5 semplici passaggi per gestire un dipendente con prestazioni insufficienti

• Scarsa qualità del lavoro
• Incapacità di raggiungere gli obiettivi o rispettare le scadenze
• Conflitti interpersonali persistenti
• Scarsa gestione del tempo
• Assenteismo o ritardi eccessivi
• Insubordinazione.

Affrontare efficacemente le prestazioni insufficienti richiede l’adozione di metodi di miglioramento delle prestazioni chiari per guidare i dipendenti verso il miglioramento e sfruttare al meglio i tuoi strumenti di gestione delle prestazioni. Quando un membro del team dimostra prestazioni scarse in qualche aspetto del proprio lavoro, puoi:

1. Ignorare il problema: fare finta di nulla e sperare che le scarse prestazioni si risolvano miracolosamente da sole.
2. Licenziare il dipendente: interrompere il rapporto di lavoro con il membro del team e assumere qualcun altro.
3. Svolgere il lavoro del dipendente al suo posto: intervenire e occuparsi degli aspetti del lavoro in cui sta ottenendo prestazioni insufficienti.
4. Spostarlo in un ruolo diverso: sta ottenendo prestazioni insufficienti nel ruolo attuale, ma potrebbe fare meglio in un altro.
5. Correggere il problema di rendimento: attuare un processo strutturato di miglioramento delle prestazioni, che può includere ulteriore formazione e sviluppo.

Sebbene questo articolo si concentri sull’opzione «5» di cui sopra, generalmente perché è la prima da prendere in considerazione, non è sempre quella giusta.

Perché è importante affrontare le prestazioni insufficienti

Gestire i problemi con i membri difficili del team è fondamentale quando si cerca di affrontare e migliorare le prestazioni insufficienti sul posto di lavoro. Quando devi scegliere una delle opzioni descritte sopra, considera quanto segue:

• Costi del turnover dei dipendenti: secondo Benefit News, una singola dimissione può costare a un’azienda fino a un terzo dello stipendio annuale del dipendente. Due terzi di questo costo possono derivare da elementi come la riduzione della produttività e la formazione di una nuova persona, mentre il terzo restante deriva da costi «concreti» come la selezione del personale.
• Impatto sul morale del team: a meno che il dipendente con prestazioni insufficienti non lavori isolato, è probabile che i colleghi siano influenzati negativamente in qualche modo dalle sue prestazioni. Questo emergerà anche nelle valutazioni delle prestazioni del team . Ignorare il problema o svolgere il lavoro al suo posto non trasmette il messaggio giusto al resto del team e non contribuisce a instaurare una cultura delle alte prestazioni.
• Rispetto per i dipendenti: licenziare qualcuno può talvolta sembrare la strada più semplice, ma se sei «troppo rapido nel prendere decisioni», soprattutto quando si tratta di un problema che potrebbe essere corretto con un po’ di impegno, il tuo team potrebbe interpretarlo come una mancanza di rispetto nei confronti delle persone di cui sei responsabile, compromettendo il senso di sicurezza psicologica.
• Costi della correzione delle prestazioni: a volte, portare un dipendente con prestazioni insufficienti a migliorare può essere semplicemente troppo costoso, richiedere troppo tempo o essere impossibile per altri motivi. In questi casi, potresti dover prendere la difficile decisione di lasciare andare qualcuno o trasferirlo in un ruolo diverso.

I manager si affidano a una combinazione di strumenti per la gestione dei casi delle risorse umane e software specificamente dedicati alla gestione delle prestazioni per monitorare i progressi rispetto ai piani di miglioramento delle prestazioni dei dipendenti in difficoltà.

Oggi, la gestione delle prestazioni in tempo reale, che sfrutta al meglio gli strumenti di analisi basati sull’intelligenza artificiale, ha il potenziale per ridurre gli errori nel processo decisionale dei leader e impedire che i problemi di rendimento diventino tali.

Come capire quando un dipendente ha prestazioni insufficienti

Nel caso dei miei abituali ritardi, il problema è diventato chiaro al mio manager quando alla fine mi sono presentato in ritardo a una riunione importante. Tuttavia, non è sempre così evidente. 

Ricordo di aver lavorato con un membro del team, un manager, che pensavo stesse lavorando bene. Raggiungeva i suoi obiettivi di performance, avevo ricevuto feedback positivi da parte di altri manager e piaceva ai clienti. 

