Slik tar du inn uavhengige oppdragstakere: HR-veiledning

• Etterlevelse av lover og regler
• Økt produktivitet
• Bygging av sterke arbeidsrelasjoner
• Skaping av en konsekvent opplevelse.

En god introduksjon hjelper oppdragstakere med å forstå rollene sine, samordner dem med virksomhetens mål og sikrer at de har verktøyene og informasjonen de trenger for å lykkes fra første dag. 

Juridiske hensyn og hensyn til etterlevelse

Når du oppretter en avtale med en oppdragstaker, må du samle inn alle nødvendige juridiske dokumenter. Det er best å lage en sjekkliste over disse, tilpasset oppdragstakerens lokale og nasjonale lover samt virksomhetens lover og regler. 

Når du samler inn og lagrer opplysninger om oppdragstakeren på en sikker måte, kan det å friske opp kunnskapen din om relevante personvernlover og kommunisere virksomhetens retningslinjer til oppdragstakeren holde deg unna juridiske problemer knyttet til regler som Europas personvernforordning (GDPR).

Det finnes en rekke juridiske forhold og forhold knyttet til etterlevelse som bør omtales tydelig i avtalene med oppdragstakere. Du bør også beskrive klare forventninger til rollen og fastsette vilkår for ting som immaterielle rettigheter, betalingsplan, virksomhetens retningslinjer og oppdragstakerens arbeidsomfang.

Klassifisering av oppdragstakere kontra ansatte

Feilklassifisering av ansatte som selvstendige oppdragstakere kan føre til betydelige sanksjoner.

Ifølge IRS må virksomheter vurdere atferdsmessig kontroll, økonomisk kontroll og typen relasjon når de fastsetter en arbeidstakers status. 

Riktig klassifisering av oppdragstakere kontra ansatte sikrer etterlevelse av arbeidslover og skatteregler og beskytter virksomheten mot bøter og rettslige skritt.

Kontrakter og avtaler

Kontrakter for selvstendige oppdragstakere bør tydelig definere arbeidsomfang, betalingsvilkår, konfidensialitet og konkurranseklausuler.

Hvis du oppretter flere ulike kontraktstyper eller bruker én kontrakt på tvers av et bredt spekter av roller, kan programvare for kontraktsadministrasjon bli et svært verdifullt verktøy for å forenkle dette arbeidet. Dette er også noe kunstig intelligens i kontraktsadministrasjon kan hjelpe med.

En kontrakt kan for eksempel fastslå at en grafisk designer skal lage fem markedsføringsmaterieller per måned, med betaling annenhver uke når en faktura er mottatt. Ved å inkludere disse detaljene blir det enklere å styre forventningene, samtidig som begge parter får juridisk beskyttelse.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Skattedokumentasjon

I USA må selvstendige oppdragstakere fylle ut et W-9-skjema, som inneholder nødvendige skatteopplysninger. Virksomheten din må utstede et 1099-NEC-skjema ved årets slutt for rapportering av skatt. 

Nøyaktig og rettidig skattedokumentasjon bidrar til å unngå komplikasjoner i skatteperioden og sikrer etterlevelse av IRS-krav.

Slik håndterer du introduksjon av selvstendige oppdragstakere

Når du har bestemt deg for å gå videre med en oppdragstaker, må selve introduksjonsprosessen tilpasses oppdragsforholdet. Omfanget av støtten og oppfølgingen som kreves fra oppdragstakeren, bør samsvare med omfanget og hvor regelmessig arbeidet de skal utføre for virksomheten, er. 

Her er noen vanlige trinn du kan følge når du begynner å introdusere en ny oppdragstaker. 

Samle inn nødvendig informasjon

Innhent viktig informasjon og dokumentasjon fra oppdragstakere, for eksempel identifikasjon, kontaktopplysninger, bankinformasjon for betalinger og betalingsopplysninger i et introduksjonsskjema. 

Samle inn nødvendige skatteskjemaer for overholdelse av kravene til introduksjon og dokumentasjon, og registrer informasjonen i lønnssystemet for oppdragstakere for å sikre smidig administrativ behandling og betalingsoppsett.

Relatert lesning: Slik løser du vanlige lønnsproblemer for oppdragstakere

Opprett betalingssystemer

Betalingssystemer og betalingsplaner kan variere fra oppdragstaker til oppdragstaker, særlig hvis du betaler internasjonale oppdragstakere. 

Under introduksjonen av en ny oppdragstaker må du sørge for at lønnsteamet får oppdatert nødvendige betalingsopplysninger, inkludert foretrukne betalingsmetoder som direkte innskudd, kryptovaluta eller nettbaserte betalingsplattformer. 

Beskriv faktureringsprosessen, og spesifiser når og hvordan fakturaer skal sendes inn av oppdragstakeren. Du kan for eksempel kreve at fakturaer sendes inn innen den 25. hver måned for betaling den 1.

Gi tilgang til verktøy og systemer

Gi oppdragstakerne tilgang til nødvendige verktøy, programvare og systemer. Dette kan omfatte prosjektstyringsprogramvare som Asana eller Trello, kommunikasjonsplattformer som Slack og andre spesifikke verktøy som er relevante for arbeidet deres.

Ved å sørge for at de har tilgang til disse ressursene fra starten av, kan de komme raskt i gang.

