Progettazione Organizzativa: Guida dell’Esperto
La progettazione organizzativa è un processo completo che mira a ottimizzare e allineare molteplici aspetti di un'organizzazione, tra cui funzioni, processi e struttura.
Molte organizzazioni si concentrano sul cambiare la struttura (sostanzialmente l'organigramma) senza realmente riprogettare l'organizzazione.
Come vedremo, un rivenditore globale per cui ho lavorato ha adottato proprio questo approccio e ciò ha causato molte problematiche.
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Qui condivido cos'è la progettazione organizzativa, alcune best practice e un processo che può aiutarti a farlo nel modo giusto.
Cos'è la Progettazione Organizzativa?
La progettazione organizzativa (a volte chiamata "org design" o OD) è una metodologia che identifica molteplici aspetti di un'organizzazione (es. missione, flusso di lavoro, strategia) e poi li allinea o riallinea per raggiungere gli obiettivi organizzativi nell'attuale contesto di business.
Spesso viene attivata da cambiamenti interni o esterni significativi tra cui:
- Cambiamenti nella missione o nella strategia aziendale
- Disruzioni ambientali (es: rischi causati dal cambiamento climatico)
- Progressi tecnologici (es: crescente automazione)
- Nuovi concorrenti
- Cambiamenti legislativi
- Cambiamenti significativi nei risultati aziendali (positivi o negativi)
- Nuova leadership.
La vera progettazione organizzativa mira a ottimizzare funzioni, processi e struttura aziendale per ottenere risultati di business.
Un’organizzazione ben progettata può adattarsi al cambiamento, collaborare in modo trasversale, prendere e attuare decisioni in modo efficace e favorire un ambiente di lavoro positivo.
Spesso si confonde la progettazione organizzativa con la riprogettazione della struttura organizzativa attraverso i propri strumenti per organigrammi.
In realtà, il risultato del processo di OD è una serie di raccomandazioni che possono essere molto ampie e includere aspetti come la struttura organizzativa, necessità tecnologiche, aggiornamenti ai modelli retributivi, cambiamenti nelle policy e comportamenti condivisi.
I potenziali risultati positivi di queste raccomandazioni includono:
- Aumento della redditività
- Aumento del coinvolgimento dei dipendenti
- Maggiore retention e sviluppo di carriera del personale
- Migliori prodotti e servizi
- Aumento nell'acquisizione e/o fidelizzazione dei clienti
- Migliore preparazione per il cambiamento e la crescita futuri.
Il Ruolo delle Risorse Umane nella Guida del Processo di Progettazione Organizzativa
Le Risorse Umane svolgono un ruolo cruciale nella progettazione organizzativa. Nelle aziende con professionisti OD in organico, saranno loro a guidare il processo agendo sia da esperti sia da project manager. Nelle aziende prive di partner OD, sono solitamente gli HR Business Partner a occuparsi di questo lavoro.
Spesso la sfida più grande per i team è guidare i leader a sostenere e partecipare a un processo completo di progettazione organizzativa e non semplicemente a creare nuovi organigrammi.
Devono anche trovare un equilibrio in un approccio che sia focalizzato sia sul business sia sulle persone.
Principi della Progettazione Organizzativa
Prima di iniziare il tuo processo di progettazione organizzativa, è utile innanzitutto basarti, per te e il tuo team, su alcuni principi chiave:
- Allineamento al business prima, struttura dopo
- Impara dal passato ma non restarvi ancorato
- Punta a trattenere i migliori talenti ma non progettare attorno a loro
- Progetta per la flessibilità
- Progetta per la chiarezza
Allineamento al business prima, struttura dopo
Poiché spesso si usano “progettazione organizzativa” e “struttura organizzativa” come sinonimi, la tentazione è iniziare dalla struttura. La struttura è un risultato: è uno dei modi in cui si concretizzerà il design.
L’allineamento al business è la parte più ampia e importante del processo di progettazione organizzativa perché getta le basi per tutte le scelte progettuali – compresa la struttura – che farai.
Impara dal passato ma non restarvi ancorato
Sebbene sia utile esaminare i progetti organizzativi passati per trarre insegnamenti, tieni presente che stai progettando la tua organizzazione per le esigenze di oggi e per ciò che prevedi in futuro.
Cose che potevano essere vere in passato potrebbero non essere più valide (es. troppi livelli non erano utili quando abbiamo iniziato; ora che abbiamo raddoppiato le dimensioni scopriamo di essere troppo "piatti").
