Programvare for arbeidsstyring: Typer & viktige funksjoner
Arbeidsstyring er en viktig del av virksomhetens resultatstyring for enhver organisasjon.
Med raskt skiftende markedsforhold, regulatoriske omveltninger, økende utskifting av ansatte, økende fagforeningsvennlighet og en stadig mer mangfoldig og geografisk spredt arbeidsstyrke blir arbeidsstyring stadig viktigere – og mer komplekst.
De riktige appene for arbeidsstyring kan gjøre denne komplekse oppgaven enklere og mer effektiv.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hva er arbeidsstyring?
Arbeidsstyring (WFM) handler om å strategisk fordele, følge opp og optimalisere organisasjonens viktigste ressurs: medarbeiderne.
Vellykket arbeidsstyring sikrer at de riktige medarbeiderne – med de riktige ferdighetene – er tilgjengelige til riktig tid for å oppfylle kravene i jobbene sine.
Selv om hver organisasjon har sine egne prioriteringer, er ressurseffektivitet et mål de fleste virksomheter deler.
Hvorfor er arbeidsstyring viktig?
Enten arbeidsplassen din er et etablert bedriftsmiljø, en voksende oppstartsbedrift eller en virksomhet som ansetter skiftarbeidere, er arbeidsstyring en uunnværlig del av virksomhetens ledelsesstrategi.
Effektiv arbeidsstyring, støttet av programvare for optimalisering av arbeidsstyrken, hjelper organisasjoner med å holde arbeidsstyrken så produktiv og kostnadseffektiv som mulig.
Uensartede retningslinjer for arbeidsstyrken og utilstrekkelig håndheving av disse retningslinjene kan føre til utfordringer som:
- Underbemanning
- Overflødige ansatte
- Ansatte med utilstrekkelig kompetanse
- Økte prosjektkostnader
- Forsinket prosjektleveranse
- Brudd på regelverket
- Overtid som kunne vært unngått
- Hendelser knyttet til sikkerhet på arbeidsplassen
- Lite engasjerte ansatte
- Lav arbeidsmoral eller utbrenthet
- Høy utskifting av ansatte.
Derfor er planlegging av arbeidsstyrken et avgjørende aspekt ved talentstyring, og hjelper HR-medarbeidere med å:
- Optimalisere medarbeidernes produktivitet
- Sikre at prosjekter får tilført ressurser på en effektiv måte
- Effektivisere resultatstyringen
- Videreutvikle medarbeidernes kompetanse ved behov
- Håndtere bemanningsutfordringer på et tidlig tidspunkt
- Få en nøyaktig oversikt over arbeidskostnadene
- Redusere organisatorisk risiko
- Fremme sikkerhet på arbeidsplassen
- Overholde lover og regler for arbeidsplassen
- Iverksette tiltak for etterfølgerplanlegging
- Forbedre medarbeiderengasjementet og redusere utskiftingen av ansatte.
Prosessen for arbeidsstyring
I bunn og grunn innebærer prosessen for arbeidsstyring å identifisere organisasjonens viktigste strategiske prioriteringer og fordele ressurser deretter. Dette krever at man forutser mulige HR-utfordringer og iverksetter tiltak for å opprettholde effektiviteten og unngå ansvarseksponering.
Prosessen for arbeidsstyring omfatter oppgaver som:
- Strategisk samsvar
- Etterspørselsprognoser
- Arbeidsplanlegging for ansatte
- Tidsregistrering
- Registrering av oppmøte
- Dataanalyse
- Myndiggjøring av ansatte
- Kompetansestyring
- Saksbehandling av HR-forespørsler
- Lønnsadministrasjon
- Avgrensning og budsjettering av prosjekter
- Oppgavestyring.
Det er mye som skal dekkes!
Den gode nyheten er at alt dette kan effektiviseres og automatiseres ved hjelp av programvare for arbeidsstyring.
Hva er programvare for arbeidsstyring?
En programvareløsning for arbeidsstyring (WFM) er et verktøy som gjør det mulig for organisasjoner å organisere retningslinjene for arbeidsstyrken sin og automatisere mange av oppgavene og prosessene i systemet for arbeidsstyring.
Dette gjør det mulig for HR-medarbeidere å disponere arbeidsstyrken mer effektivt, administrere arbeidstakernes tid mer produktivt og til syvende og sist nå organisasjonens mål med mindre bryderi.
