Consigli per la gestione delle persone che ogni manager dovrebbe conoscere

La gestione delle persone è il processo che assicura che le persone giuste siano al posto giusto, con le risorse adeguate, per raggiungere gli obiettivi prefissati. Questo include la selezione, la formazione e lo sviluppo dei membri del proprio team.

Perché è importante la gestione delle persone?

La gestione ha un'enorme influenza sull'esperienza di ogni dipendente durante tutto il ciclo di vita lavorativo. I comportamenti e gli stili manageriali impattano in modo significativo su prestazioni, coinvolgimento, produttività e fidelizzazione dei collaboratori, specialmente quando si affrontano i cambiamenti.

C'è molta sovrapposizione tra gestione e leadership delle persone e, generalmente, un buon leader è anche un buon manager. Tuttavia, esistono alcune differenze fondamentali, tra cui:

• I leader spesso hanno un ruolo e una visione più strategici, mentre i manager sono più focalizzati sulle operazioni quotidiane
• I leader allenano le persone a migliorarsi e a raggiungere obiettivi personali, mentre i manager guidano le persone verso l'obiettivo aziendale
• I leader tendono a sfidare lo status quo, mentre i manager cercano di raggiungere o mantenere lo status quo in modo costante
• La leadership è qualitativa e i risultati sono immateriali, mentre la gestione è quantitativa e i risultati sono misurabili

Entrare nel ruolo di manager delle persone

Le qualità di un buon manager delle persone possono risultare poco definite. Tutti noi vorremmo essere guidati da qualcuno competente, sicuro di sé e deciso, ma come si diventa quella persona? E cosa serve per mantenere quel ruolo?

I miei studenti spesso sono aspiranti manager o hanno appena iniziato ad avere collaboratori che fanno riferimento a loro. Nella maggior parte dei casi, queste persone hanno una reale attenzione per i propri collaboratori e sono desiderosi di imparare come servirli al meglio.

L'autenticità della loro cura è ciò che conta di più nei primi tempi; da lì, aggiungiamo competenze e consapevolezza per creare manager delle persone davvero forti, di supporto ed empatici.

Ci sono alcuni stili importanti da considerare quando valuti le tue tecniche di gestione delle persone per gestirle in modo che favorisca le prestazioni, la fidelizzazione dei dipendenti e una esperienza del dipendente positiva.

Gli stili di gestione delle persone possono essere suddivisi in quattro categorie:

• Direttivo
• Coaching
• Supportivo
• Delegante

Gestione delle persone direttiva

Con la gestione delle persone direttiva, il manager dice ai dipendenti cosa fare e come farlo. Questo stile è più efficace quando i compiti devono essere portati a termine rapidamente e in modo efficiente secondo uno standard o una richiesta specifica, oppure quando i dipendenti sono alle prime fasi del loro sviluppo e necessitano di maggiore guida.

Detto ciò, c'è una grande differenza tra dirigere un dipendente e microgestirlo. Se ti ritrovi a microgestire o a contraddire il lavoro o le decisioni perché non sono quelle che avresti preso tu, rifletti per individuare le tue vere paure. Poi, costruisci opportunità affinché i tuoi dipendenti possano dimostrare competenza, rafforzare la fiducia in sé stessi e creare fiducia reciproca.

Gestione delle persone tramite coaching 

In questa situazione, i manager forniscono indicazioni chiare e specifiche e supportano i dipendenti nel raggiungimento dei risultati desiderati. Questo stile è efficace per aiutare le persone ad apprendere comportamenti specifici e norme culturali in modo che, in futuro, il manager possa essere più di supporto e meno direttivo. 

Lo stile coaching è utile per sviluppare comportamenti specifici in dipendenti altamente competenti che si adattano a una nuova cultura o contesto organizzativo.

Gestione delle persone di supporto

Il manager fornisce guida e sostegno ai dipendenti ma permette loro di prendere le proprie decisioni, incluso il risultato finale.

Questo stile è spesso più positivo per i dipendenti e può portare a risultati migliori laddove possano esserci molte "risposte giuste" e i dipendenti siano esperti e competenti nel creare un risultato positivo nel contesto o nell'organizzazione specifica.

Gestione delle persone delegante

Il manager dà autonomia ai dipendenti di prendere decisioni con minimo supporto o coinvolgimento.

Lo stile delegante può essere utile per sviluppare le competenze dei dipendenti ed è solitamente più adatto a dipendenti molto sviluppati che comprendono a fondo il contesto, la cultura e gli obiettivi dell'organizzazione.

Nessuno stile vale per tutti

Anche all'interno di un team, dipendenti con diversi livelli di sviluppo possono essere gestiti o guidati al meglio utilizzando stili differenti. I migliori manager sono abili nell'identificare quali stili siano più adatti per i singoli individui e per i team.

