5 semplici passaggi per gestire un dipendente con prestazioni insufficienti

• Scarsa qualità del lavoro
• Incapacità di raggiungere gli obiettivi o rispettare le scadenze
• Conflitti interpersonali continui
• Scarsa gestione del tempo
• Assenteismo o ritardi eccessivi
• Insubordinazione.

Affrontare efficacemente le prestazioni insufficienti richiede l'adozione di chiari metodi di miglioramento delle prestazioni per guidare i dipendenti verso il miglioramento e sfruttare al meglio i tuoi strumenti di gestione delle prestazioni. Quando un membro del team dimostra prestazioni scarse in qualche area del proprio lavoro, puoi:

1. Ignorare il problema: mettere la testa sotto la sabbia e sperare che le scarse prestazioni si risolvano miracolosamente da sole.
2. Licenziare il dipendente: interrompere il rapporto di lavoro con il membro del team e assumere qualcun altro.
3. Svolgere il lavoro del dipendente al suo posto: intervenire e assumersi gli aspetti del lavoro in cui sta ottenendo prestazioni insufficienti.
4. Spostarlo a un ruolo diverso: sta ottenendo prestazioni insufficienti nel ruolo attuale, ma forse potrebbe fare meglio in un altro.
5. Correggere il problema di rendimento: implementare un processo strutturato di miglioramento delle prestazioni, che può includere ulteriore formazione e sviluppo.

Sebbene questo articolo si concentri sull'opzione “5” sopra elencata, generalmente perché è la prima da prendere in considerazione, non è sempre l'opzione giusta.

Perché è importante affrontare le prestazioni insufficienti

Gestire i problemi con membri difficili del team è fondamentale quando si cerca di affrontare e migliorare le prestazioni insufficienti sul posto di lavoro. Quando si tratta di scegliere una delle opzioni illustrate sopra, considera quanto segue:

• Costi del ricambio del personale: secondo Benefit News, una singola dimissione può costare a un'azienda fino a un terzo dello stipendio annuale del dipendente. Due terzi di questo costo possono derivare da fattori come la riduzione della produttività e la formazione di una nuova persona, mentre il terzo restante deriva da costi “concreti” come la selezione del personale.
• Impatto sul morale del team: a meno che il dipendente con prestazioni insufficienti non lavori in una bolla, è probabile che i suoi colleghi siano influenzati negativamente in qualche modo dalle sue prestazioni. Questo emergerà anche nelle valutazioni delle prestazioni del team . Ignorare il problema o fare le cose al posto suo non trasmette il messaggio giusto al resto del team né contribuisce a stabilire una cultura ad alte prestazioni.
• Rispetto per i dipendenti: licenziare qualcuno può a volte sembrare la strada più semplice, ma se sei “troppo rapido nel prendere decisioni”, soprattutto quando si tratta di un problema che potrebbe essere corretto con un po' di impegno, il tuo team potrebbe interpretarlo come una mancanza di rispetto per le persone di cui sei responsabile, compromettendo il senso di sicurezza psicologica.
• Costi della correzione delle prestazioni: a volte, portare un dipendente con prestazioni insufficienti a un livello adeguato può essere semplicemente troppo costoso, richiedere troppo tempo o risultare impossibile per altri motivi. In questi casi, potresti dover prendere la difficile decisione di lasciare andare qualcuno o trasferirlo a un ruolo diverso.

I manager si affidano a un insieme di strumenti di gestione dei casi HR e software focalizzati specificamente sulla gestione delle prestazioni per monitorare i progressi rispetto ai piani di miglioramento delle prestazioni dei dipendenti in difficoltà.

Oggi, la gestione delle prestazioni in tempo reale, che sfrutta al meglio gli strumenti di analisi basati sull'IA, ha il potenziale per ridurre gli errori nel processo decisionale dei leader e impedire che i problemi di rendimento diventino un problema.

Come capire quando un dipendente ha prestazioni insufficienti

Nel caso dei miei abituali ritardi, il problema è diventato evidente al mio responsabile quando alla fine mi sono presentato in ritardo a una riunione importante. Tuttavia, non è sempre così evidente. 

Ricordo di aver lavorato con un membro del team, un responsabile, che pensavo stesse ottenendo buoni risultati. Raggiungeva i suoi obiettivi di performance, avevo ricevuto feedback positivi da altri responsabili e i clienti lo apprezzavano. 

