunzioni sia in linea con il budget e la pianificazione finanziaria dell'organizzazione.

Se stai creando un diagramma di flusso del processo di reclutamento, l'utilizzo di un approccio a corsie può aiutarti a tenere conto delle responsabilità di ciascun dipartimento.

Il processo di pianificazione delle assunzioni

Il flusso del processo di pianificazione delle assunzioni è più o meno il seguente:

1. Definire gli obiettivi dell'azienda e della squadra per garantire che le priorità di assunzione siano allineate agli obiettivi strategici.
2. Valutare le esigenze e le lacune relative a competenze specifiche. Spesso, il modo più semplice per identificare le proprie esigenze consiste nell'eseguire un'analisi delle lacune di competenze. Inoltre, creare un organigramma da affiancare al nuovo piano di assunzioni aiuta a visualizzare le linee gerarchiche e i rapporti di lavoro.
3. Valutare se la lacuna di competenze può essere colmata attraverso l'affiancamento della squadra attuale. In caso contrario, creare le posizioni.
4. Collaborare con le Risorse umane/l'Acquisizione di talenti per creare le descrizioni delle posizioni
5. Collaborare con gli altri responsabili delle squadre per discutere le proprie idee sull'assunzione di questa persona, in modo da evitare sovrapposizioni.
6. Creare un piano che stabilisca quando è necessario assumere e come assumere nuovi dipendenti.

Il modo in cui affronto questo processo consiste nell'organizzare una sessione di pianificazione delle assunzioni con ogni responsabile dell'azienda per i 12 mesi successivi (o anche per un periodo più breve), durante la quale analizziamo aspetti come l'analisi delle lacune di competenze e la creazione delle posizioni.

Durante questo processo, pongo domande che ci portano nell'ambito della pianificazione della forza lavoro. Cerco di comprendere le attuali esigenze legate alle prestazioni aziendali e poi valuto se eventuali lacune di competenze possono essere colmate attraverso l'affiancamento della squadra attuale.

Dopodiché, è importante riunire il numero di dipendenti previsto da tutti i diversi responsabili (incluse le descrizioni delle posizioni) e iniziare a individuare i casi in cui alcune squadre potrebbero effettuare assunzioni duplicate. 

È necessario prestare attenzione a quanto segue tra queste squadre:

• Vendite <> Marketing
• Ingegneria <> Prodotto <> IT <> Dati
• Finanza <> Operazioni aziendali <> Dati
• Risorse umane <> Finanza
• Finanza <> Approvvigionamento (se non è già all'interno della funzione Finanza).

Per esempio, una volta sono dovuto intervenire quando la funzione Finanza voleva assumere qualcuno per dirigere l'approvvigionamento, ma la squadra della catena di approvvigionamento stava già cercando qualcuno che lo dirigesse!

Spesso, queste situazioni si verificano perché una squadra ritiene di non ricevere informazioni o supporto sufficienti da un'altra squadra e pensa che assumere qualcuno per colmare la lacuna e assumere la responsabilità al suo posto possa essere d'aiuto (ma non lo è mai).

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Domande da porsi durante la creazione di un piano di assunzioni

Porre le domande giuste renderà il piano di assunzioni più strategico e sostenibile.

La maggior parte dei responsabili di linea dovrebbe essere in grado di rispondere alle seguenti domande in modo da aiutare voi e loro a comprendere gli aspetti più importanti delle esigenze di assunzione, nonché l'ambito e l'urgenza di una posizione. Che si tratti di assumere un assistente o di coprire una posizione più specializzata, queste domande forniscono chiarezza fondamentale.

D: Quali risorse o quale budget avete (se ne avete uno)?

Ammettiamolo: questo è senza dubbio il fattore decisivo. Se completate l'intera lista di controllo e scoprite che non riuscirete a trovare la persona di cui avete bisogno con il budget a disposizione, potrete tornare dalla funzione Finanza o dalla dirigenza di livello C per discuterne con le risposte riportate di seguito.

Se non avete un budget, tenete conto della spesa in modo da poter informare la funzione Finanza. Potrebbe essere necessario scendere a compromessi su aspetti come determinate competenze o il livello di esperienza per rientrare in un budget più ridotto.

D. Cosa farà questa persona qui? Quali sono i risultati specifici che ci aspettiamo da questa posizione nei primi 6 mesi, 12 mesi o più?

Raccomando di parlare di risultati specifici, in modo da mantenere un'attenzione precisa sul motivo per cui questa persona è necessaria. In questo modo si evita di assumere basandosi solo sulle competenze (ovvero «Sarebbe bello avere le competenze di questa persona nella squadra»—per fare cosa?).

D. Con chi interagirà maggiormente all'interno dell'azienda? Abbiamo bisogno del suo contributo nel processo di assunzione o durante la stesura della descrizione del lavoro?