Integrering av oppdragstakere i teamet ditt

Etter hvert som du går gjennom 30-, 60- og 90-dagersprogrammet, blir det stadig viktigere at oppdragstakerne finner en god arbeidsrytme sammen med teamene og lederne de rapporterer til. 

For å sikre at denne prosessen går smidig, har vi skissert noen måter du kan hjelpe dem på i illustrasjonen nedenfor. 

Opplæring og utvikling

Den innledende opplæringen og introduksjonen som skal gjøre oppdragstakerne klare for arbeidet, bør omfatte økter om følgende:  

• Bedriftsspesifikk programvare
• Oversikt over prosesser
• Introduksjoner til viktige teammedlemmer. 

Målet er å skape grunnlaget for et vellykket samarbeid.

Evaluering av oppdragstakernes prestasjoner

Du bør etablere prestasjonsmål og KPI-er for oppdragstakere, akkurat som for alle andre ansatte, selv om målene kan være litt annerledes. 

Du kan for eksempel sette mål for hvor lang tid det tar å fullføre prosjekter, poengsummer for arbeidskvalitet og overholdelse av tidsfrister.

Tydelige mål gir et grunnlag for å evaluere prestasjoner og sikre at oppdragstakerne oppfyller standardene dine.

Gjennomføring av prestasjonsvurderinger

Gjennomfør regelmessige prestasjonsvurderinger for å gi konstruktive tilbakemeldinger. Disse vurderingene kan gjennomføres kvartalsvis eller halvårlig, avhengig av kontraktens lengde og omfang. 

Diskuter resultater, områder som kan forbedres, og sett mål for fremtidige prestasjoner.

Håndtering av problemer og bekymringer

Hvis en oppdragstakers prestasjoner ikke holder mål, bør du ha en åpen samtale for å identifisere den underliggende årsaken og utarbeide en plan for forbedring dersom du mener at oppdragstakeren tilfører virksomheten verdi og du ønsker å fortsette samarbeidet. 

En av fordelene ved å samarbeide med oppdragstakere er tross alt muligheten til kontinuerlig å vurdere behovet for å jobbe med dem og avslutte forholdet på en naturlig og ryddig måte, i stedet for å gjennomføre en permittering. 

Beste praksis for en smidig introduksjonsprosess

Det viktigste du må gjøre når du utvikler en tilpasset introduksjonsprosess for en oppdragstaker, er å lage en sjekkliste for introduksjonen som henter inspirasjon fra de mer standardiserte introduksjonsprosessene dine for ansatte. 

Utover sjekklisten din er det et par andre ting du bør ha i bakhodet.

Bruk teknologi og tjenester til introduksjon og oppstart

Bruk verktøy og programvare for å effektivisere introduksjonsprosessen. Plattformer som Gusto for lønn og HR, DocuSign for kontrakter og Trello for oppgavehåndtering kan forenkle administrative oppgaver og forbedre effektiviteten.

Det finnes verktøy som er utviklet spesielt for å hjelpe deg med dette, fra programvare for introduksjon og oppstart til verktøy for resultatstyring. 

Hvis du samarbeider med en anerkjent arbeidsgiver på vegne av deg eller en global HR-tjeneste, bør de også kunne hjelpe deg med oppgaver knyttet til introduksjon og oppstart. 

Om du skal velge programvare eller en tjenesteleverandør, hvorav mange bruker ledende programvareverktøy, må avgjøres ut fra budsjettet, hvilke HR-tjenester du ønsker å sette ut, og hvor ofte du har behov for dem. 

Legg til rette for kontinuerlig forbedring

Forbedre introduksjonsprosessen kontinuerlig basert på tilbakemeldinger og endrede behov. Be jevnlig oppdragstakere om tilbakemeldinger på opplevelsen av introduksjonsprosessen, og gjør nødvendige justeringer. 

Ting er alltid i endring, og etter hvert som antallet selvstendige oppdragstakere øker, endres regelverket rundt helseytelser og lønn like raskt som konkurransesituasjonen for rekruttering. 

Viktigste punkter

• En effektiv introduksjon av selvstendige oppdragstakere sikrer tydelighet, etterlevelse og effektivitet. Denne strukturerte prosessen hjelper oppdragstakerne med å forstå rollene sine, knytter dem til virksomhetens mål og gir dem verktøyene og informasjonen de trenger for å lykkes fra første dag.
• Introduksjon av oppdragstakere innebærer å innhente nødvendige juridiske dokumenter, sikre etterlevelse av personvernlover og tydelig beskrive forventningene i oppdragsavtalene. Dette bidrar til å forebygge juridiske problemer og beskytter både virksomheten og oppdragstakeren.
• Introduksjonsprosessen bør omfatte å presentere oppdragstakerne for teammedlemmene, etablere kommunikasjonskanaler og dele virksomhetskulturen. I tillegg sikrer fastsettelse av resultatmål og jevnlige evalueringer at oppdragstakerne oppfyller standardene og bidrar effektivt til virksomheten.

Vil du holde deg oppdatert på de nyeste trendene og beste praksisene for å engasjere selvstendige oppdragstakere? Meld deg på nyhetsbrevet fra People Managing People for å få de nyeste innsiktene fra eksperter på rekruttering og medarbeideropplevelse.