HR-processen verbeteren: een proces in 4 stappen
Procesverbetering—het favoriete tijdverdrijf van iedere HR-professional, toch?
Misschien niet voor de meesten van ons, maar processen helpen ervoor te zorgen dat taken correct en efficiënt worden uitgevoerd. Dat zorgt voor een betere ervaring voor iedereen en maakt tijd vrij om je te richten op interessantere, strategische zaken.
De rol van HR in kleine bedrijven en grote ondernemingen omvat het implementeren van gestructureerde processen die naleving waarborgen en de operationele efficiëntie verbeteren.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Je HR-functie heeft waarschijnlijk meer dan een paar processen die verbeterd kunnen worden. Met behulp van strategisch humanresourcesmanagement kunnen organisaties HR-processen verbeteren, zodat ze beter inspelen op de behoeften van medewerkers en de organisatie.
Kader voor HR-procesverbetering
HR-processen omvatten een breed scala aan activiteiten, van werving en onboarding tot medewerkerontwikkeling en prestatiemanagement.
Om concurrerend en efficiënt te blijven, moeten bedrijven voortdurend streven naar verbetering van hun HR-processen. Het stroomlijnen van HR-processen is eenvoudig met cloudgebaseerde HR-tools, die zorgen voor soepelere werkstromen en betere toegankelijkheid van gegevens.
Ik heb gemerkt dat de grootste hindernis bij procesverbetering het beginnen is; het kan voelen als een onmogelijke opgave! Door het op te splitsen in afzonderlijke stappen wordt het een stuk beter beheersbaar.
Stap één: Beoordeel de huidige processen
Het is moeilijk om iets te verbeteren als je het niet volledig begrijpt. Dit kan tijdrovend zijn—dat wil ik vooraf alvast aangeven—maar normaal gesproken hoeft deze stap maar één keer te worden uitgevoerd.
De eerste stap is het beoordelen van je werkstromen en taken en vaststellen wat is gedocumenteerd, wie ervoor verantwoordelijk is en wanneer het voor het laatst is beoordeeld. Beheert HR de salarisadministratie en L&D bijvoorbeeld, of is dat een andere afdeling binnen je bedrijf?
In een eerdere HR-afdeling waar ik werkte, hadden we een groot aantal gedocumenteerde processen. We ontdekten echter dat deze op verschillende plaatsen waren opgeslagen en zich in uiteenlopende stadia van actualiteit bevonden.
Vervolgens kun je je verdiepen in je HR-statistieken om aandachtsgebieden met betrekking tot elk proces te identificeren, zoals een onjuist personeelsbestand, fouten in de salarisadministratie of een lange wervingstijd.
Aan het einde van deze stap heb je een inventaris van processen die verbeterd kunnen worden.
Stap twee: Stel prioriteiten
Je kunt niet alles tegelijk aanpakken. Daarom is het belangrijk om kritisch na te denken over aan welke processen je het eerst wilt werken. Dit geldt vooral voor HR-systemen voor kleine bedrijven die te maken hebben met beperkte tijd, middelen en budget.
Misschien kunnen een paar vroege, eenvoudig te behalen successen tijd vrijmaken om grotere projecten aan te pakken. Misschien heb je draagvlak binnen het management om een groot automatiseringsproject uit te voeren.
Stel duidelijke en specifieke verbeterdoelen vast die aansluiten bij de strategische doelstellingen, initiatieven en waarden van de organisatie.
De belangrijkste waarde van mijn bedrijf is bijvoorbeeld innovatie, maar we hebben nog steeds enkele irritant handmatige HR-processen.
Ons doel is om een innovatieve HR-ervaring te creëren die onze medewerkers een positief beeld geeft van hun HR-functie. We konden draagvlak bij de directie verkrijgen voor de digitale transformatie van HR door verschillende belangrijke processen te automatiseren en de projecten te koppelen aan onze innovatiewaarde.
Deze stap kent geen universele aanpak. Je zult dus moeten bepalen wat voor jouw organisatie werkt met de middelen die je beschikbaar hebt.
Stap drie: Maak een plan van aanpak
Je wilt een realistische planning voor de voltooiing opstellen. Ik adviseer om daarin meerdere voortgangscontroles op te nemen.
Dit kan betekenen dat je werkstromen vereenvoudigt, onnodige stappen elimineert en repetitieve taken automatiseert met behulp van specifieke HR-software (meer over deze stap volgt later).
Als je middelen beschikbaar hebt om te helpen, stelt het toewijzen van eigenaarschap en verantwoordelijkheid teamleden in staat om de besluitvorming in hun werkprocessen te behouden.
Dit kan veel zijn om bij te houden en een projectdocument waar iedereen toegang toe heeft, kan helpen. Ik gebruik graag Sharepoint voor dit soort projecten, maar er zijn veel projectmanagementtools beschikbaar.
In mijn vorige voorbeeld van versnipperde documentatie besloten we alles op een centrale locatie te zetten in plaats van in de silo's waarin het was ondergebracht en gaven we onszelf 6 maanden de tijd om elk document bij te werken.
