Pianificazione della forza lavoro: una guida pratica completa 2026
La pianificazione della forza lavoro consiste nell'analizzare le competenze attuali del tuo team, individuare le lacune di talento e sviluppare una strategia per mettere le persone giuste nei ruoli giusti quando ne hai bisogno. Quando gestisci proattivamente la tua forza lavoro, puoi prendere decisioni più oculate in materia di assunzioni e sviluppo, aumentare la produttività e dare alla tua organizzazione un vantaggio concreto. In questo articolo illustrerò il mio approccio alla pianificazione della forza lavoro e condividerò consigli pratici che puoi applicare fin da subito.
Che cos'è la pianificazione della forza lavoro?
La pianificazione della forza lavoro (WP) è un processo strategico che le organizzazioni utilizzano per garantire che la propria forza lavoro sia allineata ai propri obiettivi e traguardi. Comprende l'analisi della forza lavoro attuale, la previsione delle future esigenze di talento, l'analisi del mercato e la creazione di strategie per garantire la presenza delle competenze necessarie al raggiungimento degli obiettivi strategici.
Secondo la Harvard Business Review:
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“La pianificazione della forza lavoro non consiste soltanto nel definire il budget per il personale, attrarre talenti e assumere. Significa sostenere l'intera forza lavoro, creando un meccanismo di feedback intelligente tra gli interessi attuali e futuri dell'azienda e l'acquisizione, la fidelizzazione e lo sviluppo dei dipendenti che contribuiranno a promuovere tali interessi.”
Sebbene si possa considerare questo processo come un semplice esercizio di analisi delle lacune, l'attuazione efficace della pianificazione della forza lavoro è significativamente più complessa.
È necessario comprendere a fondo gli obiettivi e i traguardi aziendali, le capacità attuali dei tuoi talenti, le future esigenze di capitale umano della tua organizzazione e il contesto in cui operi.
L'interazione tra questi elementi diventa il tuo piano strategico per soddisfare le future esigenze di talento.
Vantaggi della pianificazione strategica della forza lavoro
Prima di parlare di come puoi affrontare le attività di pianificazione della forza lavoro, esaminiamo innanzitutto perché è così importante includerla nel tuo arsenale strategico di strumenti per la gestione dei talenti.
Migliore allineamento con gli obiettivi aziendali
Il principale vantaggio, e in definitiva lo scopo della pianificazione della forza lavoro, è garantire che la forza lavoro di un'organizzazione sia allineata ai suoi obiettivi strategici.
Sebbene il vecchio detto “I nostri dipendenti sono la nostra risorsa più importante” possa sembrare un cliché, è ancora fondamentalmente vero.
Tuttavia, anche la forza lavoro più qualificata non sarà una risorsa se non è strategicamente allineata alle esigenze aziendali. Una squadra di calcio probabilmente non darebbe la priorità all'acquisto di un difensore se non fosse riuscita a segnare nemmeno un gol per tutta la stagione!
Processo decisionale più efficace
La pianificazione della forza lavoro fornisce alle organizzazioni un'enorme quantità di dati preziosi. Ciò consente alle organizzazioni di prendere decisioni basate sui dati in materia di acquisizione, sviluppo e assegnazione dei talenti.
Questo permette ai leader di allocare le risorse in modo efficiente e di allineare la forza lavoro alle reali priorità strategiche dell'organizzazione.
Maggiore produttività e performance
La pianificazione della forza lavoro contribuisce a garantire che i dipendenti dispongano delle competenze appropriate per svolgere efficacemente il proprio lavoro, con conseguente aumento della produttività, miglioramento della qualità del lavoro e migliori performance complessive dell'organizzazione.
Gestione efficace dei talenti
La pianificazione della forza lavoro consente alle organizzazioni di gestire strategicamente il proprio bacino di talenti.
La pianificazione della forza lavoro, la gestione delle performance, le revisioni dei talenti e la pianificazione della successione dovrebbero operare tutte in sinergia per individuare i dipendenti ad alto potenziale, sviluppare piani di successione e sviluppare le competenze di cui i dipendenti avranno bisogno in futuro.
Questo favorisce lo sviluppo dei dipendenti, migliora i tassi di fidelizzazione e aumenta il coinvolgimento dei dipendenti.