Ad esempio, nella mia esperienza nella gestione di project manager, trovo che i nuovi dipendenti abbiano bisogno di maggiore direzione all'inizio mentre apprendono il contesto, la cultura, le aspettative, le norme del team e le regole dell'azienda.

Durante questa fase del loro sviluppo, spesso faccio lavorare i nuovi dipendenti insieme a me per collaborare nella risoluzione di un problema o nel raggiungimento di un risultato. Successivamente, inizio ad assegnare loro dei progetti da gestire, passando così a uno stile di coaching. Con la crescita della loro esperienza e competenza, il mio approccio diventa più di supporto e, successivamente, delegante.

Man mano che valuti quale tipo di stile di gestione delle persone sia più adatto per ciascuno dei tuoi dipendenti, considera l'esperienza e il livello di sviluppo o maturità nel loro ruolo e chiedi un feedback sulla tua gestione. Questo ti aiuterà a capire se hanno bisogno di maggior supporto o guida da parte tua per dare il massimo.

Essere un manager di persone comprende i seguenti compiti, molti dei quali sono fondamentali nel ciclo di vita del dipendente:

• Assunzioni e colloqui
• Onboarding e formazione
• Assegnazione e valutazione del lavoro
• Sviluppo professionale e formazione
• Gestione delle prestazioni
• Riconoscimento e premi per i dipendenti
• Offboarding.

Oltre a questi compiti, un manager di persone svolge un ruolo cruciale nella creazione di un ambiente di lavoro positivo e inclusivo, ascoltando attivamente le preoccupazioni dei dipendenti, mediando i conflitti e promuovendo una cultura di rispetto.

Per eccellere in questi compiti manageriali, è importante dare priorità ad una comunicazione efficace e all'apprendimento continuo. Pianifica regolarmente colloqui individuali per dare e ricevere feedback ai dipendenti e rimani aggiornato sulle ultime tendenze e tecniche del settore tramite workshop, corsi di formazione e certificazioni di management.

La gestione delle persone richiede un insieme di competenze e abilità che si concentrano sul supporto ai dipendenti e sulla gestione di prestazioni, risultati e allocazione delle risorse.

Alcune competenze chiave che vengono subito in mente includono: 

1. Ricerca, colloquio e inserimento dei dipendenti per garantire la selezione e l'integrazione dei talenti giusti per il successo organizzativo.
2. Costruire fiducia e mantenere relazioni basate sulla fiducia per creare un ambiente di lavoro positivo e collaborativo.
3. Ascolto attivo e comunicazione chiara per favorire la comprensione, risolvere i conflitti e garantire collaborazione e allineamento all'interno del team.
4. Fornire feedback specifici e tempestivi per guidare e motivare i dipendenti, aiutandoli a crescere e migliorare efficacemente le loro prestazioni.
5. Individuare i punti di forza e le competenze chiave delle persone per sfruttare al meglio i talenti, migliorare le prestazioni del team e la soddisfazione lavorativa.
6. Distribuire e delegare le attività per un'assegnazione efficiente dei compiti, favorendo il coinvolgimento e un ambiente di lavoro equilibrato.
7. Definire aspettative chiare per fornire una direzione, allineare gli sforzi del team e fissare standard di performance e responsabilità.
8. Motivare i dipendenti per aumentare il coinvolgimento, migliorare il morale e aumentare la produttività e la soddisfazione nel lavoro.
9. Collaborare nella risoluzione dei problemi per sfruttare prospettive e competenze diverse, generando soluzioni più innovative ed efficaci.
10. Incoraggiare lo sviluppo e l'apprendimento dagli errori per favorire una mentalità di crescita, resilienza e miglioramento continuo tra i dipendenti.
11. Celebrando i successi per riconoscere i risultati raggiunti, rafforzare il morale individuale e di squadra e consolidare i comportamenti positivi e lo spirito di unità.

1. Assumi le persone giuste

Assumere le persone giuste è fondamentale per il successo di ogni organizzazione. Qualcuno con competenze o valori sbagliati può portare a una perdita di tempo ed energie che si sarebbero potuti evitare.

Ma come fai a sapere se qualcuno ha quello che serve? Come si assume un manager rispetto a un dipendente "classico"? Sono tutte domande a cui dovrai avere risposta prima di iniziare a valutare i candidati.

Il modo migliore per assumere la persona giusta è tramite un processo di colloquio che includa domande non tecniche su esperienza, valori e obiettivi, oltre a domande tecniche legate al ruolo o all’azienda. Ho anche ottenuto ottimi risultati includendo altri membri del team nel processo di selezione.