Deze planning was realistisch en haalbaar voor ons als klein HR-team. Een keer per maand hadden we een korte vaste vergadering om onze voortgang te controleren en elkaar verantwoordelijk te houden.
Stap vier: Continue verbetering
Stel een systeem in voor voortdurende monitoring en evaluatie van HR-processen. Verzamel feedback van medewerkers en HR-personeel om eventuele problemen of verdere verbeterpunten te identificeren.
Je zou bijvoorbeeld een korte enquête naar medewerkers kunnen sturen nadat ze contact hebben opgenomen met HR met bepaalde verzoeken, om direct feedback te krijgen, of één keer per jaar een wensenlijst-enquête naar je HR-team kunnen sturen voor uitgebreidere ideeën ter verbetering.
Je kunt de verzamelde feedback en gegevens gebruiken om de HR-processen voortdurend te verfijnen.
HR-afdelingen kunnen processen optimaliseren door platforms voor HR-casemanagement te integreren om problemen sneller op te lossen.
6 voorbeelden van HR-procesverbetering
Laten we enkele voorbeelden bekijken van veelvoorkomende manieren waarop je HR-processen kunt verbeteren.
Werkstromen automatiseren
In de beoordelingsfase identificeer je waarschijnlijk handmatige en repetitieve taken, zoals gegevensinvoer, het plannen van afspraken en het versturen van routine-e-mails.
Je kunt deze processen automatiseren door een HR-technologiestack op te bouwen (denk aan je HRMS of HRIS plus communicatietools) die veel van deze processen automatiseert en gegevensstromen tussen verschillende apps en functies mogelijk maakt.
Het inwerkproces digitaliseren
Het inwerken van medewerkers is een herhaalbaar proces dat bij de meeste bedrijven dringend moet worden bijgewerkt en een van de meest impactvolle onderdelen is van de werknemerservaring van een nieuwe medewerker.
Digitaliseer het inwerkproces door nieuwe medewerkers elektronische formulieren, trainingsmodules en bedrijfsbronnen te bieden. Dit kan papierwerk verminderen, tijd besparen en zorgen voor consistentie in de inwerkervaring van alle nieuwe medewerkers.
Gespecialiseerde software voor het inwerken van medewerkers kan je hierbij enorm helpen.
Werving stroomlijnen
Als het wervingsproces niet was opgenomen in je inventarisatie in stap 1, moet dat alsnog gebeuren. Als je dat nog niet hebt gedaan, overweeg dan de implementatie van een sollicitantvolgsysteem (ATS) om vacatures, sollicitaties en communicatie met kandidaten te beheren.
ATS-software kan helpen bij het screenen van kandidaten, het volgen van hun voortgang en zelfs bij het opbouwen van een wervingspijplijn voor moeilijk in te vullen functies. Veel van deze programma's kunnen ook waardevolle statistieken bieden over je wervingsproces en de kandidaatervaring.
Zelfbedieningsopties bieden
HR-professionals kunnen veel onnodige energie besteden aan het beantwoorden van vragen en het bijwerken van medewerkergegevens. Hier zijn enkele suggesties om daarbij te helpen:
Zelfbediening voor werknemers en managers
Mogelijk zijn er al opties binnen je HRIS-software voor zelfbediening door werknemers en managers.
Maak hier gebruik van, want hiermee kunnen werknemers hun persoonlijke gegevens bijwerken, loonstroken bekijken, verlof aanvragen en zich aanmelden voor arbeidsvoorwaarden. Dit vermindert de werklast van het HR-team en stelt werknemers in staat hun eigen gegevens te beheren.
Opties voor zelfbediening door managers binnen je HRIS zijn een andere plek om te zoeken naar procesverbeteringen. Mogelijk zijn er functies die je eenvoudig voor managers kunt inschakelen, zodat zij routinematige wijzigingen voor werknemers zelf kunnen verwerken, zoals wijzigingen in rapportagelijnen en het goedkeuren van verlofaanvragen.
Gecentraliseerde kennisbank
Maak een gecentraliseerde opslagplaats voor HR-beleid, procedures, veelgestelde vragen en hulpmiddelen. Dit kan werknemers en managers helpen antwoorden op hun vragen te vinden zonder rechtstreeks contact op te nemen met HR. Het is belangrijk dat deze opslagplaats eenvoudig doorzoekbaar en toegankelijk is voor alle werknemers.
Er zijn veel intranetopties beschikbaar, met uiteenlopende kosten en inspanningen. Veel HRIS-platforms bieden deze functie ook.
Elektronisch documentbeheer
Als je dit nog niet hebt gedaan, begin dan met het digitaal opslaan van HR-documenten in een veilig documentbeheersysteem. Hierdoor wordt het ophalen en delen van documenten en werknemersgegevens eenvoudiger en is er minder fysiek papierwerk nodig.
Compliancekalender en checklist voor het einde van het jaar
Ik heb in een eerder artikel over HR-compliance al iets verteld over een compliancekalender, en ik kan die niet genoeg aanbevelen.