Hva er fordelene med programvare for arbeidsstyring?
Noen viktige fordeler med programvare for arbeidsstyring er at det blir enklere for ledelsen å effektivisere planleggingen, administrere oppmøte og tidsregistrering, følge med på produktiviteten, optimalisere resultatstyringen, gjennomføre lønnsprosesser, sikre overholdelse av regelverk og fremme de ansattes sikkerhet.
Når den riktige løsningen for arbeidsstyring implementeres og brukes effektivt, kan den hjelpe arbeidsgivere med å:
- Automatisere manuelle oppgaver for å spare tid, fjerne flaskehalser og redusere feil.
- Samle inn nøyaktige, oppdaterte arbeidsstyringsdata og ta bedre beslutninger basert på dataanalyse i sanntid.
- Ta i bruk arbeidsstyring på tvers av kanaler for å gi bedre tilgang til den hybride eller mobile arbeidsstyrken.
- Forbedre effektiviteten på tvers av team for å styrke samarbeidet og medarbeiderengasjementet, samtidig som siloer fjernes og dobbeltarbeid reduseres.
- Redusere driftskostnadene (som følge av overbemanning, omfattende overtidsarbeid og utkontraktering) gjennom mer nøyaktige prognoser og ressursallokering. Avanserte WFM-løsninger oppdaterer til og med budsjettene basert på endringer i arbeidsplanene.
- Optimalisere kundeopplevelsen gjennom ferdighetsbasert ruting som kobler kunder med riktig ekspert i kontaktsenteret
- Fordele den administrative belastningen gjennom selvbetjeningsportaler for ledere og ansatte som gir brukerne tilgang til utvalgte funksjoner
- Forbedre lønnsnøyaktigheten ved automatisk avstemming av tidsregistrering, betalt fri, registrert overtid osv., noe som reduserer tilfeller av menneskelige feil som kan oppstå ved manuell registrering og beregning av data.
- Identifisere og håndtere planleggingsproblemer proaktivt på forhånd ved å konsultere sanntidsdata om bemanningsplaner og gjøre justeringer for å unngå problemer som underbemanning. Den beste programvaren for arbeidsstyring gjør det også mulig for ledere å opprette smarte arbeidsplaner ved å filtrere etter avdeling, prosjekt, jobb eller sted.
- Oppbevare nøyaktige og detaljerte oppføringer som bidrar til å dokumentere overholdelse av regelverket ved en eventuell revisjon.
Hvilke typer programvare for arbeidsstyring finnes?
Det finnes et bredt utvalg av ulike WFM-verktøy. Noen er frittstående produkter som tilbyr én eller flere av funksjonene nedenfor, mens andre tilbyr en mer helhetlig, integrert løsning.
- Programvare for arbeidsplanlegging
- Programvare for oppmøte
- Prosjektstyrings- (Kanban osv.) og kommunikasjonsverktøy
- Programvare for tidsregistrering
- Løsninger for fraværshåndtering
- Lønnsprogramvare
- Verktøy for medarbeiderengasjement
- Verktøy for håndtering av kunderelasjoner
- Løsninger for saksbehandling av kunde- og supporthenvendelser
- Programvare for registrering av hendelser knyttet til sikkerhet på arbeidsplassen.
Store organisasjoner kan ha behov for programvare for arbeidsstyring i virksomheter som er utviklet for å koordinere disse funksjonene på tvers av komplekse eller distribuerte arbeidsstyrker.
Hva er de viktigste funksjonene i programvare for arbeidsstyring?
De beste programvareløsningene for arbeidsstyring gjør det mulig for moderne virksomheter å organisere og følge opp alle aktivitetene som inngår i å opprettholde en effektivt bemannet, kostnadseffektiv og produktiv arbeidsstyrke.
Det finnes ulike prismodeller for programvare for arbeidsstyring som gir tilgang til flere brukere og/eller ulike funksjoner.
Nedenfor finner du noen av de viktigste funksjonene du bør se etter når du velger programvare for arbeidsstyring.
