Kantoortechnologie: 9 essentiële hulpmiddelen en handleiding voor de inrichting

Door gebruik te maken van tools voor kantoorbeheer kunnen bedrijven de nieuwste technologie toepassen en tegelijkertijd een gestructureerde en georganiseerde workflow behouden.

Belangrijkste soorten kantoortechnologie

Tegenwoordig moet kantoortechnologie vaak personeelsbestanden ondersteunen die bestaan uit een combinatie van medewerkers op kantoor en op afstand, wat heeft geleid tot een toename van tools zoals software voor het reserveren van flexplekken.

Hieronder heb ik kantoortechnologieën, zowel hardware als software, ingedeeld in de meest voorkomende soorten:

Hardware

• Computers: desktop-pc's, laptops en tablets.
• Printers, scanners en kopieerapparaten: apparaten voor het verwerken van documenten en het afdrukken en scannen van papieren documenten.
• Telecommunicatieapparatuur: telefoons, VoIP-systemen, tools voor videoconferenties enzovoort.
• Netwerkinfrastructuur: servers, routers en draadloze systemen voor internettoegang en het delen van gegevens.
• Slimme/IoT-technologieën: slimme kantoortechnologie zoals adaptieve verlichting, temperatuurregeling en sensoren om het verkeer en het gebruik van ruimtes te monitoren.

Software

• Tools voor kantoorproductiviteit: tekstverwerking, spreadsheets en presentaties (bijvoorbeeld Microsoft Office en Google Workspace).
• Communicatiesoftware: e-mail, instant messaging en samenwerkingstools (bijvoorbeeld Slack en Miro). 
• Software voor kantoorruimtemanagement: systemen zoals software voor het reserveren van flexplekken, systemen voor het reserveren van ruimtes, software voor het bijhouden van bezettingsgraad en software voor bezoekersbeheer.
• Projectmanagementsoftware: tools voor het organiseren en bijhouden van taken (bijvoorbeeld Trello en Asana).
• Bedrijfssystemen: klantrelatiebeheer (CRM), enterprise resource planning (ERP) en HR-systemen.

9 onmisbare moderne kantoortechnologieën

Hoewel ik een goede koffiemachine beschouw als de belangrijkste onmisbare kantoortool, zijn hier enkele andere technologieën die je helpen een productieve, samenwerkende, efficiënte, veilige en slimme kantoorruimte te creëren.

1. Slimme vergaderruimtes

Slimme vergaderruimtes maken efficiënte planning, communicatie van hoge kwaliteit en interactieve brainstormsessies mogelijk, waardoor de samenwerking tussen zowel teams op locatie als teams op afstand wordt verbeterd.

Enkele voorbeelden zijn:

• Apparatuur voor vergaderruimtes: slimme schermen, grote monitoren, videoconferentiesystemen, hoogwaardige microfoons en luidsprekers voor virtuele vergaderingen.
• Interactieve whiteboards: slimme borden of digitale whiteboards voor realtime samenwerking tijdens vergaderingen en brainstormsessies.
• Systemen voor het plannen van ruimtes: digitale displays voor het reserveren van ruimtes buiten vergaderruimtes en integratie met onlineagenda's (bijvoorbeeld Google Agenda) om werkruimtes te reserveren.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Geïntegreerde communicatiesystemen

Niet-verbonden communicatietools kunnen leiden tot gemiste berichten en inefficiëntie, maar een geïntegreerd systeem houdt teams verbonden, ongeacht waar ze werken. 

Door gesprekken, video en samenwerking in één systeem te integreren, kunnen bedrijven workflows stroomlijnen en de productiviteit verhogen. Dit is een van de vele voordelen van interne communicatietools.

Voorbeelden zijn:

• VoIP-telefoonsystemen: VoIP-telefoonsystemen (Voice over Internet Protocol) vervangen traditionele vaste telefoonlijnen en integreren spraakoproepen, videoconferenties en berichten.
• Videoconferentietools: Systemen zoals Zoom, Microsoft Teams of speciale videoconferentiehardware maken virtuele vergaderingen met medewerkers of klanten op afstand mogelijk.
• Samenwerkingsplatforms: Tools zoals Slack, Microsoft Teams of Google Workspace stroomlijnen interne communicatie, het delen van bestanden en projectbeheer.