Ottimizzazione dei costi
Una valutazione accurata del fabbisogno futuro di personale consente alle organizzazioni di ottimizzare i livelli di organico ed evitare un eccesso o una carenza di personale. Questo comporta un risparmio sui costi grazie alla riduzione delle spese non necessarie per il reclutamento, la formazione e la cessazione dei rapporti di lavoro, oltre a prevenire gli impatti sulla produttività dovuti alla carenza di manodopera.
Maggiore agilità e adattabilità
Una conoscenza approfondita delle future esigenze di talento consente alle organizzazioni di adattare rapidamente le proprie strategie relative alla forza lavoro, formare o assumere talenti con le competenze necessarie e affrontare in modo proattivo, anziché reattivo, le sfide o le opportunità emergenti. Questo è essenziale per ridurre o mitigare il rischio organizzativo e costruire resilienza.
Esempio di pianificazione della forza lavoro
Per fornire un quadro un po' più concreto, lasciate che vi racconti un esempio di una situazione in cui la pianificazione della forza lavoro è stata essenziale per aiutare un'organizzazione che supportavo.
Una volta lavoravo come partner aziendale HR in una grande organizzazione e tra le mie responsabilità rientrava un call center. Un cambiamento nella leadership ha comportato aspettative più elevate per questo call center.
Il nuovo team dirigenziale si aspettava livelli di servizio più elevati, riducendo al contempo i tempi di attesa e i tassi di abbandono delle chiamate. Si aspettava inoltre un livello maggiore di resilienza, compresa la mitigazione dell'impatto di eventi meteorologici gravi e una maggiore flessibilità in base ai volumi variabili delle chiamate.
Attraverso il nostro processo di pianificazione della forza lavoro, siamo riusciti a elaborare una strategia che ha modificato radicalmente il funzionamento dell'organizzazione.
Le aspettative più elevate comportavano la necessità di aumentare il personale. Tuttavia, il bacino di talenti nell'area geografica del New England in cui operavamo si era in gran parte esaurito.
Pertanto, invece di cercare di assumere esclusivamente a livello locale, abbiamo istituito centri per le assunzioni da remoto nel sud-est e nel sud-ovest degli Stati Uniti.
Questo non solo ci ha permesso di accedere a nuovi mercati del talento, ma ci ha anche reso più resilienti, garantendo la copertura quando le famose tempeste nor'easter che si abbattono sull'area del New England arrivavano, o quando altri eventi avevano un impatto sulle attività locali.
Inoltre, i centri per le assunzioni da remoto si trovavano in aree con un costo della vita più basso e bacini di manodopera meno costosi. Ciò significava che potevamo aumentare contemporaneamente i nostri livelli di servizio senza un incremento significativo dei costi del lavoro.
Senza intraprendere il processo di pianificazione della forza lavoro, probabilmente avremmo continuato con la nostra normale strategia di assunzione, sprecato tempo e risorse e faticato a soddisfare le aspettative del nostro team dirigenziale.
Processo di pianificazione della forza lavoro in 5 fasi
Fase 1: rivedere la strategia e l'approccio organizzativi
La strategia organizzativa è la stella polare di tutto ciò che fate dal punto di vista della gestione strategica delle risorse umane e la pianificazione strategica della forza lavoro non fa eccezione.
Semmai, la regola vale dieci volte tanto. Senza una conoscenza approfondita della direzione della vostra organizzazione, è impossibile condurre efficacemente un esercizio di pianificazione della forza lavoro.
Il mio consiglio è di rivedere la vostra tabella di marcia strategica pluriennale e assicurarvi che tutti i leader partecipanti siano allineati sulle priorità organizzative verso cui state lavorando.
Se la vostra strategia non è chiara, mettete in pausa la pianificazione della forza lavoro e svolgete prima un esercizio di pianificazione strategica.
Fase 2: analizzare la forza lavoro attuale e prevedere le esigenze future
Come ho già accennato, la pianificazione della forza lavoro consente di prendere decisioni basate sui dati. Ciò significa che avrete bisogno di informazioni sufficienti sia sulle capacità della vostra forza lavoro attuale sia sulle esigenze future.
I dati che raccogliete dovranno essere personalizzati in base alle esigenze e alla direzione strategica della vostra attività, ma, in definitiva, state cercando informazioni sulla composizione e sulle capacità della vostra forza lavoro attuale.
Concentratevi sulle lacune nelle competenze, sulle aree in cui avete un organico eccessivo o insufficiente, sui ruoli fondamentali per la vostra attività e su altri rischi chiave.
Sulla base degli obiettivi strategici della vostra organizzazione e dei cambiamenti previsti nell'ambiente aziendale, potete prevedere la domanda futura di vari tipi di dipendenti, competenze/capacità e il volume o il talento di cui avrete bisogno.
