Slik bygger du en kandidatdatabase: veiledning i 5 trinn

Hva er en kandidatdatabase?

Kandidatdatabaser er verktøy for å lagre informasjon om kandidater, som kontaktopplysninger, CV, notater osv., og for å hjelpe deg med å bygge en relasjon til dem og ansette dem senere i ulike roller. 

Du kan bruke to typer HR-databasesystemer:

• Innebygde databaser: Du kan se og administrere informasjon om søkere når du publiserer en stilling på en plattform som LinkedIn eller Indeed. Dette er små kandidatdatabaser som er spesifikke for disse appene.
• Sentrale databaser: En sentral bemanningsdatabase samler søkere fra flere kilder, som innkommende søknader, kandidatsøk, anbefalinger, arrangementer utenfor nettet osv. Store selskaper og bemanningsbyråer bruker disse løsningene.

Sentrale databaser er dyrere, men de har langt mer avansert funksjonalitet enn innebygde databaser, som søkemuligheter, kommunikasjonshistorikk, oversikt over ansettelsestrakten, automatisert datahygiene og integrasjoner med andre apper. Det viktigste er imidlertid hvordan du bruker databasen. 

Ifølge Kirsi Maharaj, leder for personal og kultur og rekrutteringskonsulent, finnes det to tilnærminger til bruk av kandidatdatabaser:

• Transaksjonsbasert: Du legger til alle jobbsøkere i databasen.
• Relasjonsbygging: Du velger nøye hvem som legges inn i databasen, og bygger deretter langsiktige relasjoner med dem. Bemanningsbyråer bruker vanligvis denne tilnærmingen. Jeg driver et rekrutteringsbyrå og prøver å ha samtaler med kandidatene for å bli bedre kjent med dem, få et inntrykk av personligheten deres og til slutt legge inn de beste kandidatene i databasen i vår programvare for rekrutteringsbyråer.

Fordeler med en kandidatdatabase

Nå som du har fått oversikt over «hva», kan vi utforske «hvorfor» du trenger en kandidatdatabase.

Den første fordelen er at det kan gjøre kandidatsøk mye enklere.

Selv med spesialisert programvare for kandidatsøk kan det å finne kandidater være en frustrerende og tidkrevende prosess, og det er alltid vanskeligere å ta kontakt med noen som ikke kjenner til deg, enn med noen som allerede vet at du finnes.

Derfor sier det seg selv at det er nyttig å ha en database med kandidater du allerede har informasjon om og en viss relasjon til.

Det kan være en person som kom nesten hele veien gjennom ansettelsesprosessen, men som av en eller annen grunn ikke endte opp med å begynne den gangen. Kanskje manglet vedkommende erfaring på et bestemt område, og en annen kandidat var bedre kvalifisert.

Du har fortsatt mye informasjon om personen og har forhåpentligvis gitt vedkommende en god opplevelse. Når en passende rolle blir ledig i fremtiden, kan du derfor ta kontakt igjen.

Den andre fordelen, som henger tett sammen med dette, er at det sparer ressurser totalt sett. Du bruker ikke like mye tid på kandidatsøk, og du blir mindre avhengig av andre kostnader, som rekrutteringsbyråer, stillingsportaler og LinkedIn.

En annen fordel er muligheten til å forbedre rekrutteringsprosessen. Programvare for rekrutteringsanalyse kan gi verdifull innsikt som hjelper deg med å optimalisere strategiene ytterligere.

Gaurav Bhardwaj, rekrutteringsleder @ Innovaccer, mener at «kandidatdatabaser er gode kilder til omfattende analyser og rapporter. Du kan justere rekrutteringsprosessen deretter. Du kan for eksempel identifisere kilder som fører til kandidater av høyest kvalitet, og satse mer på disse samtidig som du reduserer bruken av de øvrige.»

Personlig har jeg lagt merke til at jeg får de beste kandidatene fra bransjerelaterte fellesskap, som Slack-grupper og subredditer på Reddit, i byrået mitt. Det er ofte gratis å publisere ledige stillinger der, og dette er uutnyttede kilder, i motsetning til Indeed eller LinkedIn.

Data fra kandidatdatabasen gjorde det mulig å identifisere dette.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Slik bygger og administrerer du en kandidatdatabase

Før vi går inn på detaljene ved å bygge en kandidatdatabase, må vi se nærmere på et tema som burde få mer oppmerksomhet: å utarbeide en forretningsmessig begrunnelse for en kandidatdatabase.

Du vet at organisasjonen din trenger å investere i en database. Men det vil ikke skje med mindre du formidler behovet til ledelsen.

Og det eneste språket de forstår, er tall!

I hennes tidligere selskap bemerker Kirsi at de hadde brukt over $150,000 på rekrutteringshonorarer. Hvis de omdisponerte dette til en database, ville de redusere avhengigheten av LinkedIn, byråer og lignende, samt se en forbedring i viktige KPI-er for rekruttering.

Bam! Administrerende direktør godkjente investeringen i et avansert system for kandidatdatabase!

Greit, la oss bygge databasen vår nå!

