Le risorse umane gestiscono le buste paga o se ne occupa la finanza? Chi dovrebbe occuparsi degli assegni?
Il costo del personale è normalmente la spesa più elevata di un'organizzazione e merita una gestione attenta. Quindi, chi se ne occupa?
Da un lato, i professionisti delle risorse umane sostengono che la gestione delle paghe sia un'estensione dell'esperienza dei dipendenti, strettamente collegata ad assunzioni, benefit e conformità.
Dall'altro, la funzione finanziaria sostiene con valide argomentazioni che la gestione delle paghe sia una funzione finanziaria fondamentale, centrale per la definizione del budget, le previsioni e gli obblighi fiscali.
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In questo articolo analizziamo entrambe le prospettive, valutiamo i pro e i contro e ti aiutiamo a determinare dove sia più opportuno collocare le responsabilità relative alle paghe nella tua azienda.
La gestione delle paghe è una funzione delle risorse umane o finanziaria?
Le responsabilità relative alle paghe coinvolgono i dipartimenti delle risorse umane, i dipartimenti finanziari e forse persino l'amministrazione dei benefit, l'IT o una terza parte.
Quindi, le risorse umane si occupano delle paghe? Oppure dovrebbero rientrare sotto la supervisione del dipartimento finanziario?
La risposta breve è: dipende.
Dipende principalmente dalle dimensioni dell'organizzazione e dal modo in cui è strutturata.
Nelle organizzazioni più piccole, uno dei due dipartimenti potrebbe supervisionare tutto ciò che riguarda le paghe.
Nelle organizzazioni più grandi, con un team finanziario o addetto alle paghe dedicato, è probabile che vi sia una suddivisione delle responsabilità: le risorse umane gestiscono i dati in ingresso (ad esempio, nuove assunzioni, aumenti, benefit), mentre il dipartimento finanziario o quello addetto alle paghe si occupa dell'esecuzione (ad esempio, elaborazione dei pagamenti, dichiarazioni fiscali).
Questo consente a ciascun dipartimento di concentrarsi sui propri punti di forza e la separazione dei compiti si traduce inoltre in solidi controlli interni.
Il ruolo delle risorse umane nella gestione delle paghe
La gestione delle paghe è in parte una funzione a diretto contatto con i dipendenti, il che coinvolge inevitabilmente le risorse umane. Molte responsabilità relative alle paghe, come le modifiche alla retribuzione, richiedono il coinvolgimento delle risorse umane.
Ecco alcuni esempi delle responsabilità delle risorse umane in materia di paghe:
- Allineamento al ciclo di vita dei dipendenti: le risorse umane supervisionano assunzioni, inserimento, benefit, rilevazione delle presenze e cessazioni, tutti elementi che influenzano le paghe.
- Sensibilità dei dati: le risorse umane gestiscono già informazioni sensibili sui dipendenti, inclusa la retribuzione, che si integrano naturalmente con la gestione delle paghe.
- Benefit e conformità: la gestione delle trattenute per l'assicurazione sanitaria, i piani pensionistici e la conformità alle leggi sul lavoro rientra spesso nelle competenze delle risorse umane.
Per le organizzazioni in cui le risorse umane svolgono un ruolo centrale nella gestione delle paghe, il software per le risorse umane dedicato alle paghe può aiutare a gestire entrambe le funzioni in un unico sistema.
Il ruolo della contabilità nella gestione delle paghe
La contabilità è fondamentale per l'elaborazione delle paghe. Le riconciliazioni, la registrazione delle scritture nel libro mastro e il rispetto delle norme fiscali sulle paghe sono elementi essenziali per qualsiasi azienda. Spesso, le risorse umane non sono formate per gestire queste responsabilità.
Ecco alcuni esempi delle responsabilità della contabilità in materia di paghe:
- Budget e rendicontazione finanziaria: poiché le paghe rappresentano una spesa così elevata, è ideale che sia il dipartimento finanziario a gestirle e rendicontarle.
- Conformità fiscale e audit: i team finanziari sono maggiormente coinvolti nella gestione delle ritenute fiscali, dei versamenti e degli audit finanziari.
- Supervisione del flusso di cassa: il dipartimento finanziario garantisce che le paghe rientrino nella strategia di gestione del flusso di cassa più ampia dell'azienda.
Un'altra opzione: perché esternalizzare la gestione delle paghe
Per molte organizzazioni, soprattutto per le piccole e medie imprese, esternalizzare la gestione delle paghe rappresenta una terza opzione interessante, in particolare se operano in territori esteri.
Perché le aziende scelgono di esternalizzare
- Competenza e conformità: i fornitori di servizi paghe rimangono aggiornati sulle leggi fiscali in costante evoluzione, sulle normative del lavoro e sulle scadenze per la presentazione delle dichiarazioni. Ciò riduce il rischio di errori costosi o di sanzioni per mancata conformità.
- Risparmio di tempo: delegando attività amministrative come il calcolo degli stipendi, la detrazione delle imposte e l'emissione dei pagamenti, i team interni possono concentrarsi sulle priorità strategiche, che si tratti della pianificazione della forza lavoro o dell'analisi finanziaria.
- Tecnologia e automazione: molti fornitori di servizi paghe offrono solide piattaforme per la gestione delle paghe che si integrano con i sistemi HR e contabili, semplificano la reportistica e consentono ai dipendenti di accedere ai propri cedolini, ai moduli fiscali e alle impostazioni per l'accredito diretto.
- Scalabilità: con la crescita delle aziende, le loro esigenze relative alle paghe diventano più complesse, in particolare quando si espandono in nuove giurisdizioni. I fornitori globali di servizi paghe o i servizi EOR sono attrezzati per gestire senza difficoltà le paghe in più Stati o persino a livello internazionale.
