Guida alla Mappatura delle Competenze: Rivoluziona la Gestione dei Talenti

Cos'è la Mappatura delle Competenze?

La mappatura delle competenze è il processo di identificazione delle competenze, conoscenze e abilità necessarie per ciascun ruolo e team e di confronto con le competenze già presenti. Le mappe delle competenze ottenute vengono poi utilizzate per sviluppare strategie mirate di reclutamento e/o formazione e sviluppo per colmare eventuali lacune.

La mappatura delle competenze aiuta a definire chiaramente i percorsi verso diversi ruoli all'interno dell'organizzazione e ciò che è necessario per passare al livello successivo per qualsiasi dipendente attuale o potenziale. Le tre principali aree della mappatura delle competenze sono:

• Mappatura delle competenze per i singoli ruoli
• Mappatura delle competenze per i team
• Mappatura delle competenze per i singoli individui.

Benefici della Mappatura delle Competenze

La mappatura delle competenze fornisce preziose informazioni sul bacino di talenti di un'organizzazione. Queste possono essere utilizzate per ottimizzare gli sforzi di pianificazione della forza lavoro, aumentare l’engagement e la produttività dei dipendenti, migliorare i processi di gestione delle prestazioni e le attività di pianificazione della successione.

I benefici della mappatura delle competenze includono:

• Pianificazione della forza lavoro migliorata. La mappatura delle competenze aiuta le organizzazioni a individuare le lacune nelle proprie risorse e a pianificare le necessità future di assunzione e formazione. Questo assicura che le persone giuste con le giuste competenze siano disponibili quando necessario.
• Engagement dei dipendenti aumentato. Identificando i punti di forza e le aree di miglioramento dei dipendenti, le organizzazioni possono offrire opportunità formative basate sulle competenze. Questo porta a performance, coinvolgimento, soddisfazione lavorativa e retention maggiori.
• Maggiore produttività. Quando i dipendenti hanno una chiara comprensione dei loro ruoli e responsabilità, sono più produttivi. La mappatura delle competenze aiuta i manager ad assegnare compiti in linea con le capacità dei membri del team, portando a un lavoro di qualità superiore e a una maggiore efficienza.
• Gestione delle prestazioni migliorata. Con i dati della mappatura delle competenze a portata di mano, i manager possono fornire feedback sulle prestazioni più accurati ai loro team. Questo porta a una gestione delle prestazioni più efficiente nel complesso.
• Pianificazione della successione più efficace. La mappatura delle competenze aiuta le organizzazioni a identificare potenziali successori per ruoli chiave all'interno dell’azienda. Ciò consente di creare piani di successione efficaci che garantiscono la continuità nei ruoli di leadership.
• Processo di assunzione migliore. Sapere quali competenze sono necessarie aiuta tutti a capire meglio cosa cercare in fase di selezione, portando a valutazioni più precise e a un processo più efficiente ed efficace.

La Matrice delle Competenze

Le matrici delle competenze sono una parte fondamentale del processo di mappatura, utilizzate per visualizzare competenze, conoscenze e abilità richieste da ciascun ruolo e team, rispetto a quelle già esistenti.

Aiutano i leader a individuare rapidamente eventuali gap di competenze e aree da migliorare.

La matrice elenca solitamente le competenze su un asse e i ruoli e i nomi dei dipendenti sull’altro. L’intersezione tra ruolo e dipendente mostra le competenze richieste per quello specifico ruolo o posizione, indicando quali sono essenziali. I dipendenti vengono quindi valutati in base al loro livello di padronanza per ciascuna competenza elencata.

Nella matrice sopra, i ruoli sono mappati rispetto a ciascuna competenza individuata, insieme a note su quali competenze siano essenziali per il ruolo.

Successivamente, le competenze dei singoli membri del team vengono mappate all’interno, per valutare come ciascun individuo sta performando rispetto alle aspettative del ruolo (come indicato dal suo livello di performance in ciascuna competenza rilevante).

Eventuali gap vengono poi evidenziati tramite un sistema di codifica a colori che aiuta ad avviare conversazioni sullo sviluppo e il reclutamento.

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Come Gestire un Progetto di Mappatura delle Competenze

Attualmente, molte organizzazioni stanno investendo in processi e tecnologie per effettuare la transizione verso organizzazioni basate sulle competenze.

È naturale che la mappatura delle competenze e la creazione di matrici di competenze siano parte di questo processo.

Qui condivido alcune strutture e approfondimenti che possono aiutarti nella mappatura delle competenze e abilità nella tua organizzazione.