Tuttavia, quando ho parlato con le persone che riferivano a lui, ho scoperto che c'erano dei problemi. Questo mi ha spinto ad avviare un processo di miglioramento delle prestazioni.

L'implementazione degli OKR per le risorse umane contribuisce a creare piani strutturati per affrontare le prestazioni insufficienti dei dipendenti.

Di seguito sono riportati alcuni dei numerosi sistemi di controlli e contrappesi che puoi adottare per ricevere un preavviso tempestivo riguardo a problemi di performance reali o potenziali.

1. Stabilisci obiettivi SMART o OKR: forniscono una solida base che tu e il membro del tuo team potete utilizzare per verificare i progressi. Ad esempio, se concordate entrambi un obiettivo di “raggiungere vendite settimanali pari a $10,000” e il tuo dipendente conclude vendite per soli $5,000 a settimana, questo potrebbe indicare una performance insufficiente. 
2. Controlli periodici e riunioni individuali: che siano virtuali o di persona, le riunioni 1:1 sono una parte fondamentale della valutazione delle prestazioni di un dipendente. Puoi confrontarti con il tuo dipendente, ascoltare cosa sta facendo, conoscere i suoi progressi verso gli obiettivi e comprendere eventuali problemi che potrebbero influire sulle sue prestazioni.
3. Sistemi di feedback dei dipendenti: ho appreso delle scarse prestazioni del membro del mio team durante riunioni con i manager di livello superiore con membri del suo team. Anche i sondaggi tra i dipendenti, le valutazioni delle prestazioni a 360 gradi e le conversazioni informali con i colleghi del tuo dipendente sono metodi di feedback utili che possono segnalarti possibili problemi di performance.
4. Feedback degli stakeholder esterni: oltre al feedback dei dipendenti, è importante ottenere feedback da persone esterne all'organizzazione, come clienti, partner e fornitori. I dati provenienti da elementi come le recensioni dei clienti, i punteggi Net Promoter e i sondaggi sulla soddisfazione possono spesso fornire informazioni preziose su come migliorare le prestazioni di una persona.
5. Software per la gestione delle prestazioni: la maggior parte dei controlli elencati sopra può essere implementata utilizzando un buon software per la gestione delle prestazioni. Questo consente di raccogliere dati sulle prestazioni individuali, del team e dell'organizzazione. Molti pacchetti software forniscono anche analisi dei dati, reportistica e automazione per semplificare le attività.
6. Valutazioni della produttività: valuta l'efficienza e l'efficacia dei dipendenti nel completare le attività e raggiungere gli obiettivi entro un determinato periodo di tempo. Monitorare questi aspetti e fornire feedback al riguardo aiuta a identificare i punti di forza, le aree di miglioramento e le opportunità per migliorare le prestazioni complessive.

Metodi avanzati per misurare le prestazioni

Migliorare l'obiettività delle valutazioni dei dipendenti garantisce valutazioni delle prestazioni eque e accurate e una migliore accettazione del feedback da parte dei dipendenti. Due metodi ampiamente utilizzati che migliorano l'obiettività della valutazione sono la Scala di valutazione ancorata ai comportamenti (BARS) e i Centri di valutazione.

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BARS

La BARS combina valutazioni quantitative con descrizioni qualitative di comportamenti specifici, fornendo un quadro più obiettivo per valutare le prestazioni.

Invece di basarsi su criteri vaghi o soggettivi, la BARS definisce i comportamenti chiave associati ai diversi livelli di prestazione. Ad esempio, un ruolo nel servizio clienti potrebbe includere comportamenti come “risolve efficacemente i reclami dei clienti”, valutati su una scala da insoddisfacente a eccellente.

Questo metodo garantisce che le valutazioni si basino su comportamenti osservabili e pertinenti al lavoro, riducendo i pregiudizi e l'interpretazione personale.

Centri di valutazione

Questo approccio valuta i dipendenti in modo completo collocandoli in situazioni simulate legate al lavoro. Queste simulazioni possono includere:

• Giochi di ruolo
• Esercizi di risoluzione dei problemi
• Attività di gruppo progettate per valutare competenze come leadership, comunicazione e capacità decisionale.

Più valutatori osservano e attribuiscono un punteggio a queste attività, contribuendo a ridurre al minimo i pregiudizi individuali dei valutatori. L'uso di esercizi diversificati e di un team di valutatori consente una valutazione più obiettiva delle capacità di un dipendente, in particolare nei ruoli complessi in cui le valutazioni basate su un unico metodo possono rivelarsi insufficienti.