Praktische tip

“Denk verder dan basisfuncties voor toegankelijkheid. Vergaderplatforms moeten realtime ondertiteling, compatibiliteit met schermlezers, aanpasbare lettergroottes en kleurcontrasten en toetsenbordnavigatie bieden. Zorg er vooral voor dat videoconferentieplatforms ondersteuning bieden voor gebarentolken en gebruikers in staat stellen tolken vast te zetten, zodat deze duidelijk zichtbaar zijn. Overweeg voor medewerkers op afstand tools die achtergrondgeluid en afleidingen beperken, wat mensen met sensorische gevoeligheden of ADHD ten goede komt.” — \u003ca href=\u0022https://www.linkedin.com/in/serenahhuangphd/\u0022 rel=\u0022noopener\u0022 target=\u0022_blank\u0022\u003eSerena Huang\u003c/a\u003e, auteur, spreker, Chief Data Officer

3. Ergonomische werkplekken en apparatuur

Ik weet zeker dat je het ermee eens bent dat een slechte inrichting van de werkplek leidt tot ongemak, vermoeidheid en verminderde efficiëntie, maar ergonomisch meubilair en hoogwaardige monitoren helpen medewerkers comfortabel en gefocust te blijven.

Investeren in de juiste apparatuur verhoogt niet alleen de productiviteit, maar ondersteunt ook het welzijn op lange termijn.

Voorbeelden zijn:

• Sta-bureaus en verstelbare werkplekken: Ergonomisch meubilair, waaronder verstelbare bureaus en stoelen, om een betere houding en gezondheid te bevorderen.
• Dubbele of ultrabrede monitoren: Twee monitoren of grote ultrabrede schermen om de productiviteit te verhogen en multitasken gemakkelijker te maken.

4. Bezoekersbeheersysteem

Digitale bezoekersbeheersystemen ondersteunen drukke kantoren overal, stroomlijnen het registratieproces, verbeteren de beveiliging en beperken verstoringen op de werkplek, waardoor ze essentieel zijn voor moderne kantoren.

Enkele voorbeelden zijn:

• Zelfbedieningskiosken: Digitale registratiepunten waarmee bezoekers zich snel kunnen aanmelden en contactpersonen bij aankomst op de hoogte worden gebracht.
• Geautomatiseerd afdrukken van badges: Directe aanmaak van bezoekersbadges voor eenvoudige identificatie en toegangscontrole.
• Bezorgingsbeheer: Systemen die pakketbezorgingen registreren en ontvangers op de hoogte brengen, waardoor onderbrekingen bij de receptie worden beperkt.
• Bezoekerslogboeken & rapportage: Digitale gegevens van kantoorbezoekers voor beveiligings- en nalevingsdoeleinden.

5. Kantoorbeveiliging en toegangscontrole

In een modern kantoor is het cruciaal om beveiliging en gemak in balans te brengen. Geavanceerde bewaking, slimme toegangscontrole en sterke cyberbeveiligingsmaatregelen beschermen zowel fysieke als digitale bedrijfsmiddelen. Zo krijgen medewerkers gemoedsrust en blijven bedrijfsgegevens veilig.

Enkele voorbeelden zijn:

• Bewakingscamera's: Hoogwaardige videobewakingssystemen voor beveiligingsmonitoring.
• Toegangscontrolesystemen: Toegangscontrolesystemen met sleutelkaarten, biometrie of smartphones om toegang tot kantoorruimtes te beheren.
• Cyberbeveiligingsoplossingen: Firewalls, antivirus- en versleutelingssoftware om digitale infrastructuur en gevoelige gegevens te beschermen.

6. Slimme verlichtingssystemen

Verouderde verlichting kan energie verspillen en de concentratie beïnvloeden, maar slimme verlichtingsoplossingen passen zich aan de bezetting en het niveau van natuurlijk licht aan, waardoor een comfortabele en energiezuinige werkplek ontstaat. 

Deze systemen verlagen niet alleen de kosten, maar verbeteren ook het welzijn van medewerkers. Voorbeelden zijn:

• Automatische verlichtingsregeling: Slimme verlichtingssystemen gebruiken bewegingssensoren om verlichting in of uit te schakelen op basis van de bezetting. Dit helpt het energieverbruik en de kosten te verlagen.
• Daglichtbenutting: Sensoren passen de helderheid van binnenverlichting aan op basis van de hoeveelheid natuurlijk licht, waardoor een energiezuinige omgeving ontstaat.

7. Slimme klimaatregeling (HVAC-systemen)

Een onaangename kantoortemperatuur kan de productiviteit verlagen en de energiekosten verhogen.

