Team di reclutamento: dimensioni, struttura ed esternalizzazione

1. Il selezionatore

Il selezionatore gestisce l’intero processo di assunzione, dalla pubblicazione delle descrizioni delle posizioni allo screening dei curriculum, fino alla conduzione dei colloqui e alla presentazione delle offerte.

Agisce da collegamento tra i candidati e l’azienda, garantendo un’ottima esperienza del candidato e collaborando strettamente con i responsabili delle assunzioni per apportare miglioramenti.

Alcune organizzazioni dispongono di un selezionatore dedicato, mentre in altre la selezione è gestita dal responsabile delle risorse umane.

La costruzione di un solido ruolo di selezionatore inizia assicurandosi che il team abbia completato i corsi di formazione di base sulla selezione.

2. Il responsabile delle assunzioni

Il responsabile delle assunzioni definisce i requisiti del ruolo e collabora con il selezionatore per progettare il processo di colloquio. Conduce i colloqui per valutare la compatibilità tecnica e con il team e prende la decisione finale sull’assunzione. Contribuisce inoltre al processo di inserimento dei nuovi assunti.

Nella selezione nelle startup, il responsabile delle assunzioni si occuperà delle responsabilità di selezione.

3. Il coordinatore della selezione

Il coordinatore della selezione gestisce gli aspetti logistici, come la programmazione dei colloqui e il coordinamento delle comunicazioni tra i candidati e il team di colloquio. Si assicura che il processo di colloquio si svolga senza intoppi, gestisce la manutenzione continua necessaria per mantenere operativo il tuo sistema di selezione e supporta i selezionatori con altre attività amministrative.

4. Il responsabile del marketing del marchio del datore di lavoro

Gli addetti al marketing del marchio del datore di lavoro creano e promuovono contenuti che mostrano il marchio e la cultura unici dell’azienda per attrarre talenti. Gestiscono i canali di marketing della selezione, come il sito dedicato alle carriere dell’azienda, i canali dei social media e gli annunci di lavoro, assicurandosi che il marchio del datore di lavoro sia in linea con le attività di selezione.

5. Addetto alla ricerca dei candidati

Un addetto alla ricerca dei candidati è responsabile dell’identificazione, del coinvolgimento e della creazione di un bacino di potenziali candidati, ovvero della ricerca dei candidati.

Cerca proattivamente candidati attraverso diversi canali, come i software per la ricerca dei candidati, LinkedIn, le bacheche di annunci di lavoro, i social media e gli eventi di networking.

Gli addetti alla ricerca dei candidati si concentrano sui candidati passivi, che potrebbero non essere attivamente alla ricerca di un lavoro, effettuano il primo contatto e sottopongono i candidati a una preselezione prima di passare i contatti qualificati ai selezionatori.

6. Collaboratori individuali

Nell’ambito di un processo di assunzione collaborativa, a volte i membri del team partecipano ai colloqui per valutare la compatibilità dei candidati con la cultura aziendale e le competenze tecniche, oltre a offrire al candidato una panoramica del team per consentirgli di fare domande.

Inoltre, i collaboratori individuali possono contribuire alla ricerca dei candidati attraverso segnalazioni e partecipare alle attività di marketing della selezione.

7. Fondatore o amministratore delegato

Nelle aziende più piccole, il fondatore o l’amministratore delegato è spesso coinvolto nella definizione delle strategie di assunzione, nella conduzione dei colloqui per i ruoli dirigenziali e nella verifica dell’allineamento con la missione e i valori dell’azienda. Può dare l’approvazione finale per le assunzioni chiave e influenzare l’approccio complessivo alla selezione.

Guida con intelligenza nell'era dell'IA

Unisciti alla community di People Managing People per accedere a contenuti esclusivi, modelli pratici, eventi riservati ai membri e approfondimenti settimanali sulla leadership—l'iscrizione è gratuita.

