Progettazione Organizzativa: La Guida dell’Esperto
La progettazione organizzativa è un processo completo che mira a ottimizzare e allineare molteplici aspetti di un'organizzazione, tra cui funzioni, processi e struttura.
Molte organizzazioni si concentrano sul cambiare la struttura (essenzialmente l’organigramma) senza realmente riprogettare l’organizzazione.
Come vedremo, un rivenditore globale per cui ho lavorato ha adottato questo approccio e ciò ha portato a molte problematiche.
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Qui condividerò cos’è la progettazione organizzativa, alcune migliori pratiche e un processo che possa aiutarti a farlo nel modo giusto.
Cos’è la progettazione organizzativa?
La progettazione organizzativa (a volte detta progettazione organizzativa o OD) è una metodologia per identificare molteplici aspetti di un’organizzazione (ad es. missione, flusso di lavoro, strategia) e poi allinearli o riallinearli per raggiungere gli obiettivi organizzativi nel contesto aziendale attuale.
Spesso viene innescata da cambiamenti interni o esterni significativi tra cui:
- Cambiamenti nella missione o strategia aziendale
- Discontinuità ambientali (ad es.: rischi causati dal cambiamento climatico)
- Progressi tecnologici (ad es.: aumento dell’automazione)
- Nuovi concorrenti
- Modifiche legislative
- Cambiamenti significativi nei risultati aziendali (positivi o negativi)
- Nuova leadership.
La vera progettazione organizzativa mira a ottimizzare funzioni, processi e struttura aziendale per raggiungere risultati di business.
Un’organizzazione ben progettata può adattarsi al cambiamento, collaborare tra le diverse funzioni, prendere e attuare decisioni in modo efficace e favorire un ambiente di lavoro positivo.
Spesso, si confonde la progettazione organizzativa con la sola riprogettazione della struttura organizzativa tramite i propri strumenti per organigrammi.
In realtà, l’esito del processo di OD è una serie di raccomandazioni che possono essere molto ampie e comprendere elementi come la struttura organizzativa, esigenze tecnologiche, aggiornamenti dei modelli di compensazione, cambiamenti nelle policy e comportamenti condivisi.
I possibili risultati positivi di queste raccomandazioni includono:
- Maggiore redditività
- Aumento del coinvolgimento dei dipendenti
- Forte retention e percorsi di carriera per i dipendenti
- Migliori prodotti e servizi
- Aumento dell’acquisizione o della fedeltà dei clienti
- Migliore preparazione per cambiamenti e crescita futuri.
Il ruolo delle Risorse Umane nella guida del processo di progettazione organizzativa
Le Risorse Umane giocano un ruolo cruciale nella progettazione organizzativa. Nelle aziende con professionisti OD nel team, saranno loro a guidare il processo agendo sia da esperti che da project manager. Nelle aziende senza partner OD, sono spesso gli HR Business Partner a occuparsi di questa attività.
Spesso la sfida più grande che i team devono affrontare è guidare i leader aziendali a sostenere e partecipare a un processo di progettazione organizzativa completo e non limitarsi semplicemente a creare nuovi organigrammi.
Devono anche trovare un equilibrio tra un approccio orientato sia al business che alle persone.
Principi della progettazione organizzativa
Prima di iniziare il processo di progettazione organizzativa, è utile ancorare sé stessi e il proprio team ad alcuni principi chiave:
- Allineamento al business prima di tutto, struttura in ultimo
- Impara dal passato ma non restarne vincolato
- Punta a trattenere i migliori talenti, ma non progettare intorno a loro
- Progetta per la flessibilità
- Progetta per la chiarezza
Allineamento al business prima, struttura dopo
Poiché le persone usano erroneamente “progettazione organizzativa” e “struttura organizzativa” come sinonimi, spesso vogliono iniziare dalla struttura. La struttura è un risultato: è uno dei modi in cui darai vita alla progettazione.
L’allineamento al business è la parte più ampia e importante del processo di progettazione organizzativa perché pone le basi per tutte le scelte di progettazione — inclusa la struttura — che si andranno a fare.
Imparare dal passato ma non restarne vincolati
Sebbene sia utile esaminare i design organizzativi passati per trarre insegnamenti, tieni presente che stai progettando la tua organizzazione per le esigenze attuali e per ciò che prevedi nel futuro.
Cose che potevano essere vere in passato potrebbero non essere più valide (ad esempio, troppi livelli erano inutili quando abbiamo iniziato; ora che abbiamo raddoppiato le dimensioni, stiamo constatando che siamo troppo piatti).