Punta a trattenere i talenti migliori, ma non costruire l’organizzazione intorno a loro
I talenti rappresentano un enorme investimento e possono costituire un vantaggio competitivo. Sebbene la retention sia importante, progettare un’organizzazione intorno a poche persone non giova a nessuno.
Se una di queste persone dovesse andarsene, potresti ritrovarti con un'organizzazione che non ha più senso di esistere.
Progetta per la flessibilità
L’attività può essere impattata da condizioni al di fuori del nostro controllo. Sebbene nessuno possa prevedere il futuro, creare una struttura che consenta cose come percorsi di carriera, nuove tecnologie e apprendimento continuo permetterà all’organizzazione di adattarsi al cambiamento senza dover essere completamente ridisegnata.
Progetta per la chiarezza
In una struttura organizzativa ben concepita, le persone comprendono il proprio ruolo. Sanno dove si collocano nella visione generale e sono consapevoli di ciò di cui sono responsabili.
I diritti decisionali sono comunemente noti e le persone conoscono come fluisce l’informazione all’interno dell’organizzazione.
Processo di progettazione organizzativa in 6 fasi: creare le fondamenta tramite l’allineamento aziendale
Un solido allineamento aziendale è la base per una progettazione organizzativa di successo. È come si valuta se un’azienda è impostata per raggiungere i suoi obiettivi strategici.
L’allineamento è un processo composto da più fasi. Occorre prima di tutto radicarsi in alcuni principi cardine dell’azienda, per poi raccogliere informazioni.
Analizza mission, vision e valori
Mission, vision e valori definiscono lo scopo e gli obiettivi del piano strategico. Informano aspetti come standard di rendimento, metriche e aspettative comportamentali.
Non tutte le aziende possiedono tutti e tre questi elementi; oppure potrebbero avere qualcosa di simile, come una dichiarazione di scopo.
- Mission = cosa facciamo (tattico)
- Vision = cosa faremo (aspirazionale)
- Valori = come lo facciamo (comportamentale)
Esaminando mission, vision e valori, sarai in grado di identificare aspetti come il tipo di esperienza o formazione che i team necessitano; processi, pratiche o bisogni tecnologici; e infrastrutture necessarie ora per raggiungere gli obiettivi a lungo termine.
Rivedi la strategia
Quando si rivede la strategia, è necessario analizzare sia il piano strategico che gli obiettivi annuali.
Il piano strategico delinea gli obiettivi a lungo termine dell'organizzazione, mentre gli obiettivi annuali riguardano le priorità più immediate.
Gli obiettivi annuali dovrebbero in qualche modo rispecchiare il piano strategico. Se così non fosse, occorre affrontare la questione con il team di leadership prima di procedere alla progettazione.
Oltre a comprendere la strategia, cerca di identificare gli esiti di performance desiderati, le risorse (finanziarie, risorse umane, ecc.) necessarie e il divario tra la situazione attuale e quella futura desiderata. Questi elementi influenzeranno le tue raccomandazioni progettuali.
Raccogli informazioni
Hai bisogno di informazioni aggiuntive prima di andare avanti. Questo include dati sia formali e tangibili che informali e intangibili.
Sebbene sia allettante concentrarsi sugli aspetti formali, gli aspetti informali sono altrettanto se non più importanti.
Le informazioni formali includono processi decisionali, strutture di compensazione e premialità, canali di comunicazione (riunioni plenarie, newsletter, ecc.), gerarchie attuali e strutture dei team.
Gli elementi formali sono espliciti, spesso comunicati da qualche parte (portale dipendenti, manuale, policy organizzative) e facilmente consultabili.
Le informazioni informali sono implicite. Non le troverai sul portale o nel manuale del personale, ma influenzano il modo in cui le cose vengono fatte davvero in azienda.
Ad esempio, lo standard aziendale (formale) potrebbe prevedere che le decisioni vengano prese in determinate riunioni chiave. In realtà, però, tutti sanno che queste vengono prese in conversazioni ad hoc (informali) prima delle riunioni ufficiali.
Quando raccogli informazioni informali, cerca norme, mindset, atteggiamenti e convinzioni diffuse o reti informali tra i dipendenti.
Considera le organizzazioni all'interno dell'organizzazione
Ricorda che le informazioni—formali e informali—potrebbero non essere uguali in tutte le parti dell'organizzazione.
Quando consideri quanto approfondire, è una buona idea esplorare le differenze in base alla geografia perché il modo in cui il lavoro viene svolto può essere fortemente influenzato da norme e mentalità nazionali o culturali. Questo è particolarmente vero se sei un'azienda globale.
