Come condurre una revisione dei talenti in 5 passaggi

Per avere successo, le revisioni dei talenti non possono essere considerate ‘l'ennesima iniziativa delle risorse umane’. Il processo di revisione dei talenti dovrebbe essere essenzialmente facilitato dalle risorse umane, ma guidato dai leader aziendali.

Ciò significa che i leader aziendali sono responsabili di:

• Promuovere/comunicare il valore del processo 
• Garantire che i leader partecipanti siano ritenuti responsabili del loro pieno contributo al processo (preparazione, riunione di revisione dei talenti, attività da svolgere) 
• Guidare e partecipare attivamente alle riunioni di revisione dei talenti 
• Utilizzare i risultati della revisione dei talenti per sostenere la strategia per i talenti (ovvero sviluppare talenti specifici, valutare l'acquisizione di competenze/capacità esterne, ecc.).

Il tuo team delle risorse umane/della gestione dei talenti dovrebbe essere responsabile di quanto segue: 

• Definire il processo 
• Creare gli strumenti/le risorse/gli altri materiali necessari per l'esecuzione 
• Formare i leader sul processo e sugli strumenti 
• Aiutare a facilitare le sessioni di revisione dei talenti guidate dai leader 
• Collaborare con il team dirigenziale per creare piani di sviluppo per i talenti critici e perfezionare la strategia per i talenti, così da garantire il successo futuro dell'organizzazione 
• Stimolare i leader a riflettere in modo critico e a valutare accuratamente i propri dipendenti sulla base di criteri definiti.

Perché svolgere una revisione dei talenti?

L'obiettivo principale dello svolgimento delle revisioni dei talenti è acquisire una comprensione più approfondita del quadro dei tuoi talenti. Questo offre numerosi vantaggi alla tua organizzazione, tra cui: 

• Comprendere le priorità critiche che la tua organizzazione deve affrontare e garantire di avere i talenti giusti per soddisfare le esigenze aziendali attuali e future 
• Acquisire una comprensione più approfondita di chi sono i tuoi colleghi ad alto potenziale (noti anche come HiPo), consentendoti di sviluppare in modo mirato i tuoi HiPo e di collocarli in posizioni in cui possano apportare il massimo valore alla tua organizzazione. 
• Mitigare i rischi futuri legati ai talenti sviluppando una solida riserva interna di talenti e comprendendo contemporaneamente quali talenti devi ‘acquistare’ all'esterno.

In breve, le revisioni dei talenti sono fondamentali per garantire di avere i talenti necessari a soddisfare le esigenze costanti della tua azienda.

Che cosa dovrebbe includere una revisione dei talenti?

Un processo maturo di revisione dei talenti dovrebbe raggiungere i seguenti obiettivi:

1. Valutare i tuoi talenti sulla base delle prestazioni e del potenziale 
2. Identificare e riconoscere i dipendenti ad alto potenziale all'interno della tua organizzazione
3. Identificare i successori per i ruoli critici (generalmente tutte le posizioni dirigenziali, oltre ad altri insiemi di competenze critici o a rischio)
4. Avviare il processo di sviluppo dei nostri talenti concordando le fasi successive dello sviluppo per i talenti critici.

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Come condurre una revisione dei talenti

Prima di spiegare come condurre una revisione dei talenti, è importante parlare della frequenza.

Se possibile, cercate di incontrarvi una volta a trimestre per discutere dei vostri talenti. In questo modo i vostri dati saranno aggiornati, le conversazioni sui talenti resteranno una priorità e, nel complesso, avrete maggiore flessibilità e più opportunità.

Tuttavia, a seconda delle esigenze della vostra organizzazione, saranno sufficienti anche riunioni sui talenti semestrali o, come minimo, annuali.

1. Definite e comunicate il processo di revisione dei talenti

A meno che non disponiate già di un processo di revisione dei talenti esistente da rispolverare e utilizzare come punto di partenza, il primo passo sarà definire il vostro nuovo processo di revisione dei talenti e formare i vostri responsabili al riguardo.

Prendete in considerazione i seguenti aspetti, che dovrete definire:

Come valuterete i vostri talenti? 

Il modo in cui la vostra organizzazione definisce “prestazioni” e “potenziale” è il fondamento del modo in cui valuterete i vostri colleghi attraverso il processo di revisione dei talenti.  

Presumibilmente, la vostra organizzazione dispone già di un processo di gestione delle prestazioni ben consolidato.

Non dovete reinventare la ruota: il vostro processo di revisione dei talenti dovrebbe integrarsi facilmente in tutti i vostri processi delle risorse umane. 