SLIMME HVAC-systemen passen zich automatisch aan op basis van bezetting en voorkeuren, waardoor een comfortabele en kostenefficiënte werkomgeving wordt gegarandeerd. Voorbeelden zijn:

• Verbonden thermostaten: Slimme thermostaten die de kantoortemperatuur kunnen monitoren en verwarmings-, ventilatie- en airconditioningsystemen kunnen aanpassen voor optimaal comfort en energiebesparing.
• Zoneregeling: Met deze systemen kunnen verschillende delen van het kantoor aangepaste temperatuurinstellingen krijgen op basis van de bezetting of specifieke behoeften.

Droomachtig!

8. Bezettingssensoren en ruimtebenutting

Onderbenutte kantoorruimte en overvolle ruimtes kunnen de efficiëntie en de werknemerservaring negatief beïnvloeden. 

Bezettingssensoren en oplossingen voor flexwerken bieden realtimegegevens om het gebruik van werkruimtes te optimaliseren, waardoor flexibele werkregelingen eenvoudiger te beheren zijn. Voorbeelden zijn:

• Ruimte- en bureausensoren: Sensoren kunnen de bezetting van vergaderruimtes, werkplekken en gedeelde ruimtes monitoren. Deze gegevens helpen het ruimtegebruik te optimaliseren, overbezetting te verminderen en de werkplekplanning te verbeteren.
• Oplossingen voor flexwerken: Verbonden systemen kunnen bureaus of werkplekken dynamisch beheren en toewijzen op basis van de behoeften van werknemers, wat het eenvoudiger maakt voor bedrijven met flexibele en hybride werkregelingen. Enkele goede voorbeelden van software voor kantoorruimtebeheer zijn OfficeSpace en Deskfound.

9. Integratie van mobiele apparaten

Doordat werknemers persoonlijke apparaten voor hun werk gebruiken, kunnen beveiliging en connectiviteit uitdagingen vormen.

BYOD-ondersteuning en beheer van mobiele apparaten zorgen voor naadloze, veilige toegang tot kantoorsystemen, waardoor de productiviteit hoog blijft en gevoelige informatie wordt beschermd.

• Ondersteuning voor eigen apparaten (BYOD): Systemen om de persoonlijke apparaten van werknemers veilig te integreren met kantoorsystemen (bijv. veilige mobiele toegang tot e-mail en cloudbestanden).
• Beheer van mobiele apparaten (MDM): Hulpmiddelen voor het beheren en beveiligen van mobiele apparaten van werknemers die voor het werk worden gebruikt.

8 stappen om nieuwe kantoortechnologie te kiezen en te implementeren

Wanneer kantoortechnologieën goed samenwerken, kunnen ze ruimtes creëren waarin mensen graag werken. Toch werkt het zelden om zomaar iets aan de mix toe te voegen.

In plaats daarvan vereist het kiezen en implementeren van nieuwe kantoortechnologie een weloverwogen aanpak.

1. Beoordeel je behoeften

• Breng knelpunten in kaart: Begrijp de huidige inefficiënties of uitdagingen in je kantooromgeving (bijv. communicatieproblemen, trage processen, verouderde hulpmiddelen).
• Input van werknemers: Verzamel feedback van werknemers over de uitdagingen waarmee ze te maken hebben en technologieën waarvan ze denken dat die kunnen helpen.
• Bedrijfsdoelen: Stem de nieuwe technologie af op je bedrijfsdoelstellingen, of het nu gaat om het verbeteren van samenwerking, het opschalen van activiteiten, beter gebruik van kantoorruimte of het implementeren van flexibel werken.

2. Onderzoek en vergelijk oplossingen

• Bepaal de belangrijkste functies: Identificeer op basis van je behoeften de onmisbare functies (bijv. cloudopslag, automatisering, beveiliging).
• Vergelijk leveranciers: Onderzoek meerdere leveranciers en vergelijk hun aanbod op het gebied van:
  • Prijs en schaalbaarheid
  • Gebruiksgemak
  • Klantenondersteuning en serviceniveauovereenkomsten (SLA)
  • Integratie met je bestaande systemen.
• Lees beoordelingen: Zoek naar feedback van gebruikers, casestudy's of beoordelingen door derden om de prestaties en betrouwbaarheid van de technologie te valideren.

3. Stel een budget vast

• Houd rekening met de totale eigendomskosten: Neem zowel de voorafgaande kosten als doorlopende uitgaven zoals abonnementen, training, onderhoud en upgrades mee.
• Rendement op investering (ROI): Schat in hoe de technologie na verloop van tijd tijd zal besparen, kosten zal verlagen of de omzet zal verbeteren. Het artikel van Dan George over financiële geletterdheid voor HR kan hierbij helpen.