Punta a trattenere i migliori talenti, ma non progettare l'organizzazione intorno a loro
I talenti rappresentano un enorme investimento e possono essere un vantaggio competitivo. Sebbene la retention sia importante, progettare un'organizzazione intorno a poche persone non è una buona strategia per nessuno.
Se una di queste persone se ne va, potresti ritrovarti con un'organizzazione che non ha più senso.
Progetta per la flessibilità
Un'azienda può essere influenzata da condizioni al di fuori del nostro controllo. Sebbene nessuno possa prevedere il futuro, creare un design che consenta sviluppo di carriera, nuove tecnologie e apprendimento continuo, permetterà all'organizzazione di adattarsi al cambiamento senza bisogno di una completa riprogettazione.
Progetta per la chiarezza
In un buon design organizzativo, le persone comprendono i propri ruoli. Sanno dove si inseriscono nel quadro generale e capiscono di cosa sono responsabili.
I diritti decisionali sono comunemente conosciuti e le persone sono consapevoli di come le informazioni fluiscono nell'organizzazione.
Processo di Org Design in 6 Fasi: Creare le Basi Attraverso l'Allineamento Aziendale
Un allineamento aziendale approfondito è la base per un design organizzativo di successo. È il modo in cui valutiamo se una società è strutturata per raggiungere i suoi obiettivi strategici.
L'allineamento è un processo articolato in più fasi. Innanzitutto bisogna partire da alcuni principi fondamentali dell'azienda e poi raccogliere alcune informazioni.
Esamina missione, visione e valori
La missione, la visione e i valori definiscono lo scopo e gli obiettivi del piano strategico. Essi informano standard di performance, metriche e aspettative comportamentali.
Non tutte le aziende hanno tutti e tre gli elementi oppure potrebbero avere qualcosa di simile, come una dichiarazione di scopo.
- Missione = cosa facciamo (tattico)
- Visione = cosa faremo (aspirazionale)
- Valori = come lo facciamo (comportamentale)
Esaminando missione, visione e valori, sarai in grado di individuare, ad esempio, che tipo di esperienza o formazione sono necessarie nei team; quali processi, pratiche o tecnologie sono richieste; e l'infrastruttura necessaria ora per raggiungere gli obiettivi a lungo termine.
Esamina la strategia
Quando analizzi la strategia, devi esaminare sia il piano strategico sia gli obiettivi annuali.
Il piano strategico definisce gli obiettivi a lungo termine dell'organizzazione, mentre gli obiettivi annuali individuano gli obiettivi più immediati.
Gli obiettivi annuali dovrebbero essere in qualche modo allineati al piano strategico. Se non lo sono, dovrai affrontare la questione con il team di leadership prima di andare avanti con la progettazione.
Oltre a comprendere la strategia, cerca di individuare i risultati di performance desiderati, le risorse (finanziarie, personale o altro) necessarie e il divario tra la situazione attuale e lo stato futuro atteso. Questo influenzerà le tue raccomandazioni progettuali.
Raccogli informazioni
Hai bisogno di alcune informazioni aggiuntive prima di poter procedere. Queste comprendono sia dati formali o tangibili, sia informazioni informali o intangibili.
Sebbene sia allettante concentrarsi solo sugli aspetti formali, gli elementi informali sono altrettanto se non più importanti.
Le informazioni formali includono processi decisionali, strutture di compensazione e premi, canali di comunicazione (assemblee, newsletter, ecc.), gerarchie attuali e strutture dei team.
Gli elementi formali sono espliciti e spesso comunicati in qualche luogo (portale dipendenti, manuale, policy aziendali) a cui le persone possono fare riferimento.
Le informazioni informali sono implicite. Non le troverai sul portale o nel manuale dipendenti, ma sono quelle che determinano come le cose vengono davvero fatte dentro l'organizzazione.
Ad esempio, lo standard aziendale (formale) può prevedere che le decisioni vengano prese in riunioni di milestone specifiche. In realtà, tutti sanno che le decisioni vengono prese in conversazioni ad hoc (informale) prima della riunione di milestone.
Quando raccogli informazioni informali, cerca elementi come norme, mentalità, atteggiamenti e convinzioni comuni, e reti sociali tra i dipendenti.
Considera le organizzazioni all'interno dell'organizzazione
Ricorda che le informazioni—formali e informali—potrebbero non essere le stesse in tutte le parti dell'organizzazione.
Quando consideriamo quanto approfondire l’analisi, è una buona idea esplorare le differenze in base alla geografia perché il modo in cui il lavoro viene svolto può essere fortemente influenzato dalle norme e mentalità nazionali o culturali. Questo è particolarmente vero se sei un’azienda globale.