La scelta migliore è essere coerenti con il modo in cui la vostra organizzazione definisce già le prestazioni attraverso le revisioni delle prestazioni/il vostro processo di gestione delle prestazioni.

Definire il potenziale è un po’ più intangibile e può richiedere una definizione leggermente più poetica. Organizzazioni come Korn Ferry hanno svolto ricerche approfondite sul potenziale sulle quali potete fare affidamento.

Il modello di Korn Ferry include 18 qualità che sono forti indicatori del potenziale, ad esempio capacità di leadership, abilità di apprendimento e capacità di risolvere i problemi. 

Il modo in cui definite il potenziale nella vostra organizzazione sarà una decisione personale basata sulle complessità e sulle esigenze specifiche della vostra azienda. 

Tuttavia, vi incoraggio a considerare due aspetti come parte della vostra definizione:

(1) Promuovibilità. Il team dirigenziale ritiene che una persona abbia la capacità di essere promossa a ruoli di alto livello?

(2) Prontezza. Quanto tempo occorrerà prima che una persona sia pronta per il suo prossimo passo? È pronta ora (potrebbe letteralmente assumere il ruolo già oggi se questo diventasse vacante)? Sarà pronta presto (entro il prossimo anno o i prossimi tre anni)? Oppure ci vorrà del tempo per prepararla alle opportunità future (saranno necessari più di tre anni per svilupparla in vista del ruolo)?  

Qual è il vostro approccio alla definizione delle liste di successione?  

Documentare formalmente la vostra pianificazione della successione è essenziale per aiutarvi a capire chi dovete sviluppare e preparare nel caso in cui qualcuno lasci il proprio ruolo.

Inoltre, questo vi offre una visibilità chiara sulle lacune che dovete colmare. 

La buona pratica per le liste di successione consiste nell'avere un piano di successione per tutti i ruoli critici della vostra organizzazione.

In base alla mia esperienza, ciò include:

1. Tutte le posizioni dirigenziali
2. Qualsiasi altro ruolo essenziale per l'azienda per il quale sarebbe necessario disporre di un piano in grado di ridurre al minimo le interruzioni se la persona che lo ricopre lasciasse la posizione
3. Qualsiasi posizione di nicchia o difficile da ricoprire.

Chi rientra nell'ambito? 

Sebbene la buona pratica consista nell'includere l'intera organizzazione nella revisione dei talenti, ciò potrebbe non essere pratico in base alle dimensioni dell'organizzazione o ad altri vincoli. 

Se dovete essere selettivi riguardo ai gruppi inclusi nell'ambito della vostra revisione, assicuratevi di comunicare chiaramente ai partecipanti chi vi rientra. 

Quali strumenti utilizzerete?

Il modo in cui acquisisci queste informazioni varierà in base agli strumenti a tua disposizione. Molti sistemi informativi per le risorse umane o sistemi di gestione dei talenti offrono strumenti progettati per aiutare a supportare i processi di revisione dei talenti e pianificazione della successione. 

Se non disponi di una soluzione tecnologica per le risorse umane in grado di fornire assistenza, non c'è nulla di male nell'affidarsi a Excel, PowerPoint o un'altra soluzione semplice per documentare queste informazioni critiche.  

Uno degli strumenti più utilizzati per supportare la revisione dei talenti è la griglia a 9 caselle. Questo strumento semplice ma efficace fornisce un quadro ordinato per valutare i colleghi in base alle loro prestazioni e al loro potenziale.

In questo modo si crea un linguaggio comune che i leader possono utilizzare per calibrare i propri team.

Una volta definito il processo, è essenziale comunicarlo chiaramente a tutti i leader che contribuiranno al processo.

Ricorda che la revisione dei talenti deve essere di responsabilità dei leader aziendali e facilitata dalle risorse umane. Ciò significa che è fondamentale formare i leader sul processo, sulla frequenza della revisione, sulle definizioni chiave, ecc., affinché possano assumersene la responsabilità.  

Tieni inoltre presente che la tecnologia ha fatto molta strada, soprattutto perché l'intelligenza artificiale è diventata sempre più coinvolta nei processi di gestione delle prestazioni.

Gli strumenti moderni possono aiutarti ad automatizzare le attività all'interno del processo di revisione delle prestazioni, così nulla va perso.

2. Chiedi ai tuoi leader di prepararsi 

Parte del tuo approccio comunicativo comprenderà le aspettative nei confronti dei leader mentre si preparano a partecipare alle riunioni dal vivo di revisione dei talenti.  

