Programvare for styring av arbeidsstyrken: Typer & viktige funksjoner
Arbeidsstyring er en viktig del av virksomhetens resultatstyring for enhver organisasjon.
Med raskt skiftende markedsforhold, regulatoriske omveltninger, økende personalutskifting, økende fagforeningsvennlige holdninger og en stadig mer mangfoldig og geografisk spredt arbeidsstyrke blir arbeidsstyring stadig viktigere – og mer komplekst.
De riktige appene for arbeidsstyring kan gjøre denne komplekse oppgaven enklere og mer effektiv.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hva er arbeidsstyring?
Arbeidsstyring (WFM) viser til praksisen med å fordele, følge opp og optimalisere en organisasjons viktigste ressurs på en strategisk måte: menneskene.
Vellykket arbeidsstyring sikrer at de riktige medarbeiderne – med de riktige ferdighetene – er tilgjengelige til riktig tid for å oppfylle kravene i arbeidssituasjonen.
Selv om hver organisasjon har sine egne prioriteringer, er effektiv ressursutnyttelse et mål de fleste virksomheter deler.
Hvorfor er arbeidsstyring viktig?
Enten arbeidsplassen din er et etablert bedriftsmiljø, en voksende oppstartsbedrift eller en virksomhet som ansetter skiftarbeidere, er arbeidsstyring en uunnværlig del av virksomhetens ledelsesstrategi.
Effektiv arbeidsstyring, støttet av programvare for optimalisering av arbeidsstyrken, hjelper organisasjoner med å holde arbeidsstyrken så produktiv og kostnadseffektiv som mulig.
Uensartede retningslinjer for arbeidsstyrken og mangelfull håndheving av disse retningslinjene kan føre til utfordringer som:
- Underbemanning
- Overflødige medarbeidere
- Medarbeidere med utilstrekkelige ferdigheter
- Økte prosjektkostnader
- Forsinket prosjektleveranse
- Brudd på lover og regler
- Unngåelig overtidsarbeid
- Hendelser som påvirker sikkerheten på arbeidsplassen
- Medarbeidere med lavt engasjement
- Lav medarbeidermoral eller utbrenthet
- Høy personalutskifting.
Derfor er arbeidsstyrkeplanlegging et avgjørende aspekt ved talentforvaltning, og hjelper HR-medarbeidere med å:
- Optimalisere medarbeidernes produktivitet
- Sikre at prosjekter får nødvendige ressurser på en effektiv måte
- Effektivisere resultatstyringen
- Videreutvikle medarbeidernes ferdigheter etter behov
- Ta tak i bemanningsutfordringer på et tidlig tidspunkt
- Få et nøyaktig bilde av arbeidskraftkostnadene
- Redusere organisatorisk risiko
- Fremme sikkerhet på arbeidsplassen
- Overholde lover og forskrifter for arbeidsplassen
- Iverksette tiltak for etterfølgerplanlegging
- Forbedre medarbeiderengasjementet og redusere personalutskiftingen.
Prosessen for arbeidsstyring
Selve kjernen i prosessen for arbeidsstyring er å identifisere organisasjonens viktigste strategiske prioriteringer og fordele ressurser deretter. Dette krever at man forutser mulige personalutfordringer og iverksetter tiltak for å opprettholde effektiviteten og unngå forpliktelser.
Prosessen for arbeidsstyring omfatter oppgaver som:
- Strategisk samsvar
- Etterspørselsprognoser
- Bemanningsplanlegging
- Tidsregistrering
- Oppmøtesporing
- Dataanalyse
- Myndiggjøring av ansatte
- Kompetansestyring
- Saksbehandling av HR-forespørsler
- Lønnsadministrasjon
- Avgrensning og budsjettering av prosjekter
- Oppgavehåndtering.
Det er mye som skal dekkes!
Den gode nyheten er at alt dette kan effektiviseres og automatiseres ved hjelp av programvare for arbeidsstyring.
Hva er programvare for arbeidsstyring?
En programvareløsning for arbeidsstyring (WFM) er et verktøy som gjør det mulig for organisasjoner å organisere retningslinjene for arbeidsstyrken og automatisere mange av oppgavene og prosessene i systemet for arbeidsstyring.