4. Betrek belanghebbenden

• Zorg voor draagvlak: Presenteer je bevindingen aan belangrijke belanghebbenden (bijv. het managementteam en afdelingshoofden) en leg de voordelen, kosten en risico's uit.
• Gezamenlijke besluitvorming: Zorg ervoor dat alle afdelingen die door de nieuwe technologie worden beïnvloed inspraak hebben, vooral IT, HR en financiën.

5. Proeftesten (indien mogelijk)

• Voer een proef uit: Kies indien mogelijk een kleine groep medewerkers om de technologie in een praktijksituatie te testen. Zo kun je het volgende beoordelen:
  • Gebruiksgemak bij invoering
  • Compatibiliteit met bestaande werkprocessen
  • Werkelijke versus verwachte voordelen
• Verzamel feedback: Verzamel tijdens de proeffase feedback van gebruikers over de functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid.

6. Implementatieplanning

• Stel een uitrolplan op: Deel het implementatieproces op in beheersbare stappen, zoals:
  1. De technologie installeren en configureren
  2. Gegevens migreren, indien nodig
  3. Integreren met bestaande systemen.
• Begeleiding en introductie: Bied uitgebreide begeleiding om ervoor te zorgen dat medewerkers zich comfortabel voelen bij het gebruik van de nieuwe technologie. Overweeg gebruikershandleidingen te maken of regelmatig vraag-en-antwoordsessies te organiseren.
• Communicatie: Communiceer duidelijk over de planning van de uitrol, verwachtingen en eventuele wijzigingen in werkstromen of processen.

7. Monitor adoptie en prestaties

• Houd het gebruik bij: Houd in de gaten hoe de nieuwe technologieën presteren en identificeer eventuele uitdagingen.
• Verzamel feedback: Vraag regelmatig om feedback over de nieuwe technologie om eventuele problemen of verbeterpunten te begrijpen.
• Meet succes: Vergelijk de prestatie-indicatoren met je oorspronkelijke doelstellingen (bijv. tijdsbesparing, minder fouten en betere samenwerking).

Praktische tip

De beste manier om succes te meten is door te kijken naar hoe mensen de technologie daadwerkelijk gebruiken. Als een systeem processen vertraagt, extra handmatig werk veroorzaakt of als medewerkers steeds omwegen blijven zoeken, doet het waarschijnlijk niet goed zijn werk. – Tetiana Hnatiuk, CHRO, Skylum

8. Evalueer en optimaliseer

• Regelmatige evaluaties: Evalueer periodiek de impact van de technologie op je bedrijf. Zie je de verwachte verbeteringen? Is verdere optimalisatie nodig?
• Verbeteren en doorontwikkelen: Naarmate je bedrijf groeit of de technologie zich ontwikkelt, moet je klaarstaan om op te schalen of te upgraden om aan nieuwe eisen te voldoen.

Nieuwe technologie

Ik dacht dat ik zou eindigen met iets leuks en enkele van de nieuwste kantoortechnologieën van organisaties zoals Google zou laten zien.

Project Starline

Project Starline van Google biedt 3D-videocommunicatieplatforms die een realistisch gevoel van aanwezigheid creëren zonder dat een bril of headset nodig is. Deze innovatie maakt virtuele vergaderingen boeiender en vermindert vermoeidheid door videovergaderingen.

Spot van Logitech

Apparaten zoals Spot van Logitech maken gebruik van millimetergolfradartechnologie om de bezetting van kantoren en omgevingsfactoren zoals temperatuur en luchtkwaliteit te monitoren.

Deze kleine sensoren helpen het gebruik van werkruimten te optimaliseren en een gezonde kantooromgeving te behouden door realtimegegevens over het gebruik en de omstandigheden van ruimtes te leveren. ​

Kantoorrobots

De robots komen eraan! Robots zoals "OfficeMate" worden geïntroduceerd om te helpen met praktische taken, sociale interactie te bevorderen en gezondheid en welzijn in kantoorruimtes te stimuleren.

Uit een proefevaluatie bleek dat gebruikers potentieel zien in dergelijke robots om stress te verminderen en gezonde gewoonten te bevorderen.

Abonneer je op de nieuwsbrief van People Managing People

De wereld van kantoortechnologie evolueert voortdurend. Om op de hoogte te blijven, abonneer je op onze wekelijkse nieuwsbrief voor HR- en bedrijfsleiders. Je ontvangt al onze nieuwste content om je te helpen groeien in je carrière en meer impact te maken binnen je organisatie.