In generale, ci si aspetterebbe che i leader valutassero tutti i loro colleghi in base alle definizioni di prestazioni/potenziale che hai comunicato e preparassero elenchi puntati/punti di discussione per contribuire a giustificare le loro valutazioni. Ciò può includere qualcosa come una revisione dei talenti con la griglia a 9 caselle o un altro formato che fornisca una struttura.

Inoltre, dovrebbero identificare eventuali successori in grado di assumere il loro ruolo qualora lasciassero la posizione e il tipo di sviluppo di cui tali successori avrebbero bisogno per essere pronti ad assumere il ruolo fin da subito.

3. Organizza riunioni di revisione dei talenti 

Di solito, le riunioni di revisione dei talenti risalgono la gerarchia della leadership, iniziando con riunioni con i leader di livello inferiore e procedendo verso il livello della leadership esecutiva.  

La buona prassi per la revisione dei talenti consiste nell'organizzare sessioni dal vivo con tutti i manager che riportano a un leader aziendale.

Ciò consente al team di leadership di:

• Collaborare sul modo in cui valutano i propri dipendenti
• Raccogliere feedback reciproci per acquisire una prospettiva aggiuntiva e 
• Discutere il modo migliore per valorizzare i talenti dell'intero team e soddisfare le esigenze aziendali. 

Facilitare le riunioni di revisione dei talenti

Puoi organizzare queste riunioni in molti modi, ma l'approccio più semplice che ho trovato consiste nel dare a ciascun leader un momento sotto i riflettori per presentare il proprio team. 

Un altro approccio consiste nel discutere dei colleghi in base al livello professionale/livello retributivo. È un ottimo modo per assicurarti di calibrare correttamente i dipendenti rispetto a colleghi con aspettative simili.

Entrambi gli approcci, o una combinazione dei due, possono essere appropriati. In caso di dubbio, lascia che sia il leader del gruppo a decidere cosa funziona meglio per lui.

Una cosa a cui prepararsi in qualità di facilitatore di una revisione dei talenti è la passione che i leader nutrono per le loro persone.

Ho assistito a molti dibattiti accesi e controversi su come vengono valutati i dipendenti durante il processo. 

In qualità di facilitatore, devi sia sfidare i partecipanti a riflettere obiettivamente sui loro colleghi, sia incoraggiarli a dissentire rispettosamente per garantire un dialogo trasparente e costruttivo.

4. Analizza i tuoi dati (ma evita la paralisi da analisi) 

Dedica del tempo a raccogliere e analizzare i tuoi dati. Queste informazioni forniranno al team della leadership esecutiva informazioni essenziali sullo stato attuale dei talenti all'interno dell'organizzazione.

L’obiettivo della tua analisi dovrebbe essere assicurarti di disporre della qualità e della quantità di talenti necessarie per raggiungere i tuoi obiettivi aziendali. Questo consente al tuo team dirigenziale di affinare sia le strategie relative ai talenti sia quelle aziendali.

Ma evita la trappola della paralisi da analisi! 

Una volta completate le riunioni di revisione dei talenti, avrai a portata di mano un’enorme quantità di dati preziosi sui talenti. Tuttavia, questi dati non hanno alcun valore se non intraprendi azioni concrete sulla base di essi.

Evitare la trappola della paralisi

Ecco alcuni suggerimenti che consiglio per evitare di cadere nella trappola della paralisi da analisi:

1. Stabilisci una scadenza entro la quale riferire alla dirigenza. Senza una scadenza precisa, è facile addentrarsi sempre più nel labirinto dell’analisi. Le scadenze promesse per riferire alla dirigenza ti costringono ad agire e impediscono di trascorrere troppo tempo a rimuginare sui dati.
2. Limita l’ambito di ciò su cui riferirai inizialmente. Limitare il tuo focus è un ottimo modo per assicurarti che la ricerca della perfezione non ostacoli i progressi. Prova a concentrarti inizialmente solo su determinati dati demografici; magari su un segmento aziendale, su un livello dirigenziale attualmente prioritario o su un altro gruppo che necessita di ulteriore supporto. Potrai sempre tornare sui dati e analizzarli più in profondità nel tempo. 
3. Chiedi aiuto. Se non sai su cosa concentrare il tuo tempo e le tue energie, non avere paura di chiedere ai tuoi clienti (il team dirigenziale dell’azienda)! Chiedere ai tuoi dirigenti un feedback su ciò che è più importante per loro in relazione al raggiungimento degli obiettivi aziendali è un ottimo modo per limitare l’ambito e concentrare la tua attenzione su ciò che conta davvero.

