11 fordeler med HR-programvare

Markedet for HR-programvare vokser stadig, og det finnes et enormt utvalg av verktøy som kan automatisere repetitive oppgaver, organisere ansattdata og gjøre prosessene smidigere og mer effektive.

Enten det handler om å fremskynde ansettelser, sikre korrekt lønnsutbetaling eller forbedre medarbeideropplevelsen, vil den riktige HR-teknologistakken hjelpe HR-team med å fokusere på det som virkelig betyr noe: å støtte virksomhetens suksess.

Så, hvis vi går litt mer i dybden, hva er de konkrete fordelene med HR-programvare?

1. Øker effektiviteten

Tid er alles mest verdifulle ressurs. HR-programvare automatiserer repetitive oppgaver som lønnskjøring, planlegging og dataregistrering, noe som reduserer tidkrevende manuelt arbeid betydelig.

På samme måte gir selvbetjeningsportaler i løsninger som HRIS-er eller HRMS-er ansatte mulighet til å håndtere egne HR-oppgaver, for eksempel oppdatere personopplysninger, be om permisjon og få tilgang til lønnsslipper.

En studie viste at implementeringen av et nytt HRIS bidro til at en SMB sparte $175k på ett år.

Det gir også HR-team mer tid til å fokusere på oppgaver med høyere verdi, som talentutvikling og medarbeiderengasjement.

Én AI-basert løsning reduserte lønnskjøringen i én SMES til én time per måned!

2. Reduserer feil

Manuell håndtering av HR kan føles som en konstant kamp mot feil – uriktige lønnsberegninger, utdaterte ansattopplysninger og oversette krav til etterlevelse kan raskt hope seg opp. 

En liten feil i lønnsutbetalingen kan føre til at en ansatt ikke får riktig lønn, mens et manglende dokument for etterlevelse kan resultere i kostbare bøter.

Systemer som lønnsprogramvare fjerner denne belastningen fra HR-teamene ved å automatisere beregninger, varsle om avvik og sørge for at alle opplysninger forblir korrekte og oppdaterte.

Med innebygde sikkerhetstiltak og varsler i sanntid kan du redusere feil, overholde regelverket og unngå hodebryet som følger med å rette opp kostbare feil i etterkant.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Forbedrer etterlevelsen

Etterlevelse av HR-regelverket er en av de største utfordringene for HR, særlig når ansatte håndteres på tvers av ulike delstater eller land med stadig skiftende arbeidsrettslige regler.

Ett enkelt feiltrinn – enten det gjelder en manglende skatteoppdatering eller en ufullstendig ansattoppføring – kan føre til store bøter eller juridiske problemer.

Med sikker og organisert dokumentasjon samt overvåking av etterlevelse i sanntid kan HR-team ligge i forkant av regelverket og unngå stresset med korrigeringer eller sanksjoner i siste liten.

4. Effektiviserer rekrutteringen

Rekruttering kan være overveldende, særlig når du skal gå gjennom hundrevis av CV-er, koordinere intervjuer og holde kandidater engasjert – samtidig som du håndterer andre HR-oppgaver. 

Et system for sporing av søkere (ATS) avlaster deg ved å automatisere CV-screening, effektivisere planleggingen av intervjuer og samle kandidatkommunikasjonen på ett sted. 

Plattformer som Greenhouse hjelper deg med å utforme overbevisende stillingsbeskrivelser, publisere dem på flere jobbportaler og filtrere søknader basert på forhåndsdefinerte kriterier, slik at du kan konsentrere deg om kandidatene som passer best.

IBM brukte for eksempel sin AI-drevne løsning, Watson Recruitment, til å redusere tiden det tok å ansette med 40% og øke kandidatkvaliteten med 20%.

Dette fremskynder ikke bare ansettelsesprosessen, men skaper også en smidigere opplevelse for søkere, styrker arbeidsgivermerkevaren din og gjør selskapet ditt til et førstevalg for talenter.

5. Bli mer datadrevet

Det gjør HRs arbeid unødvendig vanskelig å administrere medarbeideropplysninger på tvers av flere regneark, arkivskap og systemer som ikke er koblet sammen. 

Det kan være tidkrevende og føre til feil å lete frem medarbeidersamtaler, informasjon om personalgoder eller dokumenter knyttet til etterlevelse.

HR-programvare samler alle disse dataene på én sikker plattform, noe som gjør det enkelt å hente frem informasjon, generere rapporter og sikre nøyaktighet.