Tuttavia, quando ho parlato con le persone che riportavano a lui, ho scoperto che c'erano dei problemi. Questo mi ha spinto ad avviare un processo di miglioramento delle performance.

L'implementazione degli OKR per le risorse umane aiuta a creare piani strutturati per affrontare le performance insufficienti dei dipendenti.

Di seguito sono riportati alcuni dei numerosi sistemi di controllo e contrappeso che è possibile adottare per ricevere un avviso tempestivo riguardo a problemi di performance reali o potenziali.

1. Stabilisci obiettivi SMART o OKR: questi forniscono una base solida che tu e il membro del tuo team potete utilizzare per verificare i progressi. Ad esempio, se concordate entrambi un obiettivo di “raggiungere vendite settimanali pari a $10,000” e il tuo dipendente conclude vendite per soli $5,000 a settimana, questo potrebbe essere un'indicazione di performance insufficienti. 
2. Verifiche regolari e riunioni individuali: che siano virtuali o di persona, le riunioni 1:1 sono una parte fondamentale della valutazione delle performance di un dipendente. Puoi confrontarti con il tuo dipendente, ascoltare da lui ciò su cui sta lavorando, conoscere i suoi progressi verso gli obiettivi e comprendere eventuali problemi che potrebbero influire sulle sue performance.
3. Sistemi di feedback dei dipendenti: ho scoperto le scarse performance del membro del mio team durante riunioni con i membri del suo team senza la presenza del responsabile diretto. Anche i sondaggi tra i dipendenti, le valutazioni delle performance a 360 gradi e le conversazioni informali con i colleghi del tuo dipendente sono metodi di feedback utili che possono segnalarti possibili problemi di performance.
4. Feedback delle parti interessate esterne: oltre al feedback dei dipendenti, è importante ottenere feedback da persone esterne all'organizzazione, come clienti, partner e fornitori. I dati provenienti da elementi come le recensioni dei clienti, i punteggi di propensione alla raccomandazione e i sondaggi sulla soddisfazione possono spesso fornire informazioni preziose su come migliorare le performance di una persona.
5. Software per la gestione delle performance: la maggior parte dei controlli che ho elencato sopra può essere implementata utilizzando un buon software per la gestione delle performance. Questo consente di acquisire dati sulle performance individuali, del team e dell'organizzazione. Molti pacchetti software offrono anche analisi dei dati, reportistica e automazione per semplificare le attività.
6. Revisioni della produttività: valuta l'efficienza e l'efficacia dei dipendenti nel completare le attività e raggiungere gli obiettivi entro un determinato periodo di tempo. Monitorare questi aspetti e fornire feedback al riguardo aiuta a individuare i punti di forza, le aree di miglioramento e le opportunità per migliorare le performance complessive.

Metodi avanzati per misurare le performance

Migliorare l'obiettività delle valutazioni dei dipendenti garantisce valutazioni delle performance eque e accurate, oltre a una migliore accettazione del feedback da parte dei dipendenti. Due metodi ampiamente utilizzati che migliorano l'obiettività delle valutazioni sono la scala di valutazione ancorata ai comportamenti (BARS) e i Centri di valutazione.

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BARS

La BARS combina valutazioni quantitative con descrizioni qualitative di comportamenti specifici, fornendo un quadro più obiettivo per valutare le performance.

Invece di basarsi su criteri vaghi o soggettivi, la BARS definisce i comportamenti chiave associati ai diversi livelli di performance. Ad esempio, un ruolo nell'assistenza clienti potrebbe prevedere comportamenti come “risolve efficacemente i reclami dei clienti”, valutati su una scala da insoddisfacente a eccezionale.

Questo metodo garantisce che le valutazioni si basino su comportamenti osservabili e pertinenti al lavoro, riducendo i pregiudizi e l'interpretazione personale.

Centri di valutazione

Questo approccio valuta in modo completo i dipendenti inserendoli in situazioni simulate attinenti al lavoro. Queste simulazioni possono includere:

• Giochi di ruolo
• Esercizi di risoluzione dei problemi
• Attività di gruppo progettate per valutare competenze come leadership, comunicazione e capacità decisionale.

Più valutatori osservano e assegnano un punteggio a queste attività, contribuendo a ridurre al minimo i pregiudizi individuali dei valutatori. L'uso di esercizi diversificati e di un gruppo di valutatori consente una valutazione più obiettiva delle capacità di un dipendente, in particolare nei ruoli complessi in cui le valutazioni basate su un singolo metodo possono rivelarsi insufficienti.