De kalender die ik gebruik, is gekoppeld aan een gedeelde HR-kalender in Outlook, en elk item in de kalender is gekoppeld aan een evenement in de HR-kalender. Deze directe herinneringen werken goed om actie op het gebied van compliance te stimuleren.
Maak gebruik van een checklist voor het einde van het jaar door deze in je compliancekalender op te nemen. Als onderdeel van de checklist voor het einde van het jaar van mijn team controleren we procesdocumentatie en voeren we regelmatig onderhoud uit.
Dit maakt een cyclus van voortdurende verbetering mogelijk zonder de zware klus om weer helemaal opnieuw te beginnen, zoals ik hierboven in stap 4 heb besproken.
Terzijde: de checklist voor het einde van het jaar mag niet worden gecombineerd met of in de plaats komen van je andere checklists voor HR-processen.
Uitdagingen bij HR-procesverbetering
Hoewel het in de praktijk allemaal goed klinkt, zal het verbeteren van HR-processen waarschijnlijk niet zonder problemen verlopen. Veelvoorkomende uitdagingen zijn:
- Weerstand tegen verandering: Werknemers en managers kunnen zich tegen veranderingen verzetten uit angst voor het onbekende, omdat ze vertrouwd zijn met de huidige processen of omdat ze sceptisch zijn over de voordelen van nieuwe systemen. Daarom hebben grote veranderingen een goed veranderingsmanagementplan en een communicatiestrategie nodig.
- Gebrek aan een duidelijke visie: Zonder een duidelijk omschreven doel en strategie kunnen verbeteringen van HR-processen hun focus verliezen, wat leidt tot verspilde inspanningen en middelen.
- Beperkte middelen: Budgetbeperkingen, een beperkt aantal medewerkers en ontoereikende technologische hulpmiddelen kunnen de implementatie van nieuwe HR-processen belemmeren. Daarom is het belangrijk om effectief prioriteiten te stellen en realistische tijdlijnen vast te leggen. Het stroomlijnen van HR-processen kan beginnen met het invoeren van gratis HR-oplossingen voor basistaken op administratief gebied.
- Compliance handhaven: HR-processen moeten voldoen aan verschillende wettelijke en regelgevende vereisten, en ervoor zorgen dat je tijdens het doorvoeren van veranderingen aan de regels blijft voldoen, kan lastig zijn.
- Wereldwijd opschalen: HR-processen moeten mogelijk rekening houden met verschillende lokale omstandigheden, afhankelijk van waar je personeel aanneemt. Het inschakelen van multinationale HR-diensten kan zorgen voor geoptimaliseerde processen die geschikt zijn voor zowel lokale als internationale teams.
Beste praktijken voor HR-procesverbetering
Tot slot volgen, gezien de hierboven genoemde uitdagingen, enkele beste praktijken om in gedachten te houden bij het verbeteren van HR-processen.
- Stel duidelijke doelstellingen vast: Definieer specifieke, meetbare, haalbare, relevante en tijdgebonden (SMART) doelstellingen voor het verbeterproces.
- Betrokkenheid van medewerkers: Betrek medewerkers bij de plannings- en implementatiefasen. Verzamel hun feedback en pak hun zorgen aan om draagvlak te creëren en weerstand tegen verandering te verminderen.
- Open communicatie: Stimuleer open en transparante communicatie binnen het HR-team en in de hele organisatie om veranderingen effectief te communiceren en feedback te verzamelen.
- Vergelijking: Vergelijk je HR-processen met branchenormen en beste praktijken. Gebruik vergelijkingen om hiaten en verbeterkansen te identificeren.
- Prestatiemaatstaven: Definieer en monitor belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) voor je HR-processen
- Heb een klantgerichte mentaliteit: De nieuwe manier van denken is om personeelsactiviteiten als een product te beschouwen, waarbij medewerkers worden behandeld als klanten en de nadruk ligt op het verbeteren van hun ervaring met HR-processen. Ontdek wat hun ervaring kan verbeteren, of dat nu systeemintegratie is, het vereenvoudigen van taken of het beperken van vergaderingen.
Een cultuur van voortdurende verbetering
Het verbeteren van HR-processen is een natuurlijk onderdeel van het versterken van je personeelsfunctie.
Door een gestructureerde aanpak te volgen die beoordeling, analyse, herontwerp en voortdurende monitoring omvat, kun je je HR-processen stroomlijnen, kosten verlagen, de tevredenheid van medewerkers verbeteren en uiteindelijk beter bijdragen aan het behalen van de strategische doelstellingen van de organisatie.
Het omarmen van een cultuur van voortdurende verbetering binnen HR kan leiden tot langdurig succes in de huidige dynamische bedrijfsomgeving en medewerkers een effectieve HR-ervaring bieden.
Word lid van de People Managing People-community
Ga voor meer informatie over het verbeteren van HR-processen en beste praktijken op het gebied van talentmanagement bij onze ondersteunende community van HR- en bedrijfsleiders, die kennis delen om je te helpen vooruitgang te boeken in je carrière en meer waarde toe te voegen aan je organisatie.