Get Free Access

Have an account? Log In

Determinare la dimensione giusta per il team di selezione

La dimensione del team di selezione sarà determinata in gran parte dai seguenti fattori:

1. Volume delle assunzioni

• Considera i tuoi obiettivi annuali di assunzione. Più persone devi assumere, più grande dovrebbe essere il team di selezione. Un parametro comune è 1 selezionatore ogni 25-40 assunzioni all'anno, ma può variare in base alla complessità del ruolo.
• Stima il carico di lavoro per selezionatore. I selezionatori possono gestire volumi diversi di assunzioni a seconda che i ruoli siano junior, di livello intermedio o altamente specializzati.

2. Complessità del ruolo

• Ruoli tecnici o specializzati. I ruoli difficili da coprire o di nicchia richiedono generalmente più tempo per la selezione, il che significa che potrebbero essere necessari più selezionatori o addetti alla ricerca dei candidati.
• Ruoli con elevato ricambio. Per le posizioni caratterizzate da un ricambio elevato, potrebbe essere necessaria una maggiore capacità di selezione per far fronte alla domanda costante.

3. Fase di crescita dell'azienda

• Azienda in fase di avvio o azienda consolidata. Le aziende in fase di avvio possono avere un piccolo team di selezione flessibile, in grado di crescere quando necessario, mentre le aziende più grandi o in rapida crescita richiedono un team più strutturato con ruoli dedicati (selezionatori, addetti alla ricerca dei candidati, coordinatori).
• Espansione pianificata. Se ti stai preparando a una crescita aggressiva o all'ingresso in nuovi mercati, avrai bisogno di un team più grande per gestire l'aumento delle assunzioni.

4. Efficienza del processo di selezione

• Tecnologia e strumenti. Se la tua azienda utilizza un sistema di gestione dei candidati (ATS) o strumenti basati sull'IA, può automatizzare alcune parti del processo, consentendo a un team più piccolo di gestire un numero maggiore di candidati.
• Esternalizzazione e agenzie. Se esternalizzi determinati ruoli affidandoli ad agenzie o utilizzi servizi di selezione esterni, potresti riuscire a mantenere un team interno di selezione più snello.

5. Parametri di riferimento del settore

• Considera le prassi del settore. Ricerca i rapporti tipici tra selezionatori e dipendenti nel tuo settore. Ad esempio, le aziende tecnologiche hanno spesso rapporti più bassi (1:15-1:25), mentre le aziende del commercio al dettaglio o dell'ospitalità possono avere rapporti più alti (1:50 o superiori).

6. Immagine del datore di lavoro ed esperienza dei candidati

• Concentrati sull'immagine del datore di lavoro. Se la tua azienda attribuisce grande importanza all'immagine del datore di lavoro, potresti aver bisogno di un team più numeroso per creare contenuti, gestire i social network e coinvolgere i candidati, soprattutto nei settori competitivi.
• Priorità all'esperienza dei candidati. Un team di selezione che dà priorità a un'esperienza dei candidati altamente personalizzata potrebbe aver bisogno di più risorse, inclusi coordinatori incaricati di gestire la programmazione degli appuntamenti e le comunicazioni.

Configurazione del team di selezione

Sebbene non esistano due organizzazioni che lavorino esattamente allo stesso modo, è così che probabilmente saranno configurati i team di selezione nelle organizzazioni piccole, medie e grandi.

1. Aziende in fase di avvio

• Configurazione: Team piccoli e altamente flessibili, in cui i ruoli sono spesso combinati.
• Struttura del team: Solitamente è composto da 1-2 selezionatori o anche da una sola persona che gestisce le risorse umane e la selezione. Nelle aziende in fase di avvio, le assunzioni possono essere gestite dai fondatori o dai responsabili di reparto. Gli addetti alla ricerca dei candidati e i coordinatori della selezione sono poco comuni, poiché i selezionatori gestiscono l'intero processo. L'attenzione è spesso rivolta all'assunzione rapida di talenti chiave, con tutti i membri del team che collaborano quando necessario.
• Caratteristiche: Agili e adattabili, si concentrano sulla copertura dei ruoli critici per favorire la crescita. I processi di selezione sono meno formalizzati e si basano su reti personali, segnalazioni e contatti diretti.

