Come Creare un Piano Strategico di Assunzione: La Guida di un Esperto
Si stima che il costo di una cattiva assunzione sia intorno ai $17.000 (e direi che è una stima prudente, considerando il costo opportunità).
Questa è una delle ragioni per cui una corretta pianificazione delle assunzioni è incredibilmente importante.
Che sia annuale, semestrale o trimestrale, riunire tutti i responsabili di team per discutere e comprendere come ciascun team crescerà e si svilupperà è fondamentale per una crescita sostenibile.
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Da veterano con molta esperienza nei cicli di pianificazione delle assunzioni, qui ti guiderò nel perché e nel come creare un piano di assunzione efficiente e sostenibile.
Che cos’è un piano di assunzione?
Un piano di assunzione è un documento o processo strategico che delinea le esigenze di assunzione di un’organizzazione su un determinato periodo. Coinvolge la previsione dei bisogni futuri di personale dell’organizzazione sulla base di fattori come le previsioni di crescita, i cambiamenti nella strategia aziendale, i tassi di turnover e le lacune di competenze all’interno della forza lavoro attuale.
Spesso, un piano di assunzione viene considerato più un piano operativo che strategico. Questo perché dovrebbe essere sempre ancorato all’esecuzione entro un determinato budget di reclutamento, tempo e risorse definite, risultando meno probabile includere analisi approfondite.
Perché creare un piano di assunzione?
Creare un piano di assunzione è importante per diversi motivi:
Allineamento strategico
Un piano di assunzione garantisce che le esigenze di talento dell’organizzazione siano allineate con gli obiettivi strategici generali.
Prevedendo i fabbisogni futuri di personale, il piano aiuta a garantire che il talento giusto sia presente per sostenere le finalità e le iniziative dell’organizzazione.
Efficienza dell’assunzione
Senza un piano di assunzione, le organizzazioni possono incorrere in inefficienze e costi maggiori legati a processi di selezione affrettati o reattivi.
Un piano ben definito aiuta ad allocare efficacemente le risorse e a minimizzare le spese non necessarie per il reclutamento e l’inserimento, portando ad una migliore esperienza dei candidati. Inoltre, aiuta a evitare assunzioni errate e sovra-numero.
Diversità della forza lavoro
Incorporando iniziative di diversità e inclusione nel piano di assunzione, le organizzazioni possono attrarre una platea più eterogenea di candidati e favorire una cultura di inclusività. Questo può portare a decisioni migliori, maggiore innovazione e soddisfazione dei dipendenti.
Ritenzione dei dipendenti
Un piano di assunzione ben eseguito considera non solo il reclutamento di nuovi dipendenti, ma anche il loro successo e la loro permanenza a lungo termine nell’organizzazione.
Ad esempio, aiuta a definire ruoli e responsabilità e apre discussioni sulla mobilità interna e lo sviluppo professionale.
In generale, un piano di assunzione fornisce una roadmap per l’acquisizione e la gestione efficace dei talenti, aiutando le organizzazioni a costruire e mantenere una forza lavoro qualificata e motivata che porti al successo.
Chi deve essere coinvolto?
La pianificazione delle assunzioni è un processo collaborativo tra team di reclutamento, team di selezione e leadership:
- Responsabile dell'assunzione: Fornisce informazioni sulle competenze e le qualifiche necessarie per il ruolo.
- Risorse umane: Gestisce il processo di pianificazione e ne cura l’implementazione.
- Responsabili di dipartimento: Offrono punti di vista su come i nuovi assunti interagiranno con i vari team e quali competenze sono necessarie.
- Membri del team: Raccoglie i feedback dei membri del team su ciò che ritengono necessario.
- Alta direzione: I dirigenti possono essere coinvolti, soprattutto per posizioni strategiche o di alto livello, per garantire l’allineamento con gli obiettivi e la visione aziendale.
- Dipartimento finanziario: Garantisce che il piano di assunzione sia in linea con il budget e la pianificazione finanziaria dell’organizzazione.
Se stai creando un diagramma di flusso del processo di selezione, utilizzare un approccio a swimlane può aiutarti a tener conto delle responsabilità di ciascun dipartimento.
Il processo di pianificazione delle assunzioni
Il flusso di processo della strategia di assunzione si sviluppa in questo modo:
- Definire gli obiettivi aziendali e di team per garantire che le priorità di assunzione siano allineate agli obiettivi strategici.