Sia le scale di valutazione ancorate al comportamento (BARS) sia i centri di valutazione offrono approcci strutturati alla valutazione basati sui comportamenti, riducendo i pregiudizi soggettivi e fornendo ai dipendenti riscontri più chiari e concretamente utilizzabili.

Conformità legale e delle risorse umane nella gestione delle prestazioni

Dal punto di vista della conformità, l'obiettivo è allineare le fasi della gestione delle prestazioni alle politiche delle risorse umane, coinvolgendo al contempo il team legale. Questo ti aiuterà a creare processi trasparenti e a rafforzare l'autorevolezza nel modo in cui gestisci queste situazioni.

Creazione del PIP e collaborazione con le risorse umane

A nessuno piace progettare o attuare un Piano di miglioramento delle prestazioni (PIP). Troppo spesso non funzionano oppure vengono percepiti dai dipendenti come un preludio al licenziamento.

Non deve necessariamente essere così se continui a migliorare il tuo approccio alla gestione delle prestazioni.

Nel caso di un PIP, la sua creazione dovrebbe essere il risultato della collaborazione tra il responsabile, i rappresentanti delle risorse umane e il team legale. Questa collaborazione garantisce che il PIP sia conforme alle leggi sul lavoro e alle politiche aziendali, mantenendo al contempo l'equità.

Le risorse umane possono contribuire a strutturare il piano con obiettivi chiari e raggiungibili, mentre il team legale garantisce che nessuna azione possa essere interpretata come discriminatoria o ingiusta, riducendo il rischio di controversie legali.

Documentazione dei riscontri e della conformità

Una documentazione adeguata è un elemento fondamentale della conformità. I responsabili dovrebbero documentare meticolosamente tutte le discussioni relative ai riscontri, le revisioni delle prestazioni e qualsiasi iniziativa intrapresa per affrontare prestazioni insufficienti.

Questi documenti non solo aiutano i dipendenti a comprendere i propri progressi, ma costituiscono anche una tutela legale nel caso in cui sorgano controversie.

5 passaggi per correggere le prestazioni

Uno dei tuoi sistemi di allerta precoce ti ha aiutato a identificare un problema di prestazioni relativo a uno dei tuoi dipendenti e hai deciso di provare a correggerlo. Bene, e adesso? 

I passaggi da seguire varieranno leggermente in base alla natura specifica del problema di prestazioni, ma quelli illustrati di seguito si applicano alla maggior parte delle situazioni in cui il problema riguarda solo un aspetto delle prestazioni di un dipendente, ad esempio la puntualità. 

Se si tratta del raro caso in cui il dipendente presenta prestazioni insufficienti in tutti gli ambiti, può essere opportuno valutare l'assegnazione del dipendente a un ruolo diverso o la sua uscita definitiva dall'organizzazione.

Passaggio n. 1: verifica i fatti e svolgi alcune ricerche

Prima di parlare con il dipendente, svolgi una ricerca approfondita per comprendere la causa principale del problema di prestazioni. Esamina metriche oggettive come i reclami dei clienti, i riscontri dei colleghi e i risultati individuali per determinare se il problema risiede nel lavoro del dipendente o in fattori esterni, come membri della squadra che non raggiungono gli standard o aspettative irrealistiche.

L'analisi delle cause principali può aiutarti a individuare i problemi sottostanti e a garantire di avere un quadro completo prima di avviare qualsiasi discussione. Potresti scoprire che il dipendente sta affrontando difficoltà in un altro ambito della propria vita e che avrebbe bisogno del sostegno dell'organizzazione anziché di una critica.

Piccoli gesti, come verificare regolarmente la situazione e fornire risorse, possono contribuire molto a garantire che tali problemi non incidano sulle prestazioni.

Passaggio n. 2: rivaluta i tuoi standard di prestazione

Prenditi un momento per rivalutare se i tuoi standard di prestazione siano ragionevoli e chiari. Se le tue aspettative sono irrealistiche o non vengono comunicate adeguatamente, potrebbe trattarsi più di un problema di gestione che di un problema del dipendente.