Tra le domande da porsi figurano:
- Dove prevedete una crescita o una contrazione nella vostra organizzazione?
- Qual è l'impatto di questo sul numero di dipendenti?
- Ci sono cambiamenti nelle condizioni di mercato che influenzano il lavoro che svolgete e i talenti di cui avete bisogno?
- In che modo i progressi tecnologici (ad esempio, l'intelligenza artificiale) influenzano il lavoro svolto dai vostri colleghi? Avranno bisogno di nuove competenze per interagire con tali progressi?
Sulla base di tutte queste considerazioni, il vostro team dirigenziale può sviluppare modelli per stimare la domanda futura di diversi ruoli e competenze.
Passaggio 3: analisi delle lacune
Questo passaggio è esattamente così semplice come sembra: conducete un’analisi delle lacune nelle competenze confrontando le vostre esigenze future con le capacità attuali della vostra forza lavoro.
In sostanza, confrontate la domanda prevista con l’offerta stimata per identificare eventuali lacune nelle competenze, nelle capacità o nelle dimensioni della forza lavoro.
Questo vi fornisce informazioni fondamentali su dove dovrete investire tempo, energie e denaro per avere successo in futuro.
Questa è anche un’opportunità per identificare potenziali rischi o vincoli e individuare le aree che richiedono attenzione durante il processo decisionale.
Passaggio 4: valutare l’offerta di talenti e sviluppare strategie
Quando pianificate le vostre esigenze future di talenti, dovete valutare la disponibilità di talenti sia internamente sia esternamente.
La vostra attuale popolazione aziendale possiederà un insieme specifico di conoscenze, competenze e capacità che potreste dover ampliare aggiornando le competenze della forza lavoro attuale o integrandola con personale aggiuntivo.
Ciò potrebbe comportare attività di selezione, programmi di formazione e sviluppo, pianificazione della successione, ristrutturazione della forza lavoro o esternalizzazione.
È importante comprendere i bacini di manodopera esterni per soddisfare le esigenze di talenti necessarie al vostro successo. Ecco alcune domande da porsi:
- Avete bisogno di talenti di nicchia o specializzati difficili da reclutare?
- Siete in grado di assumere un numero sufficiente di persone con queste competenze nell’area geografica da cui la vostra organizzazione recluta?
- Ci sono ruoli più adatti a un lavoratore autonomo rispetto a un dipendente?
- Ci sono variazioni stagionali della manodopera che potrebbero influire sulla vostra capacità di assumere talenti?
- Il mercato riconosce una maggiorazione retributiva per il lavoro svolto dalla vostra organizzazione?
Queste informazioni vi aiuteranno a pianificare efficacemente per soddisfare le vostre esigenze di talenti. Potreste dover prevedere una retribuzione aggiuntiva, ampliare l’area geografica di ricerca per attingere a fonti aggiuntive (ad esempio assumendo talenti che lavorano da casa, candidati con visti di immigrazione per motivi di lavoro o lavoratori autonomi) oppure utilizzare software più avanzati per la ricerca di talenti per ampliare la portata dei vostri annunci di lavoro.
Passaggio 5: sviluppare il piano d’azione, eseguire e iterare
Una volta definite le vostre strategie, è il momento di sviluppare un piano d’azione strategico per colmare le lacune nelle competenze. Questa potrebbe basarsi sull’apprendimento e lo sviluppo, sulla progettazione organizzativa, sulla pianificazione della successione, essere incentrata sulla selezione oppure combinare tutti gli elementi precedenti.
Una volta implementate le strategie elaborate, monitoratene e valutate continuamente l’efficacia. Ciò può comportare il monitoraggio degli indicatori chiave di prestazione e di altre metriche fondamentali, l’adeguamento delle strategie secondo necessità e la garanzia che la forza lavoro rimanga allineata ai requisiti aziendali in evoluzione.
Inoltre, è importante valutare l’efficacia del vostro processo di pianificazione della forza lavoro. Cosa ha funzionato bene? Cosa cambiereste la prossima volta?
È utile organizzare una discussione retrospettiva con tutte le parti coinvolte per imparare dall’esperienza e garantire che la prossima iterazione abbia ancora più successo.