- Valutare le esigenze/competenze specifiche mancanti. Spesso, il modo più facile per individuare le proprie necessità è eseguire un'analisi delle competenze mancanti. Inoltre, creare un organigramma da affiancare al nuovo piano di assunzione aiuta a visualizzare le linee di riporto e le relazioni di lavoro.
- Valutare se la carenza di competenze può essere colmata attraverso la formazione del team attuale. In caso contrario, creare le posizioni necessarie.
- Collaborare con HR/Recruiting per creare le job description
- Lavorare con altri responsabili di team per discutere le idee di assunzione di questa persona, così da evitare sovrapposizioni.
- Creare un piano su quando assumere e come assumere nuovi dipendenti.
Il mio approccio consiste nel fare una sessione di pianificazione delle assunzioni con ogni responsabile aziendale per i prossimi 12 mesi (o meno), e passiamo insieme attraverso attività come l’analisi delle competenze mancanti e la creazione di nuove posizioni.
Durante questo processo, pongo delle domande che ci portano nell’ambito della pianificazione della forza lavoro. Cerco di comprendere le attuali esigenze di business e poi ragiono se eventuali carenze di competenze siano superabili con la formazione interna al team.
Dopo questa fase, è importante raccogliere il conteggio delle risorse richieste da tutti i responsabili (incluse le job description), iniziando a individuare dove alcuni team potrebbero involontariamente proporre assunzioni duplicate.
Questo è qualcosa a cui prestare attenzione nei seguenti team:
- Sales <> Marketing
- Engineering <> Product <> IT <> Data
- Finance <> Business Operations <> Data
- HR <> Finance
- Finance <> Procurement (se non già integrato nell’area finance).
Ad esempio, mi è capitato di intervenire quando il Finance voleva assumere una persona per guidare il procurement, ma il team della supply chain stava già cercando qualcuno per ricoprire lo stesso ruolo!
Spesso, queste situazioni sorgono perché un team sente di non ricevere abbastanza informazioni o supporto da un altro team e pensa che assumere qualcuno per colmare questo vuoto e occuparsi delle attività sia la soluzione (ma non lo è mai davvero).
Domande da porsi durante la creazione di un piano di assunzione
Porsi le domande giuste renderà il piano di assunzione più strategico e sostenibile.
La maggior parte dei responsabili dovrebbe essere in grado di rispondere alle seguenti domande in modo che tu e loro comprendiate gli aspetti più importanti delle necessità di assunzione, nonché l’ambito e l’urgenza del ruolo. Che tu stia cercando di assumere un assistente o di coprire una posizione specializzata, queste domande forniscono una chiarezza cruciale.
D: Quali risorse/budget hai a disposizione (se presenti)?
Diciamolo chiaramente, questo è il fattore decisivo. Se completi tutto il percorso e scopri che non riuscirai a trovare la persona giusta con il budget disponibile, potrai tornare da Finance/C-leadership per discuterne utilizzando le risposte alle domande successive.
Se non hai un budget, tieni a mente la spesa così da poter avvisare il finance. Potresti dover fare compromessi su aspetti come alcune competenze o il livello di anzianità per adattare il profilo a un budget più contenuto.
D. Cosa farà questa persona? Quali risultati specifici ci aspettiamo da questo ruolo nei primi 6 mesi, 12 mesi e oltre?
Consiglio di concentrarsi sui risultati attesi in modo da mantenere un focus preciso sulle ragioni per cui questa figura è necessaria. In questo modo si evita di assumere solo per le competenze (ad esempio: «Oh, sarebbe bello avere le sue competenze nel team»—per fare cosa, precisamente?).
D. Con chi interagirà maggiormente all’interno dell’azienda? È necessario coinvolgerli nel processo di assunzione o nella definizione della job description?
Ormai sono pochissime le posizioni che non prevedono interazioni cross-funzionali in azienda. Raccogliere punti di vista esterni può ampliare o restringere il ruolo, ma in entrambi i casi aiuterà a trovare il miglior fit.
Ad esempio, se il reparto Finanza vuole assumere qualcuno per i Dati, cosa non sta fornendo loro l'attuale team Data?
D. C’è sovrapposizione tra la persona in questo ruolo e qualcun altro in azienda? Se sì, fino a che punto e quali sono le differenze che rendono questo ruolo necessario?
