Vereisten voor HR-software: inzicht in uw behoeften
Inzicht in de rol van HR in kleine bedrijven en grote ondernemingen is essentieel bij het evalueren van de kosten van HR-software, zodat de oplossing aansluit bij het budget en de doelstellingen van het bedrijf.
Om met deze veranderende eisen om te gaan, ontwikkelt HR-software zich ook verder. Het is niet langer alleen bedoeld voor het beheren van de salarisadministratie—hoewel dat nog steeds een belangrijke kernfunctie van HR is.
Vandaag de dag is het belangrijker dan ooit om HR-software te implementeren, zodat je bedrijf een concurrerende werkgever blijft binnen de veranderende arbeidsmarkt.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Belangrijke vereisten voor HR-software
Elk bedrijf heeft unieke behoeften op het gebied van de functies en mogelijkheden van een HR-oplossing. Toch zijn er enkele overeenkomsten als het gaat om ervoor te zorgen dat de HR-software die je kiest de productiviteit en tevredenheid binnen je hele bedrijf verhoogt.
Selectievragen voor HR-software
Ongeacht welk type HR-managementsoftware je nodig hebt, moet je op de volgende belangrijke punten letten om ervoor te zorgen dat je alle voordelen van HR-managementsoftware benut:
- Is de software eenvoudig te gebruiken voor zowel je HR-professionals als je medewerkers?
- Kan de software worden geïntegreerd met je andere HR-softwaresystemen?
- Is de software schaalbaar en flexibel als de behoeften van je bedrijf veranderen?
- Is de software cloudgebaseerd of lokaal gehost?
- Is er een mobiele app beschikbaar?
- Voldoet de software aan normen voor gegevensbeveiliging, zoals de AVG?
- Verbetert de software de efficiëntie van HR-processen (oftewel: worden spreadsheets overbodig)?
- Biedt de software automatiseringen voor veelvoorkomende tijdrovende taken?
Zodra deze vragen zijn beantwoord, kun je doorgaan naar de volgende fase van je selectieproces en beginnen met het bekijken van afzonderlijke softwarefuncties.
Belangrijke kenmerken van effectieve HR-software
HR-software kan worden aangepast en er zijn veel verschillende opties beschikbaar die aansluiten bij de specifieke zakelijke behoeften van je bedrijf. Toch zijn er enkele functies waarvan wij denken dat ze in vrijwel elke situatie nuttig zijn:
- Zelfserviceportaal voor medewerkers: Wanneer medewerkers rechtstreeks toegang hebben tot belangrijke documenten, hun rooster kunnen bekijken, verlof kunnen aanvragen en trainingen kunnen volgen, nemen ze alleen voor serieuze zaken contact op met je HR-team.
- Wervings- en inwerkprocessen: Zoek naar ingebouwde hulpmiddelen die helpen om het wervings- en inwerkproces te standaardiseren en te stroomlijnen, waaronder het plaatsen van vacatures, aanbiedingsbrieven, digitale handtekeningen en checklists voor nieuwe medewerkers—alles op één plek.
- Functies voor kunstmatige intelligentie (AI): Geavanceerdere HR-hulpmiddelen bevatten tegenwoordig AI om te helpen bij taken zoals het screenen van cv's, voorspellende analyses voor personeelsverloop en gepersonaliseerde leeradviezen—zodat je sneller en beter onderbouwde beslissingen kunt nemen.
- Tijdbeheer: Geautomatiseerd tijdbeheer kan werkstromen verbeteren, vooral wanneer medewerkers rechtstreeks toegang hebben. Veel HR-systemen bevatten teamkalenders en aanwezigheidsmeldingen om de impact van afwezigheid te helpen beperken.
- Beheer van de inschrijving voor arbeidsvoorwaarden: Met zelfbediening voor het inschrijven op arbeidsvoorwaarden kunnen medewerkers hun arbeidsvoorwaardenpakketten bekijken, selecteren en bijwerken zonder via HR te hoeven gaan. Dit vermindert heen-en-weercommunicatie en zorgt ervoor dat deadlines voor arbeidsvoorwaarden worden nageleefd.
- Leermogelijkheden: In een onderzoek van Quantum Workplace noemden medewerkers groeimogelijkheden als een van de belangrijkste redenen voor medewerkersbetrokkenheid. Overweeg een HR-oplossing met een geïntegreerd leermanagementsysteem (LMS) of een trainingsmodule om je medewerkers te helpen hun vaardigheden in de loop der tijd te ontwikkelen.