Prognoser for bemanningsbehov
En god WFM-løsning bør kunne hjelpe deg med å oppdage trender og lage prognoser for faktorer som påvirker bemanningsbehov og tilgjengelighet, for eksempel endringer i prosjektplaner, sesongvariasjoner i arbeidstakernes tilgjengelighet, svingninger i forbruker- og kundebehov og mer. Ved å forutse slike scenarier kan du planlegge arbeidskraftbudsjettene bedre og fordele ansatte mer effektivt.
Smart vaktplanlegging
Alle verktøy for arbeidsstyring som er verdt å bruke, bør ha intelligente planleggingsfunksjoner som lar ledere velge ansatte til vakter eller prosjekter basert på kriterier som tilgjengelighet, ferdigheter, kostnad, erfaring, preferanser, beliggenhet og mer. Verktøy for vaktplanlegging bør også tilby selvbetjening for ansatte, slik at de kan bytte vakter seg imellom og sikre full bemanning på alle vakter. Noen verktøy kan også ha funksjoner som inkluderer AI for arbeidsstyring og planlegging.
Tidsregistrering
Et verktøy for arbeidsstyring bør ha funksjoner for, eller kunne integreres med, enheter og verktøy for tidsregistrering, som adgangsskannere, skybasert programvare for tidsregistrering, kiosker, betalingsterminaler (POS), mobilapper eller elektroniske timelister. Disse brukes til å samle inn tidsregistreringsdata og behandle dem automatisk for nøyaktig lønnshåndtering. En annen fordel med programvare for tidsregistrering er varsler om overtid, en annen nyttig funksjon som gir arbeidsgivere bedre kontroll over godkjenning og fordeling av overtid.
Oppfølging av oppmøte og fravær
Programvare for arbeidsstyring bør registrere de ansattes oppmøte, automatisere godkjenning av forespørsler om fri og sammenholde de ansattes fravær med virksomhetens retningslinjer for permisjon og fravær (for eksempel betalt fri (PTO)) samt offentlige regler.
Dataanalyse og rapportering
De fleste verktøy for arbeidsstyring gir brukerne en sanntidsvisning av data om arbeidsstyrken via tilpassbare kontrollpaneler. Dette gjør det enkelt å oppdage potensielle problemer med planlegging eller bemanning og løse dem lenge før de utvikler seg til større problemer.
De beste verktøyene for arbeidsstyring og analyse av arbeidsstyrken lar også brukerne generere rapporter ved hjelp av bestemte parametere. Dette forbedrer virksomhetsinnsikten og planleggingen av arbeidsstyrken gjennom analyse av historiske data.
Mobil arbeidsstyring
WFM-verktøy som tilbyr tilgang via mobile enheter gjør det enklere å administrere planer og fylle vakter mens du er på farten, slik at du kan sikre optimal bemanning selv i nødsituasjoner. Dette er bare noen av de mange fordelene med programvare for mobil arbeidsstyring.
Selvbetjening for ansatte
Systemet eller verktøyet for arbeidsstyring bør ideelt sett tilby en selvbetjeningsportal for ansatte, slik at de raskt kan registrere egne data når det er mulig. Dette frigjør tid for HR og reduserer feil.
Kraftige integrasjoner med virksomhetsverktøy
Uansett hvilken WFM-løsning du velger, bør den kunne fungere godt sammen med HR-programvaren og virksomhetsverktøyene organisasjonen allerede bruker. Dette er spesielt viktig hvis du ikke har en helhetlig løsning for arbeidsstyring, men bruker flere spesialiserte verktøy.
Med riktig programvare blir prosessen med å implementere, følge opp og forbedre systemet for arbeidsstyring langt mer effektiv og givende.
En fornøyd arbeidsstyrke er nøkkelen til en vellykket virksomhet
Effektiv styring av arbeidsstyrken har som mål å holde de ansatte fornøyde, samtidig som virksomhetens strategiske behov ivaretas.
Virksomheter som lykkes med denne delen av driften, blir mer effektive, innovative og robuste.
Teknologi anbefales for alle unntatt de minste virksomhetene. For å komme i gang kan du se nærmere på vår kortliste over den beste programvaren for styring av arbeidsstyrken og våre anbefalinger for programvare for tidsregistrering og fremmøte, slik at du kan administrere og optimalisere arbeidsstyrkens tidsregistrering og fremmøte på en effektiv måte.
Relatert lesning: Beste programvare for permisjonsstyring for sporing av PTO