Continuando con l’esempio sopra, se il reparto Finanza assume una persona per i Dati, dovrà collaborare con il team Data. Ma è opportuno che ci sia così tanta sovrapposizione, oppure il team Data ha la capacità di fornire al reparto Finanza le informazioni di cui ha bisogno? O invece sarebbe meglio che il team Data assumesse la persona per mantenere chiare le linee di riporto?
D. Quali esperienze e/o competenze dovrebbe avere il candidato ideale per avere successo in questo ruolo?
Questo ti aiuta, insieme al responsabile delle assunzioni, ad avere un’idea chiara di cosa state cercando. Idealmente, dovrebbero esserci alcuni requisiti “indispensabili” e altri “desiderabili”.
Questo dovrebbe rafforzare ulteriormente la necessità del ruolo e aiutare a riflettere sull’urgenza. Conviene evitare criteri troppo vaghi, ad esempio se tutto ciò a cui pensi sono persone con buone capacità comunicative e auto-motivazione, probabilmente bisogna tornare agli obiettivi del ruolo. Ovviamente, essere troppo prescrittivi può essere ugualmente un ostacolo.
(Ne parlo ancora nel mio articolo su come trovare candidati).
D. Quando serve la figura—ieri, tra 3 mesi, tra 6 mesi?
Qui si inizia a riflettere sull’urgenza del ruolo. Questo aiuterà te e il team di talent acquisition a pianificare la pubblicazione della posizione, determinare il livello di urgenza e quante risorse dedicarci già da ora.
D. Cosa succede se non assumiamo la persona tra 6 mesi?
Questa è più un esercizio mentale per riflettere sull’urgenza. È facile rispondere “Beh, non riusciremo a raggiungere i nostri obiettivi” e finire qui.
Prenditi il tempo per riflettere su cosa succederà se non avrai questa risorsa ma i bisogni del tuo team restano invariati. Così si capisce davvero l’urgenza della posizione.
Nella mia carriera, ho avuto un solo manager che mi abbia detto “Ehi Mariya, il mio ruolo non è urgente ma volevo avvisarti che avrò bisogno di questa risorsa tra 6 mesi e sarà una ricerca difficile, quindi meglio pubblicarla ora.” Mi sono commossa—sii così anche tu!
D. Chi potrà/prenderà in mano la responsabilità nel frattempo?
Anche questa domanda aiuta a valutare l’urgenza del ruolo e a far riflettere il line manager sulla possibilità di creare un obiettivo sfidante per qualcuno internamente o di inserirlo nel piano di sviluppo.
Spesso vedo che la prima soluzione a cui si pensa è assumere, ma, arrivando a questa domanda, si scopre che nel team ci sono già molte persone poco sfruttate.
D. Qual è il percorso di carriera previsto (se esiste)?
Questa è una domanda che ogni manager dovrebbe porsi quando intende assumere qualcuno. A volte la risposta è che non esiste un percorso, perché si tratta già di una posizione molto senior (ad esempio, si cerca un ruolo di livello C).
In altri casi, invece, può emergere che l’azienda ha bisogno della persona solo per un periodo limitato, se ci riflette bene. In tal caso, vale la pena chiedersi se è meglio un collaboratore esterno oppure un dipendente che poi rischia di restare inattivo dopo il progetto.
D. Hai il tempo di assumere ora? Quando potrai trovare il tempo?
Il processo di selezione occupa una buona parte della settimana, e più è urgente la ricerca, più tempo bisogna essere pronti a dedicare al processo di reclutamento.
Pubblicare la posizione, monitorare il sistema di tracciamento candidati, condividere l’annuncio su social, selezionare i CV e fare colloqui: tutto richiede tempo.
Altri aspetti a cui vedo spesso non si pensa sono: dare un adeguato feedback post-colloquio (i talenti migliori apprezzano un riscontro di qualità), svolgere controlli di background e gestire l’onboarding.
Spesso le discussioni che ho con hiring manager che vogliono far crescere rapidamente il team riguardano la reale capacità della squadra di sviluppare un ottimo percorso di onboarding per tutti i nuovi assunti. Se la capacità risulta limitata, si può valutare un software specifico per l’onboarding così da snellire il processo.