Dette gjør det mulig for HR-medarbeidere å utnytte arbeidsstyrken mer effektivt, administrere arbeidstakernes tid mer produktivt og til syvende og sist nå organisasjonens mål med mindre bryderi.
Hva er fordelene med programvare for arbeidsstyring?
Noen viktige fordeler med programvare for arbeidsstyring er at det blir enklere for ledelsen å effektivisere planleggingen, administrere oppmøte og tidsregistrering, følge med på produktiviteten, optimalisere resultatstyringen, utføre lønnsoperasjoner, sikre overholdelse av regelverk og fremme ansattes sikkerhet.
Når den riktige løsningen for arbeidsstyring implementeres og brukes effektivt, kan den hjelpe arbeidsgivere med å:
- Automatisere manuelle oppgaver for å spare tid, fjerne flaskehalser og redusere feil.
- Samle inn nøyaktige og oppdaterte arbeidsstyrkedata og ta bedre beslutninger basert på sanntidsanalyse av data.
- Ta i bruk arbeidsstyring i alle kanaler for å gi hybrid- eller mobilarbeidsstyrken bedre tilgang.
- Forbedre effektiviteten på tvers av team for å styrke samarbeid og medarbeiderengasjement, samtidig som siloer fjernes og dobbeltarbeid reduseres.
- Redusere driftskostnadene (som skyldes overbemanning, omfattende overtidsarbeid og utkontraktering) gjennom mer nøyaktig prognostisering og ressursfordeling. Avanserte WFM-løsninger oppdaterer til og med budsjetter basert på endringer i bemanningsplanene.
- Optimalisere kundeopplevelsen gjennom ferdighetsbasert ruting som kobler kunder med riktig ekspert i kontaktsenteret
- Fordele den administrative arbeidsmengden gjennom selvbetjeningsportaler for ledere og ansatte som gir brukerne tilgang til utvalgte funksjoner
- Forbedre lønnsnøyaktigheten ved automatisk avstemming av tidsregistrering, betalt fri, registrert overtid osv., slik at antallet menneskelige feil som kan oppstå ved manuell registrering og beregning, reduseres.
- Identifisere og håndtere planleggingsproblemer proaktivt på forhånd ved å konsultere sanntidsdata om bemanningsplaner og gjøre justeringer for å unngå problemer som underbemanning. Den beste programvaren for arbeidsstyring lar også ledere opprette smarte bemanningsplaner ved å filtrere etter avdeling, prosjekt, jobb eller sted.
- Opprettholde nøyaktige og detaljerte registre som bidrar til å dokumentere overholdelse av regelverk ved en eventuell revisjon.
Hvilke typer programvare for arbeidsstyring finnes?
Det finnes et bredt utvalg av ulike WFM-verktøy. Noen er frittstående produkter som tilbyr én eller flere av funksjonene nedenfor, mens andre tilbyr en mer helhetlig, integrert løsning.
- Programvare for bemanningsplanlegging
- Programvare for oppmøte
- Prosjektstyrings- (Kanban osv.) og kommunikasjonsverktøy
- Programvare for tidsregistrering
- Løsninger for fraværshåndtering
- Lønnsprogramvare
- Verktøy for medarbeiderengasjement
- Verktøy for styring av kunderelasjoner
- Løsninger for kundeservice og håndtering av supportsaker
- Programvare for sporing av sikkerhetshendelser på arbeidsplassen.
Store organisasjoner kan ha behov for programvare for bemanningsstyring for virksomheter som er utviklet for å koordinere disse funksjonene på tvers av komplekse eller distribuerte arbeidsstyrker.
Hva er de viktigste funksjonene i programvare for bemanningsstyring?
De beste programvareløsningene for bemanningsstyring gjør det mulig for moderne virksomheter å organisere og følge opp alle aktivitetene som inngår i å opprettholde en effektivt bemannet, kostnadseffektiv og produktiv arbeidsstyrke.
Det finnes ulike alternativer for priser på programvare for bemanningsstyring som gir tilgang til flere brukere og/eller ulike funksjoner.
Nedenfor finner du noen av de viktigste funksjonene du bør se etter når du velger programvare for bemanningsstyring.