2. Organizzazioni di medie dimensioni

• Configurazione: Più strutturata, con ruoli specializzati che iniziano a emergere.
• Struttura del team: Include selezionatori dedicati, con alcune aziende che aggiungono addetti alla ricerca dei candidati o coordinatori della selezione per gestire assunzioni ad alto volume. I team di selezione collaborano maggiormente con le risorse umane per l'inserimento e la fidelizzazione dei dipendenti, e può esserci un responsabile o manager della selezione che supervisiona il processo.
• Caratteristiche: Equilibrio tra efficienza e specializzazione, con la capacità di crescere quando necessario senza una complessità significativa.

3. Organizzazioni in rapida crescita

• Configurazione: Squadre scalabili e altamente strutturate, con ruoli definiti.
• Struttura della squadra: Una combinazione di selezionisti, specialisti della ricerca, coordinatori e responsabili della promozione del marchio del datore di lavoro. I responsabili o dirigenti della selezione possono essere incaricati di supervisionare squadre o divisioni specifiche, garantendo che la selezione riesca a tenere il passo con le rapide esigenze di assunzione. Talvolta, per coprire ruoli urgenti, vengono utilizzati anche selezionisti autonomi o agenzie di selezione.
• Caratteristiche: Le assunzioni rapide e ad alto volume richiedono squadre ben coordinate, pronte a crescere rapidamente grazie a processi ottimizzati.

4. Grandi organizzazioni

• Configurazione: Altamente strutturata, con ruoli e dipartimenti distinti.
• Struttura della squadra: Include selezionisti specializzati per diverse aree aziendali (ad esempio tecnologia, vendite e operazioni), specialisti dedicati della ricerca, coordinatori della selezione, squadre dedicate alla promozione del marchio del datore di lavoro e analisti dei dati. Possono essere presenti responsabili regionali o dipartimentali della selezione, con una squadra operativa della selezione che supervisiona processi, conformità e reportistica. La promozione del marchio del datore di lavoro e la strategia di acquisizione dei talenti possono costituire dipartimenti separati.
• Caratteristiche: Elevata complessità, con un'attenzione particolare all'efficienza e alla scalabilità, processi ben definiti e strumenti come i sistemi ATS e CRM per gestire il volume di candidati e posizioni aperte.

Definizione delle metriche e dei KPI

Ciò che viene misurato viene gestito. Ecco alcune metriche della selezione e KPI comuni utilizzati dalle squadre di selezione per individuare i problemi e perfezionare il processo.

1. Tempo di assunzione/tempo di copertura

• Definizione:
  • Il tempo di assunzione si riferisce al numero di giorni che intercorrono tra l'ingresso di un candidato nel processo (ad esempio, quando presenta una candidatura) e l'accettazione dell'offerta di lavoro.
  • Il tempo di copertura è il numero totale di giorni che intercorrono tra la pubblicazione di una posizione aperta e l'assunzione di un candidato.
• Importanza: Queste metriche misurano l'efficienza del processo di selezione. Un tempo di assunzione/copertura più breve indica inserimenti più rapidi, che possono prevenire lacune nella produttività e ridurre i costi di selezione.

2. Qualità dell'assunzione

• Definizione: Una metrica che valuta il valore apportato all'organizzazione da una nuova assunzione, spesso sulla base delle valutazioni delle prestazioni, dei tassi di fidelizzazione e della rapidità con cui vengono raggiunti i principali traguardi.
• Importanza: È un indicatore chiave dell'efficacia della selezione e misura quanto le nuove assunzioni contribuiscano al successo dell'azienda.

3. Numero di candidati

• Definizione: Il numero totale di candidati che si candidano per un ruolo specifico o per tutte le posizioni aperte.
• Importanza: Questa metrica aiuta a valutare la portata e l'attrattiva degli annunci di lavoro, nonché l'efficacia dei canali di ricerca. Un numero elevato di candidati può indicare una buona promozione del marchio del datore di lavoro e una promozione efficace, ma è importante bilanciare anche la quantità con la qualità.

