10 HRIS-funksjoner du bør kjenne til
Et HRIS (informasjonssystem for menneskelige ressurser) er programvare som hjelper deg med å håndtere sentrale HR-oppgaver som lønn, personalgoder, medarbeiderdata og rekruttering på ett sted. I denne artikkelen får du vite nøyaktig hvilke funksjoner et HRIS har, hvordan de fungerer, og hvordan de kan gjøre de daglige HR-prosessene dine enklere og mer effektive.
Hva er et informasjonssystem for menneskelige ressurser?
Et HRIS (informasjonssystem for menneskelige ressurser) er en type HR-programvare som brukes av organisasjoner til å lagre og administrere medarbeiderdata.
Det fungerer som et sentralt arkiv for medarbeideropplysninger og bidrar til å automatisere og effektivisere ulike HR-oppgaver.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Fordeler med HRIS
HRIS-er er viktige komponenter i HRs digitale transformasjon. Selv små oppstartsbedrifter kan dra nytte av et grunnleggende HRIS, og for større organisasjoner er det helt nødvendig. Viktige fordeler ved å bruke et HRIS omfatter:
- Sentraliserte data: Gir ett samlet sted for alle rekrutteringsdatabasesystemer, noe som gjør informasjonen mer tilgjengelig og oversiktlig.
- Bedre effektivitet: Automatiserer HR-oppgaver som registrering av medarbeiderinformasjon, reduserer manuelt arbeid og sparer tid.
- Økt nøyaktighet: Minimerer menneskelige feil i lønnsutbetalinger, registrering av arbeidstid og dokumentasjon.
- Bedre beslutningstaking: Gir data og rapporter som kan brukes til å utforme strategier for talentforvaltning.
- Selvbetjening for medarbeidere: Gir medarbeidere mulighet til å få tilgang til og administrere sine egne opplysninger, noe som reduserer belastningen på HR.
- Støtte for etterlevelse: Bidrar til at organisasjonen oppfyller juridiske og regulatoriske krav.
- Kostnadsbesparelser: Reduserer administrative kostnader ved å effektivisere HR-prosesser og begrense papirarbeid.
- Skalerbarhet: Hjelper organisasjoner med å tilpasse seg vekst gjennom fleksible moduler.
- Bedre medarbeiderengasjement: Øker medarbeidertilfredsheten gjennom enkel tilgang til personlig informasjon og HR-tjenester.
10 viktige HRIS-funksjoner
La oss se nærmere på hvordan et HRIS kan være til nytte for virksomheten din gjennom disse 10 viktige funksjonene.
1. Grunnleggende HR
Grunnleggende HR viser til de grunnleggende funksjonene HR-avdelingen utfører knyttet til medarbeiderinformasjon:
- Personopplysninger
- Opplysninger om stillingsrolle
- Kontrakter
- Visum, arbeidstillatelser og I-9-skjemaer (i USA).
- Historikk over opplæring og sertifiseringer.
Et HRIS sparer HR-medarbeidere for tid ved å lagre all medarbeiderinformasjon på ett sentralt og lett tilgjengelig sted (din HR-database), og sparer enda mer tid ved å muliggjøre selvbetjening for medarbeidere (medarbeidere kan oppdatere sin egen informasjon, bestille ferie og så videre).
En HRIS-analytiker (mer om dette senere) kan kjøre ulike rapporter for å gi innsikt i arbeidsstyring, forretningstrender og fremtidige behov ved å analysere grunnleggende HR-data som demografi, turnover-rater, krav til stillingsroller og til og med ferdigheter.
2. Vaktplanlegging
Et HRIS gjør det mulig for ledere å opprette, justere og dele arbeidsplaner samtidig som det tas hensyn til medarbeidernes tilgjengelighet, fravær og arbeidsrettslige bestemmelser.
Viktige funksjoner omfatter ofte verktøy for bytte av vakter, varsler om konflikter, oppdateringer i sanntid og integrasjoner med systemer for tidsregistrering for å sikre nøyaktig planlegging og arbeidsstyring.
3. Lønn
HRIS kan hjelpe med lønnskjøring ved å automatisere beregninger og sikre nøyaktighet og overholdelse av regelverk.
Det integrerer data om arbeidstid og oppmøte, for eksempel arbeidede timer, overtid og fradrag, for å effektivisere lønnsberegninger og overholdelse av skatteregler.
I tillegg reduserer det feil, støtter direkte innbetalinger og gir detaljerte lønnsrapporter for effektiv økonomistyring.
4. Administrasjon av personalgoder
HRIS-programvare tilbyr selvbetjeningsalternativer som gjør det mulig for ansatte å gjennomgå informasjon om personalgodene sine, og effektiviserer perioder for åpent valg av goder.
Arbeidstakere har mulighet til å gjøre godkjente endringer i informasjonen om personalgodene sine når det skjer livsendringer.
Denne funksjonen gjør det også mulig for ansatte å finne informasjon om personalgoder når de har spørsmål om ting som:
- Medisinsk dekning
- Livsforsikring
- Uføreforsikring
- Informasjon om personalgoder for forsørgede.
5. Opplæring og utvikling
HRIS-opplæringsmoduler bidrar til å opprette og distribuere nødvendig opplæring, samt holde oversikt over teammedlemmenes kvalifikasjoner, sertifiseringer og ferdigheter.
HRIS-opplæringsfunksjoner gjør det også mulig å distribuere oppdaterte retningslinjer og prosedyrer raskt.