1. Definire gli obiettivi del progetto

Prima di selezionare un modello di competenze e iniziare la mappatura, è essenziale capire cosa vuoi ottenere tramite il progetto.

Stai cercando di identificare dei gap nelle competenze dei dipendenti? Vuoi sviluppare programmi di formazione mirati? Desideri allineare i profili di competenze dei dipendenti agli obiettivi organizzativi? 

Individuare questi obiettivi ti aiuterà a scegliere un modello che sia in linea con essi e ti guiderà durante tutto il processo. 

2. Scegliere un modello di competenze

Una volta definiti gli obiettivi del progetto, il passo successivo è selezionare il modello o framework di competenze più appropriato per guidare la valutazione dei ruoli, dei team e delle competenze dei dipendenti. 

Esistono diversi modelli, ognuno con i propri punti di forza e debolezza, quindi è importante valutare con attenzione quale sia il più adatto alle esigenze della tua organizzazione.

Alcuni modelli comuni di mappatura delle competenze includono: 

• Korn/Ferry Lominger Leadership Architect Competency Model
• SIGMA Leadership Competency Framework
• HRSG Modelli di competenze comportamentali, tecniche e di leadership
• Modelli di competenze specifici di settore come il Modello di Competenze per i Servizi di Ristorazione o il Modello di Competenze per Infermieri.

Ottenere il coinvolgimento e l’adesione delle persone coinvolte e di chi interagirà con il modello di competenze è fondamentale per il successo dell’implementazione di qualsiasi modello. 

Seguendo questi passaggi, potrai assicurarti di scegliere un modello di competenze che sia in linea con gli obiettivi e rappresenti un’efficace struttura di valutazione delle competenze dei dipendenti.

2.1. Ricercare i modelli disponibili

Esistono molti modelli di competenze differenti, che vanno dai framework generici fino agli standard specifici di settore. Effettua una ricerca sulle varie opzioni disponibili e valuta la loro idoneità per la tua organizzazione in base a fattori come la rilevanza, la completezza e la facilità d’uso.

2.2. Coinvolgere gli stakeholder

Coinvolgi gli stakeholder chiave come i responsabili HR, i direttori di reparto e gli stessi collaboratori nel processo di selezione. Prendi in considerazione i loro punti di vista su quale modello potrebbe funzionare meglio per la tua organizzazione.

2.3. Valutare costi e risorse

Valuta i costi connessi all’implementazione di ciascun modello, comprese eventuali necessità di software o formazione per il personale incaricato delle valutazioni. Alcuni metodi di mappatura utilizzano strumenti informatici che richiedono un abbonamento, mentre altri modelli sono più "paghi una volta, usi per sempre" ma potrebbero non includere strumenti avanzati come invece offrono le soluzioni software.

2.4. Selezionare un modello

Sulla base della tua ricerca e dei feedback degli stakeholder, seleziona il modello di competenze più appropriato per la tua organizzazione.

Consiglio Pro: Non esiste una risposta giusta qui, neanche tra diversi settori. Parla con il tuo team e la dirigenza per capire cosa si aspettano da un modello di competenze. Una volta trovato uno che ti convince, impegnati a provarlo! Se non è adatto, sii pronto a cambiare e sperimentare qualcos’altro!

Una volta selezionato il modello da provare, puoi iniziare l’esercizio di mappatura (ora inizia il vero divertimento)!

3. Mappare le competenze su ruoli e team

3.1. Identificare i ruoli chiave

Inizia identificando i ruoli chiave all'interno della tua organizzazione per i quali vuoi mappare le competenze. Questo può includere titoli di lavoro o dipartimenti specifici. Ti suggerisco di iniziare da un piccolo dipartimento in cui i ruoli sono ben compresi. Avere a disposizione le descrizioni delle mansioni per questi ruoli è anche un grande aiuto!

3.2 Elenca le competenze richieste.

Per ogni ruolo, fai un elenco delle competenze specifiche necessarie per svolgere quel ruolo in modo efficace. Questo può basarsi sulle descrizioni delle mansioni o sul contributo di manager e dipendenti.

Personalmente, consiglio vivamente di coinvolgere il responsabile del ruolo in questo processo, perché è la persona che valuta la performance del ruolo e dovrebbe capire cosa rende quella posizione speciale e particolarmente preziosa per l’organizzazione.

3.3 Abbina le competenze al modello

Quando elenchi le competenze richieste per un ruolo, potrebbero non essere immediatamente allineate al modello che hai selezionato, il che significa che richiederanno un po’ di traduzione per essere allineate.

Usando il modello di competenze scelto, abbina ogni competenza richiesta alla corrispondente del modello.

