Slik oppgraderer du HR-programvaren din: Komplett veiledning

1. For mye manuelt arbeid

Hvis HR-teamet ditt bruker for mye tid på repetitive oppgaver (f.eks. dataregistrering, rapportering og lønnsbehandling), kan automatiseringsfunksjoner spare tid og redusere feil.

2. Begrenset funksjonalitet og manglende funksjoner

Den nåværende programvaren dekker ikke HR-teamets økende behov, for eksempel håndtering av komplekse arbeidsflyter, avansert rapportering eller til og med antallet brukere.

3. Begrensede integrasjoner

For at HR-programvaren skal være nyttig, krever den vanligvis integrasjoner mellom systemer som ATS, HRMS/HRIS, programvare for prestasjonsstyring og så videre. 

Hvis det eller de nåværende systemene dine ikke integreres godt med andre, kan en oppgradering forbedre dataflyten og effektiviteten.

4. Dårlig brukeropplevelse (UX)

Gjør HR-programvaren din uforklarlige ting? Rapporterer folk ofte at det er vanskelig å navigere i systemet og fullføre enkle oppgaver som å føre timer eller sende inn fraværssøknader? 

Dårlig brukeropplevelse er stressende!

Det er ingen tvil om at folk vil klage, men du kan også finne ut av dette ved hjelp av bruksdata, det vil si hvis ingen bruker programvaren, eller hvis de bruker den, men det oppstår mange feil. Dette kan tyde på dårlig brukeropplevelsesdesign.

5. Bekymringer knyttet til datasikkerhet

Det nåværende systemet ditt tilbyr ikke robuste datasikkerhetstiltak, noe som øker risikoen for datainnbrudd, datatap eller manglende overholdelse av regelverk som GDPR eller HIPAA.

Hvis programvaren ikke tilbyr kryptering, flerfaktorautentisering eller revisjonsspor, kan den sette sensitive medarbeiderdata i fare.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

6. Mangler når det gjelder etterlevelse

HR-programvare, særlig lønnsprogramvare, må være oppdatert i takt med endringer i arbeidsrett og regelverk. Hvis programvaren ikke tilbyr regelmessige oppdateringer for å håndtere disse endringene, risikerer du manglende etterlevelse og juridiske komplikasjoner.

7. Begrensede tilpasningsmuligheter

Systemet lar deg ikke tilpasse arbeidsflyter, prosesser eller rapporter slik at de passer til virksomhetens unike behov.

I stedet er du nødt til å bruke rigide, forhåndsdefinerte prosesser og kan ikke enkelt tilpasse systemet slik at det gjenspeiler endringer i organisasjonens struktur, retningslinjer eller mål.

8. Høye kostnader til brukerstøtte og vedlikehold

Den nåværende programvaren krever hyppig brukerstøtte, kostbare oppdateringer eller manuelle feilrettinger, noe som øker vedlikeholdskostnadene.

Du betaler for regelmessige systemoppdateringer eller ekstern brukerstøtte fordi systemet ofte får feil eller kompatibilitetsproblemer, noe som trekker ressurser bort fra sentrale HR-funksjoner.

9. Systembrudd eller ustabilitet

Hyppige systembrudd, treg ytelse eller tekniske problemer forstyrrer driften. Programvaren kan for eksempel krasje i perioder med høy bruk, som under lønnsbehandling eller medarbeidersamtaler, noe som skaper forsinkelser og frustrasjon for både HR-medarbeidere og ansatte.

10. Leverandøren innoverer ikke lenger eller tilbyr ikke oppdateringer

HR-programvareleverandøren din lanserer ikke lenger regelmessige oppdateringer, noe som betyr at programvaren sakker akterut når det gjelder funksjoner, sikkerhet eller ytelse.

Hva du bør se etter i ny HR-programvare

Hva du trenger, vil avhenge av kravene dine, men her er noen generelle funksjoner du bør se etter:

Automatisering 

Muligheten til å konfigurere bestemte prosesser, som introduksjon av nyansatte, lønnsbehandling, fordeler eller intervaller for medarbeidersamtaler, slik at de kjøres automatisk.

Tilpasning

En av de viktigste innvendingene mot den nåværende HR-programvaren din er sannsynligvis behovet for større tilpasningsmuligheter. Selv om det ikke er tilfelle, vil dette trolig bli nyttig i fremtiden etter hvert som prosessene dine utvikler seg.

Selvbetjening for ansatte

HR-programvare kan i praksis eliminere behovet for å gi ansatte økonomiske dokumenter, informasjon om personalgoder eller skattedokumenter ved å gi dem tilgang til nettbaserte selvbetjeningsportaler, slik at de kan få tilgang til og oppdatere denne informasjonen når det passer dem.