Løsninger som Lattice nedenfor gjør det mulig å opprette utviklingsløp for ledere og gjør det enkelt å lansere individuelle karriereutviklingsplaner knyttet til kontinuerlig prestasjonsstyring.
I tillegg kan verktøy integreres med et (læringsstyringssystem) for å samle tilgjengelig opplæring og kursbevis på ett lett tilgjengelig sted.
6. Prestasjonsstyring
Behov innen prestasjonsstyring, som målsetting, egenvurderinger og anonyme undersøkelser, er alle tilgjengelige alternativer gjennom et HRIS.
Disse funksjonene gjør det mulig for team å gjennomføre medarbeidersamtaler, dele tilbakemeldinger og sette mål.
Selv om det er viktig å ha engasjerende evalueringssamtaler med medarbeiderne dine, kan enkelte deler av prestasjonsevalueringene gjennomføres av den ansatte selv – en effektiv måte å oppmuntre til ærlig refleksjon og økt deltakelse på.
I tillegg sparer dette deg for tid og effektiviserer prosessen.
For en mer helhetlig tilnærming til personalledelse kan du utforske vår utvalgte liste over HR-programvareplattformer som kan integreres sømløst med HRIS-systemet ditt.
7. Tidsregistrering og permisjonsadministrasjon
HRIS-programvare gjør det enkelt å registrere arbeidstid nøyaktig og holde oversikt over mengden permisjon som er tatt ut.
Denne funksjonen gir større selvstendighet. Teammedlemmer legger selv inn permisjonsforespørsler for godkjenning, og det spares tid ved at behovet for e-postutveksling, telefonsamtaler og personlige forespørsler reduseres.
8. Rekruttering
Implementering av HRIS er en banebrytende løsning når det gjelder rekruttering, med kandidatsøk og funksjoner for søknadssporing:
- Opprett stillingsannonser og publiser dem automatisk på flere jobbportaler
- Anvend utvelgelsesstandarder på mottatte søknader
- Samle CV-er og kandidatdata
- Følg kandidatenes fremgang gjennom rekrutteringsprosessen
- Opprett en kandidatdatabase for fremtidige ansettelser.
Funksjoner i rekrutteringsprogramvare gjør HRIS-programvare spesielt nyttig for selskaper med høy turnover fordi du kan forbedre ansettelsespraksisen og forventningene til medarbeiderstandarder uten å måtte investere mye tid og ressurser.
9. Introduksjon
Et HRIS effektiviserer introduksjonsprosessen ved å automatisere innsamlingen av dokumenter, slik at nyansatte kan fylle ut skjemaer og papirarbeid på nettet.
Det legger til rette for ensartede introduksjonsprosesser, bidrar til å følge fremdriften og sikrer at alle nødvendige oppgaver, som bakgrunnssjekker og opplæring, blir fullført i tide.
Systemet gir også nyansatte tilgang til viktige virksomhetspolicyer og ressurser, noe som forbedrer forståelsen av rollen og virksomhetskulturen.
More Articles
10. Etterlevelse
Et HRIS hjelper organisasjoner med å opprettholde etterlevelse av HR-regelverket ved å gi oppdateringer om regulatoriske endringer, holde organisasjonen informert om nye krav og generere detaljerte rapporter for revisjoner.
I tillegg holder HRIS oversikt over sertifiseringer, opplæring og juridisk dokumentasjon for å sikre at medarbeiderne oppfyller nødvendige kvalifikasjoner og sikkerhetsstandarder.
Velge et HRIS-system
HRIS-løsninger tilbyr alternativer basert på virksomhetens spesifikke behov. For å hjelpe deg med å velge den beste HRIS-løsningen for deg bør du vurdere aspekter som prisen på HRIS og stille spørsmål som:
- Hvor mange medarbeidere har du? Kanskje et HRIS for små bedrifter kan være et bedre alternativ?
- Hva er virksomhetens behov, for eksempel å spare tid på administrative oppgaver og gi medarbeiderne en bedre opplevelse? Dette hjelper deg med å definere funksjonslisten
- Hva er planene dine for vekst?
- Hva er budsjettet ditt?
- Hvilken avkastning på investeringen (ROI) forventer du å se?
- Hvem skal bruke det nye verktøyet, og må det dekke flere jurisdiksjoner?
- Hvilke verktøy i din HR-teknologistakk skal programvaren erstatte eller integreres med?
Du finner en fullstendig prosess i artikkelen vår om valg av HR-programvare, eller du kan gå dypere inn i forskjellene mellom HRIS-, HRMS- og HCM-systemer for å få en bedre forståelse av hvilken type HR-administrasjonsprogramvare som passer best for dine behov.
Ved å ta en HRIS-sertifisering kan du også få kompetansen du trenger for å utnytte HRIS-systemenes funksjoner fullt ut.
10 Kortliste over de beste HRIS-systemene
Her er en kortliste over de beste HRIS-systemene for å effektivisere dine sentrale HR-funksjoner, blant de 30 alternativene jeg vurderte:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Viktig tips: Hvis kravene dine er komplekse, eller du fortsatt definerer dem, kan det være lurt å vurdere å opprette en HRIS-anbudsforespørsel for å hjelpe deg med å definere kravene og få bedre tilbud fra leverandører.
Abonner på nyhetsbrevet fra People Managing People
For flere råd om HRIS-er og andre former for HR-programvare, abonner på vårt ukentlige nyhetsbrev for HR- og bedriftsledere. Du får alt vårt nyeste innhold, som kan hjelpe deg med å utvikle deg i karrieren og få større innvirkning i organisasjonen din.