D. E la cultura aziendale?
Si noti che in nessuno dei punti sopra ho parlato di "adattamento alla cultura aziendale". Questo perché sono fermamente convinto che possa essere davvero limitante in questa fase e può essere fonte di pregiudizi.
Concentrati su aspetti come comportamenti, competenze ed esperienza dell’ideale candidato: così eviterai che tutte le nuove assunzioni sembrino uscite dallo stesso stampo.
Con le risposte a queste domande, torna al tuo responsabile o alla leadership e discuti il piano di assunzione.
Se hai un team/risorsa dedicata alle assunzioni, sii pronto a discutere l'urgenza del tuo ruolo con altri team che hanno posizioni altrettanto o più urgenti.
Le risposte alle domande sopra hanno anche il vantaggio di guidare sia il processo di selezione che la decisione di assunzione nel tempo, quindi svolgono una doppia funzione!
Checklist per la pianificazione delle assunzioni
La maggior parte delle aziende opera con un piano strategico di assunzioni annuale o semestrale, quindi ecco una checklist di ciò che dovresti verificare e pianificare quando ha inizio il periodo di assunzione che hai programmato.
- Un piano di assunzioni generale per l’azienda
- Una finestra per ogni team per assumere durante il periodo, in base ai diversi ruoli richiesti
- Hai verificato con gli stakeholder cross-funzionali riguardo al ruolo che stai aggiungendo
- Hai risposto a tutte le domande della sezione precedente
- Hai iniziato a creare le job description insieme a HR/Talent
- Hai iniziato a pensare a come assumere questa persona (come trovare dipendenti, le domande di colloquio o le prove nel processo di selezione)
- Una volta pubblicata e avviata la ricerca per il ruolo, inizi a pensare a cosa potrà essere la prossima evoluzione del tuo team per il round successivo.
Prendersi il tempo di pianificare le assunzioni porta benefici
Pianificare le assunzioni richiede tempo. Può essere impegnativo, e può portarti a riflettere su aspetti per i quali non hai risposte pronte.
Tuttavia, ciò non dovrebbe fermarti dal seguire questo processo e cercare di approfondire la pianificazione per renderla più sostenibile e precisa.
Come se fosse stato programmato, proprio mentre stavo scrivendo questo articolo, un amico mi ha contattato raccontandomi quanto segue.
Stava discutendo con un’azienda interessata alle sue competenze ma, nell'arco di quasi 9 mesi, hanno continuato a cambiare i ruoli per cui il mio amico veniva preso in considerazione.
Questo è uno spreco di tempo per tutti e probabilmente indica che in realtà non avevano un piano quando hanno avviato la conversazione con il mio amico.
Mi fa pensare che abbiano notato la sua esperienza e siano caduti nella trappola del “Ci piacerebbe avere qualcuno con quell’esperienza nel team” senza avere idea di cosa fargli fare davvero.
Alla fine, si sono tirati indietro bruscamente dal processo, facendo perdere tempo a tutti e lasciando l’amaro in bocca.
Vorrei poterti dire che questo è un caso isolato di una pessima esperienza da candidato, ma non è così. Sembra ormai la norma nell’attuale ambiente del “prima assumiamo e poi ci facciamo domande” che abbiamo creato.
Sono stato parte anch’io di queste fasi di scaling—persino raddoppiando o triplicando i team in un anno—ma ho sempre cercato di essere la voce critica in quei contesti.
Questo ha aiutato i team con cui ho lavorato ad avere un obiettivo più chiaro, in modo da poter offrire ai candidati giusti la migliore esperienza da candidato possibile e mantenere un ottimo employer brand.
Gli obiettivi di assunzione devono essere trattati come tutti gli altri obiettivi: ogni minuto che passi a pianificare prima di agire freneticamente è almeno qualche minuto che non passerai a tornare indietro e sprecare tempo.
Non dico che questo significhi non dover mai gestire esuberi, ma è sempre sano interrogarsi di tanto in tanto per verificare se si è sulla strada giusta.
Per te le assunzioni e i licenziamenti possono finire per sembrare solo numeri o voci di bilancio, ma per le persone è il loro sostentamento.
Rimanere aggiornati sulle assunzioni
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Una è prendere in considerazione di seguire un corso di recruiting che ti aiuterà a tenere in prospettiva tutte le ultime tecnologie e le esigenze di mercato rilevanti per il tuo business.
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