Integrasjoner

Muligheten til å integrere HR-programvaren din med den øvrige HR-teknologistakken og andre vanlige verktøy, for eksempel regnskapsprogramvaren eller programvare for virksomhetsressursplanlegging.

Mange verktøy har integrasjoner som standard, men hvis de ikke har det, bør du spørre om dette i den innledende samtalen.

Skalerbarhet

Skalerbare funksjoner gjør at selskaper kan fortsette å bruke HR-plattformen de kjenner, samtidig som de legger til eller fjerner funksjoner etter hvert som virksomhetens prioriteringer endres.

Rapportering og analyse

Ved å samle medarbeiderdata på ett sted kan HR-programvare gi deg data og rapporter som gjør det mulig å gjennomføre endringer på områder som trenger forbedring.

Fint grensesnitt og intuitiv brukeropplevelse

Hvor ryddig og moderne ser programvaren ut? Du kan selvfølgelig ikke bedømme en bok bare etter omslaget, så prøv å få en direkte demonstrasjon for å få en følelse av brukeropplevelsen og les anmeldelser

Slik oppgraderer du HR-programvaren

Følg denne prosessen for å sikre at ditt neste valg av HR-programvare får best mulig utfall.

1. Vurder den nåværende HR-programvaren

• Identifiser problemområder: Finn begrensningene i det nåværende systemet (for eksempel ytelsesproblemer, manglende funksjoner eller utfordringer knyttet til skalerbarhet).
• Innhent tilbakemeldinger: Involver viktige interessenter som medlemmer av HR-teamet, ledere og ansatte for å innhente tilbakemeldinger om det nåværende systemet og hvilke funksjoner de ønsker.
• Vurder bruken: Gå gjennom hvor effektivt den nåværende programvaren brukes, inkludert hvilke moduler eller funksjoner som benyttes for lite eller er overflødige.

2. Definer virksomhetens behov og mål

• Sett tydelige mål: Identifiser hva du ønsker å oppnå med oppgraderingen (for eksempel bedre analysefunksjoner, et bedre brukergrensesnitt eller automatiserte prosesser).
• Prioriter funksjoner: Lag en liste over funksjonene og kravene til HR-programvaren som er nødvendige, sammenlignet med funksjoner som bare er ønskelige. Dette kan omfatte:
  • Lønn
  • Introduksjon av ansatte
  • Prestasjonshåndtering
  • Tidsregistrering
  • Rekruttering og ATS (system for sporing av søkere)
  • Administrasjon av personalgoder.
• Skalerbarhet og integrasjon: Ta hensyn til fremtidig vekst og om det nye systemet bør integreres med annen programvare, for eksempel programvare for introduksjon av ansatte, CRM-, økonomi- eller ERP-systemer.

3. Undersøk mulige løsninger

• Utforsk leverandører: Undersøk og lag en liste over leverandører av HR-programvare som samsvarer med behovene dine. Vårt utvalg av den beste HR-programvaren og den beste HR-programvaren for små bedrifter er gode steder å begynne.
• Sjekk anmeldelser: Se på kundeanmeldelser, kundehistorier og ekspertuttalelser for å sikre troverdighet og god ytelse.

4. Lag en kortliste og ta kontakt

Nå som du har identifisert noen sannsynlige leverandører, er det på tide å gå litt mer i dybden og bestille noen demonstrasjoner.

1. Send hver leverandør en forespørsel om informasjon (RFI), slik at du kan sammenligne alternativene dine punkt for punkt
2. Hvis du ønsker å være virkelig grundig, kan du sende hver av leverandørene på kortlisten en forespørsel om tilbud (RFP). Denne vil inneholde viktig informasjon om selskapet ditt, dine spesifikke behov, et leverandørspørreskjema og eventuelle spesifikke regler for innsending av tilbud som de må følge, for eksempel innsendingsfrister.
3. Avtal et møte med salgsrepresentanten deres og gå gjennom spørsmålene dine.

Disse samtalene, som ideelt sett bør inneholde direktedemonstrasjoner av produktet i bruk, vil også hjelpe deg med å få et inntrykk av leverandøren og om dere kan etablere et godt samarbeid.

For å gjøre det enklere å sammenligne leverandører kan du bruke denne praktiske evalueringsmalen.

More Articles

• HRIS-, HRMS- og HCM-systemer: Hva er forskjellen?

5. Lag en forretningsbegrunnelse

Når alle dataene ovenfor er samlet inn, er det på tide å sette sammen din forretningsbegrunnelse for HR-programvare. 

Dette trenger ikke å være et dokument på ti sider. Det kan være så enkelt som et notat på én side (for hvem har egentlig tid til å lese ti sider?).

