Hva er et HRMS-system? Funksjoner, fordeler og bakgrunn

Hva er forskjellen mellom et HRMS og et HRIS?

HRIS er en forkortelse for informasjonssystem for personaladministrasjon og brukes om hverandre med HRMS. Begrepet har røtter tilbake til 1980-tallet, da IT-løsninger ofte ble omtalt som styringsinformasjonssystemer (MIS). Senere, da systemene for HR-administrasjon ble oppgradert, ble MIS endret til HRIS.

I dag, etter videre teknologisk utvikling av systemene for HR-administrasjon utover lagring av medarbeideropplysninger, brukes HRIS til å beskrive mer grunnleggende systemer for HR-administrasjon, mens begrepet HRMS beskriver systemer med mer avanserte funksjoner. For en person som en HRMS-analytiker finnes det overlappende kunnskap som er nyttig, men spesialisert kunnskap om hvert system er nødvendig for å lykkes i rollen.

Til tross for de viktigste forskjellene mellom HRIS og HRMS brukes de to begrepene ofte synonymt for å beskrive HR-programvaren en organisasjon bruker til å administrere medarbeiderdata.

HRMS-systemenes historie

Historien til HRMS-systemer kan spores tilbake til 1970-tallet, da selskaper håpet å automatisere lønnsutbetalinger og innføre bedre arbeidsstyring. Datamaskiner var begrenset utbredt på den tiden, og selskaper var avhengige av manuell registrering ved evaluering av medarbeidere.

Stormaskiner ble tatt i bruk for å beregne trekk og arbeidstakeres inntekter, holde oversikt over lønnsforpliktelser og skrive ut lønnsslipper på papir.

Et av de første selskapene som utviklet et komplett HR-system, var PeopleSoft i 1987. Systemet deres omfattet administrasjon av medarbeideropplysninger, administrasjon av personalgoder, registrering av arbeidstid og oppmøte, rekruttering av medarbeidere, rapportering av etterlevelse, lønn og kompensasjonsdetaljer. HR-medarbeidere kunne nå automatisere medarbeidernes livssyklus bedre og samtidig forbedre beslutninger om arbeidsstyrken.

Den raske utviklingen i internettbruken mot slutten av 1990-tallet forbedret HR-prosessene. Stillingsannonser på papir ble raskt faset ut og erstattet av elektroniske jobbportaler. Lønnsadministrasjonen ble fullstendig elektronisk innen år 2000, da selvbetjeningsløsninger for medarbeidere og verktøy for direkte innskudd ble utbredt. 

Skybaserte HR-tjenester kom på denne tiden, og innen 2010-tallet hadde denne tjenesten blitt vanlig og tilgjengelig for organisasjoner av alle størrelser til overkommelige priser.

I dag har HRMS og HRIS fått en dominerende rolle og fortsetter å ta i bruk den nyeste teknologien. For eksempel leveres AI-drevne HRMS-plattformer nå med innebygd prediktiv analyse og kunstig intelligens, noe som hjelper organisasjoner med oppgaver som å avdekke trender i arbeidsstyrken og analysere kandidater under rekrutteringen.

Funksjoner i et HRMS

Et HRMS hjelper HR-funksjonen med å arbeide mer effektivt og nøyaktig ved å oppbevare sikre opplysninger og automatisere grunnleggende prosesser. Et velutviklet HRMS vil støtte HR-team på følgende områder: 

Administrasjon av medarbeiderens livssyklus

Det beste HRMS-systemet vil støtte medarbeidere gjennom hele ansettelsesforholdet, fra søknad til løpende opplæring, forfremmelser og til og med administrasjon av personalgoder. Medarbeideradministrasjon kan også omfatte innsamling, lagring og analyse av dokumenter og data om ansatte.

En annen populær funksjon i HRMS er selvbetjening for medarbeidere, som gir medarbeiderne mulighet til å få tilgang til og oppdatere egne opplysninger, registrere fravær og mer.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Arbeidsstyring

Funksjoner for arbeidsstyring i et HRMS hjelper virksomheter med å administrere ansattes arbeidstider, oppmøte og arbeidsfordeling på en effektiv måte. Med automatisering og oppdateringer i sanntid minimerer de konflikter, sikrer overholdelse av arbeidslovgivningen og opprettholder produktiviteten i arbeidsstyrken. Avansert analyse legger til rette for bedre prognoser for ressursbehov, reduserte kostnader og forbedret driftseffektivitet.

Det finnes også frittstående systemer for arbeidsstyring hvis det er alt du trenger.

Medarbeiderengasjement

HRMS kan bidra til å holde medarbeiderne engasjert ved å hjelpe dem med å tilegne seg nye ferdigheter, utvikle en karrierevei og gi anerkjennelse (dvs. gjennom evalueringer eller priser) til de ansatte. Ansettelser, oppsigelser og pensjonering bør ikke være de eneste anledningene til å ha kontakt med medarbeiderne. Et HRMS legger til rette for positive tilbakemeldingssykluser, kontinuerlig utvikling og personlig tilfredshet.