- Analyse en rapportage: HR-software verzamelt veel gegevens over medewerkers, maar je wilt deze niet naar een ander systeem hoeven exporteren om te ontdekken wat ze betekenen. De beste HR-software bevat gegevensdashboards en ingebouwde analysemogelijkheden.
Specifieke vereisten voor verschillende typen HR-software
Hoewel je misschien alleen een oplossing voor medewerkersbeheer zoekt voor problemen op een van deze gebieden, valt HR-kernsoftware doorgaans uiteen in vier basiscategorieën:
- Beheer van HR-gegevens (bijv. informatiesystemen voor personeelsbeheer, of HRIS)
- Software voor salarisverwerking, financiën en boekhouding
- Wervings-, aanstellings- en inwerksoftware
- Software voor prestatiebeheer van medewerkers
Elk type software heeft andere vereisten. Maar wat zijn de vereisten van elk type en waar moet je op letten bij het kiezen van je softwareoplossing voor kernactiviteiten van HR?
Vereisten voor software voor personeelsbeheer
Software voor personeelsbeheer (HRMS) is een suite van applicaties die verschillende HR-processen beheert, waaronder werving, prestatiebeoordelingen, het bijhouden van personeelsinformatie en vele andere taken.
HRMS-software oplossingen variëren sterk, van eenvoudige HRMS-software (ook wel HRIS-software genoemd) tot zeer geavanceerde en complexe oplossingen.
Omdat HRMS-software zo uiteenlopend is, moet je voordat je deze kunt beoordelen eerst een RFP voor HR-software opstellen waarin je vastlegt wat je bedrijf ervan nodig heeft. Veelvoorkomende functies van HRMS-software zijn:
- Verwerking van salarissen
- Beheer van personeelsvoorzieningen
- Hulpmiddelen voor werving en aanstelling
- Hulpmiddelen voor inwerken en trainen
- Een leerbeheersysteem (LMS)
- Opslag van personeelsgegevens
- Aanwezigheidsregistratie of digitale urenstaten
- HR-statistieken en analyses
Kijk eerst naar de prioriteiten en doelstellingen van je bedrijf. Waar is je bedrijf het meest efficiënt? En waar heeft het moeite om efficiëntie te bereiken? Richt je op de gebieden waar je hulp nodig hebt en maak een checklist van vereisten om de functies vast te leggen die je het meest nodig hebt.
Kijk vervolgens naar de technische vereisten van je bedrijf. Hoeveel personeelsgegevens moeten worden opgeslagen? En hoeveel gebruikers zullen je HR-software hebben?
Als je wilt dat je HRMS-software bepaalde talen ondersteunt of je helpt met specifieke wettelijke kwesties, moet je dat opnemen in je checklist van vereisten en in je businesscase.
Niet alle HRMS-softwareoplossingen bevatten functies zoals salarisbeheer of het beheer van personeelsvoorzieningen als onderdeel van hun basisdienst. Als die functies noodzakelijk zijn, voeg ze dan toe aan je lijst.
Vereisten voor software voor salarisverwerking en personeelsvoorzieningen
Software voor salarisverwerking en personeelsvoorzieningen helpt je de maandelijkse kosten van personeelsvoorzieningen bij te houden, salarissen te verwerken, loonheffingen te berekenen en aan te geven en gerelateerde financiële taken te beheren.
Bij dit type software helpen de volgende vragen je om de vereisten van je bedrijf vast te stellen:
- Hoeveel medewerkers heb je?
- Heb je seizoensmedewerkers of tijdelijke medewerkers?
- Bied je personeelsvoorzieningen aan?
- Hoe ervaren is je salarisadministrateur?
- Welke wetgeving moet je naleven?
- Welke soorten analyses heb je nodig?
- Betaal je verkoopbeloningen of bonussen?
Om deze details van meerdere leveranciers te kunnen vergelijken, raad ik aan om voorstellen voor salarisverwerking op te vragen bij ten minste je 3 beste keuzes, zodat je het proces kunt vereenvoudigen.
Bedrijven hebben vaak software voor salarisverwerking en personeelsvoorzieningen nodig die de volgende functies biedt:
- Integratie met bestaande HR-databases
- Ondersteuning voor naleving van belastingregels
- Bijhouden van vakantie- en ziekteverlof
- Zelfbedieningstoegang voor medewerkers tot loonstroken en belastingformulieren
- Automatisch bijhouden of medewerkers in aanmerking komen voor personeelsvoorzieningen
Bij het opschalen van salarissystemen is het cruciaal om een risicoanalyse en specificatie van de vereisten uit te voeren voordat je een leverancier kiest. Stel een robuuste beoordelingsmatrix op om de juiste partner voor jouw behoeften te selecteren.