Al giorno d'oggi sono pochissimi i ruoli che non interagiscono trasversalmente con altre funzioni aziendali. Ottenere opinioni esterne può ampliare o restringere il ruolo, ma in ogni caso lo renderà più adatto.

Ad esempio, se l'ufficio Finanza vuole assumere qualcuno per il team Dati, cosa non sta fornendo loro l'attuale team Dati?

D. C'è una sovrapposizione tra la persona in questo ruolo e qualcun altro in azienda? In caso affermativo, in che misura c'è sovrapposizione e quali sono le differenze che rendono necessario questo ruolo?

Continuando con l'esempio precedente, se l'ufficio Finanza assume una persona per il team Dati, questa dovrà lavorare con il team Dati. Ma è appropriato avere una sovrapposizione così ampia o il team Dati ha sufficiente capacità per fornire all'ufficio Finanza le informazioni di cui ha bisogno? Oppure dovrebbe essere il team Dati ad assumere la persona, per mantenere chiare le linee gerarchiche?

D. Quali esperienze e/o competenze dovrà avere il candidato migliore per avere successo nel ruolo?

Questo serve a far sì che tu e il responsabile delle assunzioni abbiate un'idea di ciò che state cercando. Idealmente, dovrebbero esserci alcuni criteri “indispensabili” e altri “preferibili”. 

Questo dovrebbe consolidare ulteriormente la necessità del ruolo e indurti a riflettere sull'urgenza. Dovresti evitare di essere troppo vago: ad esempio, se tutto ciò a cui riesci a pensare sono persone con buone capacità comunicative e automotivazione, potresti dover tornare a riflettere sui risultati. Naturalmente, anche essere eccessivamente prescrittivi è un ostacolo.

(Ne parlo più approfonditamente nel mio articolo sulla ricerca di candidati).

D. Quando serve questo ruolo: ieri, tra 3 mesi o tra 6 mesi?

È qui che iniziamo a riflettere sull'urgenza del ruolo. Questo aiuterà te e il team di acquisizione dei talenti a pianificare quando pubblicare l'annuncio, quale sia l'urgenza e quante risorse dedicarvi in questo momento.

D. Cosa succede se non assumiamo la persona entro 6 mesi?

Si tratta più che altro di un esercizio mentale per riflettere sull'urgenza. È facile dire “Beh, non raggiungeremo i nostri obiettivi” e chiudere lì la questione. 

Prenditi il tempo necessario per riflettere su cosa succederà se non avrai questa risorsa, ma le esigenze del tuo team rimarranno le stesse. È così che si comprende davvero l'urgenza del ruolo.

Nel corso della mia carriera, ho avuto un solo responsabile che mi ha detto: “Ehi Mariya, il mio ruolo non è urgente, ma volevo avvisarti che avrò bisogno di questa risorsa tra 6 mesi e sarà difficile da trovare, quindi pubblichiamo l'annuncio adesso.” Mi ha fatto venire le lacrime agli occhi: comportati così!

D. Chi può/vorrà assumersi l'incarico nel frattempo?

Anche questo aiuta a valutare l'urgenza del ruolo e induce il responsabile di linea a riflettere sulla possibilità di assegnare a qualcuno all'interno dell'azienda un obiettivo ambizioso o di inserirlo nel proprio piano di sviluppo. 

Mi è capitato molte volte di vedere che l'assunzione è la prima soluzione a cui si ricorre, ma, una volta arrivati a questa domanda, scopriamo che nel team ci sono già molte persone il cui potenziale non viene sfruttato.

D. Qual è il percorso di carriera, se esiste?

È qualcosa su cui qualsiasi responsabile dovrebbe riflettere quando cerca di assumere qualcuno. A volte la risposta è che non ne esiste uno, perché si tratta già di un ruolo di livello molto elevato (ad esempio, quando si cerca di assumere una persona per un ruolo dirigenziale). 

Altre volte, tuttavia, è perché, analizzando attentamente la situazione, l'azienda ha bisogno di questa persona solo per un periodo di tempo determinato. In tal caso, vale la pena chiedersi se sia meglio un collaboratore esterno rispetto a un dipendente che poi rimarrebbe inattivo al termine del progetto.

D. Hai tempo per assumere adesso? Quando ne avrai?

Le assunzioni dovrebbero occupare una parte significativa dell'agenda settimanale e, quanto più il ruolo è urgente, tanto più tempo qualcuno dovrebbe essere disposto a dedicare al processo di selezione.

Pubblicare un'offerta di lavoro, controllare il sistema di tracciamento dei candidati, pubblicare sui social media, selezionare i curriculum e condurre colloqui richiedono tutti tempo. 

Altre attività per le quali spesso vedo che le persone dimenticano di considerare il tempo necessario includono fornire un adeguato feedback sul colloquio (i candidati migliori richiedono un buon feedback), effettuare controlli dei precedenti e svolgere l'onboarding.