Queste informazioni vi aiuteranno a pianificare efficacemente per soddisfare le vostre esigenze di talenti. Potreste dover prevedere una retribuzione aggiuntiva o ampliare l’area geografica di ricerca per attingere a fonti aggiuntive (ad esempio assumendo talenti che lavorano da casa o valutando l’assunzione di candidati con visti di immigrazione per motivi di lavoro).
Strumenti e risorse per supportare la pianificazione della forza lavoro
Esistono numerosi corsi di pianificazione della forza lavoro che potete frequentare, oltre a strumenti in grado di supportarvi nel vostro percorso di pianificazione della forza lavoro. Gli strumenti di cui avrete bisogno varieranno notevolmente in base alle dimensioni, alla complessità e al piano aziendale della vostra organizzazione.
Software per la pianificazione della forza lavoro
A seconda delle vostre esigenze, un software dedicato alla pianificazione della forza lavoro potrebbe essere la soluzione migliore per supportarvi.
Questi tipi di applicazioni possono aiutarti a soddisfare le esigenze di pianificazione della forza lavoro, offrendoti visibilità sull’intera forza lavoro, generando report, dati e strumenti di analisi e persino modellando scenari del tipo «e se» per testare l’impatto delle decisioni relative alla tua forza lavoro.
Software di analisi delle risorse umane/intelligenza aziendale (BI)
Un’analisi completa delle risorse umane è essenziale per una corretta pianificazione della forza lavoro. Attraverso il tuo HRIS e altre fonti, probabilmente avrai accesso a dati molto dettagliati relativi ai dipendenti e alla forza lavoro.
Tuttavia, senza la possibilità di segmentare e analizzare questi dati secondo le tue esigenze, non riuscirai mai a ricavare le informazioni necessarie per prendere decisioni corrette sulla pianificazione della forza lavoro.
Fortunatamente, esistono molti strumenti di BI che puoi sfruttare per la visualizzazione e l’analisi dei dati, tra cui Tableau e Power BI.
Mercato dei talenti
Il software per il mercato dei talenti può inoltre offrirti un accesso approfondito ai dati relativi alle competenze e alle capacità dei dipendenti.
Sebbene lo scopo principale di un mercato dei talenti sia fornire una soluzione per lo sviluppo dei colleghi che abbini i dipendenti alle opportunità in base alle loro competenze, capacità e valori, i dati su competenze e capacità raccolti attraverso questi strumenti possono essere estremamente utili nel processo di pianificazione della forza lavoro.
Ti offrirà visibilità sulle competenze attualmente presenti nella tua forza lavoro e sulle aree in cui i dipendenti desiderano crescere e svilupparsi, consentendoti di valutare le future esigenze di competenze della tua organizzazione.
Ciò consente alla tua organizzazione di prendere decisioni informate su dove investire dal punto di vista della formazione e dello sviluppo, su quali competenze assumere e, al contempo, può contribuire al coinvolgimento e alla fidelizzazione dei dipendenti.
Informazioni organizzative fondamentali
Oltre agli eventuali strumenti formali che utilizzerai per la pianificazione della forza lavoro, durante il processo vorrai avere a portata di mano anche altre informazioni organizzative fondamentali.
- Documentazione sulla strategia aziendale. La pianificazione della forza lavoro è legata all’attuazione della strategia della tua organizzazione, che rappresenta la sua stella polare; pertanto, devi avere una conoscenza approfondita della strategia aziendale e della relativa documentazione a portata di mano per consultarla durante il percorso.
- Revisione dei talenti e pianificazione della successione. I processi di revisione dei talenti e di pianificazione della successione sono strettamente collegati alla pianificazione della forza lavoro e ti offrono informazioni chiave su ciò che hai oggi, sulle capacità di cui avrai bisogno domani e sul tuo approccio allo sviluppo dei talenti chiave per colmare eventuali lacune, in particolare nei ruoli critici individuati attraverso la pianificazione della successione. Questo rappresenta un input fondamentale per la componente relativa ai talenti del processo di pianificazione della forza lavoro ed è notevolmente agevolato dagli strumenti e dal formato scelti, che si tratti di una revisione dei talenti con il modello delle 9 caselle o di un altro approccio.
- Retribuzioni e finanze. Anche i dati relativi alle retribuzioni dei dipendenti e alle finanze sono una parte fondamentale della discussione sulla pianificazione della forza lavoro. Dopotutto, se la tua forza lavoro dovesse espandersi o ridursi, ciò potrebbe avere un impatto significativo sui risultati finanziari della tua organizzazione.