I tillegg til å skape orden danner disse dataene grunnlaget for personalanalyse, som hjelper team med å følge viktige HR-måltall som avgang, medarbeiderbevaring, fravær og utvikling i prestasjoner.

Google brukte til og med sin avanserte plattform for personalanalyse til å undersøke hva som kjennetegner en bedre leder og justere programmene for lederutvikling deretter.

Med innsikt i sanntid lett tilgjengelig kan HR gå utover administrative oppgaver og spille en mer strategisk rolle i bemanningsplanlegging og forretningsbeslutninger, noe som bidrar til å styrke HR som en strategisk partner for virksomheten.

6. Styrker læring og utvikling

Det kan være krevende å holde medarbeidere engasjert i læring og utvikling, særlig når opplæringsprogrammene er uorganiserte eller vanskelige å få tilgang til.

Verktøy som læringsstyringssystemer (LMS) effektiviserer prosessen ved å gjøre det enklere å opprette, gjennomføre og følge opp opplæringsprogrammer, ferdighetsvurderinger og sertifiseringer.

Medarbeidere får tilgang til personlige læringsløp tilpasset rollene og karrieremålene deres, mens HR kan følge fremdrift, fullføringsgrad og krav til etterlevelse i sanntid. 

Dette sikrer at opplæringen ikke bare blir mer effektiv, men også skalerbar, slik at organisasjoner kan heve kompetansen i arbeidsstyrken og holde seg konkurransedyktige.

Som et eksempel kunne beslutningsvitenskapsteamet i legemiddelselskapet Johnson & Johnson bruke analytiske modeller til å kartlegge eksisterende ferdigheter opp mot forventede behov og forberede arbeidsstyrken på fremtidige utfordringer.

7. Styrker medarbeiderengasjementet

Å holde medarbeidere engasjert handler om mer enn bare å tilby frynsegoder – det handler om å skape en arbeidsplass der de føler seg hørt, verdsatt og motiverte.

En studie fra Nectar viste for eksempel at 80 % av medarbeiderne var enige i at anerkjennelse gjør dem mer motiverte til å lykkes på jobb.

HR-programvare gjør dette enklere ved å tilby verktøy for medarbeiderundersøkelser, innsamling av tilbakemeldinger i sanntid og programmer for anerkjennelse.

Team kan innhente innsikt i medarbeidernes opplevelser, identifisere områder som kan forbedres, og iverksette tiltak før utfordringer med engasjement fører til turnover.

Funksjoner for anerkjennelse gjør det også mulig for ledere og kolleger å feire prestasjoner og styrke virksomhetens verdier, noe som fremmer en kultur preget av verdsettelse og tilhørighet.

8. Forbedrer introduksjonen av nye medarbeidere

En uorganisert introduksjonsprosess kan føre til at nyansatte føler seg fortapte, overveldet eller til og med begynner å tvile på beslutningen om å begynne i virksomheten.

Spesialisert programvare for introduksjon av nyansatte bidrar til å skape en strukturert og tilpasset opplevelse ved å tilby selvbetjeningsportaler, digitale skjemaer og automatiserte sjekklister.

Nyansatte kan fylle ut dokumenter, få tilgang til opplæringsmateriell og begynne å bli kjent med teamet før første arbeidsdag, slik at de føler seg velkomne og forberedte. 

Ved å eliminere forvirring og forsinkelser forbedrer en godt strukturert introduksjonsprosess medarbeiderbevaringen, styrker engasjementet og hjelper nyansatte med å bli produktive raskere.

9. Støtter fjernarbeid og hybridarbeid

Det følger unike utfordringer med å administrere en arbeidsstyrke som jobber eksternt eller hybrid – systemer som ikke er koblet sammen, kommunikasjonsbrister og uensartet introduksjon kan alle hindre produktiviteten.

Skybaserte HR-plattformer løser disse problemene ved å gi ansatte og HR-team tilgang til viktige verktøy fra hvor som helst (blant andre fordeler med skybasert HR-programvare).

Med funksjoner som virtuell onboarding, resultatoppfølging og digitalt samarbeid holder fjernarbeidende ansatte kontakten og engasjementet oppe, uansett hvor de befinner seg.

Hvis dere bruker en hybridmodell, kan programvare for reservasjon av fleksible arbeidsplasser bidra til å administrere kontorplassen effektivt.

Dette forbedrer ikke bare effektiviteten i arbeidsflyten, men fremmer også en følelse av tilhørighet og sørger for at distribuerte team forblir produktive og samkjørte med virksomhetens mål.