Ecco un consiglio da ricordare: assumi lentamente, licenzia rapidamente. Se assumi la persona sbagliata, cerca di rimuoverla rapidamente, così potrai proseguire con il tuo piano di assunzione e trovare la persona giusta per supportare il team e gli obiettivi dell’organizzazione.

2. Definisci aspettative chiare

Stabilire aspettative chiare per i dipendenti è una delle cose più importanti che un manager possa fare per i propri collaboratori. Comunichi ai tuoi collaboratori cosa ti aspetti da loro e cosa possono aspettarsi da te.

Ma come si possono stabilire aspettative chiare per i tuoi dipendenti? 

Il modo migliore per farlo è fornire una descrizione del lavoro o un documento di chiarimento del ruolo che illustri compiti e responsabilità specifiche, così come gli obiettivi della posizione. Questo documento dovrebbe essere aggiornato regolarmente con il variare delle responsabilità del dipendente.

Un altro metodo consiste in incontri individuali periodici per discutere delle performance dei dipendenti. Ricorda che vuoi aiutarli a vedere il valore e l’impatto delle loro azioni e guidarli verso il raggiungimento degli obiettivi del team e dei propri obiettivi personali.

3. Fornisci feedback regolarmente

Fornire feedback regolarmente è essenziale per mantenere una comunicazione aperta e ridurre errori e sorprese. 

Dando feedback, comunichi ai membri del team cosa stanno facendo bene e dove devono migliorare. Questo assicura che i collaboratori continuino a crescere e a sviluppare le loro competenze.

Quando do feedback, pratico la Radical Candor: loda i dipendenti in pubblico e sfidali in privato. Usa l’intelligenza emotiva per guidare come fornisci il feedback ed essere anche aperto ad accettare suggerimenti sul modo in cui dai feedback! 

Perché è così importante farlo regolarmente? Beh, è fondamentale non accumulare feedback negativi fino alla revisione ufficiale delle performance. Monitoraggi regolari consentono di correggere i problemi più rapidamente e riducono lo stress e la paura di conversazioni più pesanti.

4. Offri opportunità di formazione e sviluppo

Anche tu vuoi sentirti in costante crescita e apprendimento professionale, giusto? 

Per questo è importante che i manager offrano ai dipendenti possibilità di crescita e formazione in linea con i loro obiettivi di carriera. Così facendo, trasmetti che dai valore al loro sviluppo e sei investito nel loro futuro.

C’è qualcuno interessato alla formazione manageriale e che aspira a diventare leader? Sostienilo! 

Per crescere e andare avanti avrai bisogno di più leader che guidino i tuoi team, quindi incoraggia sempre chi desidera imparare a gestire gli altri e sviluppare competenze di leadership.

Il modo migliore per offrire occasioni di sviluppo e formazione è fornire una varietà di percorsi, come corsi online, libri, podcast dedicati a leadership e management o workshop in linea con i loro interessi e ambizioni di carriera. Puoi anche offrire momenti di job shadowing o rotazione per permettere ai dipendenti di conoscere altre aree dell’azienda.

5. Affronta prontamente le prestazioni insufficienti

Quando si tratta di gestire dipendenti che non raggiungono le aspettative o performance scadenti, il tempismo è tutto. Come detto in precedenza, non esitare o rimandare il confronto con chi ha prestazioni basse.

Se come manager ti sei accorto del problema, è probabile che anche altri ne siano già stati impattati e, nei casi peggiori, il benessere personale sia a rischio. Più aspetti, maggiori sono le possibilità che la situazione peggiori.

Segnali comuni di scarsa performance sono mancato rispetto delle scadenze, produttività bassa, atteggiamento ostile o demotivazione. A volte questo è un segnale che il dipendente sta per lasciare, ma non sempre.

In certi casi, i dipendenti più performanti che lavorano con membri poco produttivi notano il problema e si lamentano. Parla col dipendente potenzialmente meno performante e cerca il suo punto di vista su come stanno andando le cose e su quali sfide affronta il team. A volte può essere una questione di auto-consapevolezza.

Cosa puoi fare se il feedback e l’intervento tempestivo non funzionano?

Quando si conferma che un dipendente non soddisfa gli standard richiesti, inizia subito a documentare le problematiche includendo dettagli, date e impatti. Registrare in modo preciso le situazioni, i tuoi interventi, i feedback dati, le reazioni e i prossimi step concordati sarà molto utile se i problemi dovessero persistere o si dovesse arrivare a un licenziamento.

6. Incoraggia creatività e innovazione; accetta il fallimento

"Devi fidarti della passione, della voglia e della creatività di chi davvero vuole portare avanti un’idea. La fiducia è ciò di cui abbiamo bisogno per avere successo nel nostro lavoro e nel rapporto con i nostri manager." - John Carter, inventore delle cuffie Bose con cancellazione del rumore

Incoraggiare creatività e innovazione sul lavoro è un motore chiave per la crescita, il coinvolgimento e la fidelizzazione dei dipendenti.  I collaboratori creativi e innovativi sono più coinvolti e motivati, propensi a trovare nuove idee e soluzioni.