Sia il BARS sia i centri di valutazione forniscono approcci strutturati alla valutazione basati sui comportamenti, riducendo i pregiudizi soggettivi e offrendo ai dipendenti riscontri più chiari e attuabili.

Conformità legale e delle risorse umane nella gestione delle prestazioni

Dal punto di vista della conformità, il tuo obiettivo è allineare le fasi della gestione delle prestazioni alle politiche delle risorse umane, coinvolgendo al contempo il tuo team legale. Questo ti aiuterà a creare processi trasparenti e a rafforzare l'autorevolezza con cui gestisci queste situazioni.

Creazione di un PIP e collaborazione con le risorse umane

A nessuno piace progettare o attuare un Piano di miglioramento delle prestazioni (PIP). Troppo spesso non funzionano o vengono percepiti dai dipendenti come un preludio al licenziamento.

Non deve necessariamente essere così se continui a migliorare il tuo approccio alla gestione delle prestazioni.

Nel caso di un PIP, la sua creazione dovrebbe essere il risultato della collaborazione tra il responsabile, i rappresentanti delle risorse umane e il team legale. Questa collaborazione garantisce che il PIP sia conforme alle leggi sul lavoro e alle politiche aziendali, mantenendo al contempo l'equità.

Le risorse umane possono contribuire a strutturare il piano con obiettivi chiari e raggiungibili, mentre il team legale garantisce che nessuna azione possa essere interpretata come discriminatoria o ingiusta, riducendo il rischio di controversie legali.

Documentazione dei riscontri e della conformità

Una documentazione adeguata è un elemento fondamentale della conformità. I responsabili dovrebbero documentare meticolosamente tutte le discussioni sui riscontri, le valutazioni delle prestazioni e qualsiasi intervento adottato per affrontare prestazioni insufficienti.

Questi documenti non solo aiutano i dipendenti a comprendere i propri progressi, ma costituiscono anche una tutela legale nel caso in cui sorgano controversie.

5 passaggi per correggere le prestazioni

Uno dei tuoi sistemi di allerta precoce ti ha aiutato a individuare un problema di prestazioni in uno dei tuoi dipendenti e hai deciso di provare a correggerlo. Bene, e adesso? 

I passaggi che adotterai varieranno leggermente in base alla natura esatta del problema di prestazioni, ma quelli descritti di seguito si applicheranno alla maggior parte delle situazioni in cui solo un aspetto delle prestazioni di un dipendente rappresenta un problema (ad esempio, la puntualità). 

Se si tratta del raro caso in cui il dipendente ha prestazioni insufficienti in tutti gli ambiti, può valere la pena prendere in considerazione il suo trasferimento a un ruolo diverso o la sua uscita completa dall'organizzazione.

Passaggio n. 1: verifica i fatti e fai qualche ricerca

Prima di parlare con il dipendente, svolgi una ricerca approfondita per comprendere la causa principale del problema di prestazioni. Esamina metriche oggettive come i reclami dei clienti, i riscontri dei colleghi e i risultati individuali per capire se il problema risiede nel lavoro del dipendente o in fattori esterni, come membri del gruppo con prestazioni insufficienti o aspettative irrealistiche.

L'analisi delle cause principali può aiutarti a scoprire i problemi sottostanti e ad assicurarti di avere un quadro completo prima di avviare qualsiasi discussione. Potresti scoprire che il dipendente sta avendo problemi in un altro ambito della propria vita e che avrebbe bisogno del sostegno dell'organizzazione piuttosto che di una critica.

Piccoli accorgimenti, come verificare regolarmente la situazione e fornire risorse, possono contribuire notevolmente a fare in modo che tali problemi non influiscano sulle prestazioni.

Passaggio n. 2: rivaluta i tuoi standard di prestazione

Prenditi un momento per rivalutare se i tuoi standard di prestazione siano ragionevoli e chiari. Se le tue aspettative sono irrealistiche o non vengono comunicate adeguatamente, potrebbe trattarsi più di un problema di gestione che di un problema del dipendente.

Prima di parlare con il dipendente che ha prestazioni insufficienti, esamina attentamente le tue aspettative sul suo rendimento e poniti queste domande:

• I miei standard di prestazione sono cambiati di recente, ad esempio sono diventati più elevati?
• Il mio dipendente ha mai soddisfatto questi standard da quando sono in vigore?
• Gli altri membri del gruppo sono riusciti a raggiungere gli stessi standard?
• Ho aggiunto nuove responsabilità che potrebbero interferire con le sue prestazioni?   
• Ho fornito ai membri del mio gruppo tutta la formazione e le risorse di cui hanno bisogno per soddisfare le mie aspettative?