Vereisten voor wervingssoftware
Functies van wervingssoftware omvatten vaak een systeem voor het volgen van sollicitanten (ATS), relatiebeheer voor kandidaten en sollicitatiesoftware.
Functies die bij veel subtypen van wervingssoftware voorkomen, zijn onder meer het automatisch plaatsen van vacatures op websites en sociale media, de mogelijkheid om cv's online te ontvangen en hulpmiddelen om ongeschikte kandidaten eruit te filteren en geschikte kandidaten met elkaar te vergelijken.
Volgens Business News Daily moeten bedrijven op zoek gaan naar wervingssoftware die aan de volgende vereisten voldoet:
- Kan op specifieke vacaturebanken plaatsen
- Heeft een mobielvriendelijke interface
- Biedt flexibele prijzen
- Heeft een snel sollicitatieproces
- Waarborgt naleving van arbeids- en aanwervingswetgeving
Als de prijs bovendien een beperkende factor is voor je software-investering, zijn de meest betaalbare wervingstools doorgaans wervingssystemen voor kleine bedrijven.
Vereisten voor software voor prestatiebeheer
Software voor prestatiebeheer helpt bedrijven om de prestaties van medewerkers beter te begrijpen. Een van de belangrijkste voordelen van tools voor prestatiebeheer is dat ze leidinggevenden in staat stellen gegevens over medewerkers te volgen en te analyseren en individuele medewerkers te evalueren.
Voor dit type software zijn de belangrijkste vereisten de volgende:
- Gebruiksgemak
- Mogelijkheid om doelen te stellen
- Mogelijkheden voor het volgen van voortgang
- Mogelijkheid om doorlopend feedback te geven
- Automatische herinneringen voor deadlines van prestatiebeoordelingen
- Eenvoudige communicatie tussen medewerkers en managers
Natuurlijk wil je ook dat je software voor prestatiebeheer flexibel, aanpasbaar en compatibel met je andere systemen is. De prijs van systemen voor prestatiebeheer is ook cruciaal, omdat je iets nodig hebt dat binnen je budget past. Hetzelfde geldt voor alle HR-software die je op je shortlist zet!
Vervolgens bespreken we deze vereisten en hoe je ze kunt evalueren.
Hoe je HR-software evalueert
Hoe kun je een HR-oplossing beoordelen op flexibiliteit en aanpasbaarheid? En waarmee moet je rekening houden bij het bepalen van de totale kosten van een HR-oplossing? Laten we erin duiken.
Compatibiliteit met bestaande HR-systemen
De implementatie van een HR-beheeroplossing betekent waarschijnlijk dat je deze moet integreren met andere systemen die momenteel in gebruik zijn, zoals ERP-, financieel beheer- en CRM-software. Hierdoor kun je informatie efficiënter delen en krijg je een veel completer beeld van de analyses van je bedrijf.
Een leverancier moet je kunnen vertellen of zijn software compatibel is met de andere systemen die je gebruikt en je de mogelijkheid bieden om deze te testen voordat je tot aankoop overgaat. Je wilt ook bevestigen dat de leverancier doorlopende ondersteuning en updates biedt om compatibiliteit te waarborgen met systemen die je in de toekomst mogelijk implementeert.
Flexibiliteit en aanpasbaarheid
Bedrijven staan niet stil, dus uw HR-software kan dat ook niet doen. Deze moet meegroeien (of krimpen) met uw behoeften. Bedenk bij het zoeken naar een HR-oplossing welke belangrijke functies en reikwijdte u in de toekomst verwacht nodig te hebben. Als de software de aanvullende functies bevat die u wilt, hoeveel kost het dan om deze te implementeren wanneer het zover is?
Flexibiliteit is essentieel. Uw HR-processen kunnen in de loop der tijd veranderen en het systeem moet u in staat stellen u aan te passen zonder een volledige herziening. U wilt de mogelijkheid hebben om workflows en rapporten aan te passen aan uw veranderende behoeften.
Kostenfactoren om rekening mee te houden
De kosten van HR-software kunnen op verschillende manieren worden berekend. Het is belangrijk om dit in gedachten te houden tijdens uw zoektocht.
Voor veel soorten software betalen bedrijven bovenop een vast maandelijks bedrag een maandelijks bedrag per gebruiker of per werknemer. Sommige systemen brengen mogelijk ook implementatiekosten in rekening om hun software in te richten volgens uw systeemvereisten. Inzicht in prijsmodellen voor HRIS kan u helpen effectief te budgetteren voor uw investering in HR-technologie.