Ma parte della creatività, dell’innovazione e della crescita è anche fallire. Nelle organizzazioni innovative, il fallimento va vissuto come un’occasione di apprendimento. È importante creare un ambiente in cui sbagliare sia permesso: come manager puoi aiutare i dipendenti a imparare da queste esperienze.

Per identificare cosa non ha funzionato, inizia chiedendo: “Cosa volevi ottenere?”, “Quali sono state le sfide principali?”, “Cosa cambierai o migliorerai alla prossima occasione?”. Queste domande sono orientate al futuro e aiutano i collaboratori a imparare.

7. Ascolta attivamente persone, team e organizzazione

L’ascolto attivo è una tecnica di comunicazione e una soft skill che implica prestare molta attenzione a chi parla, senza interrompere, mantenendo il contatto visivo e prendendo appunti se necessario. 

Sì, è una competenza relazionale che i manager devono sviluppare perché essenziale per creare una cultura aziendale in cui i dipendenti sentano supporto e empowerment. 

Lo scopo dell’ascolto attivo è fare in modo che l’interlocutore si senta davvero ascoltato e compreso. Questo è utile sia per i manager alle prime armi che per quelli più esperti, poiché i diversi livelli di ascolto aiutano a comprendere in profondità pensieri ed emozioni dei dipendenti. Questo permette ai leader di supportarli meglio nel raggiungere gli obiettivi.

L’ascolto attivo aiuta anche a costruire fiducia tra responsabile e collaboratore, perché dimostra di dare valore a chi si sta esprimendo.

Sentirsi ascoltati e compresi crea un ambiente di lavoro più positivo e favorisce coinvolgimento, retention e produttività. Inoltre, è una competenza molto utile nei momenti di conflitto.

8. Celebra i successi

Quando le persone sentono che il proprio impegno viene riconosciuto e apprezzato, sono più coinvolte e motivate, quindi più produttive e propense a contribuire ulteriormente all’organizzazione.

Una strategia di people management efficace include il celebrare i successi insieme ai collaboratori e ringraziarli per il loro lavoro. Fai sentire la campanella!

Rendi pubblici i risultati raggiunti dai tuoi collaboratori e congratulati con loro apertamente. Puoi farlo di persona, su piattaforme di collaborazione virtuale o anche su LinkedIn!

Le persone amano conoscere i successi dell’azienda e dei colleghi, poiché dà la sensazione di far parte di qualcosa di più grande e di avere un ruolo riconosciuto.

Articoli correlati: 30 idee creative per il riconoscimento e l’apprezzamento dei dipendenti

Bonus: gestire il lavoro da remoto

Dopo quasi due anni di gestione di collaboratori tramite webcam e cuffie, ho trovato modi unici per creare connessione nel team, facilitare le decisioni, sviluppare nuove competenze e continuare a raggiungere risultati. 

Ecco la mia checklist per essere un ottimo manager e gestire team globali: 

• Conosci le tue persone. Informati su chi sono, le loro competenze, obiettivi e interessi anche fuori dal lavoro. Questo favorisce empatia e connessione.
• Collegati spesso e in maniera informale. Abbina incontri regolari con i tuoi collaboratori: 25 minuti ogni settimana o due sono ideali nella maggior parte dei casi. Siano i collaboratori a guidare questo tempo, che deve essere centrato sulla loro crescita e sviluppo. Come sottolinea Zack McGill in un articolo su gestire team di vendita da remoto, "Ho frequenti check-in con tutto il team e incontri one-to-one individuali, coaching di chiamata, huddle improvvisati, ecc. Facciamo anche una riunione mensile online di gruppo per divertirci."
• Adatta lo stile di leadership per ciascun collaboratore e al contesto. Potresti dover passare più tempo con alcuni membri del team a seconda del loro livello di sviluppo e delle necessità. Dedica tempo dove serve e gestisci i dipendenti da remoto secondo le loro esigenze, non le tue.
• Incoraggia lo sviluppo professionale. Solo perché si lavora da casa non significa che si debba smettere di imparare. Imparare aiuta a superare momenti di apatia e ad acquisire nuove competenze, abilità e interessi. 
• Favorisci connessioni e spirito di squadra. È difficile creare relazioni autentiche lavorando da casa mentre si cerca di “completare le iniziative". Pensa a ciò che può unire il tuo team anche a distanza! I Jackbox games sono stati una vera scoperta con il mio team.

Infine, guida con empatia, sempre. In molte aziende il valore principale è "le persone prima di tutto". Per me, vuol dire ricoprire il ruolo di leader in modo empatico.