Prima di parlare con il dipendente che non raggiunge gli standard, esamina attentamente le tue aspettative sulle sue prestazioni e poniti queste domande:

• I miei standard di prestazione sono cambiati recentemente, ad esempio sono diventati più elevati?
• Il mio dipendente ha mai raggiunto questi standard da quando sono in vigore?
• Gli altri membri della squadra sono riusciti a raggiungere gli stessi standard?
• Ho aggiunto nuove responsabilità che potrebbero interferire con le sue prestazioni?   
• Ho fornito ai membri della mia squadra tutta la formazione e le risorse di cui hanno bisogno per soddisfare le mie aspettative?

Passaggio n. 3: conduci una discussione sulla gestione delle prestazioni

Una volta completata la ricerca, esaminate le aspettative relative alle prestazioni e siate ragionevolmente certi che esista un legittimo divario nelle prestazioni, è il momento di parlare con il vostro dipendente. 

Nella mia esperienza, le discussioni sulle prestazioni sono una forma d’arte. Non esiste una ricetta su come condurne una, poiché ogni problema è diverso e ogni persona recepisce il feedback in modo differente.

Esistono, tuttavia, alcune buone pratiche che possono aiutarvi a condurre valutazioni delle prestazioni migliori. Innanzitutto, svolgete la conversazione alla presenza delle Risorse umane, con il manager che la conduce. Ciò favorirà la trasparenza e la supervisione, oltre a fornire una guida per garantire che il vostro PIP sia in linea con le politiche delle Risorse umane.

Oltre a queste pratiche, provate quanto segue:

1. Siate concisi: non girate intorno al problema; passate subito a spiegare nel modo più conciso e obiettivo possibile quale sia il problema dal vostro punto di vista e che lo scopo dell’incontro è ascoltare il loro punto di vista e definire un piano d’azione.
2. Siate chiari: potrebbero non rispettare gli standard di prestazione semplicemente perché non capiscono perché siano importanti o come influenzino il loro team o l’organizzazione.
3. Siate onesti: va bene dire loro se le loro scarse prestazioni vi fanno sentire delusi, imbarazzati o persino arrabbiati. Allo stesso modo, se il problema è così grave da metterli a rischio di licenziamento, dovrebbero saperlo.
4. Siate rispettosi: l’onestà non è mai una scusa per essere maleducati o umilianti nei confronti di un dipendente. È giusto comunicare messaggi difficili, purché lo facciate con calma e rispetto.
5. Siate empatici: provate a immaginare come si stia svolgendo la conversazione dal loro punto di vista. Per loro è una grande sorpresa? Si sentono sopraffatti o ansiosi? Stanno affrontando problemi personali?
6. Siate curiosi: assicuratevi di chiedere il loro punto di vista e le loro opinioni, ponendo molte domande aperte. Questo vi aiuterà a ottenere il quadro completo, a far loro comprendere che esiste un problema (se sono sulla difensiva o oppositivi) e a coinvolgerli nella soluzione. Ad esempio:

• Come vi sentite rispetto ai vostri progressi verso il raggiungimento delle tappe fondamentali del progetto?
• Quale supporto state ricevendo dal reparto di ingegneria per sviluppare quella nuova funzionalità?
• Perché pensate che non abbiamo rispettato la scadenza di quel cliente?

7. Siate disponibili: spiegate loro in che modo siete pronti a sostenerli, ad esempio attraverso ulteriore formazione e sviluppo, modifiche al loro ruolo o semplicemente supporto emotivo.

Valutate come si è svolta la discussione sulle prestazioni prima di decidere se passare direttamente alla fase successiva, ovvero lo sviluppo del piano di miglioramento delle prestazioni, oppure rimandarla a un incontro successivo. 

Con i giusti strumenti di valutazione delle prestazioni, i manager possono offrire indicazioni basate sui dati per aiutare i dipendenti a migliorare.

In alcuni casi, il vostro dipendente potrebbe essere emotivamente provato e non trovarsi nello stato d’animo adatto per discutere un piano d’azione, oppure il problema potrebbe essere più complesso e richiedere un lavoro più approfondito per essere chiarito.