I sistemi di acquisizione dei talenti svolgono un ruolo fondamentale nella valutazione dei dipendenti attuali e nella pianificazione della crescita futura dell’organizzazione.

5. Crea piani d’azione significativi e orientati ai risultati 

I dirigenti e i professionisti delle risorse umane dovrebbero sfruttare i dati per creare piani di sviluppo mirati e orientati ai risultati per i colleghi.  

Ciò potrebbe includere, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, piani individuali per opportunità di sviluppo come

1. Incarichi stimolanti per contribuire a sviluppare nuove competenze 
2. Nuovi ruoli per assicurarci di assegnare i nostri talenti più brillanti alle sfide organizzative più importanti e complesse
3. Opportunità di mentoring per creare una rete di contatti e svilupparsi attraverso l’apprendimento sociale
4. Opportunità formali di apprendimento e sviluppo, come corsi o programmi di sviluppo.

Buone pratiche per la revisione dei talenti

Diamo un’occhiata ad alcune buone pratiche che puoi adottare sia durante lo sviluppo sia nella realizzazione della revisione dei talenti.  

Allinea il processo alla tua strategia dei talenti 

Se hai letto alcuni dei miei altri articoli per People Managing People, potresti aver notato che sono un fanatico della strategia dei talenti. 

Come tutte le soluzioni per le risorse umane, il tuo processo di revisione dei talenti deve contribuire al raggiungimento dei tuoi obiettivi strategici relativi ai talenti. Questo garantisce che tutti i processi di revisione dei talenti funzionino senza problemi insieme agli altri processi correlati ai talenti.

Prima di avviare la revisione dei talenti, vale sempre la pena fare un controllo di buon senso per assicurarti che gli sforzi che stai compiendo contribuiscano alla tua strategia complessiva. Prova a porti domande come:

• Quali imperativi aziendali fondamentali dobbiamo soddisfare? In che modo il nostro processo di revisione dei talenti contribuirà a raggiungere questi obiettivi fondamentali?
• Quali competenze, capacità, comportamenti e valori stiamo cercando di promuovere in tutta l’organizzazione? Quali mentalità dirigenziali o comportamenti chiave stiamo cercando di favorire? I dipendenti e i dirigenti ad alto potenziale individuati attraverso la revisione dei talenti mostrano questi tratti chiave che consideriamo importanti? 
• Ci sono gruppi demografici sottorappresentati tra i nostri dipendenti e/o dirigenti? Come possiamo sfruttare il nostro processo di revisione dei talenti per accelerare i nostri sforzi in ambito DEI?

Se la tua revisione dei talenti non contribuisce ad affrontare domande chiave come queste, vale la pena ripartire da zero per assicurarti che tutto ciò che fai sia meticolosamente allineato alla tua strategia dei talenti.  

Sii agile

Nonostante gli scettici, le metodologie agili possono migliorare notevolmente l’erogazione delle tue soluzioni per le risorse umane.  

Ti incoraggio a considerare i seguenti principi agili mentre intraprendi il percorso di revisione dei talenti della tua organizzazione.

Sviluppa insieme all’azienda

Sviluppare il processo in collaborazione con i leader aziendali che utilizzeranno le tue revisioni dei talenti aiuta a garantire che tu integri nel processo i loro desideri e le loro esigenze. 

Nel metodo agile, la soddisfazione del cliente viene prima di tutto e questo è un ottimo modo per assicurarti che i tuoi clienti (i leader che utilizzeranno il processo) sostengano e adottino il tuo nuovo processo di revisione dei talenti.

Crea semplicità

I processi agili mirano a creare semplicità, rilasciare prodotti minimi funzionanti (MVP) e garantire di soddisfare le esigenze dei tuoi clienti e fornire risultati rapidamente. Non lasciare che la tua necessità di perfezione ti impedisca di fornire rapidamente qualcosa di valido alla tua organizzazione.

Sviluppo iterativo

Sviluppare iterativamente il processo di revisione dei talenti aumenta la tua «velocità di immissione sul mercato» e ti consente di raccogliere feedback e apportare perfezionamenti per garantirne l'efficacia e l'efficienza in futuro.

Evita i pregiudizi e i dati obsoleti sui talenti 

Non riuscirai mai ad avere un quadro chiaro dei tuoi talenti se i tuoi dati sono pieni di pregiudizi. Quindi, come puoi evitare i pregiudizi nel processo di revisione? Ecco alcuni suggerimenti:

Condividi con i tuoi manager i pregiudizi più comuni

Uno dei modi più semplici per contrastare i pregiudizi consiste semplicemente nel richiamare l'attenzione dei tuoi leader sui pregiudizi esistenti. 