Steg én: finne ut hvilke verktøy du skal bruke

Kandidatdatabaser kan variere fra ekstremt enkle til utrolig komplekse. Det finnes ulike måter du kan gå frem på når du skal implementere dem.

Jeg bruker et søkerhåndteringssystem (ATS) kalt Zoho Recruit til å publisere stillinger, motta søknader og lagre data om potensielle kandidater.

Det finnes også en rekke CRM-systemer for rekruttering og til og med plattformer for rekrutteringsmarkedsføring som tilbyr en lignende tjeneste og hjelper deg med rekrutteringsmarkedsføringen.

Hvis budsjettet er svært begrenset, kan du vurdere å bruke et Google-regneark som kandidatdatabase, men jeg vil ikke anbefale det. Det er tidkrevende å bruke i stor skala, du trenger separat programvare for automatisering av rekruttering, og det har ikke støtteverktøyene som følger med dedikert programvare for rekruttering.

Hvis budsjettet ditt er begrenset, er imidlertid rekrutteringsprogramvare utviklet for små bedrifter generelt rimeligere og absolutt mer avansert enn Google-regneark eller Excel.

Steg to: samle inn kandidatdata

Du kan legge til kandidatdata i databasen fra ulike kilder. Stillingssøknader, anbefalinger, søk og kontakt, CV-er fra byråer, jobbportaler og lignende er noen av de vanligste.

Jo lenger en person kommer i ansettelsesprosessen, desto mer informasjon vil du ha om vedkommende, så sørg for at den registreres og lagres riktig. 

Et «hemmelig» tips jeg bruker for å finne passive kandidater, er å opprette «åpne søknader» på karrieresiden til selskapet mitt. På den måten kan folk sende inn informasjonen sin selv om det ikke finnes ledige stillinger, og disse opplysningene kan legges inn i databasen din.

For å hjelpe deg med å sette dette opp bør du se etter et rekrutteringssystem som tilbyr brukervennlige verktøy for administrasjon av jobbportaler.

Steg tre: datahygiene 

Datahygiene er en kritisk faktor for hvordan du utnytter rekrutteringsdatabasen. For mye data eller dårlig administrerte data vil gjøre det vanskeligere å finne de riktige kandidatene og hente ut innsikt.

Definer først strenge kriterier for hvem som kan legges inn i databasen. For eksempel kan det være slik at bare nye kandidater som oppfyller alle kravene i stillingsannonsen, kan legges inn i databasen, eller bare kandidater som har gjennomført et prøveprosjekt og så videre.

Deretter bør du med jevne mellomrom kontrollere at alle feltene er fylt ut, og at riktig datatype er angitt. Sørg også for at kandidatens CV-er og kontaktinformasjon er oppdatert.

Det er viktig å lære opp personer i organisasjonen din til å gjøre dette, siden du bruker feltene og dataene i databasen til sporing og rapportering.

Til slutt er det lurt å merke kandidater basert på ferdighetene deres eller andre egenskaper, slik at det blir enklere å utføre boolske søk (ja/nei-spørsmål) og avanserte søk senere.

De beste HRIS-sertifiseringene gir viktige ferdigheter for organisering og utnyttelse av kandidatdatabaser.

Steg fire: overholde regelverket 

Håndtering av brukerdata er et svært sensitivt tema. Det kan føre til store bøter hvis det gjøres feil.

Hvis databasen din inneholder kandidater fra EU/Storbritannia, må du overholde GDPR og CCPA for innbyggere i California.

Du må alltid innhente samtykke fra kandidatene før du legger til dataene deres, tilby en mulighet til å fjerne opplysningene deres på forespørsel og slette opplysningene deres i henhold til lovverket.

For eksempel må du slette kandidatens data annethvert år i Canada.

Steg fem: kommunisere jevnlig med kandidatene 

Regelmessig og hensiktsmessig kommunikasjon med kandidater er den beste måten å bygge relasjoner med dem på. Her er noen metoder du kan bruke:

• Legg dem til i selskapets nyhetsbrev og del relevant informasjon, for eksempel oppdateringer om selskapet, historier om ansatte osv.
• Arranger fysiske arrangementer og webinarer
• Undersøkelser gjennom hele søknadsprosessen for å holde dem engasjert og samle inn data
• Delta i nettverksmøter med de mest lovende kandidatene (særlig kandidater på seniornivå)

Jeg legger lovende kandidater til i noen av Slack-gruppene mine for å holde kontakten med dem. Det går raskere og er mer praktisk enn e-post, og fører til en mer personlig kandidatopplevelse.

Du kan også kontakte kandidater hver 6 - 12. måned med GDPR som påskudd.

Avslutning

En kandidatdatabase er en viktig del av verktøystakken for ansettelser. Og det beste er at det er ganske enkelt å bygge en, og at det finnes mange verktøy som kan hjelpe.

Husk at det ikke er nok bare å ha en database. Det som betyr noe, er hvordan du bruker den. Det er et flott verktøy for å gjøre jobben din mindre stressende og forbedre KPI-er.