Potresti anche voler esaminare le disparità tra i vari team funzionali o specifici per evento per una serie di motivi. Sii aperto ad ampliare la tua raccolta di informazioni in base a ciò che apprendi durante il processo.
Creare/riprogettare la tua organizzazione
Ora sei pronto a creare il nuovo disegno organizzativo. Di nuovo, questo non significa solo creare una struttura organizzativa.
Stai progettando un’organizzazione che metterà l’azienda nella condizione di raggiungere i suoi obiettivi e realizzare il piano strategico.
Il tuo progetto può includere elementi come:
- Nuovi processi decisionali
- Nuove tecnologie
- Riduzione o ampliamento del focus sui prodotti
- Cambiamenti per adeguarsi a modifiche normative previste.
Non lasciare che le limitazioni attuali influenzino il tuo progetto. Il tuo obiettivo è capire di cosa ha bisogno l’azienda per rendere la strategia una realtà.
Spetterà al team di leadership esecutiva decidere se sono disposti e in grado di supportare ciò che è necessario.
Finalmente, una nuova struttura
Ora sei pronto a creare la struttura organizzativa. Hai tutte le informazioni necessarie per creare la struttura che renderà possibile l’attuazione del nuovo disegno organizzativo.
Ad esempio, per snellire i processi decisionali in tutta l’organizzazione, potresti proporre una struttura più piatta con meno livelli gerarchici.
Per garantire di poter assumere, trattenere e far crescere una solida base di specialisti tecnici necessari a promuovere l’innovazione continua, potresti prevedere una struttura in cui gli specialisti non devono diventare manager per raggiungere livelli più alti nell’organizzazione.
Caso di Studio di Progettazione Organizzativa
Tornando al retailer globale che ho menzionato nell’introduzione. Nei quasi dieci anni in cui sono stato lì, l’organizzazione ha vissuto diversi cambiamenti ai vertici.
Ciò, combinato con altri fattori come il calo delle vendite, nuovi concorrenti e l’aumento dei costi delle materie prime, ha portato a cambiamenti significativi nella strategia circa ogni due anni.
Invece di un ridisegno organizzativo guidato dalle Risorse Umane per riallineare in modo completo tutti gli aspetti dell’organizzazione a supporto dei cambiamenti di strategia, la leadership esecutiva ha insistito per molteplici ristrutturazioni.
Durante quel periodo, diverse parti dell’organizzazione hanno subito 12 ristrutturazioni(?!). In un caso, un team di 100 persone è cresciuto fino a quasi 400 per poi ridursi nuovamente a meno di 18 mesi dopo.
Durante quegli anni, l’organizzazione ha perso talenti, ha sostenuto costi significativi in pacchetti di separazione e uscita, e ha continuato a perdere quote di mercato.
I diritti decisionali sono diventati sempre meno chiari, le collaborazioni tra funzioni sono diventate più difficili e la responsabilità è progressivamente diminuita.
Concentrandosi quasi esclusivamente sulla struttura a scapito dell’allineamento e del disegno, non solo l’azienda non ha raggiunto i suoi obiettivi strategici, ma ha anche lavorato contro se stessa.
Una corretta progettazione organizzativa richiede tempo
Una delle obiezioni più comuni che sento contro l’implementazione di un completo processo di disegno organizzativo è che richiede troppo tempo e che la ristrutturazione è più rapida.
Come professionista delle Risorse Umane, il tuo ruolo è aiutare il management a comprendere il valore di rallentare per accelerare.
Sebbene la ristrutturazione possa sembrare più veloce, il costo opportunità dovuto alla perdita di efficienza, alla mancanza o perdita di talenti, alla scarsa chiarezza in tutta l’organizzazione e alla responsabilità erosa costerà all’organizzazione più tempo (e spesso anche di più) quando si cercherà di risolvere ciò che non funziona.
Il processo di ridisegno è un modo ponderato e approfondito per assicurare che l’organizzazione sia predisposta al successo.
Punti chiave
- Progettazione e struttura organizzativa sono diverse. L’OD comprende l’allineamento di vari aspetti di un’organizzazione che includono processi, flussi di lavoro, strategie e struttura per raggiungere gli obiettivi aziendali.
- Il ruolo fondamentale delle Risorse Umane nella progettazione. Le Risorse Umane (HR) hanno un ruolo cruciale nel guidare la progettazione organizzativa, assicurando che la leadership sia impegnata nella riprogettazione e non solo nella ristrutturazione.
- Principi e processo di un’efficace progettazione organizzativa: I principi base di una progettazione organizzativa efficace sono l’allineamento al business, la flessibilità evolutiva, la chiarezza e la fidelizzazione dei talenti.