Prognoser for bemanningsbehov
En god WFM-løsning bør kunne hjelpe deg med å oppdage trender og lage prognoser for faktorer som påvirker bemanningsbehov og tilgjengelighet, for eksempel endringer i prosjektplaner, sesongvariasjoner i arbeidstilgjengelighet, svingninger i etterspørselen fra forbrukere og kunder, og mer. Ved å forutse disse scenariene kan du planlegge arbeidsbudsjettene bedre og fordele personalet mer effektivt.
Smart skiftplanlegging
Ethvert bemanningsverktøy som er verdt å bruke, bør ha intelligente planleggingsfunksjoner som lar ledere velge ansatte til skift eller prosjekter basert på kriterier som tilgjengelighet, ferdigheter, kostnad, erfaring, preferanser, plassering og mer. Verktøy for skiftplanlegging bør også tilby selvbetjening for ansatte, slik at personalet kan bytte skift seg imellom og sikre full skiftdekning. Noen verktøy kan også inneholde funksjoner som integrerer AI for bemanningsstyring og planlegging.
Tidsregistrering
Et verktøy for bemanningsstyring bør ha funksjoner for, eller kunne integreres med, tidsregistreringsenheter og -verktøy som adgangsskannere, skybasert programvare for tidsregistrering, kiosker, betalingsterminaler (POS), mobilapper eller elektroniske timelister for å samle inn tidsregistreringsdata og behandle dem automatisk for nøyaktig lønnshåndtering. En annen fordel med programvare for tidsregistrering er varsler om overtid, som er en annen nyttig funksjon som gir arbeidsgivere bedre kontroll over godkjenning og fordeling av overtid.
Oppmøte- og fraværshåndtering
Programvare for bemanningsstyring bør registrere ansattes oppmøte, automatisere godkjenning av forespørsler om fri og kontrollere ansattes fravær opp mot virksomhetens retningslinjer for permisjon og fravær (for eksempel betalt fri (PTO)) samt offentlige forskrifter.
Dataanalyse og rapportering
De fleste verktøy for bemanningsstyring gir brukerne sanntidsinnsikt i arbeidsstyrkedata via tilpassbare instrumentpaneler. Dette gjør det enkelt å oppdage potensielle problemer med planlegging eller bemanning og løse dem lenge før de utvikler seg til større problemer.
De beste verktøyene for bemanningsstyring og analyse av arbeidsstyrken lar også brukerne generere rapporter ved hjelp av bestemte parametere. Dette forbedrer virksomhetsinnsikten og bemanningsplanleggingen gjennom analyse av historiske data.
Mobil bemanningsstyring
WFM-verktøy som gir tilgang via mobile enheter gjør det enklere å administrere timeplaner og fylle skift mens du er på farten, og bidrar til å sikre optimal bemanningsdekning selv i nødsituasjoner. Dette er bare noen av de mange fordelene med programvare for mobil bemanningsstyring.
Selvbetjening for ansatte
Bemanningspakken eller -verktøyet ditt bør ideelt sett ha en selvbetjeningsportal for ansatte som lar dem registrere egne data raskt når det er mulig, slik at HR får frigjort tid og antallet feil reduseres.
Kraftige integrasjoner med virksomhetsverktøy
Uansett hvilken WFM-løsning du velger, bør den kunne fungere godt sammen med HR-programvaren og virksomhetsverktøyene organisasjonen allerede bruker. Dette er spesielt viktig hvis du ikke har en helhetlig pakke for bemanningsstyring og bruker ulike spesialiserte verktøy.
Den riktige programvaren vil gjøre prosessen med å implementere, følge opp og forbedre bemanningsstyringssystemet ditt langt mer effektiv og givende.
En lykkelig arbeidsstyrke er nøkkelen til en vellykket virksomhet
Effektiv styring av arbeidsstyrken har som mål å holde de ansatte fornøyde, samtidig som virksomhetens strategiske behov ivaretas.
Bedrifter som lykkes med denne delen av driften, vil være mer effektive, innovative og motstandsdyktige.
Teknologi anbefales for alle unntatt de aller minste bedriftene. For å hjelpe deg i gang kan du se vår utvalgte liste over den beste programvaren for styring av arbeidsstyrken og våre anbefalinger for programvare for tidsregistrering og fremmøte for å administrere og optimalisere arbeidsstyrkens tid og fremmøte på en effektiv måte.
Relatert lesning: Den beste programvaren for permisjonsstyring for sporing av betalt fri