Potresti anche voler osservare disparità tra funzioni o team legati a eventi specifici per una serie di motivi. Sii pronto ad ampliare la raccolta di informazioni in base a ciò che apprendi durante il processo.
Creare/riprogettare la tua organizzazione
Ora sei pronto a creare il nuovo design della tua organizzazione. Ancora una volta, ciò non significa semplicemente creare una struttura organizzativa.
Stai progettando un'organizzazione che consentirà all'azienda di raggiungere i propri obiettivi e attuare il piano strategico.
Il tuo design può includere elementi come:
- Nuovi processi decisionali
- Nuove tecnologie
- Riduzione o espansione del focus sui prodotti
- Cambiamenti per tenere il passo con le anticipate modifiche normative.
Non lasciare che i limiti attuali influenzino il tuo progetto. Il tuo obiettivo è capire di cosa ha bisogno l'azienda per rendere reale la strategia.
Sarà compito del team di leadership esecutiva decidere se sono disposti e in grado di supportare ciò che è necessario.
Infine, una nuova struttura
Ora sei pronto a creare la struttura organizzativa. Hai le informazioni necessarie per creare una struttura che porterà il resto del design organizzativo alla vita.
Ad esempio, per semplificare il processo decisionale in tutta l'organizzazione, potresti proporre una struttura più piatta con meno livelli.
Per assicurarti di poter assumere, trattenere e sviluppare la profonda squadra di specialisti tecnici di cui hai bisogno per promuovere l'innovazione continua, potresti creare una struttura in cui gli specialisti non devono diventare leader per accedere a livelli più alti all'interno dell'organizzazione.
Caso di studio: progettazione organizzativa
Tornando al rivenditore globale menzionato nell’introduzione: nei quasi dieci anni in cui sono stato lì, l'organizzazione ha vissuto diversi cambiamenti al vertice della leadership.
Questo, insieme ad altri fattori come il calo delle vendite, nuovi concorrenti e l’aumento dei costi delle materie prime, ha determinato cambiamenti significativi di strategia all’incirca ogni due anni.
Anziché lasciare che le Risorse Umane gestissero una riprogettazione organizzativa per riallineare in modo completo tutti gli aspetti dell’organizzazione alle nuove strategie, il gruppo dirigente ha insistito invece su più ristrutturazioni.
In quel periodo, diverse parti dell'organizzazione sono state coinvolte in 12 ristrutturazioni(?!). In un caso, un team di 100 persone è cresciuto fino a quasi 400, solo per ridimensionarsi di nuovo a meno di 18 mesi di distanza.
Durante quegli anni, l'organizzazione ha perso talenti, sostenuto spese significative in pacchetti di separazione e uscita, e ha continuato a perdere quote di mercato.
I diritti decisionali sono diventati sempre più incerti, le collaborazioni interfunzionali sono state più difficili e la responsabilità è andata diminuendo.
Concentrarsi quasi esclusivamente sulla struttura a discapito dell’allineamento e del design non solo non ha portato l’azienda a raggiungere i suoi obiettivi strategici, ma ha finito per andare contro se stessa.
Una progettazione organizzativa efficace richiede tempo
Un'obiezione comune che sento sulla necessità di svolgere un processo di design organizzativo completo è che richiede troppo tempo e che una semplice ristrutturazione sarebbe più veloce.
Come professionista HR, il tuo ruolo è aiutare la leadership a vedere il valore di rallentare per poi accelerare.
Sebbene la ristrutturazione possa sembrare più veloce, il costo opportunità in termini di efficienza persa, talenti inadeguati o persi, mancanza di chiarezza nell’organizzazione e responsabilità erosa finiranno per far perdere più tempo (e spesso anche più risorse) all’organizzazione mentre cerca di rimediare a ciò che non funziona.
Il processo di redesign è un modo approfondito e ragionato per assicurarsi che l’organizzazione sia strutturata per il successo.
Conclusioni chiave
- La progettazione organizzativa e la struttura sono cose diverse. L’OD comporta l’allineamento di vari aspetti di un’organizzazione tra cui processi, flussi di lavoro, strategie e struttura, al fine di raggiungere gli obiettivi.
- L’importante ruolo delle Risorse Umane (HR) nella progettazione. Le Risorse Umane (HR) svolgono un ruolo fondamentale nel guidare il design organizzativo assicurando il coinvolgimento della leadership nella riprogettazione, non solo nella ristrutturazione.
- Principi e processo di una progettazione organizzativa efficace: I principi alla base di un design organizzativo di successo sono l’allineamento al business, la flessibilità evolutiva, la chiarezza e la fidelizzazione dei talenti.