3.4 Valuta i ruoli come parte di un team

Una volta che le competenze sono assegnate ai ruoli, rivedi i ruoli che si trovano nello stesso team e assicurati che le competenze associate mostrino variazioni. Ad esempio, i ruoli più senior dovrebbero essere associati a competenze più numerose o di livello superiore e i ruoli dovrebbero variare nelle competenze richieste.

Se scopri che ogni ruolo in un team richiede tutte o quasi le stesse competenze, è un segnale per rivedere i ruoli e determinare cosa li differenzia e come considerarli in termini di competenze richieste. 

Se ciò accade, torna al passo 2 di questa sezione e non avere paura di apportare modifiche! Più pratichi la mappatura delle competenze, più migliorerai e più chiaramente vedrai le differenze nei requisiti di competenze tra ruoli e team.

3.5 Revisiona la matrice delle competenze con il team

Dopo aver identificato le competenze nei vari ruoli, e confermato la varietà nelle competenze richieste e utili per i ruoli, mostra la tua bozza di mappatura al team che effettivamente svolge quei lavori e chiedi un feedback per vedere se rispecchia le competenze che utilizzano realmente.

A volte sentirai parlare di aspetti del lavoro che non conoscevi o di complessità che richiedono una competenza particolare che non avevi considerato. Verificare la validità del modello con il team che rappresenta è fondamentale. 

4. Valuta le competenze delle persone

Una volta che hai mappato le competenze richieste per ogni ruolo, valuta le capacità dei dipendenti rispetto a quei requisiti utilizzando il modello scelto. Questo può essere fatto tramite sondaggi, colloqui e/o altri metodi di valutazione.

Il processo tipicamente coinvolge la conduzione di valutazioni delle competenze o revisioni delle performance per valutare le abilità dei dipendenti in vari ambiti come competenze tecniche, comunicative, capacità di leadership, risoluzione dei problemi, ecc.

La valutazione dovrebbe riflettere il modello selezionato e va gestita con cura per evitare distorsioni o gonfiature delle competenze (quando un manager o un dipendente sostiene che una persona è più competente di quanto sia realmente, pensando che ciò possa essere vantaggioso per l’impiegato, il manager o il team). 

In passato, ho utilizzato le scale di valutazione per la mappa delle competenze utilizzando tre semplici categorie: sottocompetente, competente e sovracompente. Con queste categorie semplici, dipendenti e manager possono chiaramente esprimere se una persona è al di sotto, in linea o al di sopra delle aspettative per una certa competenza. 

5. Analizza le competenze nell’organizzazione

Uff! Se sei arrivato fin qui, hai messo molto impegno nel selezionare un modello, allineare ruoli e team alle competenze e valutare le competenze dei singoli dipendenti.

Ora è il momento di considerare come sfruttare il modello di competenze, la mappatura e le valutazioni per identificare i divari tra le competenze richieste e la performance effettiva dei dipendenti in relazione a tali competenze. 

In questa fase, il tuo compito è identificare i gap o le discrepanze tra le competenze possedute dai dipendenti e i requisiti dei loro ruoli. 

Quando trovi dei gap, non considerare subito una persona come non qualificata nel proprio lavoro o “non idonea”. Piuttosto, valuta quali iniziative di sviluppo del talento potrebbero essere utili per colmare il gap. 

C’è qualcuno nel tuo team molto competente in un’area in cui un’altra persona è meno preparata? Mi sembra un’ottima opportunità per un affiancamento, un job shadowing o una piccola condivisione di competenze! 

Quando pensi a come affrontare un gap di competenze, guarda intorno a te e valorizza gli esperti che potresti già avere all’interno dell’organizzazione.

Gli esseri umani sono creature sociali e l’apprendimento è un’attività sociale: è estremamente vantaggioso sia per il coinvolgimento che per l’apprendimento quando un dipendente può fare da mentore o insegnare una competenza a un altro collega, aiutandolo a svolgere meglio il proprio lavoro. 

Quando si identificano le lacune su larga scala, andando oltre un singolo team isolato, consiglio di sviluppare piani d'azione mirati per affrontare qualsiasi carenza individuata nelle competenze dei dipendenti, come programmi di formazione o opportunità di sviluppo. 

Durante la revisione delle lacune tra ruoli e team, cerca dei temi ricorrenti nelle competenze mancanti. Ad esempio, il tuo team di customer success ha bisogno di una formazione sulla gestione dei conflitti? Questa potrebbe essere una grande occasione per un corso su larga scala o un programma di sviluppo specificamente progettato per le esigenze di quel gruppo.