Beslutningstakere ønsker svar på følgende spørsmål:

• Hvor mye koster HR-programvaren?
• Hvilke utfordringer vil programvaren løse?
• Hva skjer hvis vi ikke investerer i programvaren?
• Hvor lang tid vil det ta å implementere den?
• Hvorfor må vi investere nå?
• Hva er avkastningen på investeringen (ROI) ved implementering av HR-programvare? Dan Georges artikkel om økonomisk forståelse innen HR er en nyttig ressurs her. 

Det kan hende du ikke kjenner svaret på kostnadsspørsmålet, men hvis du innhenter godkjenning på dette stadiet, legger du til rette for å lykkes.

Her er en mal for en forretningsbegrunnelse du kan bruke for HR-programvare:

• Sammendrag for ledelsen: Kort oversikt over forslaget, de viktigste fordelene og konklusjonene.
• Nåværende situasjon og problemstilling: Beskrivelse av den nåværende situasjonen og de konkrete utfordringene eller problemene som skal løses.
• Foreslått løsning og fordeler: Detaljert beskrivelse av den foreslåtte løsningen og de forventede fordelene, inkludert en kostnads- og nytteanalyse.
• Implementeringsplan og risikovurdering: Trinnvis implementeringsstrategi, tidsramme og en oppsummering av potensielle risikoer med planer for risikohåndtering.
• Konklusjon og anbefalinger: En kortfattet oppsummering av forretningsbegrunnelsen med endelige anbefalinger til beslutningstakerne.

6. Implementer og ta løsningen i bruk

Sørg for at interessentene kjenner til den nye løsningen og føler seg trygge på å bruke den. 

Hovedårsaken til at selskaper ikke oppnår avkastning på investeringer i programvare, er at de ikke følger opp implementeringen og integrerer det nye verktøyet ordentlig i den daglige driften.

Effektiv endringsledelse er avgjørende. For at de ansatte skal bruke den nye programvaren, må de forstå hvordan den er nyttig for dem (for eksempel at den sparer dem for tid eller at PTO-forespørslene deres blir godkjent raskere), og de må vite hvordan den skal brukes.

Her er noen tips som kan hjelpe med dette.

• Kommuniser tydelig at dere tar i bruk ny HR-programvare, og hva dette vil innebære for de ansatte. Inviter de ansatte til å stille spørsmål.
• Benytt deg av eventuell introduksjon og opplæring som leverandøren tilbyr, og gjør det obligatorisk for de ansatte å fullføre opplæringen innen en realistisk tidsramme.
• Gi noen ansvaret for å lede implementeringen og være kontaktperson for eventuelle spørsmål (og tilbakemeldinger) de ansatte måtte ha.
• Gjør de ansatte oppmerksomme på tilgjengelige selvbetjeningsressurser, og sørg for at de vet hvordan de oppretter en supportsak hvis de får problemer.

Beste praksiser for oppgradering av HR-programvare

Følg disse beste praksisene når du oppgraderer din kjerneprogramvare for HR, slik at du unngår vanlige feil som kan føre til ineffektivitet, sløsing med ressurser eller frustrasjon.

• Definer tydelige mål: Definer virksomhetens mål og spesifikke HR-behov før du starter prosessen. Dette vil bidra til å veilede valg av programvare og sikre at den samsvarer med målene dine.
• Samle inn tilbakemeldinger fra brukerne: Se på bruksdata og gjennomfør spørreundersøkelser, fokusgrupper eller intervjuer for å forstå utfordringene med det nåværende systemet og hvilke funksjoner du ønsker i et nytt.
• Ta hensyn til fremtidig vekst: Det kan være krevende å bytte leverandør hele tiden, så se etter en løsning som kan skaleres i takt med virksomheten din, enten ved å legge til brukere, utvide funksjonaliteten eller integrere med andre systemer.
• Se på den samlede avkastningen: Kostnader er viktige, så vurder både kortsiktige og langsiktige kostnader (implementering, vedlikehold, oppgraderinger), og fokuser på valuta for pengene. Sørg for at programvaren oppfyller behovene dine og gir god avkastning på investeringen (ROI).
• Ikke undervurder kompleksiteten ved datamigrering: Planlegg datamigreringen tidlig, og involver både HR- og IT-teamene i å kartlegge hvilke data som skal migreres, hvordan og når.

En ny begynnelse

Forhåpentligvis har dette vært en objektiv veiledning som kan hjelpe deg med å oppgradere HR-programvaren din. Selv om det kan være lett å bli blendet av noe nytt og skinnende, er et nytt verktøy noen ganger verdt innsatsen. 

Hold deg oppdatert på de nyeste trendene innen HR-teknologi ved å abonnere på nyhetsbrevet fra People Managing People, som er fylt med ekspertråd som kan hjelpe deg med å utvikle karrieren din og få større gjennomslag i organisasjonen din.