Lønnshåndtering

En av de viktigste funksjonene i HRMS-programvare siden starten har vært lønnshåndtering. Gjennom selvbetjeningsfunksjonene i HRMS-systemet kan medarbeidere endre valgte fratrekk, skattetrekk og kontoer for direkte innskudd, samt hente lønnsoppgavene sine.

Resultatstyring

HRMS-plattformer inkluderer ofte verktøy for å sette tydelige mål for medarbeiderne, samordne dem med virksomhetens mål og gjennomføre regelmessige resultatvurderinger. Disse systemene tilbyr strukturerte mekanismer for tilbakemeldinger, som hjelper ledere med å identifisere styrker og forbedringsområder i sanntid. Ved å fremme kontinuerlig utvikling støtter de karrierevekst og sørger for at medarbeiderne forblir engasjerte og motiverte.

Arbeidsstyrkeplanlegging

For å beholde de beste talentene og forbedre medarbeiderengasjementet tar de fleste virksomheter ansvar for å optimalisere arbeidsstyrken slik at den forblir robust under endringer (noen ganger omtalt som humankapitalforvaltning eller arbeidsstyrkeplanlegging). HRMS-systemer kan gi deg virksomhetsinformasjonen du trenger for å se hva som fungerer i arbeidsstyrken, og hva som må forbedres. 

Fordeler med et HRMS

HRMS-er regnes som en type kjerneprogramvare for HR. De bidrar til å holde dagens virksomheter i god flyt. Fordeler med et HRMS inkluderer:

Tidsbesparende

HR-spesialister trenger ikke lenger å bruke like mye tid på rutinemessige oppdateringer, som å oppdatere medarbeiderinformasjon manuelt. HRMS-systemer registrerer og integrerer all informasjon i systemet på en nøyaktig måte.

Nøyaktighet

Feilfri rapportering av økonomiske data er blant de mange fordelene organisasjoner har kunnet dra nytte av ved å bruke moderne HRMS-systemer.

Selvbetjening for medarbeidere

Sikre selvbetjeningsfunksjoner som er integrert i HRMS-systemer, har ført til økt produktivitet. Mindre tid går tapt på å spørre HR-medarbeidere om informasjon som allerede er tilgjengelig i HRMS-systemene. Medarbeidere kan for eksempel enkelt hente skjemaer som W-2-skjemaer på egen hånd og også generere lønnsoppgaver.

Sentralisert lagring

Alle medarbeiderdata er samlet på ett sted, noe som gjør det enkelt å hente frem og dele informasjon med bare noen få klikk. Dette forbedrer sikkerheten til sensitiv informasjon, siden tilgangen til ulike filer og opplysninger kan krypteres og skjules bak tildelte tillatelser.

Rapportering ved behov

Det er like enkelt å dele rapporter med andre avdelinger som å klikke på datamusen. Du slipper det tidkrevende arbeidet med å sortere ulike Excel-ark.

Fremmer en kultur for selvbetjening

Medarbeiderne utfører selv ulike oppgaver, som å generere lønnsoppgaver og W-2-skjemaer.

Forbedret datahåndtering

HR-medarbeidere kan navigere i og håndtere store datamengder ved hjelp av en HRMS-løsning. Det blir også mye enklere å søke i, filtrere og rapportere på data.

Færre systemer å administrere

Én god HRMS er nok til å dekke en hel organisasjon for en rekke viktige formål. HR-prosessene samordnes i stedet for at man har separate verktøy for lønn, ansettelser, administrasjon av frynsegoder og så videre. Ved å forstå kostnadsstrukturen for HRMS-løsninger kan organisasjoner ta informerte beslutninger om denne samordnede tilnærmingen.

Raske prosesser for introduksjon av nyansatte

HR-medarbeidere kan benytte seg av løsninger for automatisering av introduksjon av nyansatte som reduserer noe av den administrative belastningen ved å introdusere nye medarbeidere, uten at det går på bekostning av rekrutteringsprosessen.

Sikkerhet i HRMS

Sikkerhet er en av de viktigste HRMS-funksjonene som virksomheter ikke bør overse. HRMS-systemet bør ha rollebasert tilgang til arbeidsstyrken, systemsegmentering for ulike avdelinger, tofaktorautentisering, datakryptering og sterke passord med gode retningslinjer for tilbakestilling.

Velge en HRMS

Jeg håper du nå har et godt svar på spørsmålet «Hva er et HRMS-system?», samt på hvilke funksjoner og fordeler det har. Nå er du klar for neste steg, nemlig å finne ut hvordan du velger det beste HRMS-systemet for dine behov. 

Heldigvis har vi allerede gjort forarbeidet for deg. Ta derfor en titt på listen vår over de beste HRMS-systemene eller de beste HRMS-systemene for små bedrifter. Disse listene hjelper deg med å sammenligne de beste systemene på markedet, slik at du enkelt kan finne alternativet som passer best til dine behov. 

Hold kontakten

People Managing People-bloggen og podkasten finnes for å hjelpe deg med å bli en bedre leder for mennesker og en pådriver for en sunn bedriftskultur. 

Du kan også abonnere på nyhetsbrevet for å få oppdateringer når vi publiserer nye artikler og podkaster med de nyeste perspektivene på HR fra ledelses- og HR-eksperter fra hele verden.