10. Forbedrer kommunikasjonen

Tydelig kommunikasjon er avgjørende for å holde ansatte engasjerte og samkjørte, men å basere seg på spredte e-poster og meldinger kan føre til forvirring og at informasjon går tapt. 

HR-programvare forenkler dette ved å tilby innebygde kommunikasjonsverktøy som kunngjøringer til hele virksomheten, intern meldingsutveksling og varsler om oppgaver. 

Ansatte holdes informert om oppdateringer av retningslinjer, kommende arrangementer og viktige frister, slik at de aldri går glipp av kritisk informasjon (om de faktisk følger med, er en helt annen sak).

Et sentralisert kommunikasjonssenter forbedrer ikke bare åpenheten, men fremmer også en mer sammenknyttet og informert arbeidsplass.

11. Forbedrer sikkerheten

HR håndterer svært sensitive ansattdata – lønnsopplysninger, personopplysninger og dokumenter knyttet til etterlevelse – noe som gjør sikkerhet til en topprioritet.

Uten de riktige beskyttelsestiltakene risikerer virksomheter datainnbrudd, identitetstyveri eller manglende overholdelse av personvernregler.

HR-programvare styrker sikkerheten med kryptering, rollebaserte tilgangskontroller og automatiserte sikkerhetskopier, slik at bare autorisert personell får tilgang til kritisk informasjon.

Med innebygde funksjoner for etterlevelse av regelverk som GDPR og SOC 2 kan virksomheter beskytte ansattdata samtidig som de reduserer risikoen for kostbare sikkerhetshendelser.

Slik velger du riktig HR-programvare: Prosess i 8 trinn

Så nå som du kjenner til de potensielle fordelene, hvordan velger du den riktige HR-programvareløsningen for dine behov?

1. Identifiser behovene dine: Vurder de nåværende HR-utfordringene dine og finn ut hvilke prosesser som må forbedres.
2. Fastsett et budsjett: Definer hvor mye du er villig til å investere, og ta hensyn til både kostnader på forhånd og løpende abonnementsavgifter. Dan Georges utmerkede artikkel om økonomisk forståelse innen HR er nyttig når du skal finne frem til relevante måltall som ROI.
3. Fastslå de viktigste funksjonene: Lag en liste over nødvendige funksjoner, for eksempel automatisering, selvbetjeningsportaler, oppfølging av etterlevelse, analyse, skalerbarhet eller integrasjoner med eksisterende verktøy i systemporteføljen. Det lønner seg å innhente tilbakemeldinger fra viktige beslutningstakere, HR-team, IT og individuelle bidragsytere for å sikre samsvar med virksomhetens behov og spesifikke programvarekrav.
4. Vurder skalerbarhet: Sørg for at programvaren kan vokse sammen med virksomheten og støtte fremtidige behov som fjernarbeid, etterlevelse i flere land eller flere moduler.
5. Les anmeldelser og få anbefalinger: Undersøk brukeranmeldelser og kundehistorier, og be om anbefalinger fra personer i nettverket ditt eller fra folk i lignende virksomheter for å forstå hvordan løsningen fungerer i praksis.
6. Be om demonstrasjoner: Bestill noen innledende samtaler og demonstrasjoner med et par plattformer for å sammenligne funksjoner, brukervennlighet, integrasjoner, utvidelsesmuligheter og graden av brukerstøtte.
7. Bygg en forretningsmessig begrunnelse: Når du har samlet inn alle dataene ovenfor, er det på tide å utarbeide din forretningsmessige begrunnelse for HR-programvare, inkludert elementer som kostnaden for HR-programvare, problemene løsningen skal løse og ROI.
8. Planlegg implementering og opplæring: Ta hensyn til tiden det tar å sette opp løsningen, prosessen for datamigrering og opplæring av ansatte for å sikre en smidig overgang.

Hvis du vil gå mer i dybden, kan du lese tipsene våre om hvordan du velger programvare for resultatstyring og hvordan du kan oppgradere eksisterende HR-programvare.

Abonner på nyhetsbrevet om personalledelse

For mer innsikt i HR-programvare og hvordan det kan være til nytte for organisasjonen din, abonner på vårt ukentlige nyhetsbrev for HR- og bedriftsledere, så får du alt det nyeste innholdet vårt som kan hjelpe deg med å utvikle karrieren din og få større gjennomslag i organisasjonen din.