Migliori pratiche per la pianificazione della forza lavoro
I dati vengono prima di tutto
I dati sono un elemento essenziale per una pianificazione efficace della forza lavoro e, senza accesso a tali dati, i tuoi sforzi di pianificazione della forza lavoro saranno vani.
Harvard Business Review riferisce che «L’incapacità di collegare i dati operativi, relativi alle persone e finanziari ai risultati aziendali compromette l’agilità, secondo il 49% dei leader che hanno partecipato a un sondaggio globale del 2022 condotto da Workday. E solo il 12% di questi leader afferma che i dati della propria organizzazione sono completamente accessibili a chi ne ha bisogno.»
Definisci una solida strategia di analisi dei dati delle risorse umane prima di iniziare a tentare la pianificazione della forza lavoro. Mi ringrazierai più avanti!
Suggerimento: alcuni strumenti di pianificazione della forza lavoro basati sull’AI forniscono preziose informazioni predittive e sono numerose le applicazioni e i casi d’uso dell’AI nella pianificazione della forza lavoro.
Coinvolgi le persone giuste
La pianificazione della forza lavoro è un’attività collaborativa che coinvolge diversi portatori di interesse all’interno di un’organizzazione.
- Alta dirigenza. Ritengo che questa sia un’attività di competenza dell’azienda e facilitata dalle risorse umane, quindi è essenziale che il team dirigenziale esecutivo sia coinvolto nel processo per fornire una guida strategica e garantire che il processo sia complementare alla strategia aziendale complessiva.
- Team delle risorse umane. Il tuo team delle risorse umane dovrebbe essere responsabile della progettazione e della facilitazione del processo, fornendo supporto tramite un elenco di strumenti per le risorse umane e competenze in materia di gestione dei talenti, apprendimento e sviluppo e sviluppo di altre strategie per la forza lavoro.
- Finanza. Il reparto finanziario può contribuire ad analizzare le implicazioni sui costi di diversi scenari previsionali, a definire il budget per le strategie relative alla forza lavoro (reclutamento, apprendimento e sviluppo, progettazione organizzativa, ecc.) e a valutare il ROI delle iniziative di pianificazione della forza lavoro.
- Responsabili in prima linea. Ritengo importante coinvolgere nel processo i responsabili in prima linea. Dopotutto, sono i più vicini al lavoro e conoscono in modo approfondito le capacità dei loro team, i punti di forza e le aree di sviluppo, il carico di lavoro, le esigenze di personale e altri requisiti operativi.
Hai bisogno di aiuto? Chiedi a un amico
La pianificazione della forza lavoro è un processo molto approfondito e richiede una notevole quantità di tempo, impegno ed energia per ottenere i risultati desiderati.
Se non hai esperienza nel processo di pianificazione della forza lavoro, potrebbe esserti utile assumere una società di consulenza che ti aiuti durante il percorso.
Un ulteriore vantaggio è che le società di consulenza generalmente hanno accesso a una notevole quantità di dati sulle tendenze del mercato globale, ricerche e analisi, che possono offrirti informazioni sul mercato del lavoro esterno a cui altrimenti non avresti accesso.
Potresti anche valutare di conseguire una di queste certificazioni in gestione della forza lavoro.
Gestione del cambiamento
Non sottovalutare l’importanza di un piano di gestione del cambiamento di qualità. Le tue strategie potrebbero comportare una notevole quantità di cambiamenti per la tua organizzazione e i membri del tuo team.
Ricorda: i dati sono fondamentali
È essenziale che i tuoi leader svolgano il ruolo di leader del cambiamento e accompagnino i tuoi colleghi nel percorso giusto, affrontando man mano i loro desideri e le loro esigenze.
La pianificazione della forza lavoro è un processo essenziale che le organizzazioni e i loro leader/team delle risorse umane devono sviluppare. Sebbene possa sembrare un compito impegnativo, non deve necessariamente esserlo.
Questo processo può e dovrebbe essere considerato una parte normale del processo di pianificazione strategica. Dopotutto, che tipo di piano sarebbe se non disponessi di una strategia basata sulle persone per attuarlo?
Il miglior consiglio che posso darti è di non sottovalutare l’importanza di dati e analisi di alta qualità.
Per trarre informazioni significative servono dati significativi; quindi, se devi iniziare da qualche parte, comincia da come puoi riunire la giusta raccolta di dati che ti permetterà di definire il modo in cui realizzare la tua strategia aziendale.
L’articolo di Liam Reese sulle metriche delle risorse umane è un ottimo punto di partenza.