Anche i tuoi migliori leader del personale sono esseri umani e avranno i loro pregiudizi intrinseci. 

Fornire ai partecipanti al processo informazioni sui pregiudizi che potrebbero trarli in inganno prima che valutino i loro talenti può aiutarli a fare un passo indietro e ad affrontare la revisione dei talenti con piena consapevolezza e senza pregiudizi.

Definisci un processo e delle definizioni chiare

Un processo chiaramente definito, con definizioni esplicite di cosa significhi avere prestazioni elevate e un alto potenziale, è fondamentale per garantire un'esecuzione coerente della revisione dei talenti. 

Non dovrebbe esserci alcuna ambiguità nel processo, che dovrebbe essere comunicato chiaramente a tutte le parti coinvolte per garantire che i leader di tutta l'organizzazione applichino la stessa prospettiva nella valutazione delle proprie persone.

Collabora

Far lavorare insieme i team di leadership per valutare le proprie persone è un meccanismo fondamentale per garantire coerenza nel modo in cui vengono valutati i dipendenti. 

Per questo consiglio vivamente di organizzare regolarmente riunioni di revisione dei talenti con il tuo team di leadership. Discutere queste informazioni dal vivo consente ai manager di comprendere la logica applicata agli altri e di stabilire coerenza. 

Questo consente inoltre ai manager di fornire feedback ai propri colleghi sulle loro esperienze di collaborazione con i dipendenti degli altri.

Mantieni aggiornati i dati

Il fatto che un dipendente abbia ricevuto una valutazione elevata negli anni passati non significa che possa essere esentato quando ripeti il processo, e lo stesso vale se è stato un dipendente con prestazioni medie che ha bisogno di migliorare. 

I dati sui talenti sono altamente fluidi e dovrebbero essere considerati come qualcosa di vivo e dinamico. Eliminare i pregiudizi e riesaminare i tuoi talenti con occhi nuovi aiuta a garantire che tu non sia ostacolato da dati obsoleti che possono frenare le tue iniziative complessive relative ai talenti.

Sfrutta la tecnologia per ampliare i tuoi processi 

Sebbene sia possibile cavarsela senza il supporto della tecnologia, le organizzazioni grandi e in crescita trarranno particolare vantaggio da soluzioni tecnologiche progettate per supportare il processo di revisione dei talenti.

Cerca uno strumento che:

• Ti aiuti a raccogliere dati sui talenti durante tutto l'anno
• Promuova la collaborazione e le discussioni continue tra i leader
• Fornisca una panoramica in tempo reale dell'intero bacino di talenti
• Ti informi sulle migliori pratiche di sviluppo dei talenti.

Il mio consiglio è di seguire l'approccio agile illustrato sopra. Inizia con un processo semplice e prendi confidenza.  

Una volta definito un approccio che funziona per la tua organizzazione, potrai perfezionarlo ulteriormente esaminando quali soluzioni tecnologiche sono disponibili per aiutarti a semplificarlo.  

Le revisioni dei talenti ti aiutano a rimanere competitivo

Ricordo che, durante il mio ultimo ciclo di revisione dei talenti, un vicepresidente dell'IT molto entusiasta ha dichiarato: «Concentrarmi sui talenti è una delle cose più efficaci che posso fare come leader nella nostra organizzazione», e non potrei essere più d'accordo!

È sempre una buona idea iniziare un nuovo anno con un momento di introspezione, e il processo di revisione dei talenti è un ottimo modo per farlo nella tua organizzazione. Tuttavia, come ho già accennato sopra, puntare su una cadenza trimestrale è l’ideale.

Le revisioni dei talenti svolgono un ruolo importante nell’identificare e sviluppare i tuoi talenti migliori. Come ha recentemente dichiarato in un’intervista alla CNBC Emily Rose McRae, che supervisiona le attività di Gartner sul futuro del lavoro e sull’analisi dei talenti: 

“La carenza di talenti di cui abbiamo parlato per tutto il 2022 non è scomparsa”, afferma McRae. “Ti trovi quindi in una situazione in cui è più difficile aumentare l’organico e hai un bisogno urgente di talenti.”

Con una concorrenza così agguerrita, non puoi permetterti di trascurare i dipendenti con prestazioni eccellenti e lasciare che passino a un concorrente.

Quando si parla di talenti, hai molti strumenti a tua disposizione: ti incoraggio ad assicurarti che il processo di revisione dei talenti sia uno di quelli su cui punti con decisione.