Passaggio n. 3: conduci una discussione sulla gestione delle prestazioni

Una volta completata la ricerca, esaminate le vostre aspettative in termini di prestazioni e raggiunta una ragionevole certezza che esista una lacuna nelle prestazioni reale, è il momento di parlare con il vostro dipendente. 

In base alla mia esperienza, le discussioni sulle prestazioni sono una forma d’arte. Non esiste una ricetta unica per fornire un feedback efficace, poiché ogni problema è diverso e ogni persona reagisce al feedback in modo differente.

Esistono, tuttavia, alcune buone pratiche che possono aiutarvi a condurre valutazioni delle prestazioni migliori. Innanzitutto, svolgete la conversazione alla presenza delle risorse umane, con il manager che la conduce. Questo contribuirà a garantire trasparenza e supervisione e offrirà una guida, affinché il vostro PIP sia in linea con le politiche delle risorse umane.

Oltre a queste pratiche, provate quanto segue:

1. Siate concisi: non girate intorno alla questione; passate subito a spiegare, nel modo più conciso e obiettivo possibile, quale sia il problema dal vostro punto di vista e che lo scopo della riunione sia ascoltare il loro punto di vista e definire un piano d’azione.
2. Siate chiari: potrebbero non rispettare gli standard di prestazione semplicemente perché non comprendono perché siano importanti o in che modo influiscano sul loro team o sull’organizzazione.
3. Siate onesti: va bene dire loro se le loro scarse prestazioni vi fanno sentire delusi, imbarazzati o persino arrabbiati. Allo stesso modo, se il problema è così grave da portarli a un passo dal licenziamento, dovrebbero saperlo.
4. Siate rispettosi: l’onestà non è mai una scusa per essere maleducati o umilianti nei confronti di un dipendente. È giusto comunicare messaggi difficili, purché lo facciate con calma e rispetto.
5. Siate empatici: provate a immaginare come stia andando la conversazione dal loro punto di vista. È una grande sorpresa per loro? Si sentono sopraffatti o in ansia? Stanno affrontando problemi personali?
6. Siate curiosi: assicuratevi di chiedere il loro punto di vista e le loro opinioni e ponete molte domande aperte. Questo vi aiuterà a ottenere il quadro completo, li aiuterà a rendersi conto che esiste un problema (se assumono un atteggiamento difensivo o di sfida) e li coinvolgerà nella soluzione. Ad esempio:

• Come ti senti rispetto ai tuoi progressi verso il raggiungimento delle tappe fondamentali del progetto?
• Che tipo di supporto stai ricevendo dal team di ingegneria per la realizzazione della nuova funzionalità?
• Perché pensi che non abbiamo rispettato la scadenza di quel cliente?

7. Siate disponibili a fornire supporto: spiegate loro in che modo siete pronti a sostenerli, che si tratti di formazione e sviluppo aggiuntivi, modifiche al loro ruolo o semplicemente supporto emotivo.

Valutate come si svolge la discussione sulle prestazioni prima di decidere se passare direttamente alla fase successiva, ovvero elaborare il piano di miglioramento delle prestazioni, oppure rimandare il tutto a una riunione successiva. 

Con i giusti strumenti di valutazione delle prestazioni, i manager possono offrire indicazioni basate sui dati per aiutare i dipendenti a migliorare.

In alcuni casi, il dipendente potrebbe essere emotivamente coinvolto e non trovarsi nello stato d’animo giusto per discutere un piano d’azione, oppure il problema potrebbe essere più complesso e richiedere un lavoro più approfondito per essere compreso e risolto.

Passaggio n. 4: Elaborate un piano di miglioramento delle prestazioni

Una volta che voi e il dipendente concordate sull’esistenza di un problema di prestazioni e siete entrambi determinati a risolverlo, è il momento di elaborare un piano di miglioramento delle prestazioni. In genere, questo includerà:

• Descrizione dello standard di prestazione: descrivete gli aspetti delle prestazioni del dipendente su cui sta lavorando, ad esempio il raggiungimento degli obiettivi di vendita, la comunicazione con i colleghi, ecc., e lo standard specifico che sta cercando di raggiungere, ad esempio vendite settimanali pari a $XX.
• Piano d’azione con obiettivi SMART: indicate nel dettaglio obiettivi di prestazione specifici e i “piccoli passi” che il dipendente può compiere per raggiungere lo standard di prestazione stabilito, ad esempio frequentare un corso di vendita strategica entro la data XX, contattare YY potenziali clienti su LinkedIn entro la data ZZ, ecc.
• Periodo di valutazione: definite quanto tempo ha il dipendente per correggere le proprie prestazioni e con quale frequenza verificherete i progressi. I piani tipici durano da 1 a 6 mesi, a seconda del problema di prestazioni.