Strumenti per la Mappatura delle Competenze

Oggi esistono diversi strumenti di mappatura delle competenze che possono aiutare le organizzazioni a valutare e mappare le competenze dei dipendenti tra ruoli e team quasi in tempo reale, oltre a fornire supporto nell'analisi dei dati. Ecco alcuni esempi:

• HRSG - L'azienda più longeva nel settore della mappatura delle competenze. HRSG è uno strumento esperto abilitato all'intelligenza artificiale per la mappatura delle competenze, l'analisi delle lacune e il supporto allo sviluppo delle competenze nei dipendenti che desiderano avanzare nella propria carriera. Come strumento, è flessibile e permette di includere competenze sviluppate su misura nella tua mappa delle competenze.
• AG5 - Un software di gestione delle competenze puro, utilizzato da alcune delle più grandi compagnie aeree e produttori al mondo. AG5 supporta una mappatura dettagliata delle competenze, incluse quelle relative a sicurezza e normative, e consente ai responsabili di cercare facilmente le competenze nell'intero database dei dipendenti per individuare rapidamente le persone più adatte nell'organizzazione. 
• MuchSkills - Una piattaforma di gestione dei talenti che consente la visualizzazione delle competenze individuali e di team e una ricerca intuitiva per individuare chi possiede le competenze che cerchi. Con pochi click puoi vedere tutte le persone della tua organizzazione che hanno competenze su una specifica tecnologia, normativa, comportamento col cliente ecc.
• iMocha - Uno strumento di valutazione basato sull'intelligenza artificiale che aiuta le organizzazioni a comprendere i punti di forza e debolezza dei propri dipendenti, per identificare opportunità di mobilità interna e ulteriori percorsi di sviluppo.
• Skills Base - Un software di mappatura delle competenze di tipo visuale che aiuta i team a comprendere, valutare e agire sui dati relativi alle competenze. Skills Base è uno degli strumenti più completi sul mercato: comprende direttamente lo sviluppo dei talenti, la mappatura delle competenze, le lacune e la pianificazione della successione.
• TalentGuard - Uno strumento di gestione delle performance e valutazione delle competenze che aiuta i team HR a coinvolgere i dipendenti tramite opportunità di formazione, coaching, training e contenuti on-demand. 
• Cognology - Un sistema di gestione delle competenze che ti aiuta a comprendere la forza lavoro attuale e a individuare candidati esterni per colmare le lacune. Cognology comprende valutazioni delle competenze, tracciamento e reporting.
• SoftExpert - Un software di gestione dello sviluppo umano, secondo la loro descrizione, che consente la mappatura delle competenze, analisi delle lacune e piani di sviluppo dei talenti per sostenere la crescita dei dipendenti e la pianificazione della successione in linea con gli obiettivi aziendali. 
• Augmentir - Non è uno strumento esclusivamente dedicato alla mappatura e gestione delle competenze, ma può raggiungere questi obiettivi tramite uno dei suoi tanti moduli. Augmentir consente la mappatura e gestione delle competenze; da quanto posso vedere, è realizzato pensando a ruoli produttivi e operativi, incluse mappe relative alla sicurezza e al controllo dei processi! 
• Kahuna - Un software di gestione delle competenze che include una matrice visiva che collega le competenze agli individui e mette in evidenza lacune e opportunità di sviluppo in pochi click. Kahuna è usato da alcune delle più grandi organizzazioni a livello globale e supporta diversi ruoli, viste e funzionalità per team HR, supervisor e responsabili.

Ognuno di questi software è una possibile scelta per organizzazioni che desiderano mappare, mettere in relazione e visualizzare le competenze necessarie in tutta l’azienda. 

Trovare lo strumento giusto per lo scopo è un processo molto personale, che parte dagli obiettivi dell'iniziativa stabiliti dall’organizzazione. 

Prima di scegliere un software, assicurati tu e il tuo team siate allineati sul motivo per cui volete provare la mappatura delle competenze e su quali risultati sperate di ottenere sfruttando una soluzione tecnologica per sostenere lo sviluppo dei talenti. 

Verifica anche se il tuo sistema di acquisizione dei talenti dispone di funzionalità di mappatura delle competenze al suo interno, perché alcune delle piattaforme più avanzate spesso le includono.

Mappiamolo!

Prendersi il tempo per mappare le competenze aiuta a scoprire il percorso verso una crescita sostenibile nelle organizzazioni e porterà benefici a lungo termine perché saprai quali talenti e competenze possiedi e quali dovrai acquisire in futuro. 

Questo ti aiuterà a migliorare le competenze dei membri del team e noterai anche un aumento dell'engagement e della produttività.