Spesso, le discussioni che ho con i responsabili delle assunzioni che desiderano ampliare rapidamente i team ruotano attorno alla capacità del loro team di gestire un ottimo processo di onboarding per tutti i nuovi dipendenti. Se la capacità è un problema, potresti valutare di ricorrere a uno strumento software per l'onboarding che contribuisca a semplificare i processi.

D. E la cultura aziendale?

Nota che in nessuno dei punti precedenti parlo di "compatibilità con la cultura aziendale”. Questo perché sono fermamente convinto che in questa fase possa essere davvero limitante e costituire una fonte di pregiudizi.

Concentrati su aspetti come comportamenti, competenze e adeguatezza dell'esperienza del candidato ideale, e farai in modo che tutte le tue nuove assunzioni non sembrino provenire dallo stesso stampo.

Con le risposte a queste domande, torna dal tuo responsabile o dalla dirigenza e discuti il piano di assunzioni.

Se hai un team o una risorsa dedicata alle assunzioni, preparati a discutere l'urgenza del tuo ruolo con altri team che hanno ruoli altrettanto o più urgenti. 

Le risposte alle domande precedenti hanno anche il vantaggio di guidare sia il processo di selezione sia la decisione di assunzione in seguito, svolgendo quindi una doppia funzione!

Checklist per la pianificazione delle assunzioni

La maggior parte delle aziende opera sulla base di un piano strategico annuale o semestrale per le assunzioni, quindi ecco una checklist di ciò che dovresti verificare e pianificare entro l'inizio del periodo di assunzioni che hai programmato.

• Un piano generale di assunzioni per l'azienda
• Uno spazio per consentire a ciascun team di assumere durante il periodo per i diversi ruoli di cui dispone
• Hai verificato con gli stakeholder interfunzionali il ruolo che stai aggiungendo
• Hai risposto a tutte le domande nella sezione precedente
• Hai iniziato a creare le descrizioni delle posizioni insieme alle Risorse umane/al team Talent
• Hai iniziato a pensare a come assumere questa persona (come trovare dipendenti, alle domande del colloquio o alle attività del processo di assunzione)
• Una volta pubblicato l'annuncio e iniziato ad assumere per il ruolo, inizi a pensare a come sarà la prossima versione del tuo team per il ciclo successivo.

Dedicare tempo a pianificare adeguatamente le assunzioni porta grandi vantaggi

Un piano di assunzioni richiede tempo. Può richiedere molto lavoro e può portarti a riflettere su aspetti per i quali non hai ancora risposte pronte. 

Tuttavia, questo non dovrebbe impedirti di seguire il processo e di approfondire un po' la pianificazione per renderla più sostenibile e accurata.

Come se fosse arrivata proprio al momento giusto, mentre stavo scrivendo questo articolo, un'amica mi ha contattato per raccontarmi la seguente storia. 

Stava discutendo con un'azienda a cui piacevano le sue competenze, ma che, nel corso di quasi 9 mesi, continuava a cambiare i ruoli per i quali la mia amica veniva presa in considerazione. 

È una perdita di tempo per tutti e probabilmente un'indicazione del fatto che non avessero davvero un piano quando hanno coinvolto la mia amica nella discussione. 

Mi fa pensare che abbiano visto la sua esperienza e siano caduti nella trappola del “Ci piacerebbe avere a bordo qualcuno con questa esperienza”, senza sapere cosa avrebbero fatto con lei.

Alla fine, si sono ritirati bruscamente dal processo, facendo perdere tempo a tutti e lasciando l'amaro in bocca.

Vorrei poterti dire che questo è un esempio isolato di un'esperienza del candidato particolarmente negativa, ma non è così. Sembra essere la norma in questo ambiente del tipo “prima assumi, poi fai le domande” che abbiamo creato. 

Anch'io ho fatto parte di questi sforzi di crescita—ho persino raddoppiato o triplicato i team in un anno—ma ho sempre cercato di essere la voce critica in quelle riunioni. 

Questo ha aiutato i team con cui ho lavorato ad avere un obiettivo più chiaro, così da poter offrire a loro volta ai candidati giusti la migliore esperienza del candidato e mantenere un ottimo marchio del datore di lavoro.

Gli obiettivi di assunzione dovrebbero essere trattati come qualsiasi altro obiettivo—ogni minuto che trascorri a pianificare prima di passare all'azione frenetica equivale ad almeno qualche minuto che non dovrai dedicare a tornare sui tuoi passi e sprecare tempo.

Non sto dicendo che questo significhi che non licenzierai mai nessuno, ma è sempre salutare mettersi in discussione di tanto in tanto per verificare di essere sulla strada giusta.

Per te, assumere e licenziare potrebbe alla fine ridursi a numeri o voci di bilancio, ma per le persone questo è il loro sostentamento.

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