Infine, indicate tutte le risorse disponibili, come programmi di formazione o mentoring, che possano sostenere il loro sviluppo. Definire il periodo di valutazione è fondamentale, così come spiegare l’importanza dello standard di prestazione e le potenziali conseguenze in caso di mancato miglioramento.

Passaggio n. 5: Verificate i progressi e riconoscete i risultati

Ora che tutto è chiaro e il piano di miglioramento delle prestazioni è in atto, è il momento di sostenere il dipendente nella sua attuazione.

Una parte fondamentale di questa attività consiste nel ricevere regolarmente il loro feedback, per sapere se sono sulla strada giusta (o meno).

Una parte fondamentale di questa attività consiste nel seguire le migliori pratiche di gestione delle prestazioni, fornendo anche un feedback regolare sul fatto che siano sulla strada giusta (o meno). Gli strumenti di monitoraggio delle prestazioni possono essere incredibilmente utili a questo scopo, favorendo un feedback sulle prestazioni in tempo reale.

Organizza regolari incontri individuali 1:1 per verificare i loro progressi e, ove possibile, riconosci e premia i risultati positivi. Puoi anche utilizzare questi incontri per correggere la rotta, aiutarli a superare eventuali ostacoli al progresso e modificare il piano se necessario.

Pratiche di comunicazione per costruire la fiducia

Può sembrare un'affermazione ovvia, ma vale la pena ripeterla. Una comunicazione aperta ed efficace è una parte importante della gestione di un dipendente con prestazioni insufficienti. Favorisce la fiducia e garantisce la sicurezza psicologica, oltre ad aiutare a mantenere la trasparenza e ad affrontare il feedback con empatia.

Tra gli aspetti da tenere a mente ci sono:

Frequenza della comunicazione

Gli incontri regolari forniscono occasioni di confronto che consentono ai manager di offrire un feedback tempestivo, affrontare le preoccupazioni e fornire indicazioni.

Una comunicazione coerente previene i malintesi e rassicura il dipendente sul fatto che i suoi progressi vengano monitorati con equità e attenzione.

Inquadrare il feedback in un'ottica di crescita

Presentare il feedback come un'opportunità di sviluppo professionale anziché come una semplice critica può aumentare significativamente il morale e l'impegno di un dipendente nel migliorare.

Quando i manager presentano il feedback come uno strumento di crescita, l'attenzione si sposta dagli errori passati al potenziale futuro. Questa mentalità orientata alla crescita aiuta i dipendenti a vedere il processo come un percorso per migliorare le proprie competenze e la propria carriera, anziché come una semplice risposta a prestazioni insufficienti.

Sottolineando che l'obiettivo è il miglioramento a lungo termine, i manager possono incoraggiare un atteggiamento più positivo e proattivo nei confronti della risoluzione dei problemi relativi alle prestazioni.

Un ultimo consiglio

Se sei arrivato fin qui, congratulazioni! Come piccolo segno del mio apprezzamento, lasciami condividere un ultimo consiglio che ho fatto mio quando si tratta di gestire dipendenti con prestazioni insufficienti: presupponi sempre buone intenzioni. 

Nella mia esperienza, la maggior parte delle persone desidera svolgere bene il proprio lavoro e prova orgoglio per un lavoro ben fatto.

A nessuno piace sentirsi o sapere di stare svolgendo un lavoro scadente, quindi, finché non hai motivo di pensare diversamente, presupponi che il tuo collaboratore vorrà migliorare le proprie prestazioni tanto quanto lo vuoi tu. Questo può contribuire a gettare le basi per un'ottima collaborazione e a rimettere le cose sulla strada giusta.

Come sempre, ti auguro buona fortuna e ti invito a iscriverti alla newsletter di People Managing People per ricevere regolarmente altri articoli e risorse scritti da esperti, utili nel tuo percorso di leadership.