- Efficienza dei costi: sebbene l'esternalizzazione comporti un costo, molte aziende ritengono che questo sia compensato dai risparmi derivanti da un numero inferiore di errori nelle paghe, dalla riduzione delle ore interne impiegate e dalla minimizzazione dei rischi legali.
Quando l'esternalizzazione potrebbe non essere ideale
- Le aziende con modelli retributivi altamente personalizzati o rigorosi requisiti di controllo dei dati potrebbero preferire mantenere la gestione delle paghe internamente.
- Alcune organizzazioni ritengono più efficiente gestire internamente le paghe se dispongono di sistemi solidi e di personale dedicato.
Nota: l'esternalizzazione non elimina la necessità di una supervisione interna. Le risorse umane e il reparto Finanza continuano a svolgere ruoli fondamentali nella gestione degli input e nell'approvazione dei processi, ma il carico dell'esecuzione può essere trasferito a professionisti esperti. In definitiva, si tratta di una decisione strategica che dovrebbe basarsi sulle dimensioni, sulla complessità e sulla capacità dell'azienda.
Le paghe, un modello collaborativo
Ecco alcuni esempi di come diversi reparti possono collaborare in organizzazioni differenti.
1. Imprese in fase di avvio (squadre piccole e snelle: gestione interna o leggermente esternalizzata)
Le imprese in fase di avvio spesso si affidano a soluzioni esternalizzate per la gestione delle paghe, così da garantire accuratezza e conformità, mentre le risorse umane e il reparto Finanza forniscono i dati di input e la supervisione.
| Responsabilità | Risorse umane | Finanza | Fornitore esterno |
| Modifica dello stipendio o delle tariffe retributive | X | ||
| Monitoraggio delle cessazioni, delle date di inizio e delle ore | X | ||
| Progettazione e modifica del programma di benefit | X | ||
| Risposta alle domande dei dipendenti sulle paghe | X | ||
| Garantire la riservatezza delle informazioni | X | ||
| Elaborazione puntuale delle paghe | X | X | |
| Conformità alla normativa fiscale | X | X | |
| Verifica dei dati delle paghe | X | ||
| Reportistica | X |
2. Aziende di medie dimensioni (squadre in crescita: modello ibrido)
Le aziende di medie dimensioni spesso suddividono le responsabilità: le risorse umane gestiscono i dati dei dipendenti, il reparto Finanza gestisce la reportistica e la supervisione fiscale, mentre i fornitori esterni si occupano dell'esecuzione.
| Responsabilità | Risorse umane | Finanza | Fornitore esterno |
| Modifica dello stipendio o delle tariffe retributive | X | ||
| Monitoraggio delle cessazioni, delle date di inizio e delle ore | X | X | |
| Progettazione e modifica del programma di benefit | X | ||
| Risposta alle domande dei dipendenti sulle paghe | X | X | |
| Garantire la riservatezza delle informazioni | X | X | X |
| Elaborazione puntuale delle paghe | X | X | |
| Conformità alla normativa fiscale | X | X | |
| Verifica dei dati delle paghe | X | X | |
| Reportistica | X | X |
3. Grandi aziende (su larga scala – squadre interne per le paghe o esternalizzazione completa)
Le grandi aziende mantengono squadre interne solide per la gestione delle paghe all'interno delle risorse umane e del reparto Finanza, oppure esternalizzano completamente il servizio a fornitori globali con supervisione e controlli articolati.
| Responsabilità | HR | Finanza | Fornitore esterno |
| Modifica dello stipendio o delle tariffe retributive | X | ||
| Monitoraggio delle cessazioni, delle date di inizio e delle ore | X | X | |
| Progettazione e modifica del programma di benefit | X | X | |
| Risposta alle domande dei dipendenti relative alle buste paga | X | X | |
| Garantire la riservatezza delle informazioni | X | X | X |
| Elaborazione puntuale delle buste paga | X | X | |
| Conformità alla normativa fiscale | X | X | |
| Revisione dei dati delle buste paga | X | X | |
| Rendicontazione | X | X | X |
Verdetto: chi dovrebbe occuparsi delle buste paga?
Quando possibile, è nel tuo interesse coinvolgere sia le risorse umane sia la contabilità o la finanza nella gestione delle buste paga.
Un approccio ibrido è spesso la soluzione migliore perché combina la profonda conoscenza dei dati dei dipendenti e della conformità normativa da parte delle risorse umane con l'esperienza della finanza in materia di definizione del budget, rendicontazione e responsabilità fiscale, garantendo che le buste paga siano accurate e strategicamente allineate.
Come sottolinea Kevin Marshall, CPA e professionista della finanza personale, Calcolatore di ammortamento:
“In determinati periodi, come durante l'elaborazione delle buste paga di fine anno, la collaborazione tra i reparti è fondamentale. Le risorse umane, la finanza e il team responsabile delle buste paga devono essere sempre allineati, soprattutto per quanto riguarda aspetti come la retribuzione differita, i contributi ai piani pensionistici o i benefit sanitari.”
Tuttavia, con il tempo, questa domanda diventerà meno rilevante. Uno dei vantaggi dell'automazione delle buste paga è che le attività di routine, come il calcolo delle imposte, richiedono meno lavoro manuale e meno persone.
Avrai comunque bisogno dell'aiuto delle risorse umane e della contabilità, ma per attività più strategiche.
Le risorse umane possono aiutare a determinare i benefit più appropriati, mentre la contabilità può occuparsi delle revisioni. Presto queste attività non richiederanno più altrettanti membri del team, rendendo l'argomento meno importante dal punto di vista della gestione delle risorse umane.
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