Passaggio n. 4: sviluppare un piano di miglioramento delle prestazioni

Una volta che voi e il dipendente concordate sull’esistenza di un problema di prestazioni e siete entrambi determinati a risolverlo, è il momento di elaborare un piano di miglioramento delle prestazioni. In genere, questo includerà:

• Descrizione dello standard di prestazione: descrivete gli aspetti delle prestazioni del dipendente su cui sta lavorando, ad esempio il raggiungimento degli obiettivi di vendita, la comunicazione con i colleghi, ecc., e lo standard specifico che sta cercando di raggiungere, ad esempio vendite settimanali pari a $XX.
• Piano d’azione con obiettivi SMART: descrivete nel dettaglio i “piccoli passi” specifici che il dipendente può compiere per raggiungere lo standard di prestazione stabilito, ad esempio seguire un corso di vendita strategica entro la data XX, contattare YY potenziali clienti su LinkedIn entro la data ZZ, ecc.
• Periodo di valutazione: definite quanto tempo ha il dipendente per correggere le proprie prestazioni e con quale frequenza verificherete i suoi progressi. I piani tipici durano da 1 a 6 mesi, a seconda del problema di prestazioni.

Infine, indicate tutte le risorse disponibili, come programmi di formazione o mentoring, che possono sostenere il loro sviluppo. Definire il periodo di valutazione è fondamentale, così come spiegare l’importanza dello standard di prestazione e le potenziali conseguenze nel caso in cui non si verifichi un miglioramento.

Passaggio n. 5: verificare i progressi e riconoscere i risultati

Ora che tutto è chiaro e il piano di miglioramento delle prestazioni è stato definito, è il momento di sostenere il dipendente nella sua attuazione.

Una parte fondamentale di questa attuazione consiste nel fornire regolarmente un feedback che confermi che il dipendente è sulla strada giusta (o meno).

Una parte fondamentale di questa attuazione consiste nel seguire le migliori pratiche di gestione delle prestazioni, tra cui fornire feedback regolari per verificare se si sta procedendo nella direzione giusta (o meno). Gli strumenti di monitoraggio delle prestazioni possono essere incredibilmente utili a questo scopo, favorendo un feedback sulle prestazioni in tempo reale.

Organizza regolarmente incontri individuali 1:1 per verificare i loro progressi e, ove possibile, riconosci e premia i risultati positivi. Puoi anche utilizzare questi incontri per correggere la rotta, aiutarli a superare eventuali ostacoli al progresso e modificare il piano se necessario.

Pratiche di comunicazione per costruire la fiducia

Può sembrare un'ovvietà, ma vale la pena ripeterlo. Una comunicazione aperta ed efficace è una parte importante della gestione di un dipendente con prestazioni insufficienti. Favorisce la fiducia e garantisce la sicurezza psicologica, oltre ad aiutare a mantenere la trasparenza e ad affrontare il feedback con empatia.

Alcuni aspetti da tenere a mente includono:

Frequenza della comunicazione

Gli incontri regolari forniscono momenti di confronto che consentono ai manager di offrire feedback tempestivi, affrontare le preoccupazioni e fornire indicazioni.

Una comunicazione costante previene i malintesi e rassicura il dipendente sul fatto che i suoi progressi vengano monitorati con equità e attenzione.

Inquadrare il feedback in un'ottica di crescita

Presentare il feedback come un'opportunità di sviluppo professionale anziché come una semplice critica può aumentare significativamente il morale e l'impegno del dipendente a migliorare.

Quando i manager presentano il feedback come uno strumento di crescita, l'attenzione si sposta dagli errori passati al potenziale futuro. Questa mentalità orientata alla crescita aiuta i dipendenti a considerare il processo come un percorso per migliorare le proprie competenze e la propria carriera, anziché soltanto come una risposta a prestazioni insufficienti.

Sottolineando che l'obiettivo è un miglioramento a lungo termine, i manager possono incoraggiare un atteggiamento più positivo e proattivo nell'affrontare i problemi legati alle prestazioni.

Un ultimo consiglio

Se sei arrivato fin qui, congratulazioni! Come piccolo segno del mio apprezzamento, permettimi di lasciarti un ultimo consiglio che ho fatto mio quando si tratta di gestire dipendenti con prestazioni insufficienti: presumi sempre la buona fede. 

Secondo la mia esperienza, la maggior parte delle persone vuole svolgere bene il proprio lavoro e prova orgoglio per un lavoro ben fatto.

A nessuno piace sentirsi o sapere di stare svolgendo male il proprio lavoro, quindi, finché non hai motivo di pensare il contrario, presumi che il tuo collaboratore voglia migliorare le proprie prestazioni tanto quanto lo vuoi tu. Questo può contribuire a gettare le basi per un'ottima collaborazione e a rimettere le cose sulla giusta strada.

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