4. Numero di colloqui

• Definizione: Il numero di colloqui condotti per ogni ruolo aperto, dalla selezione iniziale ai colloqui finali.
• Importanza: Il monitoraggio di questa metrica fornisce informazioni sull'efficienza del processo di colloquio. Se sono necessari troppi colloqui, ciò può indicare un processo eccessivamente complesso o difficoltà nell'identificare il candidato giusto. Può inoltre rivelare potenziali colli di bottiglia.

5. Tasso di conversione

• Definizione: La percentuale di candidati che avanzano da una fase all'altra del processo di selezione, ad esempio dalla selezione iniziale ai colloqui o dai colloqui alle offerte.
• Importanza: Aiuta i selezionisti a individuare il punto in cui i candidati abbandonano il percorso di assunzione. Tassi elevati di abbandono in una determinata fase potrebbero indicare problemi relativi all'idoneità del candidato, alla chiarezza della descrizione del lavoro o ai processi di colloquio.

6. Qualità della fonte

• Definizione: Misura l'efficacia dei diversi canali di reclutamento (ad es. bacheche di annunci di lavoro, segnalazioni, LinkedIn) nel generare candidati di alta qualità. Valuta da dove provengono le assunzioni di successo e monitora le loro prestazioni o la loro permanenza all'interno dell'azienda.
• Importanza: Comprendere quali fonti producono i candidati migliori aiuta a ottimizzare le attività di ricerca, consentendo ai responsabili della selezione di concentrarsi sui canali più efficaci e di ridurre i costi e il tempo necessario per coprire una posizione.

7. Costo per assunzione

• Definizione: Il costo totale associato all'assunzione di un nuovo dipendente, inclusi pubblicità, compensi delle agenzie di selezione, stipendi dei responsabili della selezione, verifiche dei precedenti e qualsiasi altra spesa relativa all'assunzione, diviso per il numero di assunzioni effettuate.
• Importanza: Questa metrica aiuta le aziende a gestire e ottimizzare il budget per il reclutamento. Ridurre il costo per assunzione mantenendo o migliorando la qualità delle assunzioni è un obiettivo comune della selezione.

8. Soddisfazione dei candidati

• Definizione: Una misura del grado di soddisfazione dei candidati rispetto al processo di selezione, spesso rilevata tramite sondaggi successivi al colloquio o dopo aver preso la decisione di assunzione.
• Importanza: La soddisfazione dei candidati riflette l'esperienza complessiva del candidato e influisce sul marchio del datore di lavoro. Tassi elevati di soddisfazione possono attrarre più talenti di alto livello, anche se il candidato non ottiene il lavoro, poiché potrebbe consigliare l'azienda o candidarsi nuovamente in futuro.

Esternalizzazione del processo di selezione 

A volte le organizzazioni scelgono di esternalizzare alcune parti del processo di selezione, principalmente la ricerca dei candidati. Quando si tratta di esternalizzare il reclutamento, esistono diverse opzioni adatte alla maggior parte delle esigenze:

RPO su richiesta (Esternalizzazione del processo di selezione)

• Definizione: L'RPO su richiesta fornisce un supporto flessibile e a breve termine per la selezione, attivabile in base alle necessità. È ideale per gestire picchi specifici di assunzioni, come la necessità temporanea di più responsabili della selezione durante le assunzioni stagionali o per un progetto speciale.
• Come funziona: Un'azienda collabora con un fornitore di RPO per potenziare le proprie attività interne di selezione quando è necessario un aiuto aggiuntivo. Il fornitore può mettere a disposizione responsabili della selezione, ricercatori di candidati o persino utilizzare la propria tecnologia e i propri strumenti per supportare la selezione dell'azienda per un periodo limitato.
• Vantaggi:
  • Scalabilità e flessibilità per gestire improvvise esigenze di assunzione senza impegni a lungo termine.
  • Convenienza economica, poiché i servizi vengono attivati solo quando necessario.
  • Assunzioni più rapide senza dover aumentare il team interno permanente addetto alla selezione.
• Ideale per: Aziende che registrano occasionalmente picchi di assunzioni, hanno esigenze basate su progetti o dispongono di risorse interne limitate per la selezione.