Oplossingen voor grotere bedrijven vragen vaker om een eenmalige aankoop tegen een vaste prijs, vaak gebaseerd op de omvang van het bedrijf. Houd er ook rekening mee dat het vergroten van de opslagcapaciteit, het implementeren van aanvullende functies en toegang tot ondersteuning op maat van de softwareleverancier waarschijnlijk allemaal extra kosten met zich meebrengen.
Kleinere bedrijven kunnen merken dat gratis of opensourcesoftware beter aansluit, maar daar zijn beperkingen aan verbonden. Opensource-HR-software geeft u alleen toegang tot de softwarecode. U hebt dus iemand met programmeerkennis nodig om deze om te zetten in een bruikbare oplossing.
Sommige leveranciers bieden mogelijk gratis of goedkope HR-software aan die betaalbaar is om mee te beginnen, maar alleen zeer basale functies bevat. Bij deze abonnementen kosten extra functies u meer.
Lees voor een diepgaande analyse van de kosten van HR-technologie ons artikel "Is uw organisatie klaar voor HR-technologie?"
Nieuwe HR-software lanceren
Nieuwe software introduceren is moeilijk. Uit een rapport van McKinsey bleek zelfs dat slechts 16% van de respondenten vond dat de digitale transformaties van hun bedrijven succesvol waren. Maar een succesvolle softwarelancering levert grote voordelen op. HR-software kan de efficiëntie verhogen, kosten verlagen en de tevredenheid en het behoud van werknemers verbeteren. Om deze voordelen van HCM-software of HR-software te behalen, is het cruciaal om een solide plan te hebben.
Uw HR-software implementeren
Nadat u uw HR-software hebt gekozen, is het tijd om deze te implementeren. PeopleGoal raadt een implementatiecyclus van zes weken aan.
Dit omvat tijd voor het configureren van accounts en het testen van een pilot door uw HR-afdeling voordat u uw software in het hele bedrijf introduceert.
Door een goed gepland proces te volgen en elke stap te documenteren, kunt u ervoor zorgen dat u zo weinig mogelijk problemen tegenkomt.
Een pilotteam met leden uit alle niveaus van het bedrijf en met verschillende niveaus van technische kennis helpt u om problemen bij de lancering op te lossen.
Verschillende soorten werknemers hebben verschillende vereisten voor uw HR-software en verschillende knelpunten bij het gebruik ervan.
Door hun feedback mee te nemen, vergroot u de kans op een succesvolle digitale HR-transformatie.
HR-software introduceren in uw team
Nadat u uw software hebt ingesteld en getest en eventuele problemen die door uw pilotteam zijn gemeld hebt opgelost, is het tijd om deze aan de rest van het bedrijf te introduceren.
In dit proces is goede communicatie essentieel om een positieve werknemerservaring te creëren. Zorg ervoor dat je werknemers op de hoogte zijn van de details rondom de lancering en weten waar ze terechtkunnen voor ondersteuning bij het gebruik van je nieuwe HR-oplossing.
Je team moet enthousiast zijn over de voordelen die je nieuwe HR-software biedt. Helpt deze hen eenvoudig vakantiedagen aan te vragen? Of helpt de software de gevoelige personeelsgegevens veilig te bewaren? Zorgt deze ervoor dat ze regelmatig geplande coaching ontvangen en zo hun loopbaanontwikkeling verbeteren?
Als je werknemers het gevoel hebben dat er ook voor hen iets in zit, krijg je meer werknemersbetrokkenheid en meer draagvlak binnen het bedrijf als geheel.
Voor de tevredenheid van werknemers is het vooral belangrijk dat je werknemers weten dat je naar hen luistert.
Als een werknemer het gevoel heeft niet over de benodigde vaardigheden voor de nieuwe software te beschikken, zorg er dan voor dat diegene toegang heeft tot passende opleidingsmogelijkheden.
Of, als een werknemer een slechte ervaring heeft gehad met eerdere softwarelanceringen, luister dan naar diens zorgen en pak deze aan.
Elke werknemer die tevreden is met je HR-oplossing zal anderen beïnvloeden en zo bijdragen aan de tevredenheid van werknemers als geheel.
Wat komt hierna?
Wil je op de hoogte blijven van alles wat met HR-software te maken heeft? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief van People Managing People en ontvang de nieuwste trends en inzichten op het gebied van HR-technologie rechtstreeks in je inbox.