RPO basato sul gruppo funzionale

• Definizione: L'RPO basato sul gruppo funzionale consiste nell'esternalizzare la selezione per uno specifico reparto, una determinata funzione lavorativa o un'unità aziendale all'interno dell'azienda (ad es. IT, vendite, marketing, ecc.). È un approccio mirato all'esternalizzazione per determinati ruoli o gruppi.
• Come funziona: Il fornitore di RPO assume la gestione della selezione per una specifica funzione o un determinato team all'interno dell'organizzazione. Gestisce tutto, dalla ricerca dei candidati ai colloqui e all'inserimento, fino al marchio del datore di lavoro per quella funzione. Il team interno delle risorse umane gestisce le altre aree, mentre il fornitore di RPO diventa un'estensione del team di acquisizione dei talenti dell'azienda per quel gruppo specifico.
• Vantaggi:
  • Competenza specializzata nella selezione per determinate funzioni, che porta a candidati di qualità superiore.
  • Consente ai responsabili interni della selezione di concentrarsi su altre aree dell'azienda.
  • Scalabilità e adattabilità alle esigenze di uno specifico reparto o divisione.
• Ideale per: Organizzazioni che necessitano di un supporto specializzato per la selezione in aree che richiedono competenze specifiche o esperienza, oppure che registrano una domanda elevata, come i ruoli tecnici o commerciali.

3. RPO completo

• Definizione: l'RPO completo si verifica quando un fornitore esterno di servizi HR assume la gestione dell'intero processo di reclutamento di un'organizzazione. Questo include tutto, dalla ricerca dei talenti, alla selezione, ai colloqui, alla gestione delle offerte e all'inserimento, nonché la strategia per i talenti e il marchio del datore di lavoro.
• Come funziona: il fornitore di RPO si integra completamente con l'organizzazione, utilizzando spesso il marchio e gli strumenti dell'azienda per gestire tutte le operazioni di reclutamento. Diventa un partner strategico a lungo termine, gestendo tutte le attività di acquisizione dei talenti in tutta l'azienda. Questo include spesso l'uso di tecnologie avanzate, analisi dei dati sul reclutamento e strategie per il marchio del datore di lavoro.
• Vantaggi:
  • Supporto completo al reclutamento, che consente ai team HR interni di concentrarsi su altre aree.
  • Competenza nella gestione del reclutamento su larga scala e della strategia di acquisizione dei talenti.
  • Accesso a strumenti e tecnologie avanzati, nonché a informazioni sul mercato.
  • Può portare a nuove assunzioni di maggiore qualità, a una riduzione dei tempi di assunzione e a processi di reclutamento complessivamente migliori.
• Ideale per: organizzazioni di grandi dimensioni con elevate esigenze di assunzione, aziende in rapida crescita o realtà che desiderano ottimizzare completamente ed esternalizzare il proprio processo di reclutamento.

Le opzioni di RPO includono aziende dedicate all'RPO, organizzazioni professionali dei datori di lavoro oppure, soprattutto per le assunzioni internazionali, un datore di lavoro registrato.

Unisciti alla comunità di People Managing People

Per ulteriori informazioni sui team di reclutamento e sull'acquisizione dei talenti in generale, unisciti alla nostra comunità di supporto composta da leader delle risorse umane e del mondo aziendale, che condividono conoscenze e competenze per aiutarti a crescere professionalmente e a generare un impatto maggiore nella tua organizzazione.

Domande frequenti sul team di reclutamento

Cosa fa un team di reclutamento?

Qual è la dimensione ideale di un team di reclutamento?

Che cos'è l'esternalizzazione del processo di reclutamento?